Текст книги "Теория и практика психологии управления: настольная книга менеджера по персоналу"

Ольга Васильевна Викулина
Теория и практика психологии управления: настольная кн. менеджера по персоналу

Введение

Настоящее издание представляет собой практическое пособие по подбору кадров и управлению персоналом. Это курс саморазвития и самосовершенствования в области практического человековедения и психологии управления персоналом. С помощью этой книги можно не только самосовершенствоваться, но и получить практическую помощь в обучении и познании ваших коллег и подчиненных, а также поможет повышению общей эффективности управленческой деятельности в вашем коллективе.

В основу этого курса положен обобщающий практический опыт работы государственных и коммерческих предприятий с учетом действующих нормативно-методических документов Российской Федерации.

Для удобного чтения пособие составлено из пяти глав. В каждой части приводятся материалы соответствующих документов с действующим стандартом (ГОСТ Р 6.30–97, Требования к оформлению документов).

Первая глава «Выстраивание системы структурированного менеджмента в организации» освещает некоторые теоретические положения менеджмента, чтобы читатель мог получить необходимые сведения о теории, а также о структуре и системе управления персоналом.

Во второй главе «Практика психологии подбора и комплектования персонала» даны основные положения для отработки приемов и методов конкурсного отбора сотрудников и их комплектование. Как отличить профессионала от дилетанта? Как провести собеседование? На эти и другие вопросы можно найти ответы в этой главе.

Третья глава «Теория и практика психологии управления» представляет рекомендации и советы, которые можно использовать, чтобы высветить моменты, о которых вы, возможно, не подозреваете.

Четвертая глава «Приемы и механизмы психологии, применяемые при стрессах и конфликтах» – своеобразный практикум, который позволит применить определенные знания техники и приемов снятия стрессов на практике.

Пятая глава «Ключи к искусству управления» включает психологические тесты, тренинги и самые разнообразные материалы, которые помогут задуматься о своем месте в жизни, о работе, о правильном использовании своего потенциала.

Практические рекомендации, содержащиеся в данной книге, носят универсальный характер и могут быть применены на любом малом предприятии, независимо от его профиля и специфики деятельности.

В работе были использованы зарубежные и российские источники по психологии и менеджменту.

Издание рассчитано на руководителей малых предприятий, их заместителей, менеджеров по персоналу, которым по роду деятельности приходится совмещать обязанности специалистов по делопроизводству, юристов, инспекторов отдела кадров, психологов. Оно может быть также полезным и студентам гуманитарных вузов при изучении психологии управления и менеджмента, а также всем, кто интересуется проблемами психологии личности и бизнеса.

Глава I
Выстраивание системы структурированного менеджмента в организации

1. Менеджмент. Функции и роли менеджера по персоналу

Современный мир требует сегодня отказа от устаревших, не оправдавших себя, подходов к проблемам управления, лидерства, менеджмента.

Сегодня менеджмент – рациональное управление современным производством, тесно связанное с улучшением организации на основе постоянного внедрения новых принципов, форм, структур и методов управления с целью повышения эффективности производства, бизнеса.

Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между людьми, включает их в созидательный процесс коллективной трудовой деятельности. Его задача – расширение возможностей персонала, содействие его развитию, обучению и росту, включая эффективный обучающий процесс повышения эффективности трудоотдачи, расстановку по рабочим местам и продвижение по службе.

Менеджер (англ. manager – управляющий) – специалист по управлению производством и обращением товаров, работающий по найму. Менеджер организует работу на фирме, руководит производственной деятельностью сотрудников фирмы. Менеджер является должностным лицом фирмы и входит в средний и высший руководящий ее состав. В отличие от членов наблюдательных и контрольных органов менеджеры наделяются исполнительной властью.

Главное свойство хорошего менеджера – решительность. Многие менеджеры позволяют себе долгую раскачку в процессе принятия решения, что, в некоторых случаях, является не допустимым. Разумеется, менеджер обязан собрать, как можно больше информации и прогнозных оценок. Но в какой-то момент приходится довериться интуиции, пойти на риск.

Во-первых, потому, что даже правильное решение оборачивается ошибочным, если оно принято слишком поздно.

Во-вторых, абсолютной уверенности не существует.

Иногда, если нет на руках информации, приходится опираться на собственный опыт.

Менеджер по персоналу должен обладать недюжинными познаниями в бизнесе и отличными коммуникативными способностями. Выполняемая им работа требует способностей, навыков. Ему должны быть присущи такие качества, как мобильность, быстрота реакции и стрессоустойчивость.

О качествах менеджера надо судить по тому, как хорошо он может организовать большое число людей и насколько эффективно может добиваться наилучших результатов от каждого из них.

Основная цель менеджмента – достижение высокой эффективности производства, лучшего использования ресурсного потенциала предприятия, фирмы, организации.

В практической деятельности корпорации менеджеру по персоналу приходится побуждать каждого из ее работников вносить свою лепту в общее благо и стремится изыскивать резервы повышения производительности.

Одним из основных становится вопрос о руководстве коллектива, группы, компании, предприятия, управленческой структуры. Лидер – человек, способный объединить и увлечь остальных, пробудить в членах коллектива инициативу, предприимчивость, гибко реагировать на изменение внешних условий. Менеджер по персоналу является связующим звеном между руководителем и служащими.

Управление персоналом призвано обеспечить эффективное взаимодействие человека и организации. Менеджер, налаживая это взаимодействие, должен знать и постоянно отслеживать характеристики личности, которые определяют поведение человека в организации, и параметры окружающей среды, влияющие на включение человека в деятельность организации, а также уметь применять методы эффективной мотивации людей к деятельности.

Менеджеры должны не только обладать умением принимать своевременные решения, но им также принадлежит роль мотиваторов.

Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия.

Организационная структура управления персоналом должна соответствовать его размерам и не быть более сложной, чем это необходимо для ведения хозяйственной деятельности и нормальной работы предприятия, организации, фирмы. Если организация маленькая и руководитель может в одиночку управлять персоналом, применяется элементарная организационная структура. Если же число персонала увеличивается до такого размера, что руководителю трудно управляться в одиночку или возникают отдельные специализированные виды деятельности, то появляется промежуточный уровень в управлении. Дальнейший рост организации может вызвать возникновение новых уровней в иерархии управления, вследствие чего структура управления персоналом усложняется.

Число структурных единиц и их взаимное расположение также зависит от того, какая техника и технология используется в организации. Структура должна быть построена таким образом, чтобы успешно проводить технико-технологическое и соответствующее кадровое обновление.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. Для выполнения последних функций и создаются службы управления персоналом.

Возглавляет организационную структуру фирмы генеральный директор, руководящий отдельными ее подразделениями – бухгалтерия, отдел: административной работы, управления персоналом, контрактации, изготовления рекламной и обучающей продукции, обучения, технического обеспечения, сопровождения (схема 1).

Главная цель по управлению персоналом – обеспечить фирму необходимым персоналом, поддерживать на высоком уровне их квалификацию, создать сотрудникам условия для эффективной работы.

Цели по управлению персоналом могут быть внешние и внутренние.

Внешние цели – связь фирмы с окружающей средой (рынок труда, охрана окружающей среды, взаимоотношения с государственными и местными властями, профсоюзами и т. п.):

– Выявление и предупреждение возможных трудовых конфликтов, подготовка предложений руководству фирмы о соответствующей линии поведения с учетом заключенных тарифных соглашений.

– Изучение положения на рынке труда, тенденций развития новых технологий, требований к опережающей подготовке кадров.

– Разработка перспективных требований к вакантным должностям и кадровому составу. Составление должностных инструкций по новым должностям и личностных спецификаций.

Схема 1

Схема организационной структуры фирмы

– Непрерывное, последовательное планирование в области внешней и внутренней занятости; профессиональный кадровый маркетинг.

– Применение законодательных требований к охране окружающей среды, эргономике и эстетике. Проектирование рабочих мест с учетом ценностных ориентаций в обществе, изменений на рынке труда, в условиях труда и техники безопасности.

Внутренние цели направлены на улучшение отношений фирмы со своими сотрудниками (участие их в управлении фирмой, совершенствование стиля руководства, углубление профессиональных знаний, решение социальных вопросов и т. д.):

– Разработка мер по управлению денежными доходами.

– Создание и непрерывное совершенствование структуры заработной платы с учетом социальных льгот.

– Разработка отдельных статей коллективного договора, касающихся вопросов материального вознаграждения с учетом социальных льгот, изменений на рынке труда, результатов аттестации и уровней должностей в организации.

– Разработка мер по удовлетворению социально-культурных запросов персонала.

– Удовлетворение социально-бытовых и культурных.

Таким образом, служба управления персоналом выполняет одну из главных задач в развитии предприятия – повышение эффективности производства, благодаря своевременному качественному подбору работников по специальности и квалификации, их развитию, обучению и служебному продвижению, а также мотивации персонала.

Главному менеджеру по персоналу подчиняется ряд важных подразделений по работе с кадрами и их социально-бытовому обслуживанию. В организационную структуру службы управления персоналом входят следующие подсистемы – подразделение: найма и увольнения персоналом, планирования персонала, развития персонала, мотивации труда, юридических услуг, социальных льгот и выплат (схема 2).

Подразделение найма и увольнения персонала выполняет следующие функции:

– оформление и учет приема персонала; увольнений и перемещений;

– информационное обеспечение системы кадрового управления;

– статистика персонала;

– отбор персонала;

– работа с увольняющимися (беседа, работа со стрессом, предложение других мест работы на этой же фирме).

Подразделение планирования персонала обеспечивает:

– анализ рынка труда и потребности в персонале;

– взаимосвязь с внешними источниками обеспечения потребности в персонале;

– расчет потребности в персонале и затрат на персонал.

Подразделение развития персонала выполняет:

– обучение персонала;

– работа с кадровым резервом;

– планирование и контроль деловой карьеры;

– адаптация новых работников;

– деловая оценка персонала.

Схема 2

Организационная схема службы управления персоналом

Подразделение мотивации труда играет важную роль в развитии всего процесса управления и включает в себя следующие функции:

– нормирование и тарификация трудового процесса;

– разработка систем оплаты труда;

– использование средств морального поощрения;

– разработка форм участия в прибыли и капитале;

– разработка немонетарных (не денежных) побудительных систем.

Подразделение юридических услуг выполняет:

– решение правовых вопросов трудовых отношений;

– согласование распорядительных документов по управлению персоналом.

Подразделение социальных льгот и выплат занимается:

– обеспечение льготами в соответствии с законодательством;

– расчет и распределение внутрифирменных льгот и выплат. Однако на предприятии с небольшим числом служащих может отсутствовать структурное подразделение, занятое делопроизводством и управлением персоналом. Эти функции, как правило, возлагаются на помощника руководителя предприятия или менеджера по персоналу в одном лице.

Но на крупном предприятии формируется система стратегического управления персоналом (УП). Важным этапом этого процесса является адаптация проектируемой системы и системы управления персоналом (СУП). Для их наиболее эффективного совмещения при внедрении системы стратегического УП используется метод сетевого моделирования, т. е. составление сетевого графика выполнения и контроля работ по совершенствованию СУП в условиях стратегического управления. Для этого необходимо разработать сводный сетевой график работ по совершенствованию СУП на этапе внедрения системы стратегического УП, определить примерную длительность каждого вида работ сетевого графика в днях и ответственных исполнителей по каждому виду работ из числа руководителей предприятия и СУП.

В разных странах концепция управления персоналом выглядит по-разному. Каждая страна разрабатывает свой подход к управлению персоналом организации с учетом своих национальных особенностей, сложившихся многолетних традиций, с учетом ТК и законодательств той страны, в которой организовано производство.

Появившаяся в начале 90-х годов зарубежная литература и ее изучение, а впоследствии и применение концепций нашими руководителями на практике, привела к серьезным изменениям в организации трудовой деятельности и развитии всей производственной сферы. Но полное копирование иностранного опыта привело некоторые фирмы к отрицательному результату, так как не были учтены национальные особенности нашей страны. Можете провести сравнительный анализ подходов к управлению персоналом в разных странах, заполнив табл. 1.

Таблица 1

Концепция управления персоналом в разных странах

2. Документооборот. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом

Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственной деятельности. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности ценных документов.

Работа с документами должна быть так налажена, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.

Под документом понимается информация, записанная любым способом на том или ином носителе, имеющем реквизиты. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Не важно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии – традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.

Документирование процессов и событий отражает их взаимосвязи, обеспечивает сравнимость, преемственность и возможность оперативного корректирования. Постоянное и систематическое документирование производственно-хозяйственной деятельности – гарантия качества управления, непрерывности и устойчивости развития предприятия.

Для нормального процесса выработки, обоснования и принятия управленческих решений главному менеджеру приходится значительную часть своего рабочего времени использовать для работы с документами: получать их из других подразделений, от своего начальника и изучать, а также самому разрабатывать документацию в соответствии с возложенными на него функциями.

Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия. Виды документов по функциям и задачам управления персоналом включены в Общероссийский классификатор управленческой документации.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и обязаны знать основы законодательства России «Об Архивном фонде РФ и архивах», «Об информации, информатизации и защите информации», «О бухгалтерском учете и отчетности» и т. п., исполнять требования государственных стандартов и ведомственных инструкций.

Общее делопроизводство в России регламентируют следующие нормативные акты и инструктивные материалы:

1. Сборник положений «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения». М., 1975.

2. ИСО 216:1975. Писчая бумага и виды печатных материалов. Потребительские форматы. Серии А и В.

3. ГОСТ 9327. Форматы бланков документов.

4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. М., 1991.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1994.

6. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

7. ГОСТ 6.30–97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. М., 1997.

8. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

Но большинство из них требуют серьезной переработки в связи с изменением условий в стране, внедрением компьютеров и современной оргтехники.

Все многообразие документов, проходящих по общему делопроизводству, можно разделить на: организационные, распорядительные, справочно-информационные, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.

Организационные документы – документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия, куда входят:

– Заявление в регистрационную палату.

– Протокол № 1 собрания учредителей.

– Учредительный договор.

– Устав предприятия.

– Свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате.

– Свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т. п. организациях.

Первая часть документов выдается или заверяется внешними организациями. Вторая часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством. Сюда входят:

– Структура предприятия.

– Штатное расписание.

– Текущие планы и программы деятельности.

– Положения о структурных подразделениях.

– Внутренний распорядок на предприятии.

– Должностные инструкции сотрудников.

– Инструкция о ведении делопроизводства и т. д.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Распорядительные документы – разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому, к какому сроку необходимо сделать. Их порой объединяют одним понятием «организационно-распорядительная документация».

На предприятии в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть Протокол собрания (совещания, заседания и т. п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.

Справочно-информационные документы – документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. К ним относятся: служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители – телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы; докладные, служебные и объяснительные записки; отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия – документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные учетно-отчетные карточки.

Государственные и муниципальные организации могут направлять на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налогооблажение, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу нормативных документов государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры) – основные документы предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключение составляют финансово-бухгалтерские документы, особенности составления и обработки которых регламентируются специальными инструкциями.

Особенности оформления документов, таких как: Технический проект, Экономическое обоснование, Акт, Протокол, Штатное расписание, Структура предприятия и т. п., заключаются в следующем. На этих документах обязательно проставляются реквизиты:

1) наименование документа;

2) гриф утверждения;

3) гриф согласования;

4) регистрационный индекс документа;

5) город или место подготовки;

6) код формы документа;

7) № экземпляра;

8) визы согласования;

9) подпись; 10) печать.

Практически все документы, за исключением писем и их заменителей (телекс, телетайп, телефакс и т. п.), имеют наименование: Заявление, Справка, Служебная записка, Приказ, Акт, Протокол, Трудовое соглашение, Договор, Контракт, Штатное расписание, Структура предприятия и т. д.