Текст книги "Office 2007: самоучитель"

В процессе выделения текста с помощью мыши рядом с выделяемым текстом появляется панель инструментов с кнопками вызова основных команд для работы с текстом. Эта панель называется мини-панелью. Она является полупрозрачной и теряет прозрачность только при наведении на нее указателя мыши. Если вывести указатель за ее пределы, мини-панель медленно исчезает.

Мини-панель присутствует во всех рассматриваемых нами приложениях Office.

Новое в Office

Мини-панель появилась только в версии Microsoft Office 2007.

Упражнение 11. Работа с мини-панелью

Мини-панель позволяет быстро задать форматирование при выделении текста мышью.

1. Откройте какой-нибудь документ Word с текстом (например, документ Геркулес).

2. Выделите несколько слов с помощью мыши. Появится полупрозрачная мини-панель.

3. Наведите на нее указатель мыши. Мини-панель станет непрозрачной (рис. 4.30).

4. Щелкните на кнопке Полужирный (Bold). К выделенному тексту будет применено полужирное начертание.

Рис. 4.30. Мини-панель, появляющаяся при выделении текста

Методы работы со справочной системой Microsoft Office 2007 одинаковы для всех рассматриваемых нами приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником или справочником.

Новое в Office

В новой версии пакета разработчики решили окончательно отказаться от Помощника Office.

Упражнение 12. Получение справки

В этом упражнении мы не будем рассматривать вопросы поиска справочной информации в Интернете. Навигация по веб-страницам – это отдельная большая тема. Давайте посмотрим, что скажет справочная система Office о буфере обмена.

1. Запустите Microsoft Office Excel и нажмите клавишу F1 или щелкните на кнопке Справка: Microsoft Office Excel (Help: Microsoft Office Excel), которая расположена в правой части окна.

2. Появится окно Справка: Excel (Excel Help), показанное на рис. 4.31. В поле, расположенном в верхней части окна справочной системы, введите слова Буфер обмена и нажмите клавишу Enter.

Совет

Если окно появится не развернутым на весь экран, то щелкните на кнопке Развернуть (Maximize).

3. В окне справочной системы появятся результаты поиска (рис. 4.32). Среди этих результатов будут перечислены разделы, в которых упоминается буфер обмена.

Рис. 4.31. Окно справочной системы Excel

Рис. 4.32. Результаты поиска

4. Выберем пункт Копирование и вставка нескольких элементов с использованием буфера обмена.

5. В окне справочной системы будет отображено содержание выбранного нами раздела справки (рис. 4.33).

Рис. 4.33. Окно справочной системы Excel

Обратите внимание, что в верхней части окна справочной системы имеется панель инструментов с кнопками.

6. Щелкните на кнопке Печать (Print). Появится диалоговое окно, в котором вы сможете задать параметры печати и распечатать содержимое окна справочной системы.

Совет

С помощью кнопки Показать оглавление (Show Table of Contents) вы можете вызвать оглавление справочной системы.

Как мы уже говорили, интерфейс Outlook содержит как традиционные элементы интерфейса, такие как строка меню и панели инструментов, так и новые, вроде вкладок. Основное окно Outlook имеет традиционный интерфейс, почти не отличающийся от интерфейса предыдущей версии, а окна сообщений, задач, контактов и т. п. – новый интерфейс с вкладками.

Давайте рассмотрим составляющие интерфейса Outlook.

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам, доступным в основном меню приложения. Панели инструментов содержат кнопки, раскрывающиеся меню и другие элементы управления, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры.

Упражнение 13. Команды меню

Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения (рис. 4.34), подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд.

Рис. 4.34. Строка меню и раскрывающиеся списки команд

Однако по традиции строка главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.

1. Запустите Microsoft Office Outlook 2007 и щелкните на пункте Вид (View) строки меню программы.

2. Появится меню Вид (View). Наведите указатель мыши на пункт Панели инструментов (Toolbars). Раскроется подменю, как показано на рис. 4.34. Оформление пунктов меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.

• Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник, как в строке Панели инструментов (Toolbars) на рис. 4.34, значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.

• Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Панели инструментов → Настройка (Toolbars → Customize), открывает диалоговое окно, подобное показанному на рис. 4.35. Диалоговые окна широко распространены как в Office 2007, так и во многих других приложениях Windows. Они расширяют возможности любой программы, предоставляя средства для ввода данных и установки разнообразных параметров.

Рис. 4.35. Диалоговое окно Настройка

• Выбор команды без многоточия, например команды Копировать (Сору) меню Правка (Edit), приводит к ее немедленному исполнению.

• Некоторые пункты меню, например Строка состояния (Status Bar), играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка состояния), а слева от названия пункта появляется галочка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает галочку.

• Три пункта подменю Список дел (To-Do Ваг) меню Вид (View) – Обычное (Normal), Свернуто (Minimized) и Отсутствует (Off) – пример группы из нескольких (в данном случае трех) переключателей. Щелкнув на таком пункте, можно установить один (и только один) режим из нескольких.

• В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация, например Ctrl+V для команды Правка → Вставить (Edit → Paste). С ее помощью можно быстро выполнить данную команду.

3. Потренируйтесь раскрывать подменю, выбирать команды, включать и выключать режимы.

Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. «Ухватите» ее мышью за расположенную слева вертикальную черту (она называется вешкой перемещения) и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис. 4.36), где меню выглядит как небольшое окно с заголовком.

Рис. 4.36. Перестановка меню и панелей инструментов

Упражнение 14. Панели инструментов

Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат кнопки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному.

1. Запустите Microsoft Office Outlook 2007.

2. В появившемся окне Microsoft Office Outlook 2007 щелкните на кнопке Контакты (Contacts) в области переходов (рис 4.37).

Рис. 4.37. Окно Outlook

3. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard), появится окно Контакт (Contact).

4. Закройте окно Контакт (Contact).

5. Щелкните на кнопке Печать (Print) той же панели инструментов. На этот раз откроется диалоговое окно, позволяющее распечатать контакты.

Примечание

Если панели инструментов Стандартная (Standard), Веб-узел (Web) и Дополнительно (Advanced) расположить в одной строке, многочисленные кнопки панелей просто не поместятся на экране.

Совет

Чтобы получить доступ к кнопкам, отсутствующим в данный момент на панели инструментов, щелкните на маленьком треугольнике в правой части панели, и недостающие кнопки появятся в раскрывающейся палитре.

6. Если на панели инструментов Дополнительно (Advanced) отсутствует кнопка Область чтения (Reading Pane), то щелкните на черном треугольнике в правой части панели инструментов Дополнительно (Advanced).

7. В появившейся палитре щелкните на кнопке Область чтения (Reading Pane). В правой части окна (по умолчанию) появится область чтения. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет область чтения. Обратите внимание, что теперь кнопка Область чтения (Reading Pane) переместилась в основную часть панели инструментов.

Примечание

В Microsoft Office кнопки панелей инструментов ведут себя «разумно». Если на экран не помещаются все кнопки, на панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные кнопки и другие элементы управления перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор элемента на дополнительной палитре возвращает его на основную панель.

8. Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, откройте меню Вид (View) и выберите пункт Панели инструментов (Toolbars). В появившемся подменю щелкните на названии той панели инструментов, которую нужно отобразить или скрыть.

Совет

Меню, позволяющее отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню.

9. Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Стандартная (Standard), щелкните на черном треугольнике в правой части панели.

10. В раскрывшемся меню щелкните на пункте Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons).

11. Щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Флажки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.

12. На панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на правой части кнопки Создать (New) с треугольником, направленным вниз (рис. 4.38).

13. Укажите на пункт Контакт (Contact). Как видно из рисунка, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.

Рис. 4.38. Меню в панели инструментов

14. На панели инструментов (как и на вкладке) могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Текущее представление (Current View) панели инструментов Дополнительно (Advanced) и выберите значение Адресные карточки (Address Card). Outlook переключится на представление контактов Адресные карточки (Address Card).

Давайте проверим, насколько хорошо вы освоили общие приемы работы с приложениями Office.

1. Запустите Access, откройте базу данных, созданную на втором занятии, затем откройте таблицу данных.

2. Щелчком на кнопке в левом верхнем углу таблицы выделите все данные.

Как с помощью кнопок вкладки выделить весь документ?

3. Скопируйте выделенные данные.

4. Создайте новый документ Excel и откройте второй лист книги Excel.

5. Вставьте в него скопированную таблицу данных.

6. Найдите в справочной системе Office страницы, описывающие тему вставки объектов.

Как вызвать справочную систему Office?

7. Откройте наиболее интересную из них и выведите ее на принтер.

Как распечатать текущую страницу справки?

8. Сохраните новый документ Excel.

9. Переключитесь в Access и удалите выделенные данные.

Как восстановить данные, удаленные из таблицы Access?

10. Закройте все приложения.

Это занятие завершает первую часть, в которой рассматривались общие черты приложений Office 2007 и взаимодействие этих программ с операционной системой Windows. Далее вы научитесь выполнять более сложные операции в конкретных программах. Не забывайте, что все шесть компонентов пакета Office тесно взаимосвязаны, поэтому многие приемы, описываемые при изучении одного приложения, можно реализовать и в других программах даже в тех случаях, когда нет явного указания на такую возможность. Действительно, иногда кажется, что проще описать различия программ Office, чем перечислить все их общие черты.

Следующая часть книги посвящена описанию Microsoft Office Word – одного из самых мощных текстовых процессоров.

Часть II
Word

Microsoft Office Word 2007 – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.

Занятие 5
Создание и разметка документа

На этом занятии вы познакомитесь с шаблонами документов, научитесь экспортировать файлы Word в формат HTML, изучите пять режимов просмотра документов, которые перечислены ниже:

• черновик;

• разметка страницы;

• веб-документ;

• структура;

• режим полноэкранного чтения.

Современную жизнь нельзя представить без текстовых документов в бумажном и электронном виде. Word 2007 – это современная версия популярного текстового процессора, позволяющая писать письма, форматировать тексты любой сложности, добавлять в них рисунки, формулы и графики и даже верстать целые книги. Сегодня формат документов Word стал общепризнанным. Вы можете отправить такой документ по электронной почте в любую точку земного шара и практически везде его смогут прочесть.

В первой части книги вы уже научились создавать и открывать простейшие документы Word. Сейчас пришло время познакомиться с шаблонами и мастерами, генерирующими стандартное содержание и общее оформление документов. Наличие такого предварительно настроенного документа облегчает процесс ввода конкретного текста.

Упражнение 1. Шаблоны

Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых, помимо текста и списка стилей, хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле. Однажды настроив шаблон, вы создаете на его основе несколько файлов, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word. Вспомните, что на предыдущих занятиях мы уже пользовались стандартными шаблонами Office, теперь давайте создадим собственный шаблон.

1. Откройте документ, созданный на первом занятии. Удалите из него весь текст, таблицу Excel и рисунок. На странице останется только надпись «Геркулес» и горизонтальная линия.

2. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Сохранить как → Шаблон Word (Save As → Word Template). Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Сохранение шаблона

3. В поле Имяфайла (File Name) введите слово Неге.

Примечание

По умолчанию устанавливается тип файла Шаблон Word (файл с расширением dotx). Можно также сохранить шаблон как Шаблон Word с поддержкой макросов (с расширением dotm) или Шаблон Word 97-2003 (с расширением dot).

4. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).

5. Выберите команду Office → Закрыть (Office → Close), чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.

6. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Office → Параметры Word (Office → Word Options).

7. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Дополнительно (Advanced) и щелкните на кнопке Расположение файлов (File Locations). В появившемся окне, показанном на рис. 5.2, хранится информация об именах некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов пользователя.

Рис. 5.2. Пути к служебным файлам

8. Щелкните на строке Шаблоны пользователя (User Templates).

9. Щелкните на кнопке Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.

10. В этом окне выберите нужную папку.

11. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь в окно Расположение файлов (File Locations), но теперь в строке Шаблоны пользователя (User Templates) будет выбранная вами папка.

12. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть данное окно.

Примечание

Мы не будем изменять папку, предлагаемую по умолчанию.

13. Теперь попробуем создать на базе построенного шаблона новый документ. Щелкните на кнопке Office, а затем выберите команду Создать (New). В разделе Шаблоны (Templates) щелкните на строке Мои шаблоны (My Templates). Значок шаблона Неге появился в диалоговом окне, показанном на рис. 5.3. Сюда кроме стандартных шаблонов выводятся значки всех файлов с расширением dot, dotx или dotm, записанных в папку с шаблонами пользователя.

Рис. 5.3. Выбор шаблона документа

14. С помощью переключателей в группе Создать (Create New) выберите тип создаваемого файла. Переключатель Документ (Document) соответствует созданию обычного текстового документа, а переключатель Шаблон (Template) позволяет создать новый шаблон.

15. Дважды щелкните на значке Неге. Откроется новый документ, в котором сразу появится большая надпись Геркулес, как показано на рис. 5.4. Теперь, пользуясь новым шаблоном, вы можете быстро добавлять такие надписи в начало каждого документа гипотетической компании «Геркулес», и все они будут точными копиями заголовка, хранящегося в шаблоне.

Следует заметить, что так называемый «Новый документ», который создается щелчком на кнопке Создать (Create) диалогового окна Создание документа (New Document), на самом деле тоже построен на основе шаблона. Этот шаблон записан в файле Normal.dotm. Шаблон Normal.dotm играет важную роль. Он определяет исходную конфигурацию Word, то есть вид и поведение программы при ее запуске.

Совет

Если вы обнаружили, что Word выглядит как-то странно или работает неверно, попробуйте закрыть программу и удалить файл Normal.dotm. При следующем запуске Word этот шаблон будет сгенерирован заново в соответствии со стандартной конфигурацией, заложенной в Word разработчиками программы.

Рис. 5.4. Документ, построенный на основе шаблона пользователя

Упражнение 2. Создание нового документа на основе шаблона

Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-узле Microsoft Office Online. При наличии подключения к Интернету щелкните на кнопке Office, выберите команду Создать (New) и затем выберите нужную категорию шаблонов.

Кроме этого можно использовать уже установленные шаблоны. Давайте детально познакомимся с процедурой создания нового файла на основе существующего шаблона профессионально оформленного резюме.

1. Щелкните на кнопке Office, выберите команду Создать (New) и затем щелкните на строке Установленные шаблоны (Installed Templates). В этом разделе выберите необходимый шаблон с резюме (рис. 5.5).

2. Щелкните на кнопке Создать (Create).

3. На экране появится документ, показанный на рис. 5.6. Данный документ содержит элементы управления содержимым, облегчающие составление резюме. Следуя пояснительному тексту, введите свои имя, адрес, телефоны и другую необходимую информацию.

Рис. 5.5. Выбор шаблона резюме

Рис. 5.6. Исходный документ с резюме

Новое в Office

При работе с шаблонами вы столкнетесь с элементами управления содержимым. В Office Word 2007 доступны следующие элементы управления содержимым: форматированный текст, обычный текст, рисунок, поле со списком и раскрывающийся список. Кроме того, добавлены два новых элемента управления – элемент выбор даты и коллекция стандартных блоков.

4. Сохраните это резюме в папке Мои документы (My Documents) под именем Резюме. Теперь вы умеете строить документы на базе шаблонов и наполнять их информацией. Однако иногда текст уже имеется в обычном текстовом ASCII-файле, например, полученном по электронной почте. Такой текст легко импортируется в Word, где его можно оформить с использованием мощных возможностей этого текстового редактора. Чтобы открыть ASCII-текст формата DOS, выполните следующие шаги.

5. Щелкните на кнопке Office и выберите команду Открыть (Open).

6. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files Of Types) диалогового окна Открытие документа (Open) выберите пункт Текстовые файлы (Text Files) или Все файлы (All Files).

7. Найдите текстовый файл и дважды щелкните на его значке. Откроется диалоговое окно Преобразование файла (Convert File), в котором отображается список возможных преобразований открываемого файла. Выберите пункт Кодированный текст (Encoded Text). Щелкните на кнопке ОК.

8. В появившемся диалоговом окне Преобразование файла (Convert File), показанном на рис. 5.7, в группе Кодировка текста (Convert File) установите переключатель MS-DOS (MS-DOS).

Рис. 5.7. Выбор варианта преобразования

Новое в Office

Если окно преобразования не появится, возможно, вы не сможете правильно настроить отображение русских букв. В этом случае щелкните на кнопке Office, далее – на кнопке Параметры Word (Word Options) и перейдите в раздел Дополнительно (Advanced). В группе Общие (General) установите флажок Подтверждать преобразование при открытии (Confirm File Format Conversion on Open), как показано на рис. 5.8. Затем повторите импорт текстового файла.

Рис. 5.8. Выбор команды подтверждения преобразования файла при открытии

9. Щелкните на кнопке ОК. Текст DOS будет преобразован. При импорте файлов другого формата выбирайте в диалоговом окне Преобразование файла (Convert File) нужный вариант преобразования.