Текст книги "Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации мероприятий"

В качестве примера приведем обычное вечернее мероприятие – Новый год или день рождения компании. Продолжительность – от четырех до шести часов.

У каждой части должны быть свои кульминация и изюминка. А в мероприятии – несколько кульминаций, но одна главная.

Или другой пример: сценарий корпоративного Нового года.

Сбор гостей. Продолжительность до одного часа.

Разогрев: официальная часть, первые номера. Продолжительность до 45 минут.

Вовлечение: награждения, тосты, выступления артистов, конкурсы, работа ведущего. Продолжительность до одного часа.

Кульминация: шоу, выступление звезды, конкурсы, капустники. Продолжительность до одного часа.

Удержание: выступление артистов, еда, конкурсы. Продолжительность до 30 минут.

Финал: логическая точка.

Дискотека, завершение.

Если внимательно изучить этот пример, то логически все блоки выстраиваются в следующую последовательность: welcome-часть, разогрев, вовлечение, кульминация, удержание, финал (логическая точка, завершение).

Здесь важно помнить и знать порядок блоков на подобных развлекательных мероприятиях. Первый блок – это официальная часть, выступления официальных лиц, обращения. Скучно, но необходимо. Второй блок – интеллектуальные конкурсы, номера. Действие алкоголя еще только начинается. Третий блок – соревнования и конкурсы. Нужно встряхнуться эмоционально. Четвертый блок – физический и динамический (но соревновательный элемент уже не так сильно заметен, поскольку действие алкоголя уже ощутимо). Пятый блок – объединяющие, успокаивающие элементы.

Хороший сценарий надо писать с учетом того, о чем говорилось выше. Он должен быть гармонично связан с корпоративной культурой и целью мероприятия. Конечно, он обязан удивлять, быть оригинальным. В нем должно быть четко определено время на все активные действия, включая свободное общение (чем меньше временной шаг, тем лучше). Запланированное на активные элементы и блоки время должно быть согласовано с моментами перемены блюд. В сценарии должны быть прописаны музыкальные вставки и паузы. Иначе ощущение целостности происходящего у гостей может исчезнуть.

Ваши гости не обязаны находиться на одном месте, поэтому должно быть четко расписано, чем они смогут заняться в разных зонах и в разное время. Чаще всего люди прогуливаются, и необходимо, чтобы у них была возможность выбрать себе занятие по вкусу. Логика мероприятия, прописанная в сценарии, должна быть очевидна. Каждый блок обязан поднимать планку настроения все выше.

Возьмем, к примеру, Олимпиаду.

Что вы помните о прошлых Олимпийских играх? Скорее всего, церемонии открытия и закрытия и несколько спортивных моментов между ними: рекорды, медали. Открытие и закрытие – две наиболее важные точки мероприятия, продуманные, срежиссированные посекундно.

Церемония открытия – вспышка интереса и экспозиция мероприятия. Зрители заинтригованы: кто понесет национальный флаг, сколько спортсменов представляют нашу страну? Особый предмет внимания, повод для обсуждений – форма национальной сборной. Тут каждая страна старается выделиться.

Еще один важный момент: как именно будет зажжен Олимпийский огонь. Последние годы страны соревнуются в оригинальности реализации именно этого элемента церемонии открытия.

Что становится кульминацией мероприятия? Если в Олимпиаде участвуют ваши родственники или друзья, конечно, для вас такой высшей точкой будет финальное достижение дорогого для вас человека. Для всех остальных кульминация – это подведение итогов Олимпиады в командном зачете. Все напряженно ждут, сколько золотых медалей заработает наша сборная, сколько всего у нее будет наград. Лучше или хуже она выступит, чем в прошлый раз? Обойдет ли конкурентов?

Россия – великая спортивная держава, которая ведет борьбу в тройке лидеров, а что будет кульминацией для болельщиков из небольших стран? Ровно то же самое: для них тоже важно, победит ли их страна соседей, будут ли у нее медали и сколько. Болельщики всегда найдут повод сопереживать.

Интрига сохраняется до последних дней. И вот объявляются результаты, победители радуются, проигравшие строят планы, как улучшить результат в следующий раз. Интрига разрешилась, что дальше? Это кульминация, в этот момент завершать мероприятие нельзя – будет чувствоваться недосказанность.

Поэтому в конце нас ждет финальный аккорд этого грандиозного мероприятия – торжественная церемония закрытия. Этот аккорд должен быть сыгран безукоризненно, и тогда все мероприятие останется в памяти как идеальное. Помните Олимпиаду в Москве 1980 года? Тогда вы помните и слезу олимпийского мишки, и то, как он улетел с переполненного стадиона. Это было трогательно, это было незабываемо.

Слова со сцены, как правило, лишнее. Слова со сцены на развлекательном мероприятии – это яд. В минимальном количестве они полезны и необходимы. После определенной границы это настоящее убийство настроения или концепции.

Запомните это как аксиому. Много слов могут убить настроение. Не забывайте про действие. Пусть руководитель выйдет в костюме Супермена, спустится на тросе, вылезет из коробки, станцует, вместо ленточки разрежет галстук, признается в любви, преклонив колено, исполнит песню, наконец. Он руководитель, ему можно… Помните принцип голливудских фильмов – 75 % действия и 25 % слов?

Обратите внимание: в следующий раз, когда кто-то выйдет к микрофону, «чтобы сказать несколько слов», вы будете вспоминать это правило.

«Наши продажи выросли на 35 %. Мы заняли 14,5 % рынка. Количество наших отделений выросло с 87 до 94…» – неужели нет другого времени, чтобы это сказать? Неужели он надеется, что кто-то будет записывать то, что написано в официальном пресс-релизе, который уже месяц размещен на сайте?

Вы скажете: а как же церемония вручения «Оскара»? Они же говорят на сцене, и ничего! Хорошо, мы согласимся. Если вам пишут шутки лучшие сценаристы Голливуда, правило про слова со сцены не такое очевидное, – будем считать это исключением из-за качества юмора. Но во всех других случаях пишем крупными буквами: «Слова со сцены – яд, который нужно отмерять в нужных пропорциях!» Кстати, в следующий раз внимательно посмотрите церемонию, отмечая соотношение слова/действия, и вы с удивлением заметите, как много на сцене действий: выезжают автомобили, звезды у микрофона плачут, машут статуэткой. Слов не так много, как кажется.

Мы подошли к тому, чтобы объединить все сказанное в единую модель, которой можно пользоваться. Назовем ее «Четыре скорости удачного мероприятия». По сути, она описывает не то, что вы обязаны сделать, а то, что должно происходить с человеком на протяжении мероприятия. И если он прошел все четыре стадии, ваше событие, безусловно, удалось.

Четыре скорости удачного мероприятия

Иногда организаторы мероприятий задают весьма насущные вопросы. Как отличить удачную концепцию от неудачной до начала события? Как правильно оценить состоявшееся мероприятие, по каким показателям? Какое мероприятие можно назвать удачным?

Итак, если вы хотите провести по-настоящему успешное и эффективное мероприятие, вы должны проделать следующее.

• Первая скорость. Создать интригу до начала мероприятия.

• Вторая скорость. Вовлечь гостя на мероприятии.

• Третья скорость. Вызвать эмоции у гостя.

• Четвертая скорость. Дать ясное понимание сути, с которым гость уйдет с мероприятия.

Если участники прошли все эти четыре этапа, ваше мероприятие было на 100 % успешным. Если вы изначально, во время планирования, предусмотрели эти элементы, вероятность правильного эффекта значительно возрастает.

Мероприятие – это то, как его воспринимают. Управляйте восприятием! Проведите подготовительные работы по созданию нужного вам настроения у гостей еще до события. Сделайте так, чтобы на него они пришли уже в предвкушении.

Ожидание слаще обладания, гласит расхожая фраза. С каким настроением ваши гости приходят на мероприятие? Ждут ли они его? Ходят ли о нем слухи и споры? Гадают ли ваши гости, что именно произойдет на нем, кто там будет на этот раз?

Ожидания гостей – это энергия вашего мероприятия. Участники, словно сжатая от нетерпения и любопытства пружина, раскроются на мероприятии и сделают его ярче.

Гостей, которые подогреты ожиданием, гораздо легче включить в вашу игру на мероприятии. Какие способы существуют для того, чтобы инициировать ожидание?

Креативное приглашение

Вероятно, самый простой способ заинтриговать гостей. Об этом мы много говорили выше. В чем сложность? Во-первых, различные креативные способы приглашения постоянно устаревают и становятся привычными. Во-вторых, изготовление требует значительного времени, в то время как приглашения очень часто печатаются в последний момент. В-третьих, многие уже устали от креативных приглашений. И они просто хотят, чтобы их пригласили на хорошее мероприятие.

Слухи

Запустить слух среди сотрудников компании или в широкой аудитории потенциальных Клиентов о том, что будет происходить на мероприятии или что на нем будет присутствовать VIP-гость, – задача по силам всем. Сложность в том, что это обычно требует определенной смелости (решение должно приниматься на достаточно высоком уровне), и в том, чтобы избежать разочарования гостей на мероприятии, когда слухи не подтвердятся. Что ж, их можно понять.

PR и СМИ

Работа со СМИ и форумами на популярных сайтах до мероприятия – простой способ подогреть ожидания аудитории, однако требующий дополнительных ресурсов и знаний PR-специалиста.

Рассылка анонсирующих пресс-релизов, интервью и работа с медиапартнерами – один путь. Работа с форумами, то есть напрямую с Клиентами, – другой. Можно интриговать, скрывая настоящее место проведения до самого конца, заставляя аудиторию искать информацию самостоятельно. Можно завести блог с описанием процесса подготовки мероприятия. Можно инициировать обсуждение с помощью вами же заданных вопросов о событии.

Необходимость выполнения ритуалов, действий

«Чтобы попасть на наше мероприятие, заполните эту анкету: привычки, хобби, размер ноги и так далее». A на месте вы предложите гостю настоящую японскую обувь. Или резиновые сапоги, если мероприятие выездное.

«Позвоните по этому номеру и узнайте все о том, что вы будете делать 2 июня этого года». Интригует? Любопытно? Еще больше гость включится в процесс, когда по-настоящему сделает это.

Что подстегивает ожидание? Закрытость мероприятия, VIP-статус, яркий анонсированный элемент (номер, звезда, необычная площадка, куда трудно попасть обычному человеку).

Ваша задача: гости должны прийти на мероприятие разогретыми. Оно начинается задолго до первых действий на сцене. Позитивное восприятие мероприятия делает нас более активными и открытыми, мы с большей готовностью испытываем эмоции и чувствуем сопричастность. Негативное восприятие чревато зажатостью, стеснением, критическим и пассивным отношением к происходящему.

Однако не обещайте слишком многого. Гости не должны уйти разочарованными.

Мероприятие, как и пространство внутри кинофильма, – место не для размышлений, а для действий. Герои, то есть ваши гости, должны действовать. Однако нельзя сказать, чтобы участники всегда горели желанием делать все по сценарию. Организаторы мероприятий имеют дело с гостями, которые не ведут себя идеально: они капризничают, перестраховываются, боятся.

Включение – это как удар током. Один миг. Включение или произошло, или нет: либо сердце сильнее забилось, как в детстве, либо гость так и остался пассивным наблюдателем. Переход человека от индифферентного состояния к активному участию в происходящем вокруг него мы называем включением. Прежде чем что-то показывать и развлекать человека, его нужно «включить». Гости приходят на мероприятия «выключенными».

Это очень продуктивная метафора, мы предлагаем ее использовать и вам. Всегда ли гости приходят выключенными? Нет. Иногда мероприятие так ждут, что приходят уже настроенными на игру. Или аудитория настолько активная, что можно быть уверенными: зайдут и включатся сразу. Но в остальных случаях подумайте о «включателе» для гостей.

Почему так? Современные люди все больше экономят свои эмоции и время и контролируют информацию, которая к ним поступает. При этом мы примеряем на себя «эмоциональный скафандр», через который пропускаем всю приходящую извне информацию, придирчиво ее оцениваем и делаем выводы. Процесс этой оценки становится все более быстрым и циничным. Наш скафандр отделяет нас от избытка информации и эмоций. Время от времени мы сбрасываем скафандр, чтобы побыть собой. Мероприятия – удачное место и время для этого.

Если мы убедим гостя сбросить скафандр, то получим гораздо более восприимчивого, позитивного, оптимистичного и активного участника нашего мероприятия. Однако делать это нужно не с каждым в отдельности, а работая с группой. Аудиторией людей, чувствующих свою общность, легче управлять, единение дает ощущение безопасности и само по себе становится источником позитивных эмоций. Кстати, о критике. Идентификация гостя с окружающими людьми снижает вероятность того, что он раскритикует ваше мероприятие или негативно отнесется к нему.

Ваша задача «я и они» превратить в «мы». Мы боимся чего-то только до того момента, как начнем действовать. Действие – правильный подход к гостю. Заставьте участников произвести нехитрые и приятные манипуляции и наблюдайте за тем, как повышается их настроение и меняется отношение к вашему мероприятию.

Рассмотрим несколько способов «включения».

• Прямой контакт, обращение. Личное приветствие на входе заставляет обратить внимание на окружающее. Особенно когда оно сопровождается рукопожатием или другим действием, предполагающим непосредственный контакт. Главное, чтобы встречал гостей кто-то из топ-менеджмента компании. Можете повлиять на него? Сделайте это!

• Общий ритуал в начале (общее для всех действие). Например, оставить отпечаток пальца. Нажать на кнопку или позволить необычному прибору «проверить сетчатку глаза». Сфотографироваться на специально подготовленном фоне, чтобы потом обнаружить свой снимок на стенде. Главное, чтобы это укладывалось в единую концепцию мероприятия и имело внутреннюю логику. Можно выдать необычные материалы или просто попросить заполнить анкету.

• Общий декоративный элемент для гостей. Это может быть повязка на руку, грим, значок или накидка-туника. Процесс повязывания ленты, наложения грима или прикалывания значка – это нужное вам действие. Гость уже внутри. Кроме того, оглянувшись по сторонам и поняв, что все с такими же повязками или значками, он будет чувствовать себя в своей команде.

• Интерактивная зона. Интерактивные участки в welcome-зоне играют такую же роль «включателя». Сфотографироваться и тут же получить готовый снимок. Позволить шаржисту/карикатуристу нарисовать вас и получить рисунок. Сыграть в игру, посетить «настоящую» гадалку/колдунью и заглянуть в будущее.

Для того чтобы человек запомнил ваше мероприятие, надолго и всерьез изменил свое отношение или мнение относительно продукта, он должен испытать на вашем мероприятии эмоции. Они исключают скуку и формируют лояльность: мы ценим такие моменты и тех, кто их нам подарил.

И это самый сложно предсказуемый элемент из всех четырех. Любая фальшь и формальное отношение к делу приведут к весьма сдержанной реакции гостей. В то же время искреннее, открытое и спонтанное проявление чувств, желаний и отношения вызовет ответную реакцию.

И главная рекомендация – будьте искренни и спонтанны, говорите о том, что знаете и действительно хотите сказать. Такой подход всегда находит инстинктивное понимание и ответную реакцию со стороны слушателей. Что еще можно использовать, чтобы вызвать эмоции у вашей аудитории?

Во-первых, мы говорили о нескольких ключевых сюжетных моментах в течение всего мероприятия. Их сила должна расти: каждый последующий всплеск обязан быть убедительнее и сильнее предыдущего.

О каких эмоциях мы говорим? Нам необходимы только положительные. Обычно нам не нужны страхи, раздражение и агрессия на мероприятиях…

Чего мы ждем от гостей? Радости, выплеска адреналина, сопереживания, восхищения, здорового соперничества, гордости за компанию, чувства благодарности.

Представьте, что вы работаете в бригаде скорой помощи. По рации вам сообщили, что несут больного, которому стало плохо с сердцем. Он жив, но смотрит по сторонам отстраненно. Вот состояние, в котором обычно появляется наш «пациент»: его пульс стабилен, дыхание ровное, температура в норме, отсутствует волнение, мысли посторонние.

То есть для мероприятия мы его теряем. Физически он здесь, но душой не с нами. Как же реанимировать, включить гостя? Вот вам список из восьми универсальных способов вызвать эмоции.

1. Юмор. Это может быть шутка ведущего или выступающего, веселый ролик, смешная картинка, анекдот. Когда люди смеются, они становятся более позитивными, эмоционально восприимчивыми.

2. Шок мгновенно выводит людей из равновесия. Такое состояние может вызвать легкий испуг, резкая смена освещения, громкий звук, какая-то неожиданность, что-то запретное.

3. Провокация – заведомая ложь, какой-то вызов, программируемое общее несогласие с чем угодно – тоже мощный метод, вызывающий реакцию аудитории. Главное, вовремя вернуться к позитивному настрою, чтобы провокация выглядела безобидной.

4. Сюрприз или неожиданность (это может быть человек, действие, вещь) обязательно выведут из равновесия вашу аудиторию.

5. Мы можем создать интригу, приоткрыв что-то увлекательное, предложив анонс предстоящего, подтвердив или опровергнув вызывающий интерес факт или слух.

6. Азарт – мощный способ зажечь аудиторию. Мы увлекающаяся нация, это нужно учитывать. Азарт можно стимулировать, проводя соревнование, вручая призы за достижения.

7. Захватывающая история всегда провоцирует интерес. Она должна вызывать сопереживание, приоткрывать другой мир или представлять новый взгляд на известные события.

8. Призыв к общечеловеческим ценностям. Мы живем в довольно циничном мире, но все равно для каждого из нас есть нечто святое, что заставляет нас переживать. Это любовь, дружба, патриотизм, справедливость, идеалы, вера. В таких вопросах нет места манипуляциям, нужно быть абсолютно искренним.

Источники приятных эмоций для нас универсальны, мы все их используем в повседневной жизни. Здесь нет смысла изобретать что-то новое, вот они:

• женщины и мужчины (промо, аниматоры, использование образов);

• несложные конкурсы, задания с призами, соревнования;

• простые индивидуальные занятия (фотографии, карикатура);

• удовольствия для пяти органов чувств, например сеанс массажа для рук, нанесение грима, приятные запахи;

• ощущения и эмоции, связанные с детством;

• выразительные средства искусства.

Как понять, успешны ли были ваши действия? Как узнать и на что обратить внимание, чтобы понять, включилась ли ваша аудитория? Первое и главное: люди начали реагировать, они стали громче говорить и более шумно себя вести, их жесты раскованнее. Если они следят за выступлением, то согласно кивают, их глаза горят. Если вы видите что-то из перечисленных признаков, значит, вам удалось включить аудиторию, ей уже нравится! Не ослабляйте хватку. Вы захватили плацдарм, и теперь нужно переходить в наступление.

Эмоции – это третий элемент успешного мероприятия. Заинтриговав человека и создав предысторию, предложив ему возможность включиться, мы добиваемся нескольких эмоциональных всплесков. Именно эмоции выделяют мероприятие из повседневной жизни. В противном случае оно забудется уже на следующий день, не выделившись из серых будней.

После этого мы переходим к четвертому элементу, без которого мероприятие не имеет никакого смысла, – к коммуникации.

Компании разговаривают мероприятиями, это средство коммуникации. Что вы хотели сказать своим мероприятием? Проясните это и для себя, и для других. Вот несколько моментов, о которых должен задуматься организатор.

«Что же все-таки они пытаются мне сказать?» – думают гости

То, что вы хотите сказать гостям, должно быть сформулировано в одном предложении: «Наш новый автомобиль – лучший в своей категории на данный момент». Или: «Вы нас знаете, вы с нами работали, мы не подведем». Или: «Эта компания – лучшее место для работы сейчас».

Мероприятие – место простых эмоций. Чтобы ваш посыл считывался, сделайте его максимально простым. Оставьте подробности для годового отчета и корпоративного сайта.

«Любят ли подчиненные меня теперь?» – спрашивает себя деспотичный и бездарный руководитель после мероприятия

Умение смотреть фактам в лицо – несомненное достоинство event-менеджера. Это важно как в случае правильной оценки кризисной ситуации, так и при планировании мероприятия. Насколько реалистично ваше желание? Насколько достижима цель, которой вы хотите добиться с помощью мероприятия?

Представьте, что вашей компанией управляет деспот, которого особенно не смущают нормы приличия и правила вежливого обращения. Сделать его всеобщим любимцем с помощью одного мероприятия просто невозможно. Фантазии и безудержный креатив в этом случае уступают место критичному и рассудочному восприятию.

Помните, что оценивать результат мероприятия нужно в категории изменений. На что мы можем надеяться после мероприятия? На какие изменения в нашей аудитории? Каковы цель-максимум (например, покупка продукта) и цель-минимум (гости запомнят марку и будут иметь в виду)?

«Там был отличный десерт. Да, отличный десерт. А еще они презентовали какой-то новый ноутбук. Или телефон? Я точно не помню», – думают гости

Как прекрасно знают все специалисты по PR, коммуникация не останавливается никогда. Даже если компания отмалчивается в трудной для себя ситуации, это само по себе становится определенным сообщением для различных аудиторий.

Кроме того, коммуникация – это многоликий процесс. Человек считывает множество различных показателей, формирует свое мнение о ком-то другом, компании или продукте. Какова вероятность, что нужный вам посыл будет хорошо считываться и не потеряется среди других сообщений?

Ведь определенную коммуникационную роль играют и гости, и площадка, и фуршет, и программа, и акценты в речах выступающих. Что будет на первом плане для ваших гостей? Выделите для них самое главное. Центральная коммуникация должна доминировать.

О чем чаще всего люди рассказывают после мероприятия?

• О выступлении «звезды» («Я видел… Она уже не очень»).

• О поведении или внешнем виде руководства и отдельных коллег («Представляешь, видел X. Знаешь, что он сделал?»).

• О собственном достижении или действии («Я выиграл/проехал/пролетел…»).

• О ярком элементе (декорация, поражающая воображение; техническая новинка).

• О досадной проблеме («Забавно было, когда…»).

Что вспомнят ваши гости через час после мероприятия? И как это может работать на вас? Возможно, они будут помнить прекрасные закуски или музыку. Или незабываемые декорации. Вы именно этого хотели? Или, что более вероятно, они должны были запомнить эффектное появление нового автомобиля, его удивительные современные линии? Тогда это должно стать самым ярким элементом мероприятия.

Совет: заранее подумайте и спланируйте, что именно будут говорить и вспоминать о вашем мероприятии. Это не так сложно. Сначала представьте себя гостем, а потом «сходите» на собственное мероприятие. Что вам больше запомнится? Яркий центральный элемент и пара примечательных оригинальных деталей? Вот именно об этом ваши гости и будут рассказывать. Именно это и останется в их памяти на долгое время.

Придумайте идею-вирус, может быть, маленький, но провокационный яркий элемент.