Текст книги "Наука управления. Теория и практика"

Глава 2
Объект управления

2.1. Внешняя и внутренняя среда объекта управления

Любой объект управления функционирует во внешней среде. Внутренняя среда обеспечивает его функционирование. Внешняя и внутренняя среда определяют условия, при которых осуществляется управление. Эффективность функционирования организации во внешней среде определяется эффективностью ее системы управления.

Так, скажем, результаты деятельности предприятия в бизнесе, которые определяются конкурентоспособностью выпускаемой продукции на рынках сбыта, объемом продаж, прибылью, рентабельностью и другими показателями, обеспечиваются его системой управления.

Результаты организации в любой сфере деятельности определяются во внешней среде. Из внешней среды поступают технологии и ресурсы, необходимые для ее деятельности. Как справедливо заметил П. Друкер, «ни результаты, ни ресурсы не существуют внутри самого бизнеса». Если это производство продукции, то результат деятельности предприятия определяет потребительский спрос на произведенную продукцию. Основные функциональные ресурсы: сырье, комплектующие, оборудование, производственные технологии, капитал, финансовые потоки – оно также получает из внешней среды.

Внутренняя среда закладывает предпосылки деятельности объекта управления во внешней среде. Внутри организации осуществляется производственный процесс, определяются его технологии и маркетинговая политика, принимаются решения о закупке сырья или комплектующих, формируется и действует система управления, разрабатывается стратегия, производятся реорганизация и реструктуризация, формируется внутренняя культура.

Дадим определения внешней и внутренней среды объекта управления.

Внешняя среда – это внешнее окружение организации, способное оказать влияние на ее деятельность.

Внутренняя среда – это внутренние составляющие организации, определяющие ее деятельность. К внутренней среде относятся основные функциональные ресурсы, производство, технологии, персонал, организационная культура, традиции и т. д.

Внешняя и внутренняя среда объекта управления образуют среду принятия управленческого решения для субъекта управления. Среда принятия управленческого решения характеризуется такими факторами, как:

• условия, определяющие деятельность объекта управления;

• потенциал объекта управления;

• система оценки успешности деятельности;

• наличие «вершин», к достижению которых стремится объект управления;

• многовариантность;

• неопределенность;

• случайность;

• возможности;

• угрозы.

В качестве меры успешности деятельности объекта управления в бизнесе может выступать полученная прибыль, его брэнд, который является составной частью конкурентоспособности наряду с ценой и качеством продукции, работ, услуг; в сфере государственного управления – оценка его деятельности со стороны вышестоящих инстанций. Такой же мерой успешности деятельности является имидж организации, формируемый в общественном мнении, в частности в СМИ. Они являются составляющими системы оценки успешности деятельности объекта управления.

Наличие «вершин», к достижению которых стремится объект управления, предполагает, что существуют такие значения оценки успешности его деятельности, достижение которых для объекта управления является знаковым и влечет значительное увеличение его потенциала и открытие принципиально новых возможностей.

Многовариантность среды принятия управленческого решения означает, что различные управленческие решения и действия объекта управления могут приводить к разным сценариям предполагаемого развития ситуации.

Неопределенность подразумевает, что будущее развитие управленческой ситуации со 100 %-ной вероятностью предсказать невозможно. Возможны, а для постиндустриального периода развития экономики и характерны непредсказуемые изменения среды принятия управленческого решения. И только та система управления может быть эффективной, которая обеспечивает принятие и реализацию управленческих решений, адекватных произошедшим изменениям.

Случайность среды принятия управленческого решения означает, что возникновение возможностей и угроз, требующих принятия управленческих решений, может носить в значительной степени вероятностный характер.

Возможности, которые порождаются средой принятия управленческого решения, являются одной из главных составляющих управленческого успеха. Именно они открывают путь к завоеванию и удержанию лидирующих позиций.

Угрозы, порождаемые средой принятия управленческого решения, требуют со стороны субъекта управления принятия управленческих решений и осуществления действий по их предотвращению, с тем чтобы обеспечить достижение стоящих перед объектом управления целей.

Умение своевременно распознать и реализовать появившиеся возможности, а также увидеть приближение угрозы и предотвратить ее последствия является одним из главных умений управленца, при реализации которого важную роль играют интуиция и профессиональное чутье.

Наличие перечисленных выше факторов предъявляют к управленцу такие требования, как:

• предрасположенность к действиям в условиях неопределенности и многовариантности;

• умение находить верные решения в самых сложных управленческих ситуациях;

• умение оправданно рисковать;

• необходимость реализации трудноисполняемых решений в условиях непредсказуемых изменений;

• необходимость брать на себя ответственность за принятые решения;

• умение повести за собой команду и весь коллектив объекта управления при выполнении принятых управленческих решений.

Рассмотрим более подробно внешнюю среду и ее влияние на функционирование объекта управления.

Модели внешней среды организации

Основными составляющими внешней среды, определяющими условия функционирования объекта управления, являются:

• социально-политическая ситуация;

• нормативно-правовая база;

• особенности стадии экономического развития страны;

• состояние рынка сбыта производимой продукции;

• уровень жизни населения;

• покупательная способность;

• общий уровень предпринимательской активности;

• эффективность банковско-финансовой системы;

• социально-демографическая ситуация в регионе;

• погодно-климатические условия и т. д.

Взаимодействие объекта управления с внешней средой схематично представлено на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Взаимодействие объекта управления с внешней средой (укрупненная модель)

Если на рис. 2.1 представлена укрупненная модель взаимодействия объекта управления с внешней средой, то более детальная модель его взаимодействия с внешней средой показана на рис. 2.2.

Особое значение во внешней среде для современного предприятия в сфере бизнеса играет конкуренция, во многом определяющая результаты его деятельности на рынке сбыта. От уровня конкуренции и действий конкурентов зависят реализация продукции, уровень требований к ее качеству, используемые производственные технологии, поставки сырья и комплектующих, возможность привлечения и предотвращения текучести профессиональных кадров и т. д.

Рис. 2.2. Взаимодействие объекта управления с внешней средой (детальная модель)

Рис. 2.3. «Пять сил конкуренции»

Основные конкурентные силы, действующие во внешней среде и рассматриваемые при анализе функционирования предприятия, представлены в модели, получившей название «пять сил конкуренции» (рис. 2.3). В ней систематизирована и проанализирована структура основных факторов, формирующих конкурентную среду на рынках сбыта. Модель предложена М. Портером (см. [10]).

Среда, в которой функционирует организация, подразделяется [4]:

• на макроокружение, к которому относятся состояние экономики, правовое регулирование, политические процессы, природная среда и ресурсы, социальная и культурная составляющие;

• непосредственное окружение (микроокружение) – потребители, поставщики, непосредственные конкуренты, рынок сбыта и рынок труда;

• внутреннюю среду – персонал организации, производство, финансы организации, маркетинг, организационную культуру.

На рис. 2.4 приведена модель системы «организация – среда», наглядно представляющая основные компоненты, способные оказать воздействие на развитие организации [14]. Отметим, что на этом рисунке наряду с факторами внешней среды показаны и другие основные факторы, определяющие деятельность объекта управления.

Рис. 2.4. Модель системы «организация – среда»

Известность получила модель ситуационного подхода Г. Минцберга [2, 23], согласно которой изменения внешней среды характеризуются ее ситуационными переменными. В качестве таких переменных выделены:

• динамизм внешней среды;

• сложность задач;

• разнообразие продуктов/рынков.

В соответствии с этой моделью стратегия организации формируется под воздействием внешней среды. В свою очередь стратегия оказывает влияние на перечисленные выше ситуационные переменные, которые воздействуют на организационную структуру организации (рис. 2.5) [11].

Рис. 2.5. Влияние стратегии на структуру

Технологии анализа внешней среды

Для управления деятельностью объекта управления необходимо проанализировать основные факторы, влияющие на его функционирование, и оценить степень их влияния. Факторы внешней среды, оказывающие влияние на функционирование конкретного объекта управления, можно представить в виде табл. 2.1. При их определении учитываются условия функционирования этого объекта во внешней среде.

Таблица 2.1

Факторы внешней среды

В качестве примера приведем наиболее важные факторы внешней среды, влияющие на деятельность одной из московских строительных компаний.

В процессе управления нельзя не учитывать, что внешняя среда постоянно меняется, изменяя условия функционирования объекта управления. Анкета 2.1 позволяет управленцу оценить тенденции изменения внешней среды, в которой он функционирует.

Для заполнения анкеты необходимо на графике соответствующей характеристики, влияющей на состояние внешней среды, указать оценки ее значений до 2010 г., в 2010-м, в 2012 г. и более отдаленной перспективе в соответствии с приведенной шкалой.

Рекомендации

Основная задача анализа факторов внешней среды, определяющих условия функционирования объекта управления, а также тенденций их изменения – получить верное видение ситуации принятия управленческого решения. Оно необходимо для выработки эффективных управленческих решений с учетом условий, требований и «правил игры», задаваемых внешней по отношению к объекту управления средой.

АНКЕТА 2.1. Тенденции изменения деловой среды

Для проведения такого анализа могут быть использованы технологии определения факторов внешней среды и тенденций их изменения, приведенные выше. Для определения факторов внешней среды и их изменения могут быть использованы также технологии анализа, приведенные в и. 5.1.

Использование модели ситуационного анализа Г. Минцберга позволяет дать рекомендации исходя из значений ситуационных переменных: динамизма внешней среды, сложности задач, разнообразия продуктов (рынков). Более детальные рекомендации могут быть даны при использовании анкеты 2.1.

Деятельность организации, осуществляемая во внешней среде, ее успешность во многом определяются внутренней средой.

К числу факторов, формирующих внутреннюю среду организации, относятся:

• производственная система, которая обеспечивает выпуск продукции, выполнение работ, оказание услуг, включающая подсистемы снабжения и маркетинга, послепродажного обслуживания и т. д.;

• система управления;

• руководитель и персонал;

• технологии управленческие и функциональные, используемые для достижения поставленных целей;

• ресурсы управленческие и функциональные;

• внутренняя культура;

• воздействие внешней среды.

Сфера деятельности организации определяет ее производственную систему, которая получает из внешней среды все необходимое для производства продукции, выполнения работ или оказания услуг, в соответствии с ее профилем деятельности.

Система управления организацией обеспечивает ее функционирование, определяет стратегию развития и достижение поставленных стратегических целей, влияя на результат ее деятельности во внешней среде.

Эффективность функционирования организации во многом достигается за счет таких факторов, формирующих ее внутреннюю среду, как:

• управляемость;

• корпоративный дух;

• реализация планов и достижение целей, обеспечиваемых действующей системой управления.

Важная роль при формировании внутренней среды принадлежит руководителю, который организует деятельность объекта управления и прежде всего его персонала, а также персоналу, который создает ценности, реализующиеся вне организации.

Если от руководителя зависит принятие управленческих решений, определяющих деятельность организации, то от персонала – качество реализации принятых решений. В зависимости от стиля управления и существующих в организации традиций персонал может не только выполнять полученные задания, но в той или иной степени принимать участие в процессе управления и подготовке, а в некоторых случаях и в принятии управленческих решений.

Влияние со стороны руководителя организации может быть достигнуто за счет:

• стиля управления;

• используемого вида власти;

• используемых технологий управления, которые более детально будут рассмотрены в и. 3.3.

Каждый руководитель в своей деятельности использует те или иные управленческие технологии, те или иные способы преобразования текущего состояния объекта управления в желательное. Внутреннюю среду организации в значительной степени формируют используемые управленческие и функциональные технологии. Они не только формируют ее микроклимат и внутреннюю культуру, но и определяют управленческие ресурсы, необходимые для достижения цели.

Понятие управленческого ресурса шире, чем понятие ресурса, используемого непосредственно в производственном процессе, поскольку управление организацией является более широким понятием, чем управление производственным процессом, которое оно в себя включает. Успешную деятельность предприятия обеспечивают и поставки необходимого сырья, материалов, комплектующих, и реализация выпускаемой продукции на рынках сбыта, и его имидж, и отношения с муниципальными властями, и эффективность действующей в нем системы управления. Одним из важнейших управленческих ресурсов является административный.

Рис. 2.6. Модель внутренней среды и ее структура

К ключевым управленческим ресурсам не без основания относятся и интеллектуальные возможности руководителя, его команды, системы управления в целом, которые во многом определяют результаты деятельности. Особую роль играет такой управленческий ресурс, как информация, поскольку без информации и ее передачи невозможны ни подготовка, ни принятие, ни реализация управленческого решения.

Модели внутренней среды

Как уже говорилось, результаты деятельности организации во многом определяются ее внутренней средой, в состав которой входят ее производственная и кадровая составляющие, система управления организацией, внутренняя культура организации. Модель внутренней среды и ее структура представлены на рис. 2.6.

Модели взаимодействия внутренней и внешней среды приведены нарис. 2.1, 2.2 и 2.4.

Интерес представляет также модель внутренней среды организации, предложенная Г. Минцбергом [2]. Согласно ему, организацию можно разделить на пять частей.

1. Стратегическая верхушка, которая контролирует организацию и несет ответственность за эффективность ее функционирования.

2. Рабочий центр, сотрудники которого выполняют основной объем работы по решению задач, стоящих перед организацией.

3. Средняя линия, которую образуют управленцы, наделенные полномочиями непосредственно стратегической верхушкой.

4. Техническая структура, состоящая из частных аналитиков, помогающих координировать процессы, продукцию, навыки или ценности, в том числе путем стандартизации.

5. Вспомогательный персонал — сотрудники, поддерживающие основную работу организации, т. е. те, кто отвечает за материально-техническое обеспечение, связь с общественностью, уборку офиса и т. д.

Роль и численность этих групп будут различными в зависимости от характера работы, выполняемой организацией, стабильности внешней среды, масштабов организации.

Технологии анализа внутренней среды

Как отмечалось выше, А. Чандлер, анализируя деятельность многих компаний, открыл один из наиболее важных принципов управления современной организацией: «стратегия определяет структуру». Пришедший к управлению Nokia в 1992 г. Й. Олилла открыл и использовал в своей управленческой практике не менее важный принцип: «стратегия определяет кадровую политику», а также, с полным основанием можно сказать, и внутреннюю среду организации.

Олилла понимал, что без заинтересованного участия в реализации стратегии персонала, который поверил бы в принятые им стратегические решения, его замыслам по коренному преобразованию корпорации сбыться не суждено. В связи с этим им была поставлена цель превратить весь персонал Nokia в своих единомышленников и соратников.

Одним из главных принципов его кадровой политики стало стремление добиться того, чтобы каждый работник не просто исполнял полученные сверху распоряжения, но считал процветание корпорации своим личным делом и, следовательно, стремился сделать все максимально возможное для повышения эффективности производства и реализации выпускаемой продукции.

Первым шагом на пути формирования новой внутренней культуры стало внедрение в управленческую практику принципа «каждый работник участвует в выработке управленческих решений». При этом не делалось исключения и для стратегических решений. Изменения положения корпорации и принимаемые в связи с этим решения, включая определение и корректировку стратегии, обсуждались всеми. Этот принцип стал действенным механизмом включения каждого работника в процесс управления и в значительной степени способствовал возникновению чувства сопричастности.

Вторым шагом на пути формирования новой внутренней среды стало внедрение в управленческую практику корпорации принципа «без страха за неудачу». Это означало, что внутри организации были установлены взаимоотношения, свободные от упреков. Основным мотивирующим фактором отныне становились поощрения.

Третьим шагом на пути реализации новой внутренней среды стало внедрение в управленческую практику компании принципа «ставка на тех, кто способен адаптироваться к непрерывным изменениям».

Четвертый принцип, на котором базируется новая кадровая политика Nokia, заключается в следующем: «каждый сотрудник должен быть открытым». В бизнесе, основа успеха которого – умение генерировать и внедрять новые идеи, важно, чтобы родившаяся в голове каждого сотрудника бизнес-идея становилась достоянием корпорации. В компании сформирован своеобразный банк идей, которые могут представлять ценность для корпорации. Каждый сотрудник, включая менеджеров, нашедший интересное решение, записывает в электронном виде и само решение, и то, как он к нему пришел, т. е. ход своих мыслей.

Пятый принцип новой кадровой политики Nokia: «результаты труда каждого получают должную оценку».

И наконец, шестой принцип: «взаимное доверие и дух команды». Большинство из сформулированных ранее принципов формирования новой внутренней среды Nokia вряд ли удалось бы реализовать без этого принципа, цементирующего персонал в единый слажено действующий организм со своей внутренней культурой, нацеленный на достижение поставленных перед корпорацией задач. Как сказал один из сотрудников компании: «Мы обязаны своим успехом тому, что доверяем друг другу… Командный дух помогает нам оправдывать ожидания покупателя».

Конечно, здесь перечислены не все принципы, характеризовавшие формирование новой внутренней среды Nokia. Но они дают достаточно полное представление о том, в каком направлении оно велось. Произошедшие изменения во многом способствовали коренным преобразованиям, произведенным в корпорации, и достижению лидирующего положения в отрасли мобильной связи. Но пожалуй, самой главной отличительной чертой формирования внутренней среды является ее соответствие принятой стратегии развития, что во многом способствовало достижению поставленных компанией целей. Сформулированные выше принципы получили в деловом мире известность как подход Nokia.

Рекомендации

Как сказано выше, внутренняя среда определяет результаты деятельности организации во внешней среде. Анализ управленческой практики позволяет сделать вывод о том, что значительный процент ошибок руководителей, приведших к тяжелым последствиям для управляемых ими организаций, является результатом недооценки значения внутренней среды.

Внутренняя среда организации сказывается на реализации разработанной стратегии, производственном процессе, текучести кадров, отношении персонала к работе и ее качестве, а в конечном счете на результатах ее деятельности во внешней среде.

Стратегия развития внутренней среды должна становиться неотъемлемой составляющей стратегии развития организации, а ее выполнение должно контролироваться и мотивироваться в не меньшей степени, чем реализация остальных разделов стратегического плана. Должное внимание необходимо уделять развитию всех основных составляющих внутренней среды организации.