Текст книги "Ключевые модели для саморазвития и управления персоналом. 75 моделей, которые должен знать каждый менеджер"

Общее описание модели

После того как консультант по вопросам менеджмента Дэвид Аллен опубликовал идеи о самоорганизации, в США среди его последователей возник своего рода культ. Свои идеи о более разумном использовании времени на основе здравого смысла Аллен сформулировал в книге «Как привести дела в порядок»[13]13
  Под этим названием указанная книга вышла на русском языке, что и объясняет название, выбранное для этой модели. В дословном переводе Getting things done означает «доведение дел до завершения». – Прим. перев.


[Закрыть].

Модель приведения дел в порядок (ПДП) поможет вам оптимизировать ваши списки дел, задачи, сообщения электронной почты, встречи и некоторые другие события, которые требуют усилий и времени по их обдумыванию, благодаря чему вы можете стать более продуктивным, творческим и эффективным человеком. Основные шаги при применении ПДП включают следующие этапы:

• сбор;

• обработку;

• организацию;

• анализ;

• выполнение.

Когда следует применять модель

Те люди, которые применяют ПДП, после знакомства с этим инструментом отказались от всех других инструментов управления временем.

Как следует пользоваться моделью

На начальных этапах своего применения – сбора идей и их упорядочивания – ПДП требует больших затрат времени, но затем эта модель позволяет отказаться от всех других систем тайм-менеджмента, которыми вы, возможно, пользовались до этого.

В полной версии ПДП есть инструменты, полезные для управления каждым этапом этого процесса.

• Сбор. Перечислите все, что требует вашего внимания или заботы, независимо от того, какое место в вашей жизнедеятельности занимают эти составляющие. Помощь в составлении этого списка вам могут оказать документы, ожидающие вашего разбора, записи на бумаге, записи в электронном блокноте, голосовые записи и сообщения электронной почты. По мнению Аллена, успех на этом этапе достигается за счет того, что вы переносите все, что нужно запоминать для такого списка, из головы в «корзину» для сбора (выбранный вами репозиторий для хранения всех элементов этого списка). Лучше всего создать минимальное количество таких корзин, чтобы вы могли с ними справляться. Эти корзины необходимо «очищать» от накопившихся там материалов как можно чаще. Процесс очищения может означать удаление элемента из корзины, принятие решения о том, что с ним следует сделать, а затем выполнение этого решения. Благодаря такому подходу с каждым выполненным делом содержание корзины уменьшается, она очищается, и весь процесс происходит более организованно.

• Обработка. Примите решение о том, что нужно сделать с каждым элементом корзины. При рассмотрении каждого элемента подумайте, потребуется ли вам совершать связанные с ним действия. Если нет, удалите его из корзины или положите его в нее снова, чтобы вернуться к нему позже. Если дела, относящиеся к этому элементу, могут быть выполнены за две минуты, сделайте их; если требуется больше времени, делегируйте их выполнение или на время отложите.

• Организация. Распределите элементы/составляющие по соответствующим корзинам. Имеются восемь стандартных корзин, которые можно озаглавить так: «Мусор», «Сделать когда-нибудь/может быть», «Справочные материалы», «Проекты», «Планы проектов», «Ожидания» (действия, совершения которых мы ожидаем от других), «Календарные дела» (с указанием определенных дат, на которые назначено их выполнение) и «Первоочередные действия» (сделать как можно скорее).

• Анализ. Регулярно обдумывайте каждый элемент, который требует действий. Аллен рекомендует анализировать все, что вы собрали и упорядочили, раз в неделю.

• Выполнение. Выберите лучшие действия, которые нужно выполнить, руководствуясь для этого контекстом, имеющимися в распоряжении временем, силами и приоритетами. Чтобы организовать свою ежедневную работу, займитесь теми делами, которые у вас запланированы на данный день, также выполните срочные дела, появившиеся в этот день, и определите, что вам нужно сделать дальше по мере выполнения каждого задания, а затем решите, как это можно сделать лучше всего.

ПДП также предусматривает повышенное внимание активному консультированию по планированию проектов и анализу результатов вашей работы.

Выводы

Суть ПДП заключается в организации всего вашего «багажа» (как его называет Аллен) таким образом, чтобы либо с ним произвести какие-то действия, либо от него избавиться.

Можно только удивляться тому, что система управления временем стала культовой. Возможно, в мире больших нагрузок мы ищем своего рода волшебную палочку, которая могла бы одним своим взмахом помочь нам лучше использовать свое время, и поэтому модель ПДП привлекла большое внимание и увлекла многих людей, испытывающих большой стресс и, по-видимому, не умеющих организовать свою жизнь. Однако ПДП такой палочкой не является и требует к себе повышенного внимания, так как польза от нее будет только в том случае, если вы готовы затратить на нее достаточно времени, а самодисциплина, которую она обеспечивает, приведет к очень полезным побочным эффектам, которые проявят себя и в других областях вашей работы и личной жизни.

Рекомендуемая литература

Allen D. Getting Things Done: How to achieve stress-free productivity. London: Piatkus, 2002.

Можно отметить один довольно забавный факт: для тех, у кого нет времени, чтобы прочитать всю книгу этого автора, была выпущена другая, в которой основные идеи Аллена изложены в кратком виде:

Getting Things Done: A time saving summary of David Allen’s book on productivity. CreateSpace Independent Publishing Platform, 2012 (онлайн-версия).

Общее описание модели

Это графический инструмент, который поможет вам проанализировать, что для вас в жизни важно и что вам необходимо сделать, чтобы более эффективно управлять своим временем/добиться большей сбалансированности в работе и личной жизни. Именно эта сбалансированность является одной из наиболее часто обсуждаемых тем на работе, причем считается, что такие разговоры возникают в организации только тогда, когда этого баланса в них нет. Если считать себя незаменимым сотрудником и не обращать внимания на те вещи, которые делают нашу жизнь богаче, можно очень легко упустить из виду все то, что действительно для нас важно. В этом отношении колесо жизни является хотя и простым, но в то же время мощным инструментом, с помощью которого можно получить «снимок» вашей жизни в конкретный момент и помочь определить ваши истинные приоритеты. Он также показывает вам, от чего вы должны отказаться, чтобы получить то, что действительно хотите.

Когда следует применять модель

Если вы чувствуете, что у вас между работой и семейной жизнью существует дисбаланс, если думаете о том, что вам нужно сменить должность или работу, то в этих случаях вам поможет колесо жизни.

Как следует пользоваться моделью

1. Перечислите восемь сфер, которые наиболее важны для вас для поддержания своей жизни в равновесии, например, друзья, работа, семья, здоровье, финансовое благополучие и т. д.

2. Нарисуйте круг и разделите его на восемь равных секторов.

3. Запишите в каждый сектор круга те сферы, которые вы определили как важные.

4. Представьте, что каждая сфера оценивается по 10-балльной шкале, где 0, находящийся в центре круга, означает, что вы полностью не удовлетворены ситуацией в данной сфере, а 10, лежащая на внешнем круге, что вы полностью удовлетворены этой сферой.

5. Отметьте свои баллы по выбранным сферам на внешних осях сектора.

6. Соедините линиями отмеченные вами точки. Насколько близка получившаяся у вас фигура к идеальной окружности? Насколько она близка к внешнему краю? Так как некоторые сферы для вас более важны, чем другие, вряд ли можно ожидать, что получившаяся фигура будет близка к идеальному кругу.

7. Снова вернитесь к получившейся у вас фигуре. Посмотрите на те сферы, по которым ваши баллы оказались низкими. Что нужно изменить, чтобы получить по этим составляющим максимальное количество баллов? Запишите ответ. Будьте конкретны. Например, работа: поменьше; денег: побольше; отдых: чаще ходить на танцы и т. д.

8. Теперь обратитесь к одному из секторов и спросите себя: «Если бы я достиг максимального количества баллов по этой сфере – 10, то какими были бы мои результаты по остальным сферам?» Затем проделайте то же самое упражнение, но в более мягком варианте. Определите, что было бы, если ваш результат по этой сфере улучшился бы на 1 балл.

9. Спросите себя, чем вам пришлось бы пожертвовать, чтобы получить более высокие результаты по тем сферам, которые для вас наиболее важны.

10. Повторите это упражнение для каждой сферы.

После этого обдумайте первые шаги, которые вы предпримете, чтобы улучшить свои результаты в наиболее важных для вас сферах, что приведет к снижению баллов по тем сферам, которые вы не считаете для себя слишком значимыми.

В примере, приведенном на рис. 27.1, человек добивается серьезных успехов в работе: там у него все хорошо, однако проводит слишком мало времени со своей семьей. Работа также, как складывается впечатление, позволяет ему полноценно отдыхать и заниматься своими любимыми делами, но оставляет мало времени на остальные занятия. Если для этого человека семья и друзья действительно важны, он должен подумать, как сократить часы своей работы или, может быть, перейти на более гибкий график занятости, чтобы повысить баллы по сферам «Семья» и «Друзья».

Рис. 27.1. Колесо жизни

Источник: взят из: Paul J. Meyer’s Wheel of Life. © Success Motivation International, www.success-motivation.com. Воспроизведено с разрешения правообладателя

Выводы

Присваивание баллов в колесе жизни весьма субъективно, поэтому вы можете обнаружить, что, оценив несколько раз с небольшими перерывами свои сферы жизни, выставленные вами баллы по одной и той же оси оказались разными. Однако даже с учетом этого вы получите относительные показатели, по которым можно судить, в каких сферах у вас все нормально, а в каких дела идут не так хорошо, как вам хотелось бы, а также поймете, на чем вам нужно сосредоточить ваше внимание, чтобы сбалансировать вашу работу и личную жизнь.

Рекомендуемая литература

Много статей, посвященных колесу жизни, можно найти в Интернете.

Часть 10
Обучение

Обучение может быть веселым занятием, в котором время от времени наступает прозрение. Это случается тогда, когда вы начинаете по-новому смотреть на прежние идеи или когда вы можете сразу же применить полученные знания в своей повседневной работе. Для вас как менеджера важно своевременно отслеживать новые профессиональные разработки, появляющиеся в вашей области, и новые приемы, позволяющие лучше управлять членами вашей команды. В этой части книги вы познакомитесь со способами, позволяющими повысить качество вашего обучения и снова наполнить процесс обучения чувствами веселья и любопытства, свойственными детям.

Общее описание модели

В модели ускоренного обучения предлагаются идеи, которые помогут ускорить процесс обучения и сделать его эффективным. Британский писатель, инструктор и консультант по образованию Колин Роуз в 1980-е гг. обобщил работы многих исследователей в области образования и создал модель, которая помогает ускорить процесс обучения. В сущности, если вы поймете, какие стили обучения для вас предпочтительны, то станете быстрее учиться, более эффективно использовать результаты обучения и получать больше удовольствия от процесса обучения, так как в ходе его вы начнете чувствовать себя более естественно.

Мы получаем информацию через наши основные каналы ее восприятия: зрение, слух и осязание, и большинство из нас предпочитает какой-то один из этих каналов. Если вы сможете активно использовать в ходе процесса обучения более одного канала, то сможете лучше понять и запомнить предложенный материал. Эти каналы можно стимулировать, например, с помощью физических упражнений, рисования и музыки, которые встраиваются в процесс обучения.

Когда следует применять модель

Ускоренное обучение полезно всякий раз, когда вы изучаете что-то новое.

Как следует пользоваться моделью

При ускоренном обучении задействуются все чувства, в то время как при традиционном обучении используется обычно только одно, к тому же вы можете творчески подойти к комбинированию чувств.

Традиционное образование в чем-то похоже на процесс потребления: нам предоставляют знания и идеи, которые мы в основном поглощаем пассивно. При ускоренном обучении нас поощряют в процессе обучения играть более активную роль, что может проявляться по-разному, в том числе следующим образом.

• Из имеющихся фактов придумайте стихотворение, песню или игру.

• Нарисуйте мысленно карту (визуальный смысл), проведите пальцем по частям карты (осязание) и скажите вслух, что вы читаете (слух); этот прием сцепляет друг с другом три сенсорных канала, чтобы они были задействованы одновременно, и укрепляет психические связи, что помогает закрепить результаты обучения.

• Представьте себе приключение, в котором участвовал автор, когда работал над своим произведением в жанре нон-фикшн[14]14
  Документальная проза, документальная литература (от англ. Non-fiction – «не вымысел») – особый литературный жанр, для которого характерно построение сюжетной линии исключительно на реальных событиях, с редкими вкраплениями художественного вымысла. – Прим. перев.


[Закрыть]. Почему он структурировал информацию таким образом? Почему он использовал определенное построение фраз или выбрал определенный стиль?

• Как только вы изучите новый навык, сразу же начинайте применять его на практике.

• Почувствуйте разницу между «познавать что-то» и «узнавать о чем-то». Узнавание о чем-то в основном является пассивным занятием, познавание – активным.

• Разбейте изучаемый материал на небольшие части, с каждой из которых вы сможете справиться; регулярно на время прерывайте непосредственный процесс обучения, чтобы позволить вашему мозгу усвоить новую информацию.

• Научитесь связывать новую информацию с уже имеющимися у вас знаниями и представлять новые идеи как старые, рассматривая их в других перспективах.

• Сотрудничайте с другими. Один из лучших способов, позволяющих узнать, насколько хорошо вы уяснили и поняли что-то новое, – объяснение этого материала кому-то еще. Способность изложить любой материал закрепляет результаты обучения и в то же время выявляет имеющиеся пробелы в знаниях.

• В процессе обучения используйте метафоры и сравнения. Если вы изучали методы продаж, вам, возможно, задавали вопрос о том, чем совершение продаж похоже на ловлю рыбы. Обдумайте все, что вы знаете о ловле рыбы, а затем используйте ассоциации, которые у вас возникли при этом обдумывании, первоначальной концепцией продаж. Ассоциативные связи могут вас сильно удивить, благодаря чему ваше обучение улучшится.

• Оценивайте ваш прогресс. Поставьте себе цели обучения и периодически оценивайте, в какой мере вы приблизились к их достижению.

• Не пытайтесь сделать слишком много сразу: осваивайте новый навык, разобрав его на отдельные составляющие. Поступая таким образом, вы можете сформировать этот навык динамично, двигаясь от его начальных элементов к последним, завершающим.

• Обучайтесь без отрыва от контекста. Да, абстрактные понятия вначале могут усваиваться легко, но если они изучаются без контекста, то так же легко забываются. Подумайте, где вы можете применить свои новые знания на практике, и если у вас есть возможность, сразу же после усвоения новой информации примените ее в реальной жизни.

Выводы

Будучи детьми, мы узнавали новое через игру и задаваемые вопросы. Игра полезна тем, что задействует все чувства. Когда мы становимся взрослыми, обучение может стать более формальным, монотонным занятием, осуществляемым на основе пассивного обучения, запоминания фактов и «пережевывания» информации. Ускоренное обучение возвращает нас в детство с его богатой палитрой чувств и общей атмосферой веселья. Причем для этого почти не надо дополнительно тратить время, а вот вознаграждение можно получить очень быстро!

Рекомендуемая литература

Best B. Accelerated Learning Pocketbook. 2^nd revised edition. Alresford, UK: Teachers’ Pocketbooks, 2011.

Rose C. Accelerated Learning. 5^th edition. Aylesbury, UK: Accelerated Learning Systems Ltd., 1985.

Общее описание модели

Американка Кэтрин Бенцигер, занимающаяся исследованиями в области психологии, разработала инструмент оценивания, с помощью которого можно определить, использование какого квадранта своего мозга для вас наиболее естественно. Установлено, что использование участков мозга, лежащих за пределами этого квадранта, может вызывать утомление и даже оказывать вред, так как в этом случае вы затрачиваете на 100 % больше энергии, чем тогда, когда задействуется предпочтительный квадрант. Четыре квадранта мозга делятся на переднюю левую, переднюю правую, заднюю левую и заднюю правую части (рис. 29.1).

Рис. 29.1. Квадранты мозга

Источник: взято из: Benziger’s thinking styles assessment (BTSA), www.benziger.org/index.html

Подобно тому как мы предпочитаем пользоваться конкретной рукой, глазом или ухом, у каждого из нас имеется похожее предпочтение и при использовании определенного квадранта мозга. Каждый квадрант головного мозга выполняет определенные функции.

Передняя левая часть (мыслительные процессы)

• Принятие решений

• Логика

• Анализ

• Ведение переговоров

• Дебаты

• Расстановка приоритетов

Задняя левая часть (восприятие)

• Обычные процедуры

• Внимание к деталям

• Управление временем

• Предпочтение работ с материальными объектами

• Жизнь по принципу «здесь и сейчас»

• Повышенная продуктивность

Передняя правая часть (интуиция)

• Реагирование на возможности

• Выявление закономерностей и связывание друг с другом, казалось бы, совершенно разные идеи

• Креативность

• Придумывание новых решений

• Готовность пойти на риск

• Юмор

Задняя правая часть (чувства)

• Умелое считывание невербальных сообщений

• Стремление добиваться гармоничных отношений в группе

• Более выраженный интерес к человеческим сторонам проблемы, чем к техническим

• Поощрение других

• Стремление воспитывать

• Формирование чувства принадлежности

Оценивание стилей мышления по методу Бенцигер поможет вам определить, какой квадрант вашего мозга является доминирующим, благодаря чему вы сможете лучше заниматься самоуправлением, в целом повысить свою эффективность на работе и улучшить взаимоотношения с коллегами.

Когда следует применять модель

Используйте этот инструмент для того, чтобы понять, какой квадрант вашего мозга является для вас предпочтительным. Это поможет вам более целенаправленно искать работу, при которой основная нагрузка будет ложиться именно на этот квадрант.

Как следует пользоваться моделью

Независимо от того, прибегните ли вы для определения ведущего квадранта своего мозга к полному оцениванию стилей мышления по методу Бенцигер или воспользуетесь лишь моделью квадрантов мозга, еще раз прочтите приведенный выше список и определите, какая совокупность свойств лучше всего соответствует вам и предпочтительному для вас стилю работы. Задайте себе следующие вопросы.

• В какой степени ваше нынешнее положение и занимаемая вами должность позволяют вам реализовывать качества, относящиеся к этому квадранту?

• Как вы могли бы скорректировать свои должностные функции, чтобы более полно использовать качества, относящиеся к этому квадранту?

• Если у вас возникает конфликт с другими людьми, какой квадрант вашего мозга задействуется больше всего? Является ли этот квадрант доминирующим? Можно ли разрешить конфликт более эффективно, если сосредоточить свое внимание на доминирующем квадранте, в результате потратить меньше энергии и действовать более эффективно?

После того как вы определите, какой квадрант мозга у вас является доминирующим, вы сможете организовать свою работу таким образом, чтобы более активно использовать свойства этого квадранта и поэтому работать более эффективно.

Выводы

При использовании этой модели не следует концентрироваться только на своем доминирующем квадранте. Гармонично развитая личность действует гибко и не зацикливается лишь на нескольких своих гранях. Конечно, будет полезно, если вы узнаете, какой стиль для вас предпочтительнее и сможете объяснить, почему вам лучше работается в одних ситуациях, чем в других, однако вы не сможете создать рабочую среду, которая в полной мере соответствовала бы вашим предпочтениям. Будет гораздо лучше, если вы усвоите и разовьете те навыки, которые требуют использования и других квадрантов, так как при таком подходе вы сможете действовать более гибко.

Как и у многих других психометрических инструментов, в основе модели оценивания стилей мышления лежат работы швейцарского психиатра Карла Юнга, и поэтому ими следует пользоваться достаточно осторожно. (Например, специалисты, пользующиеся индикатором типов личности Майерс – Бриггс, также основанном на трудах Юнга, утверждают, что с его помощью можно надежно определить неизменный тип личности субъекта, однако на практике до 75 % людей при втором прохождении этого теста получают другой «тип» личности, чем при первом аналогичном тестировании.) Вопрос о том, привлекают ли конкретные должности людей, которые думают определенным образом, или, наоборот, эти должности формируют такое мышление у людей, которые их исполняют, по-прежнему не решен и остается дискуссионным. Поэтому воспринимайте оценку стилей мышления как отражение текущего положения дел, т. е. своего рода фиксацию того, какие ваши настроения довлеют в настоящее время. Благодаря этому вы сможете определить, как наилучшим образом использовать свои качества в ходе выполняемой работы.

Рекомендуемая литература

Benziger K. The BTSA[15]15
  BTSA в данном случае расшифровывается как Beginning Teacher Support and Assessment – оказание поддержки начинающим преподавателям и их оценка. – Прим. перев.


[Закрыть] User Manual 2^nd Edition: A guide to the development, validation and use of the Benziger thinking styles assessment. CreateSpace Independent Publishing Platform, 2013 (онлайн-версия).