Текст книги "Молекулярное управление: периодическая система проектных элементов. Свод инструментов проектного управления для создания гибридного подхода на предприятиях"

РТ – Реестрий (реестр рисков)

Фаза реакции: фаза планирования

Область реакции: административная функция

Валентность (уровень вовлеченности): основные стейкхолдеры

Периодичность: раз в полгода

Реестр рисков – документ, в котором представлен риск, его оценка по вероятности и ущербу, мероприятия реактивного и проактивного характера.

Вы можете выбрать одну или несколько из существующих стратегий:

1. Избегание (Avoidance): полное устранение риска путем изменения плана проекта или бизнес-процесса. Например, отказ от выполнения определенных задач, изменение маршрута поставки, использование альтернативных технологий. Когда использовать: когда риск имеет высокую вероятность и серьезные последствия, и его можно избежать без значительных потерь для проекта.

2. Передача (Transfer): перекладывание ответственности за риск на третью сторону. Например, страхование, аутсорсинг, заключение контрактов с поставщиками, которые берут на себя риски. Когда использовать: когда организация хочет минимизировать финансовые последствия риска, но не может полностью его избежать.

3. Смягчение (Mitigation): снижение вероятности или последствий риска до приемлемого уровня. Например, внедрение дополнительных проверок качества, резервирование ресурсов, обучение сотрудников. Когда использовать: когда риск не может быть полностью устранен, но его влияние можно уменьшить до приемлемого уровня.

4. Принятие (Acceptance): признание риска и планирование действий в случае его наступления. Например, создание резервного плана, выделение резервных средств, мониторинг риска. Когда использовать: когда риск имеет низкую вероятность или незначительные последствия, или когда стоимость других стратегий превышает потенциальный ущерб.

Пример шаблона реестра рисков

Скачать реестр рисков

ЛВ – Левий (силовое поле Левина)

Фаза реакции: фаза планирования

Область реакции: административная функция

Валентность (уровень вовлеченности): малая группа

Периодичность: раз в три месяца

Силовое поле, или анализ поля сил, – это метод выявления и оценки факторов или групп лиц, влияющих на изменения внутри процесса.

Анализ поля сил позволяет определить сдерживающие и поддерживающие факторы (силы сопротивления и движущие силы изменений). Этот инструмент хорош при анализе организационных изменений, моделировании бизнес-процессов и изменений внутри процессов на некоторых участках работ.

Анализ поля сил позволяет определить движущие силы – те поддерживающие факторы, которые способствуют изменениям и повышению эффективности процесса. Например, инициатива и желание руководителей, требования конкуренции, влияние технологического прогресса, изменения условий труда и т. д.

В рамках организационных изменений нам важно знать и сдерживающие силы – силы сопротивления. Например, это могут быть эгоистичные интересы сотрудников, низкая квалификация персонала, непонимание, недостаток доверия к руководству или внутри коллектива, отсутствие необходимого сырья, оборудования или программного обеспечения.

По итогам анализа с помощью этого инструмента мы можем увидеть, какое есть количество поддерживающих и способствующих сил. При таком подходе к анализу проблемы, ситуации или проекта можно применить более взвешенные решения и обратить внимание на количество необходимого ресурса для внедрения изменения.

Шаг 1: Идентификация текущей ситуации и целей.

1. Описание текущей ситуации: определите, в каком состоянии находится проект или процесс в данный момент. Это может включать описание текущих проблем, недостатков или областей, требующих улучшения.

2. Определение целей: четко сформулируйте, чего вы хотите достичь. Это может быть повышение эффективности, снижение затрат, улучшение качества и т. д.

Шаг 2: Определение движущих сил.

1. Сбор данных: соберите информацию о факторах, которые поддерживают изменения. Это могут быть внутренние и внешние факторы, такие как:

Инициатива и поддержка руководства.

Требования рынка и конкуренции.

Технологические инновации.

Потребности клиентов.

2. Анализ данных: оцените, как каждый из этих факторов способствует достижению целей. Определите их влияние и значимость.

Шаг 3: Определение сдерживающих сил.

1. Сбор данных: соберите информацию о факторах, которые препятствуют изменениям. Это могут быть:

Сопротивление сотрудников.

Недостаток ресурсов (финансовых, материальных, человеческих).

Культурные барьеры.

Недостаток информации или навыков.

2. Анализ данных: оцените, как каждый из этих факторов препятствует достижению целей. Определите их влияние и значимость.

Шаг 4: Анализ сил и выявление возможностей и угроз.

1. Сравнение сил: создайте визуальное представление (например, диаграмму), где будут показаны движущие и сдерживающие силы. Это поможет увидеть баланс между ними.

2. Выявление возможностей: определите, какие движущие силы можно усилить для достижения целей.

3. Выявление угроз: определите, какие сдерживающие силы необходимо ослабить или устранить.

Шаг 5: Разработка стратегии.

1. Усиление движущих сил: разработайте план действий для усиления поддерживающих факторов. Это может включать обучение сотрудников, внедрение новых технологий, улучшение коммуникаций и т. д.

2. Ослабление сдерживающих сил: разработайте план действий для ослабления или устранения препятствующих факторов. Это может включать изменение организационной структуры, улучшение мотивации сотрудников, обеспечение необходимыми ресурсами и т. д.

Пример применения анализа поля сил

Ситуация: компания хочет внедрить новую CRM-систему для улучшения управления клиентскими данными.

Цель: повысить эффективность работы с клиентами и улучшить качество обслуживания.

Движущие силы:

• Поддержка руководства.

• Потребность в улучшении клиентского сервиса.

• Технологические возможности новой системы.

• Положительные отзывы от других компаний, использующих эту систему.

Сдерживающие силы:

• Сопротивление сотрудников, привыкших к старой системе.