Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Несмотря на многообразие объектов баз данных, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управления в окне конструктора. Таблицы и запросы вообще практически не имеют параметров форматирования. Ширина и высота ячеек, а также шрифт их содержимого настраиваются непосредственно в режиме просмотра таблицы или запроса с помощью команд вкладки Главная (Home). Перед печатью данных полезно вывести отчет в режиме предварительного просмотра, после чего можно распечатывать его на бумагу.

Упражнение 8. Предварительный просмотр

Перед выводом объекта базы данных на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра. Давайте выполним все эти действия на примере таблицы Контакт.

1. В области переходов дважды щелкните на строке Контакт: Таблица (Contact: Table). Таблица откроется в режиме редактирования данных.

2. Увеличьте ширину столбца Адрес, перетащив вправо его правую границу, чтобы адреса не обрезались по длине.

Рис. 18.21. Подготовка таблицы к печати

3. На вкладке Главная (Home) в группе Записи (Records) щелкните на кнопке Дополнительно (More). В появившемся меню выберите команду Подтаблица → Развернуть все (Subdatasheet → Expand АН), чтобы отобразить записи таблицы Список (рис. 18.21).

4. Выделите столбец Код, щелкнув на его заголовке.

5. Снова щелкните на кнопке Дополнительно (More) и выберите команду Скрыть столбцы (Hide Columns). Этот служебный столбец не нужно печатать.

6. Щелкните на заголовке столбца Ключ подчиненной таблицы.

7. Повторным выполнением команды Дополнительно → Скрыть столбцы (More → Hide Columns) уберите и этот столбец.

8. Выберите команду Office → Печать → Предварительный просмотр (Office → Print → PrintPreview). Вы увидите, как предположительно будет выглядеть бумажная копия таблицы.

Упражнение 9. Печать таблиц и запросов

Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.

1. В режиме предварительного просмотра на ленте становится активной вкладка Предварительный просмотр (Print Preview). Щелкните на кнопке Параметры страницы (Page Setup), расположенной в группе Разметка страницы (Layout). Откроется диалоговое окно, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 18.22).

Рис. 18.22. Параметры страницы

2. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Параметры печати (Print Options) и в разделе Поля (Margins) увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце в области Образец (Sample).

3. Перейдите на вкладку Страница (Page) и при необходимости измените ориентацию, установив переключатель Альбомная (Landscape).

Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Щелкните на кнопке Печать (Print) в одноименной группе вкладки Предварительный просмотр (PrintPreview). Откроется диалоговое окно Печать (Print).

6. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер. В разделе Копии (Copies) укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.

Упражнение 10. Файловые операции

Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периодически выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации полного ее удаления из файла не происходит. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.

1. Чтобы сжать базу данных, выполните команду Office → Управление → Сжать и восстановить базу данных (Office → Manage → Compact and Repare Database).

2. Сравните размеры файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.

3. Та же самая команда обеспечивает восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя как-то странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repare Database). Access по возможности восстановит повреждения, обнаруженные в структуре данных.

Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по шифрованию данных. Давайте зададим пароль на открытие базы данных.

Примечание

Средство шифрования в Office Access 2007 представляет собой два объединенных и улучшенных средства прежних версий – кодирование и пароли баз данных. При использовании пароля для шифрования базы данных все данные становятся нечитабельными в других программных средствах, и для того чтобы работать с этой базой данных, пользователям требуется вводить пароль. При шифровании в Office Access 2007 применяется более стойкий алгоритм, чем в предыдущих версиях Access.

4. Закройте базу данных.

5. В окне Приступая к работе с Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access) выберите команду Другие (More).

6. В окне открытия файла выделите значок Контакты. accdb.

7. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Открыть (Open) и выберите пункт Монопольно (Open Exclusive). Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.

8. Перейдите на вкладку Работа с базами данных (Database Tools) и в группе Работа с базами данных (Database Tools) щелкните на кнопке Зашифровать паролем (Encrypt with Password).

9. В поле Пароль (Password) открывшегося диалогового окна введите пароль.

10. Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение (Verify).

11. Щелкните на кнопке ОК. В результате для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.

Совет

Чтобы удалить пароль, на вкладке Работа с базами данных (Database Tools) щелкните на кнопке Расшифровать базу данных (Decrypt Database), введите пароль и щелкните на кнопке ОК.

Еще одной полезной возможностью Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office 2007. Попробуем, например, для выполнения вычислений переслать таблицу Контакт в книгу Excel.

12. В области переходов выделите таблицу Контакт.

13. Перейдите на вкладку Внешние данные (External Data) и в группе Экспорт (Export) щелкните на кнопке Экспорт в таблицу Excel (Export to Excel spreadheet).

Новое в Office

Помимо передачи данных в Excel, вы можете разместить данные на узле SharePoint, экспортировать данные в текстовый файл или RTF-файл, а также использовать информацию базы данных в качестве источника данных для слияний в Office Word.

Access автоматически запустит мастер экспорта в таблицу Excel, создаст новую книгу с одним листом и перешлет в его ячейки данные из таблицы Контакт.

Чтобы закрепить полученные на этом занятии навыки работы с формами и отчетами, выполните самостоятельно следующие операции.

1. Для создания нового отчета запустите мастер отчетов.

2. Включите в отчет поля даты и описание контакта, а также фамилию и имя.

3. Выберите вариант просмотра таблицы Список.

4. Настройте группировку записей по дате.

Как с помощью мастера отчетов сгруппировать записи по дате?

5. Выберите стиль отчета Открытая (Open).

6. В четвертом окне мастера задайте сортировку по фамилиям и именам в обратном алфавитном порядке.

Как назначить обратную алфавитному порядку сортировку по двум полям?

7. Назовите новый отчет Контакты по датам.

8. Переключитесь в режим конструктора отчетов.

9. Уберите рамку всех полей.

Как быстро убрать рамку всех элементов управления?

10. Перенесите первое поле даты из раздела Область данных (Detail) в раздел Заголовок группы Дата (Data Header).

11. Увеличьте ширину поля Дата, чтобы в него помещалась дата в длинном формате. При необходимости переместите другие поля.

12. Замените текст заголовков полей на корректные русские подписи.

13. Распечатайте полученный отчет.

Это занятие завершает серию упражнений, посвященных изучению баз данных Access. Теперь вы умеете с помощью мастеров строить формы и отчеты, обеспечивающие форматированный вывод записей таблиц базы данных на экран и на печать. Вы познакомились с конструкторами форм и отчетов, позволяющими изменять любые параметры этих объектов Access, и научились распечатывать информацию из базы данных.

Три следующих занятия посвящены приложению Outlook 2007 – клиенту электронной почты и всемогущему планировщику вашей работы.

Часть VI
Outlook

Microsoft Office Outlook 2007 – отличный организатор вашей деловой жизни. Это приложение может служить электронным аналогом записной книжки, обрабатывать сообщения электронной почты, хранить списки контактов и задач, вести дневник событий.

Занятие 19
Организатор событий и задач

Outlook управляет документами компьютера и сообщениями электронной почты, хранит список контактов с другими людьми и компаниями, напоминает о назначенных встречах и совещаниях. На этом занятии вы познакомитесь с основными инструментами Outlook и научитесь выполнять следующие операции:

• добавлять ярлыки Outlook;

• просматривать дневник событий;

• искать элементы Outlook;

• добавлять события в календарь;

• назначать совещания;

• добавлять задачи и элементы списка дел.

Если ваш стол завален записками, вы периодически не можете найти нужный адрес, забываете о назначенных совещаниях и путаетесь в море документов, переполняющих жесткий диск компьютера, попробуйте обратиться за помощью к Outlook. Этот электронный организатор поможет сохранить всю важную информацию и вовремя напомнит о предстоящем событии.

Приложение Outlook объединяет в себе несколько компонентов, облегчающих управление документами компьютера, отправку и получение электронных сообщений, составление расписания событий и списка задач, хранение информации о контактах с другими людьми.

Outlook хранит информацию в папках, расположенных в специальных файлах (не следует путать папки Outlook с папками жесткого диска). Пользователю не нужно заботиться о своевременном сохранении данных Outlook. Программа сама вовремя запишет все новые сообщения, события и контакты на жесткий диск. Папки Outlook достаточно разнообразны. Для обработки хранящейся в них информации предлагается множество различных инструментов. По этой причине Outlook имеет достаточно сложный интерфейс с большим количеством кнопок, меню, списков и диалоговых окон. В следующих упражнениях, по мере изучения папок Outlook, вы познакомитесь с основными инструментами навигации этой программы.

Упражнение 1. Область переходов

После запуска Outlook командой Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Outlook 2007 (All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Outlook 2007) главного меню Windows на экране появляется окно Outlook, в левой части которого располагается панель, называемая областью переходов. Содержимое области переходов зависит от текущего представления. Каждое представление обеспечивает доступ к относящимся к нему сведениям Microsoft Office Outlook, выбор другого представления внутри главного, например представлений Визитные карточки (Business Cards) и Список телефонов (Phone List) в представлении Контакты (Contacts), а также предлагает средства для решения задач в данном представлении.

В области переходов расположены кнопки просмотра для быстрого переключения представлений, например Почта (Mail) или Контакты (Contacts). Крупные кнопки области переходов состоят из значка и имени представления.

Совет

Соотношение размеров нижней и верхней частей области переходов можно изменить. Для этого достаточно подвести указатель мыши к границе между верхней и нижней частями и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить границу вверх или вниз. При уменьшении нижней части области переходов кнопки переходов по категориям перемещаются в самую нижнюю часть области переходов.

В нижней части области переходов может находиться разное количество кнопок переходов по категориям. Для того чтобы определить, какие категории будут отображаться, выполните следующие действия.

1. В нижней части области переходов (рис. 19.1) щелкните на кнопке Настройка кнопок (Configure buttons).

2. В появившемся меню раскройте подменю Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons).

3. С помощью команд этого подменю можно включить или выключить отображение кнопок переходов по категориям.

Новое в Office

В новой версии Outlook область переходов может быть свернута, чтобы занимать меньше полезной площади в окне приложения.

В окне Outlook можно выводить ту или иную информацию из стандартных папок Outlook.

4. В нижней части области переходов щелкните на кнопке Ярлыки (Shortcuts), как показано на рис. 19.2.

Рис. 19.1. Окно Outlook

5. Щелкните на значке Outlook сегодня (Outlook Today). В основной области окна Outlook появится информация о текущих событиях сегодняшнего дня. Здесь выводится список событий, назначенных в календаре Outlook, задачи, запланированные на текущий день, а также состояние ваших почтовых ящиков (см. рис. 19.1). Помимо стандартных ярлыков, Outlook разрешает пользователю добавлять собственные ярлыки и группы. Это позволяет разместить на панели Outlook ярлыки часто используемых инструментов Outlook, сгруппировав их по темам.

6. Щелкните в верхней части области переходов на ссылке Добавить новую группу (Add New Group).

7. В качестве названия группы введите текст Мои ярлыки.

Рис. 19.2. Добавление ярлыков

8. Щелкните правой кнопкой мыши на новой группе и выберите в контекстном меню команду Добавить ярлык (Add New Shortcut).

Список Имя папки (Folder Name) открывшегося диалогового окна позволяет выбрать одну из стандартных папок Outlook.

9. Выберите в списке Имя папки (Folder Name) пункт Задачи (Tasks).

Совет

На практике имеет смысл создать, например, папку с названием Специальные задачи (или с любым нужным вам названием) и помещать в нее только задачи, относящиеся к какой-то специальной теме. О создании папок рассказано в следующем разделе.

10. Щелкните на кнопке ОК.

Совет

Чтобы удалить ненужный ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить ярлык (Delete Shortcut). Для удаления группы щелкните правой кнопкой мыши на ее заголовке и выберите команду Удалить группу (Remove Group).

Упражнение 2. Дневник

В дневник Outlook автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к заданным и выбранным контактам. Эти действия в дневнике размещаются по временной шкале. Помимо отслеживания элементов Microsoft Office Outlook (ими являются почтовые сообщения), а также других документов Microsoft Office (файлов Word и Excel), могут записываться иные виды взаимодействия, в частности это могут быть и сведения, не хранящиеся в компьютере, например телефонные переговоры и отправленные и полученные рукописные сообщения.

Примечание

Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Office Outlook, и используется он так же, как файлы в других программах. Элементами являются почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.

Чтобы открыть дневник, выполните следующие действия.

1. В области переходов щелкните на кнопке Дневник (Journal). Вы увидите представление дневника, в котором на временной шкале отображены записанные в дневник действия (рис. 19.3).

Рис. 19.3. Дневник

2. Чтобы развернуть список документов Word, щелкните на знаке «плюс» в строке Microsoft Word. Ниже этой строки появятся имена открывавшихся файлов, расположенные под теми днями шкалы времени, в которые вы работали с этими файлами.

3. Щелкните на одном из значков правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, позволяющее открыть выбранный файл, распечатать его, отправить документ по электронной почте и выполнить некоторые другие операции. На рис. 19.3 дневник показан в режиме просмотра типа файла. Для каждой из своих папок Outlook предлагает несколько режимов просмотра. Нужный вариант можно выбрать в меню Вид → Текущее представление (View → Current View). Но есть и другой способ переключения режимов. В меню Сервис (Tools) имеется команда Организовать (Organize), которая вызывает специальную панель в области просмотра выбранной папки. Вид этой панели меняется в зависимости от того, с каким представлением Outlook вы работаете, и позволяет быстро настроить нужный формат отображения информации.

4. Выполните команду Сервис → Организовать (Tools → Organize). В верхней части области просмотра дневника появится панель организатора (рис. 19.4).

Рис. 19.4. Просмотр списка элементов дневника

5. Щелкните на ссылке По представлению (Using Views).

6. В списке представлений выберите пункт Список элементов (Entry List). После этого дневник будет похож на окно папки Windows или проводника в режиме просмотра таблицы (см. рис. 19.4). Каждая запись занимает одну строку таблицы, столбцы которой информируют о времени открытия документа, продолжительности работы с ним и некоторых других параметрах.

Совет

Чтобы упорядочить список по одному из параметров, например по продолжительности работы с документом, щелкните на заголовке соответствующего столбца списка. Повторный щелчок на том же заголовке рассортирует пункты списка в обратном порядке.

7. Закройте панель организатора.

8. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на нескольких пунктах списка, чтобы выделить их.

9. Щелчком на кнопке Удалить (Delete) панели инструментов Стандартная (Standard) удалите выбранные пункты.

Рис. 19.5. Удаленные элементы

Для быстрого перемещения по папкам Outlook можно воспользоваться списком папок (рис. 19.5).

10. В области переходов щелкните на кнопке Список папок (Folder List).

11. В появившемся списке папок щелкните на пункте Удаленные (Deleted Items). Откроется папка, содержащая удаленные элементы различных папок Outlook. Она похожа на корзину Windows. Здесь вы найдете записи, удаленные из дневника на шаге 9.

12. Щелкните на одном из пунктов папки правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку (Move to Folder). Откроется диалоговое окно, которое позволяет перемещать элементы между папками Outlook и добавлять новые папки.

13. Щелкните на кнопке Создать (New).

14. В поле Имя папки (Folder Name) открывшегося диалогового окна введите слова Важные заметки (рис. 19.6).

Рис. 19.6. Добавление папки Outlook

15. В раскрывающемся списке Содержимое папки (Folder Contains) выберите пункт Элементы типа Заметки (Note Items).

Любая папка Outlook, как видно из списка, относится к одному из шести стандартных типов, каждый из которых имеет определенное предназначение и свой формат представления информации:

• Дневник (Journal) – журнал выполнявшихся операций;

• Задача (Task) – список запланированных задач;

• Заметки (Note) – заметки пользователя;

• Календарь (Calendar) – список запланированных событий;

• Контакт (Contact) – список людей или компаний с адресами, телефонами и другой информацией;

• Почта (Mail and Postl) – папка с входящими или исходящими сообщениями электронной почты;

• Форма InfoPath (InfoPath Form) – эта папка позволяет использовать формы Info Path.

16. Щелкните на кнопке ОК.

17. Щелчком на кнопке ОК в окне Перемещение элементов (Move Items) завершите операцию перемещения записи из папки Удаленные (Deleted Items) в только что созданную папку.

Упражнение 3. Поиск

Инструмент поиска позволяет пользователю находить во всем многообразии папок Outlook требуемую информацию. Чтобы научиться искать нужные записи, давайте сначала добавим несколько заметок.

1. На панели списка папок щелкните на пункте Заметки (Notes).

Открывшаяся папка предназначена для хранения информации, которая с трудом поддается систематизации, но всегда должна быть под рукой. Папка заметок заменяет многочисленные листочки с записями, разбросанные по рабочему столу или наклеенные на дисплей компьютера.

2. Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Появится окно заметки. Введите в него некоторый текст, например, показанный на рис. 19.7.

Помимо самого текста в заметке хранятся дата и время ее создания или последнего изменения, которые выводятся в нижней части окна.

Рис. 19.7. Заметка

3. Закройте окно заметки.

4. Добавьте еще несколько заметок, наполнив их содержанием по собственному усмотрению.

5. Чтобы открыть окно расширенного поиска, показанное на рис. 19.8, выберите команду Сервис → Найти сейчас → Расширенный поиск (Tools → Instant Search → Advanced Find).

6. В раскрывающемся списке Просмотреть (Look For) выберите пункт Любой элемент Outlook (Any Type Of Outlook Item), чтобы искать во всех папках Outlook.

7. В поле Искать текст (Search For The Word) вкладки Любые элементы (Any Items) введите слово Outlook.

Рис. 19.8. Окно расширенного поиска

8. Чтобы поиск осуществлялся не только в заголовках, но и в теле сообщений и заметок, выберите в списке Место поиска (In) пункт Поля тем и заметок (Subject And Notes Fields).

9. Щелкните на кнопке Найти (Find Now). Программа обнаружит все записи, в которых встречается слово Outlook, и выведет их список в нижней части окна поиска (см. рис. 19.8). Здесь вы найдете заметку, созданную в начале упражнения. Двойной щелчок на любом из пунктов списка найденных элементов откроет окно этого элемента и позволит ознакомиться с его содержанием.