Текст книги "Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании"

Простой расчет

В заключение разговора о проблеме «лучше я все сделаю сам» подумайте вот о чем:

Каждый раз, делая что-то своими руками, вы теряете деньги.

Возьмите калькулятор и посчитайте – когда вы занимаетесь принесением денег в компанию, сколько часов в неделю на это уходит? Запишите цифру.

Следующий вопрос – сколько денег вы приносите своей компании в месяц? 100 000 рублей, 200 000, 3 000 000? Разделите получаемую сумму на количество часов, которое вы тратите на зарабатывание этих денег.

Например, если вы занимаетесь привлечением денег 4 часа в неделю, это 10 % вашего времени, в месяц – 16 часов. Соответственно, делите 100 000 или 3 000 000 на 16, и увидите, сколько денег в час вы приносите, когда занимаетесь генерацией денег.

А теперь подумайте о том, что это деньги, которые вы теряете, занимаясь чем-то другим: моете посуду, разбираетесь с сайтом, отвечаете на телефонные звонки и т. д. Вы можете ходить в офис, кормить рыбок, читать газету, но это не то, что приносит прибыль компании. Не надо себя обманывать.

В этой жизни все становится очень просто, когда начинаешь называть вещи своими именами. Мы занимаемся чем-то полезным, когда делаем то, что приносит желаемый результат, а не когда нам кажется, что мы чем-то заняты.

Допустим, вы приносите своей компании 5000 или 50 000 рублей в час. И если вы можете нанять человека и платить ему в десять, в пять или в два раза меньше, вы обязаны это сделать. Потому что иначе теряете эти деньги.

Здесь есть один нюанс: занимайтесь не просто деланием чего-то, что приносит деньги, а построением систем, которые приносят вам и вашей компании деньги.

Нехватка времени

Вторая проблема, с которой сталкиваются руководители бизнеса, – нехватка времени на то, чем действительно нужно заниматься, чтобы развивать свой бизнес и успевать делать все, что хочется.

♦ «Кручусь как белка в колесе, и не хватает времени ни на себя, ни на бизнес»;

♦ «У меня вечный аврал, потому что откладываю дела до последнего, а откладываю я их до последнего, потому что у меня вечный аврал»;

♦ «Не могу добиться баланса между личной жизнью и работой»;

♦ «Уровень стресса безумный – куча дел, и все важные»;

♦ «Мечтаю о 48 часах в сутках»;

♦ «Планирование времени не дает ожидаемого результата». Кому из бизнесменов это не знакомо?

Не будем вдаваться в теорию, лучше поговорим о конкретных решениях. Одно из них – аутсорсить часть задач. Что именно и как? Есть три главных принципа, которыми следует руководствоваться:

1. Нужно составить перечень ВСЕХ дел, которые у вас есть.

2. Не делать те дела, которые вы не должны делать.

3. Уделять время самым главным вещам.

У нас на сайте 4winners.ru есть бесплатный тренинг «Семь навыков высокой эффективности» (http://4winners.ru/7effskiUs.htmL). Пройдите его. По возможности пройдите и тренинги «Быстрые результаты», «Пятилетка за два года» или «Самодисциплина».

Благодаря им вы получите новые знания и научитесь применять их на практике.

Теперь давайте рассмотрим простые задания, которые не потребуют больших вложений сил и времени.

Список дел

Что конкретно вы можете сделать, чтобы значительно упростить свою жизнь в бизнесе?

Первое – составьте полный список всго, что на вас «висит». Выделите час и запишите всё-всё-всё: задачи, рутинные действия, проекты, включая личные дела. Допустим, вам нужно дома починить лампу или что-то купить, к кому-то заехать и т. п. В бизнесе выпишите то, что должны делать вы сами и ваши сотрудники. То есть абсолютно всё.

Первая задача – изложить все на бумаге. Потому что, когда вы пытаетесь все запомнить, это плохо работает. Если список получается очень большой, ничего страшного. Главное, чтобы это не перегружало вашу голову.

Когда вы записали дела на бумагу, мозг говорит: «О, спасибо, повелитель! Ты освободил меня от необходимости постоянно быть в напряжении, чтобы обо всем помнить. Теперь при необходимости можно подсмотреть». Это первая вещь, которая действительно работает.

Вторая задача – посмотреть на список и вычеркнуть из него:

♦ все, что устарело. Проекты, которые для вас неактуальны и от которых вполне можно отказаться;

♦ все, что вы должны перестать делать. Это то, о чем мы говорили в предыдущем разделе. Действия, которые не приносят денег или приносят их мало, являются нерентабельными. То, что можно сократить без ущерба для стратегических целей;

♦ потенциальную или реально существующую текучку. Стандартные повторяющиеся задачи, по которым можно написать простой регламент или инструкцию и которые легко выполнят другие. Вам нужно снять с себя максимум текучки;

♦ пожирателей времени. Убиваем их сразу. Посмотрите, какие на вашем компьютере включены мессенджеры и соцсети. «Одноклассники», ICQ, «ВКонтакте», Facebook, Skype, mail-агент – все, что отвлекает от нужного и важного дела.

Если Skype для вас – рабочий инструмент, используйте его, но, когда работаете над другими задачами, отключайте. Если «ВКонтакте» есть ваша группа, раз в день или раз в неделю заходите и проверяете сообщения, но не тратьте на это много времени.

Исключайте любые прерывания. Сотрудникам нужно выделить время для визитов и больше на них не отвлекаться.

Год назад мы проводили цикл семинаров Mini-MBA (http://mba4free.ru). Там есть шестой, финальный блок «Личная эффективность». Прослушайте его, и узнаете, как работает наш мозг, почему и как нужно действовать для максимальной эффективности.

Прерывание – очень сильный фактор. Всякий раз, как у вас всплывает какое-то окошко на экране компьютера или заходит сотрудник и при этом вы работаете, получается эффект как при езде на автомобиле на большой скорости, когда приходится периодически дергать ручник: дернули и остановились, опять разогнались – дернули и остановились… Примерно так работает мозг, когда вас отвлекают.

Третья задача – каждый день выделять время на главные вещи. Выпишите из своего списка три самых важных дела, которые необходимо сделать завтра. Те, что помогут в стратегическом развитии либо быстро принесут заметное количество денег.

Вероятно, это будет встреча с клиентом или разработка предложений для потенциальных клиентов, оформление мини-книги и т. д. Выделите три важных дела на завтра и определите время, когда вы будете ими заниматься. Вы наверняка замечали, что, погрузившись в текучку, из нее уже не выбраться. Она съедает все свободное время. То же самое – с просмотром телевизора. Или так: пришел в офис, посмотрел письма и кому-то ответил, заглянул в «Одноклассники» и там что-то написал, прокомментировал, посмотрел отчеты по продажам, поговорил с сотрудником – полдня и прошло. А хотелось так много сделать!

Поэтому запланируйте четко на завтра три временных промежутка минимум по одному часу, когда вы будете заниматься только одним из трех важных дел. В это время вы не имеете права отвлекаться ни на что другое.

Выключайте мобильный телефон, отключайте все мессенджеры, просите коллег не беспокоить вас и занимайтесь только главным. Увидите, как резко повысится ваша эффективность.

По этой теме также рекомендуем прочитать «Главное внимание главным вещам» Стивена Кови. Это очень сильная книга-тре-нинг.

Тайм-менеджмент

У тайм-менеджмента есть оксюморон – временем управлять нельзя, как бы нам этого ни хотелось. Оно течет себе и течет. И с этим ничего не поделаешь.

В распоряжении любого человека есть 24 часа в сутки, определенное количество минут и секунд. Докупить время нельзя, можно лишь управлять своими действиями.

Так что управление временем – неправильная задача по определению. Время нам неподвластно. Чем же мы тогда управляем?

Первое – мы управляем своими действиями. Второе – мы управляем своим вниманием, которое является самым дорогим ресурсом. И третье – мы управляем нашей энергетикой.

Чем выше уровень энергии, тем лучше у нас все получается.

Мотивация

Еще один миф, который хочется развеять: на силе воли работать невозможно.

Единственное, что нужно, – это уметь работать в авральном режиме.

У вас должно быть два режима: авральный – когда вы занимаетесь только одним проектом или задачей, и обыкновенный. Потому что всю жизнь работать в авральном режиме невозможно.

Есть хороший тренинг «Самодисциплина», который мы перезапускаем раз в полгода. Самодисциплина прививает навык работать и действовать тогда, когда нужно, а не когда хочется.

Ведь зачастую мы мечтаем делать то, что хочется. Однако нам платят за то, чтобы мы выполняли работу тогда, когда нужно, а не по желанию.

По секрету: если вам необходима внешняя мотивация, у вас очень большие проблемы. Деньги мотивацией не являются. Всегда есть предел, до которого или после которого уже все равно.

Если занимаешься своим делом, мотивация не нужна – все происходит само собой. А если возникают проблемы с мотивацией, перестаньте это делать, отдайте на аутсорсинг. Не занимайтесь тем, чему противится ваш организм. Занимайтесь тем, что нужно, что хочется и что вам на самом деле важно.

Еще один интересный момент. Мы часто говорим себе: «Я должен это сделать». Проблема в том, что чем больше вещей, которые мы должны сделать или которые нужно сделать, тем больше стрессов в жизни.

Попробуйте слова «должен», «надо», «нужно» заменить словом «важно».

Говорите: «Мне важно это сделать». Не «нужно» и не «должен» (вы никому ничего не должны!). Надо или не надо – тоже вопрос. А вот с «важно» не поспоришь. Налоги платить важно, скорость не превышать важно и т. д.

Технология быстрого достижения результатов

Мы покажем вам свою модель Вселенной, наше видение мира, в котором получается быть эффективными. Есть универсальные законы и технология. Чем она отличается от веры? Последняя как эффект плацебо: веришь в него – оно работает, не веришь – не работает.

Технология работает независимо от того, веришь ты в нее или нет.

Вещи, о которых мы говорим, – это технология, оттестированная на нас и на сотнях, если не тысячах, наших клиентов. И она работает! Однако ваше неверие не дает возможности ее использовать.

Нам хочется, чтобы те, кто готов привнести что-то новое в свою жизнь, смогли улучшить результаты в бизнесе и жизни. А любой результат – это следствие каких-то действий. Не знаний, не истин, не информации и даже не навыков, а именно действий. Чтобы делать что-то новое, вы должны где-то это увидеть, захотеть сделать и, наконец, совершить действие. Попытайтесь изменить свое восприятие, развернуть его другим боком.

Навыки ничего не решают, потому что их можно не применять. Никогда не задумывались, почему многие профессиональные спортсмены, например бодибилдеры, как только уходят из спорта, начинают резко набирать вес?

Из-за отсутствия навыков? Они есть! Может, нет понимания, что тренировки нужны и важны? Есть понимание! Они просто не делают то, что нужно и важно. Если вы будете делать то, что важно, у вас появятся результаты, которые для вас важны. Не станете делать – и результатов не будет, независимо от веры.

Наши недавние тренинги «Быстрые деньги в бизнесе и консалтинге» показали: можно не разбираться в том, чем ты занимаешься, можно не знать, как продавать, но если идти продавать по определенной методике и совершить некоторое количество действий, с большой долей вероятности можно получить результаты, которых никто не ждет.

Почему не ждет? Почему нет веры? Потому что раньше так ни у кого не получалось. А почему не получалось? Потому что раньше этого никто и никогда не делал.

Еще в Древнем Китае говорили, что сумасшествие – это когда вы продолжаете совершать одни и те же действия, а ожидаете другого результата.

Мы пытаемся вам показать другой образ действий, чтобы понимание чего-то нового сподвигло вас на другие действия, и это дало желаемые результаты.

«Интуитивно» и «работает»

Нам не нужно, чтобы вы верили, – нам важно, чтобы вы делали. На сайте infobusiness2.ru есть наш девиз: «Возьми и сделай». Beрить не нужно, потому что многие вещи, о которых мы говорим, противоестественны и даже противоинтуитивны. Интуитивно одно, а работает другое.

Вспомните момент, когда вы начинали учиться водить машину и парковаться задним ходом. Как это было непонятно – поворачиваешь руль в одну сторону, а машина едет в другую. Или крутишь руль влево, а машина едет вправо. Противоестественно, но работает!

Так же и здесь – нужно брать и делать, а не размышлять. Многие критики заявляют: «Как можно не размышлять?» А вот так! Просто берете новую для себя модель и пробуете, в том числе нашу модель тайм-менеджмента.

Модель, которую мы вам передаем, – это не управление временем (да простит нас Глеб Архангельский, с которым мы немножко расходимся во мнениях!). Это личная эффективность, внутренняя энергетика.

Когда у вас включается кураж, идет драйв – все начинает происходить как бы само по себе. Не нужно никаких серьезных планов, майндмепов, мотивации, не приходится себя заставлять.

Все получается само собой. Это принцип эффективности, состояние, которое нужно уметь в себе вызывать и уметь в него погружаться. Когда этому научитесь, многие вопросы будут решаться очень просто.

И еще по поводу «интуитивно» и «работает». Вероятно, вы замечали, что модель поведения, кажущаяся очевидной, обычно не работает. Она не самая удачная, не ведет к успеху и серьезным результатам.

Здесь срабатывает «эффект толпы». Когда вы видите, что все поступают одним определенным образом, скорее всего, это работает плохо. Простой пример – большинство людей ходят на работу.

В школах и университетах учат, что надо это делать. Но понятно, что больших денег так не заработать.

Таких примеров масса. То же самое в бизнесе, маркетинге, продажах. То, как кажется, надо продавать, и то, как на самом деле это нужно делать, – две большие разницы. Зачастую противоположные, особенно когда начинаешь замечать это в других.

Одним словом, очевидные вещи не работают. Если вы видите, что все делают нечто по стандартной схеме, – значит, так поступать не надо.

Недостаток денег

Следующая проблема – это недостаток денег. Она напрямую связана с двумя предыдущими.

– У меня нет денег, чтобы купить время людей, которые будут выполнять вместо меня затратные по времени задачи.

– Почему?

– Потому что у меня недостаточно продаж.

– А почему недостаточно продаж?

– Потому что у меня нет времени зарабатывать больше денег. Круг замыкается.

Возможно, вы миновали этап, когда не хватало денег и вы не могли себе позволить нанять дополнительных сотрудников и полностью погрузиться в какой-то новый проект. Если так, следующие рекомендации не для вас. Но если денежный вопрос актуален, предлагаем выполнить простое задание.

Неделя продаж

Всю следующую неделю, включая выходные, занимайтесь только продажами. Остальное отодвигайте, будто вы ушли в отпуск. Пусть всё работает без вас.

Быстро внедрите технологию Upsell, выстройте базу контактов и начинайте с ней работать, реанимируйте старых клиентов.

Если вы работаете в сегменте В2В, быстро создайте трехшаговый отдел продаж и продавайте, продавайте, продавайте. Лично выстраиваете схему и одновременно продаете, обзваниваете клиентов. Делайте каждый день минимум по 50-100 звонков (в зависимости от масштаба бизнеса).

Если вы будете заниматься только продажами, через неделю у вас исчезнет проблема с деньгами.

Плюс снимется ряд других проблем, и вы увидите, куда следует двигаться и как правильно звонить. Если вы в течение семи дней подряд ежедневно обзваниваете по 50 клиентов – потенциальных или реальных, – начинаете лучше понимать, как работает система и что в ней нужно изменить.

Что такое трехшаговый отдел продаж, сейчас мы не будем рассматривать. Это слишком объемный вопрос. Можете пройти наш тренинг «Быстрые деньги в бизнесе» или MiniMBA, где это подробно разбирается. Без трехшаговой схемы ваш отдел продаж будет работать как минимум в 10 раз хуже, чем должен. Вкратце можно прочитать об этом в нашей книге «Выжми из бизнеса всё».

За неделю активных продаж вы очень быстро прокачаетесь. А когда научитесь продавать, проблемы с деньгами исчезнут.

Как только встанет вопрос прибыли, вы снова активизируете продажи и много заработаете.

Появились проблемы с деньгами – идем и продаем.

Запишите, что вы завтра сделаете, чтобы продать и заработать деньги. Если планируете внедрить трехшаговый отдел продаж, напишите, что именно вы для этого сделаете. Планируете семинар – что хотите предпринять на семинаре, чтобы максимизировать продажи. Например: «Я провожу семинар для 15 человек и минимум троих закрываю на консалтинг». Если вы ставите задачу холодного обхода клиентов, установите для себя количественную планку – сколько вы обойдете.

Поставьте задачи в конкретных цифрах, ибо известно, что замер результатов их увеличивает.

Аутсорсинг и ауттаскинг

Если вы тратили на привлечение новых денег в ваш бизнес и на продажи (точнее, на закрытие сделок) до 20 % времени, начните тратить 40-50-80 %, и заработаете гораздо больше. Часть денег можно инвестировать в передачу рутинной работы наемному сотруднику.

Это первый чит-код, который, скорее всего, вам не понравится. Ведь придется менять привычный ход вещей. А у людей очень велика инерция – мы продолжаем делать то, к чему привыкли, перестраиваться тяжело.

Второй чит-код для решения проблемы отсутствия денег – взять для продаж человека на маленькую базовую ставку и большой процент. Насколько большой – зависит от бизнеса. В одной индустрии 50 % будет мало, в другой и 2 % много. Тем не менее такое возможно.

И третье – всегда есть интерны. Возьмите человека на стажировку. Например, летом многие студенты ищут подработку. И вообще есть огромное количество людей, готовых работать за смешные деньги – гораздо меньшие, чем зарабатываете вы. Так вы и свою проблему решите, и не ущемите ничье достоинство низкой оплатой.

Скажем, есть мамы, которые сидят дома с маленькими детьми и готовы работать на телефоне или что-то делать на компьютере. Есть люди, которые работают в особом режиме. Есть работники госпредприятий, которым совершенно нечего делать в рабочее время, и они с радостью «подхалтурят» за небольшую плату.

Если же вы не можете позволить себе даже стажера, у вас проблема не с аутсорсингом, а с бизнесом…

Типичный миф, у многих засевший в голове, что аутсорсеры могут загубить проект. Если вы делегируете проект и он заваливается (не выдерживается по срокам либо по качеству работы), причина в другом: вы аутсорсите целый проект – большое комплексное действие.

Если вы говорите работнику: «Вот тебе задача, и мне все равно, как ты будешь ее выполнять, иди и сделай», человек отвечает: «Да, я пойду и сделаю».

У нас на аутсорсинге работает немалое количество программистов, по последним подсчетам – человек девятнадцать. И это стандартная ситуация.

Если на вопрос: «Проект готов?» получаешь ответ: «На 90 % готов» – значит, там еще конь не валялся. Если «на 95 %» – значит, работник только-только начал делать. А если он говорит, что готово 99 %, сделана половина.

Если отдавать на аутсорсинг большой проект, всегда будут проблемы с соблюдением сроков, бюджета и т. д.

Что делать? Есть такое понятие, как ауттаскинг – делегирование задач, а не проектов. Менеджеры берут проект и разбивают его на мелкие задачи, каждая из которых занимает от 4 до 8 часов, то есть не больше одного рабочего дня, и поручают их исполнителю: «Сделаешь вот так, результат нужен завтра вечером».

Что происходит, если вечером нет результата? Человеку начисляют штраф и делают замечание, потому что он согласился выполнить все за один день, но по каким-то причинам этого не сделал. В итоге мы пролетаем только на одну задачу, а не на весь проект.

Если работник срывает выполнение задачи один раз, автоматически включается режим усиленного контроля. Что это значит? В следующий раз, когда ему дается задача на сутки, мы начинаем контролировать каждый час. Менеджер постоянно запрашивает: «Покажи, что сделано». Естественно, менеджеры должны быть в теме, поэтому они и получают значительно больше программистов.

Если человек повторно срывает задание или что-то не доделывает, запускается режим усиленного контроля-2. Мы включаем LogMeln или Team viewer и смотрим на его desktop постоянно – видим, что и как человек делает. Можно позвонить и сказать: «В Visual Studio последние 5 минут ничего не происходит. Ну-ка быстро работать». И всё.

Как видите, здесь тоже все просто.

Если сотрудник не умеет работать целый день, разбиваем задачу по часам, не умеет по часам – включаем постоянный контроль, не справляется так – расстаемся и берем следующего.

Мы никого не перевоспитываем: можешь сделать – делай, не можешь – не работай у нас.

Итак, если вы аутсорсите большой проект, разбиваете его на мелкие задачи, которыми легко управлять. Чем лучше подготовка, тем меньше проблем с аутсорсингом.