Текст книги "Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях"

§ 7. Деловая переписка

Избавьтесь от половины слов на каждой странице, затем уберите еще половину из того, что осталось.

Стив Круг

Хорошее письмо всегда кратко. Предложение не должно содержать ненужных слов, а абзац не должен содержать ненужных предложений по той же самой причине, по которой на холсте не должно быть ненужных линий, а в машине – ненужных деталей (17-е правило из «Основ стиля» Э. Б. Уайта).

I. Предпочтительно отправлять на хорошей бумаге любые послания: рабочие документы, предложения, приглашения и др.

II. Хорошим тоном в деловых отношениях считается наличие фирменных бланков и конвертов для деловой переписки.

III. На бланках размещают шапку письма: эмблему фирмы, ее полное название, почтовый и электронный адрес, номера телефонов и телефаксов, банковские реквизиты, в некоторых случаях – некоторые данные главы организации.

IV. На фирменных конвертах отпечатывают свой почтовый индекс и адрес (тогда на бланках письма его указывать не нужно), этот знак предупредительности избавит партнеров от хлопот и ошибок в адресе.

V. Если вы обращаетесь в организацию впервые, необходимо представить свою фирму, обозначить ее цели и задачи (для этого хорош небольшой рекламный буклет), если возможно – представить рекомендации или ранние договоренности, сослаться на контакты.

VI. Хорошим тоном для начала отношений будут высланные комплекты визитных карточек (по 3—5 штук) тех своих сотрудников, с которыми предполагаются возможные дальнейшие контакты, например: директора, заместителей, бухгалтера, менеджеров и т. п.

VII. Необходимо также высылать подобные наборы карточек своим постоянным партнерам в случае, если в реквизитах вашей фирмы произошли изменения – адрес, номера телефонов, перестановки в штате сотрудников.

VIII. Дата в письме ставится под шапкой, обычно – справа. Слева – адрес и имя получателя. Ширину левого поля письма оставляют не менее 2 см.

IX. Форма послания должна соответствовать его содержанию, быть «человечной» – желательно избегать бюрократических оборотов и клише, соблюдать вежливость. Рекомендуется избегать переносов слов, ошибок, фамильярностей, жестких прямых отказов.

X. Если ваше письмо – продолжение переписки, его следует начинать с вежливой ссылки на полученное вами от адресата последнее послание.

XI. Завершать письмо следует словами благодарности и выражением надежд на будущие совместные дела.

XII. Обязательные формулы вежливости – «С уважением», «С почтением» и др. – пишут слева, выше подписи. Ручная подпись ставится сверху отпечатанной фамилии – обе слева. (Встречается еще и старый вариант, когда слева была печать, а справа – подпись, но он постепенно заменяется общеевропейской версией, подобно порядку надписей на почтовых конвертах.)

XIII. Пометка «private» («personal», «confidential») означает «лично в руки» адресата, без этих пометок письмо может быть вскрыто и прочитано замещающим лицом.

XIV. Сокращение «PP» (лат. per preceptum) перед подписью означает «по поручению» – оно ставится, когда письмо написано уполномоченным лицом, а не самим отправителем.

XV. Сокращение « P. S.» (лат. post scriptum – «после написанного») отмечает приписку, не связанную с основной темой письма. Этот знак не обозначает подпись или просьбу (как по недоразумению считают некоторые наши люди…).

Здесь существует ряд особенностей.

I. Ниже шапки письма слева точно повторяют адрес и полные реквизиты получателя, во многих случаях принято указывать имя и фамилию директора (директоров).

II. Ниже, слева же, помещают ссылки – инициалы подписывающих лиц и печатающих письмо секретарей-машинисток.

III. На уровне ссылок справа пишут дату; месяц указывается словом с заглавной буквы (возможны сокращения), при этом обозначение даты начинается с месяца только в США (April 17 2010), более распространенный вариант – 17 April 2010 (17^th April 2010).

IV. Сокращения названий фирм и отделов, обозначения должностей и званий, месяцев и дней недели, принятые обращения (Dear Mr, Dear Mrs) пишутся с заглавной буквы.

V. Имена собственные, как и обозначающие национальную и государственную принадлежность имена прилагательные, также пишутся с заглавной буквы.

VI. Слова (включая их сокращения), обозначающие названия стран, городов, штатов, республик, улиц, площадей, пристаней, районов, зданий, гостиниц, нумерацию этажей, квартир, комнат пишут с заглавной буквы.

VII. Слова приветствия, как и заключительную формулу вежливости, размещают слева, увязывая между собой степени формальности обращения и подписи. К примеру: «Уважаемый мистер Х – С уважением, Y». Или: «Привет, дорогой А – Удачи, В».

VIII. В англоязычных странах в последние годы подписи ставят слева (ранее они были по центру) под формулами вежливости и над наименованием фирмы, посылающей письмо.

Переписке по электронной почте свойственны демократичность и стремительность, что вполне допускает неформальный стиль обращения. Однако с незнакомыми людьми и малознакомыми деловыми партнерами сразу переходить на «свободный стиль» неразумно. Особо не рекомендуется шутить с незнакомцами.

И не следует посылать «пустых» писем – когда важные документы вы отправляете вложением, обязательно впишите в тело письма приветствие, напоминание о ваших договоренностях и заключительные краткие формулы вежливости.

§ 8. Требования этикета к деловой одежде мужчин[21]21
  О мужской одежде – о категориях мужских костюмов, об их различиях и назначении, о сорочках и галстуках и о видах мужской обуви читайте в новой книге Т. Белоусовой «Мужской костюм».– Примеч. ред.


[Закрыть] и женщин[22]22
  Женской одежде, модным стилям и развитию хорошего вкуса посвящена книга Т. Белоусовой «Ангел носит GUCCI». Также готовится переиздание ее популярной книги «Хороший вкус у вас в кармане». Следите за книжными новинками! – Примеч. ред.


[Закрыть]

Хорошо завязанный галстук – это первый важный шаг в жизни.

Оскар Уайльд

Переоценить значение костюма как в жизни, так и в деловом пространстве просто невозможно – оно огромно. Безусловно принято – быть прилично одетым во всех общественных местах (кроме, пожалуй, бань).

Англичане говорят, что одежда делает человека, как свита играет короля. И дело не столько в статусе костюма, который отражает положение дел его «носителя». Самое удивительное, что хорошо сидящая одежда, подтянутый силуэт помогают собраться внутренне, дисциплинируют и структурируют человека.

Кстати, наше исконное выражение – «встречают по одежке…» – точно отражает суть англоязычного термина dress-code. «Код платья» помогает нам «читать» друг друга, расшифровывать: кто есть кто, в какой социальной среде обитает и, собственно, – ЧТО представляет собой «носитель» и как нам к нему относиться.

Тем удивительнее отношение наших сограждан к dress-code! Почему многие воспринимают его как «угнетение свобод и вкуса»? Такие люди упрямо ограничивают понятие «дресс-код» лишь требованиями этикета к деловой одежде. На самом же деле рекомендации к соблюдению пристойности в рабочих отношениях – логичны и рациональны. И позволяют осуществиться для нас второй части русской поговорки – «проводить по уму…».

DRESS-CODE для мужчин и женщин

Виды деловых мероприятий могут быть разнообразны.

Формат события всегда диктует выбор логичного костюма. Чтобы быть уместным и соответствовать ситуации, необходимо придерживаться главного секрета имиджмейкеров: собираясь куда-либо, ответить себе на три ключевых вопроса:

КУДА? КОГДА? С КЕМ?

Можно использовать и более точный математический метод – рассчитать так называемый коэффициент консервативности КК (он же – уровень респектабельности), которому вам следует соответствовать на каком-либо мероприятии и который учитывает все важные параметры:

х₁ – профессиональный имидж (функция и статус);

х₂ – уровень рабочего события;

х₃ – место действия;

х_n – другие значимые факторы (время дня, сезон года и пр.).

Тогда:

Здесь вы сами, по шкале от 1 до 10, ранжируете статус, уровень и место события (при необходимости – и другие моменты), а потом высчитываете среднюю арифметическую величину, которая и называется коэффициентом консервативности. В итоге:

КК < 5 – неформальный уровень,

КК = от 5 до 7 – формальный уровень,

КК = от 8 до 10 – высокий формальный, уже протокольный уровень.

Полученные ответы помогут выбрать из шкафа именно те вещи, которые в большей степени соответствуют моменту и требованиям приличий.

I. Под пиджаки и костюмы используют сорочки только с длинным рукавом, даже летом. (Короткий рукав сорочки допустим лишь у обслуживающего персонала – без пиджака.)

II. Под сорочками обязательно присутствие майки.

III. Галстуки из последних модных коллекций в дневное время неуместны – плейбойские зайчата или Венера Милосская могут произвести эффект обратный желаемому; их время – вечернее.

IV. Носки делового человека должны быть в тон брюк или туфель! Эпатирующие или контрастные расцветки носков в мире деловых отношений недопустимы.

Носки приличного господина всегда высоко закрывают щиколотку (на какой бы низкий стул он ни присел) и плотно прилегают к ней (не пережимая при этом, что вредно для здоровья).

V. В холодное время года регламентируются и головные уборы:

• шляпу надевают только с пальто (в один тон);

• кепи и береты носят с плащом;

• меховые шапки-ушанки – с дубленками;

• вязаные шапочки и бейсболки – с куртками.

VI. Летом оттенки мужских костюмов (даже официальных) заметно светлеют. Ткани также становятся легче – лен, хлопок, строгий деним.

VII. В свете солнца и приличий обязана «просветлеть» и обувь! Белые костюмы с черными туфлями и сорочками – «гангстерское» предложение Армани, сделанное мужчинам около десяти лет назад (и необъяснимо любимое российскими господами), – не приняты хорошим тоном в деловом мире. К светлым костюмам подбирают туфли светлых оттенков, в тон им – ремни и кейсы.

VIII. Хочется надеяться, что истинным джентльменам не придется напоминать о важности личной гигиены (но не следует злоупотреблять парфюмом). Опрятность костюма джентльмена подразумевается всегда!

IX. О мелочах не забывайте никогда. Часы, запонки, очки, зажигалки лучше выдержать в одном стиле. Кейсы и портфели, обувь и ремни подбирайте между собой в ансамбль: они должны подходить своему хозяину по размеру и форме, а равно подходить и к его гардеробу.

X. В пятницу, в канун уик-энда, этикет допускает более свободную форму одежды, но все равно следует придерживаться элементарных приличий.

У меня непритязательный вкус: мне вполне достаточно самого лучшего.

Оскар Уайльд

I. Обязательно наличие тонких чулок или колготок телесных оттенков. И все инсинуации модных стилистов оставьте в стороне, они – НЕ о бизнес-этикете! Лишь в холодное время возможны цветные плотные колготки (не менее 80 den) в тон ансамбля костюма.

II. Закрытые туфли в холодный период – обязательны; закрытый мысок туфли (с открытой пяткой) – возможен для теплого сезона и лишь для неформальных мероприятий.

Эти два условия обязательны для обуви к официальному костюму.

! Всевозможные босоножки, сабо, сандалии и панталеты – это повседневная утилитарная обувь, к деловой одежде она не относится!

III. В гардеробе служащей женщины должен быть визитный костюм (возможно, не один) с юбкой не «экстремальной» длины.

IV. В современном деловом этикете брюки допустимы при обязательном условии, что верхняя часть костюма прикрывает ягодицы, но это – категорически не кожаные и не джинсовые брюки.

V. Одновременно существуют и старые жесткие традиции, исключающие для женского делового костюма брюки, но тогда это условие декларируется особо – в официальном приглашении или уставе компании.

VI. Этикет разрешает использование в деловой одежде трикотажа, но он должен быть спокойным – без декольте, закрывать талию, непрозрачный, без чрезмерных украшений, пайеток, стекляруса, люрекса и блеска.

При этом трикотаж не относится к официальной (протокольной) одежде!

VII. Летом костюм может быть светлых и ярких расцветок, но он должен иметь длинный рукав.

VIII. Это же условие обязательно и для самостоятельных блузок.

IX. В холодное время предпочтительно выбирать аксессуары неярких и спокойных оттенков, а кожаные сумки и портфели – темные, подобранные к туфлям и к костюму в целом. (Признак дурного тона, да и просто глупо – использовать в нашем климате в слякотную погоду на улице белую обувь!)

X. В официальных мероприятиях допустимы перчатки – небольших размеров (невысокие), как элемент костюма.

XI. Из украшений для делового костюма используются изделия бижутерии, но небольших объемов, в малом количестве, составляющие ансамбль с костюмом и обликом в целом.

XII. Отмечу особо, что в дневное время не носят ювелирные изделия из драгоценных металлов и камней. При этом хорошая бижутерия высокого качества котируется во всем мире. Тонкие деликатные золотые украшения (цепочки-колечки) относятся к бижутерии (!) и допустимы в протоколе, ведь речь идет об ограничении лишь на помпезные, нарочитые варианты.

XIII. К деловой офисной одежде никогда не относятся:

• одежда из джинсовой, или блестящей, или прозрачной ткани;

• юбки – фольклорные, с воланами, с крупными рисунками, с глубокими разрезами;

• соломенные шляпы, холщовые панамы и пр.

XIV. Для офиса не годится уличная обувь (сапоги, ботильоны, уличные туфли на толстой микропоре), принята паркетная обувь на тонкой кожаной подметке.

XV. Так же нелогично – использовать паркетную обувь на кожаной подметке для передвижения по улицам.

Обращаю внимание, милые дамы: нормы, регламентирующие ваш костюм, осмысленны, как и все правила этикета. Любые проявления, подчеркивающие сексуальность, относятся к романтическому стилю и к нарядной одежде, они не используются в деловом костюме.

Весьма забавляет порой реакция мужчин на женщин-коллег: представители сильного пола сразу улавливают посылаемый излишне откровенными одеждами эротический импульс, однако мужские поползновения разбиваются о недоумение барышень: «Я НЕ ЭТО имела в виду!..»

NOTA BENE

При входе в здание ООН, где собираются представители различных стран и культур, дежурит специальная служащая-протоколист, которая не позволит даме выглядеть недостойно (быть без чулок или в слишком откровенном декольте и пр.) – словом, отследит, чтобы вид посетительницы соответствовал требованиям dress-code, то есть европейским приличиям.

Таковы мировые правила: noblesse oblige – «положение обязывает»…

NOTA BENE

! В вечерней протокольной теме для женщин есть один тонкий момент, о котором многие не знают! При выборе наряда следует учесть, что в коктейльном платье (или в другом нарядном костюме демократичного характера) дама свободна в регламенте: она может прийти-уйти одна или с партнером или же сменить его в ходе мероприятия. А вот вечернее платье «в пол» подразумевает обязательное наличие спутника – согласитесь, есть что-то беззащитное в женщине, облаченной в открытое платье, которое к тому же мешает свободно двигаться. В этом случае опека со стороны мужчины просто физически необходима.

Уважаемые дамы и господа! Не бойтесь, следуя своду общепринятых норм и правил, потерять свою индивидуальность. Требования этикета не отменяют шарма и элегантности, но при этом дают нам возможность выглядеть уместно и соответствовать логике ситуации.

Dress-code – это схема-основа, пользуясь которой мы с легкостью будем «жонглировать» предметами гардероба. И обеспечивать оптимальное наполнение своего шкафа.

Каждый должен быть произведением искусства – или носить на себе произведение искусства.

Оскар Уайльд

! И для мужчин, и для женщин абсолютно все аксессуары (включая парфюм, прически и белье!) выбираются в соответствии с адресацией костюма – для какого события он надевается. Костюм и «мелочи» должны составлять ансамбль.

Совершенство складывается из мелочей.

Микеланджело

Заключение

Только заканчивая задуманное сочинение, мы уясняем себе, с чего нам следовало его начинать.

Блез Паскаль

Пожалуй, заключительные слова всегда вызывают у авторов некоторое смятение…

Вроде бы все уже сказано (возможно, не все получилось даже при всех авторских стараниях, но не заходить же «на второй круг»?), и в то же время – расставаться как-то грустно.

Еще большую грусть вызывает факт, что в сознании многих наших соотечественников проявляется некая деформация – представления об этикете сужены рамками «что-то там о сервировке», какой-то обременительный «цирлих-манирлих». Книги по этикету в магазинах располагают на полках под рубрикой «Рукоделие» – видимо предполагая, что эта тема может быть интересна только домохозяйкам (со всем моим глубоким уважением к их труду и стараниям).

И при высокомерном отношении к этикету наших работающих мужчин и женщин, при снисходительном попустительстве интеллектуалов, в России вырастают поколения, для которых хамство и мерзость становятся НОРМАЛЬНЫМ поведением…

Знаю, подобная литература с изложением банальных истин (а бывают ли истины другими?) с трудом находит своих читателей, как ни взывай к их продвинутому здравому смыслу. Тем не менее выражаю надежду, что эта книга окажется для кого-то на нужной полке в нужное время.

Всех благ вам, дорогие партнеры по общению и коллеги по работе!

Т. Б.

www.tatibella.narod.ru

Та к понравилась ваша новая книга – больше никогда не буду вас читать, чтобы не испортить впечатление.

Корней Чуковский