Читать книгу "Жить на полную. Выбери лучший сценарий своего будущего"

Ваша цель заключается не в том, чтобы сократить количество обязательств – хотя эта цель желанна для многих из нас. Главное – определить необходимые обязательства. Если жизнь – это жонглирование, опытный жонглер знает, какие мячи резиновые, а какие – хрустальные. Мы предлагаем вам использовать два средства: идеальную неделю и ежегодный блок времени.

Ваша идеальная неделя

Впервые нас познакомил с этой концепцией писатель Тодд Дункан. Он подготовил ряд аудиозаписей, которые со временем сложились в книгу «Ловушки времени: Эффективные стратегии для загруженных сверх меры продавцов». Идея эта сходна с финансовым бюджетированием. Единственная разница заключается в том, что вы планируете траты времени, а не денег. Как и финансовый бюджет, бюджет временной составляется сначала на бумаге.

Рисунок 8.1

ПРИМЕР ИДЕАЛЬНОЙ НЕДЕЛИ

Ваша идеальная неделя – неделя, какой вы прожили бы ее, если бы могли контролировать все происходящее, – делится на простую сетку. Каждый день имеет тему. Кроме того, каждый день делится в соответствии с конкретной зоной фокуса. Для этого мы используем самую простую таблицу. В качестве примера мы покажем вам таблицу Тима.

Вы видите темы Тима, перечисленные в самом верхнем ряду:

• Понедельник посвящен команде, личным встречам и обеду с персоналом.

• Вторник и среда посвящены поездкам и развернутым совещаниям (т. е. ежемесячным деловым совещаниям).

• Четверг – ситуативный день. В этот день Тим рассматривает внешние просьбы о встречах.

• Пятница посвящена планированию и обдумыванию долгосрочных перспектив.

• Суббота посвящается личным делам и занятиям.

• Воскресенье посвящено церкви, отдыху и планированию следующей недели.

Зоны фокуса Тима перечислены в самой левой колонке:

• Раннее утро он посвящает себе: читает, молится и занимается физическими упражнениями.

• Середина дня посвящена работе. Тим приезжает в офис к 8.30 и уходит примерно в 18.00. Удивительно, сколько можно сделать за это время, если установить «четкие границы». Иначе вступает в действие закон Паркинсона: «Работа увеличивается пропорционально времени, отведенному на нее».

• Вечер Тим посвящает семье и отдыху. У него трое детей, которые живут вместе с ним. Совместный ужин – главный приоритет. Так семья получает возможность пообщаться и сблизиться. Последние полчаса Тим и его жена проводят за чтением.

Обратите внимание на то, что занятия, имеющие приоритет в плане жизни, выделены светло-серым цветом. Занятия, не связанные с приоритетами плана жизни, выделены темно-серым цветом. Переменные дела никак не выделены. Диагонально заштрихованные периоды не отведены ни для чего и могут считаться «пределом». Схема, конечно же, весьма субъективная, но она дает возможность большинству людей определить, что для них важнее всего.

Чтобы вы смогли воспользоваться этим средством, мы предлагаем вам продумать собственную идеальную неделю. Вы можете либо загрузить нашу таблицу в Excel с сайта LivingForwardBook.com/ideal-week, либо составить ее самостоятельно. Продумав свою идеальную неделю, вы сможете использовать этот документ в качестве шаблона при планировании. Передайте ее своему помощнику или коллегам, чтобы все работали со сходными ожиданиями и стремились к одинаковым целям.

Не все можно подогнать под этот шаблон. Однако наличие такого документа поможет вам достичь того, что вы считаете важнее всего.

Ваш ежегодный блок времени

Еще одно средство, которое мы считаем полезным, – это ежегодный блок времени. Это средство дает вам возможность планировать свою жизнь на три года вперед. Конечно, мы не говорим о подробном планировании. Наша жизнь слишком динамична, чтобы это было возможно. Но наше средство поможет вам сначала обозначить «крупные ориентиры», чтобы они не вступили в конфликт с другими обязательствами. Лучше всего сделать это первым, прежде чем кто-то другой внесет в ваш календарь что-то свое.

К сожалению, ни один из известных нам календарей не дает возможности такого просмотра, какой нам необходим. В доступных календарях вы можете видеть только один месяц. Поэтому мы создали ежегодный блок времени в Excel. Он включает в себя пример текущего календаря. Вы можете ввести год, на который составляете график, в графу А5, и календарь автоматически пересчитается. Он учитывает даже високосные годы. Вы можете загрузить этот календарь с сайта LivingForwardBook.com.

Сначала отметьте основные и бесспорные ориентиры, а затем перейдите к менее важным. Обычно мы рекомендуем обновлять этот календарь в четвертом квартале. Вы можете заполнять свой ежегодный блок времени в следующем порядке:

1. Дни рождения и годовщины

2. Праздники

3. Корпоративные мероприятия

4. Отпуска

5. Совещания совета

6. Совещания по анализу бизнеса

7. Особые командировки

8. Время с друзьями

Ваш список может отличаться. Главное – заполнить даты своими мероприятиями, прежде чем это сделает кто-то другой. Мы предпочитаем, чтобы другие ориентировались на наши приоритеты, вместо того чтобы подстраивать свои планы под их пожелания.

Если у вас нет плана жизни, то вам придется жить в соответствии с планами других людей.

Главное здесь – это баланс. Обязательно выделите время на то, что важно для вас. Если вы не проявите бдительность и не сделаете этого, то одним прекрасным утром проснетесь и поймете, что всю свою жизнь подчинили приоритетам других людей.

Чтобы этого не случилось, нужно научиться почаще говорить «нет». Давайте же об этом поговорим.

Вам трудно говорить «нет»? В фильме Джима Кэрри «Всегда говори «да» показан человек, жизнь которого катилась в тартарары, пока он не научился всем и всегда говорить «да». И тогда его жизнь неожиданно изменилась – на время. Со временем ему стало ясно, что нужны какие-то перемены, – и такое случается с каждым из нас. Большинство людей терпеть не может отказывать другим, но в какой-то момент вы понимаете, что не можете соглашаться на все. Пытаясь всем угодить, вы рискуете тем, что для вас важнее всего.

В бестселлере «Сила позитивного «нет»: Как говорить «нет» и все же добиваться согласия» гарвардский профессор Уильям Юри предлагает три реакции на просьбу, которую нам не хочется выполнять:

1. Соглашение. Мы говорим «да», хотя нам хочется сказать «нет». Такое обычно происходит, когда мы высоко ценим отношения с человеком, обратившимся с просьбой, и ставим их выше собственных интересов.

2. Нападение. Мы говорим «нет», но делаем это неправильно. Такое случается в ситуациях, когда мы ценим собственные интересы выше отношений с данным человеком. Иногда просьба нас пугает или обижает, и мы реагируем на нее чрезмерно остро.

3. Уклонение. Мы вообще ничего не говорим, потому что боимся обидеть другого человека. Мы уклоняемся от ситуации, надеясь, что проблема решится сама собой, но такое случается крайне редко.

Иногда такие реакции прорастают одна в другую, еще более усугубляя сложную ситуацию. Например, если мы уклонились от первой просьбы, может последовать вторая или третья. Это нас раздражает, и мы переходим к нападению, что вызывает чувство вины, ведет к извинениям, а потом к соглашению.

К счастью, есть выход намного лучше. Доктор Юри предлагает четвертую стратегию, которую он называет «позитивное «нет». Позитивное «нет» помогает нам не жертвовать ни отношениями, ни собственными приоритетами. Эта простая стратегия описывается формулой «Да – Нет – Да». «Если обычное «нет» начинается с «нет» и «нет» же заканчивается, – объясняет доктор Юри, – позитивное «нет» начинается с «да» и «да» же заканчивается». Вот как эти три элемента работают вместе:

Да: Позитивное «нет» начинается с готовности сказать «да» самому себе и с защиты того, что важно для вас. Мы бы добавили к этому еще и важность уважения к человеку, высказывающему просьбу.

Нет: Далее высказывается абсолютное «нет», которое устанавливает четкие границы. Мы советуем не оставлять дверь открытой, говоря «может быть»: «Может быть, я и смогу когда-нибудь выполнить вашу просьбу».

Да: Позитивное «нет» заканчивается «да», что позволяет закрепить отношения и предложить другое решение проблемы собеседника.

Майкл, история:

Я часто получаю электронные письма от начинающих авторов с просьбой оценить их творческие планы и книги. Это неудивительно – ведь большая часть моей карьеры проходила в издательском бизнесе. Вот как я отвечаю на такие просьбы, используя формулу «Да – Нет – Да»².

Билл,

Поздравляю вас с новым писательским проектом! Очень немногие авторы могут похвастаться этим. Спасибо, что вы обратились ко мне с просьбой о рецензии.

К сожалению, в силу своей загруженности я больше не имею возможности рецензировать новые книги и проекты, поэтому вынужден отклонить вашу просьбу.

Однако я могу дать вам совет относительно того, как добиться публикации. Если вы еще так не поступили, то я советую вам начать с чтения моего поста «Советы начинающим авторам». В нем я подробно описываю порядок действий.

Я также выпустил целый аудиокурс «Как добиться публикации». В нем я суммировал свой тридцатилетний издательский опыт. Курс состоит из двадцати одного урока.

Надеюсь, эти материалы будут вам полезны.

С наилучшими пожеланиями успеха и скорейшей публикации,

Майкл

Получив подобное письмо, лишь немногие пытаются проявить настойчивость. Обычно мне отвечают: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили. Я все понял. Спасибо, что ответили».

Наши клиенты очень скоро интуитивно приходят к такому подходу. «Да» и «нет» – это как «инь» и «ян». Начните анализировать свое поведение. Когда вы отвечаете «да» на просьбу, которая не имеет для вас приоритета, то вам наверняка придется ответить «нет» своим друзьям, детям, супругу. Возможно, даже придется пренебречь собственным здоровьем и духовным развитием. «Если вы по-настоящему цените свой брак и свою семью, – сказал один из наших клиентов, занимавший очень высокое положение в своей компании, – то нужно научиться говорить «нет» в ответ на определенные просьбы». И он совершенно прав. Вы говорите «нет», чтобы иметь возможность сказать «да» чему-то другому.

Ваше время – это игра с нулевой суммой. Когда вы соглашаетесь на одно, то одновременно отказываетесь от чего-то другого. Чем успешнее вы становитесь в жизни и работе, тем труднее вам говорить «нет». Вы замечаете, что отказываетесь от хороших и достойных вещей, чтобы сказать «да» тому, что для вас важнее всего.

Если вы хотите успешно реализовать свой план жизни, вам нужно усвоить три привычки: сортируйте свой календарь, правильно определяйте свои приоритеты и учитесь правильно говорить «нет».

Глава 9
Оживите его

Самодисциплина – это способность заставить себя сделать что-то, чего делать не хочется, и добиться результата, который вы по-настоящему хотите получить.

Энди Эндрюс

План жизни совершенно бесполезен, если вы не пересматриваете его достаточно регулярно. Когда вы завершите его составление, очень важно установить процедуру регулярного пересмотра.

Майкл, история:

Несколько лет назад я работал в стремительно развивающейся организации. В конце концов мы достигли такого этапа, когда наш руководитель решил, что нам необходим стратегический план. На собрании персонала он объявил: «Времена импровизаций ушли в прошлое. Нам нужен формальный план, и он нужен нам сейчас». Он пригласил очень дорогого консультанта по стратегическому планированию и организовал трехдневный семинар.

Около пятидесяти руководителей высшего звена из разных отделов и подразделений отправились на роскошный курорт близ Остина, штат Техас. Консультант привез с собой целую команду, которая и организовала весь процесс. Подход был очень тщательный и системный. У консультанта с собой были красивые толстые папки в кожаных переплетах с названием нашей компании на обложке и разноцветными листами внутри. На семинаре велись интереснейшие дискуссии и принимались важнейшие решения. Нам удалось прийти к согласию по основным проблемам, которые мучили компанию годами. Был разработан подробный план действий с ориентирами, ключевыми датами и системой подотчетности. Этот план был произведением искусства.

Единственная проблема заключалась в том, что никто из участников семинара больше никогда в жизни в него не заглянул. Все руководители положили этот план на полку в своем кабинете и больше к нему не возвращались. Этот план не изучался и не корректировался.

В корпоративной жизни такое случается сплошь и рядом. Компания, которая создает план, а затем воплощает его в жизнь, это скорее исключение, чем правило.

Мы не хотим, чтобы то же самое произошло с вами. Мы хотим убедиться в том, что вы воплотите свой план жизни в реальность. Сделать это можно единственно возможным способом: его нужно сделать видимым. А для этого вы должны регулярно пересматривать, анализировать и корректировать ваш план, с тем чтобы он реально формировал вашу жизнь.

Доктор Генри Клауд говорит о важности этого процесса в книге «Границы для лидеров». Достижение наших целей целиком и полностью зависит от того внимания, которое мы им уделяем. Когда это делается, то все важное решается, а малозначительное нет. В процессе мы обретаем живое осознание того, что необходимо для достижения наших целей, – доктор Клауд называет это рабочей памятью. Корректировка плана жизни способствует расширению рабочей памяти и тем самым повышает вероятность достижения поставленных целей. Мы хотим предложить вам три способа корректировки плана жизни.

В нашей компании Building Champions мы советуем клиентам ежедневно читать свой план жизни. Делать это нужно по утрам первые три месяца. Читать план следует вслух. Идея заключается в том, чтобы каждый пункт вашего плана вошел в вашу душу и разум. Это должно быть серьезное и глубокое упражнение, а не простая рутина.

Чтобы сделать свой план живым, после первых трех месяцев вам потребуется процесс, который некоторые называют еженедельным анализом. Этот процесс даст вам возможность подняться над повседневной суетой и понять, где вы находитесь и куда движетесь. Кроме того, это возможность осознать свой прогресс в наиболее важных сферах – то есть ситуацию по тем пунктам, которые вы описали в плане жизни.

По собственному опыту можем сказать, что еженедельный анализ позволяет добиться реального прогресса в осуществлении задуманных проектов и принятых обязательств. Это позволяет нам контролировать свою нагрузку и продвигаться в направлении наиболее значимых приоритетов.

Никто не сказал о значимости еженедельного анализа лучше, чем эксперт в области продуктивности Дэвид Аллен. В книге «Как привести дела в порядок» он пишет:

«Многим из нас свойственна склонность постоянно нагружать себя больше, чем мы в состоянии вынести. Мы заполняем наши дни встречами, которые перерастают из одной в другую, вечерами отправляемся на дополнительные мероприятия, генерируем идеи и обязательства, с которыми потом приходится разбираться, и принимаем на себя массу обязательств по проектам, которые способны вывести наш творческий интеллект на поистине космическую орбиту.

Такой головокружительный вихрь дел делает еженедельный анализ особенно ценным. Этот прием позволяет понять и переоценить ряд проблем и иначе распорядиться временем, чтобы сохранить баланс. Это единственный способ провести необходимую перегруппировку, поскольку в повседневной суете сделать это невозможно¹.

– Я (Майкл) обычно провожу еженедельный анализ по пятницам, когда четко представляю себе, что уже сделано, а что еще предстоит. Раньше я делал это по вечерам в воскресенье, чтобы лучше подготовиться к новой неделе, но теперь я понимаю истинную ценность настоящих выходных. Делая это в пятницу, я точно понимаю, что ждет меня в понедельник, и могу спокойно расслабиться в выходные.

– Я (Дэниел) предпочитаю проводить еженедельный анализ дома, но в понедельник утром. Это помогает мне сосредоточиться на самом важном, прежде чем отправиться в офис и приступить к трудовой неделе.

Но провести такой анализ можно и в любой другой день недели. Некоторые наши клиенты проводят еженедельный анализ по пятницам во второй половине дня, то есть в самом конце рабочей недели. Другие предпочитают раннее утро понедельника. Важно отнестись к этому процессу серьезно и реально включить его в свой календарь.

Мы настоятельно рекомендуем уделить этому процессу пятнадцать-тридцать минут – но при необходимости можно это время и увеличить. Еженедельный анализ редко требует полного отключения от повседневных дел, но все же лучше будет заранее выделить в своем рабочем графике окно для этого процесса. Если этого не сделать, то легко отложить еженедельный анализ или занять время какими-то другими делами.

Что же следует делать во время еженедельного анализа? Конечно, это не догма, но мы разработали своеобразную «программу», которой и рекомендуем вам воспользоваться. Это модифицированный вариант программы Дэвида Аллена, и вы можете изменять его по своему усмотрению².

1. Проведите анализ своего плана жизни. Прочитайте свой план жизни слово за словом. Помните, что это краткий документ, так что на чтение много времени вам не потребуется. Ценность этого приема в том, что он даст вам полный обзор и не позволит забыть о том, что для вас по-настоящему важно. Кроме того, это направит ваши повседневные занятия к достижению поставленной цели.

2. Соберите все бумаги и разберитесь с ними. Достаньте все из своего портфеля или сумки, из лотка для бумаг, бумажника или сумочки. А затем разберите все бумаги и решите, что с ними делать. По совету Дэвида Аллена определите, что требует действия. Если же бумаги не требуют никаких действий, у вас есть три варианта.

Вы можете:

• выкинуть их;

• включить их в список необязательных дел;

• отложить для дальнейшего рассмотрения.

Если бумаги требуют действия, вы можете:

• сделать это немедленно, если на это потребуется не более двух минут, или включить в список дел на будущее;

• перенести на конкретное время и отметить его в календаре;

• поручить кому-то другому и включить в список для контроля. Мы обычно называем эту папку «Отложено» или «Ожидание». (Так можно назвать все дела, которые ожидают каких-то действий или информации от других людей, прежде чем вы сможете двигаться дальше.)

3. Обработайте свои заметки. Заметки – это очень важный навык продуктивности³. Можно использовать традиционные блокноты или делать заметки в компьютере, планшете или смартфоне в приложении Evernote. Выбор средства совершенно неважен. Важно возвращаться к своим заметкам и выбирать те действия, на которые вы согласились. Их нужно перенести в список дел.

4. Сделайте анализ предыдущего календарного периода. Мы советуем сохранять и анализировать рабочие события прошлой недели, чтобы быть уверенным, что вы ничего не упустили. Например, во время встречи за обедом вы могли не делать заметок, но вам захочется послать благодарственное письмо или сделать подарок. Анализ встреч прошлой недели дает возможность стимулировать память и вспоминать о том, что без этого процесса могло быть упущено.

5. Проанализируйте предстоящие дела. Это одна из самых важных частей еженедельного анализа. Этот процесс дает возможность изучить предстоящие встречи и подготовиться к ним, сделав все необходимое. Это позволяет смотреть вперед и заранее готовиться ко всему, что ждет вас впереди. (Мы не перестаем удивляться тому, что многие профессионалы появляются на совещаниях без подготовки. В результате они выглядят беспомощными и некомпетентными. На самом же деле они просто не привыкли систематически анализировать уже проведенные совещания и назначения.)

6. Проанализируйте списки действий. Хотя мы рекомендуем делать это ежедневно, во время еженедельного анализа можно охватить более объемный список. Мы спрашиваем себя: «Чего мы должны достичь на этой неделе?» Если эти дела действительно важны, мы включаем соответствующий пункт в свой календарь и рабочий график.

7. Проанализируйте папку «Ожидание». Это список дел, которые вы поручили другим людям. Всегда необходимо отслеживать выполнение ваших поручений. Если срок выполнения прошел, если вам необходимо быть в курсе выполнения поручения, вы можете послать электронное письмо или позвонить, чтобы узнать необходимую информацию. Мы также советуем вам сделать пометку о том, что вы послали напоминание.

8. Проанализируйте список проектов. Когда действие состоит из множества мелких дел, мы называем его проектом. Например, планирование ежегодного семинара для персонала требует: бронирования места проведения семинара, заказа обеспечения участников всем необходимым (например, канцелярскими принадлежностями), рассылки приглашений и т. п. Какой бы системой управления вы ни пользовались, очень важно анализировать основные проекты и точно знать, какие действия необходимо предпринимать, чтобы обеспечить их своевременное выполнение.

9. Проанализируйте список «Отложено». Это список дел, которые не требуют немедленного выполнения, но в свое время их нужно будет сделать. Сюда можно вносить идеи, которые вам не хотелось бы забыть, но к реализации которых вы пока не готовы. Позже их можно будет перенести в соответствующий список дел.

Наши читатели, клиенты и участники семинаров не раз говорили нам, что еженедельный анализ – это самое важное средство, способствующее полной реализации плана жизни. Мы согласны с этим, но важно помнить, что это всего лишь одна из возможных стратегий анализа. Мы считаем ее эффективной, но другие люди используют другие методы. Вы должны найти ту систему, которая будет работать для вас. Мы надеемся, что вы найдете в нашей книге полезные советы, которые помогут вам четко отслеживать выполнение вашего плана жизни.