Текст книги "38 приемов тайм-менеджмента"

«Кардио» произошло от греческого слова Kardia и переводится как сердце, т. е. кардионагрузка имеет перевод сердечная нагрузка. Сердце, как и мышцы тренируется. У спортсменов пульс в состоянии покоя значительно меньше, потому что тренированное сердце за один удар может прогнать больше крови чем у обычного человека. А как мы говорили выше, чем ниже пульс тем меньше вы устаете и спокойнее становитесь. Вот почему спортсмены более спокойные и выносливые.

А теперь рассмотрим как натренировать сердце. Бег, плавание, активные танцы, велосипед – это кардиотренировки. Суть кардиотренировок состоит в том, чтобы создать условия нехватки кислорода, т. е. состояние, когда мы часто дышим. Все помнят как после пробежки задыхались сразу после остановки?

Чтобы не допустить такой ситуации в будущем организм дает команду для роста сердечной мышцы. Чтобы она справилась с нагрузкой в следующий раз и доставила необходимое количество кислорода в мышцы.

Значит необходимо 2 условия для эффективной кардиотренировки:

– Двигаться, чтобы в мышцах начался сжигаться кислород. Только в условиях движения, т. е. сокращения мышц и происходит сжигание кислорода и нехватка в организме. После чего и тренируется способность сердца прокачивать больше кровь, чтобы доставить больше кислорода к мышцам. Чем больше килограмм мышц задействовано, тем сильнее потребление кислорода;

– Поднять пульс выше 120–130 ударов в минуту, именно тогда начинается процесс нехватки кислорода, после которого сердечная мышца растет. И помните, что слишком большой пульс может навредить здоровью. Запомните такой критерий: после тренировки ваш пульс должен опуститься меньше 120 за минуту. Если этого не произошло – сбавьте темп.

Бег, плавание, активные танцы, аэробика как раз задействуют большое количество мышц, начинается нехватка кислорода в организме. Поэтому после тренировки растет сердечная мышца, чтобы избежать в будущем таких перегрузок и за каждое сокращение прокачивать больше крови. Но в отличие от обычных мышц, сердечная нуждается в тренировке каждые 1–2 дня или она снова ослабевают и вы быстрее начинаете уставать, т. к. в ткани организм с кровью поступает меньше питательных веществ и кислорода.

Пара небольших булочек или 1 шоколадка 100 гр. Содержит около 500 ккал., что примерно равно хорошему полноценному обеду с первым, вторым, мясом, фруктами. Но отличие состоит в том, что углеводы из обычной еды расщепляются несколько часов. А шоколадка, пирожные, тортики и прочие десерты расщепляются значительно быстрее, уровень сахара моментально поднимается и ваш организм как стахановец вынужден выбросить инсулин и повысить пульс, чтобы как можно быстрее утилизировать все углеводы.

Представьте ситуацию из жизни: «вы хотите согреться за костром, который начинает потухать». Если вы бросите в костер бумагу, то она быстро загорается, сразу дает много тепла и быстро тухнет и потом становится холодно. А как горит полено? Оно горит постепенно хоть пламя и небольшое, но в течение долгого времени.

Такая же ситуация и с быстрыми углеводами – т. е. со сладким. Шоколад, булочки, пирожные и т. п. – моментально дают большой выброс углеводов, вы можете чувствовать вначале бодрящий эффект, но вскоре их действие заканчивается и вы снова хотите есть и чувствуете слабость.

Почему быстрые углеводы дают слабость?

1) Утилизация быстрых углеводов в жир. В кровь поступает быстро много энергии, резко повышается уровень сахара, эта энергия не может так быстро вся быть израсходована, поэтому утилизируется в жир. На утилизацию быстрых углеводов в жир тратиться много энергии;

2) Расщепление гликогена (не жиров). Уже через час после сладкого вам хочется есть, потому что все углеводы уже расщепились, как бумага на костре быстро сгорела, а др. энергии нет. Когда в желудке пусто, то энергия начинает поступать из гликогена – это своего рода запас, который делает печень из углеводов. Но эта энергия не дает много сил, ее недостаточно, что чувствовать себя бодро. Это как если в костер бросить мокрое полено, то оно будет плохо гореть.

Подводя итог: вы ощущаете слабость после сладкого(шоколад, булочки, пирожное и т. п.), потому что вначале тратится много энергии на утилизацию излишек углеводов в жир. Вскоре энергия перестает поступать т. к. она быстро поступила в кровь и происходит получение энергии из гликогена(не жир) в печени. Что дает мало энергии.

Если вы хотите не уставать, то избегайте быстрых углеводов: кондитерские изделия и все сладкое, что придумала пищевая промышленность. Лучше съешьте фрукт или овощ, они тоже дадут вкусовые ощущения, но принесут пользу в виде витаминов.

Куда уходит время? 8 хронофагов – поглотителей времени и борьба с ними

Сейчас я расскажу о 8 самых страшных поглотителях времени и как с ними бороться. Да, небольшое дополнение: Ниже я буду использовать экзотическое слово хронгфаг. Хронофаг произошло от двух слов: «Хронос» – время, «фаг» – поглощать и означает поглотитель времени. В общем, все что съедает ваше время – хронофаги.

А чем страшны эти поглотители времени – хронофаги

Куда уходит время? Ужас состоит в том, что мы тратим время на ерунду вместо важных дел. Ведь именно важные дела могут сильно изменить нашу жизнь в лучшую сторону. И чем больше этих важных дел удастся переделать, тем успешнее мы становимся.

Может ли поглотитель времени быть полезным?

Нет, нет, и еще 16 раз нет. Полезное дело, это когда при его невыполнении будут отрицательные последствия. А от невыполнения поглотителя времени плохих последствий не будет. Например, вы позвонили знакомому, чтобы поддержать в сложное ситуации. Это дело полезное, т. к. если вы не поможете товарищу, то ему будет тяжелее. А если у знакомого все хорошо и вы решили поболтать ниочем, то тут попахивает хронофагом. Так как ничего плохого не произойдет если не начинать разговор ниочем.

Виды борьбы с поглотителями времени

1. Избавиться от хронофага, т. е. не браться за ненужное дело. Это самый лучший вариант.

2. Отложить хронофаг. Все мы люди, не роботы, живые. У каждого из нас найдутся вредные привычки, ведь борьба с ними требует времени и сил. Что же делать, когда вы чувствуете, что не в силах противостоять хронофагу? Лучше отложить на удобное время, чтобы не прерывать важные дела, особенно когда вы на пике продуктивности. То есть на то время, когда вы устали и не в силах заниматься важными делами.

Именно телефонные звонки имеют способность нас сильно отвлекать в самые неподходящие моменты. Обычно это происходит так: Вы приступили к работе, прошли стадию включения и вышли на максимальную эффективность. Но вам позвонили и отвлекли от работы, положив трубку, вы думаете о разговоре и вам снова приходится разгоняться, включаться в работу с трудом. Представьте машину, которая постоянно разгоняется и тормозит также происходит и с эффективностью в работе если сильно вас отвлекают.

Выход

– Не обсуждайте в рабочее время, например, с 9 о 18 личных дел по телефону. Переносите личные разговоры на время после работы, чтобы лишние мысли не сбивали вас.

– Не берите телефон во время важных дел, а когда почувствуете, что устаете и эффективность в деле падает, – перезвоните всем кто звонил.

– В ожидании важного звонка не тратьте более 1 мин. на неважные разговоры. Бывает, что по телефону могут сообщить более важную задачу, чем ту, которой занимаетесь сейчас. Тогда поднимайте трубку узнайте что это за дело, а далее возможны 2 варианта:

а. Незначимая задача. Скажите, что сейчас заняты, но позже, когда освободитесь – перезвоните и сможете обсудить.

б. Значимое дело. Если дело оказалось более важным, чем то, которым вы сейчас занимаетесь, тогда можно сразу же и оговорить его по телефону полностью.

– Группируйте звонки. Отведите каждый день 1 или несколько интервалов времени, например, с 11 до 12, когда вы будете перезванивать на пропущенные вызовы или звонить по своим делам. Преимущество группировки состоит в том, что в остальное время будет меньше отвлекающих факторов и вам легче будет сосредоточиться на более важных делах.

Когда к вам заходят в кабинет посетители и коллеги, то отрывают вас от дел, приходится прерывать ход ваших мыслей. Даже после разговора в голове остаются мысли и включиться в работу становится сложнее.

Чтобы избежать пустых разговоров

– Повесьте табличку на дверь с надписью «Не беспокоить». Сообщите коллегам время, когда вы обычно готовы к общению, чтобы им не приходилось каждый раз ходить и смотреть повешена ли табличка.

– Уйдите от разговора. Да-да, в прямом смысле. Бывают ситуации, когда не всегда получается убедить собеседника, что вам сейчас нужно поработать. Специально на этот случай, есть более мощное оружие от болтовни;) Когда к вам подходят, чтобы поболтать, можно сразу встать и пойти навстречу. Поприветствуйте собеседника и скажите, что сейчас вам нужно идти, но по дороге вы можете обсудить важные вопросы. Если все важные вопросы кончились или их нет – идите в другое место, например, на улицу, в офис, магазин, туалет и оставайтесь там пока собеседник не уйдет.

Уважайте время других.

а) Спрашивайте если у собеседника время. Если вам необходимо обратиться к коллеге, сначала вежливо задайте вопрос: «Извините, вы сейчас не заняты?»

б) Копите дела если они несрочные. Лучше подойти и решить сразу несколько вопросов, чем по каждому вопросу в отдельности, чтобы меньше отвлекать себя и других от работы.

Когда неважный разговор завязался:

– Делайте незаинтересованный вид. Когда вы понимаете, что большого смысла в дальнейшем разговоре нет, то вы можете показать, что разговор вам неинтересен следующим способом: Не смотрите на собеседника. Например, если собеседник напротив вас, то перевидите взгляд в правый или левый верхний угол, так вы мягко покажите, что разговор вам неинтересен. Бывает, этого вполне достаточно, чтобы посетитель все понял и сам ушел.

– Используйте метод «бутерброда». Часто бывает неудобно прерывать человека. В таком случае легче сделать промежуточный переход, т. е. подготовить собеседника к вашей просьбе. Суть метода бутерброда: Сначала скажите приятное, а потом, что у вас сейчас важное дело. Таким образом, мы деликатно прерываем разговор, собеседнику легче, а нам проще.

На практике это реализуется примерно так: В момент разговора дождитесь времени окончания передаваемой мысли и перехватывайте инициативу, скажите положительное, например, согласитесь с одним из утверждением или поблагодарите за информацию, но только не критикуйте. Затем сразу же скажите, что сейчас вам нужно поработать или уйти. Очень желательно, чтобы после приятной части не упускать инициативу, и сразу сказать, что вы сейчас заняты.

Эффект можно усилить, когда после положительной фразы, вы говорите, что сейчас вам нужно выйти по делам, затем встаете из-за стола и идете к двери и выходите.

Ожидания перед встречей, время в очередях, в общественном транспорте. Часто приходится кого-то ждать и чем больше людей вовлечено, тем более непредсказуемые последствия могут быть. Чтобы не тратить время впустую в момент ожидания или поездки в общественном транспорте – самый универсальный способ, это читать электронную книжку, которую можно скачать на телефон или планшет. Мозговой штурм, именно этим и можно заняться в дороге, всегда берите с собой блокнот и ручку, чтобы в момент ожидания вы могли обдумать ту или иную ситуацию по работе или жизни.

Задача телевизионщиков сделать передачу или фильм захватывающими, чтобы зритель как можно больше смотрел. И это у них здорово получается, но появляется другая проблема: Очень тяжело прервать просмотр. Что уж говорить, когда после окончания одной следует не менее интересная следующая. В итоге получается, что включив телевизор на 15 мин., можно зависнуть на несколько часов, т. к. хочется досмотреть интересное до конца т. к. мы расслабляемся и тяжело прервать просмотр.

Побороть этот поглотитель времени просто – смотрите передачи в записи, так вам легче будет прервать просмотр, т. к. вы будете знать, что запись можно возобновить в любой момент. Записи многих передач есть в интернете или их можно записать с помощью рекордера.

Игры на компьютере, планшете, телефоне представляют еще большую угрозу, чем телевизор. От электронных игр тяжелее оторваться т. к. в них мы непросто смотрим, но и взаимодействуем с виртуальной реальностью. А когда мы взаимодействуем, то еще больше увлекаемся процессом. Именно из-за отсутствия взаимодействия, оторваться от телевизора проще чем от компьютера, где оно есть. Чем больше играем, тем больше мы увлекаемся, это свойство нервной системы. Поэтому гораздо проще не начинать играть, чем потом вовремя остановиться.

Избавиться от компьютерной зависимости можно с помощью 2 шагов:

1 шаг. Исключить возможность играть. Как правило, возможно радикальным способом, например, сломать диски и удалить игры с компьютера.

2 шаг. Найти альтернативу. Но без первого шага найти альтернативу вряд ли получится, т. к. она будет не нужна, из-за желания поиграть. А когда дома будет скучно и не во что поиграть, тогда нужда заставит искать альтернативу. Альтернативой компьютерным играм может стать спортивная секция, кружок, хобби, прогулки и т. д., в общем, все что вам интересно из реальной жизни.

Социальные сети (вконтакте, одноклассники), форумы – очень удобный вид связи, но зачастую неэффективный. У каждого из нас есть потребность в общении, у кого-то в большей степени, у кого-то в меньшей и зависит от врожденных качеств. Потребность в общении естественная так же как сон, еда, мы без нее не можем. В общении так же как и со сном или едой необходим баланс: Не испытывать недостатка и в то же время переизбытка.

Виртуальное общение значительно проигрывает реальному, т. к. задействует меньше чувств, когда мы только слышим собеседника, а тем более, если можем только писать. Чем меньше чувств задействовано, тем больше времени требуется для насыщения потребности. Одна минута живого общения может оставить больше впечатлений, чем 30 мин в соц. сетях.

Виртуальное общение однозначно является убийцей времени во всех случаях, когда его можно заменить реальным. Ни одно виртуальное общение не передаст таких сильных эмоций и чувств, как реальное.

Общение – это естественная потребность, как еда, сон, от нее нельзя отказаться. Но можно сделать общение более ярким, интересным и эффективным, если отдать предпочтение реальному перед виртуальным.

Ниже я приведу способы общения:

– Sms, электронная почта, сообщения в соц. сетях – эффективны только в деловой переписке. В качестве восполнения потребности общения самый неэффективный способ;

– Общение по телефону, значительно более эффективно чем с помощью текста, т. к. передает интонацию и чувства;

– Skype – еще лучше тем телефон, т. к. передает больше эмоций, через веб-камеру;

– Реальное общение – то, к чему необходимо стремиться. Это самый качественный, быстрый и эффективный способ закрыть естественную потребность в общении. Именно к реальному общению и следует стремиться, чтобы получить больше свободного времени.

Замечали ли вы за собой, что тратите на просмотр новостей более 10 мин. в день? Если это так и есть, то попахивает неэффективным расходованием времени. Чтобы узнать основные новости, в течение дня достаточно 5-10 мин. для просмотра сайта или прослушивания основной новостной передачи.

Если вы тратите много времени на просмотр новостей, то, скорее всего, вам не хватает впечатлений в жизни, эмоций, новых ощущений, которые необходимы любому человеку. Найдите альтернативу, больше времени проводите с близкими, найдите свое хобби, запишитесь в секцию по интересам или смените работу на более интересную.

Зачем альтернатива?

Как уже описывалось выше, компьютер не может передать такой гаммы впечатлений и чувств как реальная жизнь, поэтому, чтобы элементарно чувствовать себя счастливее – замените сидение за компом, реальным занятием. К тому же реальное занятие лучше будет вас расслаблять и отвлекать от проблем, если оно будет для вас интересным.

Все знают, что курить плохо и от этого куча заболеваний. Зададимся вопросом почему люди курят, зная, что это вредит:

А. Привычка, зависимость от никотина;

Б. Расслабление от умственной нагрузки.

Для многих перекур – способ расслабиться, поэтому так тяжело избавиться от этой привычки. Но есть более легкий способ – замените перекуры чашкой чая, перекусом, общением с коллегами.

3 глава. Расстановка приоритетов

Причины неудач – неправильные приоритеты

На работе часто появляются много дополнительных задач, телефонные звонки, незапланированные встречи и т. п. Мы пытаемся все успеть, но не получается, а потом расстраиваемся что не успели выслать коммерческое предложение ключевому клиенту или сделать важный телефонный звонок.

Одной из Причин неудач является – неправильно расставленные приоритеты. Человеку свойственно распылять свое внимание, делать то, что совсем неважно. Это происходит потому, что многие малозначимые дела не требуют больших сил. И мы стараемся идти путем меньшего сопротивления. Описанные ниже способы помогут вам отличить важное от срочного, главное от второстепенного. Дела приносящие продолжительный эффект от коротких результатов. Как правильно расставить приоритеты?

Правило Парето 20/80 на практике в работе и жизни

Принцип Парето: 20% процентов усилий приносит 80% результата. Это эмпирическое правило было названо в честь экономиста Вильфредо Парето, который установил, что общество Италии можно разделить на 2 части:

1 часть: небольшая, но богатая. Это 20% населения, которому принадлежит 80% богатства.

2 часть: большая и небогатая. Это 80% населения, которым принадлежит всего 20% богатства.

Дальнейшие исследования показали, что это правило применимо практически к любому экономическому процессу и означает: «20% усилий дают 80% результата. И наоборот 80% усилий дают всего 20% результата».

Для чего нужно знать принцип Парето?

Для правильной расстановки приоритетов, т. к. если вы упустите задачи на 20% сил, то упустите 80% результата. Понимание этого принципа позволяет легче и правильнее расставить приоритеты в течение дня, чтобы получить максимальный результат.

Суть принципа Парето:

– вы можете быстро получить большую часть результата;

– второстепенные задачи нужно выполнять в конце;

– если не успеваете, то отказываться нужно от мелочей;

– большее достигается за счет малых усилий.

Вы спросите: «А почему соотношение именно 80/ 20? Почему не 75/25 примеру»?

Цифры 20 и 80 в большей степени условны и являются усреднением, в вашем случае соотношение может быть 30 на 70, 10 и 90, или совсем другим. Соотношение 20 на 80 – это лишь условный показатель, который удобен для восприятия и запоминания, а также достаточно хорошо передает действующий порядок дел в жизни во многих сферах жизни.

А есть ли смысл тратить остальные 80% усилий если основную часть, т. е. 20% вы уже сделали? Может достаточно сделать только самое важное и на этом остановиться?

80% усилий за которые мы получаем только 20% результат оттачивают наши навыки и держат нас в тонусе, что и позволяет нам получить 80% результата от 20% усилий своего рода как награда за труд. Если в жизни перестать выполнять небольшие обязательства по работе, данные обещания, мелкие просьбы коллег, то ценность человека начнет падать, люди не захотят сотрудничать с таким человеком и количество важных задач может упасть к нулю.

Как применять закон Парето

Начинать, нужно с выполнения самых важных задач, приносящих 80% результат, но после обязательно переходить к менее значимым, приносящим лишь 20% усилий и выполнять остальное, т. к. мелочи тоже важны. Если времени не хватает на все, то отдаем предпочтение важному. Но следующий день меняем так, чтобы помимо важного успевать и второстепенное, т. к. важные дела появляются благодаря второстепенным задачам.

Итог

Когда времени в обрез – не стоит распылять внимание и стараться успеть везде понемногу. Сделайте самое важное, 1 из 5 дел и в ваших руках будет 80% успеха, остальным можно пренебречь в чрезвычайных ситуациях.

Матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида в планировании

Что такое матрица Эйзенхауэра Дуайта Дэвида? Как планировал время 34-й президент Сша? Какой принцип организации позволял справляться с огромным количеством дел? Обо всем этом я сейчас расскажу.

Очень простую и невероятно эффективную методику расстановки приоритетов использовал 34-й президент Сша, позднее ее назвали в честь его имени – принцип Эйзенхауэра Дуайта Дэвида. Все понимают, что у президента много дел и от правильно планирования времени одного человека зависят судьбы миллионов людей.

Как же поступал президент Эйзенхауэр?

А вот как – он делил все задачи на важные и срочные. Чтобы лучше понять метод, нарисуем матрицу Эйзенхауэра Дуайта Дэвида, разделив квадрат на 4 равные части. В итоге у нас получится 4 квадрата. Теперь подпишем каждый следующими названиями: Важно, неважно, срочно, не срочно. Суть принципа Эйзенхауэра заключается в том, при расстановке приоритетов необходимо сначала выполнить все важные и срочные дела. Затем важные и несрочные. Далее, неважные срочные. И если будет время-то напоследок неважные и несрочные.

Зачем?

Что же дает применение принципа Эйзенхауэра? Зачем рисовать матрицу? Почему нельзя сделать все подряд без всяких заморочек?

Наверное, все сталкивались с нехваткой времени – когда хочется успеть все запланированное, но не получается, каждый день преподносит нам сюрпризы и приходится корректировать свои планы, отказываясь от запланированного отдыха, новых возможностей по работе и т. д.

Предугадать незапланированное невозможно, а значит, хотим мы того или нет, какие-то планы приходится отменять. Но… А что если мы сначала сделаем главные задачи, а менее значимые оставим на потом. От которых и отказаться не так жалко? К примеру, проведем время с семьей вместо встречи с клиентом, который вряд ли согласиться на сотрудничество.

В этом и есть ответ на вопрос: «зачем сортировать дела». Мы просто делаем главное, а второстепенное откладываем и становимся успешнее и продуктивнее по жизни. Ведь срочное, еще не значит важное и наоборот.