Текст книги "1С: Бухгалтерия 8 с нуля. 100 уроков для начинающих"

Урок № 90. Расчет сумм ЕСН и страховых взносов в ПФР

Для расчета и регистрации сумм единого социального налога и страховых взносов в Пенсионный фонд России в программе предназначен документ «Расчет ЕСН», для доступа к которому предназначена команда главного меню Зарплата | Расчет ЕСН или аналогичная ссылка на вкладке Зарплата панели функций. На основании этого документа будут сформированы соответствующие бухгалтерские проводки после проведения документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (с которым мы познакомимся позже).

Окно списка документов представлено на рис. 12.8.

Рис. 12.8. Список документов «Расчет ЕСН»

В этом окне представлен перечень сформированных ранее документов. Ввод и редактирование документов осуществляются в окне, изображенном на рис. 12.9.

Рис. 12.9. Ввод и редактирование документа «Расчет ЕСН»

В верхней части окна заполняются стандартные параметры: Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный.

В поле Месяц начисления указывается месяц, в котором данный документ должен быть проведен по учету.

Табличная часть документа состоит из двух вкладок: Расчет ЕСН и Начисления. На первой вкладке осуществляется расчет сумм ЕСН и взносов в ПФР, а на второй содержатся сведения о произведенных начислениях работникам (на основании этих данных будут рассчитываться суммы ЕСН и взносов в ПФР).

Заполнять табличную часть окна можно как вручную, так и автоматически. В первом случае добавление позиций осуществляется стандартным способом – с помощью кнопки Добавить, которая находится в инструментальной панели. После этого вручную вводятся суммы начисленных налогов.

Что касается автоматического заполнения документа, то для этого нужно нажать кнопку Заполнить и рассчитать, которая находится в верхней части окна. После этого на основании сформированного ранее документа "Начисление зарплаты работникам организаций" (см. урок № 88) будет сформирован список сотрудников, а на вкладке Начисления отобразится информация о произведенных в данном месяце начислениях.

Что касается вкладки Расчет ЕСН, то здесь на основании сведений о ставках налога (напомним, что они должны быть указаны в регистре сведений Сведения о ставках ЕСН и ПФР) отобразятся суммы начисленных налогов по каждому сотруднику.

Чтобы провести документ, нажмите кнопку ОК, а чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа – кнопку Записать.

Урок № 91. Отражение зарплаты, причитающихся удержаний и налогов в учете

Чтобы данные о зарплате, а также о причитающихся налогах и удержаниях отразились в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо сформировать и провести документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете», доступ к которому осуществляется с помощью команды главного меню Зарплата | Отражение зарплаты в регламентированном учете либо соответствующей ссылки на вкладке Зарплата панели функций. Иначе говоря, все проводки по зарплате будут сформированы только после проведения данного документа, причем предварительно необходимо сформировать и провести документы «Начисление зарплаты работникам организаций» и «Расчет ЕСН» за соответствующий месяц.

Окно списка документов представлено на рис. 12.10.

Рис. 12.10. Список документов по отражению зарплаты в учете

Для формирования нового документа нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить, для редактирования имеющегося документа дважды щелкните на нем мышью. Ввод и редактирование документов осуществляются в окне, которое показано на рис. 12.11.

Рис. 12.11. Ввод и редактирование документа

Чтобы в окне отобразились проводки бухгалтерского и налогового учета, нажмите в инструментальной панели кнопку Заполнить. После этого нужно провести документ нажатием кнопки ОК или с помощью команды Действия | Провести.

Чтобы посмотреть результат проведения документа, выполните команду Действия | Результат проведения документа, которую можно вызвать как в окне списка, так и в окне редактирования. На рис. 12.12 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 12.11.

Рис. 12.12. Результат проведения документа

На этом рисунке показаны проводки, сформированные в бухгалтерском учете. Чтобы посмотреть проводки налогового учета, нужно переключиться на соответствующую вкладку.

Урок № 92. Формирование отчетности по зарплате

Для быстрого формирования отчетности по зарплате на вкладке Зарплата панели функций имеются соответствующие ссылки (рис. 12.13).

Рис. 12.13. Панель функций, вкладка Зарплата

С помощью этих ссылок можно получить самые разные отчеты и документы: расчетные листки, расчетные ведомости, оборотносальдовую ведомость по счету 70, карточки по НДФЛ, ЕСН, ОПС и др. В целом порядок формирования всех отчетов примерно одинаков.

Например, чтобы получить расчетные листки работников, нужно щелкнуть на ссылке Расчетные листки, затем в открывшемся окне указать отчетный период и нажать кнопку Сформировать. Пример расчетных листков показан на рис. 12.14.

Рис. 12.14. Расчетные листки

Если выплата зарплаты за данный месяц уже производилась, то в расчетном листке будет присутствовать строка Выплачено, в которой отобразится выплаченная сотруднику сумма.

Чтобы сформировать расчетную ведомость в произвольной форме, нужно щелкнуть на ссылке Расчетная ведомость (произвольная), затем в открывшемся окне указать отчетный месяц и нажать кнопку Сформировать. Пример расчетной ведомости показан на рис. 12.15.

Рис. 12.15. Расчетная ведомость в произвольной форме

Как видно из рисунка, в данном случае все выплаты работникам произведены. Если же зарплата была начислена, но выплата еще не осуществлялась, то в ведомости вместо двух последних колонок (на рисунке это Всего выплачено и Через кассу) будет присутствовать колонка Конечное сальдо.

Подобным образом с помощью соответствующих ссылок формируются и другие виды отчетов по заработной плате.

Глава 13
Формирование отчетности

Любую информацию, введенную в программу, после соответствующей обработки можно вывести в виде разнообразных отчетов. В этой главе мы рассмотрим, как в программе ”1С:Бухгалтерия 8” осуществляются настройка и получение отчетных форм.

Отметим, что формирование большинства отчетов осуществляется по аналогичным правилам. Поэтому мы не будем подробно останавливаться на каждом отчете, а рассмотрим лишь наиболее популярные из них (тем более что с некоторыми отчетами мы уже познакомились в предыдущих главах книги).

Урок № 93. Закрытие месяца

Многие отчеты в программе можно настроить и получить сразу после формирования соответствующих бухгалтерских проводок. Это, например, ведомости и карточки по счетам 50, 51, 60, 62, 76 и др. Однако есть целый ряд отчетов, для получения которых необходимо выполнить закрытие месяца, потому что данные для них рассчитываются в процессе этой операции. Это касается, в частности, амортизации основных средств и нематериальных активов, переоценки валюты, списания расходов будущих периодов, закрытия счетов по учету затрат и др.

Закрытие месяца оформляется с помощью документа, который так и называется "Закрытие месяца”. Переход в режим работы с этими документами осуществляется с помощью команды главного меню Операции | Регламентные операции | Закрытие месяца. При активизации данной команды на экране открывается окно списка (рис. 13.1).

Рис. 13.1. Список документов «Закрытие месяца»

Чтобы сформировать новый документ, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей <Insert>. Чтобы отредактировать текущий документ, дважды щелкните на нем мышью. В результате откроется окно, изображенное на рис. 13.2.

Рис. 13.2. Окно Закрытие месяца

В этом окне путем установки соответствующих флажков (отдельно для бухгалтерского и налогового учета – в колонках соответственно БУ и НУ) нужно указать действия и операции, которые должны быть выполнены в процессе закрытия месяца. Например, чтобы было выполнено автоматическое начисление амортизации основных средств, нужно установить флажок Начисление амортизации ОС и т. д.

Чтобы выполнить закрытие месяца, нажмите в данном окне кнопку ОК или выполните команду Действия | Провести.

Примечание

Помните, что процесс закрытия месяца может занять продолжительное время, особенно при работе с большими объемами данных или при использовании недостаточно мощного компьютера.

При нажатии кнопки Печать открывается меню, в котором можно выбрать печатную форму отчета о закрытии месяца. Вы можете получить сразу все отчеты о выполненных в процессе закрытия месяца действиях и операциях, для этого в данном меню нужно выбрать команду Все операции.

Урок № 94. Оборотно-сальдовая ведомость

В программе ”1С:Бухгалтерия 8” формируются два вида оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ): общая ОСВ (по всем счетам) и ОСВ по конкретному счету. На этом уроке мы узнаем, как формировать каждую из них.

Оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам включает в себя входящее и исходящее сальдо по счетам, а также обороты по ним. Колонки с входящим и исходящим сальдо, по сути, представляют собой бухгалтерский баланс предприятия соответственно на начало и конец отчетного периода.

Чтобы сформировать ОСВ по счетам, нужно выполнить команду главного меню Отчеты | Оборотно-сальдовая ведомость, затем в открывшемся окне указать период формирования отчета и нажать кнопку Сформировать. Пример готового отчета показан на рис. 13.3.

Рис. 13.3. Оборотно-сальдовая ведомость

При необходимости можно выполнить более тонкую настройку параметров отчета. Для этого нужно нажать в инструментальной панели кнопку Настройка, а в открывшемся окне указать требуемые параметры формирования отчета.

Полезный совет

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость, вы можете быстро получить по любому счету один из следующих отчетов: "ОСВ по счету", "Карточка счета", "Анализ счета", "Обороты счета по месяцам" и "Обороты счета по дням". Для этого нужно в ведомости дважды щелкнуть мышью на соответствующем счете, после чего в открывшемся окне выбрать требуемый вид отчета.

Чтобы получить оборотно-сальдовую ведомость по конкретному счету, выполните команду главного меню Отчеты | Оборотносальдовая ведомость по счету. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 13.4.

Рис. 13.4. Окно Оборотно-сальдовая ведомость по счету

В соответствующих полях этого окна нужно указать начальную и конечную даты отчетного периода, счет, по которому формируется отчет, а также организацию (по умолчанию в поле Организация предлагается название организации, которая в справочнике организаций выбрана в качестве основной).

Пример сформированного отчета показан на рис. 13.5.

Рис. 13.5. ОСВ по счету 62

При желании можно изменить вид отчета и представление в нем данных. Например, на рисунке сальдо на конец месяца по всем контрагентам и договорам показано по дебету (если оно кредитовое, то перед суммой стоит минус, а сама сумма отображается красным шрифтом). Такое представление непривычно и не всегда удобно. Чтобы изменить его, нажмите в инструментальной панели кнопку Настройка, в результате чего откроется окно, изображенное на рис. 13.6.

Рис. 13.6. Настройка представления данных в отчете

Как видно из рисунка, окно состоит из трех вкладок.

На вкладке Общие указываются общие параметры отчета (большинство из них присутствует в окне отчета, см. рис. 13.4 и 13.5).

На вкладке Детализация можно настроить степень детализации данных в отчете.

На вкладке Отбор можно установить фильтр на включаемые в отчет данные (например, по контрагенту, по договору, по виду продукции и т. д., в зависимости от конкретного отчета).

Примечание

Аналогичным образом (за некоторыми исключениями) осуществляется настройка представления данных и в других отчетах программы.

Чтобы итоговое сальдо по контрагентам и договорам в отчете, показанном на рис. 13.5, было разнесено по столбцам Дебет и Кредит, нужно в окне Настройка на вкладке Общие установить флажок Развернутое сальдо (см. рис. 13.6). После нажатия в данном окне кнопки ОК, а в окне отчета кнопки Сформировать ведомость примет вид, как показано на рис. 13.7.

Рис. 13.7. ОСВ по счету 62 с развернутым сальдо

Из этого отчета вы можете быстро перейти к отчету "Карточка счета” с отбором данных по любой позиции ведомости. Для этого достаточно дважды щелкнуть мышью на соответствующей позиции ведомости. Например, если в отчете, изображенном на рис. 13.7, щелкнуть мышью на позиции Основной договор, то на экране отобразится карточка счета в таком виде, как показано на рис. 13.8.

Рис. 13.8. Карточка счета по выбранной позиции

Из карточки счета вы можете быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого сформирована каждая проводка отчета. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей проводке.

Урок № 95. Карточка счета и карточка субконто

Карточка счета по праву считается одним из самых популярных отчетов у пользователей системы «1С». Популярность этого отчета обусловлена рядом свойственных ему особенностей, среди которых можно отметить следующие: удобство в работе, хорошая читаемость, способность наряду с компактностью отчетной формы аккумулировать в себе краткую, но в то же время достаточно полную и конкретную информацию обо всех движениях по счету, возможность отслеживать текущее сальдо и др.

Удобство карточки счета отмечают не только непосредственные пользователи системы. Нередки случаи, когда при проведении всевозможных проверок налоговые органы просят предоставлять необходимую информацию на карточке счета из "1С".

Чтобы получить карточку счета, нужно выполнить команду главного меню Отчеты | Карточка счета. В результате на экране откроется такое же окно, как и для оборотно-сальдовой ведомости по счету (см. рис. 13.4), в котором нужно указать параметры отчета и нажать кнопку Сформировать. Пример готового отчета показан на рис. 13.9.

Рис. 13.9. Карточка счета

Двойным щелчком мыши на любой позиции карточки счета можно быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого была сформирована данная проводка.

В программе есть еще один похожий отчет – карточка субконто, который выглядит примерно так же, как и карточка счета, только привязан не к счету бухгалтерского учета, а к субконто.

Чтобы сформировать карточку субконто, нужно выполнить команду главного меню Отчеты | Карточка субконто, затем в инструментальной панели открывшегося окна нажать кнопку Настройка и выбрать субконто для формирования отчета. Пример карточки субконто показан на рис. 13.10.

Рис. 13.10. Карточка субконто

Из этого отчета также можно быстро перейти в режим просмотра и редактирования первичного документа, для этого нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей проводке.

Урок № 96. Анализ счета и анализ субконто

Анализ счета также относится к числу популярных отчетов программы «1С». Чтобы сформировать этот отчет, нужно выполнить команду главного меню Отчеты | Анализ счета, затем в открывшемся окне указать отчетный период, счет и организацию, потом нажать кнопку Сформировать. На рис. 13.11 показан анализ счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Рис. 13.11. Анализ счета 70

В этом отчете представлена сводная информация о корреспонденции выбранного счета с другими счетами. По каждой корреспонденции можно получить отчет по проводкам, для этого достаточно дважды щелкнуть на ней мышью. Пример отчета по проводкам показан на рис. 13.12.

Рис. 13.12. Отчет по проводкам

Отчет по проводкам позволяет узнать, из каких сумм сложилась соответствующая корреспонденция в отчете «Анализ счета». На рисунке показана расшифровка корреспонденции счета 70 со счетом 26 (начисление зарплаты), общая сумма которой составляет 23 300 рублей.

Анализировать можно не только счета бухгалтерского учета, но и субконто. Этот отчет похож на анализ счета, только привязан не к счету бухгалтерского учета, а к субконто. Чтобы получить анализ субконто, нужно выполнить команду главного меню Отчеты | Анализ субконто, затем в инструментальной панели открывшегося окна нажать кнопку Настройка и выбрать субконто для формирования отчета. Пример такого отчета показан на рис. 13.13.

Рис. 13.13. Анализ субконто Договоры

На этом рисунке представлен анализ субконто Договоры. Если на любой позиции этого отчета дважды щелкнуть мышью, то по ней будет сформирована карточка субконто (см. рис. 13.10).

Урок № 97. Главная книга

Главная книга – это один из основных документов бухгалтерской отчетности, который содержит информацию о корреспонденции каждого счета со всеми другими счетами, а также о сальдо по каждому счету.

Чтобы сформировать Главную книгу, выполните команду главного меню Отчеты | Главная книга, затем в открывшемся окне укажите отчетный период и название организации, потом нажмите кнопку Сформировать. Пример готового отчета показан на рис. 13.14.

Рис. 13.14. Главная книга (фрагмент)

С помощью кнопки Настройка можно перейти в режим настройки представления данных в отчете. Например, вы можете настроить отображение развернутого сальдо по выбранным счетам, разбить Главную книгу на листы и др.

По каждому счету Главной книги можно посмотреть расшифровку. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке Итого, в результате чего на экране отобразится отчет "Обороты счета" (рис. 13.15).

Рис. 13.15. Обороты счета

На рисунке показаны обороты счета 04 «Нематериальные активы». Из этого отчета можно получить отчет по проводкам (см. рис. 13.12), дважды щелкнув мышью на интересующей позиции.

Любой сформированный в программе отчет выводится на печать с помощью команды главного меню Файл | Печать или нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<P>.

Глава 14
Сервисные функции программы

В этой главе мы рассмотрим сервисные функции, с которыми должен уметь обращаться каждый пользователь программы. Эти функции предназначены для удаления помеченных объектов, поиска ссылок на объекты и проведение документов.

Урок № 98. Удаление помеченных объектов

Как известно, процедура удаления ненужной информации из любого программного продукта требует повышенного внимания и осторожности, т. к. процесс этот зачастую необратим, а последствия могут быть достаточно серьезными. В связи с этим в программе ”1С:Бухгалтерия 8” реализована возможность как непосредственного удаления ненужных данных, так и пометки их на удаление с последующим удалением средствами специально предназначенной функциональности.

Для этих целей существует команда Удалить (еще она может называться Удалить непосредственно; активизируется также нажатием комбинации клавиш <Shift>+<Delete>) либо команда Пометить на удаление (вызывается также нажатием клавиши <Delete>). Эти команды содержатся как в контекстных меню, так и в меню Действия многих интерфейсов системы.

Примечание

Непосредственное удаление может быть недоступно (если у пользователя нет соответствующих прав доступа). В этом случае удаление объектов возможно только в два этапа – с предварительной пометкой и последующим удалением.

Для удаления помеченных объектов следует воспользоваться командой главного меню Операции | Удаление помеченных объектов. При активизации этой команды система автоматически выдает предупреждение о том, что процесс поиска и подготовки к удалению помеченных объектов может занять значительное время и запрашивает подтверждение на выполнение данной операции. Это предупреждение является особенно актуальным для пользователей, работающих с информационными базами больших объемов. При положительном ответе на этот запрос начинается процесс поиска и подготовки к удалению помеченных объектов. По окончании этого процесса его результаты отображаются в окне Поиск и удаление помеченных объектов, которое изображено на рис. 14.1.

Рис. 14.1. Поиск и удаление помеченных объектов

В верхней панели данного окна содержится перечень помеченных на удаление объектов, обнаруженных в информационной базе. Возможности системы предусматривают просмотр подробной информации о любом объекте, который входит в состав данного списка. Для этого достаточно установить курсор на соответствующую позицию и нажать кнопку Открыть, расположенную справа вверху окна.

С помощью соответствующих флажков, расположенных ниже перечня помеченных на удаление объектов, можно включать/ выключать режимы отображения объектов, которые можно удалить, и объектов, удаление которых в данный момент невозможно. По умолчанию данные флажки установлены.

В нижней панели окна содержится перечень ссылок (при их наличии) на объект, активный в верхней панели окна. С помощью соответствующих флажков осуществляется управление отображением ссылок удаляемых объектов и ссылок неудаляемых объектов. По умолчанию все флажки установлены.

С помощью кнопки Поиск можно в случае необходимости произвести запуск повторного поиска помеченных на удаление объектов.

Чтобы определить, какие объекты можно удалить в данный момент, а какие нет, следует воспользоваться кнопкой Контроль. При нажатии на нее на экране отображается окно Удаление объектов (рис. 14.2), в верхней панели которого приведен перечень объектов, помеченных на удаление, а в нижней – перечень ссылок на помеченные для удаления объекты.

Рис. 14.2. Удаление объектов

В верхней панели окна возле каждого объекта располагается соответствующий символ: если на объект ссылок не имеется, то его удаление разрешено и он будет помечен зеленым символом; если же на объект имеются ссылки, то он будет помечен символом красного цвета.

Для просмотра ссылок на объект следует установить на него курсор, в результате чего в нижней панели окна отобразится перечень ссылок. Те ссылки, из-за которых удаление помеченного на удаление объекта невозможно, обозначены в списке символом "I".

В данном окне также реализована возможность включения/ выключения режимов отображения объектов, которые можно удалить, и объектов, удаление которых невозможно, а также ссылок удаляемых и неудаляемых объектов – для этого предназначены соответствующие флажки.

В верхней панели окна под списком объектов в информационной строке показывается количество помеченных, выбранных, удаляемых и неудаляемых объектов. В нижней панели окна аналогичным образом показывается количество удаляемых и неудаляемых ссылок.

Для удаления объектов нажмите кнопку Удалить.

После удаления перечень удаленных объектов отобразится в окне служебных сообщений, которое откроется в нижней части интерфейса.