Текст книги "1С: Бухгалтерия 8 с нуля. 100 уроков для начинающих"

Глава 10
Учет основных средств

Основные средства относятся к числу важнейших объектов бухгалтерского учета. По сравнению с учетом прочих активов предприятия здесь имеется целый ряд специфических особенностей, касающихся приобретения основных средств, принятия их к учету, списания и иных операций.

В этой главе мы узнаем, как в программе ”1С:Бухгалтерия 8” выполняются основные операции по учету основных средств.

Вся информация об используемых на предприятии объектах основных средств хранится в справочнике основных средств и справочнике объектов строительства. Чтобы открыть эти справочники, можно воспользоваться соответствующими командами главного меню, либо выбрать их в окне, изображенном на рис. 1.13.

Здесь мы не будем останавливаться на этих справочниках, поскольку порядок работы с ними во многом аналогичен работе с другими справочниками программы, подробное описание которых приведено в главе 2 ”Заполнение справочников и классификаторов”. Отметим лишь, что вносить данные в справочники можно как в самом начале работы с программой, так и в процессе ее эксплуатации.

Урок № 74. Принятие к учету объекта основных средств

Процесс постановки объекта основных средств на учет в программе "1С:Бухгалтерия 8” зависит от того, какой именно объект основных средств принимается к учету и каким образом он поступил на предприятие. В программе отдельно оформляется принятие к учету оборудования и объектов строительства. Кроме этого, отдельный механизм предусмотрен для постановки на учет объектов основных средств по результатам инвентаризации.

Важно

Факт принятия объекта основных средств к учету означает, что формирование его стоимости завершено. Обычно это происходит одновременно с вводом объекта основных средств в эксплуатацию.

В любом случае факт принятия объекта основных средств к учету оформляется с помощью документа, который называется «Принятие к учету ОС».

Для перехода в режим работы с этим документом в главном меню программы предназначена команда ОС | Принятие к учету ОС. Также для этого можно воспользоваться ссылкой Принятие к учету ОС, которая находится в панели функций на вкладке ОС. При выполнении любого из этих действий на экране откроется окно списка документов, изображенное на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Список документов на принятие к учету основных средств

Это окно представляет собой стандартный интерфейс списка, в нем отображается перечень сформированных ранее документов. Для каждого из них показана информация общего характера: дата формирования, номер, наименование организации, вид операции по документу и др.

Чтобы ввести новый документ, выполните в данном окне команду Действия | Добавить или нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить. После этого программа предложит выбрать вид операции по документу (рис. 10.2).

Рис. 10.2. Выбор вида операции по документу

Если вы хотите принять к учету оборудование или объект строительства, то предварительно должно быть отражено поступление объекта основных средств на предприятие. Обычно это делается с помощью документа «Поступление товаров и услуг», при вводе которого нужно выбрать вид операции Оборудование или Объекты строительства (см. рис. 6.2).

Например, на основании документа "Поступление товаров и услуг" с видом операции Оборудование поступивший объект основных средств будет оприходован на счет 08.04 "Приобретение объектов основных средств". А после проведения документа "Принятие к учету ОС" (для которого также выбран вид операции Оборудование) объект основных средств будет списан со счета 08.04 "Приобретение объектов основных средств" и принят на счет 01.01 "Основные средства в организации".

Что касается принятия к учету основных средств по результатам инвентаризации, то здесь все проще – никаких документов предварительно оформлять не требуется. Выявленный в результате инвентаризации объект просто приходуется на счет 01.01 "Основные средства в организации", при этом его стоимость относится на счет 91.01 "Прочие доходы".

Рассмотрим, как осуществляется ввод и редактирование документа с видом операции Оборудование. Окно, которое открывается после выбора этого вида операции, показано на рис. 10.3.

Рис. 10.3. Ввод и редактирование документа на принятие к учету оборудования

В верхней части данного окна нужно ввести обязательный минимум сведений: номер документа и дату его формирования (эти реквизиты программа заполнит автоматически при записи документа, но при необходимости их можно отредактировать), а также наименование организации, от имени которой оформляется документ.

Чтобы документ после проведения был отражен не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, нужно установить флажок Отражать в налог. учете. В поле Ответственный можно указать имя пользователя, который является ответственным за оформление данного документа.

Центральная часть окна состоит из трех вкладок: Основные средства, Общие сведения и Бухгалтерский учет. Если в верхней части окна установлен флажок Отражать в налог. учете, то появится еще одна вкладка – Налоговый учет.

Содержимое вкладки Основные средства показано на рис. 10.3. Здесь в поле Оборудование нужно указать вид оборудования, приход которого на предприятие был оформлен с помощью документа "Поступление товаров и услуг”. Выбор осуществляется из справочника номенклатуры, который отображается на экране при нажатии кнопки выбора или клавиши <F4>.

В поле Склад нужно указать название склада, на который ранее был оприходован объект основных средств, а в поле Счет (БУ) – счет бухгалтерского учета, на котором он числился до принятия к учету (т. е. на который был оприходован в результате проведения документа "Поступление товаров и услуг"). Как мы уже отмечали ранее, для оборудования в таких случаях обычно используется счет 08.04 "Приобретение объектов основных средств". Именно этот счет предлагается использовать по умолчанию, но при необходимости вы можете его перевыбрать в окне плана счетов, которое вызывается с помощью кнопки выбора.

В табличной части вкладки формируется перечень принимаемых к учету объектов основных средств. Для добавления в список новой позиции нажмите в инструментальной панели вкладки кнопку Добавить (напомним, что названия кнопок инструментальных панелей отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши) или клавишу <Insert>. В результате в списке появится позиция, номер которой будет сформирован автоматически. Затем в поле Основное средство нужно нажать кнопку выбора, а в открывшемся окне справочника основных средств выбрать основное средство, принимаемое к учету. После этого автоматически (в соответствии со значениями, введенными ранее в справочник для выбранного основного средства) будут заполнены поля Код и Инв. №.

Содержимое вкладки Общие сведения показано на рис. 10.4.

Рис. 10.4. Ввод и редактирование документа, вкладка Общие сведения

На этой вкладке в поле Операция с объектами ОС указывается вид операции, производимой с объектами основных средств по данному документу. Выбор значения осуществляется в окне справочника событий с основными средствами, которое открывается с помощью кнопки выбора.

Примечание

В справочнике событий с основными средствами осуществляются ввод, редактирование и хранение информации о событиях, которые могут происходить с основными средствами на данном предприятии. Такими событиями могут быть: ввод в эксплуатацию, капитальный ремонт, перемещение, переоценка, модернизация, передача, списание и др. Чтобы перейти к работе с этим справочником, его нужно выбрать в окне выбора справочников (см. рис. 1.13).

Как мы уже отмечали ранее, принятие объекта основных средств к учету в большинстве случаев происходит одновременно с вводом его в эксплуатацию. Чтобы совместить эти операции, установите на вкладке Общие сведения флажок Ввести в эксплуатацию одновременно с принятием к учету.

В поле Способы отражения расходов по амортизации (погашению стоимости) можно указать, каким образом в затратах предприятия должны отражаться расходы по начислению амортизации основных средств, принимаемых к учету по данному документу. Перечень этих способов формируется в соответствующем справочнике, из которого и выбирается значение данного поля.

Параметры бухгалтерского учета объекта основных средств, принимаемых к учету в соответствии с данным документом, определяются на вкладке Бухгалтерский учет (рис. 10.5).

Рис. 10.5. Ввод и редактирование документа, вкладка Бухгалтерский учет

Первое, что нужно сделать на вкладке, это заполнить поле Порядок учета. Здесь указывается, каким образом объект основных средств должен отражаться в бухгалтерском учете после проведения данного документа. Учтите, что от выбранного в этом поле значения зависит набор остальных параметров вкладки. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке из следующих вариантов:

• Начисление амортизации;

• Начисление износа;

• Списание при принятии к учету;

• Отражение в составе МПЗ;

• Стоимость не погашается.

Если в поле Порядок учета выбрано значение Начисление амортизации, то содержимое вкладки Бухгалтерский учет будет выглядеть так, как показано на рис. 10.5.

В поле Подразделение нужно указать наименование структурного подразделения предприятия, в котором будет числиться объект основных средств, а в расположенном справа поле МОЛ – фамилию, имя и отчество материально-ответственного лица, за которым будет закреплен объект основных средств после принятия его к учету. Значения этих полей выбираются из соответствующих справочников.

В поле Способ поступления из раскрывающегося списка выбирается способ поступления объекта основных средств на предприятие. Возможные варианты: Приобретение за плату, Строительство, В обмен на другое имущество, Вклад в совместную деятельность и др.

В поле Счет учета указывается счет бухгалтерского учета, на котором будет числиться объект основных средств после проведения документа. Обычно это счет 01.01 "Основные средства в организации", именно он и предлагается по умолчанию.

Далее нужно заполнить параметры начисления амортизации. В поле Счет начисления амортизации нужно указать счет, на котором будет отражаться начисление амортизации (по умолчанию предлагается счет 02.01 "Амортизация основных средств, учитываемых на счете 01"). Для начисления амортизации следует установить расположенный справа флажок Начислять амортизацию.

В поле Способ начисления амортизации из раскрывающегося списка следует выбрать способ начисления амортизации по принимаемым к учету объектам основных средств. Возможен выбор одного из перечисленных вариантов:

• Линейный способ;

• Способ уменьшаемого остатка;

• По сумме чисел лет срока полезного использования;

• Пропорционально объему продукции (работ);

• По единым нормам амортизационных отчислений;

• По единым нормам амортизационных отчислений (на 1000 км пробега).

В зависимости от выбранного способа открываются остальные параметры начисления амортизации (это может быть, например, норма амортизационных отчислений, график амортизации, предполагаемый объем выработки и др.). Отметим, что параметр Срок полезного использования (в месяцах) указывается для всех без исключения способов (но при условии, что будет заполнено поле Способ начисления амортизации).

Если на вкладке Бухгалтерский учет в поле Порядок учета (см. рис. 10.5) выбрано значение Начисление износа, то в качестве параметров его начисления нужно будет указать счет начисления износа (по умолчанию предлагается забалансовый счет 010 "Износ основных средств"), срок полезного использования (в месяцах), а также годовую норму амортизационных отчислений. Кроме этого, путем установки соответствующего флажка включается признак начисления износа.

Если в поле Порядок учета выбрано значение Списание при принятии к учету, то списание объекта основных средств будет произведено в момент принятия его к учету. В данном случае параметры начисления амортизации/износа не отображаются, и достаточно лишь заполнить поля Подразделение, МОЛ, Способ поступления и Счет учета (их описание уже приведено).

Если в поле Порядок учета выбрано значение Отражение в составе МПЗ, то после проведения данного документа объект основных средств будет зачислен в состав материальнопроизводственных запасов. В этом случае в соответствующих полях нужно будет указать номенклатурную позицию (выбирается из справочника номенклатуры), название склада, на который будет оприходован объект основных средств, а также счет бухгалтерского учета, на котором он будет числиться (по умолчанию предлагается счет 10.09 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности).

И еще одно значение, которое можно выбрать в поле Порядок учета, это Стоимость не погашается. При его выборе параметры начисления амортизации/износа не отображаются, поскольку стоимость объекта основных средств погашаться не будет, и нужно будет заполнить лишь уже знакомые нам поля Подразделение, МОЛ, Способ поступления и Счет учета.

На основании созданного документа можно получить акт приемки-передачи объекта основных средств по унифицированной форме "ОС-1". Для этого нужно внизу окна нажать кнопку Печать и в открывшемся меню выбрать команду Форма ОС-1. Фрагмент полученного документа показан на рис. 10.6.

Рис. 10.6. Акт приемки-передачи основных средств

Чтобы посмотреть результат проведения документа, выполните в окне его редактирования команду Действия | Результат проведения документа. Пример такого отчета показан на рис. 10.7.

Рис. 10.7. Результат проведения документа

Обратите внимание: в верхней части окна находится набор вкладок, с помощью которых можно выбирать режим представления отчета. На рис. 10.7 выбран режим Бухгалтерский учет. Мы видим, что в результате проведения документа объект основных средств списан со счета 08.04 и принят на счет 01.01 (о формировании этой проводки сказано ранее). Если же мы переключимся в режим Параметры амортизации ОС (бухгалтерский учет), то окно с результатами проведения документа будет выглядеть так, как показано на рис. 10.8.

Рис. 10.8. Отчет о параметрах начисления амортизации

В этом отчете об объекте основных средств, наименование которого отображается в колонке Основное средство, показаны срок полезного использования, годовая норма начисления амортизации, первоначальная стоимость объекта основных средств, наименование организации, на балансе которой он числится, и иные сведения.

Вы можете в любой момент посмотреть информацию о текущем местонахождении принятого на учет объекта основных средств. Для этого нужно в окне результатов проведения документа выбрать вкладку Местонахождение ОС (бухгалтерский учет), в результате это окно примет вид, как показано на рис. 10.9.

Рис. 10.9. Информация о местонахождении объекта основных средств

В данном случае мы видим, что объект основных средств Станок ТС-30, принадлежащий организации ООО «Меркурий», находится в подразделении Производственный цех и числится за ответственным лицом Петрова Мария Ивановна.

Еще один полезный отчет, который можно сформировать, это отчет о движении документа. С его помощью вы можете посмотреть, каким образом проведение документа отразилось в регистрах конфигурации. Для получения отчета нужно справа внизу окна выбрать вкладку Отчет по движениям документа, в результате на экране отобразится окно (рис. 10.10).

Рис. 10.10. Отчет по движениям документа

Отметим, что первоначально отчет будет пустым, в нем будет заполнено лишь поле Документ отчета (здесь отобразятся реквизиты документа, по которому формируется отчет).

В поле Выводить детализацию по из раскрывающегося списка выбирается вариант представления отчета. Чтобы сформировать отчет, нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Сформировать.

Полученный отчет по движениям документа вы можете вывести на печать, для этого используйте команду главного меню программы Файл | Печать или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.

Урок № 75. Внутреннее перемещение основных средств

Перемещение объектов основных средств внутри предприятия – это операция, встречающаяся довольно-таки часто. Например, токарный станок может передаваться из производственного цеха в сборочный, оргтехника из отдела поставок в отдел продаж и т. д.

Для отражения в учете операций по перемещению основных средств из одного структурного подразделения предприятия в другое в программе "1С:Бухгалтерия 8" предназначен документ "Перемещение ОС", с которым мы сейчас и познакомимся.

Сразу отметим, что по результатам проведения этого документа никакие бухгалтерские проводки не формируются, а лишь вносятся соответствующие изменения в регистры сведений "Местонахождение ОС (бухгалтерский учет)" и "События ОС организаций". Посмотреть содержимое этих регистров можно, выбрав их в окне списка регистров сведений, которое вызывается с помощью команды главного меню Операции | Регистры сведений.

Чтобы перейти к работе с документами по перемещению основных средств внутри предприятия, нужно выполнить команду главного меню ОС | Перемещение ОС (либо в панели функций на вкладке ОС щелкнуть мышью на ссылке Перемещение ОС). В результате выполнения любого их этих действий на экране появится окно списка документов, изображенное на рис. 10.11.

Рис. 10.11. Список документов на внутреннее перемещение ОС

Для каждого документа в окне показывается символ проведения документа, дата его формирования, номер, наименование организации, название структурного подразделения, ФИО материальноответственного лица, а также имя пользователя, ответственного за формирование документа.

Ввод новых и редактирование имеющихся документов на внутреннее перемещение основных средств осуществляется в окне, которое показано на рис. 10.12.

Рис. 10.12. Ввод и редактирование документа на внутреннее перемещение основных средств

В верхней части окна в полях Номер и от указывается, соответственно, номер документа и дата его формирования. Эти параметры заполняются так же, как и в интерфейсах редактирования других документов программы.

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, указывается название организации, в которой будет числиться объект основных средств.

В поле Событие указывается название события, производимого с объектами основных средств по данному документу. Выбор значения осуществляется в окне справочника событий с основными средствами, которое открывается с помощью кнопки выбора.

О том, какие сведения хранятся в данном справочнике, мы говорили на предыдущем уроке.

В поле Подразделение указывается название структурного подразделения предприятия, в которое перемещаются объекты основных средств по данному документу, а в поле МОЛ – ФИО сотрудника, на котором этот объект будет числиться.

Важно

Поля Организация, Подразделение и МОЛ являются обязательными для заполнения, в противном случае проведение документа будет невозможно (правда, его можно будет просто сохранить с помощью кнопки Записать).

В табличной части окна формируется список основных средств, перемещаемых внутри предприятия по данному документу.

Для добавления новой позиции нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу <Insert>, после чего в поле Основное средство нажмите кнопку выбора и выберите значение в открывшемся окне справочника основных средств. После этого автоматически заполнится поле Инв. № (в нем отобразится инвентарный номер объекта основных средств, присвоенный ему в справочнике).

Завершается формирование документа нажатием кнопки ОК.

С помощью кнопки Записать можно сохранить введенные данные без проведения документа.

Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

С помощью команды Перейти | Движения документа по регистрам можно посмотреть, каким образом проведение документа отразилось в регистрах конфигурации. При активизации данной команды на экране отображается окно (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Отчет о движении документа по регистрам

Как видно из рисунка, результаты проведения документа нашли свое отражение в регистрах сведений «Местонахождение ОС (бухгалтерский учет)» и «События ОС организаций».

Урок № 76. Инвентаризация основных средств

Как мы уже отмечали ранее, инвентаризация позволяет проверить соответствие фактического наличия ценностей данным бухгалтерского учета. Инвентаризация основных средств проводится с целью обеспечения достоверности учетных данных, а также сохранности основных средств предприятия. Если инвентаризация выявила расхождения между учетными и фактическими данными, то в бухгалтерском учете выполняются соответствующие корректировки (излишки приходуются, а недостачи списываются).

В соответствии с действующим законодательством инвентаризация основных средств должна проводиться в перечисленных случаях:

• при реорганизации или ликвидации субъекта хозяйствования;

• при смене материально-ответственных лиц;

• при обнаружении фактов злоупотреблений, порчи или хищения основных средств;

• при передаче основных средств в аренду, при их выкупе или продаже;

• один раз в три года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключением являются основные средства, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября года, за который составляется отчет).

Оформление результатов проведения инвентаризации основных средств производится документом "Инвентаризация ОС".

Для перехода в режим работы с данными документами следует выполнить команду главного меню ОС | Инвентаризация ОС (или в панели функций на вкладке ОС щелкнуть мышью на ссылке Инвентаризация ОС). В результате выполнения любого из этих действий на экране откроется окно списка документов, изображенное на рис. 10.14.

Рис. 10.14. Список документов о проведении инвентаризации

В этом окне для каждой позиции списка показывается следующая информация: дата и время создания документа, его номер, наименование организации, в которой проводилась инвентаризация, название подразделения предприятия, на котором проводилась инвентаризация, причина проведения инвентаризации, а также имя пользователя или ФИО сотрудника, ответственного за оформление текущего документа.

Для создания нового документа необходимо в окне списка выполнить команду Действия | Добавить либо нажать клавишу <Insert>.

Для редактирования текущего документа нужно выполнить команду Действия | Изменить либо нажать клавишу <F2>. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования документа, изображенное на рис. 10.15.

Рис. 10.15. Ввод и редактирование документа

В верхней части окна содержатся стандартные поля, предназначенные для идентификации документа. К ним относятся: Номер, от и Организация.

В поле Подразделение указывается наименование структурного подразделения организации, на котором проводилась инвентаризация. Значение поля выбирается в окне справочника подразделений, которое выводится на экран при нажатии кнопки выбора.

В табличной части окна на вкладке Основные средства формируется перечень основных средств, наличие которых проверялось на выбранном подразделении. Данный перечень можно формировать как вручную, так и автоматически.

При ручном формировании списка для добавления в него новой позиции следует нажать клавишу <Insert> либо соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом номер позиции сформируется автоматически, а выбор объекта основных средств осуществляется в поле Основное средство из соответствующего справочника. Также для выбора основных средств можно воспользоваться кнопкой Подбор.

После выбора основного средства автоматически заполнятся поля Инв. № и МОЛ. После того как введены фактические и учетные данные, в соответствующих колонках автоматически отобразится количественное и суммовое выражение излишков или недостач. При этом недостачи отображаются красным цветом.

Для автоматического заполнения табличной части документа нужно нажать кнопку Заполнить, а затем в открывшемся меню выбрать один из перечисленных вариантов:

• По остаткам. В данном случае табличная часть будет заполнена по остаткам на дату заполнения документа;

• Данные учета. При выборе этой команды табличная часть будет заполнена в соответствии с учетными данными;

• Фактические данные. В этом случае фактические данные в табличной части будут сформированы в соответствии с учетными данными. Выполнение команды имеет смысл только после введения учетных данных.

Рекомендуется табличную часть документа заполнять автоматически, а вручную лишь вносить в нее необходимые корректировки (добавлять или удалять позиции и т. д.).

Для удаления позиции из табличной части окна нужно выделить ее щелчком мыши и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить текущий или клавишу <Delete>. При этом нужно соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

В поле Ответственный из справочника физических лиц выбирается сотрудник, ответственный за оформление текущего документа. В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести требуемый комментарий к текущему документу.

Следует особо отметить, что документ "Инвентаризация ОС" сам по себе не проводится, и на его основании никаких изменений в базе данных не происходит. Чтобы результаты инвентаризации были проведены по учету, следует на основании данного документа ввести документы "Принятие к учету ОС", "Перемещение ОС" или "Списание ОС". Для этого нужно воспользоваться соответствующими командами подменю Действия | На основании.

При создании документа "Принятие к учету" в него автоматически будут внесены только те основные средства, по которым в документе "Инвентаризация ОС" был выявлен излишек.

Аналогично при создании документа "Списание ОС" в него включаются только те позиции из документа-основания, по которым была выявлена недостача.

Что касается документа "Перемещение ОС", то он используется в случаях, когда в одном подразделении выявлен излишек основных средств, а в другом недостача этих же основных средств.

После проведения документов "Принятие к учету ОС", "Списание ОС" и "Перемещение ОС" результаты инвентаризации будут отражены в учете.

Содержимое вкладки Дополнительно показано на рис. 10.16.

Рис. 10.16. Ввод и редактирование документа, вкладка Дополнительно

На этой вкладке в поле Документ из раскрывающегося списка выбирается тип распорядительного документа, на основании которого проводится инвентаризация основных средств (Приказ, Постановление или Распоряжение). После этого в расположенных ниже полях Номер и от указывается, соответственно, номер и дата этого документа.

В полях Дата начала и Дата окончания указываются начальная и конечная даты интервала времени, за который проводится инвентаризация, а в поле Причина с клавиатуры вводится причина проведения инвентаризации (например, Смена материальноответственных лиц и т. п.).

В табличной части окна формируется список членов инвентаризационной комиссии.

Для добавления новой позиции нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или клавишу <Insert>, после чего в поле Члены комиссии нажмите кнопку выбора и в открывшемся окне справочника физических лиц (см. рис. 2.28) выберите члена комиссии.

В колонке Председатель путем установки флажка отметьте члена комиссии, который будет являться ее председателем (по умолчанию программа предлагает выбрать председателем первого указанного в списке сотрудника).

С помощью команд, открываемых при нажатии на кнопку Печать, можно вывести на печать следующие формы документов:

• Инвентаризационная опись основных средств (форма "ИНВ-1");

• Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов (форма "ИНВ-18");

• Приказ о проведении инвентаризации (форма "ИНВ-22").

На рис. 10.17 показана сличительная ведомость по форме "ИНВ-18".

Рис. 10.17. Сличительная ведомость

Чтобы отправить документ на печать, выполните команду главного меню Файл | Печать или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.