Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Контрольное упражнение

С помощью контрольного упражнения закрепите знания о запросах и фильтрах, выполнив самостоятельно приведенные ниже операции и ответив на предложенные вопросы.

1. Запустите мастер запросов.

2. Добавьте в запрос поля Фамилия и Адрес таблицы Контакт, а затем поля Дата и Описание таблицы Список.

3. Настройте итоговый запрос, подсчитывающий количество записей.

Как с помощью мастера создать итоговый запрос?

4. Переключитесь в режим конструктора.

5. Скройте третье и четвертое поля запроса.

6. Закройте запрос, сохранив его под именем Количество записей.

7. Откройте таблицу Список.

8. Включите фильтр, оставляющий только записи, относящиеся к фамилии Владимиров.

9. Откройте окно сложного фильтра.

10. Измените условие фильтрации так, чтобы оставались также записи, касающиеся Петрова.

Какое условие отбора необходимо добавить?

11. Назначьте обновленный фильтр.

12. Сохраните настроенный фильтр в виде запроса.

13. Откройте запрос Обновление в конструкторе запросов.

14. Просмотрите его в режиме SQL.

Как включить режим просмотра SQL?

15. Закройте базу данных.

Подведение итогов

На этом занятии были изучены обычные запросы, запросы действия и фильтры. Запросы и фильтры позволяют сортировать данные, выбирать их на основе введенных условий, обновлять и создавать таблицы.

Следующее занятие посвящено описанию форм, предназначенных для форматированного ввода данных и их просмотра на экране, а также отчетов, с помощью которых содержимое таблиц выводится на принтер.

Занятие 18
Формы и отчеты

Тема занятия

Информация баз данных хранится в таблицах, но с ними не очень удобно работать. Для ввода, редактирования и печати информации предназначаются формы и отчеты. Вы познакомитесь с ними на этом занятии, в упражнениях которого рассматриваются следующие темы:

• мастер форм;

• конструктор форм;

• элементы управления;

• заголовок и примечание формы;

• мастер отчетов;

• конструктор отчетов;

• группировка и сортировка;

• печать данных.

На этом занятии будут рассмотрены два способа создания форм и отчетов – с применением мастера и конструктора. Мастер облегчает работу пользователя, позволяя быстро создавать формы и отчеты при недостатке времени. Для устранения недостатков форм или отчетов, созданных с помощью мастера, необходимо воспользоваться конструктором, который помимо редактирования позволяет добавлять в формы и отчеты различные полезные элементы управления.

Форма

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Упражнение 1. Мастер форм

Мастер форм позволяет сберечь время и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы.

1. С помощью команды Office → Открыть (Office → Open) откройте базу данных Контакты, созданную на предыдущем занятии.

2. Перейдите на вкладку Создание (Create).

3. В группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Другие формы (More Forms) и в раскрывшемся списке выберите команду Мастер форм (Form Wizard).

4. В списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) первого окна мастера (рис. 18.1) выберите пункт Таблица: Контакт (Table: Контакт).

Рис. 18.1. Мастер форм

5. Щелкните на кнопке >>, чтобы добавить в список Выбранные поля (Selected Fields) все поля таблицы.

6. Выделите пункт Код и щелчком на кнопке < уберите это поле обратно в левый список. Содержимое поля Код генерируется автоматически, а его значение несущественно для пользователя, поэтому не следует включать это поле в форму.

7. Щелкните на кнопке Далее (Next).

8. В следующем диалоговом окне выберите для формы стиль Выровненный (Justified) и щелкните на кнопке Далее (Next).

9. В списке третьего окна выберите вариант оформления Поток (Flow) или любой другой понравившийся вам стиль и снова щелкните на кнопке Далее (Next).

10. В последнем окне мастера щелкните на кнопке Готово (Finish), не изменяя никаких параметров. Мастер сгенерирует форму и откроет ее в режиме просмотра данных.

Окно формы содержит названия и области отображения для всех полей таблицы, выбранных в первом окне мастера. В нижней части формы расположены кнопки перемещения по записям, аналогичные кнопкам окна таблицы (рис. 18.2).

Рис. 18.2. Форма для таблицы Контакт

11. Щелкните несколько раз на кнопке Следующая запись (Next record), чтобы добраться до информации о Григории Петрове. В этой записи отсутствуют адрес, название фирмы и телефон.

12. Щелкните в поле ниже подписи Адрес и введите адрес Григория Петрова.

13. Аналогичным способом добавьте название компании и телефон.

14. Щелкните на кнопке Новая (пустая) запись (New (blank) record) и добавьте информацию еще об одном человеке. Как видите, форма позволяет просматривать и редактировать любую запись, а также добавлять новые записи.

Новое в Office

В Access 2007 можно создать форму одним щелчком мыши. В области переходов достаточно выбрать таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме, а затем щелкнуть на кнопке Форма (Form) в одноименной группе вкладки Создание (Create). В этом случае все поля базового источника данных разместятся в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Упражнение 2. Конструктор форм

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы. Давайте создадим с помощью конструктора форму для таблицы Список.

1. На вкладке Создание (Create) в группе Формы (Forms) щелкните на кнопке Конструктор форм (Form Design).

В открывшемся окне конструктора присутствуют пустая форма с разметочной сеткой, а также вертикальная и горизонтальная линейки, помогающие позиционировать объекты (рис. 18.3). В правой части окна Access имеется область задач Список полей (Fields List), помогающая добавлять в форму поля. Все необходимые элементы управления расположены в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design) контекстных инструментов конструктора форм.

Рис. 18.3. Конструктор форм

2. В области Список полей (Fields List) щелкните рядом со строкой Список на значке «плюс». Добавим в форму три области ввода для трех полей таблицы Список.

3. Наведите указатель на пункт Дата, нажмите кнопку мыши и перетащите этот пункт в область формы. Access создаст элемент управления типа поле, а также подпись.

4. Проделайте аналогичную операцию для пунктов Описание и Контакт, расположив поля примерно так, как показано на рис. 18.4.

Новое в Office

Использование области Список полей (Fields List) – это простейший способ добавить поля в форму или отчет. Для его отображения или скрытия необходимо щелкнуть на кнопке Добавить поля (Add Existing Fields), расположенной в группе Сервис (Tools) вкладки Конструктор (Design), или нажать клавиши Alt+F8.

Рис. 18.4. Добавление полей

Любой объект формы можно выделить щелчком мыши, при этом вокруг него появляется габаритная рамка с боковыми и угловыми маркерами масштабирования объекта. В левом верхнем углу объекта появляется большой квадратный маркер, «ухватившись» за который мышью можно перетаскивать объект в пределах формы.

5. Щелчком выделите подпись Описание. Затем еще раз щелкните на ней, чтобы перейти в режим редактирования. Замените имеющийся текст на Описание контакта.

6. Захватите правый боковой маркер поля Описание мышью и растяните рамку поля до правого края формы.

7. При необходимости подвигайте поле Описание, «ухватившись» за маркер перемещения мышью.

Совет

Чтобы одновременно переместить поле вместе с его подписью, тащите объект не за маркер перемещения, а за тело подписи.

8. Повторите шаги 5–7 для всех трех полей. Разместите их и настройте подписи в соответствии с рис. 18.5.

Рис. 18.5. Готовая форма

9. Чтобы оформить новую форму в соответствие с форматом формы, созданной в предыдущем упражнении, перейдите на вкладку Упорядочить (Arrange) и в одноименной группе щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat).

10. Выберите в открывшейся коллекции элемент Поток (Flow). Access приведет фон формы, оформление, цвет и шрифт полей в соответствие с выбранным шаблоном.

11. Щелчком на верхней части кнопки Режим (View) вкладки Конструктор (Design) перейдите в режим редактирования данных.

В форму будет выведено содержимое первой записи таблицы Список. Обратите внимание, что поле с подписью Фамилия имеет такой же список подстановки, который был настроен для поля Контакт таблицы Список на предыдущем занятии. Структура списка подстановки была перенесена в форму в процессе перетаскивания поля на шаге 4.

12. Закройте окно формы.

13. В появившемся диалоговом окне введите в качестве имени новой формы слово Список и щелкните на кнопке ОК.

В результате форма Список появится в области переходов.

Упражнение 3. Элементы управления

При открытии конструктора форм на ленте появляются две вкладки группы контекстных инструментов конструктора форм (см. рис. 18.3). С помощью вкладки Конструктор (Design) в форму можно добавлять различные объекты, перечисленные в табл. 18.1. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такие же элементы имеются и в конструкторе отчетов, о котором мы поговорим на этом занятии позже, а все операции, рассматриваемые в этом и следующем упражнениях, одинаково применимы как к формам, так и к отчетам.

Примечание

В предыдущем упражнении в форму было добавлено шесть элементов управления: два поля ввода (Дата и Описание), одно поле со списком Контакт и три надписи, по одной рядом с каждым полем.

Таблица 18.1. Элементы управления форм и отчетов

Чтобы с помощью панели элементов добавить в форму элементы управления, выполните следующие шаги.

1. Наведите указатель мыши на правый нижний угол формы.

2. Перетащите этот угол вправо вниз, чтобы немного увеличить форму.

3. Для того чтобы выделить все элементы формы, щелкните на кнопке Выделить все (Select АН) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design), как показано на рис. 18.6.

4. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, с помощью клавиш со стрелками передвиньте элементы формы так, чтобы они были отцентрированы относительно новых границ формы.

5. Щелкните на кнопке Прямоугольник (Rectangle) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design).

6. Растяните мышью диагональ прямоугольника так, чтобы он окружил все элементы формы (см. рис. 18.6).

7. Щелкните на правой части кнопки Цвет линии (Line Color) в этой же группе инструментов и в раскрывшейся палитре выберите синий цвет.

8. В палитре кнопки Толщина линии (Line Thickness) выберите толщину 4 пункта.

9. Щелкните на кнопке Рисунок (Image) в группе Элементы управления (Controls).

10. В левом нижнем углу формы растяните рамку рисунка.

Рис. 18.6. Добавление элементов управления в форму

11. В открывшемся окне выбора файла найдите папку, в которую был установлен пакет Office 2007 (обычно она называется Microsoft Office), раскройте вложенную в нее папку Officel2BITMAPSDBWIZ, выберите файл ASSETS.GIF и щелкните на кнопке ОК. (Вместо этого файла можете вставить любой другой не слишком большой рисунок.)

По умолчанию рисунки вставляются в форму в режиме урезания рисунка рамкой элемента. Чтобы изменить режим размещения, выполните следующие действия.

12. Щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties). Справа от окна конструктора форм откроется область задач Окно свойств (Property Sheet).

13. В списке Установка размеров (Size Mode) вкладки Макет (Format) открывшегося окна свойств выберите пункт Вписать в рамку (Stretch), как показано на рис. 18.7. В результате рисунок будет растягиваться и сжиматься вместе с рамкой элемента, подстраиваясь под ее размеры.

Рис. 18.7. Свойства рисунка

Примечание

Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства (Properties), открывающая окно свойств. Вкладка Макет (Format) этого окна содержит параметры форматирования объекта, вкладка Данные (Data) – описание источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные поля. Вкладка События (Event) позволяет писать функции отклика на различные события (например, наведение мыши на объект). Параметры, не вошедшие в первые три группы, размещаются на вкладке Другие (Other). Вкладка Все (АН) обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.

14. Закройте окно свойств.

Упражнение 4. Заголовок и примечание

До сих пор вы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы.

1. В окне конструктора формы Список щелкните на свободном пространстве правой кнопкой мыши.

2. Выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties), чтобы открыть окно свойств формы, показанное на рис. 18.8.

Рис. 18.8. Параметры форматирования формы

3. В списке Режим по умолчанию (Default View) вкладки Макет (Format) выберите пункт Ленточные формы (Continuous Forms).

4. Закройте окно свойств.

В ленточных формах для размещения заголовков и пояснительных надписей удобно пользоваться дополнительными разделами – заголовком и примечанием формы, которые остаются на месте при прокручивании ленточной формы. Чтобы добавить эти разделы, сделайте следующее.

5. Щелкните на кнопке Заголовок (Title) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design), в окне конструктора формы появятся дополнительные области, показанные на рис. 18.9.

Рис. 18.9. Добавление заголовка и примечания

6. Также в области заголовка появится надпись. Введите в надпись текст Список контактов.

7. Нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.

8. В списке Размер шрифта (Font Size) группы Шрифт (Font) вкладки Конструктор (Design) выберите число 22.

9. В этой же группе инструментов щелкните сначала на кнопке По центру (Center), затем – на кнопке Полужирный (Bold).

10. Наведите указатель на верхний край полосы Область данных (Detail) и, нажав кнопку мыши, перетащите полосу вверх, уменьшив область заголовка до необходимых размеров.

11. Повторив шаги 6-10, введите в примечание формы текст Если при добавлении контакта вы не нашли нужного человека в списке Фамилии, с помощью формы Контакт добавьте информацию об этом человеке в новую запись таблицы Контакт.

12. Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте. При необходимости измените размеры элементов управления формы.

13. Щелкните на кнопке Режим (View).

После выполнения этих операций в окне формы сможет разместиться сразу две записи (рис. 18.10). Такую форму можно листать с помощью полосы прокрутки. Заголовок и примечание формы отображаются в верхней и нижней частях окна, не смещаясь при прокручивании записей.

Рис. 18.10. Ленточная форма

Отчет

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки. Имеются самые разные варианты оформления отчетов.

Упражнение 5. Мастер отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.

1. Перейдите на вкладку Создание (Create).

2. Щелкните на кнопке Мастер отчетов (Report Wizard) в группе Отчеты (Reports).

В отчете нужно отразить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера (рис. 18.11) укажем все поля, включаемые в отчет.

Рис. 18.11. Выбор полей для отчета

3. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) первого окна мастера выберите таблицу Контакт.

4. В списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле Фамилия.

5. Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля (Selected Fields).

6. Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля (Selected Fields) поля Имя, Адрес, Организация, Рабочий телефон.

Внимание!

Поле Контакт содержит служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Никогда не помещайте такие поля в отчет, за исключением случаев отладки взаимосвязей таблиц базы данных.

7. Выберите в списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) таблицу Список.

8. Переместите в список Выбранные поля (Selected Fields) поля Дата и Описание, добавив их к полям таблицы Контакт.

9. Щелкните на кнопке Далее (Next).

Во втором окне мастера можно выбрать вариант расположения данных – упорядоченные по записям таблицы Контакт, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части диалогового окна.

10. Оставьте вариант Контакт (By Контакт) и щелкните на кнопке Далее (Next).

11. В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелкните на кнопке Далее (Next).

12. Четвертое окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 пункт Дата и щелкните на кнопке Далее (Next).

Следующее окно, показанное на рис. 18.12, позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.

13. Установите переключатель Структура (Outline).

Рис. 18.12. Пятое окно мастера отчетов

14. Щелкните на кнопке Далее (Next).

15. В следующем окне мастера выберите вариант оформления Поток (Flow) и щелкните на кнопке Далее (Next).

16. Введите в качестве заголовка текст Список контактов и щелкните на кнопке Готово (Finish).

Мастер сформирует отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис. 18.13). Как видите, сначала в отчете идет фамилия первого человека, информация о нем и список контактов с ним, затем располагаются те же данные, касающиеся второго человека и т. д. В целом отчет выглядит неплохо и может устроить нетребовательного пользователя.

Рис. 18.13. Фрагмент отчета, сгенерированного мастером

Упражнение 6. Конструктор отчетов

Если внимательно присмотреться к отчету, показанному на рис. 18.13, можно заметить несколько недостатков. Вот их примерный перечень:

• названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать;

• информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;

• значение поля Дата не помещается целиком, поэтому на экране заменяется строкой из символов #;

• некоторые подписи следует заменить более понятными.

Давайте исправим указанные недочеты с помощью конструктора отчетов.

1. Закрыв окно предварительного просмотра, перейдите в режим конструктора (рис. 18.14).

Рис. 18.14. Окно конструктора отчетов

В схеме отчета присутствует несколько разделов. Их назначение иллюстрирует табл. 18.2. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.

Таблица 18.2. Разделы отчета

2. К элементам управления полями мастер применил макет Табличный (Tabular). Для того чтобы данный макет удалить из отчета, выделите все элементы отчета, нажав клавиши Ctrl+A, и щелкните на кнопке Удалить (Remove) в группе Макет элемента управления (Control Layout) вкладки Упорядочить (Arrange).

3. Щелчком выделите надпись Фамилия.

4. Нажатием клавиши Delete удалите надпись.

5. Повторяя шаги 3 и 4, удалите из раздела Заголовок группы Код (ID Header) надписи Имя, Дата и Описание. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.

Нет смысла выводить подписи полей адреса, названия компании и телефона в заголовке каждой группы. Достаточно будет поместить соответствующие надписи в верхний колонтитул страницы.

6. Поместите указатель мыши между заголовками разделов Верхний колонтитул (Page Header) и Заголовок группы Код (IDHeader), чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и перетащите заголовок группы вниз, освобождая место для верхнего колонтитула.

7. Щелчком выделите надпись Адрес. Нажмите клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать ее.

8. Щелкните на заголовке раздела Верхний колонтитул (Page Header) и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вырезанную надпись в верхний колонтитул.

9. Выделяя надписи колонтитула и перетаскивая их мышью, «ухватившись» за маркер верхнего левого угла, либо передвигая нажатием клавиши Ctrl и клавиш со стрелками, разместите их так, как показано на рис. 18.15.

Рис. 18.15. Перемещение надписей между разделами

10. Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес.

11. Описанным приемом измените текст подписи Рабочий телефон на Телефон.

12. Переставьте поля раздела Заголовок группы Код (ID Header), разместив их в две строки. Фамилия и имя – в первой строке, а остальные три поля – во второй.

13. Перетащите заголовок раздела Область данных (Detail) вверх, убрав лишнее пустое пространство.

14. Щелкните на кнопке Линия (Line) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design).

15. Нарисуйте линию выше полей Фамилия и Имя раздела Заголовок группы Код (ID Header).

16. Выберите ее толщину в 1 пункт, щелкнув на кнопке Толщина линии (Line W) в группе Элементы управления (Controls).

17. Щелчком на кнопке Цвет линии (Line Color) в этой же группе выберите синий цвет.

18. Растяните поле Дата вправо.

19. Сдвиньте поле Описание и растяните его вправо до границы отчета. Окончательный вид новой структуры отчета показан на рис. 18.16.

Рис. 18.16. Модифицированная структура отчета

20. На вкладке Конструктор (Design) в группе Режимы (Views) щелкните на нижней части кнопки Режим (View). В раскрывшемся меню выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview), переключив тем самым отчет в режим вывода данных. В новом варианте отчета информация размещается намного компактнее (рис. 18.17).

21. Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения новой структуры отчета щелкните на кнопке Да (Yes).

Обратите внимание, что в нижней части страницы отчета выводятся текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул (Page Footer) конструктора отчета.

Рис. 18.17. Просмотр нового варианта отчета

Упражнение 7. Группировка и сортировка

Отчет, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакт выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакт, которая определяется связью между полями Код и Контакт этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Код – идентификатора записей таблицы Контакт. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Поэтому есть смысл изменить порядок сортировки.

1. В области переходов выделите строку отчета Список контактов.

2. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор (Design View). Отчет откроется в режиме конструктора.

3. Щелкните на кнопке Группировка (Group & Sort) в группе Группировка и итоги (Grouping & Totals) вкладки Конструктор (Design). Откроется область Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort, and Totals), показанная на рис. 18.18.

Рис. 18.18. Область Группировка, сортировка и итоги

Новое в Office

Использование области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) обеспечивает большую гибкость при добавлении или изменении групп, порядка сортировки или параметров расчета итоговых значений в отчете. Для каждого уровня сортировки или группировки существует ряд параметров, настраивая которые можно добиться желаемого результата. Для отображения всех параметров, доступных для того или иного уровня группировки или сортировки, щелкните на кнопке Больше (More) на требуемом уровне.

В области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) назначены два уровня: группировки и сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Код, а затем в пределах списка контактов, относящихся к одному человеку, по возрастанию даты контакта. При переборе записей таблицы Контакт для каждого нового значения поля Код генерируется заголовок группы, в котором, как вы должны помнить из предыдущего упражнения, выводятся имя, фамилия и другие характеристики людей.

Казалось бы, можно просто изменить поле группировки Код на Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для людей с одинаковой фамилией Петров будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список контактов со всеми Петровыми. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Код – уникальный идентификатор записей таблицы Контакт, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в область Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) соответствующие уровни сортировки, разместив их выше уровня группировки по полю Код.

4. В области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) щелкните на кнопке раскрывающегося списка Добавить сортировку (Add a sort).

5. В появившемся списке выберите пункт Фамилия.

Совет

При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки Начиная с A (with A on top). Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке порядка сортировки соответствующей строки пункт Начиная с Z (with Z on top).

6. Щелчком на строке уровня сортировки по полю Фамилия выделите ее.

7. Щелкая на кнопке Вверх (Move up), которая находится справа на выделенной строке, перетащите строку на самый верх списка (рис. 18.19).

8. Повторяя шаги 4–7, разместите строку с уровнем сортировки по полю Имя между строками Фамилия и Код, как показано на рис. 18.19.

Рис. 18.19. Добавление уровней сортировки

9. Закройте область Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total).

10. Щелкните на стрелке ниже кнопки Режим (View) и выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview).

В результате, как показано на рис. 18.20, записи сначала сортируются по фамилиям, затем по именам, а для каждой новой записи таблицы Контакт появляется заголовок группы (так как величины поля Код для всех записей различны). Ниже каждого такого заголовка из таблицы Список выводятся все контакты, соответствующие данному значению величины Код, то есть данному человеку.

Примечание

Заголовки тех групп, для которых нет ни одной записи в таблице Список, в отчет не попадают.

11. Закройте отчет.

Рис. 18.20. Окончательный вид отчета