Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Графики и диаграммы

Таблицы удобны для хранения точных числовых данных, но человеку часто нужны не точные цифры, а общее представление о величине какого-либо параметра. Поэтому табличные данные полезно дублировать диаграммами, которые отображают информацию с помощью графических элементов, таких как гистограммы, круговые диаграммы или графики.

Упражнение 5. Построение диаграммы на базе таблицы

Если раньше вы не пользовались таблицами Word, весьма вероятно, что какая-то часть ваших данных хранится в обычном текстовом файле. Предположим теперь, что, почувствовав всю мощь программы Word, вы решили перенести их в красиво оформленную таблицу, а заодно построить диаграмму. Как быстрее решить эту задачу?

1. В меню Пуск (Start) Windows выберите команду Все программы → Стандартные → Блокнот (All Programs → Accessories → Notepad).

2. Нажмите клавишу Tab и введите слово Январь (рис. 7.16).

Рис. 7.16. Пример текстового файла

3. Снова нажмите клавишу Tab и введите слово Февраль.

4. Продолжайте ввод слов и чисел в соответствии с рис. 7.16, отделяя их друг от друга символом табуляции.

5. Выберите команду Файл → Сохранить (File→ Save) и запишите файл в папку Мои документы (My Documents) под именем Таблица. txt.

6. Закройте окно Блокнота. Теперь у вас есть пример обычного текстового файла с небольшой таблицей. Давайте импортируем ее в Word и проиллюстрируем имеющиеся числовые данные диаграммой.

7. В приложении Word щелкните на кнопке Office и выберите команду Открыть (Open). В списке Тип файлов (Files of Туре) диалогового окна открытия файла выберите пункт Все файлы (All Files), найдите только что созданный файл Таблица. txt и откройте его. В диалоговом окне Преобразование файла (Convert File) дважды щелкните на строке Только текст (Text Only). Таблица появится в окне Word. Она может оказаться немного неровной, но это не имеет значения. Главное, что столбцы таблицы разделены символами табуляции.

8. Нажатием клавиш Ctrl+A выделите весь документ. Затем перейдите на вкладку Вставка (Insert), щелкните на кнопке Таблица (Table) и выберите команду Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table).

9. Проверьте, чтобы элементы управления диалогового окна Преобразовать в таблицу (Convert Text to Table) были настроены в соответствии с рис. 7.17.

Рис. 7.17. Преобразование текста в таблицу

10. Щелкните на кнопке ОК.

Совет

Если данные текстового файла разделены не табуляциями, а, скажем, запятыми, в группе Разделитель (Separate text at) диалогового окна преобразования установите переключатель Другой (Other) и введите в одноименное поле соответствующий символ (запятую).

Таблица готова. Microsoft Office позволяет создавать диаграммы Excel непосредственно в Word. В этом случае созданные диаграммы внедряются в документ Office Word 2007, а данные диаграммы сохраняются в листе Excel, включенном в файл Word.

11. Создадим диаграмму на основе наших данных. Щелкните под таблицей в месте вставки диаграммы.

Примечание

Если при создании новой диаграммы в Microsoft Office Word 2007 приложение Office Excel 2007 не установлено, запускается надстройка Microsoft Graph. Затем появляется диаграмма с соответствующими связанными данными в таблице, которая называется таблицей данных. В таблицу данных можно ввести пользовательские данные, импортировать в нее данные из текстового файла или вставить данные из другой программы.

12. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и щелкните на кнопке Диаграмма (Chart). В диалоговом окне Вставка диаграммы (Insert Chart) выберите цилиндрическую с группировкой гистограмму (clustered cylinder column).

13. Щелкните на кнопке ОК. В разделенном окне запустится Office Excel 2007 с примерными данными на листе, как показано на рис. 7.18.

Рис. 7.18. Построение диаграммы в Word 2007

14. Удалите данные таблицы из Excel. Ряды диаграммы в Word исчезнут.

15. Выделите таблицу в Word. Нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте ее в буфер обмена.

16. Перейдите в окно Excel и щелкните на пустой ячейке А1.

17. Нажмите клавиши Ctrl+V. Ваша таблица скопируется на лист Excel, а ниже таблицы Word разместится диаграмма, представляющая данные этой таблицы в графической форме.

Упражнение 6. Форматирование диаграмм и графиков

Вместе с диаграммой на ленте появляются новые вкладки группы контекстных инструментов Работа с диаграммами (Chart Tools). Разверните окно Word, и вы увидите разнообразные инструменты форматирования (рис. 7.19). Вы можете выбирать тип и стиль диаграммы, изменять цвет рядов данных, добавлять заголовки, перемещать легенду, настраивать оси, их шкалы и метки делений, добавлять подписи данных и изменять множество дополнительных параметров, влияющих на способ представления данных. В этом упражнении на примере диаграммы, построенной на базе таблицы Word, будут рассмотрены лишь некоторые из доступных инструментов форматирования.

Рис. 7.19. Изменение типа диаграммы в Word 2007

Новое в Office

Наглядно представить информацию можно также с помощью графических объектов SmartArt.

1. Чтобы модифицировать диаграмму, щелкните на ней.

2. На вкладке Конструктор (Design) щелкните на кнопке Строка/столбец (Switch Row/Column), чтобы заменить данные по осям. Диаграмма должна выглядеть так, как показано на рис. 7.19.

3. Щелкните на кнопке Изменить тип диаграммы (Change Chart Туре). Откроется диалоговое окно Изменение типа диаграммы (Change Chart Type).

4. Выберите тип График с маркерами (Line with Markers) и щелкните на кнопке ОК.

5. Легенда диаграммы расположена неудобно, давайте переместим ее вниз. Для этого щелкните на легенде правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Формат легенды (Format Legend) и в группе Параметры легенды (Legend Options) открывшегося диалогового окна (рис. 7.20) установите переключатель Снизу (Bottom).

6. Щелкните на кнопке Закрыть (Close).

Рис. 7.20. Форматирование легенды диаграммы

7. Захватите мышью правый нижний маркер габаритного прямоугольника диаграммы и перетащите его вправо вниз, чтобы сделать диаграмму немного крупнее.

Теперь давайте украсим подписи осей, изменим сетку и фон, на фоне которого выводится график, и увеличим маркеры данных, чтобы они были лучше видны.

8. Щелкните на числах меток вертикальной оси графика правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат оси (Format Axis). Откроется соответствующее диалоговое окно, показанное на рис. 7.21.

Рис. 7.21. Форматирование осей диаграммы

9. В группах Максимальное значение (Maximum) и Цена основных делений (Major Unit) установите переключатель Фиксированное (Fixed), чтобы отключить автоматическую настройку этих параметров.

10. В одноименные поля введите числа 80 и 20 соответственно.

11. Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Остальные элементы управления диалогового окна форматирования осей позволяют настраивать вид осей, шрифт меток делений, числовой формат меток и режим их выравнивания.

12. Чтобы добавить фон графика, щелкните правой кнопкой мыши в области построения графика и выберите команду Формат области построения (Format Plot Area), которая открывает диалоговое окно настройки области построения (рис. 7.22).

Рис. 7.22. Форматирование области построения диаграммы

13. В группе Заливка (Fill) установите переключатель Сплошная заливка (Solid Fill), выберите подходящий цвет фона и щелкните на кнопке Закрыть (Close).

Новое в Office

Форматировать фрагменты диаграммы удобнее, используя инструменты вкладки Макет (Layout) группы контекстных инструментов Работа с диаграммами (Chart Tools). Достаточно выделить мышью интересуемый фрагмент и щелкнуть на кнопке Формат выделенного фрагмента (Format Selection), которая вызывает соответствующее диалоговое окно.

14. Перейдите на вкладку Макет (Layout). В группе Оси (Axes) щелкните на кнопке Сетка (Gridlines). Выберите команду Горизонтальные линии сетки по основной оси → Нет (Primary Horizontal Gridlines → None). Горизонтальные линии сетки исчезнут.

15. Щелкните на кнопке Оси → Сетка (Gridlines → Primary Vertical Gridlines) и в появившемся меню выберите команду Вертикальные линии сетки по основной оси → Основные линии сетки (Primary Vertical Gridlines → Major Gridlines). В результате горизонтальные линии сетки будут заменены вертикальными.

16. Выделите одну из линий ряда на графике, щелкнув на ней левой кнопкой мыши. На ленте в группе Текущий фрагмент (Current Selection) щелкните на кнопке Формат выделенного фрагмента (Format Selection). Откроется диалоговое окно Формат ряда данных (Format Data Series), представленное на рис. 7.23. Давайте увеличим размер маркеров ряда данных.

17. Перейдите в раздел Параметры маркера (Marker Options) и в группе Тип маркера (Marker Туре) установите переключатель Встроенный (Built-in).

Рис. 7.23. Форматирование маркеров ряда данных

18. Введите в счетчик Размер (Size) число 10.

19. Щелкните на кнопке Закрыть (Close).

20. Измените размеры маркеров для всех остальных рядов данных.

Совет

Вы можете применить один из готовых стилей одновременно ко всем рядам данных диаграммы. Для этого выберите подходящий стиль в коллекции Стили диаграмм (Chart Styles), расположенной на вкладке Конструктор (Design).

Новое в Office

На вкладке Формат (Format) группы контекстных инструментов Работа с диаграммами (Chart Tools) вы найдете инструменты, дающие широчайшие возможности по форматированию областей, фигур, линий и текста диаграммы. Изучите их самостоятельно.

21. Теперь таблица и график будут выглядеть так, как показано на рис. 7.24. Сохраните документ, он пригодится в контрольном упражнении.

Рис. 7.24. Окончательный вид диаграммы

Контрольное упражнение

С помощью этого упражнения попробуйте самостоятельно изучить некоторые приемы форматирования таблиц и диаграмм.

1. Откройте файл, созданный в упражнении 6.

2. Добавьте в конец таблицы еще один столбец и заполните его ячейки.

Как обновить диаграмму, чтобы в ней появились данные добавленного столбца?

3. Залейте фон первой строки и первого столбца таблицы желтым цветом.

4. Отсортируйте строки таблицы по возрастанию чисел в столбце Февраль.

Как автоматически рассортировать табличные данные?

5. Вызовите диалоговое окно форматирования горизонтальной оси и измените ориентацию подписей, чтобы их текст выводился вертикально.

6. Добавьте заголовок диаграммы и подписи осей.

Где назначаются подписи для элементов диаграммы?

7. В области легенды выделите маркер ряда данных Трубы, дважды щелкните на нем и в открывшемся диалоговом окне измените цвет маркера на черный. Повторите эту операцию для всех рядов данных.

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились с приемами построения и форматирования таблиц, импорта табличных данных из текстовых файлов. Вы научились строить и оформлять диаграммы.

Следующее занятие завершает изучение приложения Word 2007. Оно посвящено описанию модуля проверки орфографии и процедуры объединения документа Word с внешними табличными данными.

Занятие 8
Дополнительные возможности Word

Тема занятия

На этом заключительном занятии по теме Word 2007 вы освоите некоторые дополнительные инструменты этого приложения:

• язык документа;

• проверка орфографии и грамматики;

• слияние с внешними данными.

В Microsoft Word имеется множество дополнительных инструментов, значительно облегчающих работу с документом, его форматирование и проверку. На этом занятии рассматриваются два важных инструмента – модуль проверки орфографии и грамматики, позволяющий быстро выявлять и исправлять ошибки, и модуль слияния, благодаря которому красиво оформленный документ Word с пустыми полями можно связать с внешней таблицей или базой данных, получив в результате отформатированный отчет, поддерживающий оперативное обновление данных.

Орфография и грамматика

В пакете Microsoft Office имеется модуль автоматической проверки орфографии и грамматики. Он доступен во всех приложениях Office и позволяет с помощью одних и тех же приемов быстро проверить и откорректировать как документ Word, так, например, и текст сообщения Outlook. В зависимости от конфигурации Windows и версии Office словари этого модуля могут поддерживать работу с несколькими языками.

Упражнение 1. Язык документа

По мере ввода текста каждому слову назначается атрибут, определяющий, каким языком написано слово. Эта информация используется в ходе проверки документа для выбора словаря, которым следует руководствоваться при идентификации каждого конкретного слова. Текстовый процессор Word, как правило, сам корректно распознает язык, выбирая один из поддерживаемых языков. Смена языка происходит при переключении раскладки клавиатуры с английской на русскую и обратно.

Если Word замечает в тексте слово, написанное с ошибкой, такое слово подчеркивается красной зигзагообразной линией (рис. 8.1). Чтобы исправить слово, отредактируйте его, заменив неверные символы, или воспользуйтесь словарем Office.

Совет

Если Word не подчеркивает слова и фразы с ошибками, значит, отключен режим автоматической проверки правописания. Чтобы включить его, щелкните на кнопке Office, затем – на кнопке Параметры Word (Word Options). В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Правописание (Proofing) и установите флажки Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и Автоматически проверять грамматику (Mark Grammar Errors As You Type).

Рис. 8.1. Автоматическая проверка правописания

1. Щелкните на подчеркнутом слове правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню правильный вариант написания или одну из следующих команд:

• Пропустить (Ignore) – не воспринимать в текущем документе выделенное слово в качестве ошибочного;

• Пропустить все (Ignore All) – не воспринимать в текущем документе в качестве ошибочных все слова, подобные выделенному;

• Добавить в словарь (Add to Dictionary) – добавить слово в словарь Word и в дальнейшем считать данное написание правильным;

• Автозамена (AutoCorrect) – настроить автоматическую коррекцию написания данного слова с помощью словаря Word. Выбрав в списке Автозамена (AutoCorrect) правильный вариант написания, вы добавляете пункт в список автозамены. При следующей ошибке в том же слове Word самостоятельно исправит неверное написание;

Новое в Office

Чтобы просмотреть и отредактировать список автоматической коррекции, в контекстном меню выберите команду Автозамена → Параметры Автозамены (AutoCorrect → AutoCorrect Options).

• Язык (Language) – изменить язык слова;

• Орфография (Spelling) – запустить модуль проверки орфографии.

2. Если по каким-то причинам Word назначает фрагменту текста неверный язык, выделите этот текст, перейдите на вкладку Рецензирование (Review) и в группе Правописание (Proofing) выберите команду Выбрать язык (Set Language). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.2.

Рис. 8.2. Выбор языка

3. В списке диалогового окна выберите язык для выделенного текста. Языки, словари которых установлены на компьютере, отмечены специальными значками.

4. Если нет необходимости проверять правописание выделенного фрагмента или невозможно указать верный язык (так бывает, например, в случае работы с математическими формулами), установите флажок Не проверять правописание (Do Not Check Spelling Or Grammar).

5. Щелкните на кнопке ОК.

При вводе текста Word помимо орфографии автоматически проверяет грамматику, если в окне Параметры Word (Word Options) установлен флажок Автоматически проверять грамматику (Mark Grammar Errors As You Type). Неверные грамматические конструкции подчеркиваются зеленой зигзагообразной линией.

6. Чтобы исправить грамматическую ошибку, щелкните правой кнопкой мыши на фразе, подчеркнутой зеленой линией, и выберите в контекстном меню скорректированный вариант фразы или одну из следующих команд:

• Пропустить предложение (Ignore Sentence) – не считать данную фразу ошибочной;

• Грамматика (Grammar) – запустить модуль проверки грамматики.

Упражнение 2. Проверка орфографии и грамматики

Автоматическая проверка орфографии и грамматики не всегда удобна. Иногда хочется целиком сосредоточиться на основной теме документа, не отвлекаясь на мелкие ошибки. При импорте текстового содержания, при неверной настройке языка документа или при обработке документа большого объема ошибок может оказаться слишком много, тогда автоматическая проверка существенно замедлит работу Word. В таких ситуациях отключите автоматическую проверку, сбросив флажки Автоматически проверять орфографию (Check Spelling As You Type) и Автоматически проверять грамматику (Mark Grammar Errors As You Type) на вкладке Правописание (Proofing) диалогового окна Параметры Word (Word Options), а на последней стадии разработки документа вручную проверьте правописание с помощью следующих действий.

1. Для перехода к началу документа нажмите клавиши Ctrl+Home.

2. На вкладке Рецензирование (Review) в группе Правописание (Proofing) щелкните на кнопке Правописание (Spelling & Grammar). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.3, и Word начнет сканировать документ на предмет поиска ошибок. В верхнем прокручивающемся поле этого окна появится первая найденная фраза с ошибкой. В нижнее прокручивающееся поле выводится верное (по мнению Word) написание фразы либо список слов, которыми Word предлагает заменить ошибочное.

3. Орфографические ошибки по умолчанию выделяются красным цветом. Для их коррекции выполняйте одно из следующих действий:

• если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore Once);

• чтобы пропустить в текущем документе все подобные «ошибки», щелкните на кнопке Пропустить все (Ignore All);

• для исправления слова выберите в нижнем поле один из предлагаемых вариантов и щелкните на кнопке Заменить (Change);

• чтобы автоматически исправить в текущем документе все подобные ошибки, щелкните на кнопке Заменить все (Change АН);

• если в нижнем поле отсутствует правильный вариант написания, отредактируйте фразу в верхнем поле и щелкните на кнопке Заменить (Change), затем при необходимости подтвердите выполненную коррекцию щелчком на кнопке Да (Yes);

Рис. 8.3. Диалоговое окно проверки правописания

• если выделенное слово должно считаться верным во всех документах, его нужно добавить в словарь Word, для этого щелкните на кнопке Добавить (Add to Dictionary).

4. Грамматические ошибки выделяются зеленым цветом. При этом кнопки диалогового окна проверки правописания несколько видоизменяются. Грамматические ошибки исправляются с помощью следующих операций:

• чтобы исправить предложение, выберите один из пунктов нижнего прокручивающегося поля или вручную отредактируйте текст в верхнем поле, затем щелкните на кнопке Изменить (Change);

• если исправления не требуются, щелкните на кнопке Пропустить (Ignore Once);

• кнопка Следующее (Next Sentence) инициирует пропуск текущего предложения и переход к проверке следующего.

5. После выполнения одной из вышеуказанных операций Word продолжит поиск и выведет в окно модуля проверки очередную ошибку. Исправляйте ошибки до тех пор, пока не появится сообщение о том, что проверка документа завершена. Если необходимость в грамматической проверке отсутствует, сбросьте флажок Грамматика (Check Grammar). Если язык проверяемой фразы был установлен неверно, что привело к обнаружению ложной ошибки, измените язык с помощью раскрывающегося списка Язык словаря (Dictionary Language).

Слияние

Суть слияния состоит в том, что вы берете документ, например образец письма, и таблицу с фамилиями и адресами людей, которым нужно разослать это письмо, а затем, автоматически объединяя образец с таблицей, генерируете набор писем. Все копии исходного письма наследуют общий текст, но содержат разную информацию в области адреса и фамилии получателя, которая заполняется на основе таблицы данных.

Упражнение 3. Создание главного документа

Для выполнения слияния прежде всего нужно разработать главный документ, играющий роль образца. Этот документ может иметь любое содержание. Основная идея заключается в том, что некоторые части текста заменяются полями, которые заполняются в результате слияния главного документа с таблицей данных.

1. Откройте Word и создайте новый документ.

2. Введите основной текст письма, но не указывайте адрес и фамилию получателя, например так, как показано на рис. 8.4. Затем сохраните документ под именем Письмо. doc.

Рис. 8.4. Текст главного документа слияния

3. Перейдите на вкладку Рассылки (Mailings). Щелкните по кнопке Начать слияние (Start Mail Merge) одноименной группы. В раскрывшемся списке выберите команду Пошаговый мастер слияния (Step by Step Mail Merge Wizard). В области задач откроется окно Слияние (Mail Merge), показанное на рис. 8.5.

4. В группе Выбор типа документа (Select document type) установите переключатель Письма (Letters) и перейдите к следующему шагу мастера, щелкнув на команде Далее: Открытие документа (Next: Starting document).

Рис. 8.5. Окно Слияние в области задач

Примечание

Переключатели в группе Выбор типа документа (Select document type) определяют тип главного документа слияния. При необходимости вы всегда сможете позже изменить тип главного документа или связать с выбранным источником данных еще один главный документ.

5. На этом этапе необходимо выбрать в качестве главного документа один из предлагаемых вариантов: использовать уже открытый документ, создать новый документ на основе шаблона или открыть существующий документ. Чтобы выбрать в качестве главного документа слияния только что созданный текст, установите переключатель Текущий документ (Use the current document).

6. При необходимости отредактируйте содержание главного документа.

7. Перейдите к следующему этапу, щелкнув на команде Далее: Выбор получателей (Next: Select recipients).

Упражнение 4. Построение источника данных

Теперь нужно создать источник данных для слияния (адресов и фамилий получателей письма).

1. В группе Выбор получателей (Select recipients) окна Слияние (Merge Mailing) в области задач установите переключатель Создание списка (Type a new list), как показано на рис. 8.6.

2. Щелкните на команде Создать (Create) в разделе Ввести список (Type a new list). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.7.

Источник данных для слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.

Рис. 8.6. Окно Выбор получателей мастера слияния

Рис. 8.7. Окно создания списка адресов

Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

Другие переключатели в группе Выбор получателей (Select Recipients) позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.

Примечание

Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.

3. Щелкните на кнопке Настройка столбцов (Customize Columns). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 8.8.

4. Выделите пункт Обращение (Title).

5. Щелчком на кнопке Удалить (Delete) сотрите выделенное поле.

6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя (FirstName), Фамилия (Last Name), Организация (Company Name), Адрес 1 (Address 1) и Индекс (PostalCode).

7. Щелкните на кнопке ОК.

8. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Новый список адресов (New Address List).

9. В открывшемся диалоговом окне сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится показанное на рис. 8.9 диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients), в котором пока нет ни одной записи.

Рис. 8.8. Настройка полей источника данных

Рис. 8.9. Диалоговое окно Получатели слияния

10. Вам обязательно придется когда-нибудь ввести информацию в источник данных. Выделите в списке Источник данных (Data Source) строку Гости. mdb и щелкните на кнопке Изменить (Edit). Откроется форма для ввода данных. Давайте добавим несколько записей. Позже модуль слияния сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.

11. Заполните поля формы, как показано на рис. 8.10.

Рис. 8.10. Добавление записи

12. Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись (New Entry).

13. Введите еще несколько записей, перенеся в них информацию, представленную в табл. 8.1.

Таблица 8.1. Источник данных слияния

14. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить базу данных, а затем еще раз на кнопке ОК в окне Получатели слияния (Mail Merge Recipients).

Новое в Office

Для изменения информации источника данных перейдите на вкладку Рассылки (Mailing) и щелкните в группе Начать слияние (Start Mail Merge) на кнопке Изменить список получателей (Edit Recipient List), а затем в открывшемся диалоговом окне – на кнопке Изменить (Edit). Откроется форма для изменения источника данных (см. рис. 8.10).

Упражнение 5. Размещение полей данных

Пришло время разместить поля источника данных в тексте главного документа.

1. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Создание письма (Next: Write your letter) в области задач. Поместите курсор в первую строку документа и щелкните на команде Другие элементы (More Items). Откроется диалоговое окно Вставка поля слияния (Insert Merge Field), в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении (рис. 8.11).

Рис. 8.11. Вставка поля слияния

2. Выделите пункт Имя (FirstName) и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Поле слияния появится в первой строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего поля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия (LastName) и снова щелкните на кнопке Вставить (Insert). Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Вставка поля слияния (Insert Merge Field).

3. Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии (рис. 8.12).

4. Нажмите клавишу Enter, откройте диалоговое окно Вставка поля слияния (Insert Merge Field) и выделите в списке пункт Адрес 1 (Address 1).

5. Снова нажмите Enter и выделите в том же списке пункт Индекс (PostalCode).

6. Нажмите клавишу Enter два раза.

7. Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу пробела.

8. Выберите в списке Вставка поля слияния (Insert Merge Field) поле Имя (First Name), нажмите клавишу пробела и там же выберите поле Фамилия (LastName). В результате главный документ должен выглядеть так, как показано на рис. 8.12.

При слиянии Word позволяет не только перебрать все записи источника данных, но и отобрать некоторые из них. Для этого можно воспользоваться полями Word или запросом. Щелчок на кнопке Правила (Rules) в группе Составление документа и вставка полей (Write & Insert Fields) вкладки Рассылки (Mailing) позволяет добавлять в документ следующие поля, выполняющие отбор записей источника данных на основе определенных правил:

• ASK (Запрос) и FILLIN (Заполнение) генерируют паузу в процессе печати слияния и дают возможность вводить дополнительный текст в каждый экземпляр документа, например индивидуальный номер клиента или пароль;

Рис. 8.12. Главный документ с полями слияния

• IF…THEN… ELSE (Если…То…Иначе) позволяет ввести условие и действие, которое выполняется в случае истинности или ложности условия;

• MERGEREC (Номер записи) и MERGESEQ (Номер по порядку) добавляют в документ соответственно номер записи источника данных и порядковый номер экземпляра слияния. Если в слиянии участвуют не все записи источника данных, эти номера будут отличаться друг от друга;

• NEXT (Следующая запись) и NEXTIF (Следующая запись, если) дают возможность напечатать в одном экземпляре документа информацию из нескольких последовательных записей источника данных;

• SET (Установить закладку) позволяет связать некоторый текст документа с закладкой, которую можно вставлять в документ любое число раз. Если изменится исходный текст, обозначенный закладкой, то он моментально обновится во всех точках вставки этой закладки;

• SKIPIF (Пропустить запись, если) дает возможность ввести условие, в случае истинности которого текущая запись будет пропущена и не попадет в слияние.

Давайте добавим в главный документ слияния пару полей Word.

9. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместитесь в начало документа, щелкните на кнопке Правила (Rules) и выберите команду SKIPIF (Skip Record If).

10. В раскрывающемся списке Поле (Field Name) появившегося диалогового окна выберите пункт Индекс (PostalCode), как показано на рис. 8.13.

Рис. 8.13. Вставка поля SKIPIF

11. В списке Оператор (Comparison) выберите пункт Равно (Equal То).

12. Введите в поле Значение (Compare То) величину 114113.

13. Щелкните на кнопке ОК. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс (PostalCode) которых записано значение 114113.

14. Нажмите клавиши Ctrl+End, а затем два раза – клавишу Enter. Выберите команду Правила → MERGEREC (Rules → Merge Record #). С помощью этого поля вы сможете отследить, какие записи источника данных попадут в главный документ. В результате главный документ станет таким, как показано на рис. 8.14.

Рис. 8.14. Главный документ с полями Word

15. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее: Просмотр писем (Next: Preview your letters) в области задач.

16. Щелкните на команде Изменить список (Edit Recipient List) в области задач, чтобы создать запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем.

Давайте добавим правило отбора, оставляющее только адресатов из компании «Фантом». Щелкните на стрелке рядом с заголовком столбца Организация (Company Name) и в раскрывшемся списке выберите пункт Фантом. Аналогичный результат дает выбор команды Фильтр (Filter). В появившемся диалоговом окне есть две вкладки. Первая из них, Отбор записей (Filter Records), представленная на рис. 8.15, позволяет фильтровать записи источника данных.

Рис. 8.15. Правила отбора записей

17. В списке Поле (Field) выберите пункт Организация (Company).

18. В списке Сравнение (Comparison) оставьте вариант Равно (Equal То).

19. В поле Сравнение (Compare То) введите текст Фантом.

20. Перейдите на вкладку Сортировка записей (Sort Records) и задайте параметры в соответствии с рис. 8.16.

21. Щелкните на кнопке ОК. Это обеспечит сортировку результата слияния по алфавиту фамилий адресатов, а затем – по алфавиту их имен.