Текст книги "Office 2007: самоучитель"

В Microsoft Office Word один и тот же документ можно отображать в пяти перечисленных ниже режимах просмотра.

• Разметка страницы (Print Layout) – позволяет оценить расположение текста и объектов относительно физических страниц документа.

• Режим полноэкранного чтения (Full Screen Reading) – предназначен для удобного чтения документов. В этом режиме документ разбивается на страницы, которые отображаются на экране целиком, аналогично книжным страницам. Для удобства отключаются неиспользуемые в этом режиме панели инструментов, а также применяется сглаживание шрифтов для более комфортного визуального восприятия текста.

• Веб-документ (Web Layout) – служит для формирования веб-страниц, для которых характерна неограниченная длина.

• Структура (Outline) – служит для задания и редактирования иерархической структуры разделов основного текста, что позволяет полностью отвлечься от графических объектов и реальных размеров страниц и сконцентрировать внимание на содержании.

• Черновик (Draft) – предназначен для ввода и форматирования текста, отображаемого в виде непрерывной вертикальной полосы.

Режимы просмотра проще всего переключать с помощью кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна документа (рис. 5.9). Не забывайте о наличии разных режимов, всегда работайте в том из них, который лучше соответствует решаемой задаче.

Рис. 5.9. Кнопки режимов просмотра

Упражнение 3. Черновик

Начнем изучение режимов просмотра с самого простого – с черновика. Создавая или модифицируя текстовый документ, вы чаще всего работаете в этом режиме просмотра. На рис. 5.10 показан примерный вид документа в режиме черновика и основные элементы окна Word. При обычном просмотре документ имеет неограниченную длину, хотя его ширина определяется размером страницы. Разбиение на страницы показано горизонтальными пунктирными линиями. В этом режиме на экране не видны фигуры, рисунки и другие графические объекты.

Строка состояния Word в любом режиме просмотра выводит одну и ту же информацию, которая помогает ориентироваться в больших документах. В первом слева поле строки состояния видны номер текущей страницы и число страниц в документе. Во второе поле выводится число выделенных слов и общее число слов в документе.

Совет

Вы можете легко настроить строку состояния по своему усмотрению. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на ней и выбрать необходимые элементы для просмотра.

Рис. 5.10. Документ Word в режиме черновика

1. Откройте любой (но не очень короткий) документ и на вкладке Вид (View) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) щелкните на кнопке Черновик (Draft).

2. Щелкните на кнопке Схема документа (Document Map) из соседней группы Показать или скрыть (Show/Hide). В левой части окна появится панель, демонстрирующая иерархическую структуру разделов документа (рис. 5.11). Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет панель схемы. Такую панель можно открыть и в любом другом режиме просмотра.

3. Щелкните на одном из пунктов панели схемы документа. Текст в основном окне переместится к соответствующему разделу.

Примечание

Раздел характеризуется наличием заголовка, отмеченного специальным стилем. Вы познакомитесь с этими стилями в упражнении 5 этого занятия.

Рис. 5.11. Схема документа

4. Чтобы прокрутить текст вручную, пользуйтесь кнопками и бегунком вертикальной полосы прокрутки, расположенной в правой части окна. Полоса прокрутки есть и на панели схемы документа.

5. Щелкните на кнопке Следующая страница (Next Page). Текст в окне переместится к началу следующей страницы. Кнопка Предыдущая страница (Previous Page) выполняет обратную процедуру, прокручивая текст на одну страницу вверх.

6. Щелкните на кнопке Выбор объекта перехода (Select Browse Object). Откроется показанное на рис. 5.12 окно со значками. Эти значки позволяют изменять функции кнопок Следующая страница (Next Page) и Предыдущая страница (Previous Page).

Рис. 5.12. Выбор объекта перехода

7. Попробуйте щелкнуть на значке Разделы (Browse By Section). После этого указанные кнопки будут прокручивать документ соответственно к предыдущему или следующему разделу (а не к странице).

8. В обычном режиме в верхней части окна может располагаться горизонтальная линейка, позволяющая контролировать горизонтальные отступы. Чтобы показать или скрыть линейку, установите или сбросьте флажок Линейка (Ruler) на вкладке Вид (View).

9. Вероятно, вы захотите настроить масштаб отображения текста по своему вкусу. Для этого щелкните на кнопке Масштаб (Zoom) вкладки Вид (View) и выберите подходящий масштаб. Чтобы ширина текста в точности равнялась ширине окна, выберите пункт По ширине страницы (Page Width).

Новое в Office

В правой части строки состояния теперь располагается ползунок регулировки масштаба. Перемещая ползунок, можно быстро изменить масштаб документа.

10. Щелкните в левом поле строки состояния. Откроется окно поиска и замены, открытое на вкладке перехода к объекту, как показано на рис. 5.13.

11. В списке Объект перехода (Go То What) выберите тип объекта, который нужно найти, например пункт Страница (Page).

Рис. 5.13. Вкладка перехода диалогового окна поиска и замены

12. В поле Введите номер страницы (Enter Page Number), название которого варьируется в зависимости от выбранного типа объекта, введите номер страницы, к которой нужно перейти. Для перехода вперед или назад на N страниц относительно текущей введите соответственно +Л^или– N, где N – целое число.

13. Щелкните на кнопке Перейти (Go То). Документ прокрутится до искомого объекта.

Упражнение 4. Разметка страницы

Режим разметки страниц позволяет видеть документ таким, каким он будет на бумажных страницах, распечатанных на принтере. Здесь в виде белых прямоугольников отображаются страницы документа, на которых наряду с текстом видны абсолютно все объекты, как показано на рис. 5.14. Если документ содержит многочисленные рисунки или графики, с ним удобнее работать именно в режиме разметки страницы.

Рис. 5.14. Документ в режиме разметки страницы

Окно режима разметки практически не отличается от окна режима черновика. Но, включив режим отображения линейки, вы кроме горизонтальной линейки увидите еще и вертикальную, которая позволяет оценивать положение объектов на странице по второй координате. Приемы перемещения по документу тоже совпадают в обоих режимах, однако в диалоговом окне Масштаб (Zoom) в режиме разметки появляются три дополнительных пункта – По ширине текста (Text Width), Целая страница (Whole Page) и Несколько страниц (Many Pages), названия которых не требуют дополнительных пояснений.

Работая в режиме разметки, не спешите расставлять объекты и форматировать текст. Для начала следует настроить размеры страницы и ее полей.

1. Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и щелкните на кнопке открытия диалогового окна в группе Параметры страницы (Page Setup).

2. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Размер бумаги (Paper), которая показана на рис. 5.15.

3. В списке Размер бумаги (Paper Size) выберите тот размер листа, на котором должен печататься документ.

4. Чтобы задать нестандартный размер, выберите пункт Другой (Custom Size) и введите ширину и высоту страницы в счетчики Ширина (Width) и Высота (Height).

Рис. 5.15. Параметры страницы

5. После настройки размеров страницы следует указать размеры отступов и выбрать вариант вывода текста на принтер. Для этого перейдите на вкладку Поля (Margins), показанную на рис. 5.16.

6. В счетчики Верхнее (Тор), Нижнее (Bottom), Левое (Left) и Правое (Right) введите ширину полей страницы.

7. С помощью кнопок в группе Ориентация (Orientation) задайте книжное или альбомное расположение страницы относительно текста.

8. Если вы собираетесь печатать документ на обеих сторонах листов, а левый и правый отступы не равны, то в раскрывающемся списке Несколько страниц (Multiple Pages) выберите пункт Зеркальные поля (Mirror Margins). Это обеспечит правильную расстановку полей. При выборе пункта 2 страницы на листе (2 Pages Per Sheet) на одном листе бумаги будут размещены две страницы. Поле Образец (Preview) позволяет оценить текущую раскладку страниц и визуально проконтролировать введенные параметры.

Рис. 5.16. Настройка полей

Совет

В верхнем и нижнем полях страницы расположены верхний и нижний колонтитулы, в которых можно разместить, например, номера страниц или названия текущих разделов документа. Если вы пользуетесь колонтитулами, не делайте верхнее и нижнее поля слишком узкими.

9. Перейдите на вкладку Источник бумаги (Layout). В разделе Различать колонтитулы (Headers and Footers) с помощью соответствующих счетчиков настройте расстояния от края страницы до верхнего и нижнего колонтитулов.

10. Щелчком на кнопке ОК закройте диалоговое окно параметров страницы.

11. Поля можно настроить и с помощью линеек. Чтобы увеличить ширину левого поля, поместите указатель мыши на границу голубой и белой областей горизонтальной линейки (см. рис. 5.14), нажмите кнопку мыши и перетаскивайте границу поля. Аналогично настраиваются и остальные три поля страницы.

Новое в Office

Вы можете быстро изменить поля, ориентацию и размер страницы, щелкнув на соответствующей кнопке в группе Параметры страницы (Page Setup) вкладки Разметка страницы (Page Layout).

12. В многостраничном документе, как правило, требуется расстановка номеров страниц. Нет смысла делать это вручную. Word умеет нумеровать страницы автоматически. Выберите команду Номер страницы (Page Number) на вкладке Вставка (Insert) в группе Колонтитулы (Header & Footer).

13. В появившемся списке выберите положение номера страницы и его вид из коллекции готовых вариантов нумерации страниц, как показано на рис. 5.17.

Рис. 5.17. Добавление номеров страниц

14. Word перейдет в режим редактирования колонтитулов. Текст документа станет блеклым, а колонтитулы будут выделены пунктирными прямоугольниками, как показано на рис. 5.18. Появится новая вкладка Конструктор (Design) в контекстных инструментах Работа с колонтитулами (Header & Footer Tools). В группе Параметры (Options) установите флажок Особый колонтитул для первой страницы (Different First Page) для того, чтобы номер отсутствовал на первой странице документа.

15. Если требуется дополнительное форматирование номеров, щелкните на кнопке Номер страницы (Page Number), выберите команду Формат номеров страниц (Format Page Numbers) и настройте параметры в диалоговом окне Формат номера страницы (Page Number Format).

Рис. 5.18. Редактирование колонтитулов

16. Щелкните на кнопке Закрыть окно колонтитулов (Close Header and Footer). Word автоматически пронумерует страницы документа. При редактировании текста вы сможете выбрасывать и вставлять фрагменты, а также перемещать целые блоки страниц. Word автоматически скорректирует нумерацию и обеспечит правильную последовательность чисел.

17. Чтобы добавить, к примеру, в нижний колонтитул другую информацию, щелкните на кнопке Нижний колонтитул (Footer) вкладки Вставка (Insert) и выберите команду Изменить нижний колонтитул (Edit Footer).

Совет

Для быстрого перехода в режим редактирования колонтитулов достаточно дважды щелкнуть на нужном колонтитуле одной из страниц документа.

18. Введите в колонтитуле текст Это нижний колонтитул. После этого в нижнем поле каждой страницы будет выведена такая надпись. Вы скажете, что подобные заголовки страниц никому не нужны. Да, конечно, это лишь простейший пример. Давайте посмотрим, какие возможности предлагает вкладка Конструктор (Design) в контекстных инструментах Работа с колонтитулами (Header & Footer Tools).

19. Щелкните на кнопке Нижний колонтитул (Footer) или Верхний колонтитул (Header), а затем в появившемся списке выберите нужный вариант нижнего или верхнего колонтитула.

20. Вы можете вставлять в колонтитулы текущие дату и время, дату печати документа, имя автора и другую информацию. Для примера на вкладке Вставка (Insert) в группе Текст (Text) щелкните на кнопке Экспресс-блоки (Quick Parts) и выберите команду Свойство документа → Название (Document Property → Title). Имя вашего файла появится в нижнем колонтитуле каждой страницы. Если вы переименуете файл документа или переместите его в другую папку, то при следующем открытии документа в нижнем колонтитуле появится уже новое имя файла.

21. Чтобы закрыть режим редактирования колонтитулов, дважды щелкните в области документа.

Иногда, просмотрев документ в режиме разметки страницы, вам может не понравиться, как Word разбивает текст на страницы. В этом случае можно вручную вставить в текст дополнительные разрывы страниц.

22. Поместите курсор в ту точку, где должна начинаться новая страница, и выберите команду Вставка → Страницы → Разрыв страницы (Insert → Pages → Page Break). Текст правее и ниже курсора будет перенесен в начало следующей страницы, а конец текущей страницы останется пустым.

23. Для того чтобы изменить параметры разрыва страницы или раздела, перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout) и в группе Страницы (Pages) щелкните на кнопке Разрывы (Breaks).

24. Откроется список, показанный на рис. 5.19. Верхняя часть списка предназначена для выбора типа разрыва страницы. Нижняя часть списка позволяет вставить метку начала следующего раздела и выбрать, как должен располагаться раздел: с начала следующей страницы, с четной, с нечетной или без разрыва страницы.

Примечание

Разрывы разделов позволяют изменить разметку или формат части документа.

Режим веб-документа, который включается командой Вид → Режимы просмотра документа → Веб-документ (View → Document Views → Web Layout), является комбинацией черновика и режима разметки страницы. Веб-документ позволяет видеть все объекты, включая рисунки и графики, перемещать их по документу и изменять их размер. Но в режиме веб-документа отсутствует разбивка на страницы, и весь текст отображается в виде бесконечной вертикальной ленты. Здесь нет и вертикальной линейки. Поскольку предполагается, что веб-документ будет публиковаться на веб-узле, разработчики Word учли, что веб-страницы могут иметь любую длину, а для их просмотра в окне браузера служит вертикальная полоса прокрутки.

Рис. 5.19. Выбор варианта разрыва

Если вы пользуетесь текстовым процессором Word для подготовки веб-страниц, вместо режима разметки страниц всегда пользуйтесь режимом веб-документа. В этом случае после преобразования в формат HTML не произойдет потери назначенного форматирования. Например, на веб-странице невозможно разместить текст в несколько столбцов (если не пользоваться таблицами), поэтому режим просмотра веб-документа игнорирует такое форматирование, четко следуя стандартам HTML.

Чтобы сформировать веб-страницу, достаточно щелкнуть на кнопке Office и выбрать команду Сохранить как (Save As). Затем в диалоговом окне Сохранение документа (Save As) выберите в раскрывающемся списке Тип файла (Save As Туре) пункт Веб-страница (Web Page) и введите имя файла. Полученную веб-страницу можно продолжать модифицировать как в Word, так и в любом веб-редакторе.

Упражнение 5. Структура документа

Любой достаточно объемный документ обычно состоит из разделов и подразделов разного уровня. Основные разделы, например части той книги, которую вы сейчас читаете, выделяются крупными заголовками. Для занятий выбраны заголовки поменьше. Названия упражнений набраны еще более мелким шрифтом.

Такое разбиение документа на отдельные блоки возможно и в Word. Этот текстовый процессор позволяет присваивать названиям тех или иных разделов специальные заголовочные стили, которые, во-первых, обеспечивают одинаковое оформление всех заголовков определенного уровня, а во-вторых, сообщают программе, где начинается и заканчивается очередной раздел. Данная информация позволяет Word правильно форматировать документ. Например, заголовок раздела никогда не окажется на странице без текста этого раздела.

Если вы редактируете большой документ, имеющий иерархическую структуру вложенных друг в друга разделов, с ним удобно работать в режиме структуры. В этом режиме просмотра удобно переставлять, удалять и добавлять разделы, изменять их уровень, как показано на рис. 5.20.

1. Создайте новый документ. Для этого щелкните на кнопке Office и выберите команду Создать (New).

2. С помощью команды Вид → Режимы просмотра документа → Структура (View → Document Views → Outline) переключитесь в режим структуры.

Рис. 5.20. Документ в режиме структуры

3. Введите текст Параметры оборудования. Нажмите клавишу Enter. Затем введите строку Специальные вопросы, снова нажмите Enter и введите слова Разрешение проблем. Это будут названия трех разделов верхнего уровня. Им соответствует стиль Заголовок1 (Headingl).

4. Переместите курсор в конец первой строки и нажмите клавишу Enter. Появится еще один заголовок раздела. Чтобы понизить его уровень, нажмите клавишу Tab. Новая строка станет подразделом темы Параметры оборудования (см. рис. 5.20). Введите текст Быстродействие.

5. Нажмите клавишу Enter и введите заголовок еще одного раздела второго уровня. Обратите внимание, что теперь не нужно нажимать клавишу Tab. В режиме структуры стиль нового абзаца всегда повторяет заголовочный стиль предыдущего абзаца.

6. Введите еще несколько заголовков разделов второго и третьего уровней, чтобы получить текст, показанный на рис. 5.20. Для понижения уровня от второго к третьему нажимайте клавишу Tab. Если вы ошиблись и заголовок получил неверный стиль, не огорчайтесь. Для повышения уровня заголовка следует нажать клавиши Shift+Tab. Слева от каждого заголовка имеется знак «плюс» или «минус». «Плюс» говорит о том, что данный раздел не пуст и наполнен определенным содержанием (в данном случае заголовками вложенных подразделов). Пустым разделам соответствует знак «минус».

7. Имейте в виду, что заголовкам без отступа соответствует стиль Заголовок1 (Headingl), заголовкам с одинарным отступом – стиль Заголовок2 (Heading2), а заголовкам с двойным отступом – стиль ЗаголовокЗ (Heading3). Следить за стилями заголовков можно в окне Стили (Styles), которое вызывается щелчком на кнопке открытия диалогового окна в группе Стили (Styles) на вкладке Главная (Home). В данном окне всегда указано название стиля того абзаца, в котором находится текстовый курсор.

Примечание

Чтобы узнать стиль абзаца, щелкните в нем и посмотрите на список окна Стили (Styles). Абзацные стили используются в Word не только для выделения заголовков. Любому абзацу можно назначить стандартный или специально разработанный для него стиль. Способы форматирования документа с помощью стилей рассматриваются на следующем занятии.

8. Щелчком на кнопке Разметка страницы (Print Layout), расположенной в группе Режимы просмотра документа (Document Views) вкладки Вид (View), переключитесь в обычный режим просмотра. Вы увидите введенные заголовки разделов, расположенные друг под другом без отступов. Они будут отличаться шрифтом. Каждому заголовочному стилю соответствует свой шрифт (рис. 5.21).

9. Теперь наполните созданные разделы содержанием. Для этого щелкайте в конце названия каждого раздела, нажимайте клавишу Enter и вводите текст. Пусть каждый раздел состоит всего из нескольких слов. Сейчас важна не общая длина документа, а его иерархическая структура. Обратите внимание, что в обычном режиме при нажатии клавиши Enter формируется абзац не заголовочного стиля, а стиля Обычный (Normal), который соответствует простому тексту.

Рис. 5.21. Тот же документ в обычном режиме просмотра

10. Переключитесь обратно в режим Структура (Outline). Вы увидите весь текст документа.

11. На вкладке Структура (Outlining), которая появляется при переключении в режим структуры (см. рис. 5.20), выберите в раскрывающемся списке Показать уровень (Show Level) пункт Уровень 2 (Level 2). Содержимое документа свернется, и на экране останутся только заголовки первого и второго уровней. Кнопки вкладки Структура (Outlining), показанной на рис. 5.22, позволяют развернуть документ до разделов любого уровня вложенности. Выбор пункта Все уровни (All Levels) выводит на экран весь документ. Кнопки со знаками «плюс» и «минус» той же группы Работа со структурой (Outline Tools) разворачивают и сворачивают тот раздел, в котором находится текстовый курсор.

12. Щелкните на строке заголовка Установка.

13. Щелкните на кнопке со стрелкой вниз. Заголовок Установка сместится вниз под заголовок Обновление.

14. В раскрывающемся списке Показать уровень (Show Level) выберите пункт Все уровни (All Levels), чтобы снова вывести на экран все содержимое документа. Выполненное перемещение строки заголовка повлекло сдвиг всего раздела.

Рис. 5.22. Вкладка Структура

15. Щелкните на знаке «плюс» слева от заголовка раздела Быстродействие. Окажутся выделенными этот раздел и все его подразделы (рис. 5.23).

Рис. 5.23. Выделение раздела документа

16. Нажатием клавиш Ctrl+X вырежьте выделенный фрагмент. Переместите текстовый курсор в начало заголовка Обновление и щелкните на кнопке Вставить (Paste) в группе Буфер обмена (Clipboard) вкладки Главная (Home). Выделенный ранее подраздел будет целиком перенесен внутрь раздела Специальные вопросы.

Упражнение 6. Режим полноэкранного чтения

Режим полноэкранного чтения предназначен для более удобного чтения документов в рассматриваемом нами текстовом процессоре. Данная возможность может пригодиться, например, для чтения файлов ReadMe, прилагаемых ко многим приложениям, да и вообще для чтения файлов любых форматов, доступных в Word. В режиме полноэкранного чтения для улучшения визуального восприятия текста используется технология Microsoft ClearType, при этом можно изменять размер отображаемого текста, не изменяя шрифта текста в документе. При печати страницы будут выглядеть иначе, чем в режиме чтения.

В режиме полноэкранного чтения лента скрыта. Описания кнопок, доступных в данном режиме, представлены в табл. 5.1 (сами кнопки показаны на рис. 5.24).

Рис. 5.24. Кнопки, доступные в режиме полноэкранного чтения

Таблица 5.1. Кнопки режима полноэкранного чтения

Щелчком на кнопке Сервис (Tools) открывается окно, представленное на рис. 5.25. Команды данного окна позволяют осуществить поиск слова и дополнительных сведений о нем из различных справочных материалов (энциклопедии, словари, тезаурусы), перевести фразы, выделить их нужным цветом и добавить примечание.

Команды перехода (рис. 5.26) вызываются щелчком на центральной кнопке Перейти к странице или разделу документа (Jump to a Page or Section in the Document). С их помощью вы можете перейти к первому или последнему экрану, а также к экрану с конкретным содержанием. Поиск нужного раздела документа осуществляется при помощи команд Карта документа (Document Map) или Эскизы (Thumbnails).

Рис. 5.25. Команды меню Сервис (Tools)

Рис. 5.26. Команды перехода

Изменить параметры режима вы можете, щелкнув на кнопке Параметры просмотра (View Options). Откроется меню, показанное на рис. 5.27. Команды данного меню позволяют изменять размер текста, количество и размер страниц. В режиме полноэкранного чтения вы можете редактировать документ, записывать и показывать внесенные изменения.

Давайте посмотрим, как работать в режиме полноэкранного чтения.

1. Для примера мы откроем файл с описанием одной математической системы (вы можете открыть любой другой файл).

Рис. 5.27. Команды определения параметров режима полноэкранного чтения

2. Чтобы перейти в режим полноэкранного чтения, щелкните на кнопке Режим чтения (Full Screen Reading) в группе Режимы просмотра документа (Document Views) на вкладке Вид (View).

3. Текстовый процессор перейдет в режим чтения (рис. 5.28).

4. Для вывода карты документа щелкните на кнопке Перейтикстраницеилиразделудокумента (Jump to a Page or Section in the Document), а затем выберите команду Картадокумента (Document Map).

5. Чтобы увеличить размер шрифта отображаемого текста, щелкните на кнопке Параметры просмотра (View Options) и выберите команду Увеличить размер текста (Increase Text Size).

6. Для уменьшения размера шрифта отображаемого текста щелкните на кнопке Параметры просмотра (View Options) и выберите команду Уменьшить размер текста (Decrease Text Size).

7. Щелкните на кнопке Параметры просмотра (View Options) и выберите команду Показать печатную страницу (Show Printed Page), чтобы посмотреть, как ваш документ будет выглядеть при печати.

Рис. 5.28. Документ в режиме чтения

8. Отключите карту документа щелчком на кнопке Закрыть (Close) в окне карты документа.

9. Щелкните на кнопке Параметры просмотра (View Options) и выберите команду Показать две страницы (Show Two Pages), чтобы отобразить две страницы рядом.

10. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы выключить режим полноэкранного чтения и вернуться к предыдущему режиму.