Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Windows позволяет вставлять объекты, созданные одними программами, в документы других программ. В приложениях Office 2007 эта технология используется в полной мере. Вы можете строить документы, одновременно содержащие таблицы Word, листы Excel, графики, рисунки и любые другие объекты, создаваемые модулями Office или другими приложениями Windows.

Помимо основных программ, комплект Microsoft Office содержит несколько дополнительных модулей, которые обеспечивают рисование фигур, создание диаграмм и графиков, построение организационных диаграмм, размещение в документе рисунков, видеоклипов и звуков. Эти дополнительные возможности доступны во всех приложениях Office. Вы будете постепенно знакомиться с ними на протяжении всей книги. Не забывайте, что все они доступны в любом приложении Office. К примеру, методика создания организационных диаграмм описывается при изучении PowerPoint, но с помощью тех же приемов можно добавить организационную диаграмму в документ Word или в лист Excel.

Упражнение 5. Оформление документов

Давайте воспользуемся графическими возможностями Microsoft Office и добавим в верхнюю часть созданного письма красочное название компании, отделенное от текста цветной линией.

1. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместите курсор в начало документа.

2. Нажмите клавишу Enter, чтобы освободить место для будущего названия.

3. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и щелкните на кнопке WordArt, расположенной в группе Текст (Text), как показано на рис. 1.8.

Рис. 1.8. Коллекция WordArt

4. В появившейся коллекции выберите один из 30 стандартных вариантов оформления заголовков (к примеру, четвертый в третьем ряду).

5. В диалоговом окне Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text) введите текст Геркулес и щелкните на кнопке ОК.

6. Щелкните в окне документа за пределами надписи, чтобы зафиксировать выполненные изменения.

7. Перейдите на вкладку Вставка (Insert). Щелкните на кнопке Фигуры (Shapes), находящейся в группе Иллюстрации (Illustrations), и в появившейся коллекции выберите элемент Линия (Line). Значок указателя примет форму перекрестия.

8. Растяните мышью горизонтальную линию ниже надписи Геркулес, как показано на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Документ Word с элементами оформления

После того как вы закончите создание линии, появится дополнительная вкладка Формат (Format) с инструментами форматирования.

9. Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и выберите в раскрывшейся коллекции красный цвет.

10. Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и в подменю Толщина (Weight) выберите линию толщиной в 3 пункта. Окончательный вариант документа представлен на рис. 1.9.

Упражнение 6. Вставка документов Office

Приложения Microsoft Office не случайно объединены в один пакет. Эти программы не просто имеют сходный интерфейс и поставляются на одном компакт-диске, они тесно интегрированы друг с другом. Давайте вставим электронную таблицу Excel в имеющийся документ Word.

1. Нажмите клавиши Ctrl+End. Затем нажмите клавишу Enter, введите текст Мы планируем закупать ваши изделия в следующих количествах:. Снова нажмите клавишу Enter.

2. Щелкните на кнопке Вставка → Таблицы → Таблица (Insert → Tables → Table) и в появившемся меню выберите пункт Таблица Excel (Excel Spreadsheet).

3. В документе Word появится небольшое окно с таблицей Excel, а ленту Word заменит лента Excel.

Новое в Office

В Microsoft Office 2007 на смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов. Более подробно об интерфейсе Office 2007 мы поговорим на занятии 4.

4. Введите число 2004 в первую ячейку листа и щелкните на стрелке вправо, чтобы перейти к следующей ячейке.

5. С помощью клавиш со стрелками перемещайтесь по ячейкам листа Excel и вводите числа, показанные на рис. 1.10.

6. Щелкните мышью в пределах документа вне листа Excel. Окно Excel превратится в обычную таблицу, и в Word вернется исходная лента с вкладками.

Рис. 1.10. Лист Excel в документе Word

Совет

Обратите внимание, что у нас имеются лишние ячейки, не занятые данными. Чтобы убрать лишние ячейки, подведите указатель мыши к правому нижнему углу таблицы Excel, и когда указатель примет вид стрелки, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая кнопку, придайте таблице нужный размер.

Внедренный объект позволяет не просто ввести данные в таблицу Word с помощью приложения Excel. Внедрение объекта Excel дает возможность пользоваться всеми преимуществами электронных таблиц. Если дважды щелкнуть на таком объекте, появится окно листа Excel. Вы сможете провести необходимые расчеты, а затем, щелкнув вне окна листа Excel, снова вернуться в документ Word. После этих действий документ будет содержать уже обновленную таблицу Excel.

Упражнение 7. Вставка данных из других приложений

В документы Office можно внедрять не только листы Excel, но и практически любые объекты других приложений. Давайте добавим в левый нижний угол документа Word логотип компании (в качестве логотипа мы используем произвольное изображение). Для этого выполните следующие шаги.

1. Нажатием клавиш Ctrl+End переместите курсор в конец документа. Затем нажмите клавишу Enter, чтобы добавить ниже таблицы Excel еще один абзац.

Рис. 1.11. Документ Word с таблицей Excel и рисунком

2. Щелкните на кнопке Вставка → Иллюстрации → Рисунок (Insert → Illustrations → Picture). Открывшееся диалоговое окно Вставка рисунка (Insert Pictures) очень похоже на окно открытия документа, описанное в упражнении 2 этого занятия. Оно работает точно так же и отличается только названием и именем кнопки Вставить (Insert).

3. Найдите любой графический файл, пользуясь приемами, описанными в упражнении 2, и щелкните на кнопке Вставить (Insert).

4. В Word вставляемый объект привязывается к определенному символу текста. В данном случае рисунок оказался связан с первым символом нового абзаца. Чтобы сместить его к правому краю, щелкните на кнопке По правому краю (Align Text Right), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph). Результат показан на рис. 1.11.

После создания документа и введения данных лучше сразу записать его на жесткий диск. Это предотвратит потерю информации в случае сбоя в работе компьютера или отключения электропитания, что, как правило, случается чаще, чем вы того ожидаете. Возьмите за правило периодически сохранять содержимое документа в процессе работы, чтобы не потерять внесенные изменения.

Примечание

Программы Access и Outlook автоматически обновляют информацию в соответствующих файлах при ее изменении. В то же время Access позволяет в любой момент вручную сохранить текущее состояние базы данных, что помогает избежать потери данных из-за сбоя в работе компьютера.

Упражнение 8. Запись на диск нового документа

Новый ни разу не сохранявшийся документ имеет временное название типа Документ# (Document*), где # – это порядковый номер в ряду документов, созданных в текущем сеансе программы. Для сохранения нового документа выполните следующие шаги.

1. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save) или щелкните на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 1.12. Оно практически идентично описанному ранее окну открытия документа и отличается лишь названием и кнопкой Сохранить (Save). Это окно одинаково во всех приложениях Microsoft Office 2007.

Новое в Office

Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в левом верхнем углу линейки и похожа на традиционные панели инструментов. Более подробно об элементах интерфейса Office 2007 рассказывается на занятии 4.

2. С помощью операций, перечисленных в упражнении 2, откройте папку, в которой следует сохранить файл.

3. Введите в поле Имя файла (File Name) имя будущего документа.

4. В раскрывающемся списке Тип файла (Save as Туре) выберите тип сохраняемого документа.

5. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).

Рис. 1.12. Диалоговое окно сохранения документа

Совет

Обычно тип документа изменять не требуется. Но если вы формируете шаблон, собираетесь сохранить документ в формате HTML или хотите в дальнейшем импортировать файл в другое приложение, воспользуйтесь списком Тип файла (Save as Туре) и укажите нужный вариант. Например, для последующего импорта документа в другой текстовый редактор обычно подходит вариант Текст в формате RTF (Rich Text Format).

Упражнение 9. Обновление данных

Работая с документом, не забывайте периодически сохранять его, это убережет вас от неприятных потерь информации. Чтобы записать новую версию документа в том же самом файле, достаточно щелкнуть на кнопке Office и в появившемся меню выбрать команду Сохранить (Save) или щелкнуть на кнопке Сохранить (Save) на панели быстрого доступа.

Новое в Office

Приложения Office по умолчанию периодически сохраняют все открытые документы в специальных временных файлах. Если происходит сбой компьютера, при следующем запуске приложения Office выполняется автоматическое восстановление данных из этих временных файлов.

Если у вас возникли сомнения в правильности очередной редакции документа, сохраните новую версию в другом файле с помощью следующих шагов.

1. Щелкните на кнопке Office и в подменю Сохранить как (Save As) выберите команду Документ Word (Word Document). Откроется уже знакомое нам диалоговое окно Сохранение документа (Save As).

2. В поле Имя файла (File Name) введите имя обновленной версии документа, отличное от исходного.

3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).

Прежняя редакция документа останется на диске под старым именем, а модифицированный вариант запишется в новый файл. При дальнейшем редактировании документа будет изменяться содержимое этого нового файла.

Совет

Чтобы случайно не испортить исходный файл, вы можете открыть документ в режиме создания копии. Для этого в окне открытия файла щелкните на стрелке кнопки Открыть (Open) и выберите в раскрывшемся меню пункт Открыть как копию (Open As Сору). Появится новый документ, содержимое которого будет идентично данным открывавшегося файла.

Упражнение 10. Закрытие файла и приложения

По окончании работы с документом вы можете закрыть этот конкретный документ или завершить работу с приложением.

1. Чтобы закрыть файл, не закрывая приложения, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Закрыть (Close) либо щелкните на кнопке с косым крестом в правом верхнем углу окна приложения.

Программы Office внимательно отслеживают действия пользователя и стараются помочь избежать ошибок. Если вы попытаетесь закрыть модифицированный документ, не сохранив его, появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.13, в котором программа напоминает о наличии несохраненных изменений и просит выбрать один из предложенных вариантов.

Рис. 1.13. Диалоговое окно, информирующее о наличии несохраненных данных

Совет

Всегда записывайте резервные копии своих документов на отдельный носитель (записываемый или перезаписываемый компакт-диск, флеш-карту, съемный жесткий диск или кассету стримера). Опытные пользователи рекомендуют иметь три периодически обновляемые полные резервные копии всех важных файлов на съемных носителях, которые должны храниться в разных помещениях! Копия данных на жестком диске соседнего компьютера локальной сети вам не поможет, если случится пожар или в сети появится вирус-разрушитель. В конце каждой недели обновляйте поочередно одну из трех копий, а вечером всегда записывайте выборочную копию тех файлов, которые изменялись в течение дня. Не пренебрегайте этим правилом. Когда жесткий диск вашего компьютера вдруг начнет скрежетать, как несмазанная телега, вы с облегчением вспомните о наличии свежей копии всех критически важных файлов. Автор сталкивался с ситуациями, когда из-за одной царапины на гибком диске полностью терялись файлы, создававшиеся в течение нескольких недель!

2. В зависимости от ситуации щелкните на одной из трех кнопок:

• Да (Yes) – сохраняет новый вариант документа и закрывает его;

• Нет (No) – отменяет изменения, выполненные с момента последнего сохранения файла, и закрывает документ;

• Отмена (Cancel) – отменяет закрытие документа.

3. Для завершения работы с приложением щелкните на кнопке Office и в появившемся меню – на кнопке Выход из Word (Exit Word), которая расположена в правом нижнем углу меню. В результате будут закрыты все открытые документы приложения, а затем и само приложение.

Часто целью работы с программами Office является создание твердой копии документа. Это могут быть напечатанный текст Word, отчет Access, таблица Excel, записки докладчика PowerPoint и другие материалы. Управление принтерами осуществляется операционной системой Windows, поэтому все локальные и сетевые принтеры, установленные на компьютере, доступны для приложений Office, а приемы печати документов из разных программ Office похожи.

Упражнение 11. Печать на стандартный принтер

Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром. В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков.

1. Выбором команды Пуск → Все Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007 (Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007) запустите приложение Word.

2. Щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Открыть (Open) и откройте файл, который нужно распечатать.

3. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать → Предварительный просмотр (Print → Print Preview). Окно документа переключится в режим предварительного просмотра (рис. 1.14).

4. Щелкните на той точке страницы, которую хочется изучить внимательнее. Word изменит увеличение и выведет на экран ту область, в которой был выполнен щелчок.

5. Повторным щелчком в окне документа верните прежнее увеличение. Продолжая щелкать в разных точках, внимательно исследуйте всю страницу.

Совет

Нажатием клавиши Page Down вы можете перейти к следующей странице и изучить ее. Для возврата к предыдущим страницам пользуйтесь клавишей Page Up.

Рис. 1.14. Предварительный просмотр документа

6. Щелчком на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview) на вкладке Предварительный просмотр (Print Preview) вернитесь к обычному виду документа.

7. Щелкните на кнопке Office, перейдите в подменю Печать (Print) и выберите команду Быстрая печать (Quick Print). Все страницы активного документа будут распечатаны на принтере, выбираемом в Windows по умолчанию.

Упражнение 12. Настройка параметров печати

Иногда черновой экземпляр печатается на одном принтере, а чистовой – на другом, высококачественном принтере. Часть страниц может содержать цветные элементы, и их придется выводить на цветной принтер, обычно подключенный к одному из компьютеров локальной сети. Чтобы вывести определенные страницы на другой принтер, выполните следующие шаги.

1. В приложении Word щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать → Печать (Print → Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print), показанное на рис. 1.15.

2. Чтобы напечатать только некоторые страницы, установите переключатель Номера (Pages) и укажите страницы, которые следует распечатать.

Рис. 1.15. Диалоговое окно настройки печати

3. В поле Число копий (Number Of Copies) укажите необходимое число экземпляров.

4. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер.

5. Чтобы настроить принтер, щелкните на кнопке Свойства (Properties) и укажите необходимые величины в диалоговом окне настройки принтера.

6. Если в данный момент нужный принтер недоступен либо находится в другом помещении, установите флажок Печать в файл (Print То File). Это позволит записать команды управления принтером в файл, который затем можно скопировать на гибкий диск или флеш-карту и перенести на тот компьютер, к которому подключен принтер нужной модели.

Вы научились открывать, сохранять и печатать документы на примере приложения Word. Попробуйте самостоятельно повторить те же самые процедуры в других приложениях Office. Для самопроверки выполните следующие шаги и ответьте на поставленные вопросы.

Примечание

Ответы на вопросы контрольных упражнений приведены в приложении.

1. Запустите Excel и Word.

2. Создайте новую рабочую книгу.

Как создать новую рабочую книгу в программе Excel?

3. Откройте документ Word, созданный на этом занятии, и преобразуйте сплошную линию в пунктирную.

Что нужно сделать, чтобы задать линии, нарисованной в документе Word, толщину равную шести пунктам?

4. Распечатайте на принтере новый вариант оформления страницы.

Как в Word распечатать на стандартном принтере текущую страницу?

5. Сохраните модифицированный вариант документа.

6. Закройте открытые приложения.

На этом занятии вы познакомились с основными особенностями приложений Microsoft Office, научились создавать и печатать простейшие документы, заботиться о сохранности выполненной работы. Вы узнали, как запускаются и закрываются приложения Office 2007, познакомились с возможностями диалоговых окон открытия и сохранения файлов.

Следующее занятие посвящено описанию основных элементов интерфейса приложений Microsoft Office и окон документов. На нем вы также узнаете о назначении рассматриваемых нами приложений комплекта Microsoft Office 2007.

Занятие 2
Приложения Microsoft Office 2007

На этом занятии вы познакомитесь со структурой окон приложений Office, узнаете о назначении документов Office и приемах работы с основными типами документов Office, перечисленными ниже:

• документ Word;

• лист Excel;

• презентация PowerPoint;

• база данных Access;

• папки Outlook.

Пакет Microsoft Office 2007, как и предыдущие версии, – это не просто совокупность равноправных программ, выполняющих различные функции, например управление базой данных или расчеты в электронных таблицах. Все основные приложения тесно связаны друг с другом. Благодаря этому программы наделены некоторыми полезными свойствами.

• Все основные продукты имеют сходный интерфейс.

• Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой.

• Пакет Office содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и красиво оформлять документы.

• Вы можете организовать связь файлов. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.

• Программы Office обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с веб-узла Microsoft.

Любое приложение Windows открывается в отдельном окне. Это обеспечивает равноправность всех программ, одновременную работу с несколькими приложениями и возможность перемещения данных между двумя программами.

Упражнение 1. Окно приложения

Окно каждой программы имеет стандартные системные элементы управления и поддерживает операции перемещения и изменения размера.

1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007). Затем еще раз раскройте меню Пуск (Start) и выберите пункт Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007). После этого рабочий стол Windows будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 2.1. Заголовок окна активного приложения (в данном случае PowerPoint) всегда окрашен более ярким цветом. Заголовки остальных неактивных окон серые.

Рис. 2.1. Окна двух приложений на рабочем столе Windows

2. Щелчком на кнопке Развернуть (Maximize) окна PowerPoint увеличьте это окно до размеров экрана.

3. Повторным щелчком на той же кнопке восстановите прежние размеры окна.

4. Щелкните правой кнопкой на пустом месте заголовка окна приложения PowerPoint.

5. В раскрывшемся системном меню окна выберите команду Свернуть (Minimize). Окно PowerPoint исчезнет с экрана, но сама программа останется в памяти компьютера, на что указывает значок на панели задач. Активным станет окно Excel.

6. Переместите указатель на правый верхний угол рамки окна Excel, чтобы указатель мыши превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите угол в любую сторону. Масштабировав окно до нужных размеров, отпустите кнопку мыши.

7. Захватив окно Excel за заголовок, перетащите его мышью в другую область экрана.

8. Щелчком на кнопке панели задач восстановите окно PowerPoint.

9. Чтобы закрыть PowerPoint, щелкните на кнопке с косым крестом в правой части заголовка окна программы.

10. Двойным щелчком на кнопке Office, расположенной на ленте Excel, закройте и это окно.

Обратите внимание, что окна Office подчиняются общим правилам поведения окон Windows. Если вы уже работали с другими программами этой операционной среды, приложения Office покажутся вам знакомыми уже с первых шагов работы с ними.

Совет

Системное меню позволяет выполнять все основные операции с окнами приложений. С клавиатуры системное меню раскрывается нажатием клавиш Alt+Пробел. Чтобы появилось системное меню приложения, свернутого в кнопку панели задач, щелкните на этой кнопке правой кнопкой мыши.

Упражнение 2. Окна документов

Любое приложение Office может работать сразу с несколькими документами. Каждый документ открывается в отдельном окне, которое можно развернуть, свернуть и масштабировать точно так же, как и основное окно приложения.

1. Чтобы открыть очередной документ в Word, Excel или PowerPoint, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Открыть (Open).

2. Дважды щелкните в диалоговом окне открытия документа на нужном файле. Внутри основного окна приложения появится окно второго документа (рис. 2.2).

Открыв несколько файлов, вы можете перемещать и копировать данные из одного документа в другой. В целях повышения удобства программы Word и Excel позволяют разделять окно документа на несколько частей. Это дает возможность одновременно просматривать различные фрагменты одного и того же файла в одном окне.

Рис. 2.2. Два документа в окне Excel

3. Чтобы разделить окно, щелкните на кнопке Вид → Окно → Разделить (View → Window → Split). Примером такого поделенного окна служит документ Тренировочная таблица (см. рис. 2.2). Обратите внимание, что одну и ту же ячейку можно видеть во всех четырех областях указанного окна. Документы Access и Outlook имеют сложную структуру и состоят из набора объектов. В этих программах нельзя одновременно открыть два файла, но каждый объект файла можно рассматривать как отдельный документ, отображаемый в своем окне или на отдельной вкладке.

4. Чтобы открыть окно объекта в Access, дважды щелкните в области переходов на значке одного из объектов. Несколько открытых объектов показаны на рис. 2.3.

В заголовке окна документа есть все элементы управления, которые свойственны окну приложения. Они позволяют разворачивать, сворачивать, масштабировать, перемещать и закрывать окна документов.