Текст книги "Настольная книга финансового директора"

Несмотря на длинный список контрольных мер, перечисленных в последнем разделе, бывают времена, когда можно безопасно убрать контрольные функции. За счет этого нередко можно устранить дополнительные конторские расходы или, по крайней мере, упростить различные процедуры бухгалтерского учета. Чтобы увидеть, можно ли устранить контрольную функцию, следует предпринять следующие шаги:

1. Составьте схему процесса. Первым шагом является создание четких представлений о каждом шаге в ходе всего процесса, в который встраивается мера контроля. Создание схемы процесса необходимо для того, чтобы определить, где расположены другие пункты контроля. Определив излишние, или убедившись, что таких пунктов больше нет, можно принять обоснованное решение относительно необходимости той или иной контролирующей меры.

2. Определите затраты на пункт контроля. Использовав схему для обнаружения пунктов контроля, которые, возможно, больше не нужны, необходимо затем определить затраты на них. Это может оказаться сложным вычислением, поскольку может включать не только определенное количество затрат труда, материалов или накладных расходов, которые будут сокращены; возможно также, что контрольный пункт находится в центре технологического «узкого места», и, таким образом, наличие контроля непосредственно снижает производительность процесса, что приводит в итоге к сокращению прибыли. В этом случае дополнительное снижение прибыли должно быть добавлено к дополнительным затратам, связанным с проведением контроля, чтобы определить его общую стоимость.

3. Определите степень важности контроля. Если пункт контроля является всего лишь дополнительным по отношению к другой мере контроля, то удаление его может не оказать значительного влияния на способность компании контролировать свои активы. Однако если его удаление компенсировано только рядом более слабых мер контроля, то может быть лучше сохранить его.

4. Подсчитайте отдачу от затрат на контроль. Предыдущие два пункта можно сопоставить, чтобы посмотреть, перевешивает ли важность контроля затраты на него, или имеющийся набор мер контроля позволяет устранить данный пункт без значительных изменений в степени риска, и при этом устранить связанные с ним затраты.

5. Проверяйте использование мер контроля, которые предполагается удалить. Даже когда имеются явные причины для устранения контрольного пункта, полезно уведомить всех, кто участвует в процессе, в который встроен этот контрольный пункт, чтобы проверить, нет ли какой-то иной функции, которую он выполняет. Например, контроль над продолжительностью цикла обработки может быть больше не нужен в качестве контрольного пункта, но является превосходным источником информации для того, кто отслеживает степень загрузки оборудования. В таких случаях, прежде чем устранять контроль, полезно определить его ценность для альтернативного пользователя. Может оказаться необходимым сохранить альтернативное использование перед тем, как контрольный пункт будет устранен.

Оценку системы контроля следует повторять всякий раз, когда происходит значительное изменение в схеме процесса. Даже если в течение какого-то времени не было явного изменения, то, вероятно, что в этот процесс было внесено большое число мелких изменений, чье кумулятивное влияние сделает необходимым пересмотр контроля. Период времени между такими пересмотрами будет различаться по отраслям, поскольку в некоторых из них происходит немного изменений за долгие годы, в то время как другие постоянно меняют свои модели бизнеса, что само по себе требует изменений в поддерживающих их процессах.

Если имеются какие-либо значительные изменения в модели бизнеса, например, добавление любых технологий, выход на новые рынки или появление новых продуктовых линий, следует провести полный анализ всех связанных с этим процедур, причем как до, так и сразу после изменений, чтобы иметь возможность быстро устранить ненужные виды контроля или усилить его слабые направления.

Основное внимание этой главы было сосредоточено на конкретных пунктах системы контроля, которые могут быть добавлены к бухгалтерской системе для того, чтобы сократить риск потерь. Выбор этих мер контроля должен вытекать из оценки рисков, которым подвержена система учета, а также затрат на каждый пункт контроля и его влияния на общую эффективность каждой бухгалтерской процедуры. В крупных организациях постоянное изучение, отбор и установка контрольных пунктов могут вполне стать основной работой высококвалифицированного специалиста по процедурам. Небольшие компании, которые не могут позволить себе услуги такого специалиста, вероятно, попросят своих бухгалтеров проводить подобный анализ мер контроля, который следует проводить по четкому графику, чтобы удостовериться, что текущие незначительные изменения процедур адекватно поддерживаются правильными мерами контроля.

Глава 7
Аудит

Аудит необходим для подтверждения достоверности финансовой отчетности компании, которая включает в себя не только финансовые результаты, но и системы контроля и соблюдение морально-этических норм, лежащих в основе точной финансовой отчетности. Финансовый директор играет важную роль при проведении аудита, так как в силу своих должностных обязанностей выделяет ресурсы на его проведение, а также оказывает влияние на годовой план внутреннего аудита. Однако главное действующее лицо – ревизионная комиссия, состоящая из независимых директоров, подотчетных непосредственно совету директоров. Об этой комиссии рассказывается в следующем параграфе.

Ревизионная комиссия – это постоянно действующий орган при совете директоров, состоящий в основном из внешних директоров. Они не могут участвовать в управлении компанией, и среди них не должно быть ее бывших менеджеров. Цель этих ограничений – создать наиболее благоприятные условия для осуществления независимого контроля.

Как правило, комиссия состоит из трех-пяти человек, при этом не все члены обязаны иметь профессиональную подготовку по бухгалтерскому учету, аудиту или финансам. Гораздо важнее иметь нескольких директоров с хорошим практическим знанием отрасли, в которой работает компания. Используя свои знания особенностей ведения дел в отрасли, они способны выявить возможные слабые места в системе внутреннего контроля. Однако хотя бы один член комиссии должен обладать достаточными знаниями или опытом работы в области бухгалтерского учета и финансов. Комиссия должна собираться, по крайней мере, раз в квартал.

Финансовый директор редко является членом комиссии. Но в любом случае его следует приглашать на заседания, чтобы он мог проконсультировать членов комиссии по конкретным темам или ответить на вопросы, связанные с проблемами, выявленными во время проверки. Естественно, финансовый директор должен поддерживать постоянную связь с членами комиссии, чтобы сообщать им о возможных изменениях в правилах бухгалтерского учета или учетной политике, которые могут оказать влияние на финансовую отчетность. Финансовый директор должен также консультировать членов комиссии по таким важным темам, как виды деятельности компании, учетная политика, юридические обязательства, представление отчетности и отраслевые особенности бухгалтерского учета.

Обычно начальник отдела внутреннего аудита подотчетен финансовому директору, но может подчиняться и ревизионной комиссии. Как правило, начальник отдела внутреннего аудита работает под руководством финансового директора, но при этом он в любое время может связаться с ревизионной комиссией. Такая система отчетности призвана обеспечить членам комиссии прямой доступ к результатам проверок и в то же время предоставить возможность начальнику отдела внутреннего аудита обращаться в комиссию, минуя финансового директора, если тот явно препятствует передаче результатов проверки.

Итак, ревизионная комиссия должна быть максимально независимой от команды менеджеров, но в то же время иметь возможность взаимодействовать с бухгалтерами и аудиторами компании, которые подчиняются руководству.

Цель ревизионной комиссии – помогать совету директоров, обеспечивая надзор за процессом финансовой отчетности и соответствующими методами контроля. Комиссия не вправе принимать какие-либо решения – она лишь вырабатывает рекомендации для совета директоров, который может затем вынести этот вопрос на голосование. Конкретный перечень задач, решение которых возложено на ревизионную комиссию, может варьироваться, но, как правило, сводится к следующему:

• Проверка расходов руководства. Проводится для выявления возможного нецелевого использования менеджерами денежных средств организации.

• Проверка трансакций между компанией и командой менеджеров. Проводится для определения лояльности менеджеров (менеджеры не обогащаются за счет компании и не ставят свои личные интересы выше интересов компании).

• Рекомендации по привлечению внешних аудиторов. Необходимы для привлечения действительно независимого аудитора, а не лица, которое тем или иным образом связано с компанией, что может повлиять на результаты проверки финансовой отчетности. Кроме того, рекомендации ревизионной комиссии должны основываться на таких критериях, как опыт работы аудитора в данной отрасли, качество предоставляемых услуг, оказание им других услуг компании и сумма запрашиваемых гонораров за аудит.

• Проверка выполнения рекомендаций аудитора. Проводится в целях определения, что выявленные аудиторами проблемы решаются надлежащим образом командой менеджеров, что ведет к усилению контроля.

• Рассмотрение споров между внешними аудиторами и командой менеджеров. Необходимо для выяснения не оказывает ли руководство давление на аудиторов, чтобы те согласились с альтернативными бухгалтерскими операциями.

• Проверка обоснованности привлечения внешних аудиторов к оказанию дополнительных услуг. Проводится, чтобы выяснить, не возникла ли ситуация, при которой внешний аудитор оказывает компании настолько большой объем дополнительных услуг, что может быть в меньшей степени склонен вынести неблагоприятное аудиторское заключение, опасаясь, что от его дополнительных услуг откажутся.

• Проверка обоснованности смены начальника отдела внутреннего аудита. Необходима для определения, что начальник отдела внутреннего аудита заменен по веской причине, а не в связи с тем, что финансовый директор желает видеть на этом месте более уступчивого человека.

• Проверка целей, планов работы, обучения и отчетов сотрудников отдела внутреннего аудита. Необходима для определения, что усилия сотрудников отдела внутреннего аудита сосредоточены именно на тех сферах деятельности компании, где наиболее вероятны проблемы с внутренним контролем. Следует также проверить, имеют ли сотрудники отдела внутреннего аудита соответствующую профессиональную подготовку для проведения проверок. Детальная проверка ежегодного плана работы позволит определить, достаточно ли времени выделено начальником отдела на каждую проверку и обладает ли он достаточным штатом сотрудников для выполнения всех задач.

• Проверка готовности содействовать внутренним аудиторам. Проводится, чтобы выявить потенциальные факты мошенничества, поскольку недостаточное содействие является признаком того, что проверяемый возможно скрывает информацию от аудиторов.

• Проверка планов мероприятий по преодолению последствий чрезвычайных ситуаций. Необходима для определения, что были разработаны и проверены соответствующие планы мероприятий по преодолению последствий наиболее вероятных чрезвычайных ситуаций.

• Расследование мошенничества и других форм финансовых злоупотреблений. Основанием для проведения прямого расследования той или иной ситуации может послужить информация об ошибках, намеренно допущенных в финансовых отчетах, или махинациях с имуществом компании.

• Проверка соответствия корпоративных процедур законодательству и морально-этическим нормам. Проводится, чтобы убедиться в том, что все корпоративные процедуры, независимо от того, насколько они связаны с финансовыми системами, осуществляются в соответствии с местным законодательством и корпоративными морально-этическими нормами.

• Проверка наличия в финансовых отчетах полной информации, необходимой кредиторам. Проводится, чтобы убедиться в том, что финансовая информация, необходимая кредиторам, доводится до их сведения своевременно и в нужной форме, и риск потери жизненно важных кредитных линий вследствие недостатка информации минимален.

• Проверка всех отчетов, подготовленных для акционеров, включая специальные, на отсутствие противоречий в информации. Проводится, чтобы убедиться в том, что информация, содержащаяся во всех отчетах, дает инвесторам объективное представление о финансовом положении компании. Особенно это касается специальных отчетов, в которых встречаются показатели иного рода, нежели величина чистой прибыли в финансовом отчете (например, прибыль до вычета процентов, налогов и расчета амортизации), а также оптимистических заявлений руководства, которые не всегда согласуются с информацией, представленной в стандартной финансовой отчетности.

Особый акцент ревизионная комиссия должна делать на проверке широкого диапазона финансовых операций, правда, с одним исключением. Ревизионная комиссия уполномочена расследовать факты мошенничества и других финансовых злоупотреблений, а не проверять результаты такого расследования, проведенного кем-то другим. Основанием для этой деятельности является то, что сотрудники компании могут быть причастны к мошенническим действиям, в которых, возможно, замешаны представители руководства, поэтому ревизионная комиссия лишь путем собственного расследования может провести беспристрастный анализ ситуации.

Таким образом, во всех случаях, за исключением расследования финансовых злоупотреблений, роль ревизионной комиссии заключается в проверке результатов ревизий, чтобы убедиться в том, что система финансовой отчетности компании достоверно отражает фактические результаты деятельности.

Главной функцией внешних аудиторов является подготовка заключения о достоверности информации, представленной в финансовой отчетности компании. Если они не подтверждают достоверность финансовой отчетности, то все оговорки должны быть изложены в сопроводительном письме. Аудиторы могут выдавать заключения трех типов:

1. Безоговорочно положительное. В заключении утверждается, что финансовая отчетность достоверно отражает финансовое положение, результаты деятельности и движение денежных средств компании.

2. Положительное с оговорками. В заключении утверждается, что за исключением конкретных пунктов, финансовая отчетность достоверно отражает финансовое положение, результаты деятельности и движение денежных средств компании.

3. Отрицательное. В заключении утверждается, финансовая отчетность недостоверно отражает финансовое положение, результаты деятельности и движение денежных средств компании. Когда выносится заключение такого типа, аудиторы должны перечислить основания для своих выводов и их влияние на финансовую отчетность.

Аудиторы также могут быть привлечены к проверке тех или иных разделов квартальной отчетности публичной компании. Ревизия такого типа более ограниченна по объему, чем полный аудит, и ее главной задачей является предоставление информации и отсутствие противоречий с ранее полученными сведениями, что может включать анализ сравниваемых показателей. Аудиторы могут также просмотреть протокол внеочередного заседания совета директоров или собрания акционеров, чтобы проверить, не обсуждались ли на нем вопросы, о которых должно быть упомянуто в квартальной отчетности. Они также могут запросить информацию о любых изменениях в системе бухгалтерских процедур, используемых при подготовке финансовой отчетности.

К заключению о финансовой отчетности внешние аудиторы обычно прилагают письмо в адрес руководства компании. В нем излагаются проблемы внутреннего контроля, обнаруженные аудиторами во время проверки, а также рекомендуемые ими изменения. Аудиторы всегда предварительно проверяют это письмо вместе с руководством, чтобы исключить любые неточности. Таким образом, финансовый директор имеет достаточно времени, чтобы выполнить рекомендации или подготовить ответ, прежде чем это письмо уйдет в совет директоров.

Частью работы внешних аудиторов является оценка системы внутреннего контроля компании, чтобы проверить, способствует ли она надлежащему отражению финансовых операций. Эта информация необходима для оценки степени надежности внутреннего контроля, позволяющей исключить некоторые аудиторские процедуры. Например, если аудиторы сочтут внутренний контроль недостаточным, то потребуется более тщательная аудиторская проверка, и наоборот. Аудиторы тестируют систему внутреннего контроля, отслеживая по бухгалтерским записям ряд фактических операций и выясняя, были ли они отражены в учете последовательно и правильно. При обнаружении существенных недостатков в системе внутреннего контроля (т. е. таких, которые могли бы неблагоприятно сказаться на способности компании составлять точные финансовые отчеты), аудиторы должны сообщить о них ревизионной комиссии или совету директоров. Однако проверка процедур внутреннего контроля не является основной задачей внешних аудиторов, поэтому не следует полностью полагаться на их заявления относительно качества внутреннего контроля. Вместо этого, для дополнительного обеспечения эффективности внутреннего контроля следует использовать сотрудников отдела внутреннего аудита.

Внешние аудиторы должны тесно сотрудничать с ревизионной комиссией, поскольку именно она рекомендует тех или иных из них совету директоров и первой слышит о проблемах, вскрытых аудитом. По сути, наличие ревизионной комиссии укрепляет независимость внешних аудиторов от руководства компании. В крупных компаниях, где требуется постоянный аудит, внешние аудиторы должны встречаться с ревизионной комиссией хотя бы раз в квартал в частном порядке, чтобы рассмотреть все обнаруженные проблемы, а также обсудить уровень взаимодействия во время проведения проверки. Аудиторы могут также воспользоваться возможностью и обучить членов ревизионной комиссии соответствующим разделам общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP), где может быть допущена субъективность в представлении финансовой отчетности, и показать, как команда менеджеров использует эти «серые области». Внешние аудиторы должны обсуждать с ревизионной комиссией не методы бухгалтерского учета, используемые командой менеджеров, а, скорее, насколько они подходят конкретной компании. Результатом этих обсуждений, возможно, будут указания совета директоров финансовому директору относительно надлежащего применения GAAP и ухода из «серых областей» бухгалтерского учета.

Из-за тесных связей между внешними аудиторами и ревизионной комиссией финансовый директор практически не имеет возможности влиять на процесс отбора аудиторов или контролировать их работу. Поэтому финансовому директору лучше всего как можно лучше сотрудничать с аудиторами. В рамках этой стратегии он должен приписывать к внешним аудиторам сотрудников отдела внутреннего аудита, чтобы они помогали проводить аудиторскую проверку. Во-первых, это позволит ускорить проведение проверки, а во-вторых, опытные внутренние аудиторы всегда будут готовы ответить на вопросы внешних аудиторов. Кроме того, благодаря участию сотрудников отдела внутреннего аудита счет на оплату аудиторских услуг будет снижен (поскольку часть работы была выполнена внутренними аудиторами). Другая тактика при той же стратегии заключается в том, чтобы изложить все изменения в учетной политике предприятия, произошедшие в текущем отчетном периоде, и подробно изучить их вместе с внешними аудиторами. Это позволит избежать недоразумений во время аудиторской проверки. Еще более эффективный подход состоит в том, чтобы поддерживать отношения с аудиторами в течение всего года, а не только во время проверки, и консультироваться с ними заранее, до осуществления запланированных изменений в учетной политике предприятия.

Возможно, что по окончании проверки аудиторы будут готовы представить заключение с оговорками или негативное заключение. Это должно вызвать глубокое беспокойство у финансового директора, поскольку в действительности это означает, что он неспособен организовать финансовую систему, которая давала бы точные результаты, или же он использует методы бухгалтерского учета, которые значительно отклоняются от GAAP. Поскольку инвесторы и кредиторы увидят аудиторский отчет, финансовому директору следует в целом принять любые рекомендуемые изменения, чтобы заработать положительное заключение.

Финансовый директор может подумать, что принятие этих рекомендаций потребует от него полной капитуляции и подчинения аудиторам. Но это не так, поскольку работа с аудиторами в течение года дает финансовому директору достаточно времени, чтобы поделиться с ними своими соображениями до начала формальной аудиторской проверки и, возможно, повлиять на их мнение о том, как следует применять GAAP в конкретных условиях компании. Таким образом, совместная работа с внешними аудиторами имеет огромное значение.