Текст книги "Быстрые результаты чужими руками: 3-недельный курс эффективного делегирования"

Если в прошлый раз вы осваивали взаимодействие с удаленными помощниками, то теперь ваша цель – фрилансеры.

Запомните одно простое правило: уровень стоимости работы фрилансера никак не влияет на качество и скорость выполнения. Вы можете нанять высокооплачиваемого специалиста, а он не справится с заданием.

Найти хорошего исполнителя можно только путем проб и ошибок. Мы первую книгу собирали через семь фрилансеров, пока не нашли вменяемого человека.

Когда вы найдете того, кто будет работать быстро и качественно, держитесь за него и никому не давайте его контакты. Мы уже несколько раз обжигались, когда хотели помочь кому-то из коучинга. Давали координаты своего человека, и его заваливали работой так, что наши проекты он начал сдавать не вовремя…

Вы должны понять, чем отличаются разные фрилансеры, выгодно или нет нанимать высокооплачиваемых специалистов, имеет ли смысл обращаться к низкооплачиваемым.

Дайте разноплановые задачи фрилансерам разных уровней, чтобы оценить их работу (качество, ответственность, пунктуальность и т.д.). Одновременно с этим вам следует начать выстраивать свою команду. Тестируя массу разных людей, вы будете находить тех, кто вам подходит.

Сейчас ваша цель – научиться самостоятельно ставить задачи разным фрилансерам. Если вы новичок и денег у вас немного, выберите относительно несложные задания, главное – получить хотя бы первоначальный опыт. Если вы продвинутый или монстр (а это подразумевает, что у вас уже есть деньги), тогда цель – получить опыт взаимодействия с фрилансерами различных уровней, лично поработать с ними. Делать это чужими руками вы будете чуть позже.

Одна из основных проблем, с которой вы столкнетесь при работе с фрилансерами, – их неумение укладываться в заявленные сроки. Удивление по этому поводу равносильно такому замечанию: «О, ужас! Вода мокрая!» или «Зимой холодно, а летом жарко!».

Такова природа фрилансера. Человек, как правило, выбирает этот вид деятельности, потому что не может трудиться на нормальной работе (опаздывает, получает выговоры и т.д.).

Если вы на улице видите кошку и берете ее в дом, не надо жаловаться, что она мяукает: такова ее природа. Будьте готовы к тому, что большинство фрилансеров необязательны, непунктуальны и вообще полнейшие раздолбаи.

Вторая проблема связана с первой: часто фрилансеры увеличивают срок, необходимый для выполнения конкретного задания. Человеку нужно время на раскачку: сесть за компьютер, прочитать инструкцию, разобраться в проблеме, подумать, как все сделать, покурить, налить себе кофейку, вспомнить, что не докурил, кому-нибудь позвонить, а потом уже выполнить задание…

Вы не способны контролировать удаленного помощника физически. В офисе можно сесть рядом и заставить человека работать, а здесь – нет. Штрафы, дедлайны, оплата за результат в срок, контроль, ключевые точки – все это важно, но не решает проблемы.

Единственный действенный способ – оставлять резерв времени при планировании. Люди будут тратить на работу все время, которое на нее выделено, и еще кусочек.

Дедлайны должны быть, но не удивляйтесь, что их никто не соблюдает. Поэтому когда вы находите вменяемого фрилансера (причем по статистике – это один из десяти или даже двадцати), тогда вы платите ему столько, сколько он просит, потому что им не особенно нужно управлять.

Когда вы нанимаете фрилансера, никогда не давайте первой ту задачу, результат которой для вас важен, чтобы потом не сожалеть об этом.

Герой известного сериала доктор Хаус часто говорит: «Все люди врут». Безусловно, есть те, кто опровергает это мнение, но эти исключения лишь подтверждают правило.

Фрилансеры врут в кубе: кто-то из любви к «искусству», другие – чтобы получить проект, третьим нужны деньги, портфолио и т.д. Причина у каждого своя, но вам это совершенно безразлично, поэтому первые два-три проекта, которые вы делегируете, – те, результат которых для вас не критичен.

Например, в случае с книгой вы берете какой-нибудь бонусный каст и даете его рерайтеру. Если вам не нравится результат, но человек старался и выполнил работу, оплачиваете и говорите: «До свидания». Если фрилансер делает не вовремя (не так, не по инструкции), начинаете его прессинговать. Если результата нет, то прощаетесь без какой-либо оплаты.

Бо́льшая часть программистов у нас фрилансеры. Когда мы берем их на работу, то первые задачи, которые перед ними ставим, бывают небольшими. Обычно, если сроки поджимают, первый кусочек проекта мы отдаем пятерым исполнителям. С этим нет проблем – заплатить за то, чтобы снять с себя какую-то задачу.

И когда нужно на кого-то что-то скинуть, можно спокойно снять трубку и дать задание, и не думать о плане Б: «А что, если он уже занят? А что, если у него какая-то задача?» Потому что есть как минимум несколько человек на случай «А что, если…».

Из опыта работы с фрилансерами. У одного из них (по словам самого исполнителя) за три месяца работы по проекту:

■ умер дедушка;

■ два раза переехал дедушка (тот, который перед этим умер);

■ была сломана рука;

■ потом нос;

■ затем рука неправильно срасталась.

У другого отключали Интернет, электричество, украли компьютер со всеми исходниками. Третий подрался с отчимом, каждый друг другу что-то сломал, и оба загремели в больницу.

Еще был случай, когда парень попал в психушку. Пришлось вызывать человека из другого города, чтобы он ехал к этому красавцу, переписывал файлы, договаривался с его родителями о возможности вытащить исходники программного продукта, чтобы не переделывать. Плюс надо было завершать с ним дела – оплачивать работу и т.д.

Стандартная проблема для России и СНГ – это запой. Появляется человек через две недели и говорит, что запил. Один запил и уехал в другой город, объясняет: «Я проснулся в другом городе, мне нужно было обратно возвращаться, а не было денег, и я занимал…» Или звонишь фрилансеру, а он в ответ: «Я в Саратовской области, в милиции, сижу пятнадцать суток, до завтра не успею сдать работу». Причем сам он из Москвы.

Поймите одно – они все такие, исключения очень редки. Порой закрадывается подозрение, что нормальные просто до поры до времени шифруются. А потом становятся опять обыкновенными фрилансерами и начинают подводить.

Все мы пытаемся в нашей стране (бывшем СССР) работать против течения: и люди, и бизнес, и законы. Научитесь быть очень большой проблемой для человека, если он делает что-то не вовремя.

Фрилансеры за рубежом совсем другие – есть такие, которые делают вовремя и за вменяемые деньги. У них очень большая конкуренция, и процент опозданий или невыполнения ТЗ (технических заданий) гораздо меньше. Их со школы учат работать по правилам в отличие от нас.

Вы должны уметь добиваться результатов чужими руками, несмотря на все сопротивление.

Казалось бы, фрилансеры должны быть заинтересованы не меньше вас, ведь это их доход. Однако они считают, что мир несправедлив: у вас слишком много денег, и почему бы вам просто так с ними не поделиться?

Вам нужно научиться жестко контролировать фрилансеров, чтобы они работали на вас и выполняли все, что требуется, чтобы боялись даже подумать о том, что могут опоздать или сделать что-то не то или не так.

Проверяйте все сданные проекты на соответствие ТЗ. Если написано, что должно быть четырнадцать запятых, то тринадцать или пятнадцать не пойдут. Понятно, что вам было бы гораздо проще добавить или убрать лишнюю запятую самому. Но ваша задача иная: вы должны усложнить жизнь фрилансера, если он не выполняет условия.

Самое главное в этой точке – приемка. Когда вы принимаете проект, то обязаны (даже когда нет времени) взять ТЗ или чек-лист и сверить с ним конечный результат. В 90% случаев вы обнаружите несовпадение, тогда необходимо вернуть материал фрилансеру на доработку.

Он трижды переделает, в четвертый раз будет сам проверять чек-лист до того, как отправит выполненное задание вам. Фрилансеру удобнее выслать вам его в том виде, как есть, не доведя до конца. Ваша задача – заставить его работать согласно ТЗ.

Работу лучше оплачивать по частям: аванс и итоговая сумма после приемки. Вид ТЗ зависит от того, что вы делегируете – это может быть чек-лист, текст, шаблон, но обязательно с описанием результата.

Заранее предупреждайте фрилансеров о том, что вы будете принимать строго по ТЗ. Это не должно быть сюрпризом. Если вы новичок, то в процессе взаимодействия со вторым, третьим (может быть, даже с десятым) фрилансером вы поймете, как надо работать.

Если фрилансер все сделал по техническому заданию, и вас не устраивает качество: как он написал, подобрал цвета и т.п., это показатель того, что в ТЗ есть недостатки.

Вы не сможете хорошо сделать ТЗ с первого раза, обязательно что-то пропустите. Если вы делегируете написание книги, то забудете про оглавление, нумерацию страниц, колонтитулы, верстку, орфографию или титульный лист. Значит, в следующий раз это добавляете в техническое задание.

В том случае, если у вас провалилось сотрудничество с фрилансерами или удаленными помощниками (имеется в виду, что вы дали задание, но результат оказался нулевым), вам нужно все переделать. Но уже с учетом проблем, которые возникли с исполнителями, то есть переделать так, чтобы теперь все прошло гладко.

Как это осуществить? Самый главный рецепт: когда вы даете задание удаленному человеку (еще непроверенному), вы должны не просто ожидать результата, а отслеживать процесс, ставить контрольные точки.

Например, вы даете задание фрилансеру сделать что-то в течение пяти дней. В понедельник дали задание и говорите: «В пятницу вечером к семи часам сделаешь?» Он отвечает: «Да, сделаю, все будет хорошо». В итоге вы даете задание, забываете об этом на неделю и думаете, что он не спеша все готовит.

В пятницу вы ему звоните часов в пять вечера и спрашиваете: «Как дела, через два часа все будет?»

Исполнитель говорит: «Да-да, уже 95% сделано, чуть-чуть осталось отшлифовать». Что это значит, на ваш взгляд?

Скорее всего, он еще даже не начинал делать, там еще конь не валялся. К сожалению, психология фрилансера именно такова.

Сервисы удаленных помощников не то чтобы кардинально лучше, но все же там над исполнителями есть начальство – «прапорщик», который их пинает. Это огромное преимущество в отличие от фрилансеров, над которыми никого нет, что их сильно расхолаживает.

Фрилансеры по своей сути такие люди, что если вы их не контролируете постоянно в процессе работы, они ничего не будут делать до тех пор, пока до сдачи задания не останется час.

Вот тогда они сядут и будут пытаться все выполнить. Естественно, они ничего не успеют, или успеют, но сделают тяп-ляп.

Поэтому если вы даете задание на несколько дней, вам надо ставить контрольные точки – либо по времени, либо по этапам. Например, вы договариваетесь, что в конце каждого дня фрилансер присылает вам отчет (если задание на один день, то, конечно, смысла в этом нет). Это первый вариант.

Второй вариант – если задача большая, вы ее разбиваете на несколько блоков и говорите: «Как только сделаешь этот блок, отсылаешь мне».

Вам обязательно нужны промежуточные контрольные точки, иначе будет полный бардак, это совершенно точно!

Когда вы будете переделывать задания, которые не получились, учтите этот момент. Требуйте, чтобы вам присылали промежуточный результат, ставьте это обязательным условием, если задача требует для выполнения больше одного дня.

Безусловно, найдутся те, кто даже при такой системе будет халтурить, но здесь уже вопрос в том, что вам надо отбирать людей. Если человек серьезно опаздывает, и вы видите, что все затягивается, параллельно ищите второго исполнителя. Давайте задание ему, а первому просто скажите: «Извини, ты не уложился в срок, и мне пришлось нанять другого человека».

Управление людьми

Одно из наиболее частых возражений и опасений владельцев или руководителей бизнеса относительно делегирования заключается в том, что страшно передавать задачи другим людям, потому что «они сделают это хуже, чем я». Этой проблеме посвящена вся первая часть нашей книги «Бизнес без правил»[2]2
  Парабеллум А., Мрочковский Н. Бизнес без правил. Как разрушать стереотипы и получать сверхприбыль. – СПб.: Питер, 2011.


[Закрыть].

Сотрудники практически всегда будут выполнять делегируемые задачи как минимум в три раза хуже и медленнее, чем вы сами. Особенно, когда вы в первый раз будете что-то делегировать. Просто примите это как данность.

Некоторые также говорят: «Не могу себя убедить нанимать специального человека для выполнения какой-то задачи». Поэтому второе, что вам надо усвоить, – не надо себя убеждать, надо просто делать.

Если возникают подобные опасения, нацеливайтесь на то, что ваша задача сейчас – получить опыт и выработать новый навык, даже если сам проект не будет реализован. Многое сразу не получится.

Вы начнете сталкиваться с тем, что люди, которых вы нанимаете, не выполняют задачи в срок, иногда их не выполняют вообще, делают все не так, как вы хотели, и за ними все приходится переделывать.

Это нормально. Просто учитывайте, что люди такие и с ними надо работать. Как именно – об этом поговорим позже.

Как только у вас возникает новый проект, первый вопрос, который вы задаете: «А кто его будет делать?» И самый плохой вариант – если воплощать его будете вы сами.

Поэтому и нужно выработать навык делегирования. Мозг начинает сразу работать по-другому, когда сбрасываешь с себя крупную задачу, даже если понимаешь, что сам сделал бы в три раза быстрее.

Иногда также вызывает опасения необходимость написания инструкций: волосы дыбом встают от того, сколько надо делать разъяснений… Однако на самом деле все не так страшно. Да, вам нужно будет написать инструкции, но только в первый раз придется это делать самому – для первого сотрудника. Дальше созданием инструкций вы нагрузите этого самого сотрудника.

Все еще боитесь, что другие люди сделают хуже, чем вы? Не надо на этом зацикливаться, ведь так и будет. Смотрите на это иначе: выполнение работы чужими руками сэкономит вам кучу времени. Это гораздо важнее.

Второй момент – то, что другие сейчас сделают хуже, чем вы, не означает, что они всегда будут делать хуже. Пусть сейчас это так, но только до тех пор, пока вы их не научите.

Что касается найма и обучения менеджеров по продажам, это отдельная и очень непростая задача. Мы не так давно выстраивали и тестировали модель быстрого обучения таких сотрудников. Сначала на собственных менеджерах, а недавно и на чужих.

Компания создала свой отдел продаж, наняла менеджеров и отдала их нам на стажировку. И наш руководитель отдела их обучал. Было пять модулей. Менеджеры приходили к нам через день работать по полдня. Здесь их обучали и заставляли продавать наши продукты.

Стажеры звонили, продавали, получали результаты и оттачивали навыки. Сразу же отработали все вложенные в обучение деньги. Получилось очень мощно, поэтому через некоторое время мы планируем вывести на широкий рынок предложение по обучению менеджеров по продажам.

Сомнения часто возникают также относительно делегирования копирайтинга. Мы неоднократно говорили, что написание продающих писем нельзя перепоручить, их нужно писать самому. Сейчас мы сделаем оговорку: не то, чтобы это совсем нельзя было передавать в чужие руки. Можно. Однако не стоит делегировать написание продающих писем для самых хитовых продуктов.

Например, продающие тексты для тренингов «Быстрые деньги» мы пишем сами. Готовим и видео, и тексты, потому что сейчас это самые прибыльные проекты. И мы в них вкладываемся.

Ваши постоянные сотрудники должны находиться в офисе. Природа людей такова, что когда они работают дома, их постоянно что-то отвлекает, и очень велик соблазн схалтурить (и сделать это несложно).

Запомните еще один секрет управления людьми. Все сотрудники, которых вы будете нанимать, делятся на три категории:

1. 5% – трудоголики, которые будут пахать, даже если вы их не пинаете. Таких очень мало, они крайне ценны.

2. 5% – те, которые ни при каких обстоятельствах не будут трудиться, как бы вы их ни заставляли.

3. 90% – те, кто будет работать нормально, если вы создадите условия, которые будут их стимулировать и исключать максимум соблазнов.

Нельзя построить успешную компанию, рассчитывая на гениев. Чтобы найти одного такого человека, может потребоваться один-два года. Однако, во-первых, работу все равно надо делать, а во-вторых, один в поле не воин, поэтому вам придется иметь дело и с обычными людьми.

Ваша задача – создать условия, что вы и делаете – инструкциями, «пряниками» с одной стороны и штрафами с другой. Такая система заставит сотрудников нормально работать.

Например, если офисному сотруднику не нужен Интернет для исполнения служебных обязанностей, его надо отключить, тем самым вы исключаете трату рабочего времени на сидение в «Одноклассниках», на Facebook, общение по ICQ с друзьями и т.д.

Пример идеально выстроенной системы управления – «Макдоналдс». В эту компанию берут работников с достаточно низким уровнем, которые ничего не умеют, или студентов, которым на все наплевать. В «Макдоналдсе» огромная текучесть кадров, но все отлично функционирует, потому что каждый шаг четко прописан.

Когда речь идет об аутсорсинге задач, часто приходится слышать: «Сам сделаю быстрее». Это равнозначно нежеланию учиться водить машину (на автобусе или метро ведь быстрее!). Да, за время, которое надо потратить на обучение вождению, можно пешком от Москвы до Твери дойти. Спрашивается: зачем тогда учиться? А затем, что пешком вы далеко не уйдете.

Если взять сферу бизнеса, то вы не уйдете далеко без людей, которые на вас будут работать. Умение контролировать гораздо важнее и прибыльнее, чем умение делать.

И наша цель – выработать в вас навык управления людьми, что возможно только через действие. Чтение книжек, отзывов и форумов тут бесполезно.

Домашние задания

1. Рассчитайте стоимость своего часа.

2. Новый проект:

■ новички: придумайте новый проект (если не знаете, за что взяться, создайте интернет-магазин);

■ продвинутые: займитесь проектом в рамках своего бизнеса;

■ монстры: удвойте количество своих проектов.

3. Составьте план проекта и список необходимых ресурсов для его реализации (время, деньги, люди).

4. Составьте полный список своих регулярных задач и разделите его на две части:

■ задачи, которые можно делегировать;

■ задачи, которые вы не хотите или не можете делегировать.

5. Займитесь лидгеном:

■ продвинутые: нарисуйте портрет идеального кандидата и напишите для него инструкции;

■ монстры: найдите сотрудника на лидген.

6. Освойте сервисы удаленных помощников:

■ новички: поручите любую простую задачу из списка своих регулярных дел удаленному помощнику;

■ продвинутые: выберите пять дел из того же списка и поручите их удаленному помощнику;

■ монстры: выберите как можно больше простых разноплановых дел из списка регулярных задач и отдайте на выполнение удаленным помощникам.

7. Начните работать с фрилансерами:

■ новички: возьмите какое-то одно дело и передайте его фрилансеру;

■ продвинутые: делегируйте фрилансерам две-три задачи среднего уровня сложности;

■ монстры: выберите три–пять средних и крупных задач и для решения каждой из них найдите фрилансера.

P.S. Напоминаем, что на выполнение заданий каждой главы вам дается максимум три дня.

Глава 2
Планирование

Пирамида эффективности

Нарисуйте пирамиду (см. рис. 1) и рядышком положите список дел, который составили при работе с предыдущей главой.

Рис. 1. Пирамида эффективности

Все дела, которые у вас есть, делятся на четыре категории. Первая категория – те, которые не измеряются деньгами, но имеют для вас высокую личную ценность. Все, что касается отношений в семье, общения с детьми, здоровья, спорта, обучения, хобби. То, что делает вашу жизнь лучше, интереснее, приятнее, счастливее, комфортнее.

Вторая категория – это задачи и дела, которые имеют высокую ценность, измеряемую в деньгах. Те, которые приносят вам максимальные доходы напрямую либо косвенно. Например, написание книги, работа над продажами, маркетингом, привлечением клиентов напрямую денег приносят не много, но косвенно дают большую прибыль.

Третья категория – это дела, которые имеют низкую ценность с точки зрения количества денег в час. Сюда относится вся бюрократия, бумажная работа, бухгалтерия, выставление счетов, переписка с клиентами, настройка сайта. Все то, что не приносит денег вообще или приносит мало.

Четвертая категория – дела и задачи, которые имеют нулевую ценность, которые вообще не приносят никаких денег ни напрямую, ни косвенно. Либо даже имеют отрицательную ценность для вас.

К ним могут относиться те дела, которые добавляют вам негативных эмоций:

■ нудные клиенты;

■ навязанные кем-то дела (выкопать картошку, настроить чужой компьютер, кого-то куда-то отвезти);

■ а также дела, которые вам ничего не приносят (просмотр телевизора, общение в «Одноклассниках»).

Посмотрите на список всех своих дел и выделите одним цветом те, которые относятся к первым двум категориям. Другим цветом – дела третьей категории. И третьим цветом – дела четвертой категории.

В первую очередь вам необходимо отменить дела четвертой категории, вообще ими не заниматься, если они не приносят никакой ценности в вашу жизнь. Если они имеют низкую ценность, но что-то приносят, их нужно делегировать. Таким образом вы определяете те задачи, которые будете в первую очередь с себя сбрасывать.

Возвращаясь к вопросу о недостатке денег – их и будет мало до тех пор, пока вы продолжаете делать то, что приносит мало денег.

Вы должны посвящать свое время только делам первых двух категорий. Тому, что делает вашу жизнь лучше – приносит счастье или много денег. И вот эти дела вы берете на себя. Все остальное вы с себя сбрасываете: третья категория – то, что вы делегируете, четвертая – то, что вообще исключаете из своей жизни.