Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Пришло время проверить, насколько хорошо вы усвоили материал этого занятия.

1. Создайте новый шаблон на основе шаблона Herc.dotx.

Как в диалоговом окне создания документа вывести список шаблонов с дополнительной информацией о файлах?

2. Переключитесь в режим структуры и введите несколько заголовков первого уровня, которые соответствуют стандартным разделам шаблона, предназначенного, например, для оформления ежемесячных отчетов отделов компании.

Подумайте, как с помощью вкладки Структура (Outlining) убрать оформление заголовков разделов и вместить в окно больше текста?

3. Переключитесь в режим черновика и введите в разделы шаблона пояснительный текст, указывающий на то, какая информация должна размещаться в каждом разделе.

4. В режиме разметки страниц добавьте нумерацию страниц. Установите ширину левого поля страницы 4 см, а правого – 3 см.

Для переплета отчетов необходимо добавить в верхней части страницы дополнительное поле в 2 см. Как это сделать?

5. Распечатайте новый шаблон и сохраните его в папке Мои документы (My Documents).

Теперь вы умеете создавать сложные текстовые документы с помощью шаблонов Word, а также разрабатывать собственные шаблоны. Вы можете редактировать документ в одном из пяти режимов просмотра, разрабатывать общую структуру документа, настраивать параметры страницы и перемещаться по тексту с помощью схемы документа.

После создания структуры документа и ввода текста следует побеспокоиться о внешнем виде текста. Конечно, главным является смысловое наполнение документа, но грамотное форматирование и выделение ключевых фраз облегчает чтение и способствует пониманию смысла написанного. Следующее занятие посвящено вопросам форматирования текста.

Занятие 6
Оформление документа

На этом занятии рассказывается об инструментах Word, позволяющих форматировать текст и придавать документу необходимое оформление. Вы познакомитесь со следующими операциями и элементами форматирования:

• настройка отступов и интервалов;

• табуляция;

• маркированные и нумерованные списки;

• ввод текста в несколько колонок;

• выбор начертания и размера шрифта;

• стиль;

• линии и фигуры;

• библиотека Clip Art.

Microsoft Office Word 2007 помогает создавать профессионально оформленные документы. Широкие возможности оформления абзацев и шрифтов, использования стилей и добавления графических объектов позволяют быстро и легко форматировать документы.

Простейшие текстовые редакторы, подобные Блокноту (Notepad), не отслеживают смысловую логику документа. В них основной структурной единицей является символ. В текстовых процессорах, к которым относится и Word, в качестве элементарного структурного блока рассматривается абзац. Word полагает, что содержимое абзаца является связным текстом и программа сама расставляет буквы и слова внутри абзаца наилучшим образом в соответствии с назначенными пользователем правилами форматирования. В результате в процессе редактирования документа отпадает необходимость в корректировке длины строк, выделении заголовков специальным шрифтом, добавлении маркеров списков и отступов «красной строки». Редактор Word сам заботится о правильном оформлении. Вам нужно лишь указать правила, в соответствии с которыми должен форматироваться документ.

Упражнение 1. Отступы, интервалы и табуляции

Конфигурация абзаца характеризуется отступами сверху и снизу, интервалами слева и справа, межстрочным интервалом, отступом первой строки, режимом выравнивания текста по ширине страницы и некоторыми другими параметрами. Давайте изучим приемы настройки этих параметров.

1. Запустите Word и в автоматически открывшемся новом документе наберите несколько десятков слов, например, введите текст любого абзаца этой книги. Обратите внимание, что по достижении правого края страницы текст автоматически переносится на следующую строку.

2. Окончив ввод абзаца, нажмите клавишу Enter. Текстовый курсор переместится на новую строку, обозначив этим конец текущего абзаца и подготовив текстовый процессор для ввода следующего.

3. Введите еще несколько абзацев.

4. Проверьте, включен ли режим Разметка страницы (Print Layout), позволяющий видеть точное форматирование текста. (На протяжении всего занятия используйте именно этот режим просмотра документа.)

5. Если на экране не видно вертикальной и горизонтальной линеек, включите режим их отображения командой Вид → Показать или скрыть → Линейка (View → Show/Hide → Ruler). После этого окно Word должно выглядеть примерно так, как показано на рис. 6.1. Чтобы задать расстояния от границ левого и правого полей страницы до абзацев некоторого блока текста, нужно настроить отступы блока. При изменении ширины полей страницы размеры абзацев модифицируются таким образом, чтобы отступы от краев полей оставались неизменными. Для настройки отступов блока текста необходимо сначала выделить этот текст. Если требуется модифицировать параметры только одного абзаца, достаточно просто поместить в него текстовый курсор.

6. Выделите второй и третий абзацы.

7. В левой части горизонтальной линейки найдите треугольный маркер Отступ первой строки (First Line Indent), вершина которого направлена вниз, захватите его мышью и перетащите вправо на 3 см. Перемещением этого маркера можно изменять положение начала первых строк выделенных абзацев, не изменяя отступов остального текста. Заметьте, что первая строка может начинаться как правее (отступ), так и левее (выступ) основного текста.

8. Перетащите вправо на 1 см маркер Выступ (Hanging Indent), имеющий форму треугольника, вершина которого направлена вверх. Изменится левый отступ тела абзацев, но отступ первых строк останется прежним.

9. В левой части горизонтальной линейки есть еще один маркер, имеющий форму прямоугольника, – Отступ слева (Left Indent). Перетащите его вправо на 1 см. Вы увидите, что перемещение этого маркера равносильно синхронному сдвигу маркеров Отступ первой строки (Line Indent) и Выступ (Hanging Indent) на одинаковое расстояние, то есть приводит к смещению левого края абзаца относительно поля страницы.

10. Щелкните на тексте второго абзаца, сняв выделение блока текста и поместив курсор в тело этого абзаца.

Рис. 6.1. Четыре абзаца и линейки в режиме разметки страниц

11. Перетащите влево на 4 см маркер Отступ справа (Right Indent), расположенный в правой части горизонтальной линейки. Он задает положение правого края абзаца.

После всех проделанных операций текст должен выглядеть так, как показано на рис. 6.2.

12. Щелкните на кнопке По центру (Center) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home).

13. Выделите третий абзац и щелкните на кнопке По правому краю (Align Right) той же группы.

14. Щелкните на четвертом абзаце, а затем – на кнопке По ширине (Justify). В результате четыре абзаца продемонстрируют четыре режима выравнивания текста (рис. 6.3).

Рис. 6.2. Настройка отступов

Рис. 6.3. Режимы выравнивания

15. Выделите второй, третий и четвертый абзацы и щелкните на кнопке открытия диалогового окна Абзац (Paragraph). Вкладка Отступы и интервалы (Indents And Spacing) этого окна (рис. 6.4) позволяет задавать отступы абзаца и режим выравнивания, которые мы настраивали с помощью горизонтальной линейки и кнопок группы Абзац (Paragraph). Раздел Интервал (Spacing) той же вкладки позволяет задать интервал между строками внутри абзаца и расстояние между абзацами.

Рис. 6.4. Диалоговое окно задания параметров абзаца

16. Введите в счетчик Перед (Before) число 6.

17. В списке Междустрочный (Line Spacing) выберите пункт 1,5 строки (1,5 lines).

18. Щелкните на кнопке ОК. Интервалы в трех выделенных абзацах изменятся и станут такими, как показано на рис. 6.5.

Обратите внимание, что область Образец (Preview) диалогового окна Абзац (Paragraph) позволяет оценить влияние введенных параметров на вид текущего абзаца еще до окончательного применения выбранных значений к тексту документа.

19. Сохраните документ, он пригодится вам в следующих упражнениях.

Рис. 6.5. Настройка интервалов

Упражнение 2. Списки и колонки

Word позволяет последовательно нумеровать абзацы или выделять их с помощью разнообразных маркеров, размещаемых слева от первых строк абзацев. Для изучения маркированных и нумерованных списков воспользуемся документом, созданным в предыдущем упражнении.

1. Нажатием клавиш Ctrl+A выделите весь текст.

2. Чтобы вернуть всем абзацам оформление, свойственное стилю Обычный (Normal), выберите соответствующий стиль в группе Стили (Styles) вкладки Главная (Home).

Рис. 6.6. Списки

3. Щелкните на кнопке Нумерация (Numbering) в группе Абзац (Paragraph) той же вкладки. Абзацы будут пронумерованы последовательными числами.

4. Поместите курсор в конец второго абзаца и нажмите клавишу Enter. Новому абзацу автоматически будет присвоен номер 3, а номера последующих абзацев изменятся так, чтобы сохранилась непрерывная последовательность чисел.

5. Выделите второй абзац, затем щелкните на кнопке Маркеры (Bullets) в группе Абзац (Paragraph). Номер выделенного абзаца заменится маркером. Заметьте, что при этом остальные абзацы снова будут перенумерованы (рис. 6.6).

6. Word предлагает пользователям разнообразные типы нумерации и значки маркеров. Чтобы оформить фрагмент текста по своему вкусу, выделите его и щелкните на стрелке рядом с кнопкой Маркеры (Bullets) в группе Абзац (Paragraph). Раскрывшийся список позволяет выбрать для выделенных абзацев форму маркера (рис. 6.7). Для этого достаточно щелкнуть на прямоугольном образце с маркером нужного типа. Щелчок на стрелке рядом с кнопкой Нумерация (Numbering) в той же группе дает возможность указать формат номеров. Щелчок на стрелке рядом с кнопкой Многоуровневый список (Multilevel List) вызывает окно с библиотекой многоуровневых списков.

Новое в Office

Чтобы увидеть, как будет выглядеть выделенный текст после выбора определенного маркера или типа нумерации, задержите указатель на кнопке с изображением этого маркера или списка.

Рис. 6.7. Выбор маркера

Совет

Чтобы убрать маркеры или нумерацию, выберите в раскрывающемся списке образец Нет (None).

В некоторых случаях текст документа необходимо разместить в несколько колонок. Чтобы преобразовать в такую форму готовый текст, выполните следующие действия.

7. Выделите первый и второй абзацы текста рабочего примера и щелкните на кнопке Колонки (Columns) вкладки Разметка страницы (Page Layout). В раскрывшемся списке щелкните на третьей строке. Теперь текст первых двух абзацев будет разбит на три колонки, как показано на рис. 6.8.

Рис. 6.8. Текст, расположенный в три колонки

Обратите внимание, что с помощью горизонтальной линейки можно по отдельности настраивать отступы каждой колонки (для этого нужно выделить соответствующий фрагмент текста) и интервалы между колонками.

8. Чтобы изменить параметры колонок, переместите курсор в текст одной из них и выберите команду Разметка страницы → Параметры страницы → Колонки Page Layout → Page Setup → Columns). В появившейся коллекции выберите команду Другие колонки (More Columns). В открывшемся диалоговом окне Колонки (Columns), которое показано на рис. 6.9, можно выбрать одну из пяти стандартных конфигураций колонок, задать число колонок, их ширину и расстояние между ними.

Примечание

Колонки видны в документе только в режимах разметки страницы и полноэкранного чтения. Во всех остальных режимах просмотра текст выводится в одну колонку, хотя параметры колонок при этом учитываются при печати такого документа в любом режиме просмотра.

Возможности оформления не ограничиваются настройкой абзацев. Word позволяет изменять размер, начертание, цвет и другие характеристики шрифта, которым набран текст документа. Для облегчения ввода текста и представления табличных данных можно воспользоваться табулированными отступами. Чтобы задать однотипное оформление нескольким абзацам одного или разных документов, можно настроить абзацные стили пользователя.

Рис. 6.9. Настройка параметров колонок

Упражнение 3. Выбор шрифта

Программа Word позволяет настраивать различные параметры символов. В этом упражнении мы коснемся лишь некоторых. Давайте рассмотрим кнопки, позволяющие быстро изменять начертание шрифта.

1. Чтобы отформатировать символы фрагмента текста, выделите его, а затем щелкните на одной из кнопок в группе Шрифт (Font) вкладки Главная (Home), перечисленных в табл. 6.1.

Таблица 6.1. Раскрывающиеся списки и кнопки форматирования символов

На рис. 6.10 показан пример текста, разные фрагменты которого отформатированы по-разному.

Рис. 6.10. Варианты форматирования текста

Новое в Office

При выделении текста появляется полупрозрачная мини-панель инструментов, которую удобно использовать для быстрого форматирования выделенных фрагментов.

2. Для получения доступа к дополнительным параметрам шрифта щелкните на кнопке открытия диалогового окна Шрифт (Font). Одноименная вкладка этого окна (рис. 6.11) позволяет выбрать шрифт, его размер, вариант начертания, режим и цвет подчеркивания. Здесь же есть несколько флажков, включающих те или иные режимы оформления.

Рис. 6.11. Выбор формата шрифта

Совет

Если изменить форматирование текста, не выделив предварительно ни одного фрагмента, то новый формат будет назначен тексту, вводимому в точке текстового курсора. Однако любое перемещение курсора до ввода первого символа отменит новый вариант настройки формата.

Вторая вкладка диалогового окна Шрифт (Font) дает возможность настраивать интервалы между буквами, смещение символов и кернинг.

Упражнение 4. Табуляция

Поля и отступы определяют общий вид документа и абзацев, а табуляции помогают размещать текст внутри абзаца. Позиции табуляции задают точки на горизонтальной линейке, по которым можно выравнивать текст. В этом упражнении с помощью табуляций строится небольшая таблица из двух строк.

1. Создайте новый документ Word.

2. Щелкните на горизонтальной линейке на отметке 2 см. На линейке появится значок табуляции (рис. 6.12).

3. Щелкните на отметках 5, 8 и 11 см, чтобы добавить еще три позиции табуляции.

4. Нажмите клавишу Tab и введите цифру 1. Текстовый курсор «перепрыгнет» в текущей строке вправо на позицию 2 см, где и появится введенная цифра.

5. Наберите цифры 2, 3 и 4, нажимая перед вводом каждой из них клавишу Tab.

Рис. 6.12. Табулированный текст

6. Нажмите клавишу Enter и введите еще четыре числа, предваряя каждое из них нажатием клавиши Tab. В документе появятся два столбца чисел, выровненных по размещенным ранее позициям табуляции, как показано на рис. 6.12.

7. Выделите две строки с числами и перетащите значок табуляции с отметки 8 см на отметку 7 см. Третий столбец таблицы сместится влево вслед за значком табуляции.

Нажатие клавиши Tab всегда перемещает текстовый курсор к следующей из установленных позиций табуляции, а сдвиг значка табуляции влечет смещение текста, привязанного к этой позиции. Таким образом можно строить небольшие таблички и задавать стандартные отступы. Word предлагает несколько режимов выравнивания текста по позициям табуляции. Чтобы выбрать нужный вариант, щелкайте на прямоугольнике режима табуляции в левой части горизонтальной линейки до тех пор, пока не появится нужный значок. После этого щелчком мыши разместите позицию табуляции на нужной отметке горизонтальной линейки. Значки разных типов табуляции и возможные режимы выравнивания перечислены в табл. 6.2.

Таблица 6.2. Типы табуляции

Совет

Чтобы удалить позицию табуляции, перетащите ее значок на поле режима табуляции или вниз на документ.

8. Не отменяя выделения строк, вызовите диалоговое окно Абзац (Paragraph), а в нем щелкните на кнопке Табуляция (Tabs). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 6.13.

Рис. 6.13. Диалоговое окно настройки табуляции

9. В списке Позиции табуляции (Tab Stop Position) щелкните на последней строке.

10. Щелкните на кнопке Удалить (Clear), чтобы убрать позицию табуляции, расположенную у отметки 11 см.

11. В поле ввода Позиции табуляции (Tab Stop Position) введите число 12.

12. В группе Выравнивание (Alignment) установите переключатель По правому краю (Right).

13. В группе Заполнитель (Leader) установите переключатель 2.

14. Щелкните на кнопке Установить (Set).

Примечание

Счетчик По умолчанию (Default Tab Stops) диалогового окна Табуляция (Tabs) задает расстояние между позициями табуляции, присутствующими по умолчанию правее самой правой позиции, установленной пользователем (см. рис. 6.12), а также по всей ширине документа при отсутствии принудительно настроенных позиций табуляции.

15. Закройте окно щелчком на кнопке ОК. После этого вместо табуляции у отметки 11 см (которая была установлена «на глаз») появится табуляция в позиции 12 см с выравниванием текста по правому краю и с заполнением пустого пространства перед табуляцией точками, как показано на рис. 6.14.

Рис. 6.14. Коррекция четвертой позиции табуляции

Упражнение 5. Стиль

Стиль – это именованное описание формата абзаца или символов текста. Вместо того чтобы вручную форматировать каждый абзац, можно задать стиль и настроить для него необходимые параметры. Затем таким стилем можно оформить любой блок текста, в результате параметры стиля будут перенесены на конкретный фрагмент документа.

Новое в Office

В Microsoft Office Word 2007 используются экспресс-стили – наборы стилей для совместного применения, дополняющие друг друга. Вам нужно лишь выбрать набор экспресс-стилей, соответствующий типу создаваемого документа, и в ходе работы применять эти стили, пользуясь удобной коллекцией экспресс-стилей, расположенной на вкладке Главная (Home).

Рис. 6.15. Окно стилей

По умолчанию Word присваивает тексту стиль Обычный (Normal). Все приемы форматирования текста, рассмотренные ранее на этом занятии, не влияли на этот стиль. Сейчас давайте сформируем два новых стиля и добавим их в коллекцию экспресс-стилей.

1. Создайте новый документ. На вкладке Главная (Home) щелкните на кнопке открытия диалогового окна Стили (Styles), показанного на рис. 6.15.

2. В окне представлен список стилей, используемых в документе. Наведите указатель мыши на один из них. Появится всплывающая подсказка с кратким описанием указанного стиля. Щелкните на стрелке рядом с выбранным стилем. Появится раскрывающийся список, содержащий доступные операции.

3. Щелкните на кнопке Создать стиль (New Style) в окне Стили (Styles), откроется диалоговое окно Создание стиля (Create New Style from Formatting), показанное на рис. 6.16.

4. В раскрывающемся списке Стиль (Style Туре) оставьте вариант Абзаца (Paragraph), так как сейчас нам нужен стиль для оформления абзаца.

Рис. 6.16. Создание нового стиля

5. В поле Имя (Name) введите название Красивый абзац.

6. В списке Основан на стиле (Style Based On) выберите пункт Обычный (Normal). В результате все параметры нового стиля будут соответствовать одноименным параметрам стиля Обычный (Normal), которые мы затем немного изменим.

7. Щелкните на кнопке Формат (Format) и в раскрывшемся меню выберите пункт Абзац (Paragraph). Откроется стандартное окно форматирования абзаца (см. рис. 6.4), с помощью которого в данной ситуации задаются параметры настраиваемого стиля.

8. Выберите режим выравнивания По ширине (Justified), введите для отступов абзаца слева и справа значение 1 см, для отступа первой строки – 2 см и для интервала перед абзацем – 6 пунктов. Затем щелкните два раза на кнопке ОК. Новый стиль появится в списке стилей диалогового окна Стили (Styles) и в коллекции экспресс-стилей вкладки Главная (Home).

9. Снова щелкните на кнопке Создать стиль (New Style).

10. В раскрывающемся списке Стиль (Style Туре) появившегося диалогового окна Создание стиля (Create New Style from Formatting) выберите пункт Знака (Character), чтобы создать новый символьный стиль.

11. В поле Имя (Name) введите название Крупный текст.

12. В списке Основаннастиле (Style Based On) выберите пункт Основнойшрифтабзаца (Default Paragraph Font).

13. Щелкните на кнопке Формат (Format) и в раскрывшемся меню выберите пункт Шрифт (Font).

Примечание

Меню кнопки Формат (Format) открывает доступ к любым параметрам абзаца или шрифта. Самостоятельно изучите остальные команды этого меню.

14. В открывшемся диалоговом окне форматирования шрифта (см. рис. 6.11) выберите шрифт Arial Суг, размер 20 пунктов, начертание Полужирный курсив (Bold Italic).

15. Два раза щелкните на кнопке ОК, а затем – на кнопке Close (Закрыть) в окне Стили (Styles). В результате документ будет содержать описания двух новых стилей, с помощью которых можно форматировать абзацы и фрагменты текста.

16. Введите несколько абзацев текста и выделите первые три.

17. В коллекции экспресс-стилей, расположенной в группе Стили (Styles) вкладки Главная (Home), выберите новый стиль Красивый абзац. Три выделенных абзаца окажутся оформленными в соответствии с только что созданным абзацным стилем.

18. Выделите несколько слов в первом абзаце и выберите в той же коллекции пункт Крупный текст. Выделенные слова изменятся в соответствии с новым символьным стилем.

19. Повторите эту операцию, выделяя слова второго и третьего абзацев (рис. 6.17).

Рис. 6.17. Оформление с помощью стилей

Новое в Office

Чтобы увидеть, как будет выглядеть текущий фрагмент текста после выбора определенного стиля, задержите указатель на кнопке с изображением этого стиля в коллекции экспресс-стилей.

Казалось бы, те же самые операции можно выполнить и с помощью обычных команд форматирования, но оформление текста с помощью стилей дает несколько преимуществ.

• Стиль способен хранить сложный вариант форматирования, который можно быстро назначить любому абзацу или фрагменту.

• Стиль можно поместить в шаблон, и его унаследуют все документы, созданные на основе этого шаблона.

• Изменив стиль, вы моментально измените вид всех фрагментов документа, оформленных в соответствии с этим стилем.

• Модифицировав стиль в шаблоне, вы сразу же измените вид всех фрагментов текста, отформатированных этим стилем во всех документах, основанных на скорректированном шаблоне. Чтобы этого добиться, для каждого из выбранных документов в диалоговом окне Шаблоны и надстройки (Templates And Add-ins) должен быть установлен флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles). Диалоговое окно Шаблоны и надстройки (Templates And Add-ins) можно вызвать, щелкнув на кнопке Office и в появившемся меню щелкнув на кнопке Параметры Word (Word Options). В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Надстройки (Add-ins), далее выберите в списке Управление (Manage) строку Шаблоны (Templates) и щелкните на кнопке Перейти (Go).

20. Чтобы почувствовать всю мощь шаблонов в действии, щелкните правой кнопкой мыши на пункте Красивый абзац в коллекции экспресс-стилей и в раскрывающемся списке выберите команду Изменить (Modify).

21. В диалоговом окне Изменение стиля (Modify Style) щелкните на кнопке Формат (Format), а затем выберите в раскрывшемся списке пункт Абзац (Paragraph).

22. В диалоговом окне Абзац (Paragraph) увеличьте отступы слева и справа до 2 см. Два раза щелкните на кнопке ОК.

Обратите внимание, что увеличились отступы у трех первых абзацев, которым был назначен стиль Красивый абзац. Аналогичным способом можно быстро скорректировать, например, размер шрифта фрагментов, выделенных стилем Крупный текст. Подумайте, сколько бы времени ушло на такое изменение оформления стандартными средствами, если бы потребовалось модифицировать несколько абзацев, разбросанных по многостраничному документу.

Подготовив специальные стили для определенных элементов текста (например, для подрисуночных подписей), вы сможете настраивать формат всех подписей простой корректировкой соответствующего стиля. С помощью стилей можно выполнить любое форматирование текста. При отсутствии достаточного опыта такой подход потребует дополнительных затрат времени, но, научившись изменять оформление документов путем манипуляций со стилями, вы сможете экономить многие часы.