Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Microsoft Word – мощный текстовый процессор. С его помощью можно не только отформатировать и красиво оформить многостраничный текст, но даже полностью сверстать небольшую книгу.

Рис. 2.3. Окна объектов базы данныхAccess

Упражнение 3. Окно Word

Давайте изучим структуру программы Word и ее документов.

1. Запустите Word и щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Создать (New). Откроется диалоговое окно Создание документа (New Document), показанное на рис. 2.4.

2. Вразделе Шаблоны (Templates) щелкните на пункте Установленныешаблоны (Installed Templates).

3. В списке Установленныешаблоны (Installed Templates) выберите вариант Современноерезюме (Origin Resume).

4. Щелкните на кнопке Создать (Create).

Появится документ, созданный на базе выбранного шаблона. Такие шаблоны позволяют автоматически наполнять новые документы заранее подготовленным стандартным содержанием и оформлением. Например, вы можете создать шаблон с логотипом фирмы и пользоваться им при подготовке официальных писем вашей фирмы.

Рис. 2.4. Диалоговое окно создания документа

5. После выполнения предыдущего шага документ открылся в режиме разметки страницы, который демонстрирует расположение текста на страницах. Чтобы перейти в обычный режим просмотра, выберите команду Вид → Режимы просмотра документа → Черновик (View → Document View → Draft). Результат показан на рис. 2.5.

6. Переключитесь обратно в режим разметки страницы, щелкнув на кнопке Вид → Режимы просмотра документа → Разметка страницы (View → Document View → Page Layout).

7. Установите флажок Линейка (Ruler) на вкладке Вид (View) в группе Показать или скрыть (Show/Hide). В результате будет отображена линейка.

Как вы видите, окно Word обладает всеми элементами текстового процессора. В заголовке выводится название документа. Вкладки ленты обеспечивают доступ к командам. Вкладки содержат кнопки, объединенные в группы. Строка состояния сообщает о количестве страниц и разделов в документе, обозначает текущее положение текстового курсора и содержит индикаторы некоторых режимов программы. Вертикальная полоса прокрутки обеспечивает быстрое перемещение по тексту документа вверх и вниз. Можно также включить режим вывода линейки, облегчающей выравнивание объектов.

Рис. 2.5. Окно Word в режиме Черновик

Упражнение 4. Структура документа

Поскольку программа Word предназначена для обработки текста, документ Word в основном состоит из символов, слов и абзацев. В обычном режиме просмотра текст не разбивается на страницы, однако его ширина ограничена шириной страницы, заданной для документа. Строки внутри абзаца переносятся автоматически, а нажатие клавиши Enter формирует переход к следующему абзацу. Помимо обычных букв, цифр и знаков, в тексте Word встречаются специальные управляющие непечатаемые символы (рис. 2.6).

1. Для вывода на экран непечатаемых символов щелкните на кнопке Отобразить все знаки (Show/Hide), находящейся на вкладке Главная (Home) в группе Абзац (Paragraph).

2. Чтобы получше рассмотреть документ, щелкните на кнопке Вид → Масштаб → По ширине страницы (View → Zoom → Page Width). После этого текст будет выглядеть так, как показано на рис. 2.6. Режим демонстрации непечатаемых символов облегчает разметку документа и позволяет разобраться в его структуре. Знаки конца ячейки говорят о том, что текст на рисунке оформлен в виде таблицы, хотя рамка этой таблицы невидима.

Рис. 2.6. Непечатаемые символы Word

3. Чтобы скрыть непечатаемые символы, повторно щелкните на кнопке Главная → Абзац → Отобразить все знаки (Home → Paragraph → Show/Hide). В документе Word всегда присутствует текстовый курсор, который отображается в виде вертикальной мерцающей черты. Ввод текста выполняется в точке расположения курсора. Перемещается курсор с помощью клавиш со стрелками или щелчком мыши. Word поддерживает два режима ввода символов. Если в строке состояния отображен индикатор Замена (Owertype), то вводимые символы замещают знаки, расположенные справа от курсора. Если отображен индикатор Вставка (Insert), символы добавляются в текст в точке курсора. Режимы замещения/вставки переключаются клавишей Insert.

Электронные таблицы служат для расчетов с использованием табличных данных, построения на их основе диаграмм и вывода полученной информации на печать в виде аккуратно оформленных листов с таблицами, заголовками и пояснительными надписями.

Упражнение 5. Лист Excel

Чтобы понять принципы построения документов Excel, которые называются рабочими книгами, давайте создадим простую электронную таблицу.

1. Запустите Excel. В окне этого приложения появится чистый лист с ячейками. В книге Excel может быть сколько угодно листов, расположенных на отдельных вкладках. При создании нового документа появляются три чистых листа, ярлычки которых видны в нижней части окна документа. Строки ячеек пронумерованы цифрами, а столбцы ячеек названы буквами английского алфавита. Любая ячейка имеет индивидуальный идентификатор, образующийся слиянием буквы столбца и цифры строки. Верхняя левая ячейка (ячейка А1) окружена рамкой. Эта рамка указывает на активную ячейку, в которую можно вводить данные. В верхней части окна Excel под панелью инструментов расположена строка формул для ввода данных или формул, на основе которых выполняются расчеты. Слева от строки формул демонстрируется номер активной ячейки.

Рис. 2.7. Лист Excel

2. Введите текст Тренировочная таблица, как показано на рис. 2.7, и два раза нажмите клавишу Enter.

3. Сместитесь на одну ячейку вправо. Для перемещения по ячейкам листа Excel пользуйтесь клавишами со стрелками, клавишами Enter и Tab либо просто щелкните на ячейке, содержимое которой нужно изменить.

4. Введите текст 1 квартал.

5. Сместитесь на одну ячейку вправо и введите текст 2 квартал.

6. Продолжайте ввод данных, пока таблица не станет такой, как показано на рис. 2.7.

Упражнение 6. Графическое представление информации

Теперь на основе введенных данных можно построить диаграмму. В Office имеется стандартный модуль для построения графиков и диаграмм, однако в Excel для этих целей имеется собственный модуль, возможности которого несколько шире.

1. Выделите ячейки в диапазоне от A3 до Е7. Для этого сначала щелкните на ячейке A3, затем нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке Е7.

2. Перейдите на вкладку Вставка (Insert), в группе Диаграммы (Charts) щелкните на кнопке Гистограмма (Column) и в появившейся коллекции выберите элемент Гистограмма с группировкой (Clustered Column).

Рис. 2.8. Лист Excel с диаграммой

На листе появится область диаграммы с диаграммой, построенной на основе выбранных вами данных.

Примечание

Также обратите внимание на появление трех дополнительных вкладок для работы с диаграммами. Мы рассмотрим их подробнее на занятиях, посвященных Excel.

3. Захватите сформированную диаграмму мышью и перетащите ее под таблицу данных, разместив так, как показано на рис. 2.8.

4. Чтобы распечатать полученный лист, щелкните на кнопке Office, в появившемся меню перейдите в подменю Печать (Print) и выберите в нем команду Быстрая печать (Quick Print).

Теперь вы познакомитесь с презентацией PowerPoint – современным инструментом представления различной информации. Презентация состоит из серии слайдов с определенным содержанием. Эти слайды можно распечатать на бумаге и пленке или показать их на большом экране в виде электронного слайд-шоу.

Упражнение 7. Презентация PowerPoint

Попробуем с помощью PowerPoint подготовить красочно оформленные материалы для доклада.

1. Выберите в меню Пуск (Start) команду Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office PowerPoint 2007).

2. Создадим презентацию на основе шаблона, поставляемого с Microsoft Office 2007. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).

3. В открывшемся диалоговом окне Создание презентации (New Presentation) в списке Шаблоны (Templates) выберите пункт Установленные шаблоны (Installed Templates), как показано на рис. 2.9.

4. В списке Установленные шаблоны (Installed Templates) выберите шаблон Рекламный буклет (Pitchbook).

5. Щелкните на кнопке Создать (Create). На экране появится презентация, (рис. 2.10). В левой части окна отображаются эскизы слайдов, в правой части – текущий слайд.

6. Чтобы последовательно просмотреть все слайды презентации, щелкните в расположенной справа области слайда, а затем для смены слайдов нажимайте клавиши Page Down и Page Up или щелкайте на кнопках полосы прокрутки. Презентации, создаваемые на основе шаблонов, уже наполнены определенным текстом и имеют привлекательный дизайн.

Рис. 2.9. Диалоговое окно создания презентации

Совет

Текст можно заменять и на самих слайдах. Если на слайде присутствует область, обведенная пунктирной рамкой, щелкните на ней. Она обозначает ту часть слайда, где должен размещаться текст. Служебная надпись, которая не отображается в содержании презентации, исчезнет, и вы сможете сразу ввести требуемую информацию. Такие рамки также называют местозаполнителями, они видны на первом слайде презентации.

7. Для замены стандартного текста своей информацией щелкайте на строках области содержания презентации, удаляйте текст, сгенерированный мастером, и вводите свой.

Упражнение 8. Электронное слайд-шоу

Если в вашем распоряжении есть большой дисплей или компьютерный проектор, электронную презентацию можно демонстрировать в большом конференц-зале. Такой способ проведения доклада дает много неоспоримых преимуществ. Вы можете украсить слайды разнообразными переходами, когда абзацы, строки или элементы диаграмм выводятся на экран поочередно как раз в тот момент, когда докладчик ссылается на них. Электронное слайд-шоу позволяет показать видеоролик и воспроизвести текст докладчика. В слайд-фильм можно внедрить документ другого приложения, например чертежи проекта, которые открываются в ходе презентации и демонстрируют вспомогательную информацию.

Рис. 2.10. Презентация PowerPoint

Чтобы добавить в слайд-фильм специальные эффекты, выполните следующие шаги.

1. Щелкните на кнопке Вид → Режимы просмотра презентации → Сортировщик слайдов (View → Presentation View → Slide Sorter). Режим сортировщика позволяет показать сразу все слайды (рис. 2.11). Данный режим удобен для перестановки слайдов и настройки переходов. В шаблоне могут быть уже назначены переходы всем слайдам, о чем говорят значки перехода, расположенные под слайдами. В нашем случае переходы не назначены.

Совет

В режим сортировщика слайдов можно перейти, щелкнув на кнопке Сортировщик слайдов (Slide Sorter), расположенной в правом нижнем углу окна презентации.

Рис. 2.11. Режим сортировщика слайдов

2. Перейдите на вкладку Анимация (Animations), как показано на рис. 2.12. В группе Переход к этому слайду (Transition to This Slide) вы можете выбрать эффект, который будет применяться при смене предыдущего слайда текущим.

3. Выделите мышью пятый слайд и в коллекции Дополнительные параметры (More) выберите элемент Появление снизу (Fly From Bottom).

4. Щелчком на кнопке Просмотр (Preview), расположенной в группе Просмотр (Preview), можно запустить выбранный эффект, а в раскрывающемся списке Скорость перехода (Transition Speed) установить скорость перехода.

5. Аналогичным способом назначьте шестому слайду анимацию Появление слева (Fly From Left).

6. Щелкните на четвертом слайде.

7. Выберите в списке пункт Наплыв вправо (Cover Right).

8. Для второго и третьего слайдов выберите соответственно эффекты Случайные вертикальные полосы (Random Bars Vertical) и Растворение (Dissolve).

9. Чтобы просмотреть слайд-шоу, щелкните на кнопке Показ слайдов → Начать показ слайдов → С начала (Slide Show → Start Slide Show → From Beginning). Для перехода к последующим слайдам нажимайте клавишу Enter. Для завершения демонстрации нажмите клавишу Esc.

Рис. 2.12. Коллекция эффектов для переходов между слайдами

Базы данных в чем-то похожи на электронные таблицы. Те и другие оперируют табличными данными. Но если электронные таблицы, как правило, служат для проведения расчетов, то основное предназначение баз данных – хранение больших массивов информации, их сортировка и поиск запрашиваемых данных. Программа Access – это интерактивная оболочка базы данных, позволяющая не только работать с информацией, но и оперативно изменять структуру таблиц, форм и отчетов.

Упражнение 9. База данных Access

Чтобы создать базу данных, выполните следующие шаги.

1. Запустите Microsoft Access и в открывшемся окне этого приложения (рис. 2.13) щелкните на элементе Новая база данных (Blank Database).

Рис. 2.13. Стартовое окно Microsoft Access

2. Щелкните на кнопке Создать (Create).

Примечание

В поле Имя файла (File Name) вы можете ввести имя файла базы данных. В нашем примере мы оставим имя базы данных, заданное по умолчанию.

3. Появится окно Access в режиме ввода данных в таблицу. Введите в ячейки открывшейся таблицы какие-нибудь данные. Для перемещения по клеткам пользуйтесь клавишами со стрелками. Пример небольшой таблицы показан на рис. 2.14.

Примечание

База данных состоит из однотипных записей. Такая запись содержит одно или несколько полей. Таблица является хранилищем записей. В таблице Access каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю свой столбец.

4. Щелчком на кнопке с косым крестом закройте окно таблицы.

Рис. 2.14. Создание таблицы путем ввода данных

5. При появлении запроса о необходимости сохранения модифицированной структуры таблицы щелкните на кнопке Да (Yes).

6. В текстовое поле открывшегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите имя таблицы, например Таблица данных, и щелкните на кнопке ОК.

Упражнение 10. Формы

Формы предназначены для ввода, изменения и просмотра записей базы данных. Формы позволяют отображать содержимое таблицы в отформатированном виде. Чтобы создать форму для таблицы, построенной в предыдущем упражнении, выполните следующие действия.

1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Другие формы (More Forms) и в появившейся коллекции выберите элемент Мастер форм (Form Wizard).

2. В появившемся первом окне мастера щелкните на кнопке >>, чтобы поместить в форму все поля таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).

3. Во втором окне мастера установите переключатель Выровненный (Justified) и щелкните на кнопке Далее (Next).

4. Еще раз щелкните на кнопке Далее (Next) и затем – на кнопке Готово (Finish). Появится окно формы с четырьмя полями, соответствующими столбцам таблицы данных (рис. 2.15). Одновременно значок новой формы появится в области переходов. С помощью формы можно просматривать, изменять и удалять информацию. Для перемещения по записям пользуйтесь кнопками в нижней части окна формы.

Рис. 2.15. Форма

5. Чтобы с помощью формы добавить в таблицу данных новую запись, щелкните в нижнем ряду на кнопке Новая (пустая) запись (New (blank) record).

6. Заполните четыре пустых поля согласно рис. 2.16.

7. Удалите только что созданную запись. Для этого щелкните на стрелке, расположенной в правой части кнопки Главная → Записи → Удалить (Home → Records → Delete), и в появившемся меню выберите команду Удалить запись (Delete record).

8. Закройте окно формы и на запрос о сохранении щелкните на кнопке Да (Yes).

Рис. 2.16. Добавление записи в таблицу

Упражнение 11. Отчеты

Отчеты предназначены для печати информации, хранящейся в базе данных. Чтобы распечатать таблицу, созданную в упражнении 9, выполните следующие шаги.

1. Перейдите на вкладку Создание (Create). В группе Отчеты (Reports) щелкните на кнопке Мастер отчетов (Report Wizard).

2. Чтобы поместить в отчет все поля, щелкните в первом окне мастера отчетов на кнопке >>, а затем – на кнопке Далее (Next).

3. Щелкните на кнопке Далее (Next) еще четыре раза, затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется окно предварительного просмотра отчета, показанное на рис. 2.17. Здесь можно проверить правильность оформления отчета.

4. Чтобы распечатать отчет, щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной в группе Печать (Print) появившейся вкладки Предварительный просмотр (Print Preview).

5. Закройте окно Access. Новые объекты и модифицированные данные автоматически заносятся в файл базы данных, поэтому нет необходимости вручную сохранять информацию. При закрытии программа Access автоматически запишет данные на жесткий диск.

Рис. 2.17. Отчет

Outlook выполняет множество полезных функций. Эта программа позволяет отправлять и получать электронную почту, планировать распорядок дня, составлять списки задач и контактов и даже управлять документами. Outlook не только грамотно структурирует работу с документами, но и может взять на себя планирование всех ваших дел.

Упражнение 12. Папки Outlook

Запустив Outlook, вы увидите окно, показанное на рис. 2.18. В левой части находится область переходов, которая отображает папки, входящие в активную на данный момент область, и кнопки для переключения областей, а также кнопки для изменения внешнего вида области переходов. Справа выводится содержимое выбранной папки. Каждая папка хранит информацию определенного типа, например входящие письма электронной почты или дневник событий.

Рис. 2.18. Окно Outlook 2007

Примечание

Не путайте папки Outlook с папками жесткого диска. Это совершенно разные объекты. Папка диска представляет собой каталог с файлами, а папка Outlook хранится внутри специальных файлов и доступна только из программы Outlook.

Давайте поближе познакомимся с папками Outlook.

1. Чтобы найти нужную папку, посмотрите на область переходов.

2. Найдите значок папки Календарь (Calendar).

3. Щелкните на этом значке. Окно Outlook будет выглядеть так, как показано на рис. 2.19.

4. Щелкните в календаре на завтрашнем дне.

5. В ежедневнике щелкните на графе 10:00 и введите текст Встреча с заказчиком. Теперь Outlook вовремя напомнит вам о запланированной встрече.

6. В панели переходов щелкните на значке Контакты (Contacts). Откроется папка контактов с информацией о поставщиках, клиентах и других людях и фирмах. Эта папка играет роль записной книжки.

Рис. 2.19. Календарь

7. Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов. Откроется окно нового контакта (рис. 2.20).

8. Введите фамилию, должность, телефоны и другие данные о человеке, контакт с которым нужно сохранить.

9. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save and Close), расположенной на вкладке Контакт (Contact) в группе Действия (Actions). Добавленная информация появится в папке контактов.

Упражнение 13. Электронная почта

Одна из важных возможностей Outlook – управление почтовой системой. На занятии 21 будет подробно рассказано о возможностях почтового клиента Outlook и способах настройки службы электронной почты. Сейчас же мы научимся только читать и отправлять письма.

1. Щелкните на панели переходов на значке папки Входящие (Inbox). Откроется папка входящих писем, которая автоматически появляется на экране при запуске Outlook. В ее левой части расположен список всех пришедших писем, а в правой – содержимое выбранного письма.

Рис. 2.20. Новый контакт

2. Чтобы немедленно ответить на письмо, щелкните на кнопке Ответить (Reply) панели инструментов Стандартная (Standard) или в левой части окна папки Входящие (Inbox) дважды щелкните на строке одного из писем. Откроется окно сообщения (рис. 2.21).

3. Для просмотра всех имеющихся сообщений щелкайте на кнопках Назад (Previous Item) и Далее (Next Item), расположенных на панели быстрого доступа.

4. В окне нового сообщения введите текст письма и щелкните на кнопке Отправить (Send).

Рис. 2.21. Входящее сообщение в отдельном окне

Пришло время проверить, насколько хорошо вы освоили базовые операции приложений Office.

1. Запустите Excel и Access.

2. Откройте базу данных, созданную на этом занятии.

Как в Access открыть имеющуюся базу данных?

3. Удалите третью запись базы данных.

Как удалить запись базы данных?

На этом занятии вы познакомились с пятью основными приложениями Office 2007, научились создавать текстовые документы и электронные таблицы, строить презентации и заполнять базы данных, просматривать и отправлять электронные сообщения.

На следующем занятии будут рассмотрены вопросы взаимодействия приложений Office с операционной системой Windows.