Текст книги "Квалификационный экзамен на должность нотариуса"

Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи (п. 62 Правил нотариального делопроизводства).

Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел); составление внутренней описи документов дела; брошюровку (подшивку) дела; проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом; заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом, ответственным за делопроизводство. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения за соответствующий год (приложения № 11 и № 12), опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году (приложение № 12.1), опись дел, оконченных в соответствующем году, срок хранения которых не установлен (приложение № 12.2), а также акт о выделении к уничтожению документов (приложение № 13).

Для организации проведения экспертизы ценности документов, оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, создается экспертная комиссия.

Согласно п. 92 Правил нотариального делопроизводства дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с Правилами.

Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания (п. 94 Правил нотариального делопроизводства).

По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство.

Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство (п. 109 Правил нотариального делопроизводства).

Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения. Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается (п. 110 Правил нотариального делопроизводства).

Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах (п. 111 Правил нотариального делопроизводства).

На основании ст. 50 Основ о нотариате все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре. Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению организаций и лиц, указанных в ч. 3, 4 ст. 5 и в ст. 28 Основ о нотариате.

В соответствии со ст. 51 Основ о нотариате формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядок их оформления устанавливаются федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.

В настоящее время формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей и порядок их оформления установлены Приказом Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления», зарегистрированном в Минюсте России 29.12.2016 № 45046[162]162
  СПС «КонсультантПлюс».


[Закрыть].

Данным Приказом установлены формы:

– реестров регистрации нотариальных действий нотариуса (№ 1.1); регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, направленных в электронной форме (№ 1.2); регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (№ 1.3); списков участников ООО (№ 1.4);

– удостоверительных надписей для односторонней сделки (№ 2.1); на доверенности (№ 2.2); для договоров (№ 2.3); для удостоверения юридически значимых волеизъявлений (№ 2.4); для завещаний (№ 2.5); надпись на конверте с закрытым завещанием (№ 2.6); о свидетельствовании верности копии документа (№ 2.7); свидетельствовании верности выписки из документа (№ 2.8) и т. д.;

– нотариальных свидетельств о праве на наследство по закону (№ 3.1); о праве на наследство по завещанию (№ 3.2); о праве на наследство по закону, выдаваемое для подтверждения права на наследство, находящееся за пределами РФ (№ 3.3); о праве на наследство по завещанию, выдаваемое для подтверждения права на наследство, находящееся за пределами РФ (№ 3.4); о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выдаваемое пережившему супругу (№ 3.5); об удостоверении факта (№ 3.6); о передаче заявлений и (или) документов (№ 3.8) и т. д.

Пункт 5 «Порядка оформления форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах», утв. решением Правления ФНП от 17.11.2016 № 11/16), устанавливает, что записи в реестре регистрации нотариальных действий производятся ручкой, аккуратно и разборчиво. При внесении записей в реестр допустимы сокращения слов, позволяющие установить содержание записи. Использование мастичного штампа для заполнения реестра допускается только при указании номера и даты совершенного нотариального действия.

Согласно п. 7 указанного Порядка записи в реестр могут вноситься нотариусом, стажером нотариуса, помощником нотариуса или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой.

В п. 23–26 Порядка оформления форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах указано, что тексты удостоверительной надписи или выдаваемого свидетельства на бумажном носителе должны быть созданы с помощью технических средств или написаны от руки несмываемыми чернилами или шариковой ручкой, аккуратно и разборчиво, без помарок и подчисток и легко читаемыми. Использование карандаша или легко удаляемых с бумажного носителя красителей, а также наличие подчисток или приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений не допускаются. Незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены.

При оформлении удостоверительных надписей нотариусом могут использоваться мастичные штампы. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств. Допускается проставление регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

В нотариально оформляемом документе на бумажном носителе, состоящем из нескольких листов, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены оттиском печати нотариуса, если законодательством не установлен иной способ обеспечения целостности такого документа (п. 23 Порядка).

Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если нотариальное действие совершается без использования бланка для совершения нотариального действия и удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа, оборотная сторона документа против надписи прочеркивается.

Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. Для изложения удостоверительной надписи или ее продолжения допускается также подклейка листа бумаги с оттиском печати нотариуса, который должен быть частично изображен на подклеенном листе (п. 24 Порядка).

Число, месяц и год в удостоверительной надписи или выдаваемом свидетельстве указываются полностью без сокращений, за исключением свидетельствования верности копий документов и выписок из них, когда дата может быть указана цифрами или словесно-цифровым способом (п. 25 Порядка).

Если текст удостоверительной надписи или свидетельство дополняется в соответствии с несколькими примечаниями к ним после или перед одними и теми же словами, то такие дополнения указываются в произвольном порядке (п. 26 Порядка).

15. Порядок, место и основные правила совершения нотариальных действий. Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов

Согласно ст. 39 Основ о нотариате порядок совершения нотариальных действий нотариусами устанавливается Основами о нотариате и другими законодательными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования и утверждаемым федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Отметим, что особенности совершения отдельных нотариальных действий предусмотрены некоторым нормативными правовыми актами Федеральной нотариальной палаты, например, «Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них» (утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол № 04/16)[163]163
  СПС «КонсультантПлюс».


[Закрыть]; «Методическими рекомендации по оформлению наследственных прав» (утв. решением Правления ФНП от 27–28.02.2007, протокол № 02/07)[164]164
  «Нотариальный вестник», № 8, 2007.


[Закрыть] и т. д.

В п. 1 «Регламента совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающий объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования», утв. решением Правления ФНП от 28.08.2017 № 10/17, Приказом Минюста России от 30.08.2017 № 156[165]165
  СПС «КонсультантПлюс».


[Закрыть], предусмотрено, что нотариус получает и фиксирует информацию о наличии или отсутствии определенных обстоятельств, в том числе фактов, имеющих юридическое значение, необходимых для совершения нотариального действия.

Согласно п. 2 названного Регламента источниками информации, необходимой для совершения нотариальных действий, являются:

1) документы органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, в том числе судебные акты, органов местного самоуправления, компетентных органов и должностных лиц иностранных государств, нотариусов, в том числе в электронной форме;

2) государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, в том числе находящиеся в открытом доступе;

3) единая информационная система нотариата (далее – ЕИС);

4) заявления лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий (далее – заявитель), и иных лиц, участвующих в совершении нотариального действия;

5) документы и сведения, исходящие от физических и юридических лиц, в том числе информационные ресурсы.

Отметим, что в силу п. 4 данного Регламента нотариус не вправе требовать от заявителя представления информации, которую он может получить самостоятельно в электронной форме, в том числе из государственных реестров.

В соответствии с п. 5 Регламента фиксирование информации, необходимой для совершения нотариального действия, осуществляется следующими способами:

1) внесение информации в реестр регистрации нотариальных действий и (или) реестр нотариальных действий ЕИС;

2) внесение информации в текст нотариально оформленного документа, в том числе в удостоверительную надпись, свидетельство, если указание такой информации в удостоверительной надписи, свидетельстве предусмотрено формой удостоверительной надписи, свидетельства соответственно;

3) помещение в дела нотариуса документа или его копии;

4) помещение в дела нотариуса образа электронного документа на бумажном носителе;

5) составление протокола фиксирования информации.

Нотариус самостоятельно определяет способ фиксирования информации, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Регламентом. При совершении нотариального действия может быть использовано несколько способов фиксирования информации.

Информация, полученная из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящаяся в открытом доступе, фиксируется нотариусом в тексте нотариального документа (документа, удостоверенного, засвидетельствованного, совершенного, выданного нотариусом) или в виде отображения на бумажном носителе полученной информации, либо в протоколе фиксирования информации с указанием источника информации, даты и времени ее получения (п. 6). Информация, полученная нотариусом со слов заявителя или иных лиц, участвовавших в совершении нотариального действия, фиксируется нотариусом в тексте нотариального документа, или протоколе фиксирования информации, или в заявлении (п. 7).

При помещении в дела нотариуса копии документа на ней делается отметка о соответствии ее оригиналу. При этом нотариальное свидетельствование такой копии не требуется.

Если в делах нотариуса остается документ, составленный не на языке нотариального делопроизводства, к нему прилагается перевод на язык нотариального делопроизводства (п. 8).

В протоколе фиксирования информации указываются: фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, дата (число, месяц, год) составления протокола прописью, место совершения нотариального действия и сведения, позволяющие установить нотариальное действие, для совершения которого фиксируется информация, например: наименование нотариального действия, сведения о заявителях или наследодателе, описание информации, которая подлежала фиксированию при совершении нотариального действия.

Протокол фиксирования информации составляется в одном экземпляре, подписывается нотариусом, а в случае фиксирования информации, полученной из объяснений заявителя, открытой информации, необходимой для удостоверения сделок, протокол подписывается также заявителем (рукоприкладчиком, переводчиком) и приобщается к экземпляру нотариального документа, хранящемуся в делах нотариуса (п. 9).

Статья 40 Основ о нотариате устанавливает, что нотариальные действия совершаются любым нотариусом, за исключением случаев, предусмотренных Основами о нотариате, и других случаев, когда согласно законодательству Российской Федерации и субъектов Российской Федерации нотариальное действие должно быть совершено определенным нотариусом.

Согласно ст. 56 Основ о нотариате удостоверение договоров об отчуждении объектов недвижимого имущества производится нотариусом, осуществляющим свою деятельность в любом из нотариальных округов, расположенных в пределах субъекта Российской Федерации, на территории которого находится указанное имущество. Удостоверение договора об отчуждении объектов недвижимого имущества, находящихся в разных субъектах Российской Федерации, производится нотариусом, осуществляющим свою деятельность в любом из нотариальных округов, расположенных в пределах одного из субъектов Российской Федерации, на территориях которых находится указанное имущество.

В соответствии со ст. 62, 63, 64, 69, 70 Основ о нотариате нотариус по месту открытия наследства в соответствии с законодательством Российской Федерации:

– принимает заявления о принятии наследства или об отказе от него;

– принимает претензии от кредиторов наследодателя;

– принимает меры к охране наследственного имущества, когда это необходимо в интересах наследников, отказополучателей, кредиторов или государства;

– дает распоряжение об оплате за счет наследственного имущества расходов на уход за наследодателем во время его болезни, а также на его похороны и на обустройство места захоронения; на охрану наследственного имущества и на управление им, а также на публикацию сообщения о вызове наследников;

– выдает свидетельство о праве на наследство;

– свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, в случае смерти одного из супругов.

Принятие в депозит денежных средств также осуществляется нотариусом по месту исполнения обязательства (ст. 87 Основ о нотариате). Также нотариус по месту нахождения плательщика принимает для предъявления к платежу чек, представленный по истечении десяти дней, если чек выписан на территории Российской Федерации; представленный по истечении двадцати дней, если чек выписан на территории государств – членов Содружества Независимых Государств; представленный по истечении семидесяти дней, если чек выписан на территории какого-либо другого государства, со дня выдачи чека, но не позднее 12 часов следующего после этого срока дня.

Согласно ст. 52 Основ о нотариате в случае утраты лицом, от имени или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие, документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки, исполнительной надписи, или нотариального свидетельства, экземпляр которых хранится в делах нотариальной конторы в соответствии с ч. 2 ст. 44.1 Основ о нотариате, по заявлению в письменной форме такого лица, его представителя или правопреемника выдается дубликат утраченного документа. Дубликат нотариально удостоверенного завещания после смерти завещателя может быть выдан также любому из указанных в завещании наследников или отказополучателей, а также исполнителю завещания. Дубликат договора, на основании которого построены или приобретены прежним собственником здание, строение, может быть выдан лицу, подтвердившему свое право собственности на соответствующие здание, строение.

В письме ФНП от 17.07.2008 № 1066/06-12 «О выдаче дубликатов документов» разъяснено, что «в связи с обращением по вопросу о выдаче нотариусами дубликатов правоустанавливающих документов для целей государственной регистрации прав на земельный участок в упрощенном порядке в соответствии со статьей 25.2 (пункт 7) Федерального закона «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», сообщаю. Согласно вышеуказанной норме в случае, если право собственности на расположенное на земельном участке здание (строение) или сооружение перешло к гражданину в порядке наследования или по иным основаниям, государственная регистрация права собственности гражданина на земельный участок осуществляется на основании следующих документов: свидетельства о праве на наследство либо иного документа, удостоверяющего право собственности такого гражданина на указанное здание (строение) или сооружение, а также одного из документов, удостоверяющих право гражданина – любого прежнего собственника указанного здания (строения) или сооружения на данный земельный участок. Вместо вышеуказанных документов может быть представлен их дубликат, поскольку дубликат документа – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий равную с подлинником юридическую силу, то есть свойства, придаваемые ему действующим законодательством (пункты 25, 28 национального стандарта «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Гост 51141–98», утвержденного Госстандартом России 27.02.1998 № 28). Копии документов не обладают такой юридической силой. Дубликаты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, выдаются нотариусом в случае утраты соответствующего подлинного документа (статья 52 Основ законодательства Российской Федерации). Что касается возможности выдачи нескольких дубликатов одного документа одновременно, следует иметь в виду, что дубликат – это не копия документа и, исходя из смысла вышеназванной статьи, его выдача в нескольких экземплярах не предусмотрена»[166]166
  СПС «КонсультантПлюс».


[Закрыть].