Текст книги "Office 2007: самоучитель"

После создания необходимых документов и наполнения их содержанием возникает вопрос: «Что дальше?» С развитием локальных сетей и Интернета документы все чаще пересылаются заказчику или предоставляются на суд общественности и начальства в электронном виде. Тем не менее до сих пор огромное количество информации выводится на печать. Если же у вас (или у заказчика) нет локальной сети или электронной почты, сформированные документы часто приходится переносить на другой компьютер с помощью гибких дисков.

Рис. 3.15. Подменю Все программы с ярлыками документов

Упражнение 7. Запись файлов на гибкий диск

Чтобы записать документ Текст. doc на гибкий диск, выполните следующие шаги.

1. Щелкните на значке документа правой кнопкой мыши.

2. Выберите в контекстном меню команду Отправить (Send То). Раскроется подменю, показанное на рис. 3.16. Содержимое этого подменю определяется исходной конфигурацией операционной системы и может модифицироваться пользователем. Обычно подменю Отправить (Send То) содержит список дисков, папок, принтеров и других мест назначения, по которым часто рассылаются документы. Такое подменю доступно для любого файла, папки или группы выделенных значков. Оно ускоряет пересылку объектов.

3. Чтобы скопировать документ Текст. doc на гибкий диск, просто вставьте диск в дисковод и выберите в меню Отправить (Send То) пункт Диск 3,5 (А:) (3.5 Floppy А:), название которого может варьироваться в зависимости от конкретной конфигурации дисководов компьютера.

4. Если нужно записать на гибкий диск сразу несколько документов, щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы → Стандартные → Проводник (All Programs → Accessories → Windows Explorer).

5. В левой панели проводника найдите папку с вашими документами и щелкните на ее значке. Файлы этой папки появятся в правой панели проводника (рис. 3.17).

Рис. 3.16. Подменю Отправить

Рис. 3.17. Копирование группы файлов

Примечание

Проводник – основной инструмент операционной системы Windows ХР, предназначенный для управления файлами локальных и сетевых дисков. В левой панели проводника отображается дерево папок. Для раскрытия очередной ветви щелкните на значке «плюс» рядом с соответствующей папкой. Чтобы скрыть ветвь, щелкните на значке «минус». Щелчок на значке любой папки левой панели проводника выводит содержимое этой папки в правую панель.

6. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкайте по очереди на значках всех тех файлов, которые нужно записать на гибкий диск. Значки файлов по мере их выделения будут подсвечиваться.

Совет

Чтобы выделить несколько последовательно расположенных значков, щелкните на первом из них и, нажав клавишу Shift, щелкните на последнем значке. Эти два значка будут выделены вместе со всеми объектами, расположенными между ними.

7. Щелкните правой кнопкой мыши на любом из выделенных файлов.

8. Выберите в контекстном меню команду Копировать (Сору), как показано на рис. 3.17.

9. Правой кнопкой мыши щелкните в левой панели проводника на значке диска А и выберите в контекстном меню команду Вставить (Paste). Перед копированием файлов на гибкий диск нелишне будет проверить, достаточно ли на диске свободного места для новых файлов. Чтобы узнать объем свободного пространства гибкого диска, понадобится сделать еще два шага (не забыв перед этим вставить гибкий диск в дисковод).

10. На рабочем столе дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer).

Рис. 3.18. Окно свойств диска

11. В открывшемся окне папки Мой компьютер (My Computer) щелкните на значке диска А правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 3.18. В нем отображаются общий объем диска, размер свободного пространства и некоторые другие характеристики.

Совет

Чтобы освободить гибкий диск от ненужных файлов, щелкните на значке диска А в окне Мой компьютер (My Computer), описанным выше способом выделите файлы, которые следует удалить, и нажмите клавишу Delete. Имейте в виду, что удаляемые файлы гибких дисков не попадают в корзину и восстановить их невозможно.

Упражнение 8. Печать документа

На первом занятии вы уже изучили процедуру печати документа из окна приложения. Сейчас давайте попробуем вывести информацию на принтер, не открывая создавшую документ программу, а пользуясь исключительно возможностями операционной системы Windows. Для начала добавим на рабочий стол ярлык принтера.

1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите пункт Принтеры и факсы (Printers and Faxes).

Рис. 3.19. Папка принтеров

2. В открывшемся окне папки Принтеры и факсы (Printers and Faxes) щелкните правой кнопкой мыши на том принтере, который предполагается использовать чаще других (рис. 3.19).

3. В контекстном меню выберите команду Создать ярлык (Create Shortcut). Появится диалоговое окно, информирующее о невозможности создания ярлыка в папке Принтеры (Printers) и запрашивающее о необходимости добавления ярлыка на рабочий стол.

4. Щелкните на кнопке Да (Yes). Ярлык выбранного принтера появится на рабочем столе.

5. Закройте окно папки Принтеры (Printers).

6. Чтобы распечатать документ Текст. doc, просто перетащите его значок на вновь созданный ярлык принтера.

Подобные ярлыки можно создать сразу для нескольких локальных или сетевых принтеров, чтобы оперативно печатать документы на любом из них. (Можно иметь несколько значков одного принтера в разных папках.) С помощью аналогичных действий на рабочий стол можно добавлять значки дисков компьютера. Это позволит копировать файлы на гибкие, жесткие и сетевые диски простым перетаскиванием.

На этом занятии вы познакомились с некоторыми функциями операционной системы и инструментами Office, частично подменяющими системные инструменты Windows. Выполняя контрольное упражнение, проверьте, насколько хорошо вы усвоили материал занятия.

Ранее была рассмотрена методика печати документов путем перетаскивания значков файлов. Можно еще больше упростить процедуру печати. Давайте поместим ярлык принтера в подменю Отправить (Send То).

1. Щелкните на кнопке Пуск (Start) и выберите команду Все программы → Стандартные → Проводник (All Programs → Accessories → Windows Explorer).

2. Выведите в правую панель проводника содержимое папки SendTo, вложенной в папку Documents and Settings и вашу папку.

Как отобразить в окне проводника файлы указанной папки?

3. Скопируйте ярлык принтера в папку SendTo.

Как добавить значок принтера в папку SendTo?

4. Распечатайте документ Текст. doc с помощью команд контекстного меню.

Как распечатать файл с помощью контекстного меню?

5. Добавьте в подменю Отправить (Send То) ярлыки других принтеров или папок и потренируйтесь в работе с этим подменю.

Как упростить добавление новых пунктов в подменю Отправить (Send То)?

На этом занятии вы познакомились с приемами управления файлами из окон приложений Office 2007, научились пользоваться значками Windows и ярлыками принтеров. Теперь вы можете открыть, распечатать и переписать на гибкий диск нужный документ. Эта книга посвящена пакету Microsoft Office 2007, поэтому в ней затронуты только основные инструменты Windows.

На следующем занятии вы изучите элементы интерфейса окон приложений Office 2007, узнаете об особенностях интерфейса Microsoft Office Outlook 2007, о способах поиска, выделения и редактирования объектов, познакомитесь со справочной системой, помогающей решать возникающие вопросы.

Занятие 4
Общие черты приложений Office

Приложения Office 2007 объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают решение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего, и если научиться работать с одной из них, достаточно легко освоить остальные приложения пакета. На этом занятии рассматриваются следующие операции и компоненты:

• лента и вкладки;

• кнопка Office и панель быстрого доступа;

• навигация в пределах документа;

• редактирование содержания;

• буфер обмена Office 2007;

• справочная система;

• особенности интерфейса Outlook.

В отличие от нескольких предыдущих версий Office, в которых изменения в интерфейсе не были радикальными, в новой версии разработчики Office решились на достаточно серьезные изменения в интерфейсе большинства основных приложений Office. На смену строке меню и панелям инструментов пришли лента с вкладками, которые теперь выполняют функции и меню, и панелей инструментов, а меню, похожее на меню Файл (File) предыдущих версий Office, теперь вызывает кнопка Office. Появилась также панель быстрого доступа, на которую можно вывести наиболее часто используемые вами кнопки.

Компания Microsoft называет новый интерфейс «интерфейсом, ориентированным на результат». По мнению авторов, новый интерфейс действительно стал более интуитивным, наглядным и удобным, его освоение требует меньше времени, чем освоение традиционного интерфейса с меню и панелями инструментов. Новый интерфейс благодаря своей наглядности действительно позволяет достигать результатов в более короткие сроки.

Еще одной особенностью интерфейса Office 2007 по сравнению с предыдущей версией является более редкое использование областей задач. Теперь их функции часто выполняют вкладки ленты.

Следует, однако, отметить, что хотя изменения в интерфейсе коснулись всех рассматриваемых нами приложений, приложение Microsoft Office Outlook стоит особняком. В этом приложении вдобавок к традиционным меню и панелям инструментов появились новые элементы интерфейса, такие как лента с вкладками, панель быстрого доступа и кнопка Office. И хотя эта глава рассказывает об общем в Office, мы рассмотрим здесь и особенности интерфейса Outlook.

Давайте рассмотрим нововведения в интерфейсе на примере, наверное, самого часто используемого приложения – Word.

Когда вы первый раз увидите перед собой Office Word 2007, у вас могут появиться противоречивые ощущения: внешний вид приложения покажется вам одновременно знакомым и незнакомым. С одной стороны, вместо привычных строки меню и панелей инструментов вы увидите ленту, а с другой – многие кнопки на вкладках ленты напомнят вам кнопки на панелях инструментов прежних версий, их функции также схожи. В интерфейсе Word остались и такие элементы, как линейка, полосы прокрутки и строка состояния.

Давайте посмотрим на окно Microsoft Office Word 2007, показанное на рис. 4.1.

В верхней части окна вы видите ленту, в которой расположены вкладки с кнопками для выполнения команд, а также кнопка Office и панель быстрого доступа. Команды на вкладках сформированы в группы.

В Word присутствуют семь основных вкладок ленты, которые расположены там, где раньше располагалась строка меню. Рассмотрим кратко эти вкладки:

• Главная (Home) – эта вкладка предназначена для основных операций Word и состоит из пяти групп: Буферобмена (Clipboard), Шрифт (Font), Абзац (Paragraph), Стили (Styles), Редактирование (Editing).

• Вставка (Insert) – вставка в документ различных элементов, таких как автофигуры, страницы, таблицы, графические объекты (картинки, диаграммы), ссылки (гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки), верхние и нижние колонтитулы, текстовые элементы (объекты Word Art, надписи, поля, дата и время и т. д.), формулы и символы с помощью групп Иллюстрации (Shapes), Страницы (Pages), Таблицы (Tables), Рисунки (Illustrations), Ссылки (Links), Колонтитулы (Header & Footer), Текст (Text) и Символы (Symbols).

• Разметка страницы (Page Layout) – установки различных параметров разметки страницы. Состоит из 5 групп: Темы (Themes), Параметрыстраницы (Page Setup), Фонстраницы (Page Background), Абзац (Paragraph), Упорядочить (Arrange).

• Ссылки (References) – создание оглавления, сносок, индексов, подписей и т. д. Состоит из 6 групп: Оглавление (Table of Contents), Сноски (Footnotes), Ссылки и Список литературы (Citation & Bibliography), Названия (Captions), Предметный указатель (Index), Таблица ссылок (Table of Authorities).

Рис. 4.1. Окно Microsoft Word

• Рассылки (Mailing) – работа с электронной почтой. Состоит из пяти групп: Создать (Create), Начать слияние (Start Mail Merge), Составление документа и вставка полей (Write & Insert Fields), Просмотр результатов (Preview Results), Завершить (Finish).

• Рецензирование (Review) – рецензирование документов. Состоит из 6 групп: Правописание (Proofing), Примечания (Comments), Отслеживание (Tracking), Изменения (Changes), Сравнить (Compare), Защитить (Protect).

• View (Вид) – настройка режима просмотра документа. Состоит из 4 групп: Режим просмотра документа (Document Views), Показать или Скрыть (Show/Hide), Масштаб (Zoom), Окно (Window).

Упражнение 1. Работа с вкладками

Кнопки, находящиеся на вкладках ленты, позволяют выполнять различные, доступные в приложении команды щелчком на соответствующей кнопке. Вы также можете переключаться между вкладками ленты для доступа к нужным командам.

1. Запустите Microsoft Office Word 2007. Появится окно Word, по умолчанию после запуска на ленте отображается вкладка Главная (Home).

Примечание

На экране в каждый момент времени могут отображаться кнопки только одной вкладки.

2. Чтобы выбрать другую вкладку, необходимо щелкнуть на ее ярлычке. Выберите вкладку Вид (View), щелкнув на ее ярлычке. Эта вкладка отобразится на ленте (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Переключение на другую вкладку

3. Переключитесь обратно на вкладку Главная (Home), щелкнув на ее ярлычке.

4. Наберите в документе Word текст Просто текст.

5. Щелчок на кнопках, расположенных на вкладках, приводит к выполнению соответствующих команд. Например, щелкнув на кнопке Курсив (Italic), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), вы зададите для выделенного текста начертание курсивом (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Выделение текста курсивом

Вы наверное уже обратили внимание, что не все кнопки одинаковы. Некоторые кнопки состоят из двух частей. При щелчке на одной из частей выполняется действие, предлагаемое по умолчанию. Другая часть кнопки с треугольником, направленным вершиной вниз, вызывает меню с дополнительными командам. Примером такой кнопки является кнопка Вставить (Paste). Также обратите внимание, что эта кнопка может быть недоступна (недоступные в данный момент кнопки окрашены в черно-белые тона и при щелчке на них мышью не выполняется никаких действий).

Примечание

Кнопка Вставить (Paste) активна только в том случае, если буфер обмена содержит какие-либо данные. Далее будет более подробно рассказано о работе с буфером обмена.

Чтобы активизировать кнопку Вставить (Paste), скопируем в буфер обмена немного текста.

6. Щелкните левой кнопкой мыши на странице немного левее строки текста, при этом текст будет выделен.

7. Чтобы скопировать этот текст в буфер обмена, щелкните на кнопке Копировать (Сору), как показано на рис. 4.4. Эта кнопка находится на вкладке Главная (Home) в группе Буфер обмена (Clipboard).

8. Снимите выделение с текста, щелкнув в любом месте текста, и начните новый абзац, нажав клавишу Enter.

9. Щелкните на верхней части кнопки Вставить (Paste), выполнив команду вставки, предлагаемую по умолчанию.

10. Щелкните на нижней части кнопки Вставить (Paste) – появится меню с дополнительными командами.

Рис. 4.4. Кнопка Вставить

Помимо кнопок, на вкладках имеются и другие элементы интерфейса, в частности флажки. Флажки имеют два режима: включено и выключено. Примером такого элемента является флажок Линейка (Ruler), который включает и выключает режим отображения линейки в окне документа Word.

11. Перейдите на вкладку Вид (View), как показано на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Включение линейки

12. В группе Показать или скрыть (Show/Hide) щелкните на флажке Линейка (Ruler). Если линейка не отображалась на экране, то она появится, и, наоборот, если она отображалась, то будет скрыта. Часть кнопок отображает состояние, в котором находится тот или иной параметр.

13. Например, на вкладке Вид (View) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) вы можете с помощью соответствующих кнопок переключаться между режимами просмотра документа. Причем вы всегда можете видеть, в каком режиме просмотра документа сейчас работаете, так как кнопка активного режима отличается от других кнопок (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Кнопка активного режима слегка утоплена

На вкладках помимо кнопок могут быть расположены коллекции. Примером такой коллекции может служить коллекция стилей (рис. 4.7), расположенная на вкладке Главная (Home) в группе Стили (Styles).

Рис. 4.7. Коллекция стилей

14. Коллекция на вкладке отображается не целиком. Элементы коллекции обычно располагаются в несколько строк. Чтобы получить доступ к другой строке коллекции, щелкайте на кнопках полосы прокрутки, расположенных с правого края коллекции.

15. Чтобы развернуть коллекцию, щелкните на кнопке Дополнительные параметры (More). Коллекция будет отображена в развернутом виде (рис. 4.8). Обратите внимание, что в нижней части большинства коллекций отображаются дополнительные команды.

Рис. 4.8. Развернутая коллекция стилей

Примечание

Некоторые коллекции могут вообще не отображаться на вкладках, а появляться только при щелчке на соответствующей кнопке. Такие кнопки имеют значок в виде треугольника, направленного вершиной вниз. Примером является кнопка Титульная страница (Cover Page), расположенная на вкладке Вставка (Insert) в группе Страницы (Pages).

На вкладке могут располагаться также раскрывающиеся списки. Примером такого списка является список Размер шрифта (Font Size), расположенный на вкладке Главная (Home) в группе Шрифт (Font), как показано на рис. 4.9.

16. Чтобы раскрыть список с размерами шрифтов, щелкните на кнопке, расположенной в правой части списка.

17. Чтобы выбрать нужный размер, щелкните на соответствующем элементе списка.

Совет

Размер шрифта можно ввести непосредственно в поле списка.

18. В нижнем правом углу некоторых групп расположен значок, предназначенный для обращения к дополнительным инструментам, которые раньше вызывались через пункты меню. Например, при щелчке мышью на таком значке, расположенном в правом нижнем углу группы Font (Шрифт) вкладки Главная (Home), вы можете вызвать диалоговое окно Font (Шрифт), показанное на рис. 4.10.

Рис. 4.9. Список размеров шрифта

Рис. 4.10. Диалоговое окно Шрифт

При щелчке на таком значке в некоторых других случаях отображаются не диалоговые окна, а области задач.

19. Щелкните на аналогичном значке в группе Стили (Styles) вкладки Главная (Home). Появится область задач Стили (Styles), как показано на рис. 4.11.

Рис. 4.11. Область Стили

Совет

Узнать, что откроется при щелчке на значке, расположенном в правом нижнем углу группы, можно с помощью всплывающей подсказки.

20. Подведите указатель мыши к значку, расположенному в правом нижнем углу группы Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home), и через некоторое время вы увидите подсказку, показанную на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Эскиз диалогового окна Абзац

Новое в Office

Теперь подсказки стали намного более информативными и несут не только название команды, но и ее краткое описание, а также сочетание клавиш для выполнения данной команды с помощью клавиатуры. Многие подсказки, помимо описания команды, выводят еще и маленький эскиз окна или панели, как показано на рис. 4.12.

Если вы хотите освободить больше места для документа, с которым работаете, то можете скрыть ленту.

21. Щелкните правой кнопкой мыши на любом месте ленты.

22. В появившемся контекстном меню выберите команду Свернуть ленту (Minimize the Ribbon). Лента свернется и будет выглядеть так, как показано на рис. 4.13.

Рис. 4.13. Окно Word со свернутой лентой

23. Чтобы воспользоваться командами ленты в таком режиме, щелкните на ярлычке нужной вкладки, после чего эта вкладка появится на экране.

24. Чтобы воспользоваться какой-либо командой, щелкните на соответствующей кнопке. Если это кнопка, которая непосредственно выполняет команду, а не вызывает коллекцию или меню, то после щелчка будет выполнена соответствующая команда, а вкладка скроется. При щелчке на кнопке, вызывающей коллекцию или меню, вкладка будет скрыта после выбора элемента коллекции или команды меню.

25. Чтобы развернуть ленту повторно, выполните команду контекстного меню Свернуть ленту (Minimize the Ribbon) снова (эта команда работает как флажок). Некоторые вкладки появляются только в определенных режимах работы с документом.

26. Щелкните на кнопке WordArt, расположенной на вкладке Вставка (Insert) в группе Текст (Text).

27. В появившейся коллекции выберите нужный вариант, например первый по порядку.

28. В открывшемся диалоговом окне введите текст и щелкните на кнопке ОК.

29. На странице появится текст WordArt, а на ленте вы увидите дополнительную вкладку Формат (Format), на которой находятся инструменты для работы с объектами WordArt (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Вкладка для работы с объектами WordArt