Текст книги "Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании"

Большой тренинговый секрет

Зачастую мы проводим тренинги для людей, которые в перспективе будут вместе с нами реализовывать проекты.

Для нас это не только и не столько зарабатывание денег, хотя, конечно, и это тоже. Скорее это возможность фильтровать людей.

Коль скоро человек к нам записался, это выделяет его из 95 %, которые никогда и ничему не учатся.

Зафиналил тренинг. Заработал в нем деньги, как, например, те, кто у нас прошел «Быстрые деньги в консалтинге». И дальше среди финалистов мы отбираем лучших. Сейчас у нас идет мас-тер-группа из консалтинга, 67 человек. Нам нужно значительно меньше, поэтому лентяев еще предстоит отсечь.

Запускайте много проектов параллельно. Это шанс выйти на новый уровень в бизнесе, деньгах, свободе и в привлечении других людей.

Пусть работают «негры». Вы должны думать и управлять сверху всей толпой, которая движется внизу, а не быть ее частью.

Это ваша миссия как бизнесмена.

Многих останавливает мысль о том, что на каждый проект необходимы деньги, а если их одновременно десять… Мы не будем сейчас говорить о крупном бизнесе и о том, чтобы, например, освоить новое месторождение нефти.

Для запуска подавляющего большинства малых бизнесов практически не нужны свои деньги. По крайней мере, большие. Вы можете начать с минимальными затратами – $100, $200, $300, $500.

Если проект начинается с нуля, не надо прорабатывать никакие инструкции и регламенты, потому что еще нет отлаженных типовых процессов. Но как только они появляются, необходимы алгоритмы.

Это к вопросу о том, что делать с массой идей. Есть идей много – это здорово! Как только появляется идея, у вас в голове автоматически должна возникнуть мысль: «Кто займется реализацией?» И не дай бог, если этим человеком окажетесь вы сами.

За исключением топовых проектов, которые приносят серьезные деньги либо очень вам интересны. Такое возможно: «Какое удовольствие – выжигать лобзиком по дереву финтифлюшки и продавать за $100 000 каждую работу!»

Многие считают, что одномоментно нужно вести один проект. Но подумайте сами: в среднем из 10 стартующих бизнесов девять прогорает, поэтому, запуская всего один проект, вы обрекаете себя на провал с вероятностью в 90 %.

На конференции у Дена Кеннеди – одного из лучших маркетологов и специалистов по директ-маркетингу в мире – мы слышали то же самое: параллельно нужно вести сотни проектов. Даже не десятки! Конечно, если вы хотите зарабатывать большие деньги. Иначе никак.

Это может быть много направлений в одном проекте. Допустим, у вас есть строительная компания, и в ней один проект работы совместно с тем-то, другой – для госорганов, третий – строительство коттеджей, четвертый – ремонт квартир и т. д.

Но никогда не ведите всего несколько проектов, это очень мало. Так вы обрекаете себя на провал.

Управление проектами (Опыт Андрея Парабеллума)

Когда я в очередной раз составил список своих проектов, посмотрел и посчитал, у меня получилось 275. С тех пор я вычеркнул штук 30 и еще добавил, наверное, 80. Не думайте, что я уникален. Я знаю много людей, которые ведут больше ста проектов параллельно.

По управлению проектами написано огромное количество книг. Если у вас их 10, 20 или 30, подойдет любая из предлагаемых систем, ее будет достаточно.

На большое количество проектов ни одна из рассмотренных нами систем, к сожалению, не рассчитана. Буквально на днях мы записали семинар на тему параллельного управления 100+ проектами. Этот материал выложен в нашей «Мастер-группе плюс». Если интересно, можете зайти и посмотреть.

Чтобы управляться с сотней проектов, прежде всего их надо иметь. Расскажу о своем опыте, чтобы было понятнее. У меня есть проекты по одному бизнесу, по второму плюс личные проекты. Отдельные проекты в Торонто, Орландо и в Москве.

Проектом может быть все, что угодно: написание книги; запись тренинга и его проведение; упаковка, продажа и запуск нового продукта; релиз софта; переезд из одного места в другое.

Итак, первое – чтобы управлять проектами, они должны у вас быть. Второе – чтобы вести их параллельно, они должны быть на бумаге. Или в компьютере, в iPhone, iPad – как угодно.

У меня есть разные тетради под разные проекты. Сейчас я пытаюсь их суммировать в онлайн-управлении проектами. И в конце концов прихожу к тому, что беру некую категорию, распечатываю ее и дорабатываю по бумаге: дописываю, вычеркиваю и т. д. В этом есть смысл.

Чем проект отличается от задачи? У него есть конкретный результат – то, что вы от него ждете, а также ресурсы, которые вы на него выделяете. Кроме того, проект обязательно разбивается на этапы и подзадачи, имеет временной лимит – начало и конец.

Если подзадачи отсутствуют, есть одна задача, которую нужно решить. Если же вложенность присутствует (в комплексных проектах тем более – разные задачи ведут и контролируют разные люди), комплексность проектов лишь увеличивается.

Когда мы смотрим на жонглера, который управляется с десятком тарелочек, кажется, что он делает все одновременно.

Но если присмотреться, станет видно, что он последовательно выполняет ряд действий – сначала подкрутит одну тарелочку, затем другую, третью.

Увеличить количество проектов можно лишь одним способом – вырастить команду. Это не один человек, не пять и даже не десять. Вам придется выращивать команду менеджеров, каждый из которых будет вести десяток проектов.

Понятно, что из 10–15 проектов успешными будут в лучшем случае семь, а то и три-пять. Но, поверьте, этого достаточно. Управлять всеми менеджерами будет исполнительный директор, а вы – параллельно контролировать, корректировать и двигать вперед.

Основной принцип здесь такой: выделяя блок времени и погружаясь в какой-то проект, тему, контент, бизнес, вы занимаетесь только им.

Если я приезжаю в офис в Торонто, я занимаюсь только софтовыми проектами и ничем больше. Я не снимаю трубку – телефон специально оставляю в машине. И все равно, кто в это время позвонит или напишет. В это время меня ни для кого нет.

Если брать крупные проекты, то я организовал с нуля переезд огромного дома из Орландо в Торонто за трое суток: первые 24 часа – организация, вторые-третьи – упаковка и погрузка всего в трейлер. Это был приличный проект, который стоил много нервов. Тем не менее это возможно сделать только при хорошей подготовке и полной концентрации.

Даже когда у меня было свободное время, я практически ни на что не переключался, не занимался инфобизнесом и ничего не записывал. Я мог что-то читать, пропускал через себя информацию, готовясь к следующему шагу, но это было на уровне фона.

Как машина: она стоит на месте, двигатель работает, и через него проходит бензин. У меня точно так же. Но как только приходил звонок: «Срочно приезжай» или уведомление, что часть работы сделана, – сразу шла проверка, вызов следующего человека и т. д. Я был полностью погружен в проект. Система погружения замечательно работает!

Навык зафиналивания

Что еще важно понимать?

Когда вы ведете большое количество проектов, необходимо их стабильно финалить.

С тактикой откладывания дел «на потом» в бизнесе не выжить.

Почему интересно параллельно вести больше сотни проектов? Потому что это заставляет быть безумно эффективным и финалить. Чтобы иметь представление о количестве: у Дена Кеннеди, например, 2000 проектов, у Тони Роббинса – около 3000.

Ваша задача – каждый день финалить какой-то проект. Я часто начинаю день с того, что заканчиваю проект, будь то написание книги или выпуск нового тренинга.

Просто берете проект и дожимаете его до конца. Понятно, что, если вы начинаете какое-то действие, за ним стоят еще три. Иногда создается впечатление, словно борешься со Змеем Горынычем – отсекаешь одну голову, а на ее месте вырастают еще три.

Сейчас в Торонто получилось именно так. Поговорил с программистом, и выяснилось, что есть проблемы с тестированием, базами данных и интерфейсом. Пообщался с другим сотрудником и узнал о новых недоработках и т. д. Получается, что каждый шаг, любое действие, которое вы совершаете, влечет за собой еще три (в лучшем случае).

Останавливаться нельзя. Вы продолжаете давить и зачищать. Ваша задача – зафиналить, чтобы в конкретном проекте сегодня не осталось ни одной задачи. Вы двигаете проект, нужно взять и доделать его.

Моя задача – завершить один проект в день. Это минимум. Лучше сделать несколько. Когда я начинаю день с того, что трачу 3–4 часа на финал серьезного проекта, у меня после этого идет такой кураж, что не хочется останавливаться, и я продолжаю давить, докручивать, финалить следующий, следующий, следующий…

По большому счету, все просто – берем и делаем. Но с полным погружением.

Кстати, у нас есть тренинг «Быстрые результаты» (http://ultrasal.es.гu/fastresuIts.html) – по эффективности, нашим наработкам ведения проектов, тайм-менеджменту и по тому, как много успевать, восстанавливаться и т. д.

Нехватка знаний

В подавляющем большинстве случаев знания вам не нужны. Надо просто брать и делать. Вместо того чтобы поглощать множество книг и проходить уйму семинаров, сразу внедряешь то, что знаешь.

Наработок, о которых мы рассказали в этой книге, вам точно хватит на ближайшие полгода. И то если вы возьмете хотя бы треть фишек и просто их внедрите.

С одной стороны, вам хватит на полгода, с другой – если бы вы все это делали под нашим руководством, вы бы внедрили все методики за две-три недели, как, например, участники «Быстрых денег в бизнесе».

Там за три недели народ сделал столько, сколько раньше делал за три-четыре месяца, и заработал по 700–800 тысяч рублей, а лидеры за то же время – по 2–3 миллиона.

Если раньше самый большой скачок в бизнесе приносил человеку 800 000 рублей в месяц, то за три недели он заработал 3 200 000 рублей. Просто быстро внедрив фишки, которые мы дали.

Знаний у вас практически всегда более чем достаточно.

Если их не хватает, идите на семинар к практикам в вашей сфере. К тем, кто не просто рассказывает, а внедряет. И своим опытом показывает, что он умеет делать. Идите, учитесь и отрабатывайте последовательность действий.

Лучше всего, конечно, идти на тренинг. Если его нет, отправляйтесь на семинар, где вам все расскажут, а потом внедряйте услышанное. Но лучше все-таки тренинги, где не просто рассказывают, а говорят: «Сегодня мы делаем это, это и это». Вы делаете, сразу получаете опыт и внедряете новый прием в свой бизнес.

Работа и неработа

Один из рецептов восстановления эффективности – совмещение. Мы, например, не особенно разделяем свое состояние на «я работаю» и «я не работаю».

У людей, которые трудятся по найму, принято так: до 6–7 часов вечера я на работе, где тоска зеленая, а потом начинается жизнь, полная счастья и веселья.

Мы стараемся совмещать. Ведь работать можно по-разному. В частности, мы активно практикуем сами и пропагандируем идею о том, что руководитель должен редко появляться в офисе.

Если вы часто появляетесь в офисе – значит, работаете в бизнесе. А это значит, что плохо выстроены системы и бизнес не может работать без вас.

Но если текущие процессы идут неплохо и без вашего участия, вы можете продолжать работать, где и как удобно или нравится.

Например, лежать в 10 метрах от океана с ноутбуком. Искупался, отдохнул и продолжаешь работать. И необязательно у океана. Это может быть что угодно: лес, дача, любое место.

Для восстановления сил идеальный вариант, когда вы переключаетесь. Тогда задействуется волновая теория, согласно которой надо менять один вид деятельности на другой.

Точнее говоря, нужно совершать разные виды работы. Если сейчас вы занимаетесь бумажками, через час хорошо бы переключиться, допустим, на коммуникации с людьми: позвонить партнеру, что-то обсудить. Затем – новый вид деятельности и т. д.

В этом случае задействуются разные участки коры головного мозга: один отвечает за аналитическую работу другой – за коммуникации, третий – за физические нагрузки. На самом деле идет более глубокое разделение, но сейчас мы не будем об этом подробно говорить. Итак, лучшее решение – переключение между разными видами деятельности.

Общий план трансформации бизнеса

В этой части книги мы рассмотрим конкретные действия, способствующие трансформации и оптимизации вашего бизнеса. Для начала пройдем по двенадцати модулям и познакомимся с планом действий на ближайшее будущее.

Модуль № 1. Первые шаги

На этом этапе идет подготовка к работе над вашим бизнесом. Сюда входят три анкеты и три инструкции.

Во-первых, краткое описание вашего бизнеса и внимательный взгляд на него. Имеются в виду детальные анкеты, на вопросы которых вам необходимо ответить, чтобы перейти к следующему модулю.

Во-вторых, ваши ожидания от своего бизнеса.

И в-третьих, ваши личные качества.

Модуль № 2. Личная эффективность

Первый шаг в этом модуле – базовые вещи для увеличения вашей эффективности и контроль за ней: тайм-менеджмент, список приоритетов, перечень задач и еженедельное расписание.

На втором шаге я научу вас относительно простому и очень интересному процессу – выявлению ключевых проблем в бизнесе и нахождению способов их решения. В английском языке есть понятие key frustrations process. В этом модуле мы рассмотрим основной инструмент работы с ним.

Зачем я включил все это в один из первых блоков? Для того чтобы просто и быстро решить главные проблемы, которые вас давно мучают.

Модуль № 3. Основные процессы компании

1. Производство, доставка и сервис того, что вы доставили или произвели.

2. Маркетинг и продажи.

3. Вспомогательные процессы: бухгалтерия, юридический отдел и IT.

4. Менеджмент всех отделов и управление компанией.

Как видите, ничего сложного. Сначала мы фиксируем, как все это у нас работает. Описываем точку А, из которой стартуем. Затем начинаем рисовать организационную структуру компании.

Модуль № 4. Организационная структура компании

1. Люди.

2. Должности.

3. Фрилансеры, партнеры и поставщики.

4. Оптимизация связей между людьми и должностями, их потенциальная замена.

Модуль № 5. Еженедельные отчеты и совещания

Здесь начинается самое интересное!

1. Еженедельные летучки.

2. Еженедельные отчеты.

3. Внедрение еженедельной отчетности и летучек на всех уровнях компании. Независимо от того, состоит она из одного человека, пяти или ста.

Относительно сложный уровень. Тем не менее без внедрения еженедельного стандартизированного подхода к управлению всеми проектами и отделениями компании вам будет сложно двигаться дальше.

Модуль № 6. Управление проектами

Точнее говоря, коллективное управление проектами.

1. Ключевые документы компании и их копии.

2. Совместный доступ к документам и файлам компании.

3. Коммуникации и работа с ними.

4. Бэкап файлов и документов.

5. Общие списки проектов и задач, то есть выстраивание работы всех менеджеров в группе. Вы достигаете своих целей не в одиночку, а с помощью n-ного числа помощников. Всех помощников мы будем объединять для достижения поставленных целей.

Модуль № 7. Стандарты производства

1. Производство.

2. Упаковка.

3. Доставка.

4. Сервис.

5. Роли и ответственность (кто несет ответственность, за какие процессы и результаты).

Модуль № 8. Маркетинг

В этом модуле мы рассмотрим базовые составляющие работающего маркетинга.

1. Типичные клиенты.

2. Обзор конкурентов.

3. Обзор партнеров.

4. Контакты, которые мы даем нашему рынку.

5. Маркетинговый материал.

5.1. Визитки.

5.2. Мини-брошюры для каждого продукта (datasheets).

5.3. Прайс-лист.

5.4. Корпоративная брошюра (о компании).

5.5. Каталог.

5.6. Веб-сайт.

5.7. Электронные версии всех маркетинговых материалов на вашем сайте.

Модуль № 9. Продажи

1. Реклама: источники новых потенциальных клиентов и процессы их привлечения (lead generation).

2. Lead conversion – способы конверсии потенциальных клиентов в первую продажу.

3. Работа с существующими клиентами.

4. Повышение прибыльности бизнеса: back-end/slack adjusters.

5. Телефонные процедуры (scripting).

6. Продажа сопутствующих и партнерских товаров и услуг.

7. Обработка возвратов.

8. Работа с клиентской базой.

Модуль № 10. Финансы

1. Финансовые управленческие отчеты (день, неделя, месяц, квартал, год).

2. Налоговая отчетность.

3. Должности и роли.

4. Бухгалтерские программы.

Модуль № 11. Юридическое сопровождение бизнеса

1. Внешние договоры (клиенты).

2. Внутренние договоры (работники, фрилансеры, партнеры).

3. Внешние договоры (поставщики).

4. Сопроводительные договоры (офис, юридический адрес и пр.).

Модуль № 12. Следующая ступень

Это финальный модуль, в котором мы связываем все процессы в единое целое и выясняем дальнейшие пути оптимизации и возможности масштабирования бизнеса в будущем.

Мы вместе с вами пройдем через первый уровень трансформации бизнеса, от начала до конца, чтобы изменить его, стандартизировав и улучшив все ключевые бизнес-процессы. И подготовимся к тому, чтобы его существенно расширить.

То, что осталось «за бортом» этой книги.

1. Процессы управления компанией (в том числе управление менеджерами и отделами).

2. KPI (ключевые индикаторы).

3. Системы корпоративного обучения.

4. Продвинутый маркетинг:

• marketing kit;

• пресс/медиакит;

• дополнительные инструменты (блог, автоматизированные и живые вебинары, презентации, рассылки, newsletter(s), и пр.);

• фолдер-презентации;

• написание продающих текстов/писем (sales letters);

• построение и проведение продающих презентаций;

• обучающие материалы и т. п.

5. Построение команды.

6. Миссия и цели компании. Корпоративные стандарты.

7. Построение отдела продаж.

8. Автоматизация бизнес-процессов.

9. Системы контроля за бизнесом для собственника(-ов) бизнеса.

10. Совпадение целей бизнеса с целями собственника.

11. Инструменты удаленного контроля компании.

12. Системы безопасности.

13. Контроль затрат.

14. Контроль качества продаваемой продукции.

15. R&D (дизайн и разработка новых товаров и услуг).

16. Бюджетирование.

17. Управление и внедрение корпоративных ИТ-систем.

И еще несколько десятков архиважных модулей.

В этот раздел книги вошли лишь базовые модули, без которых невозможно построить полноценно функционирующую компанию.

Модуль № 1. Первые шаги

Основные задачи этого модуля

1. Лучше понять методы совместной работы над вашим бизнесом.

2. Разобраться в своих ожиданиях от бизнеса.

3. Установить правила работы.

4. Лучше понять вашу ситуацию и ваш бизнес.

5. Получить детальное описание отправной точки для дальнейшего сравнения и вычисления прогресса.

6. Выявить ваши представления о себе и своих чертах характера, чтобы понять, какие из них помогут вам, а какие могут помешать.

Первый взгляд на ваш бизнес

1. Заполните анкету «Краткое описание вашего бизнеса».

2. Заполните анкету «Ваш бизнес: детальный взгляд».

3. Заполните анкету «Ваши ожидания».

4. Заполните анкету «Ваши личные качества».

Краткое описание вашего бизнеса

Название компании: ______________________

Владелец(-цы): __________________________

Город, страна: ___________________________

Контактный телефон(ы): __________________

Факс: _________________________________

Веб-сайт: _____________________

Электронная почта: _____________________

Ваш бизнес: детальный взгляд

Инструкции: Выберите ответ, который максимально точно описывает текущее положение дел в вашем бизнесе. Если вам будет нужно больше места для своих ответов, добавьте к нужной категории еще один лист бумаги.

Взгляд на бизнес всегда начинается с анализа личности его владельца и глубинных причин принятия тех или иных стратегических решений.

Маркетинг – это процесс привлечения клиентов тем, что вы делаете и как вы это делаете. Маркетинговые системы позволяют вашей компании постоянно изучать клиентов и их потребности, способность покупать и предпочтительные способы тратить деньги. А также помогают гибко меняться, чтобы соответствовать ожиданиям клиентов и предвосхищать их. Маркетинг касается всех движений в компании, которые видит клиент, – от первого контакта до доставки продукта (услуги) и сервисного обслуживания.

Финансы – это кровь бизнеса. Любое изменение в его состоянии (в хорошую или плохую сторону) находит свое отражение в финансовых потоках, проходящих через вашу компанию. Финансовая отчетность может и должна использоваться как мощный инструмент контроля и управления компанией.

Менеджмет и управление компанией включают все внутренние системы, созданные и использующиеся для получения стабильных результатов руками других людей.

Lead Generation – это совокупность действий, направленных на привлечение постоянных и прибыльных клиентов с помощью разработки и размещения продающих кампаний через различные медиаканалы.

Lead Conversion — так во многих компаниях называют сам процесс продаж. Его результатом является конвертация потенциальных клиентов, заинтересовавшихся вашим предложением, в действительных. Во время покупки эти клиенты должны находить вашу компанию, ваш товар (услугу) и весь процесс покупки эмоционально привлекательным.

Client Fulfillment состоит из того, что происходит незаметно для клиента: производства товара (услуги), его упаковки и доставки, послепродажного сервиса. Результатом этих процессов являются счастливые постоянные клиенты, которые продолжают работать с вашей компанией. Также в этой категории рассматривается создание и внедрение систем, контролирующих выполнение обещаний, данных клиентам (по контракту или в маркетинговых материалах).