Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Чтобы попрактиковаться в работе с диаграммами, построим еще одну, воспользовавшись данными из файла Электронная таблица. xls.

1. Раскройте лист Клиенты.

2. Щелкните на кнопке Другие диаграммы (Other Charts), расположенной на вкладке Вставка (Insert) в группе Диаграммы (Charts).

3. В появившейся коллекции выберите диаграмму типа Лепестковая (Radar).

4. Щелкнув на кнопке Конструктор → Данные → Выбрать данные (Design → Data → Select Data), в качестве источника данных укажите диапазон ячеек B3:G7.

Как задать подписи рядов данных?

5. С помощью кнопки Заголовок диаграммы (Chart Title), расположенной на вкладке Макет (Layouts) в группе Подписи (Labels), введите название диаграммы.

6. С помощью кнопки Легенда (Legend) и соответствующей коллекции расположите легенду слева от диаграммы.

7. Масштабируйте диаграмму, максимально увеличив ее размеры в пределах объекта.

Как изменить размеры диаграммы?

8. Отформатируйте шрифт текста легенды и подписи осей так, чтобы они хорошо читались.

9. Сохраните полученную диаграмму в качестве шаблона диаграммы пользовательского типа.

Как сохранить диаграмму в качестве шаблона диаграммы?

10. Закройте файл без сохранения выполненных изменений.

Теперь вы умеете не только вводить данные в таблицы Excel и выполнять необходимые расчеты, но и отображать результаты вычислений в виде диаграмм. На занятии были рассмотрены возможности создания диаграммы, способы задания источника данных, приемы форматирования текста и рядов данных. Вы познакомились с методикой смены типа диаграммы и настройкой объемных диаграмм.

Чтобы завершить изучение Excel, перейдите к следующему занятию, на котором рассматриваются способы печати листов с данными и диаграммами.

Занятие 12
Подготовка листов Excel к печати

Вы уже умеете размещать в ячейках Excel числовые данные, выполнять расчеты и оформлять результаты в виде диаграмм. Осталось научиться распечатывать полученные документы. На занятии рассматриваются следующие операции, помогающие подготовить листы Excel к печати:

• ориентация страницы;

• настройка полей;

• добавление колонтитулов;

• сортировка данных;

• фильтрация;

• отображение заголовков строк и столбцов на всех страницах;

• скрытие ячеек и листов;

• разбиение на страницы.

Перед окончательной печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции.

В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Однако листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы – в портретной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа.

Упражнение 1. Ориентация и масштаб страницы

Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица. xls и распечатаем некоторые из его листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати – настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа.

1. Откройте файл Электронная таблица. xls.

2. Разверните лист Формулы, щелкнув на его ярлычке.

В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года. Это позволит научиться печатать широкие таблицы, не помещающиеся на лист целиком.

3. Выделите ячейки B1:G14 и нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте их в буфер обмена.

4. Выберите команду Главная → Ячейки → Вставить → Вставить скопированные ячейки (Home → Cells → Insert → Insert Copied Cells), чтобы продублировать ячейки, выделенные на шаге 3.

5. В открывшемся диалоговом окне установите переключатель Диапазон со сдвигом вправо (Shift Cells Right) и щелкните на кнопке ОК. Ячейки, выделенные на шаге 3, будут продублированы с добавлением новых столбцов.

6. Теперь следует скорректировать заголовки столбцов. Для этого щелкните в ячейке G1 и перетащите маркер нижнего правого угла рамки вправо, до ячейки Ml. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев.

7. В столбце G остались пустые ячейки. Чтобы заполнить их соответствующими формулами расчета прироста продаж, выделите группу F10:F14, скопируйте ее, щелкните в ячейке G10 правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить (Paste).

8. Увеличим ширину столбцов в диапазоне А: М. Для этого выделите эти столбцы.

9. Щелкните левой кнопкой мыши на заголовке столбца А и, удерживая кнопку мыши, перетащите указатель мыши до столбца М. Щелкните на кнопке Главная → Ячейки → Формат (Home → Cells → Format) и в появившемся меню выберите команду Ширина столбца (Column Width).

10. В открывшемся диалоговом окне введите ширину столбца равную 10. В результате лист должен выглядеть примерно так, как показано на рис. 12.1.

Новое в Office

В предыдущих версиях Office для настройки параметров страницы использовалась команда Файл → Параметры страницы (File → Page Setup), которая вызывала одноименное диалоговое окно. В этом окне на нескольких вкладках вы могли настроить различные параметры страниц. И хотя сейчас такой команды нет, вы можете воспользоваться диалоговым окном Параметры страницы (Page Setup), щелкнув на кнопке, расположенной в нижнем правом углу группы Разметка страницы (Page Layout) на вкладке Параметры страницы (Page Setup). Далее мы используем именно этот способ.

Рис. 12.1. Обновленный лист Формулы

11. Щелкните на кнопке Разметка страницы → Параметры страницы → Ориентация (Page Layout Page Setup → Orientation), как показано на рис. 12.2.

Рис. 12.2. Настройка ориентации страницы и масштаба

12. В появившейся коллекции выберите элемент Альбомная (Landscape).

13. Чтобы увидеть предполагаемое размещение чисел на странице, щелкните на кнопке Office, как показано на рис. 12.3.

Рис. 12.3. Таблица в масштабе 100 %

14. В появившемся меню выберите команду Печать → Предварительный просмотр (Print → Print Preview). Если выбран стандартный размер бумаги формата А4, то окажется, что на страницу не помещаются все столбцы (см. рис. 12.3).

15. Щелкните на кнопке Следующая страница (Next Page) и вы увидите, что ячейки двух крайних справа столбцов перенесены на вторую страницу. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу.

16. Чтобы вернуться в окно Excel, щелкните на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview).

Группа инструментов Вписать (Scale to Fit) вкладки Разметка странциы (Page Setup) позволяет уменьшать или увеличивать печатаемые объекты. С помощью счетчика Масштаб (Zoom) можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. (Не забудьте при этом установить соответствующий переключатель.) Можно поступить и по-другому. Excel умеет автоматически подгонять размер таблицы под площадь страницы.

17. В поле со списком Ширина (Width) выберите вариант 1 страница (1 page). В результате вся таблица будет помещаться на одну страницу.

Обратите внимание, что в поле Масштаб (Scale) установилось значение 83 %. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При этом возможность его изменения вручную блокируется. Чтобы разблокировать это поле, выберите в списке Ширина (Width) значение Авто (Automatic).

Упражнение 2. Настройка полей

Поля формируют пустую рамку вокруг информативной области страницы. Уменьшая их, можно немного увеличить размер печатаемой таблицы.

1. Щелкните на кнопке Разметка страницы → Параметры страницы → Поля (Page Layout → Page Setup → Margins). В появившейся коллекции вы можете выбрать один из готовых вариантов полей (рис. 12.4).

Рис. 12.4. Настройка полей

2. Чтобы настроить поля страницы произвольно, в коллекции Поля (Margins) выберите команду Настраиваемые поля (Custom Margins).

3. В диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) перейдите на вкладку Поля (Margins), показанную на рис. 12.5.

4. Уменьшите значение счетчика Левое (Left) до 1 см.

5. Точно так же, до 1 см, уменьшите значение счетчика Правое (Right).

6. Таблица листа Формулы невелика по высоте. Давайте напечатаем ее посередине страницы. Для этого установите флажок Вертикально (Vertically).

7. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 12.5. Вкладка Поля диалогового окна Параметры страницы

В результате ширина области печати увеличится. Если посмотреть на вкладку Страница (Page) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup), то можно заметить, что благодаря режиму автоматической настройки размеров масштаб таблицы сразу же увеличивается в соответствие с новым размером области печати.

Упражнение 3. Добавление колонтитулов

Колонтитулы позволяют включать в нижнюю и верхнюю части страниц заголовки и описания, дублирующиеся на всех страницах. Если таблица длинная, в колонтитул удобно включить ее название, номера страниц, название файла документа и листа, на котором размещена таблица.

1. Чтобы вставить колонтитулы, щелкните на кнопке Вставка →Текст → Колонтитулы (Insert → Text → Header & Footer).

2. Excel перейдет в режим Разметка страницы (Page Layout) и отобразит области колонтитулов (см. рис. 12.6).

Обратите внимание, что на линейке появляется дополнительная вкладка, предназначенная для работы с колонтитулами. В группе Колонтитулы (Header & Footer) этой вкладки находятся две кнопки, которые с помощью соответствующей коллекции позволяют выбрать один из стандартных вариантов оформления колонтитулов. Вы можете самостоятельно ознакомиться с этими вариантами, а мы рассмотрим ручную настройку колонтитулов.

Добавим в верхний колонтитул название листа с исходными данными и порядковый номер страницы.

Рис. 12.6. Режим разметки страницы с отображением колонтитулов

3. Щелкните в центральной части колонтитула.

4. Щелкните на кнопке Конструктор → Элементы колонтитулов → Имя листа (Design → Header & Footer Elements → Sheet Name), после чего в области колонтитула появится ссылка &[Лист], которая генерирует имя листа.

5. После ссылки на лист введите следующий текст (включая точку с запятой):; Страница

6. Щелкните на кнопке Конструктор → Элементы колонтитулов → Номер страницы (Design → Header & Footer Elements → Page Number), после чего в области колонтитула появится ссылка &[Страница], которая генерирует номер страницы.

7. Щелкните за пределами колонтитула и в верхней части страницы вы увидите текст Формулы; Страница 1 (рис. 12.7).

Теперь настроим нижний колонтитул таким образом, чтобы в него выводилось имя файла рабочей книги, а также дата печати файла с соответствующими подписями.

8. Щелкните в области верхнего колонтитула, чтобы появилась вкладка Конструктор (Design), предназначенная для работы с колонтитулами.

Рис. 12.7. Верхний колонтитул

9. Щелкните на кнопке Перейти к нижнему колонтитулу (Go to Footer). В результате курсор будет установлен в нижний колонтитул.

10. Если курсор еще не находится в левой части нижнего колонтитула, щелкните в ней.

11. Введите следующий текст (включая двоеточие): Имя файла:

12. Щелкните на кнопке Конструктор → Элементы колонтитулов → Имя файла (Design → Header & Footer Elements → File Name). В результате в колонтитуле появится элемент &[Файл].

13. Щелкните в правой части нижнего колонтитула.

14. Введите следующий текст (включая двоеточие): Дата создания:

15. Щелкните на кнопке Конструктор → Элементы колонтитулов → Текущая дата (Design → Header & Footer Elements → Current Date). В результате появится элемент &[Дата].

Совет

Высота нижнего и верхнего колонтитулов настраивается на вкладке Поля (Margins) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup).

Теперь в нижний колонтитул будут выводиться имя файла рабочей книги и дата печати файла с соответствующими подписями (рис. 12.8). Если вы хотите увидеть страницу с добавленными колонтитулами, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать → Предварительный просмотр (Print → Print Preview).

Рис. 12.8. Страница с колонтитулами в режиме предварительного просмотра

Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их.

Упражнение 4. Сортировка данных

Сортировать данные приходится не только при печати документа. Размещение строк таблицы в порядке возрастания одного из параметров помогает искать нужные записи. Печать чистового варианта документа – подходящий момент для того, чтобы привести в порядок данные, если они вводились в спешке и оказались неупорядоченными. Давайте рассортируем клиентов в верхней таблице листа в порядке увеличения продаж в апреле месяце.

1. Щелкните в любой ячейке столбца Апрель верхней таблицы (рис. 12.9).

2. Щелкните на кнопке Сортировкаотминимальногокмаксимальному (Sort Smallest to Largest) в группе Сортировкаифильтр (Sort & Filter) вкладки Данные (Data). Расстановка строк поменяется так, что числа в столбце Апрельбудут увеличиваться сверху вниз.

Рис. 12.9. Таблица упорядочена по возрастанию продаж в апреле

Сравните заголовки строк верхней таблицы с заголовками нижней и вы увидите, что переставлены строки целиком, а не только ячейки столбца Апрель. (Раньше порядок следования заголовков в двух таблицах совпадал.) Для сортировки таблицы по убыванию следует щелкнуть на кнопке Сортировка от максимального к минимальному (Sort Largest to Smallest).

Объемы продаж клиентам РИФ и Викинг в апреле совпадают (они равны 11 000). Если таких совпадающих значений много, приходится дополнительно упорядочивать таблицу по второму признаку. Например, алфавитный список покупателей следует упорядочить сначала по столбцу с фамилиями, а затем – по столбцу с именами, чтобы информация о людях с одинаковыми фамилиями располагалась по алфавиту имен. Чтобы дополнительно упорядочить таблицу по возрастанию продаж в мае (при условии равенства продаж в апреле), выполните следующие действия.

3. Щелкните на кнопке Данные → Сортировка и фильтр → Сортировка (Data → Sort & Filter → Sort). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 12.10. Вы видите, что уже введено условие сортировки по возрастанию значений столбца Апрель, которое было назначено на шаге 2.

Рис. 12.10. Настройка условия сортировки

4. Щелкните на кнопке Добавить уровень (Add Level), после чего в списке появится еще один элемент Затем по (Then by). В раскрывающемся списке выберите пункт Май.

5. Оставьте выбранным значение По возрастанию (A to Z) в списке Порядок (Order).

6. Щелкните на кнопке ОК. После этого строки клиентов Викинг и РИФ поменяются местами, поскольку числа 4000 и 12 000 располагаются по возрастанию.

Примечание

Обратите внимание, что при сортировке номера строк не меняются, то есть перемещаются сами данные. Поэтому выполненную операцию сортировки нельзя отключить. Для возврата прежнего расположения строк можно лишь воспользоваться стандартной командой отмены операции. После сохранения файла вернуть прежний порядок следования строк будет невозможно.

Новое в Office

В новой версии Office количество уровней сортировки возросло до 64. В более ранних версиях поддерживалось не более трех уровней, поэтому будьте внимательны при сохранении рабочей книги в более ранней версии Excel. Подробную информации по проблемам сортировки вы можете найти в справочной системе.

Упражнение 5. Фильтрация

При печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих вас строк. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги.

1. Щелкните в любой ячейке верхней таблицы листа Формулы (рис. 12.11).

2. Щелкните на кнопке Данные → Сортировка и фильтр → Фильтр (Data → Sort & Filter → Filter). В ячейках первой строки таблицы появятся кнопки раскрывающихся списков, обеспечивающих фильтрацию по любому из столбцов.

3. Щелкните на кнопке со стрелкой в ячейке F1 столбца Май.

Рис. 12.11. Список автофильтра

4. Выберите в раскрывшемся подменю пункт Числовые фильтры (Number Filters), а в нем – команду Первые 10 (Тор 10). Откроется диалоговое окно настройки условия фильтрации, показанное на рис. 12.12.

Рис. 12.12. Диалоговое окно автофильтра

Фильтры типа Первые 10 (Тор 10) служат для выделения нескольких строк с максимальными или минимальными значениями в одном из столбцов таблицы. Левый список диалогового окна автофильтра позволяет указать, нужно ли фильтровать максимальные или минимальные значения параметра. Правый список задает единицы измерения (строки таблицы или процент от общего числа строк) для счетчика, расположенного посередине, который определяет количество или процентную долю оставляемых строк таблицы.

5. Введите в счетчик диалогового окна автофильтра число 3.

6. Щелкните на кнопке ОК.

В верхней таблице листа останутся только три строки, имеющие максимальные числа в столбце Май. Обратите внимание, что исчезнувшие строки 2 и 5 не пропали. Они просто скрыты, о чем говорит отсутствие номеров этих строк. Excel позволяет фильтровать данные сразу по нескольким столбцам. Давайте выделим тех клиентов, которые входили в тройку ведущих по объему сделок как в мае, так и в июне.

7. Щелкните на стрелке фильтра ячейки G1 и выберите команду Числовые фильтры → Первые 10 (Number Filters → Top 10).

8. Введите в счетчик открывшегося диалогового окна число 3 и щелкните на кнопке ОК. в результате в таблице останутся только два клиента – Диалог и РИФ.

Совет

Для отмены фильтрации только по одному из столбцов в меню фильтрации этого столбца выберите пункт Снять фильтр с (Clear Filter From). Команда Числовые фильтры → Настраиваемый фильтр (Number Filters → Custom Filter) этого же меню позволяет настраивать более сложные условия фильтрации.

Рядом со стрелками тех списков автофильтра, которым назначена фильтрация, появляются специальные значки, чтобы пользователь не забыл о назначенных условиях отображения строк.

9. Чтобы отменить все условия фильтрации, щелкните на кнопке Данные → Сортировка и фильтр → Очистить (Data → Sort & Filter → Clear). На лист вернутся все пять исходных строк таблицы.

10. Чтобы отключить фильтрацию, щелкните еще раз на кнопке Данные → Сортировка и фильтр → Фильтр (Data → Sort & Filter → Filter).

Новое в Office

В Excel 2007 можно применять фильтры, недоступные в более ранних версиях, поэтому будьте внимательны с рабочими книгами, созданными в Excel 2007, при их импорте в более ранние версии Excel. Подробную информацию по проблемам фильтрации вы можете найти в справочной системе.

Помимо фильтрации есть и другие способы уменьшить печатаемую область. Непосредственно перед печатью листа можно настроить режим печати заголовков столбцов, скрыть ненужные строки и столбцы, задать диапазон печатаемых ячеек и указать способ разбиения листа Excel на страницы.

Упражнение 6. Разбиение на страницы

При печати больших листов программа сама разбивает их на страницы. Однако такое автоматическое деление может вам не подойти. Лист Формулы фактически содержит две отдельные таблицы, которые при печати располагаются на одной странице. Давайте вставим линию разделения страниц, чтобы эти таблицы печатались на двух отдельных листах бумаги.

1. Щелкните на кнопке Вид → Режимы просмотра книги → Разметка страницы (View → Workbook Views → Page Layout). Excel переключится в другой режим просмотра, в котором ячейки разбиты на страницы (рис. 12.13).

2. Чтобы иметь возможность ручной настройки страниц, в раскрывающемся списке Ширина (Width) вкладки Разметка страницы (Page Layout) в группе Вписать (Scale to Fit) выберите значение Авто (Automatic).

Рис. 12.13. Режим разметки страницы

3. Щелкните на ячейке D7.

4. Щелкните на кнопке Разрывы (Breaks) в группе Параметры страницы (Page Setup) вкладки Разметка страницы (Page Layout). После этого лист будет печататься на четырех страницах.

5. Чтобы просмотреть полученный вариант деления на страницы, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать → Предварительный просмотр (Print → Print Preview). Затем для смены страниц пользуйтесь кнопками Следующая страница (Next Page) и Предыдущая страница (Previous Page).

6. Щелчком на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview) вернитесь в режим разметки страницы.

В наши планы не входило деление на четыре страницы. Нам нужно убрать вертикальный разрыв страницы.

7. Щелкните в одной из ячеек столбца D на второй странице.

8. Щелкните на кнопке Разметка страницы → Параметры страницы → Разрывы (Page Layout → Page Setup → Breaks) и в появившейся коллекции выберите элемент Удалить разрыв страницы (Remove Page Breaks).

В результате лист будет разделен на две страницы по горизонтали, что явствует из содержания строки состояния на рис. 12.14. Чтобы оценить полученный вариант разбиения листа, снова воспользуйтесь режимом предварительного просмотра.

Рис. 12.14. Разбиение листа на две страницы

Совет

Чтобы убрать все установленные разрывы страниц, в коллекции, вызываемой щелчком на кнопке Разрывы (Breaks), выберите элемент Сброс разрывов страниц (Reset All Page Breaks).

9. Вернитесь в обычный режим, щелкнув на кнопке Вид → Режим просмотра книги → Обычный (View → Workbook Views → Normal).

Обратите внимание, что теперь в листе появилась пунктирная линия между строками 6–7. Эта линия соответствуют настроенным границам страниц.

Упражнение 7. Скрытие строк и столбцов

Скрывать определенные ячейки можно не только за счет фильтрации. Программа позволяет вручную указывать те столбцы и строки, которые временно нужно сделать невидимыми. Столбцы N и О листа Формулы содержат не слишком важную информацию и печатать их не обязательно. Скрыв их, вы сможете немного увеличить масштаб печати. Необходимый результат достигается с помощью следующих операций.

1. Перетащите указатель мыши по кнопкам столбцов N и О, чтобы выделить эти столбцы.

2. Щелкните на кнопке Главная → Ячейки → Формат (Home → Cells → Format) и в появившемся меню выберите команду Скрыть или отобразить → Скрыть столбцы (Hide & Unhide → Hide Columns).

Выделенные столбцы временно исчезнут. Подобным способом можно скрыть и ненужные строки.

Совет

Чтобы вернуть скрытые столбцы или строки, выделите столбцы или строки, между которыми находятся скрытые столбцы, и выберите соответственно команды Скрыть или отобразить → Отобразить столбцы (Hide & Unhide → Unhide Columns) или Скрыть или отобразить → Отобразить строки (Hide & Unhide → Unhide Rows) в меню, появляющемся при щелчке на кнопке Главная → Ячейки → Формат (Home → Cells → Format).

Упражнение 8. Заголовки строк и столбцов

При печати листа на нескольких страницах заголовки столбцов или строк видны не на каждой из них. В нашем примере на второй странице нет названий месяцев. В такой ситуации полезно продублировать заголовки.

1. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Параметры листа (Sheet Options) вкладки Разметка страницы (Page Layout). Появится диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), раскрытое на вкладке Лист (Sheet), как показано на рис. 12.15.

Рис. 12.15. Настройка автоповтора заголовков

2. Щелкните на кнопке в правой части поля Сквозные строки (Rows То Repeat At Тор), чтобы свернуть диалоговое окно и открыть доступ к ячейкам листа.

3. Щелчком на кнопке первой строки листа выделите ее.

4. Повторно щелкните на кнопке диалогового окна, чтобы развернуть его до прежних размеров.

Поле Сквозные столбцы (Columns То Repeat At Left) той же вкладки Лист (Sheet) дает возможность указать столбцы заголовков, которые должны повторяться в левой части каждой страницы. Флажки раздела Печать (Print) этой вкладки добавляют линии раздела ячеек, нумерацию ячеек, включают режимы черно-белой и черновой печати. В разделе Последовательность вывода страниц (Page Order) можно указать способ сортировки страниц при печати многостраничных таблиц.

5. Щелкните на кнопке ОК. В результате названия месяцев будут выводиться на обеих страницах.

Упражнение 9. Задание диапазона ячеек

Чтобы распечатать только часть таблицы, не обязательно фильтровать ее или скрывать строки и столбцы. Можно просто указать диапазон тех ячеек, которые должны быть напечатаны. Обратите внимание, что на втором листе между заголовками столбцов и числами таблицы имеется большое пустое пространство. Давайте устраним его, исключив из диапазона печати пустые строки 7–9.

1. Выделите строки с 1 по 6.

Примечание

Если ваш лист Формулы немного отличается от приведенного здесь, то выделите те строки, в которых у вас находятся данные.

2. Нажмите клавишу Ctrl и перетащите указатель по кнопкам строк 10–14, чтобы добавить их к имеющемуся выделению, как показано на рис. 12.16.

3. Щелкните на кнопке Разметка страницы → Параметры страницы → Область печати (Page Layout → Page Setup → Print Area). В появившемся меню выберите команду Задать (Set Print Area). В результате будут печататься только выделенные строки. Проверьте это в режиме предварительного просмотра.

Рис. 12.16. Задание диапазона печати

Примечание

Если после выполнения шага 3 вы раскроете вкладку Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup), то увидите в поле Выводить на печать диапазон (Print Area) ссылку 1:6;10:14, которая соответствует строкам, выделенным на шагах 1 и 2. То есть диапазон печати можно задавать и с помощью этого поля диалогового окна Параметры страницы (Page Setup). Для сброса установленного диапазона печати достаточно выбрать команду Убрать (Clear Print Area) в меню, вызываемом щелчком на кнопке Разметка страницы → Параметры страницы → Область печати (Page Layout → Page Setup → Print Area).

Выполненные операции завершают настройку параметров печати листа Формулы. Однако кроме таблицы нужно распечатать диаграмму, представляющую данные в графической форме. В следующем упражнении вы настроите параметры листа Диаграмма и распечатаете ее вместе с таблицей исходных данных.

Упражнение 10. Настройка диаграмм

Листы, целиком занятые диаграммами, имеют те же параметры печати, что и обычные листы. Однако вкладка Лист (Sheet) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup) для этих листов заменена вкладкой Диаграмма (Chart).

1. Щелкните на ярлычке листа Диаграмма.

2. Перейдите на вкладку Разметка страницы (Page Layout), как показано на рис. 12.17.

Рис. 12.17. Параметры печати диаграммы

3. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Параметры страницы (Page Setup).

4. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) перейдите на вкладку Диаграмма (Chart).

5. Если диаграмма будет распечатываться на черно-белом принтере, установите флажок Черно-белая (Print in black and white).

6. Щелкните на кнопке ОК.

Осталось только вывести листы на принтер. Для этого выполните следующие действия.

7. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ярлычке листа Формулы. Активным останется лист Диаграмма, но ярлычок Формулы станет белым – это указывает на то, что лист выделен. Теперь с помощью одной операции печати можно распечатать сразу два листа.

8. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать → Печать (Print → Print). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 12.18. Оно предлагает дополнительные способы задания диапазона печати.

Совет

Чтобы выделить несколько смежных листов, щелкните на ярлычке первого из них, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ярлычке последнего листа выделяемой группы.

Рис. 12.18. Печать листов

9. Убедитесь, что в группе Печатать (Print Range) установлен переключатель Все (АН).

10. Если вы хотите напечатать только некоторые страницы, установите переключатель Страницы (Page (s)) и введите необходимые номера в счетчики С (From) и По (То).

11. Если вы хотите напечатать только выделенные листы, установите переключатель Выделенные листы (Active Sheets) в разделе Вывести на печать (Print What). Переключатель Всю книгу (Entire Workbook) этого раздела обеспечивает печать всех листов, а переключатель Выделенный диапазон (Selection) – только выделенных ячеек.

12. В счетчик Число копий (Number Of Copies) введите требуемое число копий.

13. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите нужный принтер.

14. Щелкните на кнопке ОК.