Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Занятие 3
Взаимодействие с операционной системой

Операционная система – важная часть программного обеспечения компьютера. Она обеспечивает грамотное взаимодействие программ между собой и с имеющимся оборудованием. Именно ОС Windows предоставляет программам стандартный оконный интерфейс и общие правила работы с документами, значками, шрифтами и принтерами. На этом занятии обсуждаются некоторые полезные приемы работы с основными компонентами операционной системы Windows, к которым относятся:

• рабочий стол;

• папки с документами;

• панель задач;

• меню Пуск (Start);

• папка Принтеры и факсы (Printers and Faxes).

Все приложения пакета Microsoft Office 2007 работают только под управлением Windows ХР (с пакетом обновления SP1 или более поздней версии) или Windows Vista. Поскольку часть функций программ (к которым относятся вопросы взаимодействия приложений, доступа к дискам и принтерам, а также многие другие) неразрывно связана с операционной системой, для полноценного использования всех возможностей Office 2007 необходимо хорошо знать основные системные компоненты Windows.

После запуска компьютера на экране появляется рабочий стол с набором значков. Это ярлыки документов и программ либо сами документы. Каждая программа запускается в отдельном окне, которое размещается на рабочем столе Windows – основной сцене всех действий.

Упражнение 1. Значки рабочего стола

Объекты рабочего стола оказываются под рукой сразу после загрузки Windows. Вам не приходится искать их по всему дереву файлов жесткого диска, поэтому на рабочем столе обычно размещаются те ярлыки, файлы и папки, которыми пользуются чаще всего. Ярлыки – это файлы, содержащие ссылку на документ или программу. Они обеспечивают быстрый доступ к объекту. Любой файл может иметь произвольное количество ярлыков в папках компьютера, на рабочем столе или в меню Пуск (Start). Таким образом, доступ к конкретному документу возможен сразу из нескольких мест графического интерфейса.

1. Программа установки Office 2007 добавляет в меню Пуск (Start) ярлык Microsoft Office Outlook, предполагая, что вы будете пользоваться этим приложением для организации своих дел и чтения электронных писем. Дважды щелкните на указанном значке. Откроется окно Outlook.

2. Вам понравился такой способ запуска приложений? Переместите указатель мыши в левый нижний угол рабочего стола и щелкните на кнопке Пуск (Start), как показано на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Рабочий стол Windows

3. Откройте меню Все программы (All Programs), а затем в раскрывшемся подменю выберите команду Microsoft Office → Microsoft Office Word 2007.

4. Нажмите правую кнопку мыши и перетащите ярлык программы Microsoft Word на пустое пространство рабочего стола.

Совет

Если рабочий стол оказался скрыт окнами приложений, щелкните на значке Свернуть все окна (Minimize All) панели задач. Все открытые окна свернутся, превратившись в кнопки на панели задач. Чтобы восстановить окна в их прежней конфигурации, достаточно повторно щелкнуть на этом значке.

5. Когда вы опустите кнопку мыши, раскроется контекстное меню (см. рис. 3.1). Выберите в нем пункт Копировать (Сору Неге). На рабочем столе появится копия ярлыка.

6. Щелкните на новом ярлыке программы Microsoft Word правой кнопкой мыши. Раскроется контекстное меню ярлыка (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Контекстное меню ярлыка

Команды контекстного меню позволяют выполнять с ярлыком все операции, обычные для любого объекта Windows. Вы можете вырезать, скопировать, удалить или переименовать ярлык, открыть объект, на который ссылается ярлык, или открыть окно свойств ярлыка.

Внимание!

Удаляя ярлык, вы не влияете на сам объект. Эта операция не затрагивает файл, на который ссылается ярлык.

7. Дважды щелкните на новом ярлыке. Запустится Microsoft Word.

8. Введите в новом документе какой-либо текст и в меню, вызываемом с помощью кнопки Office, выберите команду Сохранить (Save).

9. В левой панели диалогового окна Сохранение документа (Save As) щелкните на кнопке Рабочий стол (Desktop). Затем введите имя файла Текст. doc и щелкните на кнопке Сохранить (Save).

10. Закройте Word и все остальные окна приложений. Новый документ Word разместится прямо на рабочем столе компьютера.

Примечание

Значок Текст. doc – это не ярлык, а сам документ, поэтому его перемещение в другую папку приведет к переносу самого документа, а удаление повлечет потерю данных. Чтобы отличить ярлык от документа или исполняемого файла, обратите внимание на значок ярлыка. В его левом нижнем углу всегда имеется небольшая стрелка (см. рис. 3.2).

Упражнение 2. Документы на рабочем столе

Рабочий стол Windows предлагает множество разных способов работы с документами.

1. Наведите указатель мыши на значок Текст. doc. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите выбранный документ на ярлык программы Microsoft Word (рис. 3.3). Запустится программа Word, автоматически откроется файл Текст. doc.

2. Выделите в открывшемся документе Word любой фрагмент текста и нажмите клавиши Ctrl+C. Выделенный текст скопируется в буфер обмена Windows. Закройте Word.

Рис. 3.3. Открытие документа перетаскиванием на ярлык приложения

3. Щелкните на рабочем столе правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). На рабочем столе появится значок фрагмента документа, являющийся самостоятельным файлом.

4. Запустите программу Word и введите в ней произвольный текст.

5. Если окно Word развернуто до максимального размера, щелкните в его заголовке на кнопке восстановления размеров.

Совет

Описанный прием позволяет открывать документы нестандартных для данного приложения типов. Например, при двойном щелчке на файле с расширением txt он откроется в программе Блокнот (Notepad). Если же перетащить значок этого файла на ярлык Microsoft Word, документ откроется в приложении Word.

6. Переместите окно так, чтобы оно не закрывало значок фрагмента. При необходимости измените размер окна.

7. Перетащите фрагмент с рабочего стола в документ Word, как показано на рис. 3.4. Содержимое фрагмента добавится в текст Word в точке отпускания кнопки мыши.

Рис. 3.4. Добавление фрагмента в документ Word

Фрагмент – это обычный файл на жестком диске. Таких файлов может быть сколь угодно много. С их помощью можно организовать подобие буфера обмена Windows с любым количеством фрагментов, хранящихся на рабочем столе или в другой папке компьютера. По мере необходимости их можно вставлять в документы приложений. Фрагмент может содержать не только текст Word, но и объект любой программы, поддерживающей технологию переноса объектов между приложениями.

Новое в Office

В Office 2007 имеется встроенный буфер обмена, позволяющий хранить одновременно несколько фрагментов и пользоваться ими во всех приложениях Office. Этот инструмент подробно рассматривается на следующем занятии.

На рабочем столе всегда присутствует значок Корзина (Recycle Bin). После удаления документа с помощью инструментов Windows или в других приложениях (к которым относятся все модули Office 2007) он не исчезает бесследно, а попадает в Корзину. Это позволяет избежать неприятных последствий в случае ошибок.

Новое в Office

В Корзину не попадают файлы, удаленные 16-разрядными приложениями Windows или программами DOS.

8. Щелкните на значке Текст. doc правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Удалить (Delete). Документ исчезнет с рабочего стола.

9. Чтобы восстановить стертый файл, щелкните на значке Корзина (Recycle Bin). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3.5.

10. Найдите значок документа Текст. doc и щелкните на нем правой кнопкой мыши.

Рис. 3.5. Окно Корзина

11. Выберите в контекстном меню команду Восстановить (Recover). Удаленный документ вновь появится на прежнем месте.

Примечание

Объем корзины не безграничен. Если вы случайно удалили важный файл, восстановите его как можно скорее. Когда корзина переполняется, первыми из нее исчезают файлы, удаленные раньше других.

Открывая документы из окон приложений или с помощью значков рабочего стола, важно понимать, что на самом деле все документы представляют собой файлы – поименованные информационные блоки, расположенные в иерархической структуре папок жестких дисков компьютера или на сетевых дисках.

Упражнение 3. Мой компьютер

Чтобы разобраться, где находятся ваши документы, выполните следующие операции.

1. Дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer) рабочего стола. Откроется окно, в котором расположены значки всех локальных дисков, подключенных сетевых дисков и системных папок Windows (рис. 3.6). Мой компьютер (My Computer) – это главная папка компьютера, в которой размещены все остальные папки с документами, ярлыками, приложениями и служебными файлами.

Совет

Если значок Мой компьютер (My Computer) не отображается на рабочем столе, щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте рабочего стола и в появившемся контекстном меню выберите команду Свойства (Properties). В открывшемся диалоговом окне Свойства: Экран щелкните на кнопке Настройка рабочего стола, открыв диалоговое окно Элементы рабочего стола. В этом окне перейдите на вкладку Общие и в разделе Значки рабочего стола установите флажок Мой компьютер.

2. Дважды щелкните на значке диска С. Откроется окно этого диска.

Примечание

Возможно, что в вашей системе для выделения значка будет достаточно просто навести на него указатель мыши, а активизация значка будет выполняться одинарным, а не двойным щелчком. Стиль поведения системы можно настроить в диалоговом окне, которое открывается командой Сервис → Свойства папки (Tools → Folder Options). Мне больше нравится классический стиль работы с мышью, поэтому в книге предполагается, что объекты выделяются щелчком и активизируются двойным щелчком. В указанном окне можно также настроить режим просмотра папок и выбрать один из вариантов: открывать папки в одном и том же окне или для каждой папки открывать свое окно. Мы используем первый вариант.

3. Найдите папку Documents and Settings и дважды щелкните на ней. Откроется окно этой папки, содержащей файлы документов и параметров Windows и приложений для каждого пользователя.

3.6. Окно Мой компьютер

Внимание!

Еще раз напомним, что все выполняемые действия относятся к операционной системе Windows ХР. Кроме того, эти действия могут отличаться от приведенных здесь, так как у вас могут быть другие параметры Windows.

4. В окне Documents and Settings дважды щелкните на папке с именем вашей учетной записи, а потом выберите папку Рабочий стол (Desktop). Появится окно, показанное на рис. 3.7. Сравните его содержимое с рабочим столом, и вы поймете, что значки и документы рабочего стола на самом деле хранятся в одной из папок диска С. Здесь же можно найти и документ Текст. doc. Двойным щелчком на его значке в окне папки можно запустить Word и открыть этот документ. Папки операционной системы образуют иерархическую структуру вложенных друг в друга объектов, в корне которой находится папка Мой компьютер (My Computer).

Перемещаясь по папкам, можно найти любой файл. Последовательное перечисление имен папок, в которые вложен файл, называется полным путем к файлу. Файлы и папки можно перемещать и копировать между окнами папок с помощью технологии перетаскивания или посредством контекстных меню, раскрывающихся после щелчка правой кнопкой мыши. Некоторые папки операционной системы имеют особое назначение. Часть из них доступна в меню Пуск (Start).

Рис. 3.7. Папка Рабочий стол

5. Щелкните на кнопке Пуск (Start) панели задач.

6. Наведите указатель мыши на пункт Недавние документы (Recent Documents). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.8. Здесь находятся ярлыки документов, с которыми вы недавно работали.

Совет

Чтобы получить доступ к файлам папки Мои документы (My Documents), наведите указатель на одноименный пункт меню Пуск (Start). Разработчики Windows предполагают, что в этой папке должны храниться ваши рабочие файлы.

7. Для продолжения работы с недавно открывавшимся документом (например, с файлом Текст. doc) найдите его название в подменю Недавние документы (Recent Documents) и щелкните на нем.

Рис. 3.8. Меню Недавние документы

Упражнение 4. Управление папками из Office

Это упражнение научит вас создавать и удалять папки с помощью диалоговых окон приложений Office 2007.

1. Запустите Excel и заполните несколько ячеек открывшегося листа.

2. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 3.9.

3. В левой панели окна щелкните на кнопке Мои документы (My Documents). В основном списке окна появится содержимое этой папки. Предположим, что вы только что начали работать над новым проектом и хотите, чтобы все относящиеся к нему файлы хранились в отдельной папке, но забыли создать такую папку заранее. Что же делать?

Рис. 3.9. Диалоговое окно сохранения документа

4. На панели инструментов окна щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder).

Новое в Office

Описанные здесь приемы управления папками и файлами в равной степени относятся к диалоговым окнам открытия документа, вставки объекта и другим диалоговым окнам, открываемым в приложениях пакета Office 2007 и предназначенным для выбора файла.

5. В открывшемся диалоговом окне введите имя папки Новый проект и щелкните на кнопке ОК. Новая папка будет добавлена в текущую папку Мои документы (My Documents) и сразу откроется в диалоговом окне Сохранение документа (Save As).

6. Чтобы вернуться в папку Мои документы (My Documents), на панели инструментов окна щелкните на кнопке со стрелкой влево. Эта кнопка позволяет возвращаться назад в те папки, которые недавно открывались в окне выбора файла. В папке Мои документы (My Documents), показанной на рис. 3.10, есть файл с непонятным названием Книгаl.xls. Если файл был создан недавно, вы, вероятно, еще помните, что в нем хранится. Полезно отразить это в названии документа.

7. Щелчком выделите значок KHHral.xls.

8. Щелкните на кнопке Сервис (Tools).

9. Выберите в раскрывшемся меню команду Переименовать (Rename). Название значка выделится, и вы сможете дать файлу новое имя или изменить существующее.

Рис. 3.10. Меню сервисных инструментов

Другие команды этого подменю выполняют следующие операции:

• Удалить (Delete) – удаляет выделенный файл;

• Печать (Print) – печатает выделенный документ на стандартном принтере;

• Подключить сетевой диск (Map Network Drive) – подключает диск другого локального компьютера к файловой системе Windows;

• Свойства (Properties) – открывает диалоговое окно свойств выделенного объекта (файла или папки);

• Параметры веб-документа (Web Options) – открывает диалоговое окно параметров веб-документов;

• Общие параметры (General Options) – позволяет настроить параметры диалогового окна сохранения документа;

• Сжать рисунки (Compress Pictures) – позволяет настроить параметры сжатия рисунков при сохранении документа.

Новое в Office

Теперь можно сократить объем памяти, занимаемый рисунками из файла документа. Вы можете сжать рисунки и удалить обрезанные области рисунков, а также изменить разрешение рисунка.

10. Если оказалось, что какой-либо файл больше не нужен, выделите его в списке диалогового окна и нажмите клавишу Delete. Файл будет перемещен в корзину.

Совет

Чтобы стереть файл в обход корзины, при выполнении операции удаления в любом окне интерфейса Windows или приложения Office удерживайте клавишу Shift. Имейте в виду, что документ, удаленный в обход корзины, восстановить невозможно!

11. Чтобы получить доступ к файлам, доступным через сетевое окружение, щелкните в левой панели окна сохранения файла на кнопке Сетевое окружение (My Network Places).

12. Для добавления папки удаленного ресурса щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder). Откроется окно мастера добавления в сетевое окружение. Далее следуйте указаниям мастера.

Меню Пуск (Start) раскрывается щелчком на одноименной кнопке Пуск и обеспечивает доступ ко всем основным инструментам и приложениям компьютера. При установке Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) меню Пуск (Start) появляются два пункта: Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), кроме того, добавляется подменю, содержащее ярлыки приложений Office 2007.

Упражнение 5. Создание документа Office

В этом упражнении вы изучите еще два способа создания документов Office.

1. Откройте меню Пуск (Start) и в подменю Все программы (All Programs) выберите пункт Создать документ Office (New Office Document). Откроется одноименное диалоговое окно, показанное на рис. 3.11.

Примечание

Если у вас после установки Office 2007 в подменю Все программы (All Programs) отсутствуют пункты Создать документ Office (New Office Document) и Открыть документ Office (Open Office Document), значит, вы не включили их вывод при установке пакета. Вы можете включить вывод этих пунктов с помощью программы установки Office 2007.

2. Вкладки этого окна содержат полный набор шаблонов и мастеров создания различных документов Office. Значки на вкладке Общие (General) позволяют запустить любое из шести приложений Office и открыть в нем пустой документ. Остальные вкладки содержат значки следующих объектов:

• Факсы (Faxes) – стандартные шаблоны факсимильных сообщений для Word;

• Презентации (Presentations) – презентации PowerPoint;

• Отчеты (Reports) – отчеты для Word;

• Письма (Letters) – шаблоны писем для Word;

• Резюме (Resumes) – шаблоны резюме для Word;

• Решения (Spreadsheet Solutions) – шаблоны электронных таблиц Excel;

• Другие документы (Other Documents) – дополнительные мастера и шаблоны документов.

Рис. 3.11. Окно создания документа Office

3. Откройте нужную вкладку, найдите подходящий шаблон или мастер и щелкните на его значке. В поле просмотра в правой части диалогового окна появится общий вид выбранного шаблона. Щелкните на кнопке ОК.

Активизация значка в окне Создать документ Office (New Office Document) автоматически запустит соответствующее приложение Office, в котором откроется документ, построенный на основе выбранного шаблона. Это диалоговое окно позволяет оперативно просмотреть имеющиеся шаблоны и подобрать подходящее решение для вашего проекта.

Есть и другой способ создания документов Office. Можно вообще не открывать программу Office, а создать необходимые файлы с помощью Windows. Это удобно, если вам нужно определить состав будущего проекта, распределить документы по папкам, дать им легко запоминающиеся названия, а затем поставить перед подчиненными задачи по заполнению созданных файлов необходимым содержанием.

4. Щелкните на пустом месте рабочего стола правой кнопкой мыши.

5. В контекстном меню выберите пункт Создать (New). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Создание документа Office

6. Чтобы добавить в папку или на рабочий стол презентацию PowerPoint, выберите команду Презентация Microsoft Office PowerPoint (Microsoft Office PowerPoint Presentation). Появится значок нового файла, название которого будет подсвечено.

7. В качестве имени введите текст Презентация. Для создания документа Word, электронной таблицы Excel или базы данных Access выбирайте соответствующие пункты того же подменю.

Упражнение 6. Рабочие документы в меню Пуск и подменю Все программы

Если вы постоянно работаете с одними и теми же документами или папками, бывает удобно разместить их ярлыки прямо в меню Пуск (Start). Тогда файлы будут под рукой в любой момент, даже когда рабочий стол закрыт многочисленными окнами приложений. Наиболее важные ярлыки можно поместить в верхнюю часть меню Пуск (Start). Для этого достаточно открыть папку, содержащую нужный документ, и перетащить его значок на кнопку Пуск (Start) панели задач.

1. Чтобы разместить в меню Пуск (Start) ярлык документа Текст, перетащите его значок с рабочего стола на кнопку Пуск (Start). В меню Пуск (Start) можно добавлять папки с документами и вложенными папками.

2. Щелкните на кнопке Пуск (Start) правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Проводник (Windows Explorer). Откроется окно проводника, в правой панели которого появится содержимое папки Главное меню (Main Menu) для текущего пользователя.

3. Щелкните на свободном пространстве правой панели проводника правой кнопкой мыши, как показано на рис. 3.13, и выберите в контекстном меню команду Создать → Папка (New → Folder).

Рис. 3.13. Папка Главное меню в окне проводника

4. В качестве названия введите текст Важные документы. В этой новой папке будут храниться ярлыки ваших документов.

5. Щелкните на свободном пространстве рабочего стола правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Создать → Папка (New → Folder).

6. Введите текст Текущий проект. Так будет называться новая папка.

7. Двойным щелчком на значке новой папки откройте ее окно.

8. Щелкните в этом окне правой кнопкой мыши и выберите команду Создать → Документ Microsoft Office Word (New → Microsoft Office Word Document). Назовите новый документ Отчет.

9. С помощью аналогичных действий создайте в той же папке еще два документа, чтобы она выглядела так, как показано на рис. 3.14.

10. Закройте окно папки Текущий проект. Теперь для облегчения доступа к документам Office нужно поместить их ярлыки в только что созданную папку Важные документы.

11. Правой кнопкой мыши перетащите значок папки Текущий проект в окно проводника на значок папки Важные документы.

12. В раскрывшемся контекстном меню выберите команду Создать ярлыки (Create Shortcut).

Рис. 3.14. Папка с документами Office

13. Повторяя шаги 11 и 12, создайте ярлык для файла Презентация. pptx, имеющегося на рабочем столе.

14. Закройте окно проводника.

В результате в подменю Все программы (All Programs) появится новая папка. Если навести на нее указатель мыши, откроется список помещенных в нее ярлыков (рис. 3.15). В новую папку можно добавлять ярлыки любых других папок и файлов.