Текст книги "1С: Бухгалтерия 8 с нуля. 100 уроков для начинающих"

Урок № 41. Платежный ордер на поступление и списание денежных средств

Вести учет безналичных денежных средств можно также с помощью документов "Платежный ордер на поступление денежных средств” и «Платежный ордер на списание денежных средств». Их можно использовать в тех случаях, когда применение других банковских документов, предусмотренных в системе, невозможно или нецелесообразно.

Характерные примеры – частичные платежи по платежным требованиям (когда предприятие-плательщик находится на картотеке и оплачивает сумму платежного требования не сразу, а частями), списание средств со счета по решению судебных или налоговых органов, списание денег банком за различного рода услуги (комиссия за снятие наличности и т. п.), зачисление на счет процентов по депозитам и др.

Для перехода в режим работы с этими документами предназначены соответствующие команды меню Банк.

В этой книге мы не будем подробно рассматривать технологию работы с платежными ордерами, поскольку интерфейсы их ввода и редактирования практически идентичны окнам работы с платежными поручениями, с которыми мы познакомились на предыдущих уроках.

Урок № 42. Выставление платежных требований

Одним из популярных видов безналичных расчетов является расчет путем выставления платежных требований. Сущность таких расчетов состоит в том, что в банк организации-плательщика поступает платежное требование от банка организации-получателя денежных средств. При согласии плательщика со списанием денег со счета они по платежному требованию перечисляются на счет получателя.

В программе ”1С:Бухгалтерия 8” реализован удобный механизм для формирования платежных требований.

Для перехода в режим работы с платежными требованиями нужно выполнить команду главного меню Банк | Платежное требование выставленное. При активизации данной команды на экране отображается окно списка, показанное на рис. 5.12.

Рис. 5.12. Окно списка платежных требований

В представленном окне отображается перечень введенных ранее документов (при первом открытии окна оно будет пустым).

Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация:

• признак проведенного/непроведенного документа (на рис. 5.12 непроведенным является только последний документ списка);

• признак проведения документа по налоговому учету (колонка НУ);

• дата оплаты документа;

• дата формирования документа;

• номер документа;

• сумма по документу;

• название организации, от имени которой выставлено данное платежное требование (иначе говоря, получатель денежных средств по документу);

• название счета организации, на который по данному документу должны поступить денежные средства;

• наименование контрагента (плательщика) по документу;

• название договора с контрагентом, в рамках которого выставляется данное платежное требование;

• имя пользователя, ответственного за данный документ;

• произвольный комментарий;

• признак акцепта (акцептное или безакцептное требование).

Чтобы сформировать платежное требование, нужно в инструментальной панели окна списка нажать кнопку Добавить или клавишу <Insert>. Чтобы отредактировать введенное ранее требование, выделите его в списке курсором и выполните команду Действия | Изменить или просто дважды щелкните на нем мышью (можно также воспользоваться клавишей <F2>). Ввод и редактирование платежных требований осуществляются в окне, которое показано на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Ввод и редактирование платежных требований

В верхней части окна заполняются параметры, по которым документ будет идентифицироваться в интерфейсах списка и выбора.

В поле Номер указывается номер платежного требования в системе. Этот номер присваивается программой автоматически после записи документа. Чтобы изменить номер документа, нужно с помощью команды Действия | Редактировать номер включить режим редактирования данного поля.

В поле от указываются дата и время формирования платежного требования. Этот параметр является обязательным для заполнения. В момент создания документа значение данного поля формируется программой автоматически – в нем отображается рабочая дата. После того как документ записан с помощью кнопки Записать, к рабочей дате добавляется время записи документа.

В поле Организация из раскрывающегося списка (содержимое формируется в справочнике организаций) выбирается наименование организации, являющейся получателем денежных средств по данному документу. По умолчанию здесь предлагается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной.

В поле Плательщик указывается наименование контрагента, который должен перечислить деньги по данному документу. Значение выбирается в окне справочника контрагентов, вызываемом нажатием кнопки выбора.

Если платеж по данному платежному требованию необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то следует установить флажок Отразить в налог. учете.

В поле Сумма с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора, следует ввести сумму по данному документу.

В поле Счет учета (БУ) из раскрывающегося списка нужно выбрать счет, на котором ведется учет безналичных денежных средств на данном счете предприятия.

В полях Банковский счет указываются названия банковских счетов: сначала получателя, а затем – плательщика денежных средств по данному платежному требованию. Необходимое значение выбирается в окне справочника банковских счетов, открываемом с помощью кнопки выбора.

В поле Очередность указывается очередность проведения платежа, а в поле Вид платежа из раскрывающегося списка выбирается его вид (Почтой, Электронно или Телеграфом).

В поле Договор нужно указать договор, в рамках которого выставляется данное платежное требование. Выбор договора осуществляется из справочника договоров с контрагентами, вызываемого нажатием кнопки выбора. В этом справочнике отобразится перечень договоров только для плательщика денежных средств по данному документу (который указан в поле Плательщик).

Важно

Одним документом можно выставить платежное требование сразу по нескольким договорам. Для этого в инструментальной панели окна редактирования нужно нажать кнопку Список, после чего в появившейся табличной части сформировать список договоров, суммы по которым (полностью или частично) должны быть оплачены в соответствии с данным платежным требованием. Это делается так же, как и при работе с входящим платежным поручением (см. урок № 39 "Входящее платежное поручение").

Если расчеты по выбранному договору ведутся не по договору в целом, а по расчетным документам (это определяется в режиме ввода и редактирования договора, подробнее см. урок № 17 «Справочник договоров контрагентов»), то справа от поля Договор появляется поле Документ расчетов (см. рис. 5.13). В этом поле следует указать документ расчетов по данному договору. При нажатии кнопки выбора отобразится окно с перечнем расчетных документов для договора, указанного в поле Договор. Нужно выделить щелчком мыши требуемый документ и нажать кнопку Выбрать. Если к данному договору еще нет расчетных документов, вы можете ввести новый документ, нажав кнопку Новый документ расчетов (ручной учет).

В поле Ставка НДС из раскрывающегося списка нужно выбрать ставку налога на добавленную стоимость. Сразу после этого автоматически рассчитается сумма НДС и отобразится в расположенном справа поле Сумма НДС (при условии, что уже заполнено поле Сумма).

В поле Счет расчетов нужно указать счет бухгалтерского учета, где отражаются расчеты с контрагентом, указанным в поле Плательщик. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. Отметим, что заполнение данного реквизита является одним из условий проведения документа по учету.

Возможности программы предусматривают разбиение суммы платежа на две части – оплату и аванс. В этом случае необходимо в поле Счет авансов указать счет по учету авансовых платежей. Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Счет расчетов.

В поле Статья движения ден. средств указывается название статьи движения денежных средств, на которую должен быть отнесен платеж по данному документу. Перечень статей движения денежных средств формируется в соответствующем справочнике. О том, для чего используется значение данного поля, и что нужно сделать для того, чтобы оно отображалось в окне редактирования документа, говорилось на уроке № 26 "Справочник статей движения денежных средств".

В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение платежа по данному документу. Программа самостоятельно заполнит это поле на основании информации, указанной в других полях окна, но вы можете отредактировать это значение по своему усмотрению.

С помощью параметра Условие оплаты указывается, нужен ли акцепт для оплаты данного платежного требования. Если переключатель установлен в положение Без акцепта, то документ будет оплачен в безакцептном порядке. В этом случае нужно будет в расположенном справа поле с клавиатуры ввести основание для безакцептного списания (это может быть, например, соответствующий пункт договора и др.). Если же переключатель установлен в положение С акцептом, то для оплаты документа плательщик должен будет предоставить в свой обслуживающий банк согласие (акцепт) на его оплату. В этом случае справа становится доступным поле Срок акцепта, в котором нужно будет указать срок акцепта в днях. Сразу по истечении указанного здесь срока документ либо оплачивается (при наличии акцепта), либо возвращается обратно без оплаты.

В поле Дата отсылки документов указывается дата либо отсылки, либо вручения плательщику всех документов, предусмотренных договором.

В области настроек Данные об оплате отражаются сведения об оплате платежного требования. После того как в бухгалтерии появилась выписка, где отражено поступление денежных средств по данному документу, нужно установить флажок Платежное требование оплачено и в расположенном справа поле ввести дату этой выписки.

Внимание!

Если в окне ввода/редактирования платежного требования не установлен флажок Платежное требование оплачено и не указана дата его оплаты, то проведение документа по учету будет невозможным. Это логично: бухгалтерские проводки должны формироваться только после того, как деньги поступили на счет организации. Иначе говоря, если флажок снят, то после нажатия в окне ввода/ редактирования кнопки ОК или выполнения команды Действия | Провести документ будет только сохранен (аналогично нажатию кнопки Записать), но не проведен по учету.

В нижней части окна в поле Ответственный указывается пользователь программы, ответственный за оформление и проведение данного документа. По умолчанию здесь отображается имя пользователя, создавшего документ, однако при необходимости это значение можно изменить. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделить щелчком мыши того пользователя, который назначается ответственным за данный документ, и нажать кнопку Выбрать.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному платежному требованию. Это могут быть пояснения по платежу, дополнительные сведения об оплаченных товарах (услугах) и т. п.

Готовый документ можно вывести на печать. Но предварительно он должен быть записан, в противном случае программа выдаст соответствующее информационное сообщение. После нажатия в нижней части окна кнопки Платежное требование на экране отобразится печатная форма документа (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Печатная форма платежного требования

Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл | Печать (или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>).

Урок № 43. Работа с банковской выпиской

Информация обо всех движениях денежных средств на банковском счете предприятия хранится в банковских выписках. В программе ”1С:Бухгалтерия 8” банковские выписки формируются автоматически при вводе и редактировании первичных банковских документов, но пользователь может их самостоятельно вводить и редактировать.

Для перехода в режим работы с банковскими выписками нужно выполнить команду главного меню Банк | Выписка банка (или в панели функций на вкладке Банк щелкнуть мышью на ссылке Выписка банка). При выполнении любого из этих действий на экране отобразится окно списка банковских выписок, изображенное на рис. 5.15.

Рис. 5.15. Окно списка банковских выписок

В этом окне представлен перечень сформированных ранее выписок. Вид и структура данного окна отличаются от большинства других интерфейсов списка.

В верхней части окна в поле Организация из раскрывающегося списка (содержимое формируется в справочнике организаций) выбирается наименование организации, банковские выписки которой должны быть представлены в табличной части окна.

В поле Счет в банке нужно указать счет той организации, выписки по которой должны отображаться в списке. Можно включить режим отображения выписок по всем имеющимся у предприятия счетам – для этого в данном поле нужно выбрать значение По всем.

В полях Период с по указывается начальная и конечная дата интервала времени, выписки которого должны быть представлены в списке.

С помощью кнопки Отчеты (находится в инструментальной панели данного окна) открывается меню, содержащее команды Анализ счета и Карточка счета. Эти команды предназначены для перехода в режим настройки и формирования соответствующих отчетов. Более подробно с этими отчетами мы познакомимся в главе 13 "Формирование отчетности".

В табличной части окна представлен список банковских выписок, удовлетворяющих заданным условиям. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображаются дата выписки, ее валюта, остаток на начало дня, сумма прихода и расхода денежных средств, остаток на конец дня.

Примечание

Если в верхней части окна в поле Счет в банке выбрано значение По всем, то в табличной части появится колонка Счет в банке, в которой для каждой выписки будет отображаться название банковского счета (см. рис. 5.15).

Чтобы ввести в программу новую банковскую выписку, нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Добавить либо выполнить команду Действия | Добавить.

Чтобы открыть введенную ранее выписку для просмотра и возможного редактирования, нажмите в инструментальной панели кнопку Открыть или выполните команду Действия | Открыть. В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования банковской выписки, которое показано на рис. 5.16.

Рис. 5.16. Ввод и редактирование банковской выписки

В верхней части окна в поле Организация указывается организация, для которой формируется банковская выписка, а в расположенном ниже поле Счет в банке – название банковского счета для данной выписки. Отметим, что выбор счета осуществляется из числа счетов, введенных ранее в справочник банковских счетов для организации, указанной в поле Организация.

В поле Дата выписки указывается дата банковской выписки. Требуемое значение можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.

Справа от этого поля находятся кнопки Перейти к предыдущей выписке и Перейти к следующей выписке (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши), с помощью которых можно быстро перейти, соответственно, к предыдущей или к следующей выписке (это избавляет пользователя от необходимости возвращаться в окно списка для выбора требуемой выписки). Если предыдущей или следующей выписки нет, то соответствующая кнопка будет недоступна.

Справа внизу окна отображаются итоговые суммы по выписке (обороты по счету, а также начальный и конечный остаток).

Перечень позиций выписки формируется в табличной части окна. Каждая позиция соответствует первичному банковскому документу, по которому была проведена данная приходная или расходная операция.

Чтобы добавить в выписку новую позицию, нужно нажать кнопку Добавить или клавишу <Insert>. В результате на экране откроется окно выбора документа, изображенное на рис. 5.17.

Рис. 5.17. Выбор типа документа

В окне представлен перечень документов, на основании которых в программе ”1С:Бухгалтерия 8” осуществляется формирование позиций банковской выписки. Этими документами являются платежные поручения (входящие и исходящие), платежные ордера (приходные и расходные), а также выставленные платежные требования. Для выбора документа нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать кнопку ОК.

После выбора любого документа (кроме Платежное требование выставленное) на экране отобразится окно с перечнем видов операций. Содержимое окна зависит от выбранного документа, поскольку, как мы уже знаем, для каждого банковского документа имеется свой перечень видов операций. После выбора вида операции на экране отобразится окно ввода соответствующего документа, в котором осуществляется его формирование (окна ввода всех банковских документов мы рассмотрели ранее).

Если же в окне выбора типа документа выбрано Платежное требование выставленное, то на экране сразу отобразится окно ввода данного документа (поскольку для платежных требований выбор вида операции не предусмотрен).

Внимание!

Не стоит забывать, что документ считается оплаченным (и, соответственно, попадает в банковскую выписку) только после проведения.

С помощью кнопки Подобрать неоплаченные можно быстро вывести на экран список неоплаченных документов для их просмотра и (при необходимости) для проведения и включения в текущую выписку. При нажатии этой кнопки на экране отобразится окно, которое показано на рис. 5.18.

Рис. 5.18. Перечень неоплаченных документов

В этом окне представлены документы, которые ранее были сформированы и сохранены (записаны) в системе, но не были проведены по учету. Для каждой позиции списка отображаются дата формирования, вид документа, номер документа в системе, вид операции по документу, контрагент по документу и сумма.

Вы можете перейти в режим просмотра и редактирования любого документа. Для этого нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать клавишу <F2> либо выполнить команду Действия | Изменить.

Чтобы провести документ и включить его в текущую банковскую выписку, нужно в крайней левой колонке пометить его флажком (на рис. 5.18 помечен первый документ в списке) и нажать в инструментальной панели данного окна кнопку Провести отмеченные либо выполнить команду контекстного меню Провести отмеченные (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<Enter>). В результате проведенные документы исчезнут из списка непроведенных и добавятся в текущую банковскую выписку.

Полезный совет

Для быстрой пометки всех документов списка используйте команду контекстного меню Отметить все. Если нужно снять пометки со всех позиций списка, используйте команду Снять все пометки.

Любой документ, включенный в банковскую выписку, вы можете сделать неоплаченным. Разумеется, при этом он автоматически будет удален из банковской выписки (но не из базы!).

Чтобы сделать документ неоплаченным (фактически – отменить его проведение), выделите его в списке (см. рис. 5.16) щелчком мыши и нажмите в инструментальной панели кнопку Сделать документ неоплаченным (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), которая находится справа от кнопки Подобрать неоплаченные. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Впоследствии вы можете вновь провести эти документы и включить их в банковскую выписку с помощью кнопки Подобрать неоплаченные.

По любой позиции банковской выписки можно просмотреть результат проведения соответствующего документа. Для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Результат проведения документа. При этом на экране отобразятся сформированные по документу бухгалтерские проводки (рис. 5.19).

Рис. 5.19. Результат проведения платежного документа

На рисунке видно, что по документу сформировано две бухгалтерские проводки. Это означает, что одним платежным документом перечислялись суммы сразу по двум разным договорам с одним и тем же контрагентом (такую ситуацию мы рассматривали при изучении порядка работы с банковскими документами).

Урок № 44. Банковские расчетные документы

Как мы уже знаем, все сохраняемые в системе документы отображаются в соответствующих интерфейсах списка. Например, при входе в режим работы с исходящими платежными поручениями на экране отображается окно списка этих документов (см. рис. 5.6) и т. д. Однако в программе автоматически ведется также общий журнал всех банковских документов, независимо от их вида. С ним мы сейчас и познакомимся.

Чтобы открыть этот журнал, нужно выполнить команду главного меню Банк | Банковские расчетные документы (или в панели функций на вкладке Банк щелкнуть мышью на ссылке Банковские расчетные документы). При выполнении любого из этих действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 5.20.

Рис. 5.20. Банковские расчетные документы

В этом окне представлены все документы, которые изменяют остаток денежных средств на банковском счете предприятия. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация:

• признак проведенного/непроведенного документа;

• признак ручной корректировки;

• признак отражения в налоговом учете (колонка НУ);

• признак оплаты документа (на рис. 5.20 все присутствующие в списке документы являются оплаченными);

• дата оплаты документа;

• дата формирования (сохранения) документа;

• номер документа;

• вид документа;

• название банковского счета организации, к которому относится данный документ;

• сумма по документу;

• валюта документа;

• наименование контрагента по документу;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• вид операции по документу.

В верхней части окна можно установить фильтр на отображаемые в списке документы по организации или по названию банковского счета (т. е. по значению колонок Организация и Счет организации). Название организации выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций.

Что касается поля Счет организации, то его значение выбирается в окне справочника банковских счетов (вызывается нажатием кнопки выбора). Отметим, что для выбора будут предложены только счета организации, указанной в поле Организация. Если же вы попытаетесь выбрать банковский счет, не заполнив предварительно поле Организация, то вначале на экране отобразится окно справочника организаций и только после выбора в нем значения – окно справочника банковских счетов.

Из окна банковских расчетных документов вы можете переходить в режим формирования новых и редактирования имеющихся документов. Это делается по обычным правилам работы в интерфейсах списка, которые нам уже хорошо знакомы. Отметим, что при переходе в режим формирования нового документа нужно будет указать вид документа, а затем выбрать операцию по документу. Исключение составляют только платежные требования – при выборе этого вида документа вы сразу попадете в режим его формирования, поскольку выбор типа операции для платежных требований в программе не предусмотрен.