Текст книги "Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации мероприятий"

Какое все это имеет отношение к мероприятию?

Учитывая, что эта схема отражает работу нашего восприятия, ее можно применять и при подготовке мероприятия. Но, конечно, не буквально и с некоторыми оговорками.

Завязка мероприятия

Гости собираются в welcome-зоне, осматривая элементы декораций, принимая участие в интерактивных мероприятиях и угощаясь шампанским. Участники осматривают площадку, привыкают и оценивают атмосферу, изучают и считывают «ключи к концепции», которые вы им оставили.

Или другой вариант. Гости собираются в бизнес-центре, в помещении рядом с большим конференц-залом, пьют утренний кофе, рассматривают свежую прессу, общаются и знакомятся.

Что должно произойти в этой части, исходя из описанной выше структуры? Вашим гостям необходимо понять, что и где будет происходить, погрузиться в атмосферу вашего мероприятия, изучить других участников, познакомиться. За это время они успеют оценить организацию, успокоиться или подтвердить часть своих страхов, включиться в мероприятие, заинтересоваться им.

Герои должны быть представлены, а гость, он же зритель, заинтересоваться вами. Есть ли на мероприятии место отрицательному герою и альтернативному фактору? В большинстве случае – нет. Отрицательного героя заменяет проблема, которая должна быть решена.

Его функцию может выполнять команда противников и вообще любое соперничество среди гостей. Альтернативный фактор также неактуален: мероприятие в любом случае должно закончиться хорошо.

Отрицательный герой и альтернативный фактор нужны драме для того, чтобы заставить читателя переживать. А на мероприятии нет места этим эмоциям. Отчасти поэтому очень многие из тех событий, на которых нам приходится бывать, вызывают у нас скуку. Организаторам не удается придумать другие способы вовлечения и мотивации гостей.

Номер следует за номером, блок за блоком, все идет в строгом соответствии с утвержденным сценарием. Между этими смысловыми частями нет внутренней связи, гостю не дают возможность сопереживать, он не испытывает эмоций и, конечно, скучает. Чем в этом смысле мероприятие отличается от фильма? Как избежать скуки? Мы будем говорить об этом чуть позже.

Наконец, завязка вашего мероприятия должна интриговать, будоражить любопытство гостя, будить в нем желание узнать, что же будет дальше. Любопытство, сопереживание, азарт, ощущение единого коллектива, радость игры – все эти эмоции должна вызывать завязка вашего мероприятия.

Развитие и кульминация

Гости попадают в основное помещение, и начинается действие. Музыка, световое шоу, номера, выступления, легкий постоянный шум, шутки со сцены, фуршет. Программа идет своим чередом, время от времени прерываясь словами ведущего: «А теперь…»

Что происходит в фильме? Гость попадает в одну неприятность, решает проблему и тут же, не успев отдохнуть, получает другую. Каждая последующая, конечно, все опаснее и страшнее.

Что происходит на мероприятии? Темп мероприятия нарастает, несколько минут на отдых, на то, чтобы подойти к фуршетному столу, и дальше внимание гостя приковано к сцене, его глаза горят. Темп выше, эмоций больше. Кульминация мероприятия – эйфория, чувство единого дружного коллектива, радость от прекрасного вечера и жизни вообще. Аплодисменты, крики.

Вспомните хороший фильм. Главный герой одолел страшного злодея, наконец завоевал любовь героини, справился с катастрофой и спас всех… Представить, что в этот момент пойдут титры, невозможно. Еще нужна развязка.

Развязка

После кульминации нам нужен еще спокойный заключительный период, когда темп снижается, а гости медленно начинают расходиться. Вручаются подарки. Включается свет.

К этим трем элементам (завязка, кульминация и развязка) можно добавить еще два дополнительных блока, которые будут актуальны для организатора мероприятий.

Во-первых, предисловие – работа с гостем до мероприятия: создание интриги, PR, креативное приглашение, работа с форумами.

Во-вторых, послесловие – комплекс работ с гостем после мероприятия: обзвон, рассылка, пост-PR.

Мы говорили выше, что у организаторов мероприятий есть враг – это страхи людей, которые приходят к ним. Но этот враг не единственный. Второй – внимание человека, которое может быть обращено не туда, куда нам нужно.

Людям не свойственно просто так входить в состояние длительной концентрации. Это нетипичное и неестественное для нас состояние. Само по себе оно представляет собой работу. Мы знаем это по своему опыту слушания лекций или по участию в долгих рабочих встречах.

Один из способов мотивировать человека сосредоточиться на одном объекте – заставить сам объект внимания постоянно меняться, повышая градус интереса. Поэтому в фильме сцены чередуются, так же как и на хорошем мероприятии. Интерес человека, его вовлеченность управляются определенными законами и имеют собственный ритм. Этот ритм как минимум описывается трехступенчатой схемой развития сюжета: завязка (появление интриги, любопытство), развитие и кульминация (наращивание темпа с высшей точкой в финале), развязка (расставлены все точки над «и»).

Ваше мероприятие должно быть живым, как организм. Задумайтесь на секунду: как вы определяете, чем отличается статуя от человека? Человек постоянно движется, он издает звуки, он все время чем-то занят: общается с вами, другими людьми или занимается своими делами, но все равно все время что-то делает. Так и мероприятие, словно живой организм, должно быть постоянно в движении. Неустанно привлекать к себе внимание. Если сценарий прописан не блоками по пять-десять минут, то высока вероятность, что ваши гости заскучают и переключат внимание на свои мысли или веселого собеседника.

Единственная возможность привлечь внимание человека надолго – вызвать эмоции. Event-менеджеры всегда рискуют не только тем, что на мероприятии произойдет сбой, но и тем, что оно может получиться скучным. По их вине или нет, вряд ли это будет волновать кого-то постфактум.

Кроме того, объект внимания можно разделить на маленькие блоки. И для каждого из них продумать, как мотивировать и вовлечь человека. Такая структура мероприятия проще в отношении менеджмента проекта.

Почему хорошим режиссерам удается привлечь наше внимание в начале и удерживать его до самого конца? Они знают важное правило: выдавать информацию нужно маленькими порциями. Каждый раз сообщать меньше, чем хочет узнать аудитория. Зритель должен получить блок информации, но ровно столько, чтобы захотеть узнать, чем же все это закончится, еще больше. Нужно создать своеобразный информационный голод, чтобы зритель желал получить ответы на вопросы «кто убил», «кто украл», «получится или нет», «любит или нет». На мероприятии вопросы будут другими: «что будет дальше», «что это значит», «кто же победит», «интересно, что это было», «что они еще придумали».

Самую интересную информацию утаивать нужно до конца. Только в финале вы узнаёте, как друзья Оушена организовали ограбление, только в самом конце полицейские из фильма «Семь» найдут хитроумного маньяка. Набравшись терпения, зритель вынужден ждать финала. И только в самом конце – кульминация, прозрение. Все получило объяснение и стало логичным.

Ничего не сообщать просто так, заставить зрителей побороться за информацию. Знаете, сколько ложных предположений должен сделать читатель, прежде чем угадает настоящего убийцу? Минимум два! В строгом соответствии с канонами детективного жанра. Два неверных предположения, и только в третий раз настоящий убийца угадан. Другой пример: изнурительная гонка с преследованием, в которой главный герой едва не разбился несколько раз. Помните погоню по холмам Сан-Франциско в фильме «Скала», где полицейский Николас Кейдж, используя несколько средств передвижения, преследует преступника? В результате мы совершенно с неожиданной стороны узнали того преступника, которого играл Шон Коннери.

Есть еще два важных понятия, используемых сценаристами: драматическая ситуация и прогрессия усложнений. Что это?

Драматическая ситуация – это когда человек находится в очень сложных обстоятельствах и ищет из них выход. Он попал в необычную ситуацию и вынужден действовать. Например, герой должен противостоять главному злодею, остановить его и победить. Либо работает «альтернативный фактор»: если не предпринять сейчас срочных действий, случится большая беда (извержение вулкана, цунами, столкновение с астероидом, распространение смертельного вируса).

Для придания остроты ощущениям режиссеры часто вводят ограничивающий фактор – временной лимит. Герой должен решить проблему за определенный отрезок времени. Успеет или не успеет, начинаем волноваться мы.

Прогрессия усложнений – это когда герой двигается от счастья к несчастью, от несчастья к надежде, преодолевая препятствия. Это универсальный закон сопереживания: освободившись от одной драматической ситуации, человек попадает в другую, и так далее. Если в начале фильма он не мог найти ключи от машины, то в конце должен спасти мир.

Правильное соотношение в драматическом произведении – 75 % действия и 25 % слов. Тут не место для размышлений, только для действий! Эта борьба держит зрителя в напряжении, показывая настоящее лицо героя. В кризисных ситуациях, только на пределе своих возможностей он демонстрирует настоящий характер.

В конце фильма или книги герой должен что-то понять и как-то измениться. Он станет сильнее, храбрее, решительнее. Или добьется всеобщего уважения, разбогатеет, женится. Если с героем не произошла метаморфоза и он остался тем же, что и был вначале, то мы, зрители или читатели, будем разочарованы: зачем тогда нам показывали всю эту историю?

Как это работает на мероприятии?

«Драматической ситуацией» на мероприятии может стать задача, которую должны решить участники события. Это не обязательно должна быть острая проблема; достаточно, если она окажется просто интересной. Мероприятие может иметь определенную миссию: например, поддержка наиболее талантливых и достойных (наградить лучших сотрудников, партнеров), развитие отношений с Клиентами и тому подобное. Кроме этого, мероприятие может быть шагом к решению глобальной задачи: помощь обездоленным, сохранение экологии, развитие инноваций, охрана здоровья. В общем, подумайте о сверхзадаче вашего мероприятия. Этот элемент добавит ему логичности и усилит степень воздействия.

Кроме того, у нас, конечно же, есть лимит времени, так как продолжительность мероприятия ограничена, и все это ощущают: все заявленные номера, выступления, блоки должны быть включены в программу.

«Прогрессией усложнений» в мероприятии должен стать набор блоков программы, по которым «путешествуют» гости. Каждый последующий сложнее, насыщеннее и больше вовлекает человека. Время на передышку минимальное. Немного меньше, чем хотелось бы. Для того чтобы не потерять гостя, не дайте ему заскучать. Если оставить участников в покое, многие «уснут».

Как быть с мероприятиями, на которых нет и не может быть смены блоков, номеров и активного вовлечения гостей? Например, что делать с торжественным приемом с фуршетом и свободной программой? Описанная нами модель работает и в этом случае. Даже там есть завязка (знакомство), кульминация (официальная речь, выступление музыкантов) и развязка (подарки, прощание). Но все это присутствует в слабой, не драматической форме: организаторы ставят целью не активно воздействовать на аудиторию, а скорее предоставить площадку для общения.

Перемены в герое – необходимый фактор успешного фильма. Это так же верно и для мероприятия, только перемены должны произойти с гостями. Если они ушли такими же, как и пришли, событие не имело смысла и было пустой тратой денег. Художественная структура мероприятия служит той же цели – изменению человека.

Какова структура большинства фильмов? Давайте сравним ее со структурой мероприятия.

Welcome-часть

Гости знакомятся с площадкой, оценивают друг друга. Эта часть, как барокамера, призвана выровнять разницу между внешним миром и внутренним, существующим на мероприятии. Что еще происходит в это время? Проявляется концепция. Ее первые детали гости узнали из приглашения, они заинтригованы и ждут, что будет дальше. Концепция отражается в декорациях, костюмах и поведении актеров.

Свое расслабляющее действие оказывают алкоголь и музыка. Мы дразним гостей легкими закусками, чтобы они почувствовали голод. В это время могут работать интерактивные зоны, которые позволят немного вовлечь людей. Именно сейчас организаторам стоит оценить настроение гостей. И немного расслабиться, если они легко идут на контакт и принимают правила игры. Или, наоборот, еще больше собраться, наращивая темп и полностью следуя утвержденной программе.

Яркое начало программы

Начало должно привлечь внимание всех гостей. Начало запоминается, поэтому оно должно быть ярким. Это та самая граница, за которой дверь в реальность, откуда только что пришли гости, закрылась, мы сели в поезд-экспресс, он тронулся, и назад пути нет.

Варианты привлечения внимания: яркий свет, громкий звук, действие вне сцены с переходом на нее, изображение на больших экранах, появляющееся после того, как медленно погаснет свет. Или от обратного: приглушение звука и тихий голос, который обращается к зрителям.

Яркое и заметное начало, призванное привлечь максимум внимания гостей, должно быть проработано и спланировано максимально четко. Почему оно должно быть таким? Потому что на вашем мероприятии вы главная фигура. Вы должны контролировать настроение гостей, управлять их вниманием. Оно будет постоянно переключаться, а ваша задача – возвращать его в нужное русло. Иначе они не пойдут по тому пути, который вы наметили. Для этого и нужно яркое начало. Вы говорите: «Мы вас любим. Мы вас ждали. Мы вас рады видеть. Но правила здесь задаем мы. Игра началась».

Основная часть

И вот началась программа вашего мероприятия – это его центральная часть. Номера, выступления, логические блоки следуют друг за другом. Темп ускоряется, музыка звучит громче, номера и блоки становятся все увлекательнее. Официальная часть максимально короткая и выдержана в стиле мероприятия. Ведущий контролирует аудиторию, увеличивая количество интерактивных элементов.

В программе четко чередуются блоки «еда» и «действие». «Еда» означает блок, в течение которого гости могут спокойно поесть, пообщаться. «Действие» – блок, в котором необходим максимум их внимания или участия. В этой части концепция уже полностью раскрыта. Эта часть центральная с точки зрения коммуникации. Гости должны естественным образом считать ключевое сообщение организаторов.

Центральный элемент

Центральный, ожидаемый элемент программы – выступление звезды, наиболее важного гостя, определение победителя, награждение, разгадка тайны, сюрприз.

Гости получают ответы на свои вопросы: «Кого же наградят?», «Будет фотосессия со звездой или нет?», «Кому достанется этот автомобиль?», «Когда же появится он?», «Что же это означает?»

Это логическая и эмоциональная кульминация мероприятия. То, чего все ожидают. Осознанно или нет, гости ждут эмоциональной или интеллектуальной разрядки. Катарсиса, который достигается художественными средствами. Их заинтриговали, заставили пройти сквозь испытания, накалили эмоции до предела и медленно начали снижать темп. Без такой последовательности у мероприятия не будет и завершенности, ожидания не оправдаются.

Завершение мероприятия

Последняя часть программы направлена на расслабление – например, дискотека после активной программы развлекательного мероприятия или фуршет после деловой конференции.

К этой части относятся и вручение подарков, прощание, выход гостей и последние элементы реализации концепции.

Очень распространенная ошибка организаторов – оставить гостей на выходе. Удачное мероприятие – это диктат концепции: ею пронизано все, вплоть до выхода гостей с территории. Сказке рано заканчиваться. Поверьте, гости это оценят.

На одном из мероприятий, где участники погружались в детство, а идея чистоты была центральной, мы не только организовали индивидуальный трансфер (в такси каждого гостя ждал мягкий плед, в который так приятно завернуться и, может быть, вздремнуть по дороге) и бесчисленные спа-процедуры в загородном отеле с грамотными консультантами, но и приготовили специальное детское мыло в номере, книжку сказок с красивыми картинками на тумбочке возле кровати, плюшевых медведей, конфеты, а на завтрак – настоящее детское меню! Все эти детали окружали гостей до самого конца. Только вернувшись домой, они поняли, что мероприятие закончилось. Только тогда у них исчезло ощущение сказки.

Пришло время поговорить о том, как вовлечь человека в вашу игру. Обратимся к профессионалам – режиссерам популярных фильмов.

Есть несколько способов заставить человека увлечься фильмом, который он смотрит всего пару минут.

Вспомните себя перед киносеансом (по умолчанию мы говорим о хорошем фильме): вы общаетесь с друзьями, увлечены своими мыслями или отвечаете на звонок (во время рекламы, которая идет до начала сеанса, конечно).

И вот на экране первые кадры. По проселочной дороге неспешно едет автомобиль. Его идеально чистая поверхность сверкает на солнце. Окна закрыты, и мы видим только силуэты двух людей. Они весело болтают, переключают радиостанции и передают друг другу банку с лимонадом. Сцена крупным планом, и мы слышим еще один голос: он доносится из багажника. Кто-то просит выпустить его и обещает заплатить вдвое больше. Два человека в машине делают музыку громче. Еще через мгновение позади появляется полицейский автомобиль, машины останавливаются. Двое в первом автомобиле замолкают. Один нервно стучит пальцами по рулю. Второй пристально смотрит в зеркало заднего вида.

Прошло всего две минуты фильма, а вы уже забыли друзей, телефон и свои мысли. Вы уже внутри! Внутри фильма.

Что будет дальше? Что произойдет? Что они сделают? Кто в багажнике?

Варианты? А. Открытый конфликт, прямая агрессия. Вышли и начали стрелять из всех стволов. Б. Полицейский проверит документы, покачает головой, попросит соблюдать правила, и все разъедутся. В. Полицейский подойдет к машине, навстречу ему молча выйдут два наших героя. Они тепло поздороваются и даже обнимутся. А потом вместе подойдут к багажнику. Приготовят пистолеты. Взведут курки. Один из них щелкнет замком багажника, приоткрывая дверцу…

Вот вам проверенные способы вовлечения.

Шаг № 1. Любопытство.

Универсальный способ для вовлечения человека. Работает безотказно в большинстве случаев. Любопытство – универсальная черта, от нее трудно избавиться полностью. Кто в багажнике? Что будет дальше? Как герои поступят?

Шаг № 2. Сопереживание.

Мы отождествляем себя с главным героем, который, в общем-то, хороший парень, поэтому волнуемся за него как за себя. Представьте, что вы знаете, кто в багажнике. И это главный положительный персонаж, от которого зависит судьба целого города или мира. Выберется или нет? Как?

Шаг № 3. Саспенс (напряженное невыносимое ожидание) или удивление (неожиданный поворот).

Герой поднимается по темной, скрипучей лестнице в пустом доме, услышав непонятный шорох на втором этаже. Зачем идет один? Почему не включит свет? Нам хочется крикнуть ему: «Не ходи туда, стой!!!» Саспенс! Вы уже внутри фильма.

В обычной жизни мы никогда так не сделали бы. Включили бы везде свет. Разбудили бы жену. И поднялись наверх, чтобы встретиться с домашним котом, который решил пошалить посреди ночи.

Посмотрим, как эти способы работают на мероприятии.

Шаг № 1. Любопытство.

Вы получили необычное приглашение – приглашение-пазл. Или в офисе появился странный слух о предстоящем мероприятии. Или вы прочитали, что на нем будет впервые представлено то, что многие так долго ждали. Еще до начала мероприятия мы начинаем думать о нем и обсуждать его: «Интересно, что они там придумали?», «Интересно, что означает эта фраза в приглашении?», «Интересно, в чем придет X?»

Шаг № 2. Сопереживание.

Мы говорили, что одна из задач мероприятия – стереть границу между «я» и «они»: между гостем и гостями, между гостями и компанией. Ощущение праздника – это всегда чувство общности, группы, объединенной одной эмоцией и переживанием. Мы разбиваемся на команды и, еще даже не успев познакомиться со всеми, уже начинаем всерьез болеть за свою.

Шаг № 3. Саспенс (напряженное невыносимое ожидание) или удивление.

На мероприятиях саспенс означает создание напряженной обстановки, ожидание развязки, результата, представления победителя соревнования. Программа мероприятия поддерживает интерес к вопросам «Кто выиграет?», «Что будет дальше?». Голосование идет в интерактивном режиме, и зритель находится в сильном напряжении на последнем этапе, когда первое и второе места разделяют считаные баллы. Помните, как тысячи людей в разных странах следят за голосованием на «Евровидении»?

Мы рассказали вам о трех элементах, которые могут быть использованы организаторами для вовлечения гостей: любопытство, сопереживание и саспенс, или удивление.

Вовлекать гостей необходимо не только в начале; напротив, в течение всего мероприятия можно и нужно несколько раз привлечь к себе их внимание.