Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Работа с клавиатурой

Вы можете выполнять команды, не только щелкая на кнопках, расположенных на вкладках, но и используя сочетания клавиш. В новой версии Microsoft Office сохранены старые сочетания клавиш для выполнения команд с помощью клавиатуры, а также добавлены новые. Причем для выполнения нужной команды удерживать все клавиши одновременно не всегда обязательно, сочетания клавиш, начинающиеся с клавиши Alt, можно нажимать поочередно.

Упражнение 2. Использование сочетаний клавиш

Использование сочетаний клавиш иногда позволяет существенно повысить скорость выполнения тех или иных действий по сравнению со скоростью выполнения этих же действий с помощью мыши.

1. Чтобы задать выравнивание абзаца по центру в Word, можно нажать последовательно следующие клавиши: Alt, Я, А, Р. Возможно, такой способ выполнения команд кому-то больше придется по душе, так как он вполне логичен и нагляден. Причем рядом с вкладками, кнопками и другими элементами управления после нажатия клавиши Alt появляются подсказки, как показано на рис. 4.15.

2. Задать выравнивание абзаца по центру можно также и другим способом (такой способ использовался в предыдущих версиях Microsoft Office) – нажав клавиши Ctrl+E.

Рис. 4.15. Подсказки при работе с клавиатурой

Совет

Узнать сочетание клавиш для выполнения той или иной команды можно с помощью подсказки, которая появляется при наведении указателя мыши на ту или иную кнопку вкладки или элемент коллекции.

Строка состояния

Во всех приложениях Microsoft Office (как и вообще в большинстве приложений Windows) в нижней части окна отображается строка состояния, в которой выводится различная информация. В Microsoft Office 2007 строка состояния претерпела некоторые изменения. Теперь надписи, отображающие различную информацию (страница и общее количество страниц, количество слов, язык), являются также и кнопками, с помощью которых можно вызывать различные диалоговые окна.

Новое в Office

В правой части строки состояния теперь находятся кнопки для переключения различных режимов просмотра документа (ранее они находились на горизонтальной полосе прокрутки), а также ползунок для изменения масштаба документа. Немного левее ползунка находится надпись, отображающая масштаб документа; щелчком на ней можно вызвать диалоговое окно Масштаб (Zoom).

Упражнение 3. Использование строки состояния

В строке состояния выводится различная полезная информация, кроме того, она позволяет выполнять некоторые действия, не обращаясь к элементам управления, расположенным на вкладках.

1. Переместите указатель мыши в нижнюю часть окна Word, где находится строка состояния, показанная на рис. 4.16. Щелкните на надписи Число слов (Words). Появится диалоговое окно Статистика (Word Count).

Рис. 4.16. Строка состояния

Чтобы изменить масштаб просмотра документа, достаточно перетащить ползунок Масштаб (Zoom) вправо или влево, соответственно увеличив или уменьшив масштаб.

2. Чтобы увеличить масштаб просмотра документа, щелкните на кнопке Увеличить (Zoom In), расположенной справа от ползунка Масштаб (Zoom).

3. Чтобы уменьшить масштаб просмотра документа, щелкните на кнопке Уменьшить (Zoom Out), расположенной слева от ползунка Масштаб (Zoom).

4. Щелкните на надписи Русский (в данной области строки состояния выводится текущий язык ввода, поэтому надпись может быть и другой). Появится диалоговое окно Язык (Language), в котором можно выбрать язык выделенного текста.

5. Щелкните на надписи Вставка (Insert), чтобы переключиться в режим ввода текста Замена (Overtype), в котором существующий текст при наборе заменяется новым по одному символу.

6. Щелкните на надписи Замена (Overtype), чтобы переключиться обратно в режим ввода текста Вставка (Insert).

В разных приложениях Microsoft Office информация, выводимая в строке состояния, будет различной, но такие элементы, как кнопки переключения режимов и ползунок для изменения масштаба просмотра документа, присутствуют в большинстве рассматриваемых нами приложений.

Совет

Вы можете сами настроить параметры строки состояния. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в строке состояния и в появившемся контекстном меню (рис. 4.17) включите или выключите режим вывода в строке состояния нужных элементов управления.

Рис. 4.17. Контекстное меню строки состояния

Кнопка Office и панель быстрого доступа

В верхнем левом углу окна Word (а также Excel, PowerPoint, Access и некоторых окон Outlook) находятся кнопка Office и панель быстрого доступа. На панели быстрого запуска расположены кнопки запуска команд, которые могут пригодиться в любое время работы с документом в любом режиме. По умолчанию на панели быстрого доступа присутствуют кнопки Сохранить (Save), Отменить (Undo) и Вернуть (Repeat). Панель быстрого доступа может быть дополнена любыми кнопками с любой вкладки.

Упражнение 4. Кнопка Office

Кнопка Office расположена в самом верхнем левом углу окна Microsoft Office Word и имеет логотип Microsoft Office. Меню, вызываемое кнопкой Office, отличается от привычного по предыдущим версиям пакета меню Файл (File). В левой части меню расположены собственно команды меню, а в правой находится список недавно использованных файлов.

Новое в Office

В новой версии Microsoft Office кнопка Office сменила меню Файл (File) предыдущих версий пакета.

1. Щелкните на кнопке Office, расположенной в левом верхнем углу окна Microsoft Word (рис. 4.18).

2. Появится меню Office, в котором расположены команды для выполнения основных действий с документами, таких как создание, сохранение, печать и других.

Примечание

Действия, которые выполняются с помощью команд, содержащихся в меню Office, в различных приложениях могут отличаться, но основные действия, такие как создание, сохранение и печать документов, присутствуют во всех рассматриваемых нами приложениях.

3. Щелкните, например, на команде Сохранить (Save), и документ будет сохранен.

4. В правой части меню Office находится список недавно открывавшихся документов. Чтобы открыть один из документов списка, просто щелкните на нем.

В правом нижнем углу меню Office в Word присутствует две кнопки: Параметры Word (Word Options) и Выход из Word (Exit Word).

5. Щелкните на кнопке Параметры Word (Word Options). Появится одноименное диалоговое окно, в котором вы сможете изменить различные параметры Word.

6. Щелкните на кнопке Выход из Word (Exit Word). Приложение будет закрыто.

Примечание

В меню Office приложений Excel, PowerPoint, Access кнопки Выход и Параметры также присутствуют.

Рис. 4.18. Меню, вызываемое кнопкой Office в Word

Упражнение 5. Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхнем левом углу окна приложения немного правее кнопки Office. Эта панель похожа на традиционные панели инструментов и по умолчанию содержит всего несколько кнопок, однако существует возможность разместить на этой панели любую из кнопок любой вкладки.

1. Создайте пустой документ Word и наберите в нем немного текста (достаточно одного предложения).

2. Чтобы сохранить документ, щелкните на кнопке Сохранить (Save) панели быстрого доступа (рис. 4.19). Документ будет сохранен.

3. Щелкните на кнопке Отменить (Undo), последнее выполненное действие будет отменено.

4. Щелкните на кнопке Повторить (Repeat), последнее выполненное действие будет повторено.

Хотя по умолчанию на панели быстрого доступа размещены три кнопки, вы можете добавлять или удалять кнопки по своему усмотрению. Добавить на панель быстрого доступа новую кнопку или удалить существующую несложно.

Рис. 4.19. Панель быстрого доступа

5. Щелкните на любой из кнопок вкладки правой кнопкой мыши.

6. В появившемся контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа (Add to Quick Access Tollbar).

7. Чтобы удалить кнопку с панели быстрого доступа, щелкните на ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Удалить с панели быстрого доступа (Remove from Quick Access Tollbar).

Совет

Вы можете добавить на панель быстрого доступа и любую команду меню Office. Добавляется команда меню Office аналогично добавлению кнопок вкладки – с помощью контекстного меню.

8. Вы можете добавить или удалить кнопку и другим способом. Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, расположенной в правой части панели быстрого доступа. В появившемся меню представлен набор кнопок, которые, по мнению разработчиков Office, используются чаще всего. Вы можете выбрать те кнопки, которые должны отображаться на панели быстрого доступа.

9. С помощью меню, вызываемого щелчком на указанной кнопке, можно поменять расположение панели быстрого доступа. Выберите в этом меню команду Разместить под лентой (Show Below the Ribbon), и панель быстрого доступа окажется ниже ленты.

Совет

Расположение панели быстрого доступа ниже ленты может быть удобно, если вы хотите расположить на панели быстрого доступа большое количество кнопок. При этом вы можете скрыть ленту и таким образом сделать интерфейс Office 2007 похожим на интерфейс приложений предыдущих версий Office.

Темы Office

В новой версии Microsoft Office появились темы Office, которые позволяют согласованно оформлять документы Microsoft Office Word 2007, рабочие книги Microsoft Office Excel 2007 и презентации Office PowerPoint 2007. Темы могут применяться также и к сообщениям Microsoft Office Outlook. Одним щелчком мыши вы можете задать различные параметры оформления документа.

Упражнение 6. Применение темы Office

Чтобы применить тему к документу Word, выполните следующие действия.

1. Откройте или создайте документ Word.

2. Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout).

3. В группе Темы (Themes) щелкните на кнопке Темы (Themes).

4. В появившейся коллекции (рис. 4.20) выберите подходящую тему для оформления документа, щелкнув на ней мышью. К документу будет применена выбранная тема.

Примечание

В Microsoft Office Excel получить доступ к темам можно на вкладке Разметка страницы (Page Layout) в группе Темы (Themes). В Microsoft Office PowerPoint задать нужную тему можно на вкладке Дизайн (Design) в группе Темы (Themes). В Microsoft Office Outlook тему для сообщения можно выбрать в окне Сообщение (Message) на вкладке Параметры (Options) в группе Темы (Themes).

Внимание!

Хотя список тем Office в различных приложениях может выглядеть по-разному, набор тем во всех приложениях, поддерживающих темы Office, одинаков.

Поиск и выделение объектов

Редактируя содержание документа, вы имеете дело с текстом, числами, графическими и другими объектами. Очень часто содержимое документа не помещается на экране целиком, и вам приходится листать его в поисках нужного материала. Чтобы отыскать определенный фрагмент в многостраничном документе, часто необходимы специальные инструменты Office.

Рис. 4.20. Коллекция тем Office в приложении Word

Упражнение 7. Прокрутка документа и поиск

В этом упражнении мы научимся перемещаться по документу и выполнять поиск определенных объектов.

1. В Word откройте документ Геркулес, созданный нами ранее.

2. Для перемещения вверх и вниз по документу щелкайте на стрелках полосы прокрутки (рис. 4.21) либо нажимайте клавиши Page Up и Page Down.

3. Для перехода на одну страницу вверх или вниз щелкайте на кнопках Предыдущая страница (Previous Page) или Следующая страница (Next Page).

4. Чтобы сместиться сразу на несколько страниц, перетаскивайте бегунок полосы прокрутки. При этом рядом с ним будет появляться номер страницы, определяемый текущим положением бегунка.

5. Если требуется найти в документе определенный текст, щелкните на кнопке Главная → Редактирование → Найти (Home → Editing → Find). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 4.22.

Рис. 4.21. Средства навигации

6. Введите в поле Найти (Find What) слово планируем.

7. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Word начнет просматривать документ, начиная от текущей позиции текстового курсора, найдет первое вхождение слова планируем и выделит его (см. рис. 4.22).

8. Чтобы возобновить поиск и обнаружить все вхождения слова планируем в документ, продолжайте щелкать на кнопке Найти далее (Find Next).

9. Отыскав нужные фрагменты, щелчком на кнопке Отмена (Cancel) закройте диалоговое окно поиска.

Мы рассмотрели приемы навигации и поиска на примере документа Word. Остальные приложения Office имеют сходные инструменты перемещения по документу. Диалоговые окна поиска варьируются в зависимости от специфики приложения, но приемы работы с ними сходны во всех программах Office.

Рис. 4.22. Окно поиска и найденный фрагмент

Примечание

Диалоговые окна, подобные окну поиска, можно оставлять открытыми и одновременно выполнять другие операции (в отличие от модальных диалоговых окон, блокирующих все остальные действия). Это позволяет редактировать найденные фрагменты, а затем оперативно продолжать поиск.

Упражнение 8. Выделение, удаление и замена

На первом занятии были рассмотрены простейшие приемы ввода текста. В реальной работе часто приходится переставлять целые слова, абзацы, страницы и блоки данных. Для выполнения подобных операций необходимо указать программе тот фрагмент, который нужно копировать или переместить, то есть выделить его.

1. Щелчком поместите курсор в начало выделяемого фрагмента (перед первой буквой выделяемого текста или перед выделяемым графическим объектом).

2. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимайте клавиши —>, 4– и Page Down до тех пор, пока не подсветится нужная часть документа.

3. Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите клавишу Delete. Чтобы заменить его другим текстом или рисунком, просто начните вводить новый текст или вставьте соответствующий рисунок. В момент ввода нового содержимого выделенный фрагмент автоматически удаляется. С помощью указанного алгоритма действительно можно выделить любой блок данных. Однако Office предлагает дополнительные приемы выделения, значительно убыстряющие работу. Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (в документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access или в электронном сообщении Outlook) пользуйтесь следующими приемами:

• чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;

• для выделения абзаца трижды щелкните на нем;

• чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и перетащите указатель мыши вниз;

• перетаскивая указатель по тексту, можно быстро выделить несколько слов;

• чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой объект, просто щелкните на нем.

Теперь потренируемся выделять блоки ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.

4. Запустите Access и откройте базу данных, созданную на втором занятии.

5. В области переходов два раза щелкните на кнопке Таблица данных: Таблица (Таблица данных: Table), а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы, показанное на рис. 4.23.

6. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.

7. Щелкните в любой ячейке второй строки.

8. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов.

Совет

В таблицах Word и PowerPoint нет кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует щелкать на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.

9. Чтобы выделить блок смежных ячеек, подсвеченный на рис. 4.23, щелкните в левой верхней ячейке блока.

10. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В результате будет выделен блок из нескольких ячеек.

В предыдущем упражнении вы познакомились с диалоговым окном поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, необходимо заменить в тексте большого документа часто встречающееся слово «изделия» словом «товары». Для этого достаточно выполнить следующие шаги.

11. Перейдите к документу Word, показанному на рис. 4.22, и щелкните на кнопке Главная → Редактирование → Заменить (Home → Editing → Replace). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 4.24.

Рис. 4.23. Выделение ячеек таблицы

Рис. 4.24. Диалоговое окно замены текста

12. В поле Найти (Find what) введите слово изделия.

13. В поле Заменить на (Replace with) введите товары.

14. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста изделия.

15. Чтобы заменить его словом товары, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент изделия.

16. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).

17. Если вы уверены, что нужно заменить абсолютно все вхождения текста изделия на товары, щелкните на кнопке Заменить все (Replace АН). Будьте внимательны, после этого в тексте не останется ни одного фрагмента текста изделия.

Вид диалогового окна замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.

Редактирование содержания

В предыдущих упражнениях вы научились отыскивать и выделять фрагменты документов. Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office 2007 и Windows ХР.

Упражнение 9. Вырезание, копирование и вставка

Операции вырезания, копирования и вставки используются настолько часто, что разработчики программ Office предоставили несколько способов их выполнения.

1. Запустите Word и откройте документ Геркулес.

Выделите второе и третье предложение, как показано на рис. 4.25.

2. Щелкните на кнопке Вырезать (Cut), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard). Выделенный текст исчезнет. Но не беспокойтесь, он просто переместился в буфер обмена, откуда его можно вставить в любое место документа и даже в окно другого приложения.

3. Щелчком мыши установите курсор правее таблицы и нажмите клавишу Enter.

4. На вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard) щелкните на верхней части кнопки Вставить (Paste). Вырезанный фрагмент появится ниже таблицы, как показано на рис. 4.26.

Примечание

Как мы уже говорили, некоторые кнопки в Microsoft Office, например кнопка Вставить (Paste), расположенная на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard), состоят из двух частей: верхней и нижней. При щелчке на верхней части кнопки выполняется команда, предлагаемая по умолчанию – для кнопки Вставить (Paste) это команда Вставить. При щелчке на нижней части кнопки с треугольником, направленным вершиной вниз, появляется меню с дополнительными командами.

Рис. 4.25. Вырезание фрагмента

Рис. 4.26. Кнопки редактирования содержания

5. Выделите весь текст, перетащив указатель мыши слева от него (см. рис. 4.26).

6. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши.

7. В появившемся контекстном меню выберите команду Копировать (Сору). Вид документа не изменится, однако выделенный блок попадет в буфер обмена.

8. Запустите Microsoft Office Outlook и щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard). Откроется окно нового сообщения.

9. Щелкните в области окна сообщения, предназначенной для набора текста (рис. 4.27).

10. Щелкните на кнопке Вставить (Insert), которая расположена на вкладке Сообщение (Message) в группе Буфер обмена (Clipboard) окна Сообщение (Message). Текст, скопированный из документа Word, будет вставлен в сообщение Outlook, как показано на рис. 4.27. После этого документ, подготовленный в Word, можно будет отправить адресату по электронной почте.

Рис. 4.27. Вставка текста в другое приложение

Таким образом, приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на вкладке Главная (Home) приложений Word, Excel, PowerPoint и Access, а также на вкладках окон Сообщение (Message), Контакт (Contact), Задача (Task) в Outlook. Также соответствующие команды имеются в контекстном меню выделенных объектов. Кроме того, те же команды можно выполнить нажатием следующих клавиатурных комбинаций:

• вырезать – Ctrl+X или Shift+ Delete;

• копировать – Ctrl+C или Ctrl+Insert;

• вставить – Ctrl+V или Shift+Insert.

Упражнение 10. Буфер обмена Office и отмена операций

Многочисленные пользователи Windows ХР давно отметили тот недостаток, что в буфере обмена может храниться только один фрагмент. До недавнего времени единственной возможностью одновременного хранения нескольких блоков данных было перетаскивание фрагментов на рабочий стол. Этот прием вы изучите на третьем занятии. Но работа с такими фрагментами неудобна, поскольку рабочий стол обычно скрыт за окнами приложений. Приложения Microsoft Office могут использовать буфер обмена с несколькими ячейками.

Примечание

Office 2007 предлагает пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов.

В Office 2007 буфер обмена оформлен в виде области задач. Чтобы использовать его возможности, выполните следующие шаги.

1. Переключитесь в документ Word, открытый в предыдущем упражнении, выделите первую строку и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Выделенный текст скопируется в буфер обмена.

2. Щелкните на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard). В окне документа слева появится область задач буфера обмена, показанная на рис. 4.28, в которой вы увидите скопированный фрагмент.

Рис. 4.28. Область задач буфера обмена

3. Выделите строку текста и щелкните на кнопке Главная → Буфер обмена → Копировать (Home → Clipboard → Сору). Выделенный фрагмент будет помещен в окне буфера обмена над первым фрагментом.

4. Запустите Microsoft Office Excel и введите в первые несколько ячеек числа в соответствии с рис. 4.29. Щелкните на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена (Clipboard) вкладки Главная (Home). В появившейся области задач буфера обмена будут присутствовать фрагменты, скопированные из документа Word.

Рис. 4.29. Буфер обмена Office 2007 в окне Excel

5. Щелкните на кнопке Start (Пуск) и выберите команду Все программы → Стандартные → Блокнот (All Programs → Accessories → Notepad).

6. В окне Блокнота введите текст Заголовок электронной таблицы.

7. Выделите слово таблицы и выберите команду Правка → Копировать (Edit → Сору).

8. Выберите команду Правка → Выделить все (Edit → Select АН), а затем нажмите клавиши Ctrl+X.

Эти операции должны были поместить в стандартный буфер обмена Windows сначала слово таблицы, а затем вырезать в него всю строку Заголовок электронной таблицы, заменив при этом предыдущее содержимое буфера. А что при этом происходит с буфером Office 2007?

9. Нажатием клавиш Alt+Tab переключитесь в окно Excel. Обратите внимание: в буфер обмена Office 2007 попали фрагменты приложения Windows, не входящего в пакет Office 2007. Таким образом, буфер обмена Office 2007 можно использовать для хранения нескольких фрагментов содержимого любого приложения Windows.

Примечание

Не спешите радоваться. К сожалению, вставлять фрагменты из буфера Office 2007 можно только в приложения Office 2007, но не в другие программы Windows ХР. Поэтому возможность хранения в буфере Office нескольких фрагментов из других программ Windows полезна только в тех случаях, когда планируется размещать эти фрагменты в документах Microsoft Office.

10. В окне Excel щелкните в ячейке B3 и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Панель буфера обмена расширится, содержимое ячейки B3 появится в верхней строке буфера обмена.

11. Щелкните в ячейке В4.

12. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке Еб.

13. Щелкните на кнопке Главная → Буфер обмена → Копировать (Home → Clipboard → Сору). После этого буфер обмена будет выглядеть так, как показано на рис. 4.29. Мы научились копировать и вырезать фрагменты в буфер обмена Office. Но это только полдела. Как же перенести данные обратно из буфера обмена в документ Office?

14. Щелкните в электронной таблице в ячейке А1.

15. В области задач Буфер обмена (Clipboard) щелкните на третьем значке. Надпись, вырезанная из блокнота, появится в Excel. Таким образом, чтобы вставить фрагмент из буфера обмена в точку курсора документа Office, достаточно просто щелкнуть на значке нужного фрагмента. Обратите внимание на значок вставки, появившийся рядом со вставленным фрагментом. Если вы задержите указатель мыши на этом значке, то в раскрывающемся списке можете выбрать один из предлагаемых параметров вставки:

• Сохранить исходное форматирование (Keep Source Formatting);

• Использовать конечную тему (Use Destination Theme);

• Использовать форматы конечных ячеек (Use Destination Formatting);

• Значения и форматы чисел (Values and Numbering Formatting);

• Сохранить ширину столбцов оригинала (Keep Source Column Widths);

• Только форматы (Formatting Only);

• Ссылки на ячейки (Link Cells).

16. Если вы ошиблись и вставили не тот фрагмент, просто нажмите клавиши Ctrl+Z. Все вернется к прежнему состоянию, и операцию вставки можно будет повторить. Нажатие клавиш Ctrl+Z, выполнение команды меню Правка → Отменить (Edit → Undo) или щелчок на кнопке Отменить (Undo) панели быстрого доступа приводят к отмене последней операции. Приложения Office поддерживают многоуровневую отмену, поэтому, нажимая Ctrl+Z, можно вернуться назад на несколько шагов.

17. Переключитесь в Word.

18. Выделите в документе надпись Геркулес и нажмите клавиши Ctrl+C.

19. Скопируйте в буфер обмена еще семнадцать фрагментов из Word и Excel. В результате будут заняты все ячейки буфера обмена. Что же произойдет, если скопировать еще один фрагмент? Попробуйте сделать это. Данная операция приведет к удалению из буфера обмена первого (самого старого) фрагмента.

20. Переключитесь в окно Word и щелкните на кнопке Office. В появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется новый документ.

21. В окне буфера обмена щелкните на кнопке Вставить все (Paste АН), как показано на рис. 4.28. Содержимое всех ячеек будет вставлено в документ Word последовательно друг за другом.

22. Если данные буфера обмена устарели, щелкните на кнопке Очистить все (Clear АН) в верхней части области буфера обмена. Все фрагменты будут удалены. Отдельный фрагмент может быть удален из буфера выбором команды Удалить (Delete) в раскрывающемся списке, который появляется, если щелкнуть на маленьком треугольнике справа от соответствующего фрагмента. Указанная операция очищает и буфер обмена Windows.

Осталось выяснить, как буфер обмена Office взаимодействует с буфером обмена Windows. Запомните два следующих правила:

• Если последней выполнялась команда вырезания или копирования, в буфер Windows запишется объект, вырезанный или скопированный этой операцией.

• Если последней выполнялась операция вставки не последнего фрагмента буфера обмена Office 2007, этот фрагмент оказывается в буфере обмена Windows.