Текст книги "Банковский аудит"

39. Оpганизация документооборота

Документооборот в банке утверждается руководителем банка.

Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках:

– приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня;

– расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками или в централизованном порядке, через специальных работников. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики).

Расчетные и кассовые операции частных лиц (вкладчиков, пенсионеров, граждан, сдающих различные взносы) производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции.

Операции по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств имеет смысл производить в операционное время, а операции внутрибанковские во второй половине дня.

С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций, кредитных и депозитных, а также межбанковских и операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки.

Организация рабочего дня учетно-операционных работников устанавливается с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями «Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации» и «Об организации расчетов между банками разных республик».

40. Внутpибанковский контроль и аудит

Одно из условий внутреннего контроля – четкое разделение контрольных и исполнительских функций при ведение учета в банке.

Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям.

При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента. Большинство банковских операций подлежат предварительному контролю (кассовые, вкладные, расчетные).

При приеме денежно – расчетных документов ответственный исполнитель (бухгалтер, контролер) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов (в случае отсутствия – проставляются работниками банка), соответствует ли печать и подписи распорядителя счетом заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя.

Ордера по счетам фондов банка, драгоценных металлов, по расходу наличных средств, прибылей и убытков, по учету просроченной задолженности и процентов, долгов, списанных в убыток, а также ордера на закрытие расчетных, текущих, бюджетных счетов и ордера по закрытию корреспондентских счетов, ордера по исправлению допущенных ошибок в бухгалтерском учете должны иметь контрольную подпись. Контрольная подпись по видам операций предоставляется старшим лицам, назначаемым приказом по банку.

Исправление бухгалтерских записей производится методом обратного сторно. Документом, служащим основанием для проведения исправительной записи является исправительный ордер. Ордер выписывается в 4-х экземплярах. В связи с тем, что исправительные проводки не являются массовыми, Банк России не разрешает изготовление исправительных ордеров с применением вычислительной техники.

Расчетно-денежные документы, на основании которых в учреждениях банков осуществлен прием и выдача наличных денег и других ценностей и перечисление средств с одних счетов на другие счета в банке, должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по тем операциям, по которым дополнительного контроля не требуется, – одну подпись ответственного исполнителя.

Последующий контроль осуществляется выборочно или тематически. Он осуществляется главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его по его распоряжению.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Главные бухгалтеры учреждений банков, их заместители, начальники отделов и инспекторы последующего контроля обязаны по должности систематически производить последующие проверки учетно-операционной работы.

Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого учетно-операционного работника проверялась, как правило, не реже одного раза в год.

Для поддержания финансовой устойчивости банка, грамотного проведения операций, обеспечения сохранности и увеличения пассивов, получения достоверной информации о финансовом состоянии и состоянии исполнительской дисциплины, многие банки стали вводить вместо ревизионно – бухгалтерских подразделений, отделы внутрибанковского аудита.

В отличии от ревизионно – бухгалтерских подразделений на отделы аудита возлагаются и более широкие функции. Так, на отдел аудита могут быть возложены следующие задачи:

– административный контроль;

– контроль бухгалтерского учета;

– контроль ликвидности активов и сохранности пассивов, соответствие структур пассивов и активов;

– контроль доходности и рентабельности операций.

Основными исходящими документами отдела аудита являются:

– записки о состоянии дел в той или иной области деятельности банка или банковских операций;

– записки о соответствии проводимых операций решениям общего собрания акционеров (пайщиков) банка, Совета или Правления банка, о выполнении приказов и распоряжений по банку;

– аналитические записки;

– акты проверок.

Функции внутрибанковского аудита в разных банках могут отличаться и значительно. Тем не менее, чем банк крупнее, чем больше у него филиальная сеть, тем более важным является проведение контрольных мероприятий.

Кроме того, в соответствии с приказами Банка России от 28. 08. 97 г. No 02-372 и от 29. 08. 97 г. No 02-378 утверждены Положения «Об организации внутреннего контроля в банках» и «О порядке организации внутреннего контроля в кредитных организациях – участниках финансовых рынков». В соответствии с указанными документами в банках должна быть сформирована служба внутреннего контроля в функции которой входят:

– выполнение сотрудниками банка требований действующего законодательства;

– оценка и минимизация банковских рисков;

– правильное и своевременное отражение в учете банковских операций;

Руководитель службы внутреннего контроля является по должности заместителем руководителя банка и не может одновременно руководить иными подразделениями банка.

41. Хpанение документов

Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной деятельности банка, но и расчетно-платежные документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка.

Документы хранятся в бумажной и электронной форме.

Письмом от 17 ноября 1994 г. No 78К ЦБ РФ довел до сведенья, что коммерческие банки в своей работе по организации и ведению делопроизводства и архивного дела должны руководствоваться Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным указом Президента Российской Федерации от 17. 03. 94 No 552, а также методическими разработками Государственной архивной службы России: Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (М., 1991), Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989).

Кроме того, специально для кредитных организаций разработан и утвержден специальный «Типовой перечь документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения», утвержденный Федеральной архивной службой (от 16. 01. 1996 г. No 10-2-1/65) и согласованный с Банком России и Ассоциацией российских банков.

В соответствии с Законом «Об основах налоговой системы в РФ» и Законом «О бухгалтерском учете» документы и отчеты о финансово-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет.

Конкретные сроки хранения отдельных документов, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью определены в Типовом перечне для кредитных организаций и Перечне документов от 1988 г. Ознакомиться с выпиской из перечня можно в книге «Бухгалтерский учет: Сборник нормативных документов» М., Финансы и статистика, Аудит, 1994 г. Типовой перечень для кредитных организаций в печатном виде автору найти не удалось, но он помещен в системе «Консультант +».

В целях обеспечения сохранности документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации кредитные организации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях согласно пункту 19 «Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (далее по тексту – Положение), утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17. 03. 94 N 552.

Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные архивы в соответствии с письмом Банка России от 15 января 1998 г. No 12-Т. Особое внимание следует обратить на сохранность документов по сотрудникам банка. На основании Распоряжения Правительства РФ от 21. 03. 94 г. No 358-Р Центробанк издал указание от 12. 04. 94 г. No 100-94 о включении в уставы банков положения, касающегося обеспечения учета и сохранности указанных документов.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

В настоящее время, в соответствии с новыми Правилами бухгалтерского учета база данных лицевых счетов в ЭВМ ведется с обязательным дублированием, как минимум на двух различных носителях, и должна обеспечивать сохранение информации в течение срока, установленного для хранения соответствующих документов.

Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется программным путем, ежедневно, выдается на печать из ЭВМ по мере необходимости.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

Электронные документы хранятся в виде баз данных с возможностью выведения документов на бумагу по установленным форматам документов. Документы в базе данных группируются по правилам бумажных документов.

Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам.

Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела).

Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, инвалютой и по хозяйственным операциям банка, поскольку эти документы отличаются сроком хранения.

В соответствии с Временным положением о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России при работе с электронными документами, используемыми при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России и их хранении есть несколько особенностей. Архивы электронных документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и Договором.

Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях.

В работе банка количество документов очень велико и хранение документов всегда остается злободневным вопросом. Некоторые банки микрофильмируют документы. При этом после уничтожения документов, по истечении срока хранения, в банке остаются микрофильмы. Однако микрофильмы не заменяют первичные документы до истечения срока их хранения, что подтверждено письмом ЦБ РФ от 30. 11. 94 г. No 09-10-2/1141.

Руководителем банка назначается специальная комиссия из должностных лиц банка, на которую возлагается решение по уничтожению документов по истечении срока их хранения.

Специальные сотрудники подготавливают акты о выделении дел к уничтожению. Документы дел просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а перечни уничтоженных документов остаются в архиве.

При ликвидации банка часть документов сохраняется и в дальнейшем. Сроки и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ от 5 августа 1998 г. N 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур.

* ЭПК – Экспертно – проверочная комиссия Государственного архива.

При изъятии документов организациями, имеющими на то право, по консультации юридического управления ГУ ЦБ РФ по г. Москве, банки должны копировать передаваемые оригиналы юридического дела с приложением подлинного экземпляра постановления следователя о производстве выемки документов и подлинного экземпляра протокола. Главный бухгалтер банка может заверить копии карточек с образцами подписей после сличения их с основными экземплярами перед выемкой.

На копиях документов главных бухгалтер ставит отметку «Копия. Документ изъят». В сшив документов вместо подлинных документов помещаются копии. Кроме того, в дело помещается предписание о выемке с актом изъятых документов.

42. Порядок оформления расчетных документов

1. Расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать: а) наименование расчетного документа; б) номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц – прописью, год – цифрами. На расчетных документах, заполняемых на вычислительных машинах, допускается обозначение месяца цифрами; в) реквизиты банка плательщика (БИК и номер его корреспондентского счета). Наименование банка плательщика. Вместо наименования банка плательщика в тексте документа может быть проставлено и его фирменное обозначение; г) наименование плательщика, номер его счета в банке и регистрационный налоговый номер ИНН (с 1 января 1996 г.); д) наименование получателя средств, номер его счета в банке. е) наименование банка получателя (в чеке не указывается), реквизиты банка – получателя средств. Допускается рациональное сокращение наименования плательщика и получателя средств, не затрудняющее работу банков и клиентов; ж) назначение платежа (в чеке не указывается). Наряду с текстовым наименованием можно проставлять кодовое обозначение; з) сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью; и) очередность платежа; к) дата платежа; л) на первом экземпляре подписи предприятия независимо от способа изготовления бумажного расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск печати.

В расчетно-платежных документах должна содержаться ссылка на номер счета-фактуры, на основании которого осуществляется оплата.

Банк принимает от клиентов документы на бумажных носителях или, если это предусмотрено договором, в электронном виде.

Расчетные бумажные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей, учиненных должностными лицами, имеющими право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке. Банк проверяет подлинность подписи и печати на документах. Напомним, что арбитражное дело «Внешторгтехника» против Часпромбанка о фальшивом платежном поручении (1993 г) в Московском арбитражном суде было выиграно клиентом банка. Клиент заявил, что на платежном поручении, представленном в банк, на основании которого были списаны деньги, подписи фальсифицированы. В оправдание своих действий банк разъяснил, что подписи на платежном поручении «на глаз» похожи на образцы подписей клиента на карточке.

43. Аудит брокерской деятельности банка.

Для проведения кредитной организацией купли-продажи ценных бумаг за счет и по поручению клиента на основании брокерского договора открывается пассивный счет 30601 «Средства клиента по брокерским операциям с ценными бумагами и другими финансовыми активами» и 30606 «Средства клиентов-нерезидентов по брокерским операциям с ценными бумагами и другими финансовыми активами». Все операции проводятся в пределах имеющихся средств на этих счетах и оформляются проводками.

Коммерческий банк ведет журнал учёта брокерских операций, который заполняется ежедневно по итогам операций Коммерческого банка с ценными бумагами на первичном и вторичном рынках на основании выписок из реестров сделок брокерских договоров с клиентами. Итоговые данные журнала оборотов используются для внесения в журнал сводных оборотов.

При проверке брокерских операций аудитор должен:

1) Убедиться, что операции проводятся в соответствии с договором и поручением инвесторов по каждой операции.

2) Проверить соблюдение юридических формальностей для открытия счета клиенту.

3) Проверить, что все операции в бухучете фиксируются в правильной сумме на соответствующий счет в правильный временной период и в соответствии с учетной политикой.

4) Право собственности инвесторов оформляется в соответствии с действующим законодательством.

5) Проверить выписки по лицевым счетам инвесторов на соответствие дебетовых и кредитовых оборотов поручениям инвесторов.

6) Убедиться в идентичности данных аналитического, синтетического и депозитарного учёта.

7) Проверить правильность отражения коммерческими банками и своевременность перечисления инвестором комиссионного вознаграждения в соответствии с договором.

44. Аудит дилерской деятельности банка.

Операции по купле-продаже ценных бумаг от своего имени и за свой счет отражается коммерческими банками на балансовом счёте и внебалансовом счёте раздела «Г» – «Срочные операции». Вложения кредитных организаций в долгосрочные обязательства отражаются на счетах 501—507, вложения в акции – на счетах 508—511. Коммерческие банки-участники рынка государственных облигаций, подразделяются на дилеров и инвесторов. Дилером является коммерческий банк, заключивший договор с ЦБ РФ на выполнение функций по обслуживанию операций с облигациями.

Кроме того, дилер должен заключить договор с ММВБ:

1) Об участии в системе электронных торгов ММВБ по сделкам с ГКО.

2) Об участии в электронной системе депозитария ММВБ по хранению и учету ГКО.

3) Об участии в системе электронных межбанковских расчетов с ММВБ.

Дилер может заключать сделки как от своего имени и за свой счёт, так и от своего имени, но за счет и по поручению инвестора. Для проведения операций с ГКО дилеры предоставляют полномочия и оформляют их доверенностью физическим лицам – трейдерам.

Основные документы, которые запрашивает аудитор для проверки законности, обоснованности и правильности совершения операций коммерческого банка:

1) Баланс коммерческого банка на начало года и на проверочную отчётную дату.

2) Ежемесячные оборотно-сальдовые ведомости.

3) Ведомость остатков по счетам второго порядка к счёту 501—508.

4) Журналы лицевого учета по видам и выпускам государственные облигаций.

5) Журналы оборотов по операциям с государственными облигациями.

6) Журнал сводных итогов операций с облигациями.

7) Заявки коммерческих банков в торговой системе о купле-продаже ценных бумаг за проверяемый период.

8) Выписки из реестров сделок с ценными бумагами на ММВБ за проверяемый период.

9) Распоряжение бухгалтерии из отдела ценных бумаг об отражении осуществляемых сделок с государственными ценными бумагами на счетах.

10) Регистры аналитического учета и документы для коммерческих банков по выборке.

Аудит дилерских операций включает:

1) Проверку наличия договора с ЦБ РФ и ММВБ.

2) Проверку полномочий трейдеров.

3) Подтверждение достоверности бухучета по инвестиционным операциям.

4) Проверку балансового учёта результатов на ОРЦБ по итогам операций на рынке.

5) Подтверждение достоверности отнесения на счёт доходов или расходов сальдо накопления процентного или купонного дохода.

6) Проверку наличия регистров аналитического учёта.

7) Проверку соответствия данных синтетического и аналитического учёта.

8) Оценку качества сформированного портфеля ценных бумаг.

9) Проверку наличия и соответствия учета на счете ДЕПО приобретенных ценных бумаг.

10) Проверку правильности и своевременности открытия счёта, включая инвестиционный и торговый портфель коммерческого банка.