Текст книги "Квалификационный экзамен на должность нотариуса"

Полномочия должностных лиц консульских учреждений и глав местной администрации поселения и специально уполномоченных должностных лиц местного самоуправления поселения или глав местной администрации муниципального района и специально уполномоченных должностных лиц местного самоуправления муниципального района в целом совпадает, за исключением свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой и совершения морских протестов должностными лицами консульских учреждений.

13. Нотариально удостоверенные документы и документы, приравненные к нотариально удостоверенным

Анализ российского законодательства и доктринальных суждений относительно нотариальной деятельности позволяет сделать вывод о том, что нотариально удостоверенные документы – это нотариальные акты как результат совершения нотариального действия, которые отвечают требованиям, предъявляемым к ним российским законодательством в том числе о нотариате, имеют соответствующие реквизиты и которые удостоверяются нотариусами в порядке, по основаниям и условиям, установленным законодательством. Эти документы исходят от нотариуса, то удостоверены им, как специальным лицом, уполномоченным государством. Нотариальные акты имеют доказательственную силу, содержащаяся в них информация является достоверной[150]150
  Беспалов Ю. Ф. Нотариальный акт: понятие, признаки и классификация // Нотариус. 2018. № 5. С. 3–5.


[Закрыть].

Деятельность нотариусов состоит в целом в совершении нотариальных действий и составлении разнообразных нотариальных актов, установленных гл. 8 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462–1)[151]151
  «Ведомости СНД и ВС РФ», 11.03.1993, № 10, ст. 357.


[Закрыть].

Российские ученые по-разному рассматривают нотариальные акты[152]152
  См.: Батухтина Е. М. Исполнительная сила нотариального акта в праве России и Франции (сравнительно-правовое исследование). М.: Статут, 2016.; Калиниченко Т. Г. Нотариальный акт: понятие, содержание, классификации // Нотариальный вестник. 2009. № 5.; Тарбагаева Е. Б. Организация и деятельность нотариата в Российской Федерации: Учеб. пособие. СПб., 2006. С. 26.


[Закрыть].

Надо полагать, что нотариальный акт – многозначимое правовое явление: правоприменительный акт; юридический факт; доказательство; документ; элемент правового статуса нотариуса.

Российское законодательство понятие «нотариальный акт» не предусматривает. Основы о нотариате «нотариальные действия», «нотариально оформляемый документ». К нотариальным действиям относятся, в частности, удостоверение сделки; выдача свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов; наложение и снятие запрета отчуждения имущества; свидетельствование верности копий документов и выписок из них; свидетельствование подлинности подписи на документах; свидетельствование верности перевода документов с одного языка на другой; удостоверение факта нахождения гражданина в живых, факта нахождения гражданина в определенном месте и т. д. (ст. 35 Основ).

Нотариальное действие включает в себя процедурный элемент и его результат. Результат в целом означает составление нотариусом правоприменительного акта иного документа, которым завершается нотариальное производство.

Анализ законодательства РФ позволяет заключить, что нотариальный акт обладает следующими признаками.

Во-первых, нотариальный акт обладает специальной формой, содержанием; во‐вторых, является документом, соответствующим требованиям российского законодательства, международных норм, признанных в РФ, и международных договоров РФ, а также традициям российского нотариата; в‐третьих, совершается от имени Российской Федерации специальным лицом – нотариусом, обладающим особым правовым статусом представителя государства; в‐четвертых, выражается в виде юридического факта, исполнительного документа, документа, удостоверяющего права, уведомляющего о правах и т. д.; в‐пятых, обладает достоверностью, доказывает обстоятельства, которые признаются установленными и дальнейшему доказыванию не подлежащими; в‐шестых, нотариальный акт подлежит регистрации в соответствующем реестре нотариуса; в‐седьмых, действует на всей территории РФ и за ее пределами.

Раскроем некоторые из названных признаков.

Соответствие требованиям, установленным законодательством РФ о нотариате; международных норм, признанных в РФ, и международных договоров РФ. Согласно ст. 45.1 Основ текст нотариально оформляемого документа на бумажном носителе (свидетельство, удостоверяемая сделка, протокол и другие), а также удостоверительная надпись, исполнительная надпись должны быть изготовлены с помощью технических средств или написаны от руки и легко читаемыми. Использование карандаша или легко удаляемых с бумажного носителя красителей, а также наличие подчисток или приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений не допускается. В нотариально оформляемом документе на бумажном носителе, состоящем из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью нотариуса, если законодательством не установлен иной способ обеспечения целостности такого документа. Требования к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме установлены Приказом Минюста России от 29.06.2015 № 155 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа»[153]153
  СПС «КонсультантПлюс».


[Закрыть]. «Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов» (заключена в г. Гааге 05.10.1961)[154]154
  «Бюллетень международных договоров», № 6, 1993.


[Закрыть] предусматривает, что единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.

Достоверность и доказательственная презумпция. Так, ч. 5 ст. 61 ГПК РФ предусматривает, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута в порядке, установленном ст. 186 ГПК РФ, или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия.

Нельзя не отметить, что Конституционный Суд РФ в постановлении от 19.05.1998 № 15-П выразил свою правовую позицию, согласно которой «нотариат в Российской Федерации служит целям защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц, обеспечивая совершение нотариусами, работающими в государственных конторах или занимающимися частной практикой, предусмотренных законодательными актами нотариальных действий от имени Российской Федерации (статья 1 Основ), что гарантирует доказательственную силу и публичное признание нотариально оформленных документов»[155]155
  «Российская газета», № 101, 28.05.1998.


[Закрыть].

Нотариальные акты подлежат регистрации в соответствии со ст. 50 Основ, согласно которой все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре. Порядок и форма регистрации утвержден Приказом Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления»[156]156
  СПС «Консультант Плюс».


[Закрыть].

Нотариальный акт может иметь силу исполнительного листа. Согласно ст. 10 °CК РФ нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов имеет силу исполнительного листа. Статья 35 Основ к нотариальным действиям относит совершение исполнительной надписи. В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»[157]157
  «Российская газета», № 223, 06.10.2007.


[Закрыть] исполнительными документами, направляемыми (предъявляемыми) судебному приставу-исполнителю, являются, в частности, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии; исполнительная надпись нотариуса.

Согласно правовой позиции Конституционного Суда РФ, выраженной в определении от 06.07.2001 № 150-О, «обязательным условием совершения нотариусом исполнительной надписи является бесспорность требования взыскателя к должнику. При оспаривании должником задолженности или иной ответственности перед взыскателем нотариус, по смыслу частей первой и третьей статьи 16, частей четвертой и пятой статьи 41 и части первой статьи 48 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, не вправе совершать исполнительную надпись и должен разъяснить взыскателю его право обратиться за разрешением спора в суд. В случае же несоблюдения нотариусом установленного законом порядка и совершения исполнительной надписи при наличии спора с заявлением в суд в соответствии с частью второй статьи 49 указанных Основ может обратиться должник»[158]158
  «Вестник Конституционного Суда РФ», № 2, 2002.


[Закрыть].

Нотариальные акты могут быть представлены различными видами. В зависимости от вида нотариального действия, нотариальные документы могут быть удостоверяемой сделкой, свидетельством, выпиской.

По назначению можно выделить следующие нотариальные акты: удостоверяющие факт (например, факт нахождения гражданина в живых); переход права (например, удостоверение договора купли-продажи недвижимости); направленные на совершение определенных действий (например, охрану наследственного имущества); имеющие силу исполнительного листа (например, соглашение об уплате алиментов).

Нотариальные акты могут быть в форме бумажного и электронного документа. Нотариальные акты могут быть юридическими фактами: удостоверение сделки, договора, выдача завещания, свидетельства о праве на наследство и т. д. Нотариальные акты являются действиями или состояниями. Нотариальные акты могут быть классифицированы и по иным основаниям.

Таким образом, нотариальный акт есть результат нотариальной деятельности, имеющий объективную форму выражения, соответствующий требованиям законодательства РФ, международных норм, признанных РФ, и международных договоров РФ, нотариальным традициям, совершаемый специальным субъектом-нотариусом, обладающим особым правовым статусом; являющийся юридическим фактом, удостоверяющим права, исполнительным листом, документом, доказательством, в том числе наличия установленного обстоятельства, не подлежащего доказыванию, характеризующийся достоверностью[159]159
  Беспалов Ю. Ф. Нотариальный акт: понятие, признаки и классификация // Нотариус. 2018. № 5. С. 3–5.


[Закрыть].

Документы, приравненные к нотариально удостоверенным – это правоприменительные акты как результат деятельности, приравненной к нотариальной, совершаемые лицами, которые в соответствии с действующим законодательством имеют право совершать нотариальные действия: органы местного самоуправления, консульские учреждения и иные органы и должностные лица, уполномоченные на совершение таких действий.

В соответствии со ст. 1127 ГК РФ это могут быть врач, капитан судна, начальник исполнительной колонии и проч.

К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются:

1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, которые удостоверены начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом;

2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности работников, членов их семей и членов семей военнослужащих, которые удостоверены командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, которые удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы;

4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, проживающих в стационарных организациях социального обслуживания, которые удостоверены администрацией этой организации или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции, за исключением ценной корреспонденции, может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

К нотариально удостоверенным завещаниям приравниваются:

1) завещания граждан, находящихся на излечении в больницах, госпиталях, других стационарных лечебных учреждениях или проживающих в домах для престарелых и инвалидов, удостоверенные главными врачами, их заместителями по медицинской части или дежурными врачами этих больниц, госпиталей и других стационарных лечебных учреждений, а также начальниками госпиталей, директорами или главными врачами домов для престарелых и инвалидов;

2) завещания граждан, находящихся во время плавания на судах, плавающих под Государственным флагом Российской Федерации, удостоверенные капитанами этих судов;

3) завещания граждан, находящихся в разведочных, арктических или других подобных экспедициях, удостоверенные начальниками этих экспедиций;

4) завещания военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, где нет нотариусов, также завещания работающих в этих частях гражданских лиц, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командирами воинских частей;

5) завещания граждан, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальниками мест лишения свободы.

Если в силу сложившихся чрезвычайных обстоятельств гражданин лишен возможности совершить завещание в принятой форме, то завещание может быть составлено в простой письменной форме.

14. Нотариальное делопроизводство, формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, регистрация нотариальных действий

Нотариальное делопроизводство регулируется Основами о нотариате, а также Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с «Правилами нотариального делопроизводства», утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78)[160]160
  «Российская газета», № 95, 25.04.2014.


[Закрыть].

Под нотариальным делопроизводством в нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, следует понимать совокупность мероприятий; совершаемых нотариусом действий, связанных с ведением, оформлением, составлением, учетом, регистрацией документов, в том числе входящих, исходящих и т. д.

Нотариальное делопроизводство в целом в нотариальной палате есть документооборот, связанный с нотариальными действиями в рамках Федеральной нотариальной палаты; нотариальных палат субъектов РФ, в том числе включающий переписку с Министерством юстиции РФ, его территориальными органами и иными органами и организациями.

Согласно ст. 9 Основ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Данные правила установлены Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78.

Пункт 1 указанных Правил предусматривает, что правила нотариального делопроизводства устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, применения и замены печатей нотариусов, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными приказом Минюста России от 17.06.2014 № 128 и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным приказом Минюста России от 17.06.2014 № 129.

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

Таким образом, нотариальное делопроизводство включает в себя несколько самостоятельных этапов, стадий: составление документов, их учет, передачу другим лицам, в том числе на хранение, внесение в реестр единой информационной системы нотариата и т. д.

Статьей 10 Основ о нотариате устанавливается, что нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком. Данное положение Основ о нотариате конкретизировано в п. 2 Правил нотариального делопроизводства, согласно которым делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

В соответствии с п. 6 Правил нотариального делопроизводства нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия: приказы; распоряжения.

Данные организационно-распорядительные документы нотариуса должны иметь следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность, фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса; дату и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса; вид документа (приказ, распоряжение); наименование документа; дату; регистрационный номер; место составления; текст документа; подпись нотариуса; оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении (п. 8 Правил нотариального делопроизводства).

Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов, за исключением организационно-распорядительных документов, подлежащих специальному учету (например, приказы по личному составу, распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса).

Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса (п. 10 Правил нотариального делопроизводства).

По смыслу п. 11 Правил нотариального делопроизводства документами, исходящими от нотариуса, не связанными с документальным оформлением нотариального действия, являются запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы.

Пункт 12 Правил нотариального делопроизводства также устанавливает, что запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты: а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); б) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы; в) место нахождения нотариальной конторы; г) дата; д) исходящий регистрационный номер; е) заголовок к тексту (при наличии); ж) текст; з) отметка о наличии приложения (при наличии); и) подпись нотариуса; к) сведения об адресате (при наличии).

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, также содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

Согласно п. 19 Правил нотариального делопроизводства входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях, один экземпляр которого направляется адресату, а второй – приобщается к полученным документам.

Также документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме. Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом, заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй – вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

Согласно п. 22 Правил нотариального делопроизводства регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящейся в открытом доступе, в случаях, предусмотренных Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным Приказом Минюста России от 30.08.2017 № 156 (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный № 48092).

Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил. Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме.

Подлежат регистрации и документы, исходящие от нотариуса, за исключением нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок, запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры. Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме. На исходящем документе проставляются регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте, а также электронной почте (п. 32 Правил нотариального делопроизводства).

В силу п. 36 Правил нотариального делопроизводства на документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета (п. 37 Правил нотариального делопроизводства).

Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене: при изменении указанного на ней нотариального округа нотариуса, наименования нотариального округа; при изменении указанного на ней наименования государственной нотариальной конторы; при изменении фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса; при наличии на печати нечитаемого текста и иных дефектов; при утрате. Также печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене при централизованной замене печатей нотариусов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с утверждением нового образца таких печатей. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит изъятию при прекращении полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы.

В соответствии с п. 44 Правил нотариального делопроизводства для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой – в территориальный орган для утверждения (п. 45 Правил нотариального делопроизводства).

Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. № 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный № 30940)[161]161
  «Российская газета», № 6, 15.01.2014.


[Закрыть]. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

Пункт 55 Правил нотариального делопроизводства устанавливает, что все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т. д. (п. 56 Правил нотариального делопроизводства).

В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года (п. 57 Правил нотариального делопроизводства).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

– помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

– раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

– группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

– не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением слов «т. 1», «т. 2» и т. д. (п. 58 Правил нотариального делопроизводства).