Текст книги "Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании"

Бланки «Основные процессы компании»

М03-01. Процесс производства

Начинайте с процесса производства (закупка – производство – упаковка – контроль качества – доставка – сервис), будь то производство продуктов или услуг.

Если вы ничего не производите, а только покупаете и продаете свои товары (услуги), описывайте бизнес-процессы как они есть, пропуская некоторые блоки (например, «Производство»).

Так, если вы продаете только свои консультации, цепочка будет выглядеть следующим образом: «производство/доставка/ консультации – обратная связь – последующая помощь (коучинг)».

_________________________________________________

М03-02. Продажи

Теперь опишите процесс привлечения новых потенциальных клиентов и продажи им ваших товаров (услуг).

Сделайте это отдельно по процессу продажи новым и процессу продажи существующим клиентам.

_________________________________________________

М03-03. Вспомогательные процессы

На этой стадии опишите все вспомогательные процессы своей компании:

♦ бухгалтерия;

♦ юридический отдел;

♦ ИТ-отдел;

♦ другое.

_________________________________________________

М03-04. Управление

Опишите процессы управления отделами и компанией в целом.

A. Контроль качества (+ обратная связь от клиентов).

Б. Планирование (и принятие стратегических решений).

B. Управление исполнителями.

_________________________________________________

М03-05. Типовые документы

Добавьте к описанию своих процессов типовые документы, которые вы уже используете в компании.

_________________________________________________

М03-06. MindMap

Теперь все, что вы описали в этом модуле, сделайте в цифровом виде (MindMap в XMind/FreeMind/MindManager или алгоритмы в Microsoft Visio). Приложите отсканированные документы и запакуйте в архив.

Если вы работаете по этой программе у меня в коучинге, высылайте все документы мне на проверку и для получения обратной связи.

Модуль № 4. Организационная структура

Эта книга – своего рода компромисс между простотой, с которой нужно начинать трансформацию бизнеса, и оперативно получаемыми результатами.

Наша задача – в ограниченное количество времени за минимальное количество шагов объяснить вам самые простейшие задания. Чтобы вы смогли увидеть свой бизнес со стороны и, оптимизируя в нем ключевые процессы, получить первые результаты.

Фактическая организационная структура компании

Описание структуры вашей компании мы начнем с описания владельца. Для этого нарисуйте квадрат и впишите в него фамилию того, кто владеет компаний. Если вы один – совсем просто, пишите «я».

Итак, вам необходимо понимать, кто владеет компанией, как владельцы связаны с бизнесом, какую отчетность им предоставляет бизнес и с какой периодичностью, какие юридические и финансовые документы закрепляют договоренности между собственниками и бизнесом, как идут финансовые потоки от бизнеса к собственнику и обратно и т. п.

Эти вопросы напишите рядом с квадратом (не внутри), чтобы понимать, как у вас все работает.

Сначала нужно указать по фамилиям тех, кто стоит на конкретных позициях: владельцы, руководители, менеджеры, работники и т. д. Добавьте к каждому фрагменту структуры конкретных людей.

Проведите пунктирную линию и ниже укажите все руководство (директорат) компании. Здесь у вас будет генеральный директор, за ним обычно идет коммерческий директор, финансовый, директор производства и т. д.

Нарисуйте квадраты с именами руководителей всех отделов, а также их подчиненных.

Поскольку ваш бизнес может быть в зародыше, ничего страшного, если вы укажете на всех позициях самого себя. Единственное: если вы один, то не имеет смысла рисовать несколько квадратов, клонируя себя в каждый – мы позже это проработаем. Сейчас достаточно и одного квадрата.

Снова проведите пунктирную линию, отделив руководителей, и ниже укажите в квадратах-блоках важнейшие бизнес-процессы компании (мы выделяли их в предыдущем модуле). Если вы один в разных отделах, то опять пишите везде себя.

Посмотрите на готовую структуру. У вас должна была получиться относительно простая схема, которая демонстрирует «скелет» компании на данный момент. Если вы видите в большинстве блоков надпись «я» – это нормальная ситуация для стартапа.

Должностная организационная структура компании

Теперь наша задача – разбить все функции по отдельным должностям. Зачем это надо?

Допустим, у вас есть работник, который и швея, и плотник, и уборщик, и продажник, и сапожник, и помощник. То есть он делает все. Проблема в том, что при необходимости замены крайне сложно найти второго такого человека.

К тому же относительно сложно его обучить. Вы же не будете кого-то нанимать и говорить: «Ты будешь делать все, что делал Вася. Вася, передай Пете свои дела». Это гарантия появления новой проблемы, а не решения старой.

Вам необходимо взять Васю, который делает все, и разбить его задачи на несколько должностей: Вася как владелец, Вася как руководитель компании, Вася как руководитель отдела продаж. Так пропишите все отделы, которые обозначали на предыдущем этапе.

На данном этапе мы как бы клеим ярлыки всем бизнес-процедурам, которые обозначили ранее. Выделяем каждой процедуре в качестве ресурса необходимые ей должности. Это сильно облегчит работу в будущем, когда вы будете прописывать должностные инструкции.

Теперь мы разветвляем вышеописанную структуру и рядом с каждой должностью прописываем, кто именно этим занимается. Опять же, если все делаете вы – так и пишите. Если одним процессом заняты несколько человек, внесите их в один квадрат.

Помните о том, что не стоит излишествовать: если в вашей техподдержке всего один звонок в год, вам не нужен директор техподдержки отдельно от менеджера этой службы. Не стоит слишком разветвлять структуру компании. Можно до бесконечности выдумывать должности, но лучше вовремя включить тормоз.

Фрилансеры, поставщики и партнеры

Зачастую в компании есть люди, которые выполняют какие-либо функции, при этом не являясь ее частью. Это могут быть переводчики, курьеры, разного рода фрилансеры и компании, которым вы отдаете на аутсорсинг некоторые функции или процессы фирмы.

Эту категорию людей тоже необходимо учитывать, чтобы обезопасить свой бизнес в будущем. Поэтому дописывайте в организационную структуру всех партнеров, фрилансеров, аутсорсеров и поставщиков.

Связи между должностями

Добавьте связи: нарисуйте линии связи между отделами, пометив, кто кому подчиняется.

Напоминаю, что не стоит излишествовать. Ваша задача – сделать работу над бизнесом проще, а не сложнее.

Оптимизация структуры компании

Взгляните на получившуюся структуру и подумайте: есть ли дублирующие связи? Излишние роли? Что можно упростить?

Ваша задача № 1 – избавиться от бардака и навести порядок в голове и бизнесе. Когда вы смотрите на структуру, все должно быть просто, понятно и максимально логично.

Ваша задача № 2 – подумать о том, что произойдет, если вы потеряете какого-то человека в том или ином звене. Сможете ли вы его оперативно заменить?

Подсказка: у вас всегда должен быть план Б, который позволит быстро найти любую замену и обучить нового человека с помощью детальных инструкций.

Подумайте, что вам потребуется для такого плана (документы, шаблоны, обучение, ресурсы, резервы), и задокументируйте это. Так вы снижаете собственные риски при возникновении критических ситуаций.

Бланки «Организационная структура вашей компании»

М04-01. Фактическая организационная структура компании

1. Начните с самого верха – с владельцев бизнеса.

Как они связаны с бизнесом? Какую отчетность и с какой периодичностью им предоставляет бизнес? Какие юридические и финансовые документы закрепляют договоренности между собственниками и бизнесом? Как идут финансовые потоки от бизнеса к собственникам и обратно?

В каждый прямоугольник здесь и в дальнейшем вписывайте должности людей и их фамилии.

2. Теперь займитесь руководством компании.

Нарисуйте прямоугольник для генерального директора компании. Под ним расположите других директоров (обычно это коммерческий и финансовый директора, директор производства и пр.).

Затем рисуйте руководителей отделов и их подчинение своему руководству.

3. Займемся отделами.

Распишите структуру каждого отдела по должностям и связи подчинения между работниками.

В результате предыдущего шага вы могли получить немного запутанную структуру: некоторые люди могут одновременно занимать несколько должностей и, соответственно, подчиняться нескольким руководителям.

Это усложняет управление компанией, а также процесс поиска и замены работников. Особенно если они являются ключевыми и на них завязано несколько важных бизнес-процессов. Поэтому мы переходим к следующему шагу.

М04-02. Должностная организационная структура компании

1. Должности.

Возьмите организационную структуру компании, которую вы составили во время предыдущего шага, и распределите всех работников (внешних и внутренних) по должностям.

Каждому человеку теперь могут соответствовать несколько прямоугольников, отражающих различные функции и должности.

2. Фамилия.

Впишите в каждый прямоугольник помимо должности еще и фамилию занимающего ее человека. Или людей – если на данной позиции у вас несколько работников.

М04-03. Фрилансеры, поставщики и партнеры

1. Фрилансеры и аутсорсеры.

На этом шаге вам необходимо добавить в структуру всех внешних работников – фрилансеров, временных работников и аутсорсеров. Дорисуйте связи, определяющие их подчинение и отчетность.

2. Поставщики.

Теперь добавьте в схему всех поставщиков, которые входят в «пищевую цепочку» вашего бизнеса.

3. Связи.

Пропишите связи между ними и должностями в вашей организации.

М04-04. Оптимизация

1. Дубли.

Для начала просмотрите обе схемы и выясните, можно ли что-то в них упростить, есть ли дублирующие роли, подчинения и межролевые связи.

Не усложняйте свой бизнес без необходимости. Простота структуры обеспечивает ее живучесть. Если вы нашли, что можно упростить, – сделайте это! Не только на бумаге, но и в своей компании. Внедрите изменения и двигайтесь дальше.

2. Замены.

Подумайте о том, что вы будете делать, если возникнет проблема с одним из звеньев.

Задокументируйте потенциальную замену для каждого звена. Определите, какие внутренние или внешние резервы вы будете задействовать, когда один из элементов организационной структуры вдруг перестанет работать.

Модуль № 5. Еженедельные отчеты и совещания

В этом модуле мы рассмотрим еженедельную отчетность. Необходимо фиксировать результаты текущей недели и строить планы на следующую.

Делать это нужно как минимум для себя (даже если вы – единственный сотрудник в собственной компании) и особенно, если у вас есть персонал. Лучше всего это делать в конце пятницы или в начале субботы.

Еженедельные летучки

Если у вас есть фрилансеры, работники, партнеры и т. п., необходимо встроить модель еженедельных летучек, к которым нужно подготовиться.

Зачем это надо? В одном из предыдущих модулей мы говорили про время. Думаю, вы успели заметить, что, когда начинаешь учитывать время, оно более эффективно тратится. Аналогичная ситуация с деньгами и задачами. Идеальный инструмент для этого – еженедельные летучки.

1. Подготовка.

Составьте список текущих задач.

2. Первая летучка.

На первой летучке обговариваете список текущих задач.

Летучка не должна быть долгой, обычно хватает 15–20 минут.

3. Внедрение.

Внедрите летучки и посмотрите, что благодаря им сделано, какие проблемы и решения найдены, каковы планы на следующую неделю. Короткие пятнадцатиминутки с каждым работником сильно двинут вашу компанию вперед.

Ваша задача № 1 – провести хотя бы одну летучку. Вы обязательно встанете на грабли. Обещаю! Потому что найдутся люди, не желающие выполнять свои задачи. Или которым будет непонятно, как планировать вещи, которые не планируются, ит. д.

Расскажите мне о проблемах, с которыми вы столкнетесь, и я помогу вам пройти через этот лабиринт трудностей с внедрением.

Еженедельные отчеты

Вам необходимо выработать форму, в которой вы будете выстраивать свои еженедельные отчеты и принимать отчетность от своих работников.

Принцип тот же, что и раньше: чем проще – тем лучше. Скорее всего, вам будет достаточно списка дел с описанием их состояния.

Вам необходимо понимать стандарты расстановки приоритетов по своим задачам: что нужно сделать сначала, что потом ит. д.

Внедрение

Еженедельные летучки и еженедельные отчеты. Внедряйте для каждого подчиненного, включая фрилансеров. И через несколько недель вы увидите, насколько сильно изменится ваш бизнес.

Бланки «Еженедельная отчетность»

Если до сегодняшнего дня вы не практиковали еженедельную отчетность с каждым из своих прямых подчиненных – в ближайшем будущем вам предстоит немало работы по внедрению стандартных еженедельных летучек на всех уровнях компании.

М05-01. Еженедельные летучки для ваших прямых подчиненных

1. Для начала составьте общий список текущих задач для каждого из ваших прямых подчиненных.

2. Назначьте время и место еженедельной летучки с каждым из своих прямых подчиненных. Она не должна длиться больше часа (идеальная продолжительность – 20–30 минут). Согласуйте расписание с подчиненными.

3. Во время первой летучки обсудите список задач, их приоритеты и время выполнения. Для каждой задачи, которая должна быть сделана за текущую неделю, обозначьте дедлайн.

4. Добавьте мини-дедлайн (то, что должно быть сделано до следующей летучки) для остальных задач.

5. Получите согласие своего работника по каждому пункту.

6. Узнайте, что не вошло в обсужденный список задач, и при необходимости включите в него дополнительные задачи, проблемы и пожелания.

7. На следующей летучке проконтролируйте статус и выполнение всех намеченных задач.

В случае неадекватного выполнения работником поставленных перед ним задач добавьте в расписание экспресс-проверку статуса их выполнения в середине недели. Если и это не помогает, какое-то время вам придется проверять статус задач каждое утро и каждый вечер.

Если же и при ежедневном контроле задачи будут выполняться слишком медленно, тому может быть три причины.

1. Нежелание работника выполнять задачи в заданном темпе.

2. Неумение работника выполнять задачи в заданном темпе.

3. Физическая невозможность выполнить все задачи в заданном темпе.

В первом случае вам придется уволить этого работника и нанять другого.

Во втором – научить сотрудника работать.

В третьем – подумать о расширении своей компании.

В любом случае, чтобы убедиться в невозможности или нежелании выполнять задачи в заданном темпе, иногда бывает достаточно поработать вместе. То есть физически находиться рядом с работником и помогать ему концентрироваться на одной ключевой задаче.

Во многих случаях этого бывает достаточно, чтобы повысить работоспособность подчиненных в два-три раза.

М05-02. Еженедельные отчеты

1. Каждую летучку можно сопровождать отчетом о проделанной работе в следующей форме:

а) завершенные задачи за неделю;

б) задачи, над которыми работали, но не завершили. Статус. Прогнозы по завершению;

в) новые проблемы, требующие обсуждения и решения;

г) реприоритезация задач.

2. Для каждой задачи необходимо фиксировать ее источник, приоритет, описание, дату приема, шаги, предпринятые для ее решения, и дату окончательного решения.

Примечание по приоритетам:

а) все приоритеты делятся на три группы: кризис (!!!), очень важно (!) и все остальное;

б) из всего списка задач в единицу времени только одна задача может иметь приоритет (!!!);

в) из остальных задач самые важные (!) могут решаться в порядке очередности только при отсутствии критических задач категории (!!!);

г) если в списке присуствует нескольких задач одинакового приоритета, предпочтение отдается той, которая более важна или выгодна для клиента. В случае сомнений по приоритетности задач стоит проконсультироваться с клиентом;

д) при появлении новых задач приоритета (!!!) или (!) необходимо сразу проконсультироваться с клиентом о порядке их выполнения.

М05-03. Внедрение еженедельных летучек во всей компании

1. После того как вы внедрили еженедельные летучки для своих прямых подчиненных, нужно их вводить и для остальных отделов компании. Потребуйте от всех менеджеров создать и внедрить систему еженедельных отчетов и летучек.

2. После внедрения еженедельных летучек в компании при необходимости внедрите такую же систему для ключевых поставщиков и фрилансеров.

3. После этого – для всех клиентов компании.

Модуль № 6. Управление документами

В этом модуле мы рассмотрим порядок совместной работы с документами.

Вам наверняка приходится решать какие-то совместные задачи с сотрудниками, фрилансерами и партнерами. Для этого необходимы шаблоны, документы, чек-листы и т. п.

Отсылать все по e-mail крайне неэффективно.

1. Письма теряются.

2. Если вы добавили или что-то изменили в той или иной процедуре, у каждого сотрудника компании должен быть доступ к последней версии файла.

Документооборот с совместным доступом к документам

Начните с описания сегодняшних процессов работы с документами.

1. Где хранятся электронные версии документов вашей компании: у вас на компьютере? в общем доступе?

2. Как разделяется доступ? Кто имеет доступ на чтение? Кто имеет доступ на чтение и запись? На каком сервисе все хранится? Как вы добавляете туда юзеров? Является ли сервис открытой системой (например, GoogleDocs)?

3. Как ведется учет доступа к документам?

4. Как хранятся прошлые версии документов?

Например, в GoogleDocs это делается автоматически.

5. Как ведется учет выпуска новых версий?

6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном варианте?

Это крайне важно, так как электронные копии могут теряться, удаляться и т. п.

7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?

8. Есть ли копии текущих бумажных документов в электронном виде?

Здесь наоборот: берем все бумажные документы и сканируем их для хранения в электронном виде, потому что бумага имеет свойство портиться.

9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?

10. Через какое время уничтожаются старые бумажные копии документов? Совпадает ли это с требованием к штрафным формам?

Это первый шаг, который необходимо сделать. Если у вас нет совместного доступа, нужно озаботиться этим вопросом. Я советую использовать GoogleDocs, если у вас нет ничего другого. Посмотрите, почитайте – там все достаточно просто.

Совместный доступ к файлам

1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?

Вы можете использовать VPN, если у вас навороченная внутренняя сеть. Если нет, отличной альтернативой может быть бесплатный сервис LogmeinFree.

2. Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?

3. Какой системой вы пользуетесь для разграничения удаленного доступа?

Для совместной работы можно использовать такие сервисы, как drop.io, sugarsync, Microsoft Groove и Microsoft SharePoint (слишком тяжелый для стартапа).

Коммуникации и работа с ними

Опишите методы коммуникаций – телефон, голосовая почта, e-mail, Skype, ICQ и др.

Опишите стандартные правила ответа на входящий запрос по каждому методу коммуникаций. И что происходит в случае несоблюдения стандартных правил (исключения). То есть: если вам не ответили, то реакция будет такой.

Займитесь общим архивом документов компании и правильным совместным доступом каждого сотрудника к нужным ему файлам и документам.

Бланки «Документооборот и совместная работа»

Опишите ваши сегодняшние процессы совместной работы с документами.

Если у вас уже установлена система общей работы с документами (а-ля Microsoft SharePoint), опишите разграничение доступа по ролям и/или пользователям, которое в ней заложено.

М06-01. Разграничение доступа к документам

Ответьте на следующие вопросы.

1. Где хранятся электронные копии документов в вашей компании? (Где попало/в папке с общим доступом на одном из компьютеров/в ActiveDirectory/другое.)

_________________________________________________

2. Как разделяется доступ к документам? Кто имеет право их редактировать? Кто имеет право только на чтение?

_________________________________________________

3. Как ведется учет доступа к документам?

_________________________________________________

4. Как хранятся прошлые версии (ревизии) документов?

_________________________________________________

5. Как ведется учет выпуска новых версий документов?

_________________________________________________

6. Есть ли копии всех текущих ключевых документов в бумажном виде?

_________________________________________________

7. Кто несет ответственность за актуальность бумажных копий?

_________________________________________________

8. Есть ли копии всех текущих ключевых бумажных документов в электронном виде?

_________________________________________________

9. Кто несет ответственность за актуальность электронных копий?

_________________________________________________

10. Через какое время уничтожаются старые копии документов? Совпадает ли оно с установленными госорганами сроками хранения?

_________________________________________________

М06-02. Совместный доступ к файлам компании

1. Есть ли у вас система совместного доступа к файлам компании?

_________________________________________________

2. Как обстоят дела с удаленными работниками? Есть ли у всей команды удаленный доступ к нужным файлам и документам?

_________________________________________________

3. Какой системой вы пользуетесь для разграничения удаленного доступа?

Краткая справка.

A. Можно использовать VPN для полномасштабного удаленного доступа к корпоративной сети. Этот подход требует скоростного Интернета и постоянного (статического) IP-адреса для вашей сети.

Б. Можно использовать удаленный терминальный доступ (через RemoteDesktop или его подобие) к общему терминальному серверу или индивидуальному компьютеру работника в офисе. Бесплатной альтернативой в данном случае может являться решение на основе VNC или сервис LogmeinFree от Logmein. com.

B. Для совместной работы над файлами можно использовать такие сервисы, как drop.io, sugarsync, dropbox, box.net или Microsoft Groove.

Решения на базе Microsoft SharePoint на начальном этапе развития бизнеса будут слишком тяжеловесными.

М06-03. Коммуникации и работа с ними

1. Опишите методы коммуникации, которые используются в вашей компании: телефон, голосовая почта, e-mail, Skype, ICQ, другие.

_________________________________________________

2. Опишите стандартные правила ответа на входящий запрос по каждому методу коммуникации.

_________________________________________________

3. Опишите, что происходит в случае несоблюдения стандартных правил (исключения).

_________________________________________________