Текст книги "Управление эффективностью групп и команд в организации"

Андрей Сидоренков, Наталья Ульянова
Управление эффективностью групп и команд в организации: учебное пособие

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования

«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Рекомендовано к печати Президиумом Российского Психологического общества

Печатается по решению редакционно-издательского совета Южного федерального университета (протокол № 3 от 23 ноября 2015 г.)

Рецензенты:

профессор кафедры социальной психологии и психологии личности Южного федерального университета, профессор, доктор психологических наук В. А. Лабунская;

зав. кафедрой психологии Курского государственного университета, профессор, доктор психологических наук С. В. Сарычев

Введение

Эффективность предприятий и организаций – одна из наиболее обсуждаемых на сегодняшний день проблем в менеджменте, социологии труда, социальной и организационной психологии и т. д. В связи с этим особое значение имеет управление человеческими ресурсами как важнейший инструмент организации, без которого невозможно ни повышение качества функционирования предприятия, ни внедрение инноваций, ни технологическое развитие.

Специалисты ищут новые подходы и методы управления персоналом, стремясь создать инструменты для роста успешности работы сотрудников и компании в целом. Важным направлением в этой сфере является управление производственными группами и командами (отделами, бригадами, сменами и т. п.), предполагающее рассмотрение малых групп не только в качестве структурных элементов организации, но и как важнейших субъектов профессиональной деятельности. С этой точки зрения эффективность организации напрямую зависит от эффективности каждого первичного структурного подразделения, занятого выполнением той или иной целевой функции.

Руководители предприятий ежедневно сталкиваются с задачей организации работы сотрудников в малых группах. Уже на этапе планирования и набора персонала необходимо рассчитывать оптимальный количественный и качественный состав штата, распределяя при этом производственные и административные задачи и полномочия между подразделениями таким образом, чтобы получить максимальный результат при минимизации затрат. В процессе деятельности важно поддерживать и развивать внутригрупповые и межгрупповые взаимосвязи, обеспечивающие необходимый обмен информацией и ресурсами для выполнения основной деятельности организации, что требует постоянного внимания со стороны менеджмента. Надо также учитывать и, при необходимости, корректировать социально-психологические и структурно-количественные характеристики групп, особенности взаимоотношений работников, процесс адаптации новичков и лояльность работников к организации. Наконец, развитие организации – расширение сферы деятельности, модернизация технологий, внедрение новых стандартов и т. п. – невозможно без специального сопровождения сотрудников и зачастую предполагает трансформацию организационной структуры компании. В связи с этим специалистам по работе с персоналом, а также менеджерам всех уровней необходимы практические методики и рекомендации по управлению эффективностью производственных групп и команд, являющихся основными субъектами деятельности в организациях.

Эффективность групповой работы является предметом многочисленных исследований в экономике, психологии, социологии и других отраслях гуманитарного знания. В настоящее время все более востребованным становится развитие междисциплинарного подхода к изучению этой сложной проблемы. Разрабатываются модели групповой эффективности, выделяются ее объективные и субъективные показатели, анализируются факторы, оказывающие позитивное и негативное влияние на эффективность групп и команд в организации, совершенствуются методы ее повышения. В то же время изменение социально-экономических условий и развитие новых технологий требуют постоянной модернизации подходов к управлению человеческими ресурсами и групповой работой. В частности, во многих зарубежных крупных и средних компаниях популярной стала организация деятельности групп в виде команд, что, кстати, в советский период нашей страны широко было распространено в форме бригадной организации труда. В зависимости от содержания и организации совместной деятельности выделяют различные виды команд: самоуправляемые рабочие группы, кросс-функциональные группы, виртуальные команды и др. Каждая из них имеет определенные преимущества и ограничения и требует специально организованной работы по управлению ими.

Исследование групповой эффективности как сложного феномена включает в себя несколько направлений. Во-первых, конкретизируется содержание понятия «эффективность», уточняются критерии и показатели эффективности группы. В этом отношении важна концептуальная платформа понимания групповой эффективности, поскольку на ее основе создаются алгоритмы и приемы оценки и оптимизации работы первичных структурных подразделений и организации в целом. От того, какие именно показатели выбраны руководством организации для оценки эффективности, будут во многом зависеть результаты деятельности и стимулирование ее сотрудников. Во-вторых, специалистами создаются различные модели групповой эффективности. Такие модели позволяют структурировать представления о компонентах и факторах эффективности, помогают установить причинно-следственные связи и дают основу для разработки стратегий и методов управления деятельностью групп и команд в организациях различного профиля. В-третьих, изучается действие различных характеристик групп и их членов, внешних условий деятельности на те или иные показатели эффективности. Выявление тенденций такого влияния позволяет более действенно управлять эффективностью команд посредством варьирования социально-психологическими, социально-экономическими, структурно-организационными, социокультурными и другими переменными. Так как многие факторы влияют на эффективность групп не только по отдельности, но и во взаимодействии друг с другом, создавая сложную картину детерминации, то следует использовать комплексный подход к управлению ими, т. е. одновременно контролировать и изменять несколько взаимосвязанных переменных. Кроме того, необходимо разрабатывать специальные программы оптимизации и развития групповой, в том числе командной работы.

Целью данного учебного пособия является изложение современных научных представлений о групповой эффективности, ее основных факторах и способах ее повышения. В соответствии с принципом модульного структурирования образовательных программ пособие включает в себя два раздела, содержательно соответствующих тематическим модулям «Понятие группы и ее эффективности» и «Условия и факторы групповой эффективности».

В первом разделе рассматриваются основные характеристики групп и команд, их функции и типология, специфика командной формы организации труда, раскрывается сущность феномена эффективности малой группы, описываются подходы и технологии управления эффективностью команд на предприятиях, приводятся примеры их практической реализации в разных отраслях производства и сервиса. Второй раздел посвящен описанию детерминант производственно-экономической и социально-психологической эффективности группы, таких как внешние условия, социально-психологические и структурно-количественные характеристики группы, определенные формы активности ее членов. Обозначены как достаточно очевидные и прямые, так и сложные формы влияния тех или иных факторов на разные виды эффективности группы. Освещение факторов групповой эффективности сопровождается указанием возможных направлений, методов, приемов управления ими с целью повышения групповой эффективности. Оба раздела снабжены материалами, необходимыми для диагностико-квалиметрического обеспечения учебного процесса: проектными заданиями и тестами для самопроверки, а также списком литературы, рекомендованной для самостоятельной подготовки обучающихся.

Учебное пособие может использоваться в рамках основного и дополнительного профессионального образования по дисциплинам «Организационная психология», «Управление персоналом», «Психология малых групп», «Эффективность малых групп в организации», «Методы оценки и повышения эффективности малых групп в организации» и др. Книга может представлять интерес для руководителей, менеджеров и специалистов по развитию персонала в организациях и на предприятиях разного профиля деятельности.

Раздел 1
Понятие группы и ее эффективности

Глава 1
Характеристика групп и команд в организации

Любое современное общество в различных его сегментах соткано из множества разных малых групп: семейных, образовательных, производственных, спортивных, тренинговых и др. Причем каждый из перечисленных и иных типов групп по своему содержанию не однороден и дробится на некоторое множество разновидностей. Например, семьи бывают моногамные и полигамные, простые и сложные, патриархальные и современные. Большое многообразие групп создает значительные трудности в осмыслении их сложной природы, даже в попытке их обобщить и найти общую для них формулировку. Не случайно существует более ста определений малой группы, которые характеризуются разной мерой сходства, акцентированием внимания на тех или иных аспектах групповой активности, описательным или теоретическим подходом. В их длинном ряду нам трудно выбрать одно, которое бы было «лучше» других. В самых общих словах можно сказать, что малая группа – это малочисленная по составу социальная общность, члены которой объединены на основе одного или нескольких социальных (например, совместная работа) и/или психологических (интересы, симпатия) признаков и находятся в относительно устойчивом контакте друг с другом.

Чтобы охарактеризовать малую контактную группу и выделить ее из ряда других социальных общностей, можно пойти по другому пути, обозначив некоторый спектр ее отличительных признаков:

1. Общая цель. Любая группа имеет либо единую и неделимую цель, как, скажем, футбольная команда, либо общую цель, разделенную на ряд задач, самостоятельно выполняемых ее членами, как, например, в работе токарей одной бригады или служащих кредитного отдела в банке.

2. Контакт. В малой группе имеет место относительно регулярное и продолжительное взаимодействие, которое может быть непосредственным, т. е. «лицом к лицу», или опосредованным техническими средствами, такими как телефон, интернет.

3. Персональная осведомленность. Члены одной группы имеют друг о друге хотя бы самые общие представления, т. е. знание о некоторых психологических качествах, предпочтениях, интересах, сторонах жизни за пределами группы.

4. Восприятие как группы. Представители некоторой социальной общности воспринимают себя как членов одной группы, сторонние наблюдатели также воспринимают их как одно целое.

5. Взаимозависимость. Члены любой группы в большей или меньшей степени находятся во взаимозависимости. Когда деятельность группы предполагает единую цель и на выходе общий для всех результат (например, экипаж танка), то взаимозависимость достигает максимума. Если общая цель дифференцируется на ряд задач, выполняемых людьми самостоятельно, а на выходе имеет место совокупность индивидуальных результатов (отдел продаж в автосалоне), то взаимозависимость значительно снижается. Представление какого-то индивида о своей абсолютной независимости в группе является заблуждением и может привести к ошибочным решениям и поступкам.

6. Нормы. В любой группе с более или менее продолжительной историей своего существования формируется система ценностей и норм, в том числе связанных с внутри– и межгрупповым поведением, которые разделяются большинством индивидов.

7. Структура. В сформировавшейся контактной группе, состоящей из трех или более человек, существует формальная и неформальная структура взаимодействия, а также социально-психологическая структура, т. е. неформальные подгруппы, возможно, не включенные в них члены, определенные отношения между ними.

Наличие у социальной общности всех этих перечисленных признаков позволяет утверждать, что она представляет собой малую контактную группу. Этот перечень признаков распространяется на группы с опытом жизнедеятельности, но не может в полной мере быть применим к только что созданным группам.

Если посмотреть на организации в сфере экономики, государственного и муниципального управления, в правоохранительной и правоприменительной системе, в армии и гражданской обороне, то повсеместно встречаются малые группы. Малочисленные по штату компании, например рекрутинговые или консалтинговые агентства, состоящие из 5-15 работников, можно также воспринимать как малые контактные группы. Средние и крупные организации и предприятия состоят из первичных структурных подразделений (управлений, отделов, бригад, смен и т. д.), которые представляют собой малые группы. Все они, независимо от профиля их деятельности, могут быть объединены общим названием в широком его значении – малые производственные группы (трудовые коллективы).

Производственная группа представляет собой определенным образом организованную совокупность непосредственно или опосредованно взаимосвязанных индивидов, осуществляющих профессионально-предметную совместную деятельность, направленную на воспроизводство и/или развитие некоторого сегмента общества. Деятельность этого типа группы может быть направлена на создание продукции (например, рабочая бригада), технологии (конструкторское бюро) или проектов (проектная команда), оказание услуг (смена в ресторане) или ведение финансовых операций (планово-финансовый отдел), управление системами техническими (экипаж самолета) или социальными (команда менеджеров), поддержание государственной безопасности (воинские подразделения), общественного порядка (подразделения МВД) или предупреждение и устранение чрезвычайных ситуаций (оперативные пожарные подразделения МЧС).

Производственные группы могут иметь разные формы организации совместной деятельности (ФОСД) в зависимости от пространственно-операциональных связей работников:

а) совместно-индивидуальная форма предполагает ряд самостоятельных задач, которые распределены между членами группы и выполняются ими по отдельности и относительно независимо друг от друга (например, группа риэлторов, отдел художников декоративной росписи, колл-центр, управление кадрами) (рис. 1);

б) совместно-последовательная форма выражается в распределении между членами группы взаимосвязанных задач и последовательном выполнении ими работы по решению этих задач (бригада на конвейерном (поточном) производстве в машиностроении, пищевой или горнодобывающей отрасли) (рис. 2);

Рис. 1. Совместно-индивидуальная форма деятельности (источник: http://mebeluxnn.ru)

Рис. 2. Совместно-последовательная форма деятельности (источник: http://www.raduga-npp.ru)

в) совместно-взаимодействующая форма предполагает непосредственное взаимодействие каждого со всеми остальными, тесную взаимозависимость и взаимоответственность всех членов группы при решении ими взаимосвязанных задач (бригада монтажников или строителей, отряд специального значения или экипаж танка) (рис. 3).

Рис. 3. Совместно-взаимодействующая форма деятельности (источник: http://www.gazprom.ru)

Во многих производственных группах могут одновременно сочетаться какие-то две формы организации совместной деятельности.

Производственные группы выполняют в большей или меньшей степени определенные социальные функции относительно организации и своих членов. В организации, где есть две группы и более, они реализуют по отношению к ней такие функции, как:

– конституирование – группа представляет собой базовый элемент организационной структуры;

– сохранение, воспроизводство и развитие – группа как коллективный субъект жизнедеятельности организации обеспечивает ее функционирование и развитие, стабильность и вариативность;

– связь между индивидом и организацией – группа выступает основным звеном формирования, поддержания и развития связи между индивидом и всей организацией, содействует адаптации работников в организации.

По отношению к своим членам производственные группы выполняют следующие функции:

– информирование – в группе люди могут получать друг от друга разнообразную информацию, в том числе по важным вопросам работы, что обеспечивает реализацию их познавательных потребностей;

– обучение – благодаря включенности в группу, индивиды, особенно молодые специалисты, имеют возможность развивать свои профессиональные и социальные знания и навыки, что происходит на основе обмена опытом, научения в процессе наблюдения за разнообразными моделями поведения, выполнения разных ролей;

– содействие в реализации индивидуальных целей – группа помогает в достижении индивидуальных целей, вероятность достижения которых в одиночку значительно меньше или отсутствует вообще;

– содействие в удовлетворении социальных потребностей – группа дает возможность своим членам удовлетворять их важные потребности, например в аффилиации, общении, признании, самоутверждении, самоуважении и др.;

– обеспечение чувства безопасности – группа обеспечивает индивидам чувство безопасности относительно внешней среды на основе защиты от тех или иных внешних источников угрозы;

– контроль и нормирование – группа осуществляет контроль и обеспечивает регламентацию поведения ее членов в соответствии с заданными организацией и сформированными в процессе групповой жизнедеятельности нормами.

В 1980-х гг. за рубежом в экономике и менеджменте становится популярным термин «команда», отображающий новые способы организации производственной деятельности трудовых коллективов. Так, в исследовании 1000 крупных компаний США было установлено, что с 1987 по 1993 г. количество внедренных команд по решению проблем увеличилось с 74 до 91 %, а численность самоуправляемых рабочих команд – с 27 до 68 %. По данным другого исследования (два замера: в 1992 и 1995 гг.) американских компаний со штатом более 100 служащих, получена несколько иная картина. В 1992 г. 82 % организаций сообщили об использовании тех или иных типов команд, таких как самоуправляемые рабочие команды (35 % организаций), краткосрочные проектные команды (30 %), долгосрочные межфункциональные команды (18 %). В тех организациях, которые использовали команды, в среднем 53 % служащих были включены в ту или иную команду. В 1995 г. число организаций, которые сообщили об использовании команд, уменьшилось до 78 %, а количество организаций, использующих одну или более самоуправляемую команду – до 31 %. Однако руководство примерно 40 % организаций планировало проведение в ближайшем будущем реорганизации, благодаря которым команды должны были стать главными производственными единицами. Еще в одном исследовании организаций среднего уровня в США внимание фокусировалось на таких командах, как краткосрочные и долгосрочные проектные, краткосрочные и долгосрочные производственные. Было выявлено, что приблизительно половина исследованных организаций используют команды того или иного типа. Европейские страны также шли по пути создания команд. Так, в начале 1990-х гг. в 23 % из 100 крупнейших промышленных компаний Германии были внедрены самоуправляемые рабочие команды. В большинстве случаев количество таких команд варьировалось от 1 до 54, а в среднем по предприятиям их число составляло около 10.

Закономерно возникает вопрос: что такое команда? Команда – это разновидность малой группы, для которой характерны совместно-взаимодействующая и/или совместно-последовательная форма организации деятельности, относительная самостоятельность и полномочия, взаимоответственность, взаимодополнение и, нередко, взаимозаменяемость работников. Самостоятельность и полномочия могут предполагать коллективное распределение задач, планирование и нормирование рабочего времени, участие всех членов в обсуждении возникающих проблем, подбор новых работников, координацию взаимодействия с другими командами, поставщиками и клиентами и др. В результате этого команды обладают большей автономией и самоуправлением по сравнению с обычными группами, что позволяет им достигать высокой степени организации труда и сокращать потери рабочего времени, оперативно принимать решение и выходить за пределы традиционной структуры производственных процессов с детальной конкретизацией поведения исполнителей и аппаратом внешнего контроля. Наличие групповой автономии дает возможность существенно упрощать иерархическую структуру руководства организации в целом.

Взаимодополнение означает, что между работниками четко распределены функции, которые не дублируют, а дополняют друг друга. Взаимозаменяемость выражается в том, что каждый работник должен иметь хорошие знания и навыки, помимо своей работы, дополнительно по двум-трем видам работ (специальностям, операциям), выполняемым другими членами команды. Это позволяет работникам оперативно подменять друг друга или оказывать помощь в сложных ситуациях, избегать эффекта «приедания» выполняемых операций, особенно имеющих кратковременный и часто повторяющийся характер, как, например, при массово-поточном производстве.

Командный способ организации работы рассчитан на максимально эффективное использование возможностей работников, повышение оперативности, результативности и качества совместной деятельности, а в конечном счете конкурентоспособности организации, особенно в динамичных социально-экономических и политических условиях. Это обосновано тем, что команды:

– в отличие от многих малых групп, характеризуются повышенной гибкостью и более быстрым реагированием на изменение ситуации;

– способствуют более активному включению работников в производственный процесс и их участию в принятии решений;

– создают условия для демократизации организационной атмосферы и повышения мотивации работников.

Таким образом, основные эффекты команды связаны с высокой самоорганизацией, самоотдачей всех членов и их мотивацией совместно работать на общий результат.