Текст книги "Электронный инструментарий переводчика"

5 Работа с текстом. Рекомендации переводчикам

5.1 Офисный пакет Microsoft Office

Microsoft Office является одним из популярнейших комплексов прикладных программ для решения практически любых задач обработки данных, возникающих в офисе и дома. Во всех приложениях Microsoft Office используется один и тот же графический интерфейс пользователя, что упрощает обучение работе с приложениями.

Пакет Microsoft Office включает в себя следующие программы: Microsoft Word (текстовый процессор), Microsoft Excel (программа для работы с электронными таблицами), Microsoft PowerPoint (программа для работы с презентациями), Microsoft Outlook (планировщик и почтовый клиент), Microsoft Publisher (программа для допечатной подготовки). Кроме того, в расширенный состав поставки MS Office входит еще ряд программ.

Преимуществом Microsoft Office является не только его распространенность, но и интегрируемость составляющих его приложений, что обеспечивает простоту организации совместной работы. Например, в документ Word можно легко вставить данные из Excel или PowerPoint, и наоборот. Всё это может существенно облегчить жизнь офисному работнику при составлении документа или переводчику при переводе этого документа. Одной из первых об информационных технологиях в работе переводчика, в том числе о пакете Microsoft Office, стала говорить А.В. Соловьева в своей книге «Профессиональный перевод с помощью компьютера», на тексты которой мы и будем ориентироваться.

В трех основных программах MS Office – Word, Excel и PowerPoint – технические приемы при переводе практически одинаковы. Нужно всего лишь помнить о том, что текст, содержащийся в ячейках Excel и слайдах PowerPoint, ничем не отличается от текстового документа Word по принципам набора и редактирования.

На заметку. При переводе материалов в формате презентации PowerPoint не забывайте посмотреть раздел Заметки к слайду, иначе вы рискуете пропустить весомую часть текста. Посмотреть статистику презентации (объем текста в словах) можно через меню Файл ► Свойства ► вкладка Статистика.

Текстовый процессор Microsoft Word является одним из основных компонентов Microsoft Office. Текстовый процессор отличается от текстового редактора, который предназначен для подготовки и распечатки текстовых данных, тем, что он дополнен средствами оформления и обработки текста.

В настоящее время Microsoft Word является полнофункциональной прикладной программой редактирования и обработки текстовой и графической информации, создания документов, как в электронном виде, так и в виде печатных копий.

Итак, подробно рассмотрим, что именно может делать переводчик в программе и какие дополнительные возможности могут ему пригодиться.

Основные функции

Microsoft Word позволяет выполнять следующее:

– создавать новые документы и сохранять их в различных форматах на внешних носителях информации;

– осуществлять ввод текста, его редактирование, перемещение, копирование, поиск и замену, выделение и вставлять в документ различные текстовые фрагменты из других документов;

– открывать существующие документы и сохранять их под другим именем;

– выполнять разметку страницы, разбивать текст на колонки и располагать его на странице в соответствии с макетом;

– создавать маркированные и нумерованные списки;

– автоматически нумеровать страницы и задавать верхние и нижние колонтитулы;

– вставлять гиперссылки на Интернет-сайты и ссылки внутри документа (обычные и концевые сноски; оглавление и указатели; названия рисунков, таблиц, формул, перекрестные ссылки) для удобства навигации по документу;

– применять средства Автозамена и Автотекст;

– форматировать символы, абзацы, страницы, разделы и документы в целом (с целью изменения внешнего вида документов);

– вставлять объекты, созданные в других программах (например, в Excel и Photoshop), и автофигуры, элементы Word Art; применять обрамление страниц, что вносит разнообразие и украшает документ;

– работать с таблицами, графиками, иллюстрациями, схемами, диаграммами и формулами;

– оставлять комментарии на полях, вносить исправления, которые смождет увидеть другой пользователь;

– проверять орфографию текста, работать со словарями и проводить простейший анализ текста, позволяющий определить его статистическую информацию;

– защищать документ от просмотра нежелательными лицами;

– выполнять множество других операций и действий с текстом.

В работе переводчика редко встречается такой документ, который не пришлось бы форматировать. Форматирование – размещение текста на странице, разметка стилями и шрифтами, добавление разнообразных элементов оформления, например, маркированных и нумерованных списков, выделение значимых терминов курсивом и пр.

Стоит уделить особое внимание стилям. Стиль в Microsoft Word – это совокупность элементов форматирования, присвоенных определенному фрагменту текста.

В качестве иллюстрации применения стилей рассмотрим форматирование заголовков. Заголовки могут быть одноуровневые и многоуровневые: заголовок первого уровня. Заголовок второго уровня, заголовок третьего уровня и т.д. Заголовок первого уровня – высший в структуре документа, им оформляется, например, название книги. Предположим мы работаем с частью книги, разбитой на главы, в каждой из которых выделено несколько разделов. Таким образом, название части выделяется заголовком второго уровня; название главы – заголовком третьего уровня, а название раздела – заголовком четвертого уровня. Каждому из уровней можно присвоить свой стиль, который отличается от стиля другого уровня. Стили позволяют не только отличать название части от названия главы или раздела, но и автоматически создавать содержание документа, наличие которого значительно облегчит работу.

Создать электронное оглавление можно следующим образом:

1 Присвойте разным уровням заголовков в тексте различные стили и запомните их названия (выделите фрагмент текста, являющийся заголовком, и выберите в раскрывающемся списке Стиль на панели инструментов нужный стиль; если необходимого стиля в списке нет, можно его создать, выбрав вариант Больше в конце списка).

2 Выберите меню Вставка ► Ссылка ► Оглавление и указатели, вкладка Оглавление, пункт Параметры; затем в списке найдите названия стилей, которые вы присваивали своим заголовкам, и справа от них установите уровень заголовка (цифра 1 – заголовок первого уровня, цифра 2 – заголовок второго уровня и т.д.).

3 Нажмите ОК и убедитесь, что электронное оглавление было создано. Как видите, создать содержание документа очень просто, и его наличие позволит сэкономить очень много времени. Если полученный для перевода текст уже содержит электронное оглавление, его достаточно просто обновить после внесения изменений в документ. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по фрагменту оглавления и выбрать пункт меню Обновить поле.

На заметку. Настройте Word таким образом, чтобы вы всегда могли видеть скрытые («непечатаемые») знаки. Эти символы не отображаются при распечатке документа, однако их значение очень важно при разметке текста. К таким символам относятся: перевод строки, разрыв страницы, пробел и другие служебные знаки. Используя кнопку Непечатаемые знаки, вы всегда будете видеть эти символы и знать, как поведет себя текст при выполнении той или иной операции. Вывести данную кнопку на панель инструментов можно, выполнив следующие действия: Вид ► Панели инструментов ► Настройка ► Вид ► Отобразить все знаки. Когда кнопка нажата, вы видите служебные знаки, когда не нажата – они должны исчезнуть.

Приведем несколько практических примеров по использованию возможностей Microsoft Word в работе переводчика.

Пример 1 – Предположим, вы получили от заказчика текст, который нужно перенести не полностью, а только выделенную его часть. Скажем, нужная часть выделена в документе голубой заливкой. Перед вами стоит проблема: как же подсчитать, какое количество знаков вам нужно перевести? Выделять весь текст вручную – долго и неэффективно, ведь можно что-то пропустить, да и текст в 250 страниц очень трудно обработать таким образом.

Существует очень простой алгоритм действий в такой ситуации:

1 Выберите меню Правка ► Найти (или просто нажмите комбинацию горячих клавиш Ctrl+F).

2 На вкладке Найти нажмите кнопку Больше.

3 В появившейся ниже дополнительной части окна нажмите кнопку Формат и выберите пункт Выделение цветом.

4 Установите флажок у параметра Выделить все элементы, найденные в тексте, в раскрывающемся ниже списке выберите значение Основной документ.

5 После нажатия кнопки Найти далее весь выделенный цветом текст будет выбран.

Теперь вы можете, не снимая выделения с текста, скопировать данный фрагмент или посмотреть его статистику (Сервис ► Статистика).

Пример 2 – Часто заказчик присылает документ в формате PDF, либо документ Microsoft Word, представляющий собой распознанный PDF.

Несмотря на большие возможности по распознаванию текста, ни одна из соответствующих программ не может сделать это идеально. В этих случаях переводчик получает в работу текст, который, как правило, отформатирован не по стандартам, содержит много лишних символов, затрудняющих корректную работу с текстом. Что вы можете сделать в этой ситуации? В принципе отформатировать текст достаточно просто. Тем не менее сначала подумайте: позволяют ли сложность работы и сроки, отведенные заказчиком на ее исполнение, сделать это? Если вы придете к положительному ответу, то для простейшего форматирования текста следует выполнить следующие действия:

1 Выделите весь текст.

2 Установите одинаковые параметры страниц и абзацев.

3 Назначьте стандартный межстрочный интервал – одинарный.

4 Измените масштаб текста на 100 %. Если текст разреженный или плотный, его тоже нужно сделать «нормальным», так как это улучшит его «читабельность».

5 Уберите ненужные разрывы страниц.

С отформатированным текстом работать гораздо проще.

Пример 3 – Нередко в документах используются колонтитулы. Колонтитул – это область, расположенная в верхнем и нижнем поле каждой страницы документа, содержащая повторяющийся текст или рисунок. В колонтитулы обычно вставляется название документа, номер страницы, номер документа, дата его создания, имя файла и т.п.

Редактировать колонтитулы очень легко: достаточно дважды нажать левой кнопкой мыши на поле колонтитула. Найти это поле можно следующим образом: во-первых, оно находится вверху и (или) внизу страницы; во-вторых, текст в этом поле имеет более бледный цвет, нежели основной текст документа. В остальном принципы работы с текстом колонтитула абсолютно такие же, как и с обычным текстом.

Если вам нужно вставить новый колонтитул, необходимо выбрать пункт меню Вид ► Колонтитулы и ввести нужный текст. После двойного щелчка левой кнопки мыши по основному тексту (или нажатия кнопки Закрыть на появившейся при создании колонтитула панели инструментов) вы сможете выйти из режима редактирования колонтитулов и продолжить работу с текстом. При этом текст колонтитула станет бледным.

Сейчас уже трудно представить те времена, когда единственным средством для обмена информацией между пользователем и компьютером была клавиатура. Собственно, и сама клавиатура появилась сравнительно недавно. Что было до неё? Об этом помнят только профессионалы, которым посчастливилось работать на заре компьютерной эры. Тогда общение с машиной происходило посредством перфокарт – занятие долгое, нудное и неблагодарное. Да, те времена остались далеко позади; современные системы построены во многом на других принципах. Другое оборудование, другие задачи. Не изменился только характер общения пользователя с компьютером. Это по-прежнему ввод текста и различных команд.

Отвлекаться при наборе или оформлении документа на поиск нужной опции по меню или для выполнения стандартной команды редактирования – нерациональная трата времени. Большинство операций легко можно сделать, используя только клавиатуру. В системе Windows даже предусмотрен режим работы вообще без мыши. Пожалуй, единственное, где практически нельзя обойтись без нашей «маленькой помощницы», – это работа с Интернетом и графикой. Там мышь незаменима, хотя клавиатурные команды оказываются весьма действенным подспорьем даже при редактировании изображений.

Начнём с самой простой и незатейливой вещи – с акселераторов. Какие только не могут возникнуть ассоциации с этим словом! Кому-то, наверное, показалось, что речь – о педалях газа в автомобилях, а кто-то, быть может, подумал об акселератах… Ни то, ни другое не верно с точки зрения компьютерной грамотности. Акселератор – методика упрощения доступа к меню через клавиатуру.

Рассмотрим, как же всё это работает. Взгляните на рисунок 2 – это меню редактора MS Word.

Рисунок 2 – Меню редактора MS Word

Но существует множество других программ с меню, и хотя в заголовках там будет указано совсем другое, принципы доступа к элементам меню, описанные в этом разделе, остаются такими же. Обратите внимание, что одни буквы в меню подчёркнуты, а другие нет (см. рисунок 3). Это сделано неспроста.

Рисунок 3 – Развернутое меню редактора MS Word

Меню «Правка» – буква «П» подчёркнута. На языке акселераторов это означает, что если одновременно нажать на Alt и П (обычно, если клавиши надо нажать одновременно, между ними ставят плюс: Alt+П), то активируется меню «Правка». Теперь уже можно прогуливаться по меню клавишами «вверх» и «вниз», а нажатие «влево», «вправо» приведёт к активации соседних подменю.

Попробуйте нажать Alt+E, чтобы активировать пункт «Сервис».

Теперь исследуйте открывшееся меню. Справа напротив каждой команды указано сочетание клавиш, по которым эту самую команду можно вызвать. Называется такой метод – «горячие клавиши» (англ. hotkey). Итак, «горячие клавиши» – одна или несколько клавиш, нажимаемых одновременно или в определенной последовательности, которые позволяют выполнить то или иное действие, например, скопировать текст или вставить его из буфера обмена. Научившись работать без помощи мыши, с использованием «горячих клавиш», вы сможете существенно увеличить скорость работы. Поначалу придется трудно, но вы с лихвой возместите потраченное на обучение время немного позднее, освоив клавиатуру.

В таблице 2 приведены наиболее часто используемые комбинации «Горячих клавиш» в Microsoft Word.

Таблица 2 – «Горячие клавиши» Microsoft Word

На заметку. Для переводчика очень важна высокая скорость печати, поэтому советуем уделить время обучению «слепому» методу набора. Он оправдает себя очень скоро. Для освоения этого метода существует множество самоучителей – специальных компьютерных программ для тренировки и закрепления навыков «слепой» печати: «Слепая печать», «Соло на клавиатуре» и пр. Следует помнить только одно: если у вас ничего не получается с первого, второго, десятого раза, это не означает, что вы не способны к набору «слепым» методом. Вам просто недостает практики.

5.2 Офисный пакет OpenOffice.org – свободное ПО для переводчика

Microsoft Office – это очень удобно и привычно. Но не бесплатно. Среди бесплатных офисных пакетов только OpenOffice.org приближается по своим возможностям к продукту от Microsoft. OpenOffice.org (далее OOo) – это полнофункциональный пакет офисных приложений с многоязыковой поддержкой, работающий под всеми основными операционными системами.

В его состав входят следующие компоненты: Writer (текстовый процессор и редактор HTML), Calc (электронные таблицы), Draw (графический редактор), Impress (система презентаций), Base (база данных) и редактор формул.

Он позволяет сохранять ваши данные в открытом формате Open Document Format (ODF), имеет встроенную функцию экспорта документов в формат PDF и поддержку Flash. Несмотря на то, что OOo не копирует один в один интерфейс Microsoft Office, в нем легко разобраться и научиться работать. OpenOffice.org позволяет читать, редактировать и сохранять файлы в форматах Microsoft Office. OpenOffice.org постоянно совершенствуется, новые версии выходят каждые три месяца. Подробно познакомимся с приложением Writer – текстовым процессором из состава OOo

Офисный пакет OpenOffice.org согласно решению Правительства РФ передан в 2008 году во все школы России для обучения информатике и компьютерной грамотности в составе базовых пакетов программ лицензионного и открытого программного обеспечения.

Офисный пакет OpenOffice.org может свободно устанавливаться и использоваться в школах, офисах, вузах, домашних компьютерах, государственных, бюджетных и коммерческих организациях и учреждениях России и стран СНГ согласно GNU General Public License.

Итак, очевидно, что переводчику стоит обратить свое внимание именно на OpenOffice.org – как с точки зрения бесплатности, так и с точки зрения экспорта документов в PDF (о чем расскажем ниже).

1 С каким форматом лучше всего работать? Родной формат OOoW – .odt. Но MS Word этот формат не понимает. Поэтому выбор обычно встает между «.rtf» и «.doc». К сожалению, в редких случаях при работе с документом и последующем сохранении в «.rtf» несколько предложений (реже весь текст) могут превратиться в набор непонятных символов. Причем эта проблема встречается не на всех компьютерах и способы решения не найдены. Еще OOoW не очень хорошо работает с вложенными в текст картинками. При сохранении в «.rtf» или в «.doc» они могут исчезнуть. Впрочем, это проявляется крайне редко – в целом Writer очень стабилен.

2 Настройки параметров сохранения. Зайдите в «Сервис/Параметры/Загрузка и сохранение». Поставьте галочку напротив пунктов «Всегда создавать резервную копию», «Автосохранение каждые» (поставьте значение – 1 минута). По умолчанию Writer сохраняет вновь созданные документы в формате «.odf». Изменить на любимый вами формат вы можете в пункте «Всегда сохранять как». Пути сохранения резервных копий и некоторых других настроек можно посмотреть и изменить в «Сервис/Параметры/OpenOffice.org/Пути».

3 Где посмотреть статистику? Статистику (количество страниц, слов, символов – учтите, Writer считает количество знаков с пробелами) можно посмотреть в «Файл/Свойства/Статистика».

4 Где найти параметры автозамены? В меню «Сервис/Автозамена». Если не хотите, чтобы программа автоматически форматировала список, уберите галочку напротив «Применять нумерацию – символ *» в разделе «Сервис/Параметры».

5 Как убрать рамки вокруг текстового блока? По умолчанию OOoW выставляет рамки для текстового блока. Если вам это мешает убрать их можно в пункте меню «Вид/Границы текста».

6 Параметры работы с цветом. Обратите внимание, что доступно выделение текста («Цвет шрифта»), выделение фона под текстом («Выделение цветом») и выделение фона («Цвет фона»).

7 Как вставить текст без форматирования? Предположим, вы написали многостраничный документ, но вам нужно добавить в файл информацию с сайта или другого документа. К сожалению, новый кусок текста вставляется другим форматированием. Если вы хотите, чтобы он встал с форматированием уже имеющегося текста, используйте «Правка/Вставить как/Текст без форматирования».

8 Включение/отключение непечатаемых символов. Порой во время работы над текстом удобно включать т.н. непечатаемые символы. Включаются и отключаются они сочетанием «Ctrl+F10» или с помощью меню «Вид/Непечатаемые символы». Для тонкой настройки отображаемых непечатаемых символов смотрите «Сервис/Параметры/OpenOffice.org Writer/Знаки форматирования/Отображать».

9 Где найти изменение параметров страничных отступов? В меню «Формат/Страница». Там же регулируются большинство параметров страницы. Разбиение на колонки находятся в меню «Формат/Колонки». Параметры символов и абзацев регулируются в соответствующих разделах меню «Формат».

10 Как добавить на рабочую панель дополнительные кнопки и убрать ненужные? Кнопки настраиваются в меню «Сервис/Настройка/Панель инструментов».

11 Русский текст начал подчеркиваться красным цветом. Хотя в настройках «Сервис/Параметры/Настройки языка» стоит «русский язык». Почему? Иногда (несмотря на то, что в настройках указан русский язык) «Автопроверка орфографии» начинает подчеркивать правильные с точки зрения орфографии слова. В таком случае выделите весь абзац и выберите «Сервис/Язык/Для абзаца/Русский». Красное подчеркивание исчезнет.

12 Как правильно открыть DOS-файлы? При открытии старых текстовых DOS-файлов OooW неправильно отображает кодировку. Файл нужно открыть подругому. Выбираем «Файл/Открыть», в строке «Тип файлов» ставим «Кодированный текст». Далее выбираем кодировку KOI (DOS).

13 В MS Word есть удобная вещь: выделение вертикального блока текста. Есть ли подобное в Writer? В OOo подобное появилось – нужно выбрать «Правка/Режим выделения/Блочная область». Теперь вы можете выделять любые прямоугольные области.

14 Если Writer вдруг перестает открывать файлы. Крайне редко OOо зависает. В таких случаях поможет завершение вручную процессов soffice.exe и soffice.bin с помощью диспетчера задач (вызывается Ctrl+Alt+Del) или перезагрузка компьютера.

15 Как напрямую отправить редактируемый документ по электронной почте? Зайдите в меню «Файл/Отправить/Документ как электронное письмо». Откроется почтовый клиент, установленный в вашей системе по умолчанию. При этом текущий открытый документ уже будет прикреплён к письму как вложение.

16 Полезный ресурс по решению многих проблем с пакетом OpenOffice.org. Решение многих проблем можно найти на форуме ООО «Инфра-Ресурс», официального локализатора OOo в России. Режим доступа: <http://community.irs.ru/index.php/board,4.0.html>