Текст книги "Настольная книга финансового директора"

Требуйте разрешенийна выплату всех авансов работникам. Когда работники просят авансы по каким-либо причинам в счет очередной зарплаты или для оплаты расходов в командировке, это всегда должно происходить с одобрения их непосредственных начальников. Причина в том, что аванс это, по сути, маленький краткосрочный кредит, который тоже потребовал бы одобрения руководством. Менеджеру по кредиторской задолженности или его персоналу следует разрешать санкционировать лишь минимальные суммы авансов.

6. Основные средства. Покупка и продажа основных средств требует особых мер контроля, при получении соответствующих разрешений на проведение сделки, а также надлежащий учет средств, связанных с основными фондами. Все нижеследующие меры контроля следует применять для достижения этих целей:

При закупках основных средств должны иметься надлежащие предварительные разрешения. Компания с капиталоемкой инфраструктурой может обнаружить, что важнейшим направлением для контроля является санкционирование расходов на новые капитальные проекты или замену оборудования. В зависимости от возможной суммы требующихся средств, этот контроль может включать полный анализ чистой приведенной стоимости (net present value, NPV) денежных потоков, связанных с каждым предстоящим капиталовложением, а также многоуровневые разрешения вплоть до совета директоров. Действительно всеобъемлющая система контроля будет также включать анализ после завершения проекта, сопоставляющий первоначальные оценки денежных потоков с фактически достигнутыми. Это необходимо не только для того, чтобы сделать вывод об улучшении в будущем процесса прогнозирования, но и для того, чтобы увидеть, не было ли сделано каких-либо преднамеренных искажений в первоначальных оценках.

Удостоверьтесь, что проводятся правильные расчеты амортизации. Хотя неверные расчеты амортизации не ведут к потенциальной потере активов, но они могут закончиться неприятной в будущем корректировкой финансовой отчетности представленной ранее. Меры контроля должны включать сравнение капитализируемых статей с официальным корпоративным лимитом капитализации для того, чтобы определить правильно ли, капитализируются и амортизируются активы. Меры контроля должны также включать анализ категорий активов, по которым учитывается каждый отдельный актив, чтобы удостовериться, правильно ли он классифицирован, и, следовательно, амортизируется.

Удостоверьтесь, что списание основных средств надлежащим образом санкционировано. Компания не хочет, чтобы ее активы продавались в пожарном порядке, когда никто из членов правления не знает об этом. Следовательно, продажа активов должна быть надлежащим образом санкционирована, прежде чем будет инициирована какая-либо сделка по продаже, хотя бы только для того, чтобы удостовериться, что конечная цена, уплачиваемая покупателем, представляется обоснованной.

Удостоверьтесь, что все платежные документы, связанные с продажей основных средств, правильно оприходованы. Служащие могут продать активы компании, положить в карман выручку и отчитаться перед компанией о том, что актив был сдан в металлолом. Эта проблема контроля может быть уменьшена требованием, чтобы накладная или расписка в получении от утилизирующей компании подшивалась к документации каждого снимаемого с баланса актива.

Удостоверьтесь, что основные средства утилизируются. Многие основные средства пылятся в углу и не используются, и никому не приходит в голову мысль о том, чтобы их прибыльно продать. Поэтому персонал бухгалтерии должен проводить периодический анализ всех основных средств, который должен включать визуальную инспекцию и беседы с работниками, чтобы определить, что активы больше не используются.

7. Кредиторская задолженность. Это одна из самых распространенных областей, где происходит неправильное использование активов, а также область, в которой наиболее вероятно возникновение трансакционных ошибок. Тем не менее чрезмерное использование контроля в этой области может привести к значительному ухудшению работы персонала отдела кредиторской задолженности, поэтому следует использовать разумный комплекс мер контроля.

Проверяйте отчеты по кредитным картам. Когда служащим выдают кредитные карточки от компании, будет существовать некоторый риск того, что они будут использоваться для неделовых расходов. Чтобы этого избежать, можно бегло проверять несколько линий расходов в каждом отчете по кредитной карте, а иногда и проводить полную проверку каждого полученного отчета. В отношении тех служащих, которые имеют прецеденты совершения несоответствующих покупок, но которым карточка тем не менее предоставлена, можно также анализировать их покупки в режиме онлайн (в зависимости от того, какой сервис предоставляет банк-эмитент) в тот же день, когда произведена покупка, и изменять кредитные лимиты в то же самое время, ужесточая таким образом контроль за использованием кредитной карты.

Сравнивайте произведенные платежи с полученными накладными. За исключением оплаты услуг и периодических платежей, все платежи через систему кредиторской задолженности должны иметь соответствующие учетные записи по полученным накладным. Если таковых нет, то надо провести расследование, каким образом произведен платеж. Такой контроль может быть трудно реализовать, если нет в наличии автоматической системы трехсторонней сверки, поскольку в противном случае может потребоваться много работы по перекрестной проверке вручную.

Сравнивайте номера счетов, полученных от поставщиков. Когда поставщикам не платят своевременно, они, вероятно, вышлют компании копию счета-фактуры на том основании, что оригинал должно быть потерян. Если оригинал счета всего лишь находится в стадии обработки с целью оплаты, то существует вероятность, что компания оплатит как первоначальный счет, так и его копию. Следовательно, бухгалтерское программное обеспечение должно автоматически сличать номера всех полученных счетов, чтобы увидеть, нет ли дубликатов.

Устанавливайте ограничения на покупки по кредитным картам. Когда служащим выдаются кредитные карты, в распоряжении компании имеется ряд возможных ограничительных мер, которые она может ввести для кредитных карт с целью удержать расходы служащих в определенных, заранее установленных пределах. Например, если карта эмитирована конкретным магазином, то покупки могут ограничиваться только этим местом. Однако, поскольку это может привести к большому числу разнообразных кредитных карт, более популярной альтернативой является снабженческая (или закупочная) карта. Это кредитная карта, для которой установлен ряд дополнительных ограничений. Они могут включать максимальную сумму для отдельных покупок, максимальную сумму дневных расходов или быть ограничены определенными магазинами. В зависимости от уровня услуг, предлагаемых по снабженческой карте, ежемесячный отчет о расходах может также содержать список основных категорий закупленных товаров.

Требуйте разрешений на оплату всех счетов, не имеющих соответствующего ордера на покупку. Если отдел снабжения не санкционировал оплату счета, то персонал бухгалтерии должен отправить его руководителю подразделения, которое будет оплачивать его, чтобы этот руководитель мог изучить и разрешить данную покупку.

Требуйте, чтобы руководители просматривали и утверждали отчеты по кредитным картам. Даже при наличии ограничений, только что упомянутых в отношении снабженческих карт, все еще сохраняется возможность совершения несанкционированных покупок. Если представляется необходимым проверять покупательские действия служащих, то копии отчетов по кредитным картам могут направляться их начальникам для просмотра. Это не обязательно должно делаться с целью утверждения покупок, но, по крайней мере, для того, чтобы убедиться, что руководители знают о типах совершаемых расходов.

Проверяйте наличие разрешений трехсторонней выверкой. Хотя это крайне трудоемко, важно сличать счет-фактуру поставщика с разрешающим закупочным ордером, чтобы удостовериться, что реквизиты обоих документов совпадают. Одновременно сличают объем, на который выставлен счет, с приходной документацией, чтобы убедиться, что компания платит только за полученные товары. Некоторые компьютерные системы могут автоматизировать этот процесс сверки. Альтернативой является процедура утверждения приемщиками объемов, полученных от поставщиков, путем сравнения их с закупочными ордерами, что в дальнейшем позволяет персоналу бухгалтерии платить поставщикам по разрешающему закупочному ордеру, а не по счету-фактуре поставщика.

8. Долговые ценные бумаги. Размещение нового займа обычно является крупным событием, которое находится под пристальным вниманием финансового директора и поэтому не требует особого контроля. Тем не менее следующие пункты проверки рекомендуются как часть общей корпоративной политики.

Требуйте одобрения условий всех новых соглашений о заимствованиях. Старший менеджер корпорации должен быть уполномочен проверять все предполагаемые долговые инструменты, чтобы убедиться, что процентные ставки, обеспечение и другие требования не являются слишком обременительными или противоречат условиям имеющихся кредитных соглашений. Кроме того, может быть полезно время от времени посмотреть, не имеет ли кредитующая организация неприемлемых связей с компанией, например, частичное или полное владение ее акциями лицом, ответственным в компании за заключение кредитных соглашений.

Требуйте одобрения руководством всех заимствований и погашений долга. Как и в предыдущем пункте проверки, одобрение высшего руководства требуется для всех долговых инструментов, за исключением того, если речь идет об окончательном одобрении каждого долгового обязательства. Если планируемый кредит является очень крупным, то имеет смысл разработать инструкцию, в которой будет оговорено, что для таких случаев необходимы санкции совета директоров, чтобы быть полностью уверенным, что на всех уровнях организации имеется полное согласие относительно характеристик данного долгового обязательства. Требование визирующей подписи можно сделать еще более полезной мерой контроля, если довести его до сведения кредитора, чтобы он случайно не санкционировал кредитное соглашение, которое не было подписано уполномоченным должностным лицом.

9. Выручка. Основной проблемой контроля, связанной с выручкой, является обеспечение того, чтобы все отгрузки сопровождались своевременной отправкой счетов. Сбой контроля в этой области может привести к крупной недостаче выручки и угрозе общей ликвидности компании.

Сравнивайте все выставленные счета с реестром отгрузок. Следует проводить непрерывное сравнение счетов с реестром отгрузок, не только для того, чтобы знать, что на все отгруженные товары выставлены счета, но и в целях защиты от незаконных отгрузок в результате тайного сговора между внешними сторонами и персоналом отдела продаж. Некто, забирающий товар с отгрузочной площадки, не всегда будет брать на себя обязательства занести эту трансакцию в реестр отгрузок. Поэтому следует тщательно отслеживать количество запасов готовой продукции, физически пересчитывать их и контролировать все сделки по каждой товарной позиции для того, чтобы определить, где может иметь место утечка запасов.

Сравнивайте использованные скидки с разрешенным возвратом товаров. При оплате счетов, выставленных компанией, покупатели иногда будут использовать предоставляемые скидки на том основании, что они вернули компании некоторые товары. Проблема в том, что компания могла не санкционировать возврат, а то и не получить его вовсе. Сравнение реестра разрешений на возврат товаров со списком использованных скидок в журнале учета денежных поступлений обнаружит свидетельства того, что покупатель не платит по своим обязательствам.

Выявляйте отгрузки товарных образцов в реестре отгрузок. Товары, которые отправлены без выставления счета за них, вероятно, являются товарными образцами, посланными возможному покупателю или маркетинговому агентству. Они должны быть помечены как товарные образцы в реестре отгрузок, и внутренние аудиторы должны удостовериться в том, что каждый из них был надлежащим образом санкционирован, предпочтительно подписанным документом.

10. Себестоимость проданных товаров. У компании есть много способов потерять контроль над своими издержками в области себестоимости проданных товаров, поскольку она имеет многочисленный персонал и самую крупную часть издержек компании. Применение предлагаемых ниже мер контроля в производственной сфере будет сильно зависеть от предполагаемых выгод, которые будут получены от их использования, по сравнению с теми масштабами, в которых они будут мешать плавной работе производственного подразделения.

Сравнивайте стоимость всех выполненных работ с плановыми затратами. Компания может пострадать от крупных сокращений валовой прибыли, если она пристальным оком не следит за затратами, связанными с выполненными работами. Для этого финансовому директору нужно сравнивать полный перечень всех издержек по данной работе с первоначальным бюджетом или квотой, и точно определять, какие фактические затраты оказались выше ожидавшихся. Этот анализ должен завершиться списком проблем, обусловивших перерасход средств, на которые, в свою очередь, может обратить внимание команда менеджеров с тем, чтобы они не возникали впредь. Эту процедуру следует проводить и параллельно с выполняемыми работами (особенно, если эти работы имеют долговременный характер), и, таким образом, указанные проблемы могут быть обнаружены и решены до завершения работ.

Сравнивайте плановую потребность в рабочей силе с фактическим производственным персоналом. Производственный руководитель, если он единолично отвечает за выполнение производственного плана, будет иметь тенденцию к укомплектованию производственных участков в избытке, надеясь на то, что при больших трудовых ресурсах продукция появится в срок. Эту тенденцию можно выявить и количественно измерить, используя схему трудозатрат, чтобы определить объем трудозатрат, которые следовало произвести, и затем сравнить с этой нормой фактические трудозатраты.

Выдача со склада согласно спецификациям. Надежным видом контроля над материальными издержками является требование использования спецификаций сырья и материалов для каждого производимого изделия, а также требование выдавать ресурсы из сырьевых запасов, предназначенных для производства этих изделий, исходя из количеств, указанных в спецификациях сырья и материалов. Таким образом, проверяющий может выражать недовольство теми выдачами со склада, которые не были утверждены посредством сырьевой спецификации, и объективного обоснования для них не имеется.

Делайте закупки на основе рамочных закупочных ордеров и связанных с ними поставок. Снабженцы уже выполняют свою работу, если все покупки санкционируются посредством закупочных ордеров. Однако они будут делать эту работу более эффективно, если повторяющиеся закупочные ордера объединить в рамочные закупочные ордера, на основе которых время от времени осуществляются поставки. Внутренний аудитор должен периодически определять, существуют ли возможности для использования дополнительных рамочных закупочных ордеров, используются ли надлежащим образом имеющиеся ордера, выбраны ли минимальные количественные объемы, указанные в существующих рамочных ордерах, что освобождает компанию от уплаты штрафов за невыбранные минимальные объемы по ордерам.

Отклоняйте все покупки, которые не были заранее одобрены. Крупным изъяном в закупочных системах многих компаний является то, что на грузоприемной площадке принимаются все отгрузки поставщиков, независимо от наличия разрешающей документации. Многие из этих грузов поступают по устным распоряжениям служащих из разных частей компании, многие из которых не уполномочены делать такие покупки, либо они не осведомлены о том, что покупают товары по высоким ценам. Эту проблему можно устранить, введя правило, что все полученные грузы должны иметь в документации соответствующий закупочный ордер, утвержденный отделом снабжения. Таким образом, снабженцы смогут удостовериться, что существует потребность в каждом заявленном товаре и что он закупается по обоснованной цене и у сертифицированного поставщика.

11. Расходы на поездки и развлекательные мероприятия. Отчеты служащих о расходах могут включать десятки позиций, по которым они просят возместить затраты, причем некоторые из них могут противоречить политике компании в отношении компенсации затрат. Чтобы выяснить, что эти статьи «серых расходов» выявлены, многие бухгалтеры затрачивают необоснованно много рабочего времени на детальное изучение отчетов о расходах. Необходимость в таком уровне контроля будет зависеть от оценки финансовым директором той суммы расходов, которая будет ассигнована на эти цели. В действительности, чтобы сделать эти отчеты «честными», в целом будет достаточно несколько меньшей формы контроля, например, аудита отчетов о расходах.

Выборочно проверяйте отчеты о расходах. Служащие могут быть склонны включать в свои отчеты статьи расходов в надежде на то, что компания не просматривает их расходы. Эту проблему можно решить весьма недорогим способом, проводя немногочисленные выборочные проверки отчетов о расходах и принимая меры к нарушителям в отношении любых неразрешенных статей расходов. Слухи об этих проверках получат распространение и приведут к лучшему самоконтролю служащих при подготовке отчетов о расходах. Кроме того, если существуют свидетельства повторных нарушений, то выборочный аудит можно сделать не выборочным, а ввести повторяющуюся проверку для конкретных служащих.

Издайте инструкцию, касающуюся разрешенных расходов. Служащие могут просить возмещения несоответствующих расходов просто потому, что им не было сказано о том, что эти расходы не являются разрешенными. Эту проблему можно решить, выпустив детальную инструкцию, касающуюся правил и процедур в отношении командировок. Эта концепция будет более доступной для служащих, если разместить информацию на сайте внутрикорпоративной сети. Кроме того, если имеется онлайновая система заполнения отчетов о расходах, эти правила можно встроить непосредственно в программное обеспечение, и таким образом система будет предупреждать служащих о неразрешенных к возмещению расходах.

Требуйте визирования руководителями всех отчетов о расходах. Если существуют постоянные проблемы с включением служащими неразрешенных к возмещению расходов, может оказаться необходимым требовать визирования руководителями всех отчетов о расходах. Преимущество этого состоит в том, что включает в процесс человека, который, как предполагается, знает, почему служащий заполняет форму на возмещение расходов, и который может сказать, что компании следует оплатить их. Недостаток в том, что отчеты о расходах обычно покоятся на столах начальников долгое время, что увеличивает время, по прошествии которого служащий получит возврат.

12. Расходы на заработную плату. Меры контроля, используемые в отношении заработной платы, охватывают две области – предотвращение переплат служащим и предотвращение мошенничества, связанного с выпиской платежных чеков на несуществующих работников. Ниже рассмотрены оба вида контроля.

Требуйте одобрения всех сверхурочных часов, отработанных персоналом с повременной оплатой. Одной из простейших форм мошенничества является возвращение в компанию после окончания рабочего дня и отметка об уходе через некоторое время, либо другой служащий делает это за кого-то, создавая тем самым ложные сверхурочные часы. Это можно решить, потребовав одобрения руководством всех отработанных сверхурочных часов. Более передовым методом является компьютеризованная простановка времени, которая относит каждого служащего к определенной категории рабочего времени, и таким образом любые часы, отработанные после его или ее стандартного рабочего времени, будут автоматически выделяться компьютером для одобрения начальством. Система может даже не выдавать служащему отметку об уходе после указанного времени суток без предварительного ввода в компьютер кода руководителя.

Требуйте одобрения всех изменений в оплате. В системе заработной платы можно довольно легко сделать изменение начисляемых сумм, если существует тайный сговор между бухгалтером по зарплате и другим служащим. Это можно обнаружить путем регулярных сравнений выплаченных ставок зарплаты с утвержденными ставками, хранящимися в досье служащих. Лучше всего требовать одобрения высокопоставленным руководителем всех изменений в заработной плате, что должно включать подпись этого лица на стандартной форме об изменении зарплаты. Полезно также проверять вычеты, произведенные из начисленных сумм заработной платы служащих, поскольку их можно подправить в сторону уменьшения, чтобы получить по сути более высокую ставку заработной платы. Такой аудит должен включать просмотр сумм и времени выплат по исполнительным листам, чтобы удостовериться, что эти вычеты производятся в соответствии с судебными постановлениями.

Выдавайте чеки непосредственно получателям. Обычным видом мошенничества является создание персоналом по зарплате «мертвых душ» в системе заработной платы, либо продолжение начислений служащим, покинувшим компанию, с последующим присвоением выписанных чеков. Такую деятельность можно остановить, если каждый чек по зарплате выдавать служащему, который может подтвердить свою личность.

Направляйте списки выданных чеков по зарплате руководителям подразделений. Полезно время от времени давать руководителям списки чеков по зарплате, выданных в их подразделении, поскольку они могут обнаружить платежи служащим, которые там уже не работают. Это является особой проблемой в крупных компаниях, где любая задержка в обработке документов на увольнение может обернуться продолжением выплат бывшим служащим. Это также хороший контроль над любым бухгалтером по зарплате, который может попытаться обмануть компанию, задерживая документы на увольнение и затем какое-то время присваивая выписанные чеки.

Сличайте адреса на чеках по зарплате служащих. Если персонал по зарплате создает «мертвые души» и отсылает их чеки по своим домашним адресам, тогда простая проверка адресов всех получателей чеков обнаружит дублирующие адреса. (Чтобы служащие не могли обойти эту проблему, посылая чеки на почтовые ячейки, должна быть подготовлена инструкция, запрещающая выписывать чеки на ячейки в почтовых отделениях.)

13. Расходы на офис, мебель. Хотя это относительно небольшая статья, следующий вид контроля призван выяснить, что служащие благоразумны в своих приобретениях обстановки для офисных помещений:

Сравнивайте стоимость мебели служащих с нормами компании. Служащие могут приобрести мебель по цене, намного превышающей ту, по которой ее может купить благоразумный менеджер. Эту проблему можно решить, издав инструкцию, устанавливающую максимальную стоимость мебели для одного служащего, и проводя ее в жизнь посредством периодических внутренних аудитов фактических затрат. Другим средством ее реализации является санкционирование стандартного набора мебели, приобретаемого снабженцами, причем любая мебель вне этого списка требует специального разрешения.

14. Главное. Некоторые регулярные платежи поставщикам базируются на долгосрочных контрактах. Большинство следующих мер контроля связано с наличием полного представления об условиях этих контрактов, чтобы компания не делала неправильных по размеру платежей:

Отслеживайте изменения в контрактных издержках. Это крупный источник возможных сокращений расходов. Поставщики могут в своих счетах, выставляемых компании, изменять цены по сравнению с указанными в закупочных ордерах, рамочных ордерах или долгосрочных контрактах, в надежде, что никто в компании-получателе не заметит изменения цен. Особое внимание следует уделять ценам, которые поставщик может по контракту изменить в соответствии с некоей базой затрат, например, ценой нефти или индексом потребительских цен. Поставщики будут незамедлительно повышать цены, основанные на этих повышающих условиях, но будут гораздо менее оперативными в снижении цен в соответствии с теми же базовыми факторами. Группа внутреннего аудита может время от времени просматривать эти цены, либо бухгалтерская компьютерная программа может автоматически сравнивать цены счетов-фактур с базой данных по условиям контрактов. Альтернативой являются платежи поставщикам только исходя из цены, указанной в закупочном ордере, что полностью отменяет необходимость в этом контроле.

Отслеживайте время возобновления контрактов. Компания может быть вынуждена временно платить поставщику намного более высокие цены, если она по небрежности позволит истечь долгосрочному контракту, содержащему выгодные ценовые условия. Чтобы избежать этого затруднительного положения, хорошей мерой контроля является создание общей документации на все контракты, включающую дату истечения контракта. Таким образом, будет заблаговременное предупреждение о том, когда нужно инициировать переговоры о продлении контракта.

Требуйте одобрения для различных уровней денежных обязательств, вытекающих их контракта. Должна существовать политика компании, устанавливающая уровни денежных обязательств, для которых требуются санкции руководителей более высоких уровней. Хотя это, возможно, и не поможет компании дезавуировать подписанные контракты, это полезный предохранительный инструмент для удержания менеджеров от подписания контрактов, которые представляют собой крупные или долгосрочные денежные обязательства.

Оформите ипотеку на служащих, занимающих рискованные в финансовом отношении должности. Если, несмотря на все вышеперечисленные меры контроля, все же сохраняется некоторый риск того, что корпоративные активы могут быть потеряны в результате деятельности служащих, то полезно оформить закладные на имущество либо конкретных служащих, либо всего персонала подразделения, чтобы компания могла получить компенсацию в случае мошеннических действий.

Предыдущий набор рекомендуемых мер контроля охватывает только наиболее распространенные из них. Их следует дополнять, анализируя процедуры, используемые компанией, чтобы увидеть, есть ли необходимость в дополнительных мерах контроля (или в их сокращении), в зависимости от того, как структурированы эти процедуры. Меры контроля будут также значительно различаться по отраслям: например, казино устанавливают многоуровневый контроль за обработкой наличности, поскольку это денежный бизнес. Таким образом, представленные меры контроля следует рассматривать только как основу для всеобъемлющего комплекса мер контроля, которые должны удовлетворять специфическим нуждам каждой компании.