Текст книги "Быстрые результаты чужими руками: 3-недельный курс эффективного делегирования"

Что делать, если сотрудник не выполняет свои обязанности

Один из способов – предоставить менеджерам возможность решать проблемы самостоятельно. Достаточно некоторое время не выходить с ними на связь.

Допустим, вы утром забываете включить телефон, и вам никто не может дозвониться. Когда вечером перезваниваете людям, выясняется, что все проблемы решились сами.

Рассмотрим хороший пример. Новенькая из бухгалтерии постоянно говорит, что не знает, как работает программа. Она не понимает, что делать, и вообще ничего не знает.

Руководитель взял ее резюме и позвал девушку к себе в кабинет. Он напомнил, что при поступлении на работу она указала, что умеет работать с этой программой. В связи с этим она должна или разобраться, или подать заявление на увольнение. Других вариантов нет, и учить ее никто не будет.

На эту должность брали человека с опытом. Если сотрудница обманула руководство фирмы, может последовать увольнение. После этого разговора девушка купила книжку, сама все выучила и больше никогда не задавала глупых вопросов.

Матрица генерации каналов продаж

С помощью матрицы генерации каналов продаж вы можете придумывать новые проекты (см. табл. 1). Изначально идею этой матрицы мы услышали от Игоря Манна, за что ему большое спасибо.

Данная матрица позволяет очень эффективно структурировать идеи мозгового штурма, когда вы сидите со своей командой и придумываете, как вам дальше развиваться: какие рынки осваивать, с какими клиентами работать, где выходить на партнеров и т.д.

Формируется следующая матрица, в которой по вертикали и по горизонтали есть пять категорий, касающихся деятельности компании:

■ территории;

■ сегменты рынка;

■ клиенты;

■ партнеры;

■ продукты.

Таблица 1. Матрица генерации каналов продаж

Территории

Первое, что нужно проанализировать – это территории, на которых вы работаете. Это могут быть разные города. Например, вы работаете в Москве, Питере и регионах. Это три принципиально разные территории.

Если у вас есть несколько торговых точек в городе (точка 1, точка 2, точка 3), они тоже могут быть территориями.

Можно отнести сюда и то, что вы сейчас работаете только офлайн, а хотите быть в онлайн, или наоборот.

Сегменты рынка

Определите, в каких сегментах рынка вы работаете. Допустим, в Москве вы торгуете электроникой: продаете телефоны, домашние кинотеатры и т.д. В регионах – только телефоны. В Питере – исключительно стиральные машины.

Сегмент рынка может быть любым. Бытовая техника, домашние кинотеатры, телефоны – это разные сегменты рынка. Смотрите на них и думайте, как вы можете начать работать на выбранной территории с другими сегментами рынка.

Клиенты

Далее анализируйте, с какими клиентами вы работаете. Рассматривайте определенные позиции каждой территории.

Например, в Москве вы работаете только с частными лицами, продаете эконом-классу, а в регионах – элите. Думайте, как вам выйти на новых клиентов на конкретной территории.

Партнеры

Определяете, с какими партнерами вы работаете на этой территории и кого еще вы можете привлечь. Практически всегда через партнеров можно добиться колоссального роста продаж.

Допустим, у вас есть парикмахерская. Договариваетесь, к примеру, с химчисткой. Раскладываете у них свои флаеры. Если кто-то от них приходит, вы им даете определенный процент. В свою очередь вы отправляете своих клиентов к ним и получаете дополнительную прибыль.

Продукты

Теперь вас интересуют продукты, с которыми вы работаете на этих территориях. Допустим, у вас есть магазины в офлайне и онлайне. В обычном магазине продается ряд продуктов, а в Интернете – только некоторые из них.

Дальше думаете, что вы можете добавить еще, какие товары и услуги. Таким образом прорабатываете все на разных территориях (в данном случае подразумеваются офлайн и онлайн).

Проработали направление территорий. Дальше занимаетесь сегментами рынка. У вас их три: бытовая техника, домашние кинотеатры и телефоны. Смотрите по каждому из них, с какими клиентами вы работаете.

Телефоны для каких клиентов поставляете – для эконом-класса, среднего, элитного? Следующий уровень: с какими партнерами вы работаете в каждом сегменте рынка и т.д.

Вы можете сделать колоссальный прорыв в бизнесе с помощью матрицы, посмотрев на нее и серьезно подумав.

Работа с матрицей

Сделайте серьезный анализ вашего бизнеса и найдите как минимум десять новых потенциальных каналов продаж.

Наверняка вы придумаете их гораздо больше, но из них нужно отобрать те, которые вы можете и хотите реализовать в ближайшем будущем.

Задание для продвинутых и монстров: подключить к мозговому штурму свою команду. Это еще один отличный способ мотивации – вы подключаете людей к разработке стратегии, созданию нового будущего.

Это один из самых быстрых и простых способов найти много новых возможностей для роста бизнеса. Особенно помогает тем, кто не знает, с какой стороны к вопросу подойти. С помощью матрицы реально найти массу новых денежных направлений.

Поиск новых клиентов

Задание для продвинутых: придумайте действия, которые дадут вам плюс одного клиента в день, и отдайте это на аутсорсинг человеку либо компании.

Это может быть все, что угодно:

■ дополнительный колл-центр;

■ новый менеджер по продажам;

■ человек, который займется «Яндекс. Директ».

С помощью матрицы, скорее всего, вы уже придумали какие-то конкретные действия, которые дадут плюс одного клиента в день. Ваша задача – нанять под это человека.

Задание для монстров: найти трех разных людей либо три разные компании, которые будут это делать.

Лучше неправильно, чем никак

Беритесь и делайте – это гораздо лучше, чем не сделать или сделать правильно когда-нибудь потом. Те, кто очень нерешителен, должны понять, что действовать медленно смерти подобно – съедят!

Быстрые поедают медленных!

Например, вам нужно купить домой хлеб. В первом магазине он для вас будет слишком черствый, а в другом не понравится, как он в полиэтилен обернут. Так можно до бесконечности выбирать. Лучшее – враг хорошего.

Существует и другой вариант: купить первый попавшийся хлеб и не тратить свое время.

То же самое относится и к найму помощника. Возьмите плохого помощника – потом уволите, а остальные будут дрожать. Это в порядке вещей, и вы через подобное пройдете. Вам пригодится все – любой опыт полезен. Поэтому делайте, а не ждите!

Отдых

Вы уже сбросили очень много задач на аутсорсинг: и домашние дела, и рабочие. Вы переходите на другой уровень, берете проекты дороже и интереснее.

Устройте себе выходной. Это необходимо. А иначе зачем вам сотрудники и помощники? Все это нужно в том числе и для того, чтобы повысить свое качество жизни.

Вы должны в свой выходной день сделать какое-то одно активное и интересное действие: поиграть в пейнтбол, пострелять в тире, сходить в театр, в кино, на выставку. Куда-нибудь, где вы очень давно не были, но сходили бы с удовольствием.

Продвинутые и монстры: организуйте свой отдых чужими руками.

Выбираем день для отдыха

Привыкайте к тому, чтобы устраивать выходной в середине недели, в этом есть своя изюминка.

Запланируйте этот день так, чтобы вы не просто за час сделали массаж и убежали опять заниматься делами. Вы должны насладиться отдыхом. Привыкайте получать удовольствие от того, что в рабочее время, посреди недели вы отдыхаете и расслабляетесь, пока другие работают.

Среда – замечательный день для этого. Во-первых, она разбивает неделю пополам, если у вас стандартная рабочая неделя. Вы ходите в офис с понедельника по пятницу, а в среду просто заканчиваете свою работу в час дня и отправляетесь куда-нибудь отдыхать.

В таком случае половина среды – это время отдыха. Два дня работаете, потом немножко работаете с утра и опять отдыхаете, потом два дня работаете и два дня отдыхаете. Это просто замечательно. В то же время всем своим сотрудникам вы покажете, кто хозяин в офисе.

Не все могут так работать. Часто выходные и рабочие дни смешиваются, и выходные вообще пропадают. Это происходит с теми, кто работает в уик-энд, – у них сдвигается рабочий график. Зато те, кто работает в выходные, могут позволить себе отдыхать в рабочие дни – это тоже интересно.

Стоит отметить, что у разных людей существует разное понимание отдыха. Кто-то может взять и написать книгу. Просто потому, что очень хочется. А другой сочтет это работой.

Внутренние правила

Многие успешные люди уже решили вопрос с деньгами на текущие расходы. Они не беспокоятся о том, чем платить за квартиру, машину и т.п.

Если какое-то действие неинтересно, сколько бы денег оно ни приносило, вы его не делаете. Завтра кто-нибудь придет и предложит принять участие в проекте, который для вас совершенно не актуален. Зато сможете заработать 8 миллионов долларов. Не все найдут в себе силы и желание отказаться от такого предложения.

Большинство подумает, что лучше согласиться: можно будет заработать денег, а потом и отдохнуть. Опыт показывает, что из таких проектов ничего хорошего не выходит. Деньги расходятся неизвестно куда, и работа не приносит радости, потому что делается через силу.

Придерживайтесь правила: если работа неинтересна, вы этим заниматься не должны. А если интерес есть, но проект не приносит денег, вы тоже отказываетесь. Ведь можно заниматься тем, что интересно и прибыльно.

Выбор всегда есть. Чем выше вы поднимаетесь, тем больше перед вами открывается возможностей.

Работа на своем месте

Многие считают, что для них победа маловероятна, другие уверены в обратном. Обе группы правы. Вопрос в том, как вы на это смотрите, каково ваше отношение.

Деньги – всего лишь счет в игре, которая однажды закончится. Поэтому нет смысла делать ради денег то, что делать не хочется. Когда в ресторанах и других местах мы видим людей с потухшим взором, становится грустно. Эти люди несвободны и находятся в таком состоянии всю жизнь.

Когда вы видите человека, который работает с улыбкой, и ему от этого хорошо, – это вообще отлично. Значит, он находится на своем месте, работа ему нравится. Если человек все делает через силу, счастлив он не будет.

Домашние задания

1. Встройте систему контроля:

■ контролируйте результаты;

■ не пропускайте халтурную работу;

■ начните работать с «Мегапланом».

2. Поручите рабочую задачу сторонней компании.

3. Освойте матрицу генерации каналов продаж:

■ придумайте минимум десять новых возможностей (продвинутые и монстры: подключите команду к мозговому штурму);

■ продвинутые: придумайте, как привлечь с ее помощью минимум одного клиента в день;

■ монстры: найдите, кто этим будет заниматься (ваши сотрудники или сторонняя компания).

4. Отдых:

■ устройте себе выходной посередине рабочей недели и сделайте что-нибудь яркое.

Глава 6
Упорядочивание процесса

Текущая работа

Система штрафов

Мы уже говорили о штрафах, а теперь побеседуем о том, что этому сопутствует.

У некоторых руководителей применение штрафных санкций к сотрудникам вызывает затруднение. Например, они не знают, в какой форме брать штрафы за опоздание.

Естественно, деньгами. Вычитайте из зарплаты в конце месяца. Назначайте сотрудникам минимальную зарплату, а все остальное пускай будет премией. Это нужно, чтобы обойти запрет на прямое штрафование, ведь теперь вы не штрафуете, а просто не даете премию.

Сегодня ваша задача – преодолеть в себе этот страх и дискомфорт: если человек откровенно косячит, смело его штрафуем.

Внедрите систему штрафов и сообщите о ней своему помощнику.

То есть если сотрудник что-то не сделал или допустил ошибку, налагайте штраф в определенном размере. Это надо четко описывать, как правила дорожного движения, где все регламентировано.

Нельзя наказывать просто так, потому что вам это взбрело в голову. Ваша задача – прописать серьезные ошибки, за которые вы будете наказывать деньгами.

Например: взимайте 100 рублей за незначительные ошибки, 300–500 – за средние, 1000 – за крупные. И приведите примеры таких ошибок и соответствующих им штрафов. Система штрафов – отрицательная мотивация, которая тоже нужна.

Организация работы личного помощника

Дайте помощнику задание сделать что-нибудь чужими руками.

Это может быть нечто мелкое, простое. Постепенно начинайте развивать и использовать его умение управлять другими людьми.

Почти из любого человека можно вырастить более-менее нормального управленца.

Можете поручить помощнику что-то реализовать с помощью удаленных помощников или фрилансеров.

Главное, чтобы ваш заместитель начинал уже сейчас учиться управлять чужими руками. В первый раз получится не так, как нужно, он обязательно наступит на какие-нибудь грабли. Но это нормально, ведь некоторое время назад вы сами это делали.

Хорошие и плохие фрилансеры

Что делать, если вас подставляют фрилансеры, сдают работу с плохим качеством? Как следствие, клиенты не укладываются в сроки, и вы лишаетесь определенной суммы денег. Старайтесь нанимать качественных фрилансеров.

Попробуйте привлечь более дорогих исполнителей. Вплоть до того, что выберите на http://www.free-lance.ru ТОП-5 работников по вашей теме и попробуйте нанять кого-то из них.

Это обойдется вам дороже, но если вы выиграете в качестве, все будет отлично. Когда вы пытаетесь нанимать самых низкооплачиваемых специалистов, в итоге переплачиваете значительно больше. Они не сдают работу вовремя, и вам приходится либо искать нового исполнителя и терять кучу времени, либо самому переделывать, от чего становится только хуже.

Еще один вариант – попробуйте сбросить задачу на компанию, которая этим занимается. Если же и она подводит, нужно методом проб и ошибок найти партнеров, которые соответствуют вашим требованиям.

Решение простое: из десятка исполнителей вы найдете одного толкового. Пробуйте сотрудничать с разными людьми, пока не найдете относительно нормальных.

Система контроля поручений

Мы уже говорили о том, как работать с этой системой. Повторим основы и скажем, что делать в результате введенного контроля.

Итак, вы вносите в систему (мы взяли «Мегаплан») задачи для сотрудников, которые необходимо реализовать. Далее заставляете своих подчиненных писать туда собственные задачи самостоятельно.

Просто говорите им, как они должны действовать, чтобы вам не пришлось тратить время на это самому. Вы озвучиваете каждому сотруднику определенную задачу. А подчиненные обязаны сами занести ее в планировщик от вашего имени или поставить вас аудитором.

Единственное, что требуется от вас, – завести для них аккаунты в системе. Это надо сделать один раз, а дальше они смогут работать сами.

Далее начинайте требовать ежедневного отчета о продвижении задач – что было сделано, какой результат достигнут.

Если сотрудник не выполнил запланированное, можете смело требовать отчета и штрафовать. Если люди никак не отчитываются, у них будет отличное оправдание – «забыли» (и это будет казаться достаточным). А когда вы требуете ежедневного отчета, отмазаться гораздо сложнее.

Бухгалтерские задачи

Разберитесь, как работает ваша бухгалтерия. В Интернете можно найти бухгалтерский сервис «Мое дело» (http://www.moedelo.org), где все операции делают за вас. Ваша задача – взять из интернет-банка выписки и импортировать их в сервис.

Дальше будет формироваться отчетность. Более того, вы можете настроить сдачу отчетности в налоговую через Интернет с помощью этого сервиса. Вам почти ничего не придется делать самостоятельно.

Стоимость такого сервиса – несколько тысяч рублей в год. Это хорошая возможность, ведь дополнительно вам дают консультации. Если что-то непонятно, обращаетесь к специалисту сервиса.

Так вы можете передать ведение всей бухгалтерии (конечно, если она у вас достаточно простая). На «Моем деле» также подсказывают сроки, у них есть календарь. Когда заходите туда, вам все показывают – когда, что, сколько, куда платить налоги, когда сдавать отчетность. Есть пошаговые инструкции, как все это делать. Очень качественный сервис, попробуйте им воспользоваться.

Разработка стратегии

При помощи матрицы генерации каналов продаж вы должны разработать новые направления бизнеса и найти варианты увеличения дохода. Если этого не сделали, обязательно начинайте продумывать уже сейчас.

Если вы новичок, берите новый проект и запускайте его чужими руками. Сразу ищете руководителя, который будет полностью вести задачи. Он будет это делать под вашим присмотром, но всю техническую часть исполнять без вашего участия.

Так вы переходите от аутсорсинга мелких задач к делегированию целых проектов. Разумеется, придется обсуждать план, корректировать его, обучать помощника. Но все равно проектом будет заниматься другой человек.

Продвинутые должны поручить подготовку требований помощнику. Расскажите человеку о проекте, поставьте задачу описать план действий и т.д. Чем качественнее подготовка, тем больше шансов, что вы получите хороший доход.

Задача для монстров – делегировать новый проект полностью. Это относится и к найму сотрудников. То есть берем человека, и дальше он полностью тянет проект, лишь изредка совещаясь с вами.

Планерка

В конце недели вы должны провести планерку. Не обязательно созывать всех фрилансеров, аутсорсеров и работников. Берите список дел, который составили в начале недели, и смотрите на результат.

Проанализируйте, что сделано, а что нет. Узнайте, когда все будет завершено, разберите всякие нюансы. Все дела недели должны быть разобраны.

Монстры должны всем фрилансерам и помощникам выдать план работ на следующую неделю.

Список задач

Некоторые крупные дела не так просто выполнить. Человек должен быть высокоорганизованным, но таких мало. Проще всего разбить крупное дело на мелкие задачи и составить расписание, что в каком порядке следует выполнять. В идеале у исполнителя ежедневно должно быть не больше трех задач. Расписание может быть оформлено примерно так:

■ красным выделяете главную задачу, которую сотрудник должен обязательно сделать;

■ желтым помечаете второстепенное дело, которое следует выполнять вторым;

■ зеленым помечаете дополнительное задание, к которому следует приступить только при наличии времени.

Такое расписание можно сделать каждому работнику на всю неделю.

Список дополнительных задач

Для тех, кто любит оптимизировать, есть интересный способ, когда дополнительные дела идут отдельным списком. Если у сотрудника есть свободное время, он смотрит в него и приступает к выполнению указанных задач.

Бывает такая проблема: человек сделал задание и ждет, пока вы отреагируете. И, следовательно, ничего другого не делает. При наличии списка дополнительных задач такой ситуации не возникнет, и сотрудник все время будет занят. Для этого составьте перечень задач, выполнить которые надо, но руки до этого никак не доходят. И пускай он работает с задачами по списку в свободное время.

Победа над страхами

Вы должны постоянно работать над собой – это очень важно. Надо перебороть свои страхи. От резкого рывка в бизнесе большинство людей отделяет не что-то внешнее. Причина не в глупости помощников и фрилансеров, не в давлении конкурентов, не в отсутствии продуктов или денег.

Страшно взять и что-то сделать. Ваша задача – избавиться от таких мыслей.

Задание: прямо сейчас запишите, какие страхи у вас есть в сфере бизнеса. Вы можете бояться того, что:

■ не хватит средств, не будет денег на зарплату сотрудникам;

■ люди подведут, придется краснеть перед клиентами и оправдываться;

■ придется все переделывать за исполнителей;

■ не получится открыть филиал в другом городе;

■ не удастся делегировать важный участок работ;

■ вы вложитесь в дорогостоящую рекламу, а это не сработает.

Запишите все свои опасения. Не бывает, чтобы человек совсем ничего не боялся.

Наверняка у каждого есть какие-то сумасшедшие идеи. Может быть, вы хотите завесить город рекламой, взять кредит на 10 миллионов и вложиться во что-то грандиозное. Или думаете нанять пятнадцать человек и быстро «взлететь» с ними.

Если нет мелких страхов, возьмите что-то масштабное.

Может, вас пугает налоговый инспектор или вероятность интереса со стороны контролирующих органов или бандитов. Некоторые опасаются, что сотрудники выполнят все задачи и нечем будет их занять.

Навстречу страху

Когда обозначили все страхи, их нужно преодолеть. Лучший способ – идти навстречу неизвестному.

Для начала это можно сделать в маленьком масштабе. Например, возьмите кредит на 500 000, а не на 10 миллионов. Наймите пять человек, а не пятнадцать. Если страшно отправить документы в другой город, пошлите не самые важные бумаги или их копии.

Опасаетесь, что не хватит денег на зарплату сотрудникам? Сделайте подушку безопасности. Отложите 100 000–200 000 – пусть лежат на депозите. И вы будете знать, что даже если все пойдет плохо, вы сумеете заплатить сотрудникам.

Если боитесь, что арестуют счет фирмы, подумайте, как уменьшить риски. Например, у вас есть вторая компания, которая будет продолжать работать. Ситуация все равно неприятная, но риск значительно снижается.

Возьмите самую большую идею, которая вызывает в вас страх, и попробуйте ее протестировать в маленьких масштабах.

Когда вы преодолеете страх, будете думать совершенно иначе.

Появится ощущение, что зря вы не делали этого раньше. Это можно сравнить с прыжками с парашютом. Человек первый раз подходит к краю, ему открывают дверь. Он стоит, смотрит в пустоту и думает: «На кой черт я подписался под этой сумасшедшей идеей?» На земле было гораздо лучше!

Зато потом, после прыжка, человек получает незабываемые ощущения. Наступает эйфория, гордость, а самое главное – чувство, что получилось преодолеть себя.

Примерно так же происходит со страхами в бизнесе, когда хочется реализовать крупный проект. Допустим, вы всегда брали заказы на 1000 долларов, а сейчас возьмите и продайте что-нибудь на 50 000 долларов.

Придется много работать на пределе сил, но когда все сделаете, будете чувствовать себя совершенно иначе. Протестируйте идею, которая вызывает в вас страх.