Текст книги "Бирюзовое управление на практике"

Затраты на управление

Традиционная система управления представляет собой пирамиду, на самом верху которой находится главный босс, а в её основании – рядовые исполнители. Между ними пролегают уровни субуправленцев. Их количество зависит от размера организации и её нормы управляемости – среднего количества подчинённых у одного руководителя компании.

Теперь, зная количество сотрудников в компании и её норму управляемости, мы всегда сможем подсчитать количество уровней и руководителей на каждом из них. Например, при норме управляемости 5 и 156 сотрудниках мы получаем:

● 125 рядовых сотрудников;

● 25 линейных руководителей;

● 5 высших управленцев;

● и одного главного босса.

Каковы же будут затраты на управление такой системой? Чтобы можно было сравнивать компании между собой, лучше использовать показатель доли суммарных затрат на зарплаты руководителей в общем фонде оплаты труда. Например, если руководители в компании из нашего примера получают в среднем в два раза больше подчинённых, то:

● 125 рядовых сотрудников получают по 1 окладу = 125 базовых окладов;

● 25 линейных руководителей получают по 2 базовых оклада = 50 базовых окладов;

● 5 высших управленцев получают по 4 базовых оклада = 20 базовых окладов;

● 1 главный босс получает 8 базовых окладов = 8 базовых окладов.

Итого все управленцы компании получают 50 + 20 + 8 = 78 базовых окладов, что составляет 78 / (78 + 125) = 78 / 203 ≈ 38 % от общего фонда оплаты труда, который является ощутимой статьёй расходов в любой компании! Причём чем крупнее организация, тем больше в ней уровней управления и руководителей, а значит, тем выше и доля их зарплат в общем фонде оплаты труда, притом что всю добавочную ценность для клиентов создают не они. Звучит не слишком вдохновляюще, правда? Но это ещё самая незначительная проблема классической системы управления.

Постоянная перегруженность руководства

В бытность свою консультантом я думал, что многие руководители не хотят запускать очевидно нужные их компаниям проекты в силу недостаточной компетентности и нежелания признать это, чтобы начать изучать данную тему. Реальность оказалась гораздо банальнее: очень компетентные, трудолюбивые, много знающие, умеющие и деятельные руководители находятся в вечном цейтноте, у них не хватает времени даже на то, чтобы закрыть текущую рутину, которая наваливается на них, как снежная лавина в горах. И так происходит опять же из-за классической системы управления, в рамках которой проблемы эскалируют снизу вверх. В результате чем выше уровень руководителя, тем больше у него подчинённых и тем больше проблем к нему стекается.

Он просто физически не успевает решить их все, что ведёт к переработкам в будни, регулярной работе в выходные и отсутствию отдыха даже в отпуске. Но всё это не помогает, и задачи начинают зависать в очереди, а некоторые, попав туда, уже навсегда теряются из виду за более срочными и важными. При этом руководитель понимает, что любая не решённая им проблема может обернуться серьёзными потерями, как для компании, так и для него лично, что приводит к состоянию постоянного стресса, в котором босс находится и который он невольно начинает проецировать вовне. Особенно на тех сотрудников, что сообщают ему о новых проблемах или хоть каким-то образом причастны к ним. В результате возникает противостояние начальников и подчинённых, что только ухудшает ситуацию, так как теперь руководитель должен тратить силы и время ещё и на это.

Медленное решение проблем

А реальные проблемы организации начинают решаться ещё медленнее. Подчинённые, нарвавшись на неадекватную реакцию со стороны руководителя, всё реже сообщают о новых проблемах наверх, при этом внизу у них нет соответствующих полномочий и ресурсов для их решения. Более того, из-за боязни, что на них спустят всех собак, информация начинает преображаться, чтобы не задевать передающего её, а если это невозможно, то и вовсе застревает, не добравшись до босса. Интересно, что и решения обратно, сверху вниз, спускаются с потерями. Я проводил оценку, которая показала, что при передаче на каждый следующий уровень теряется порядка 30 % информации. А значит, если при передаче на один уровень у твоих непосредственных подчинённых осталось 70 % информации, то при передаче на второй уровень надо считать 70 % уже от этих 70 %: 0,7 × 0,7 = 0,49 = 49 % – то есть уже меньше половины! К сожалению, информация не просто уменьшается, а искажается, то есть оставшиеся 51 % заполняются чем-то другим, зачастую смыслом противоположным твоим мыслям, словам, желаниям.

Задание № 3

Перемножь между собой столько 0,7, сколько уровней иерархии под тобой, и пойми, как мало из того, что ты говоришь, долетает до тех, кому это надо будет непосредственно исполнять, и как много искажений будет внесено.

Ну что, теперь ясно, почему всё вечно происходит не так, как ты это задумываешь?

А теперь посмотрим на ситуацию со стороны клиента, который столкнулся с какой-то незначительной маленькой проблемой и сообщил об этом твоему подчинённому. Тот не может сам решить вопрос и эскалирует его выше – а как же иначе, он ведь всегда так поступает. Но проблема не критичная, у тебя есть более важные и срочные дела, и ты её откладываешь, а потом ещё и ещё раз, и в конце концов вообще благополучно про это забываешь. И вот тот же самый клиент через полгода сталкивается с той же самой проблемой и понимает, что никто даже не пытался ею заниматься. И уже с некоторым удивлением говорит тому же самому сотруднику, что за это время её точно можно было решить. Твой подчинённый оправдывается тем, что передавал его пожелания начальству, и уверяет, что обязательно напомнит ещё раз. Но даже если он и впрямь это сделает, результат окажется прежним: у тебя просто не дойдут до этого руки. И тот же самый клиент через некоторое время снова столкнётся с упомянутой проблемой. А теперь поставь себя на место этого человека: нетрудно догадаться, что он думает о твоей компании и её клиентоориентированности…

Демотивация рядовых сотрудников

При этом подчинённый всегда оказывается в очень неприятном положении без вины виноватого. Если он доложит наверх, то его могут назначить козлом отпущения, а если утаит информацию, то в любой момент могут спросить, почему такая проблема существует, а про неё ничего не известно. В результате бедняга постоянно пребывает в состоянии стресса, и если руководитель ещё как-то способен повлиять на ситуацию, то подчинённый, находясь в зависимом положении, будет лишь терять всякую мотивацию.

И что получается в итоге? Мы нанимаем специалистов, чтобы они занимались мотивацией персонала, и платим им за это зарплату, но по факту всё, что они затевают, работает очень недолго. Есть некая важная причина, которая в рамках традиционной системы управления демотивирует людей. Этой причиной является выученная беспомощность. Более подробно мы поговорим о ней в четвёртой главе. Сейчас скажу только, что суть данного феномена сводится к следующему: если мы забираем у сотрудника права, но при этом спрашиваем с него по полной программе, то он начинает бояться любой ответственности и уходить от неё всеми возможными способами. Таким образом, мы получаем человека, который крайне демотивирован и всячески уклоняется от ответственности, не желая принимать решения. При этом очень важно понимать, что мы сами его таким и делаем. Ведь в повседневной жизни, никак не связанной с работой, у этого сотрудника всё обстоит как раз наоборот: он берёт на себя ответственность за то, где будет жить и что будет есть, а если у него есть дети, то и за их жизнь тоже! Так почему же потом он оказывается «недостаточно ответственным», чтобы дать ему необходимые полномочия принять какое-нибудь банальное решение в компании?

Массовая безответственность

Что же происходит в организации? И руководители, и подчинённые становятся заложниками системы управления, в рамках которой лучше вообще ни за что не отвечать. Именно это стало причиной невероятного кадрового голода на хороших руководителей при наличии квалифицированных специалистов. Кому охота брать на себя дополнительную ответственность ещё и за других? На этом фоне начинают процветать те, кто гонится за карьерным ростом и властью. А в результате ситуация осложняется ещё больше: ведь такие люди сознательно окружают себя теми, кто не сможет с ними конкурировать, и намеренно раздувают штаты, чтобы стать более значимыми руководителями.

При этом другие сотрудники, видя подобное, сначала возмущаются, а потом, поняв, что их не услышали, тоже начинают терять ответственность по принципу «Нам что, больше всех надо? Почему мы всегда должны быть крайними?», перекладывая необходимость разбираться в проблемах и принимать решения на руководителей, у которых совсем нет на это времени, поскольку они и так уже сильно заняты…

Сумеречная зона прав и ответственности – это зона на стыке двух или более подразделений, то есть там, где ни у кого из них нет всех необходимых прав для решения возникающих проблем и никто не хочет брать на себя ответственность.

«Войны» между отделами

В ситуации, когда никто не хочет брать на себя ответственность, неизбежно начинаются «войны» между отделами и подразделениями, что тоже негативно влияет на общие результаты деятельности компании. При этом чаще всего воюют подразделения, которые должны наиболее тесно сотрудничать друг с другом для достижения общих целей! Нетрудно догадаться, что и здесь причина тоже кроется в системе управления.

Начинается всё обычно с некоей проблемы, возникающей в сумеречной зоне прав и ответственности двух или более подразделений – то есть там, где ни у одного из них нет всех необходимых прав для её решения и никто не хочет брать на себя ответственность. Иначе она бы и не стала проблемой, а была бы просто одной из задач, которые каждое из данных подразделений успешно решает каждый день. Кстати, самая распространённая ситуация – это когда проблема возникает из-за недостаточности общения между подразделениями: одни других не предупредили или не услышали, не поняли или же поняли неправильно. Вообще-то само по себе это не страшно. Плохо, что, когда проблема появляется, никто не спешит её решить. «Это ведь не моя зона ответственности, – думает каждый, – а нам и своих задач хватает, и так не успеваем всё сделать!..»

А когда проблему никто не решает, то она начинает распухать и в конце концов оказывается настолько огромной, что становится видна большому начальнику сверху. А у любого руководителя в подобных случаях есть универсальное решение – назначить кого-то ответственным. И представителя какого бы из этих подразделений ни сделали крайним, он будет считать, что его несправедливо наказали по милости коллег из другого отдела. Как следствие, отношения между сотрудниками этих подразделений ухудшаются, они начинают реже общаться, и в результате ситуация лишь усугубляется. И образуется замкнутый круг, изображённый на рисунке ниже.

Проблемы начинают сыпаться из сумеречной зоны между отделами как из рога изобилия, хотя ещё совсем недавно всё было ровно. Руководство в некоем произвольном порядке постепенно раскидывает ответственность, «награждая» ею то одних, то других, не спрашивая про наличие у них необходимых прав. А некоторые задачи вообще можно решить только сообща.

В итоге у сотрудников воюющих отделов возникают предубеждения, они оценивают ситуацию предвзято. Доходит до того, что они начинают искренне считать, будто их коллеги ходят на работу и получают зарплату только для того, чтобы досаждать им и всячески портить жизнь! Это в корне неправильное заключение, но оно очень разрушительно действует на команду, и её члены могут начать мстить коллегам, реально осложняя жизнь друг другу…

Проекты делаются медленно и плохо

Все причины уже озвучены выше. Во-первых, все всегда заняты. Во-вторых, проект обычно требует взаимодействия нескольких подразделений, а как его добиться, если люди не хотят общаться? При этом абсолютно каждый, кто собирается продвигать любые изменения, натыкается на сопротивление со стороны коллег, которые, во-первых, заняты по горло, а во-вторых, в принципе не желают делать что-то вместе. Да ещё частенько вместо работы над проектом участники рабочей группы и вовсе тратят силы и время на перекладывание ответственности друг на друга – необходимая предосторожность на случай провала. Это приводит к тому, что проекты делаются долго, обходятся дорого, да и результаты, прямо скажем, не радуют…

Так чем же ты всё-таки управляешь?

Если ни один из перечисленных выше пунктов тебе не знаком, то дальше можешь не читать: всё равно не почерпнёшь из моей книги ничего полезного, только время зря потратишь! Хотя, скорее всего, эти примеры, полностью или частично, иллюстрируют положение дел в твоей компании. При этом надо отметить, что ты знаешь обо всех этих существующих проблемах, они тебе не нравятся, но ты ничего не можешь с ними сделать. Если вернуться к аналогии с управлением автомобилем, то это означает, что оно потеряно. А по сути, его никогда и не было, а просто когда-то была благоприятная ситуация и тебя несло туда, куда тебе хотелось. Теперь же всё изменилось, а значит, пора меняться и тебе!

Вообще говоря, «бирюзовая» альтернатива возникла именно для того, чтобы решить все те принципиальные проблемы, которые накопили предыдущие системы управления, и создать новую, где их не будет по умолчанию. И надо заметить, что это сработало и у многих руководителей компаний уже получилось начать использовать бирюзовые инструменты! А значит, при наличии желания, воли, творческого подхода и знаний, которые ты приобретёшь далее, получится и у тебя тоже!

Но прежде надо остановиться на том, чем же ты всё-таки управляешь. Один скажет, что компанией. Другой – людьми. Третий – ресурсами. Как это ни странно, но все эти ответы неправильные. Единственное, чем каждый из нас управляет, – это своим влиянием на других людей. И больше ничем. Точка.

Наверняка тебе покажется, что это очень мало по сравнению с тем, что было перечислено выше. Но давай будем реалистами. Реально управлять мы можем только своим влиянием на окружающих. И так было всегда. Ну, уж если самым выдающимся руководителям прошлого этого было достаточно, чтобы вершить те великие дела, благодаря которым мы их помним, то, значит, этого будет достаточно и тебе, особенно если ты подойдёшь к управлению своим влиянием на других осмысленно.

А для начала научись подмечать, какое именно влияние ты оказываешь на людей и что получаешь в результате. Мне нередко встречались ситуации, когда руководитель вроде бы говорит: «Полный вперёд!» – но это только слова. Всеми своими действиями он, образно выражаясь, «ставит компанию на ручник», а потом удивляется, что она стоит на месте и никуда не движется. Следует помнить, что это самое влияние осуществляется каждым словом и поступком, любым жестом или проявлением мимики и даже молчанием, бездействием или отсутствием реакции…

Я ни в коем случае не толкаю тебя к лицемерию: это пустая затея, так как окружающие всё равно считают те сигналы, которыми мы не сможем управлять осознанно. Я призываю к осмыслению результатов своего влияния на подчинённых и принятию ответственности за него, к поиску внутри себя тех глубинных причин, которые вынуждают нас поступать определённым образом, и к изменению своего восприятия ситуации. И уже, как следствие, к трансформации собственных действий, благодаря чему непременно появятся и новые результаты.

Глава вторая
Что?

Распространение бирюзовых инструментов стало уже трендом в трансформации систем управления, но до сих пор остаётся много неясностей по самым базовым вопросам, причём как для тех, кто ещё только познакомился с основными терминами, так и для тех, кто уже изучил их достаточно глубоко. Вокруг некоторых из этих терминов даже начались яростные споры. Правда, стоит заметить, что больше всего на эту тему ломают копья теоретики. Практики же просто начинают реализовывать изменения у себя в компаниях, в целом или на уровне отдельных подразделений, в соответствии с тем, как они всё это поняли. И, между прочим, нередко добиваются отличных результатов, хотя изначально что-то могут понимать и не до конца правильно, но движение и выправляет это понимание, и корректирует курс в целом. Кстати, некоторые больше всего ценят бирюзовое управление именно за эти его качества: гибкость, скорость и экономичность, которые, помимо всего прочего, позволяют ему легко выигрывать в конкурентной борьбе у устаревших управленческих систем.

«Бирюзовый»

Споры теоретиков начинают разворачиваться уже вокруг названия – самого термина «бирюзовый». Дело в том, что Фредерик Лалу при написании своей книги «Открывая организации будущего»[3]3
  Лалу Ф. Открывая организации будущего. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018.


[Закрыть] взял за основу цветовую схему из «Спиральной динамики» Дона Бека[4]4
  Бек Д., Кован К. Спиральная динамика. Управляя ценностями, лидерством и изменениями в XXI веке. – СПб.: Открытый мир, 2010.


[Закрыть]. Но цвета в ней немного изменил, чтобы динамика развития организационной системы компании от уровня к уровню в рамках его теории ложилась на спектр радуги: от инфракрасного, соответствующего у него самым примитивным формам организации, к ультрафиолетовому, который он, кстати, в своей работе даже ни разу не упоминает. Дело в том, что он останавливается на бирюзовом, который в ходе своего исследования обнаружил в самых современных формах организации компаний на текущий момент. При этом в классической спиральной динамике есть свой «бирюзовый», не описанный в книге «Открывая организации будущего». Бирюзовый у Фредерика Лалу соответствует «жёлтому» в спиральной динамике, а «янтарный» (то есть близкий к жёлтому оттенок) – синему цвету у Дона Бека. Кроме этого, существуют и другие цветовые схемы систем управления; в четвёртой главе ты найдёшь сравнительную таблицу, которую я специально составил в помощь читателям. В общем, прежде чем назвать какой-то цвет, надо чётко обозначить, о какой именно из цветовых схем мы говорим.

Некоторые теоретики отдельно отмечают не совсем точный перевод на русский язык названия цвета, выбранного Фредериком Лалу для обозначения бирюзового уровня управления. В оригинале он «чирковый» (teal), то есть цвета оперения на голове утки-чирка, – близкий к бирюзовому, но отличающийся от него по тональности. На самом деле это ни на что не влияет, но такие споры ещё больше запутывают ситуацию. Чтобы разрубить этот гордиев узел, заметим, что все подобного рода дискуссии относятся к уровню определений слов, которые будут использоваться в дальнейшем обсуждении. А значит, доказательства правильности какого-либо из вариантов нет да и в принципе быть не может. В любой науке существует момент, когда специалисты не спорят, а договариваются, что и какими терминами они будут называть, потому что без этого дальнейшие дебаты по существу просто невозможны. Надо отметить, что многих споров вообще не случилось бы, начни спорщики с определения тех слов, которые они собираются использовать в процессе самого спора. Поэтому в рамках данной книги предлагаю договориться использовать термин «бирюзовое» применительно к управлению так, как он понимается в книге «Открывая организации будущего». Ведь именно Фредерику Лалу и переводчику его работы мы обязаны популяризацией данной темы в России, причём термин вошел в русский язык именно в таком виде. Та же «Спиральная динамика», несмотря на то что была переведена на русский язык существенно раньше, известна в России гораздо меньше, и часто наши соотечественники узнают о ней, только познакомившись сначала с книгой «Открывая организации будущего» и пытаясь почитать ещё что-то на эту тему.

Что же касается специальной литературы, описывающей практику перехода к бирюзовой системе управления, то рекомендую тебе ознакомиться с библиографическим перечнем в конце этой книги или зайти на страницу http://biryuzovie.ru/category/poleznye-knigi/. Там ты найдёшь специально составленную подборку изданий, снабжённую моими комментариями, причём список постоянно обновляется и пополняется.

Ещё один очень важный момент. Я уже говорил об этом в предисловии, но подчеркну снова: «бирюзовых» организаций и руководителей в природе не существует и на данный момент не может существовать даже теоретически. Пока бирюзовым может быть только управление в организации, и, признаться, я ещё не встречал ни одной, где всё оно полностью было бы таковым. Образ компаний, нарисованных в книге Фредерика Лалу, такой манящий, что кажется, вот они – настоящие «бирюзовые»! Но, увы, это не так. Я знаю, о чём говорю, поскольку лично общался с основателями и сотрудниками шести из упомянутых автором фирм, а также читал книги, написанные перечисленными там руководителями. Их организации не «бирюзовые», хотя там и используются многие инструменты бирюзового управления, о которых рассказывает Лалу.

Оно и понятно, это ведь первопроходцы. Кто назовёт корпорациями первых капиталистов, бросивших вызов бюрократиям? Разве можно было разглядеть всемогущие бюрократии в первых наместниках монарха, до этого всегда лично собиравшего налоги и вершившего суд на всей подвластной ему территории? Новая форма управления при появлении сильно отличается от той, на смену которой приходит, но, конечно, не являет всей своей сути. Представь, каким будет бирюзовое управление в организациях, когда оно станет пропитывать всю культуру человечества, а не являться, как сейчас, странным исключением из общих правил: как для собственников, руководителей и сотрудников компаний, так и для контрагентов, общественных институтов и клиентов.

Поэтому самое главное сегодня – это находить инструменты бирюзового управления, применяя их на практике и распространяя успешный опыт вокруг, а не хвастаться, что ты уже «бирюзовый», а твой сосед – ещё нет. Нам всем пока что очень далеко до совершенства! Чтобы было проще понять, использую более привычную аналогию. Что ты подумаешь о человеке, который сообщит тебе, что такая-то фирма автоматизированная, а другая – нет? Лично я решу, что он не очень правильно применяет данный термин: ведь автоматизировать можно процесс, но не фирму. Более того, в автоматизации процесса есть конкретные цели и понятные ресурсы, которые можно сравнивать друг с другом. И применительно к фирме этим можно заниматься бесконечно долго, вкладывая туда всё новые и новые средства.

А что ты скажешь на утверждение, что одна фирма более автоматизированная, чем другая? И как это вообще понять, если в первой системе автоматически рассчитываются все заказы поставщикам с учётом множества факторов, а во второй это делают в Excel, выгружая туда даже не все данные из учётной системы, а что-то набивая руками; с другой стороны, во второй весь бухгалтерский учёт расчётов с контрагентами происходит по электронному документообороту, а в первой до сих пор бегают с кипами бумажек, тратя на сведение учётов по месяцу каждый квартал? На основе данной аналогии может возникнуть ощущение, что цвет организации всегда будет какой-то смешанный, но зато можно пытаться говорить о цвете конкретного её подразделения. Нет, и это не так! Даже один и тот же руководитель в разных ситуациях управляет по-разному! Да, есть более характерные и менее характерные для него методы, но я против того, чтобы даже в каких-то крайних случаях называть кого-либо «красным» или «бирюзовым».

Бирюзовое управление – это такое управление, которое обязательно увеличивает или хотя бы поддерживает самостоятельность и целостность сотрудников организации в рамках достижения её эволюционной цели.

Бирюзовых инструментов управления много, и последовательное применение всё большего количества из них для всё более широкого спектра ситуаций – это и есть тот самый путь, избрав который любая организация и любой руководитель могут сильно измениться в лучшую сторону. Главное – не останавливаться на достигнутом, пытаясь во всех спорных случаях решать проблемы по-новому, и тогда вскоре другие начнут называть такую компанию «бирюзовой», хотя это и будет терминологической ошибкой. Ведь всегда есть возможность сделать что-то ещё на этом пути, и лучше сосредоточиться на конкретных действиях, а не на размахивании бирюзовым флагом.

Но мы так и не ответили на вопрос, а что же такое это пресловутое бирюзовое управление. Согласно Фредерику Лалу, это такое управление, которое обязательно увеличивает или хотя бы поддерживает самостоятельность и целостность сотрудников организации в рамках достижения её эволюционной цели. Давай разберёмся с каждым из трёх перечисленных китов бирюзового управления: эволюционной целью, целостностью и самостоятельностью. Кстати, интересно, что все эти составляющие очень сильно зависят друг от друга: ты сразу почувствуешь это, как только попытаешься внедрить любую из них на практике, будь то на уровне всей компании или же в рамках только одного отдельно взятого её подразделения.