Текст книги "Настольная книга финансового директора"

Финансовый директор публичной компании должен ежедневно следить за ключевыми рыночными показателями деятельности организации, чтобы отвечать на звонки аналитиков, интересующихся ими. Отношение продаж к цене акций показывает ожидания инвесторов относительно способности организации увеличить объем продаж, а отношение «цена/прибыль» показывает те же ожидания инвесторов относительно корпоративных прибылей.

Этот коэффициент указывает на мнение инвесторов относительно способности компании увеличить объем ее продаж. Если продажи возрастают и это не сопровождается изменением цены акций, то темп роста продаж находится в пределах ожиданий инвесторов. Если цена акций растет, тогда продажи превысили их ожидания; снижение цены акций свидетельствует об уровнях продаж, которые не соответствуют их ожиданиям.

Формула состоит в делении годового объема чистых продаж на среднюю цену обыкновенных акций за отчетный период. Величина годового объема чистых продаж, используемая в этой формуле, должна быть цифрой ожидаемых продаж в текущем отчетном году. Она представляет ожидаемую цифру продаж, которую руководство компании объявило инвесторам, и является величиной, на которой они основывают свои решения о покупке или удержании акций. Среднюю цену обыкновенных акций следует использовать вместо цены акций на конец периода, поскольку это устраняет некоторые колебания цены.

Например, финансовый директор Gonging Clock Company получил компенсационный пакет акций, который щедро вознаградит его, если он сможет удвоить цену акций в течение года. Он решает делать это, концентрируясь исключительно на увеличении продаж. Часы «с кукушкой», которые производит компания, продаются главным образом в рождественский сезон продаж. Чтобы увеличить продажи, он разрешает покупателям платить за их часы в течение 180 дней, вместо обычных 30 дней, и, кроме того, предлагает скидки за крупные покупки. В результате компания испытывает значительный рост продаж, инвесторы поднимают цену акций, и финансовый директор уходит на пенсию с крупной премией от акций. К сожалению, действия финансового директора столь плотно забили этим товаром каналы распределения компании, что объем ее продаж в следующем году опустился до менее четверти уровня продаж предыдущего года. Совет директоров извлек урок из этого опыта и в дальнейшем пересмотрел стимулирующие планы для управляющих верхнего звена, нацелив их на более долгосрочные ценности.

Сравнивая прибыль с текущей рыночной ценой акций, можно получить общее представление о восприятии инвесторами уровня корпоративных доходов. Например, если этот коэффициент значительно ниже среднего по отрасли, это может указывать на ожидания среди инвесторов, что будущие доходы компании будут иметь тенденцию к снижению. Напротив, высокий коэффициент может указывать на энтузиазм инвесторов относительно нового патента, который только что получила компания, или ожидаемого благоприятного исхода судебного процесса, т. е. возможных объяснений может быть множество. Ключевым моментом при использовании этого показателя является то, что значение, которое отклоняется от среднеотраслевого, вероятно, указывает на изменение настроений инвесторов в отношении данной компании, в отличие от остальной части отрасли, в том, что касается ее способности продолжать зарабатывать прибыль.

Формула предусматривает деление средней цены обыкновенных акций на чистую прибыль на одну акцию. Величина чистой прибыли на одну акцию обычно рассчитывается на полностью «разводненной» основе, учитывающей влияние опционов, варрантов и конверсии долга, которые могут увеличить количество выпущенных акций. Формула следующая:

Например, инвестиционный аналитик хочет определить отношение «цена/прибыль» для Mile-High Dirigible Company. Среднеотраслевое отношение «цена/прибыль» для производителей летающих транспортных средств легче воздуха составляет 18: 1. Компания собирает информацию, показанную в табл. 5.18.

Если она решит оставить чрезвычайную прибыль в показателе суммарной чистой прибыли, то использует следующий расчет отношения «цена/прибыль»:

Пока отношение «цена/прибыль» внешне выглядит благоприятно в сравнении со среднеотраслевым. Однако если компания исключит чрезвычайную прибыль из чистой прибыли, то величина прибыли на одну акцию упадет до 1,61 долл. Будучи вставленным в формулу «цена/прибыль», этот показатель повышает отношение до 20: 1, что выше среднеотраслевого. Соответственно, компания считает акции переоцененными относительно отрасли и воздерживается от рекомендации их своим клиентам.

Два десятка коэффициентов, рассмотренных в этой главе, должны быть в списке важнейших потенциальных показателей для финансового директора. Однако при определенных обстоятельствах, в зависимости от типа отрасли, наличия (или отсутствия) производственных операций или сервисной деятельности, а также от того, частная это компания или публичная, могут иметь большее значение другие коэффициенты. Более полный список показателей на выбор см. в приложении В, содержащем более 120 коэффициентов.

Глава 6
Системы контроля[17]17
  Взято в переработанном виде с разрешения издательства из главы 25 Accounting Reference Desktop by Bragg (John Wiley & Sons, 2002).


[Закрыть]

Одной из основных функций финансового директора является анализ каждого процесса, предполагающего финансовые транзакции, для того чтобы определить, где есть риск потери активов, и установить пункты контроля, предотвращающие их появление. Например, возможным крупным недостатком в процедуре выставления счетов может быть то, что отдел доставки не проинформирует бухгалтерию об отправке товара, и в результате покупателю не высылается счет. В этой главе мы рассмотрим потребность в системах контроля, виды мошеннической деятельности, которые делают контроль особенно важным, и опишем более 60 контрольных функций, которые могут быть добавлены к стандартной бухгалтерской системе.

Поскольку меры контроля часто сопровождаются затратами, можно также убрать их из бухгалтерской системы, чтобы сберечь деньги; мы рассмотрим процесс выявления этих видов контроля и оценим их полезность перед исключением.

Самой распространенной ситуацией, при которой необходим пункт контроля, является невинная ошибка в обработке сделки. Например, бухгалтер по работе с поставщиками забывает сравнить цену в счете-фактуре поставщика с ценой, указанной в платежке, что приводит к тому, что компания платит больше, чем следует. Аналогичным образом, работники склада решают принять товар несмотря на отсутствие сопроводительных документов, и в результате компания должна заплатить за то, что ей не нужно. Подобные случаи могут произойти вследствие плохой подготовки служащих, невнимательности, либо комбинации специфических обстоятельств, которые не были предусмотрены при первоначальной разработке учетных процедур. Очень много причин могут привести к ошибкам, а это, в свою очередь, оборачивается потерей корпоративных активов.

Контроль должен присутствовать в тех местах процедурного процесса, где могут возникнуть ошибки такого рода. Возможность некоторых ошибок становится очевидной, когда специалист по процедуре анализирует поэтапную схему процесса, опираясь всего лишь на свое знание тех участков, где обычно возникают ошибки при аналогичных процедурах. Некоторые их них будут специфичными для данной определенной отрасли. Например, индустрия казино имеет дело с огромными суммами наличных денег, и поэтому в работе с наличностью потенциально может произойти намного более высокая денежная недостача, чем при аналогичных процессах в других отраслях. Кроме того, весьма специфические обстоятельства внутри компании могут породить ошибки, где их вовсе не должно быть. Например, производственная компания, в которой работают преимущественно иностранные рабочие, не говорящие по-английски, будет сталкиваться с дополнительными ошибками в любых процессах, где от этих работников требуется заполнение документации, просто вследствие более низкого уровня понимания того, что они пишут. Следовательно, типичному процессу могут сопутствовать такие пути развития, на которых компания имеет шанс потерять активы.

Очень часто вероятность ошибок столь мала, что бухгалтеры могут спокойно игнорировать их и не заниматься введением контроля. В случае высокой вероятности ошибок необходимо внедрить систему проверок, призванную предотвратить или мгновенно распознать почти все проблемы, за исключением разве что самых необычных.

Необходимость введения системы контроля также обусловлена тем, что она требует определенных затрат и порой мешает плавному функционированию процессов. Если для осуществления контроля требуется дополнительный работник, то, вероятно, необходим тщательный анализ конечного уменьшения риска. Аналогичным образом, если система контроля предполагает широкомасштабное вмешательство в высокоэффективный процесс, то вполне логично поискать альтернативный подход, обеспечивающий такой же уровень контроля, но извне.

Установленные меры контроля могут иметь превентивный характер, нацеленный на выявление возникающих проблем: например, онлайновая проверка цен персоналом, осуществляющим ввод данных о клиентских заказах, или способ обнаружения, который выявляет проблемы после того, как они возникли. Это необходимо, чтобы бухгалтеры смогли изучить вопросы, связанные с контролем, и решить их после идентификации проблемы (например, при помощи выверки расчетов с банком). Первый тип контроля является наилучшим, поскольку он предотвращает появление ошибок, в то время как второй приводит к гораздо большим затратам труда бухгалтеров на изучение и исправление каждого недочета. Поэтому тип внедряемой системы контроля нужно оценивать исходя из стоимости последующего исправления ошибок.

Все эти факторы – предполагаемый риск, затраты и эффективность – будут оказывать влияние на потребность компании в системах контроля, а также на то, какой тип контроля – превентивный или обнаруживающий – предполагается «встроить» в процесс.

Подавляющее большинство трансакционных проблем, от которых защищает контроль, являются непреднамеренными ошибками работников. Обычно их легко выявить и исправить, если имеются соответствующие пункты контроля. Однако потенциальная потеря активов, которой больше всего боятся, происходит не в результате таких ошибок, а из-за сознательного мошенничества некоторых служащих, поскольку эти трансакции намеренно маскируются, что сильно затрудняет их выявление. Наиболее распространенными видами мошенничества являются:

• Кража денег и инвестиций. Кража денег является наиболее распространенным видом мошенничества и, тем не менее, украденные суммы, как правило, весьма невелики, если сравнить их со сложной структурой мер контроля, которые обычно предусмотрены для предотвращения подобных явлений. Настоящей проблемой в этой области является кража инвестиций, когда кто-то обходит существующие механизмы контроля, чтобы обчистить весь инвестиционный счет компании. Соответственно, финансовому директору следует тратить основное время на разработку мер контроля над движением инвестиционных средств.

• Злоупотребление расходным счетом. Служащие могут использовать фальшивые счета о расходах, обращаться за компенсацией неутвержденных трат или неоднократно обращаться за компенсацией, используя свои отчеты о расходах. Многие из этих расходов настолько малы, что едва стоят затрат на проверку, в то время как другие, например, дублирование счетов за авиабилеты на компанию, могут в итоге составить весьма крупные суммы. Меры контроля в этой области обычно дороги и трудоемки.

• Искажение финансовой отчетности. Хотя внешне никакие активы вроде бы не украдены, сознательная фальсификация финансовой информации является, тем не менее мошенничеством, поскольку она влияет на котировки акций компании, вводя инвесторов в заблуждение относительно финансовых результатов. Меры контроля в этой области должны включать внутренний аудит, чтобы убедиться, что установлены правильные процедуры, а также полную ревизию (а не обзор или выборку) внешними аудиторами.

• Кража основных средств. Хотя их название предполагает, что каждый актив является достаточно крупным и немобильным, многие из них – особенно компьютеры – могут быть с легкостью украдены и затем перепроданы служащими. Во многих случаях просто нет другого способа предотвратить утрату активов, как введение службы охраны и систем наблюдения. Учитывая, что многие организации не хотят заходить столь далеко, самым распространенным контролем является покупка страхового полиса с минимумом непокрытых случаев, чтобы потери могли быть быстро компенсированы.

• Кража запасов со склада и в пути. Для работника простейшей кражей является взять со склада товар и унести его. Контроль запасов может быть усилен благодаря использованию ограждений и ограниченного доступа на склад, но работники могут все же вынести товар через приемные ворота. Меры контроля, установленные в этой области, будут зависеть от существующего уровня воровства и стоимости запасов.

• Невозврат авансовых выплат. Служащие, которым требуются авансы на их расходы или командировки, как правило, не имеют значительных финансовых средств. Вследствие этого, они могут не возвращать авансы, если только их конкретно не попросят об этом. Это требует детального отслеживания всех выданных авансов.

• Покупки для личного пользования. Служащие, имеющие доступ к кредитным картам компании, могут совершать покупки товаров, которые потом оказываются у них дома. Необходимы меры контроля, требующие детальных отчетов обо всех покупках по кредитным картам, а не беглый просмотр и утверждение поступающего отчета по карте.

• «Откаты» поставщиков. Работники снабжения могут договориться с поставщиками о покупке товаров у них в обмен на денежные «откаты» самим снабженцам. Обычно это приводит к тому, что компания платит за эти товары по ценам, которые выше рыночных. Этот вид мошенничества трудно обнаружить, поскольку он требует постоянного отслеживания закупочных цен и сравнения их с рыночным уровнем.

В некоторых организациях проблемы мошенничества стоят острее, поскольку сама обстановка располагает к их совершению. Например, решительные меры руководства на повышение прибыли могут вести к искажению финансовой отчетности с целью «дать цифру». Проблемы возникнут вследствие того, что правление не хочет тратиться на контроль или на необходимое число контролирующего персонала, или в контролирующем подразделении доминируют один-два человека, которые игнорируют существующие меры охраны, или в нем наблюдается высокая текучесть, а новые менеджеры имеют слабое представление о существующем контроле. Мошенничество также распространено, когда структура организации является очень сложной или когда компания быстро растет, поскольку обе ситуации обычно ведут к неудовлетворительному контролю, что создает благоприятные возможности для кражи активов. Следовательно, мошенничество гораздо вероятнее, если в компании происходит стремительный рост, имеются проблемы в управленческой иерархии, или если контроль не ведется параллельно с изменениями в организационной структуре.

Существуют тысячи видов надлежащего контроля над активами, которые можно использовать, чтобы обеспечить с вашей стороны его поддержание в компании. Представленный перечень содержит наиболее распространенные меры контроля, имеющиеся в большинстве организаций. Это может быть дополнено добавочными контролирующими мерами в случаях, когда потенциал потери активов считается чрезмерно высоким, причем обратное справедливо в других случаях. Направления контроля следующие[18]18
  Взято в переработанном виде с разрешения издательства из Controllership by Willson, Roehl-Anderson, and Bragg (John Wiley & Sons, 1999), pp. 132–134.


[Закрыть]:

1. Деньги. Считается, что работа с наличностью изобилует проблемами контроля, что приводит к, возможно, чрезмерным мерам контроля. Хотя ниже перечислены многие потенциальные направления контроля, где следует пытаться создать такой набор мер, который сбалансирует затраты на него с достигнутым повышением его уровня контроля. Меры следующие:

Сравнивайте реестр чеков с фактической последовательностью номеров чеков. Компьютерный список напечатанных чеков должен точно соответствовать чекам, которые были использованы фактически. Если нет, то это может свидетельствовать о том, что кто-то изъял чек из стопки чековых бланков в надежде, что это останется незамеченным. Это несоответствие особенно часто касается чеков, напечатанных лазерным принтером, поскольку они хранятся в виде отдельных листов, а не рулона чековых бланков, и поэтому их легче украсть.

Проводите внезапные проверки сейфа с деньгами на мелкие расходы (petty cash). Можно в искаженном виде представить содержимое сейфа с деньгами на мелкие расходы, используя различные расписки и долговые обязательства. Путем внеплановых проверок иногда можно выявить такие несоответствия.

Контролируйте бланки чеков. Чековые бланки нельзя хранить в шкафу для канцтоваров вместе карандашами и бумагой, поскольку любой может взять чек из стопки, и только подделка подписи отделяет его от кражи средств из компании. Вместо этого, чековые бланки следует хранить в запертом сейфе, доступ к которому имеет только уполномоченный персонал.

Контролируйте штампы подписей. Если кто-то может получить доступ к штампам подписей компании, то становится возможным не только подделывать чеки, но и штамповать разрешающие подписи на любые юридические документы. Поэтому их всегда следует хранить в сейфе компании.

Делайте контрольный список в почтовой комнате. Если есть какая-либо вероятность того, что кто-то в бухгалтерии изымает клиентские чеки, прежде чем они включаются в дневной учет депозитов, то персонал почтовой комнаты можно попросить составлять отдельный список, который позднее можно сравнить со списком депозитных корешков, чтобы посмотреть, нет ли между ними расхождений.

Ежедневно депонируйте все чеки. Если чеки не оприходуются в течение нескольких дней, то возрастает вероятность того, что кто-нибудь получит доступ к ним и обналичит их на свой собственный счет. Поэтому депонирование в банке следует проводить каждый день.

Направляйте причитающиеся деньги в банковскую ячейку. Если деньги или чеки от покупателей не проходят через компанию, то исчезает целый ворох проблем контроля, связанных с возможным неправильным использованием этих денег. В этих целях можно обзавестись банковской ячейкой, контролируемой банком компании, и попросить клиентов направлять их платежи в адрес этой ячейки.

Заполняйте пустые места в чеках. Если графа в чеке, в которой указывается выплачиваемая сумма, оставляется частично незаполненной, злоумышленник может вставить дополнительные цифры или слова, что приведет к гораздо более крупному платежу чеком. Этого можно избежать, заставив программное обеспечение, печатающее чеки, вставлять в свободные места линию или серию символов.

Заполняйте чернилами расписки за мелкие расходы. Расписки за мелкие расходы можно подправить, сделав их суммы крупнее, чем было в действительности, и таким образом правонарушитель забирает себе разницу из сейфа с деньгами. Эту проблему можно решить, попросив, чтобы все расписки заполнялись чернилами.

Лимитируйте суммы наличности на мелкие расходы. Если в сейфе с деньгами на мелкие расходы мало денег, то существует меньше стимулов украсть ее. Если через него проходят крупные суммы денег, то наиболее приемлемым выходом являются карточки снабжения.

Приводите в негодность аннулированные чеки. Аннулированный чек можно восстановить и обналичить. Чтобы предотвратить это, следует использовать пружинный штамп, который пропечатывает слово «аннулировано» на поверхности чека, приводя его в полную негодность для повторного использования.

Проводите выверку банковских счетов. Это одно из важнейших направлений контроля всей компании, поскольку здесь обнаруживаются все возможные поступления и расходы денег. Банковский отчет о списке обналиченных чеков следует тщательно сравнить с внутренними записями компании, чтобы удостовериться, что чеки не были изменены после того, как они покинули компанию, или что бухгалтерские книги не были подчищены с целью изменения суммы чеков. Необходимо также сопоставить банковский отчет о депозитах с бухгалтерскими книгами, чтобы выяснить, нет ли каких-либо расхождений, вызванных тем, что кто-то изъял чеки или деньги из бандероли банковских депозитов. Далее, следует изучить записи обо всех банковских счетах компании, чтобы удостовериться, нет ли поддельных чеков. Кроме того, абсолютно основополагающим является проведение выверки банковских счетов сотрудником, который совершенно не связан с функциональными направлениями кредиторской задолженности, дебиторской задолженности и оборота наличности. Таким образом, ни у кого не будет возможности скрыть свои прегрешения путем изменения банковских записей. Теперь можно получать онлайновые банковские отчеты через Интернет, поэтому выверку можно проводить каждый день. Это будет правильным подходом, поскольку несоответствия можно обнаружить и исправить намного быстрее.

Анализируйте необналиченные чеки. Если чеки не были обналичены, то, возможно, что они появились на свет вследствие какого-то изъяна в системе кредиторской задолженности, в результате которой был послан чек несуществующему поставщику. Следует попытаться установить связь с этими поставщиками, чтобы посмотреть, есть ли такая проблема.

Обновляйте карточки подписей. Банк компании располагает списком лиц, которые уполномочены им подписывать чеки. Если кто-то из этих людей оставляет компанию по какой-либо причине, то он или она все еще сохраняет способность подписывать чеки компании. Чтобы устранить эту проблему контроля, карточки подписей банка следует обновлять сразу после того, как подписант покидает компанию.

Проштамповывайте входящие чеки надписью «депонировано на счет № ХХХ». Существует возможность, что служащие, имеющие доступ к чекам клиентов, попытаются обналичить их, так же есть вероятность, что у кого-то сохранился доступ к почтовой корреспонденции после того, как она вышла из компании. Такую ситуацию можно предотвратить, проставляя штамп на обороте чека с надписью «депонировано на счет № ХХХ». Такому человеку пришлось бы стереть этот штамп, чтобы обналичить чек.

2. Инвестиции. Увод инвестиционных фондов является той областью, где некая личность имеет наилучшую возможность украсть крупные суммы финансовых средств компании или разместить их в несоответствующие инвестиции с высоким риском потерь. Следующие меры контроля призваны ограничить эти риски:

Устанавливайте лимиты на инвестиции. При вложении избыточных средств компания должна вести жесткую политику, инвестируя лишь определенные суммы в отдельные категории или объекты инвестиций. Например, только первые 100 000 долл. на банковском счете являются застрахованными, поэтому средства сверх этой суммы можно переводить в иные инструменты. Другой пример: совет директоров может предположить, что инвестиции в бросовые облигации несут с собой чересчур много риска, и поэтому вводит общий запрет на этот вид инвестиции. Подобные политические установки можно запрограммировать в компьютеры казначейства, чтобы система автоматически блокировала инвестиции, которые не соответствуют установленным инвестиционным параметрам компании.

Требуйте разрешений на перевод средств с одного счета на другой. Лицо, которое пытается жульнически вывести средства со счетов компании, должно иметь разрешающую санкцию в документах инвестиционного банка компании на перевод денег на неподконтрольный компании счет. Разрешения такого рода можно жестко контролировать посредством соглашений о подписях с банком. Можно также установить жесткий контроль над переводом средств между счетами компании, поскольку мошенник может найти лазейку в системе контроля, если конкретный банк не предупрежден о том, что не разрешен перевод средств за пределы установленного списка счетов компании, и переводит все средства на этот счет, а оттуда на внешний счет.

3. Кредиторская задолженность. Меры контроля необходимы в области кредиторской задолженности для того, чтобы знать, что служащие не получают плату от клиентов и затем скрывают это должностное преступление, подчищая записи о кредиторской задолженности этих клиентов. Наиболее распространенные меры контроля следующие:

Сравнивайте полученные чеки с проводками кредиторской задолженности. Работник, занимающийся кредиторской задолженностью, а также ответственный за проводку денег по счетам, может обналичить чек на свой личный счет и затем скрывать свидетельства украденных средств, постоянно проводя последующую полученную наличность через самые старые счета кредиторской задолженности. Это можно выявить, проводя периодическое сравнение чеков, указанных в списке депозитов за данный день, со счетами, на которые были переведены средства.

Подтверждайте остатки кредиторской задолженности. Если служащий неправильно проводит деньги от клиентов на различные счета, чтобы скрыть недостачу части денег, которые он или она вывел из компании, то эту проблему можно обнаружить, периодически высылая бланк подтверждения клиентам, удостоверяющий сумму, которую они заплатили компании.

Требуйте разрешения на списание просроченной задолженности. Менеджер должен санкционировать любые списания просроченных долгов из списка кредиторской задолженности. В противном случае, некто может получить чек от покупателя, обналичить его на свой собственный счет и списать соответствующую сумму кредиторской задолженности как просроченный долг. Этот контроль можно значительно усилить, отделив функцию подтверждения поступления средств от функции взыскания кредиторской задолженности, что потребовало бы тайного сговора, чтобы такой вид мошенничества работал.

Требуйте одобрения кредитов. Некто, работающий в области кредиторской задолженности, может предоставить кредит покупателю в обмен на «откат» от него. Это можно предотвратить путем использования бланков разрешений на все предоставленные кредиты, а также периодически сравнивая предоставленные кредиты с соответствующими разрешающими документами. Можно разрешить персоналу бухгалтерии предоставлять очень маленькие кредиты с целью подчистить различные суммы в списке кредиторской задолженности, но это следует периодически отслеживать, чтобы убедиться, не аккумулируют ли те или иные клиенты большого количества мелких кредитов.

4. Инвентаризация. Компания может иметь так много товара, что надежная система контроля необходима просто для того, чтобы обеспечить некую степень защиты вообще. Таким образом, практически все нижеследующие меры контроля рекомендуются для обеспечения высокого уровня точности учета товаров:

Проводите инвентаризацию. Если никто и никогда не проводил учет товарно-материальных запасов, то постепенно их действительное количество будет отклоняться от записей в балансовых книгах, и со временем накопленные разночтения будут нарастать. Чтобы противодействовать этой проблеме, можно запланировать либо полную инвентаризацию этих запасов время от времени, либо вообще ввести постоянный цикл пересчета небольших порций товаров каждый день. Какой бы метод ни использовался, важно проводить исследования с целью выяснения, из-за чего происходят несоответствия, и попытаться решить лежащие в их основе проблемы.

Контролируйте доступ к учетным спецификациям сырья и товарных запасов. Уровни охраны документов, содержащих учетные спецификации сырья и товарных запасов, должны давать доступ к ним только очень узкому кругу хорошо подготовленных служащих. Таким образом, будет минимизирован риск случайных или преднамеренных изменений в этих важнейших записях. Система безопасности должна также сохранять пользовательские пароли всех, кто имел доступ к этим записям, на случай, если потребуются свидетельства, доказывающие, что имела место мошенническая деятельность.

Поддерживайте уровни точности спецификаций не ниже 98 %. Спецификации очень важны для определения стоимости полуфабриката по мере того, как он проходит через стадии незавершенного производства и, в конечном счете, оказывается на складе готовой продукции, поскольку они включают все возможные компоненты, из которых состоит каждое изделие. Эти записи следует регулярно сопоставлять с фактическими компонентами изделия, чтобы удостовериться в их правильности, и их точность необходимо отслеживать.

Требуйте заполнения форм на списание в отходы и передел брака. Поразительное количество материалов и связанных с ними прямых затрат труда может быть потеряно в виде отходов производства или при исправлении брака. Обычно это трудно контролировать, поскольку отходы и передел могут иметь место на многих этапах производственного процесса. Тем не менее производственный персонал должен быть обучен заполнению передаточных форм, которые регистрируют эти действия с целью точного учета материалов.

Ограничивайте доступ на склад. Без ограничений доступа склад компании похож на крупный магазин без цен – просто бери все, что хочешь. Это отнюдь не означает, что работники берут товары для личного пользования, но, возможно, они забирают избыточное их количество для производственных целей, что ведет к скоплениям на производственной площади. Кроме того, это ставит снабженцев перед тяжелой и почти невыполнимой задачей попытаться определить, что находится в запасах, а что нужно купить для сегодняшних производственных нужд. Следовательно, должен быть обязательный контроль над запасами, а также жесткий ограниченный к ним доступ.

Отделяйте запасы, принадлежащие клиентам. Если клиенты поставляют компании некоторые комплектующие, которые используются при производстве изделий для них, очень просто перепутать эти запасы с собственными, это в результате ведет к ложному представлению о количестве запасов. Конечно, можно давать клиентским запасам специальную кодировку для того, чтобы четко различать их, гораздо наглядным контролем является размещение этих товаров в другой части склада.

5. Авансы служащим. Служащие могут просить авансы в счет очередной зарплаты или для оплаты расходов в предстоящей командировке. В любом случае, легко потерять след аванса. Перечисленные ниже меры контроля необходимы для того, чтобы обеспечить в конечном счете возвращение аванса:

Постоянное отслеживание всех выданных авансов. После выплаты авансов служащим необходимо постоянно отслеживать статус этих авансов. Работники, попросившие авансы, часто находятся в плачевном финансовом состоянии, и нужно направлять им постоянные напоминания, чтобы добиться своевременного возврата средств. Простым пунктом контроля является наличие инструкции, требующей автоматического вычета всех авансов из очередной зарплаты служащего, что резко сокращает работу по отслеживанию авансов.