Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Календарь представляет собой бесконечный ежедневник, в который записываются определенные события. Вы можете внести в бланк календаря любое событие, и сообщение о нем появится на экране компьютера в указанный момент, напомнив вам о запланированном мероприятии. Другим типом записи календаря является периодическое событие, которое подобно обычному событию, но генерирует сообщение регулярно через определенные промежутки времени согласно заранее настроенному расписанию. Третий тип записи календаря – это уведомление о совещании, которое автоматически рассылается программой Outlook всем участникам совещания в заранее указанный момент времени.

Упражнение 4. Добавление события

Рабочий день делового человека наполнен различными встречами, совещаниями и семинарами. Календарь поможет организовать ваше расписание и вовремя напомнит о предстоящем событии. Чтобы добавить информацию о запланированной встрече в бланк календаря, выполните следующие действия.

1. В области переходов щелкните на кнопке Календарь (Calendar). Календарь появится в виде расписания текущего дня, прокручиваемого календаря месяцев и списка задач (рис. 19.9).

Рис. 19.9. Календарь

2. Щелкните на стрелке кнопки Создать (New) и выберите пункт Встреча (Appointment).

3. Введите в поле Тема (Subject) открывшегося диалогового окна текст Совещание по вопросам рекламы (рис. 19.10).

Рис. 19.10. Настройка события

4. В поле Место (Location) введите текст Офис дочерней компании.

5. Щелкнув на кнопке левого раскрывающегося списка Начало (Start Time), выберите в календаре день, на который назначено совещание (например, четверг следующей недели). Для перехода к другому месяцу пользуйтесь кнопками прокрутки.

6. В правом раскрывающемся списке Начало (Start Time) выберите время начала совещания.

7. В таком же списке Конец (End Time) укажите предполагаемое время окончания совещания.

8. В списке Напоминание (Reminder), находящемся на вкладке Встреча (Appointment) в группе Параметры (Options), можно задать интервал времени, за который Outlook заранее предупредит вас о предстоящем совещании. Мы выберем пункт 1 час (1 hour).

9. Если вы еще не решили, следует ли появляться на планируемом совещании, выберите в раскрывающемся списке В это время (Show As) пункт Под вопросом (Tentative). По умолчанию назначаемое событие получает состояние Занят (Busy). Если вы хотите дать возможность своему секретарю записать на то же самое время еще одно событие, выбирайте вариант Под вопросом (Tentative). Чтобы указать на свое отсутствие в зоне досягаемости и невозможность ответа на телефонные звонки, назначьте для такого интервала времени событие с состоянием Нет на работе (Out Of Office). Различные состояния отражаются в бланке календаря разным цветом.

10. В нижнем прокручивающемся поле для заметок введите текст Не забыть материалы по рекламе в журналах.

11. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save And Close), расположенной на вкладке Встреча (Appointment) в группе Действия (Actions).

В нужный день ровно за час до назначенного времени Outlook напомнит о предстоящем совещании звуковым сигналом и появлением окна сообщения, подобного показанному на рис. 19.11.

Рис. 19.11. Окно напоминания

Щелчок на кнопке Прекратить (Dismiss) закроет окно напоминания. Кнопка Отложить (Snooze) тоже закрывает окно, но инициирует повторное напоминание через интервал времени, указанный в раскрывающемся списке в нижней части окна. Щелчок на кнопке Открыть (Open Item) откроет детальное описание события.

Совет

Программа Outlook напомнит о предстоящем событии, только если она запущена. Чтобы не пропустить важное заседание, поместите значок Outlook в папку Автозагрузка (Startup) главного меню. Тогда программа будет автоматически запускаться сразу после включения компьютера и загрузки Windows ХР.

Упражнение 5. Периодическое событие

Некоторые события повторяются достаточно часто с определенной периодичностью. Нет необходимости вносить в календарь такое событие несколько раз. Программа Outlook сама заполнит ячейки в соответствии с указанным вами правилом.

1. Выберите команду Файл → Создать → Встреча (File → New → Appointment).

2. В появившемся диалоговом окне поле Тема (Subject) введите текст Обеденный перерыв.

3. В качестве времени начала задайте время 14:00, а в качестве времени окончания – время 15:00.

4. Включите режим напоминания за 15 минут до события и назначьте состояние Нет на работе (Out Of Office).

5. Щелчком на кнопке Повторение (Recurrence) откройте диалоговое окно, показанное на рис. 19.12.

Рис. 19.12. Настройка повторения

6. Чтобы сообщение об обеденном перерыве появлялось пять раз в неделю по рабочим дням, установите переключатель Еженедельно (Weekly).

7. Установите флажки для нужных рабочих дней.

8. В разделе Пределы повторения (Range Of Recurrence) раскройте календарь Начало (Start Time) и щелкните на кнопке Сегодня (Today). Этим вы укажете сегодняшний день в качестве начала отсчета для повторяющихся напоминаний. Установленный по умолчанию переключатель Нет конечной даты (No End Date) в разделе Пределы повторения (Range Of Recurrence) инициирует бесконечный процесс повторения напоминаний. Переключатель Завершить после (End After) позволяет указать количество повторений события, после которого пропадает надобность в дальнейшем размещении записей в календаре. Переключатель Дата окончания (End By) дает возможность ввести дату окончания цикла повторения.

9. Щелкните на кнопке ОК.

10. Чтобы установить для настраиваемого события повышенную важность, щелкните на кнопке Высокая важность (High Importance) панели инструментов.

11. Щелкните на кнопке Встреча → Действия → Сохранить и закрыть (Appointment → Actions → Save & Close). Обеденный перерыв появится в бланке каждого дня календаря, кроме выходных.

Упражнение 6. Приглашение на совещание

Возможности Outlook позволяют напомнить о предстоящем совещании не только вам, но и другим участникам совещания. Для этого в Outlook интегрированы инструменты отправки электронных сообщений.

1. В панели инструментов календаря щелкните на стрелке кнопки Создать (New) и выберите в раскрывшемся меню команду Приглашение на собрание (Meeting Request). Откроется окно, показанное на рис. 19.13. Оно подобно окну настройки параметров встречи, но в нем есть дополнительное поле, снабженное кнопкой Кому (То). В этом поле нужно перечислить электронные адреса всех участников совещания. Скорее всего, вы не помните их наизусть, поэтому проще будет выбрать адреса в справочниках Outlook.

2. Щелчком на кнопке Кому (То) откройте диалоговое окно, показанное на рис. 19.14. В его верхней части есть раскрывающийся список, позволяющий указать один из справочников адресов. Это может быть адресная книга Outlook или список контактов, с которым вы познакомитесь на следующем занятии.

3. Выберите подходящую адресную книгу.

4. Выделите адресата в списке диалогового окна.

5. Щелкните на кнопке Обязательный (Required).

6. Выбирайте фамилии людей и щелкайте на кнопке Обязательный (Required) до тех пор, пока не переберете всех участников совещания.

7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно настройки параметров встречи.

8. В поле Тема (Subject) введите предложение Семинар по защите окружающей среды.

9. В раскрывающемся списке Место (Location) выберите пункт Офис дочерней компании, попавший в этот список при добавлении события в упражнении 4.

Рис. 19.13. Приглашение на совещание

Рис. 19.14. Выбор адреса

10. В календаре Начало (Start Time) выберите тот же день, в который было назначено совещание в упражнении 4.

11. Установите флажок Целый день (All day event). Режим назначения события на целый день позволяет размещать в календаре упоминания о мероприятиях, длящихся продолжительное время. На фоне такого мероприятия в календаре могут присутствовать и встречи, назначенные на конкретное время и пересекающиеся с длительным мероприятием.

12. Выберите в календаре Конец (End Time) пятницу той же недели, на которую приходится начало семинара.

13. В поле комментария введите текст, который должен быть отправлен адресатам вместе с напоминанием о семинаре.

14. Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически сгенерирует необходимые сообщения и отправит их участникам совещания по электронной почте. Если компьютер связывается с поставщиком услуг Интернета посредством модема, то сообщения будут отправлены при очередном подключении к почтовому серверу.

Совет

Не задумывайтесь сейчас о том, как Outlook обрабатывает электронную почту. Вы познакомитесь с почтовыми возможностями этого приложения на занятии 21.

Упражнение 7. Вид календаря

В предыдущих упражнениях вы добавили в календарь несколько записей. Теперь посмотрим на них, воспользовавшись разными представлениями. Исходный режим просмотра, который называется День/неделя/месяц (Day/Week/Month), иллюстрирует рис. 19.15. Он позволяет не только просматривать назначенные события, но и оперативно добавлять и удалять пункты календаря.

1. Чтобы отвести под календарь больше пространства, выполните команду Вид → Область переходов → Отсутствует (View → Navigation Pane → Off), скрыв этим область переходов. Мы будем работать с отображенной областью переходов.

2. В области календарей на месяц щелкните на том дне, на который было назначено совещание в упражнении 4 (в нашем случае это 22 февраля 2007 года). Вы увидите в бланке календаря три события. Название семинара, который будет длиться два дня, находится в верхней части расписания текущего дня. Два других события расположены в соответствии с назначенным временем.

Добавим в расписание дня еще одну встречу.

3. Щелкните в графе 11:00.

4. Введите текст Встреча с представителем компании Фантом.

5. Нажмите клавишу Enter. Обратите внимание, что слева от описания события расположена полоска определенного цвета. Синим цветом выделены временные интервалы, обозначенные как занятые, синим со штриховкой – как занятые под вопросом, а темно-синим – те промежутки времени, когда вы будете отсутствовать на работе.

Рис. 19.15. Представление День/неделя/месяц

6. На панели инструментов Дополнительно (Advanced) щелкните на кнопке раскрытия списка Текущее представление (Current View) и выберите пункт Активные встречи (Active Appointments).

Совет

Если панель инструментов Дополнительно (Advanced) не отображается на экране, щелкните правой кнопкой мыши на стандартной панели инструментов и в появившемся контекстном меню выберите команду Дополнительно (Advanced).

В результате на экране появится список активных (запланированных на будущее) событий, разделенных на группы в соответствии с выбранным режимом повторяемости. С помощью кнопок в начале групп можно сворачивать (щелчок на кнопке «минус») и разворачивать (щелчок на кнопке «плюс») содержимое группы. В левой ячейке каждой строки таблицы находится значок, показывающий тип данного пункта. Встречи и повторяющиеся события отмечены маленьким календарем, а приглашения на совещания – изображением календаря с человечком. Этот вариант просмотра, показанный на рис. 19.16, позволяет оперативно изменять параметры событий. Просто щелкните в любой ячейке и отредактируйте ее содержимое. Изменение информации о событии тут же отразится во всех остальных представлениях календаря.

Рис. 19.16. Просмотр активных встреч

7. С помощью того же списка Текущее представление (Current View) вернитесь к прежнему представлению, выбрав пункт День/неделя/месяц (Day/Week/Month).

8. Щелкните на кнопке Неделя (Week) в области календаря. Бланк расписания дня заменится списком из семи дней недели.

9. Щелкните на кнопке Месяц (Month) в области календаря, и вы увидите большой бланк календаря на месяц со списком запланированных событий.

10. Щелчком на кнопке День (Day) области календаря вернитесь к исходному представлению.

В Outlook вы можете создавать задачи и отслеживать их выполнение. Существует два типа задачи: разовая и повторяющаяся. Выполнение повторяющейся задачи происходит через равные интервалы времени или в зависимости от даты ее завершения. Например, повторяющейся задачей является совещание в последнюю пятницу каждого месяца или визит в спортивный зал каждые вторник и четверг.

Элементом списка дел является любой элемент Outlook, например задача, электронное сообщение или контакт, которые были помечены отметкой к исполнению.

По умолчанию все задачи в Outlook помечаются отметкой к исполнению при их создании даже в том случае, если у них не задана дата начала или завершения. Таким образом, элемент списка дел создается автоматически при создании задачи либо при установке отметки к исполнению в электронном сообщении или контакте.

Задачи и элементы списка дел отображаются в представлении Задачи (Tasks), Календарь (Calendar) и в области Список дел (To-Do Bar).

Примечание

Задачи Outlook можно использовать для отслеживания собственных задач (например, для напоминания об ответах на электронные сообщения) либо задач, порученных другим пользователям (например, отслеживания этапов выполнения чьего-либо проекта).

Упражнение 8. Добавление задач и элементов списка дел

Давайте рассмотрим различные способы добавления задач и элементов списка дел. Для начала добавим задачу с помощью кнопки панели инструментов и диалогового окна Задача (Task).

1. Щелкните на стрелке кнопки Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard) и выберите пункт Задача (Task). Откроется окно ввода параметров задачи (рис. 19.17).

2. В поле Тема (Subject) введите текст Изучить возможности почтового модуля Outlook.

3. Раскройте календарь Срок (Due Date) и выберите вчерашнюю дату. Назначение срока исполнения позволяет контролировать запланированную скорость работы. Если к назначенному сроку задача не была помечена как выполненная, ее текст будет отображаться красным цветом. Именно это случится с только что добавленной задачей, которая должна была быть выполнена до вчерашнего дня.

4. Щелкните на кнопке Выбрать категорию (Categorize) в группе Параметры (Options) вкладки Задача (Task).

Появится коллекция со списком категорий. По умолчанию в Outlook есть несколько категорий с названиями Красная категория, Желтая категория, Зеленая категория и т. д. Вы можете назначить одну или несколько категорий для вашей задачи. Названия категорий по умолчанию не очень информативны, поэтому вы можете самостоятельно изменить название уже существующих категорий или добавить новые категории.

Рис. 19.17. Добавление задачи

5. Щелчком на кнопке Выбрать категорию (Categorize) раскройте коллекцию.

6. Выберите команду Все категории (All Categories).

7. В появившемся диалоговом окне Цветовые категории (Color Categories) щелкните на кнопке Создать (New), как показано на рис. 19.18.

8. Появится диалоговое окно Добавить новую категорию (Add New Category). В поле Имя (Name) введите слово Обучение, а в коллекции Цвет (Color) выберите зеленый цвет и щелкните на кнопке ОК. В списке категорий появится новая категория Обучение.

Совет

Вместо создания новой категории можно просто переименовать одну из существующих категорий.

9. Установите флажки у тех категорий, к которым относится добавляемая задача. В данном случае мы установим только флажок Обучение, в реальных же случаях задача может относиться к нескольким категориям.

Рис. 19.18. Выбор категории

10. Щелкните на кнопке ОК. В окне задачи появится специальная отметка цветовой категории.

11. Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save & Close) в группе Действия (Actions) вкладки Задача (Task).

Давайте теперь добавим задачу с помощью календаря. Обратите внимание на нижнюю часть календаря на рис. 19.19. Здесь находится список Задачи (Tasks), с помощью которого вы можете добавить задачу. Обратите внимание, что календарь должен быть открыт в представлении День/неделя/месяц (Day/Week/Month) и отображать события на день или неделю.

12. Щелкните на кнопке Календарь (Calendar) в области переходов, чтобы открыть календарь.

13. Щелкните в свободном месте списка задач и в появившемся поле введите текст с описанием задачи, например Ознакомиться с различными способами добавления задач. Нажмите клавишу Enter. В списке задач появится еще одна задача, для которой будут заданы параметры по умолчанию.

14. Чтобы изменить параметры задачи, щелкните два раза на этой задаче и в открывшемся диалоговом окне Задача (Task) задайте нужные параметры.

Примечание

По умолчанию в списке задач календаря отображаются все задачи, в том числе и завершенные. Чтобы они не отображались, щелкните правой кнопкой мыши на списке задач и в появившемся контекстном меню выберите команду Упорядочить по → Показать завершенные задачи (Arrange By → Show Completed Task). Эта команда работает как флажок.

Добавить задачу можно также с помощью области Список дел (To-Do Bar).

Рис. 19.19. Добавление задачи в календарь

Совет

Если область Список дел (To-Do Bar) не отображается в окне Outlook, выполните команду Вид → Список дел → Обычное (View → To-Do Bar → Normal). Для просмотра и добавления задач в список дел должен отображаться список задач. Для того чтобы включить список задач (если он не отображается), выполните команду Вид → Список дел → Список задач (View → To-Do Bar → Task List).

15. Щелкните в области Список дел (To-Do Bar) списка задач на элементе Введите новую задачу (Type a new task) и введите текст Продумать дополнительные скидки для клиентов.

16. Нажмите клавишу Enter. В списке появится еще одна задача, добавленная без открытия окна новой задачи.

Совет

Чтобы открыть бланк новой задачи, просматривая календарь или папку задач, достаточно дважды щелкнуть на строке Щелчок добавит элемент (Click here to add a new Task). Для модификации параметров существующей задачи дважды щелкните на ее строке.

Упражнение 9. Просмотр задач

Задачи остаются в списке до тех пор, пока не будут удалены пользователем. Чтобы не забыть о проделанной работе, задачи можно не удалять, а помечать как выполненные, тогда текст этих задач перечеркивается горизонтальной линией. Давайте пометим задачу как выполненную.

1. Щелкните на кнопке Задачи (Tasks) в области переходов, чтобы перейти в режим просмотра задач (рис. 19.20).

Рис. 19.20. Просмотр задач по категориям

2. Выполните команду Вид → Текущее представление → По категориям (View → Current View → By Category).

3. Щелкайте на значках «плюс» в заголовках всех категорий, чтобы развернуть списки относящихся к ним задач.

Категория может быть назначена не только задаче, но и любому другому элементу Outlook (событию календаря, контакту и т. д.). Деление по категориям позволяет распределить большое число записей по тематическим подгруппам, относящимся к конкретным проектам или сферам деятельности. Чтобы отсортировать пункты категории по одному из признаков, щелкните на заголовке соответствующего столбца. Повторный щелчок на том же заголовке приводит к смене порядка сортировки на обратный.

4. В раскрывающемся списке ячейки Состояние (Status) нужной задачи выберите пункт Завершена (Completed). Название данной задачи будет перечеркнуто. Задача может иметь одно из следующих состояний (см. рис. 19.20):

• Не началась (Not Started);

• Выполняется (In Progress);

• Завершена (Completed);

• В ожидании (Waiting on someone else);

• Отложена (Deferred).

Упражнение 10. Добавление элемента в список дел

Как мы уже отмечали, элементом списка дел является любой элемент Outlook, например задача (по умолчанию задачи всегда имеют отметку к исполнению и таким образом оказываются элементами списка дел), электронное сообщение или контакт, которые были помечены отметкой к исполнению.

Рис. 19.21. Пометка сообщения к исполнению

Давайте создадим элемент списка дел из сообщения (например, чтобы не забыть ответить на это сообщение).

1. Перейдите в представление Почта (Mail), щелкнув на соответствующей кнопке области переходов (рис. 19.21).

2. Перейдите в одну из папок, в которой содержатся сообщения, например, в папку Входящие (Inbox).

3. В списке сообщений имеется значок в виде флажка. Щелкните на этом значке, и отметка будет установлена.

В результате в списке дел появится новый элемент.

Упражнение 11. Вывод и скрытие списка дел

Элементы списка дел отображаются в представлениях Задачи (Tasks) и Календарь (Calendar), а также в области Список дел (To-Do Bar). По умолчанию область Список дел (To-Do Bar) присутствует во всех представлениях Outlook, причем для каждого представления Outlook режим вывода или скрытия области Список дел (To-Do Bar) запоминается отдельно, то есть в представлении Почта (Mail and Postl) эта область может отображаться, а в представлении Контакты (Contacts) отсутствовать.

Чтобы вывести (если она отсутствует) или скрыть (если она отображается) область Список дел (To-Do Bar), выполните следующие действия.

1. Чтобы отобразить список дел, выберите в меню команду Вид → Список дел → Обычное (View → To-Do Bar → Normal).

2. Список дел можно вывести также в свернутом виде, чтобы он занимал меньше места. Для этого выберите команду Вид → Список → Свернуто (View → To-Do Bar → Minimized).

3. Чтобы скрыть список дел, выберите в меню команду Вид → Список дел → Отсутствует (View → To-Do Bar → Off).

Посмотрите на область Список дел (To-Do Bar). По умолчанию эта область состоит из трех частей:

• Календарик (Data Navigator) – находится в верхней части списка дел. При щелчке на части Календарик (Data Navigator) Outlook переключается в представление Календарь (Calendar).

• Встречи (Appointments) – находится в средней части списка дел и по умолчанию выводит встречи на три ближайших дня.

• Список задач (Task List) – отображает задачи.

Эти части списка дел также можно вывести или скрыть, для этого используются одноименные команды подменю Вид → Список дел (View → To-Do Bar). Кроме того, можно настроить параметры этих частей в диалоговом окне, которое вызывается командой Вид → Список дел → Параметры (View → To-Do Bar → Options).