Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Контрольное упражнение

Инструменты Outlook достаточно просты, но они предоставляют пользователю массу возможностей. Это контрольное упражнение поможет перейти к самостоятельному изучению тех компонентов и режимов, которые не были упомянуты в упражнениях этого занятия.

1. Откройте календарь.

2. Добавьте в список праздники и дни рождения друзей, назначив их событиями с периодичностью в один год.

3. Добавьте две новые категории: Праздник и День рождения. Назначьте каждому из введенных событий одну из этих категорий.

4. В поле отображения задач в окне календаря выберите режим вывода всех (в том числе выполненных) задач.

Как изменить режим списка задач в календаре?

5. Верните всем задачам статус невыполненных.

6. Перейдите в календаре к отображению текущего дня.

Как быстро перейти к отображению текущего дня?

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились с дневником событий, папкой заметок, календарем и списком задач, научились ориентироваться в инструментах навигации Outlook и переключать представления.

На следующем занятии будет рассмотрен еще один тип элементов Outlook – контакты. Вы научитесь записывать в качестве контакта информацию о человеке и пользоваться сохраненными контактами при отправке электронных сообщений, планировании встреч и совещаний.

Занятие 20
Контакты

Тема занятия

Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов – записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на библиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения, планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и многие другие действия, часть из которых рассматривается на этом занятии:

• создание контакта;

• редактирование контакта;

• список рассылки;

• планирование совещания;

• дневник;

• телефонный звонок.

Контакт – это имя, фамилия, адрес, телефон и другая информация о человеке, с которым вы часто связываетесь тем или иным образом. В список контактов могут входить коллеги по работе, клиенты, организации, с которыми вам приходится взаимодействовать, необходимые справочные службы. Имея электронную базу данных контактов Outlook, вы получаете возможность быстрого поиска и сортировки информации по любому параметру.

Список контактов

В Outlook информация о людях и организациях хранится в папке Контакты (Contacts). Предположим, что сейчас эта папка пуста. Поэтому прежде чем выполнять те или иные операции, нужно добавить несколько контактов и научиться корректировать введенные данные.

Упражнение 1. Добавление контакта

Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги.

1. Запустите Outlook.

2. Щелкните в области переходов на кнопке Контакты (Contacts).

3. На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New). Откроется окно бланка контакта (рис. 20.1). Это окно имеет пять страниц:

• Общие (General) – содержит поля для ввода часто используемой информации: имени, адреса, названия компании, телефонов, электронного адреса и заметок;

• Подробности (Details) – позволяет вводить дополнительные данные о человеке, например отдел компании, профессию, сокращенное имя, дату рождения и т. п.;

• Действия (Activities) – представляет собой журнал операций, выполнявшихся с использованием данного контакта, сюда записываются информация об отправке и получении электронных сообщений и писем, о телефонных звонках;

• Сертификаты (Certificates) – хранит сертификаты безопасности (цифровые идентификаторы), позволяющие расшифровывать электронные сообщения, поступающие от человека, описанного в данном контакте;

Рис. 20.1. Контакт

• Все поля (All Fields) – позволяет увидеть все поля контакта (с помощью этой страницы можно изменить любую информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых со ссылкой на этот контакт; здесь же можно ввести дополнительные данные, такие как имена детей или список увлечений).

Переключение между этими страницами окна бланка контакта осуществляется с помощью кнопок группы Показать (Show) вкладки Контакт (Contact).

4. В поле Полное имя (Full Name) введите текст Александр Петров и нажмите клавишу Enter. Курсор переместится в поле Организация (Company).

5. В поле Организация (Company) введите слова Строительная компания и нажмите клавишу Enter.

Совет

Чтобы указать дополнительные параметры имени, такие как отчество, префикс обращения и суффикс, щелкните на кнопке Полное имя (Full Name) и заполните соответствующие поля.

6. В поле Должность (Job Title) введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter.

По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как (File As) в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификатора контакта, который обусловливает местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке может играть фамилия, имя или название организации.

7. Раскройте список Хранить как (File As) и выберите пункт Строительная компания (Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись по названию организации. На странице Общие (General) бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них.

Чтобы выбрать номер телефона, который должен выводиться в первом поле, достаточно указать его в соответствующем поле рядом с одним из четырех раскрывающихся списков.

8. Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомоб. (Саг).

9. Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter.

10. В открывшемся диалоговом окне выберите страну расположения телефона и код города, затем щелкните на кнопке ОК. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой программы для автоматического набора номера.

Примечание

Окно выбора страны и кода города открывается только в том случае, если вы введете номер телефона не полностью. Можно сразу записать номер телефона с кодом страны и города, тогда указанное окно не появится.

11. Введите номер домашнего телефона

12. Укажите рабочий факс и номер мобильного телефона.

13. Щелкните на кнопке Рабочий (Business) в разделе Адреса (Addresses).

14. В открывшемся диалоговом окне введите рабочий адрес Петрова (рис. 20.2).

Рис. 20.2. Добавление адреса

15. Щелкните на кнопке ОК.

При необходимости можно щелкнуть на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Рабочий (Business), выбрать другую разновидность адреса и, повторив шаги 13–15, ввести домашний адрес.

16. Введите адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail).

17. Задайте категорию для контакта. Создайте новую категорию Дела, как мы делали это на предыдущем занятии, и укажите ее для контакта.

18. Чтобы присоединить к контакту документ Word, перейдите на вкладку Вставка (Insert) и в группе Включить (Include) щелкните на кнопке Вложить файл (Attach File).

19. В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы (My Documents), выделите один из файлов с расширением doc и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Значок файла появится в нижней части страницы Общие (General). После этого, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта.

20. Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелкните на кнопке Сохранить и создать (Save And New) в группе Действия (Actions) вкладки Контакт (Contact).

21. Повторяя описанные шаги, введите еще два контакта.

Совет

Чтобы создать контакт для человека, работающего в компании, реквизиты которой уже записаны в одном из контактов, выделите в папке Контакты (Contacts) нужный контакт и выполните команду Действия → Создать контакт в той же организации (Actions → New Contact From Same Company). В открывшемся бланке контакта уже будут заполнены поля организации, адреса и рабочих телефонов.

22. Заполнив поля последнего контакта, щелкните на кнопке Контакт → Действия → Сохранить и закрыть (Contact → Actions → Save & Close), чтобы вернуться в основное окно папки контактов, которое теперь будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 20.3.

Рис. 20.3. Папка контактов

Упражнение 2. Редактирование контакта

Со временем у людей меняются адреса и телефоны, а иногда вы просто узнаете дополнительную информацию, которую следует добавить в контакт. Во всех таких случаях приходится редактировать контакты. Чтобы изменить контакт, отыщите его в папке. Для перемещения к нужной букве алфавитного списка пользуйтесь кнопками, расположенными в правой части окна Outlook. Если вам не удается быстро найти нужного человека, достаточно сменить режим просмотра.

1. Выберите команду Вид → Текущее представление → По категориям (View → Current View → By Category). Алфавитный список сменится таблицей контактов, отсортированных по категориям (рис. 20.4).

2. Щелчком на значке «плюс» разверните ту категорию, в которой должен находиться искомый контакт.

3. Чтобы упорядочить контакты по алфавиту названий компаний, щелкните на заголовке столбца Организация (Company).

Рис. 20.4. Просмотр контактов по категориям

4. Найдя контакт, который нужно изменить, дважды щелкните на его строке. Появится диалоговое окно Контакт (Contact). Давайте добавим в контакт некоторые дополнительные сведения.

5. Щелкните на кнопке Подробности (Details) в группе Показать (Show) вкладки Контакт (Contact), как показано на рис. 20.5, чтобы вывести на экран страницу Подробности (Details) окна Контакт (Contact).

6. Введите название отдела и дату дня рождения.

7. Щелкните на кнопке Контакт → Параметры → К исполнению (Contact → Options → Follow Up). Эта кнопка позволяет пометить контакт флагом, напоминающим о необходимости связаться с данным человеком в ближайшее время.

8. В появившейся коллекции выберите один из подходящих вариантов. Если ни один из вариантов вам не подходит, то выберите команду Другой (Custom) и в появившемся диалоговом окне, показанном на рис. 20.6, укажите, например, пункт Позвонить (Call). При желании введите дату начала и срок, а также включите режим напоминания, установив соответствующий флажок.

9. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 20.5. Дополнительные сведения

Рис. 20.6. Установка флага к исполнению

10. Щелчком на кнопке Контакт → Действия → Сохранить и закрыть (Contact → Actions → Save & Close) сохраните изменения и вернитесь в папку контактов.

Совет

Те поля контакта, которые отображаются в таблице режима просмотра по категориям, можно изменять непосредственным редактированием текста поля прямо в таблице, не открывая окна бланка контакта.

11. Выберите команду Вид → Текущее представление → Визитные карточки (View → Current View → Business Card), чтобы вернуться к прежнему режиму просмотра. Обратите внимание, что в карточке Василия Сидорова появилось напоминание о необходимости телефонного звонка, которое было установлено с помощью флага к исполнению.

Примечание

Отметки на контактах отображаются в табличных представлениях контактов. Как вы уже наверное заметили, в режиме Визитные карточки (Business Card) отметки не видны.

Упражнение 3. Список рассылки

Помимо одиночных контактов, в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Например, предположим, у вас есть четыре заместителя, и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки.

1. В раскрывающемся списке кнопки Создать (New) выберите команду Список рассылки (Distribution List).

2. В поле Имя (Name) появившегося диалогового окна Список рассылки (Distribution List) введите название Пример списка рассылки.

3. Щелкните на кнопке Выбрать участников (Select Members), расположенной на вкладке Список рассылки (Distribution List) в группе Участники (Members).

4. В списке Адресная книга (Address Book) диалогового окна Выбор членов (Select Members), показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты (Contacts).

5. В списке членов выделите строку, относящуюся к Александру Петрову.

6. Щелкните на кнопке Участники (Members).

7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.

8. Щелкните на кнопке ОК.

9. Чтобы добавить в список рассылки электронный адрес, отсутствующий в справочнике, щелкните на кнопке Список рассылки → Участники → Добавить (Distribution List → Members → Add New).

10. В открывшемся диалоговом окне Добавление новой записи (Add New Member) в поле Краткое имя (Display Name) введите слова Игорь Николаев, а в поле Адрес электронной почты (E-mail address) укажите электронный адрес [email protected]. Установите флажок Добавить контакт (Add to Contacts), чтобы новый адрес был автоматически добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК. После этого окно списка рассылки должно выглядеть так, как показано на рис. 20.8.

Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки

Рис. 20.8. Список рассылки

Совет

Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Список рассылки → Участники → Удалить (Distribution List → Members → Remove).

11. Щелкните на кнопке Список рассылки → Действия → Сохранить и закрыть (Distribution List → Actions → Save & Close). В папке контактов появится адресная карточка Сергея Николаева и заголовок списка рассылки.

Работа с контактами

Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефонному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны, Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов.

Упражнение 4. Планирование совещания

Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашений на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент.

1. В области переходов щелкните на значке Календарь (Calendar).

2. Щелкните на кнопке Создать (New) стандартной панели инструментов.

3. В открывшемся диалоговом окне Встреча (Appointment) щелкните на кнопке Собрание → Показать → Планирование (Appointment → Show → Scheduling), как показано на рис. 20.9.

4. На появившейся странице Планирование (Scheduling) диалогового окна Встреча (Appointment) щелкните на кнопке Другие (Add Others) и в раскрывшемся меню выберите команду Добавить из адресной книги (Add from Address Book).

5. В списке Адресная книга (Address Book) открывшегося диалогового окна (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты (Contacts).

6. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке, относящейся к Александру Петрову.

7. Щелкните на кнопке Обязательный (Required), чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании.

8. Выделите строку, относящуюся к Сергею Николаеву, и щелкните на кнопке Необязательный (Optional).

9. Щелкните на кнопке ОК.

На странице Планирование (Scheduling) наряду с вашим именем появятся имена приглашенных (см. рис. 20.9). Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 15:00 вы будете отсутствовать в офисе, а интервал 11:00–11:30 будет занят (эти данные были введены на предыдущем занятии).

Совет

Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор (AutoPick Next), чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

Рис. 20.9. Планирование совещания

10. Чтобы назначить начало совещания на 12:30, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.

11. В раскрывающемся списке Время окончания (End time) выберите время окончания совещания 13:30.

12. Откройте страницу Встреча (Appointment), щелкнув на кнопке Собрание → Показать → Встреча (Appointment → Show → Appointment). В поле Тема (Subject) введите текст Совещание. Этот текст будет добавлен в одноименное поле электронных сообщений. В поле, расположенное в нижней части страницы, введите необходимые пояснения.

13. Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты (Contacts), сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.

14. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.

Упражнение 5. Запись в дневнике

Дневник позволяет хранить не только записи о работе с теми или иными приложениями Office. Вы можете самостоятельно заносить сообщения в дневник, сохраняя хронологию определенных событий. Давайте, используя прием перетаскивания, занесем в дневник запись о взаимодействии с человеком, указанным в контакте. Предположим, вы только что обсудили важный вопрос со своим коллегой и хотите зафиксировать этот факт.

1. Перейдите в режим просмотра Контакты (Contacts).

2. Поместите указатель на карточку контакта Александра Петрова, нажмите кнопку мыши и перетащите контакт в область переходов на кнопку Дневник (Journal). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 20.10.

3. В списке Тип (Entry Туре) выберите пункт Телефонный звонок (Phone Call).

Рис. 20.10. Добавление события

4. В поле заметок рядом со значком карточки контакта введите описание вопроса, который вы обсуждали.

5. При необходимости измените время и продолжительность события. По умолчанию Outlook установит время равным текущему и нулевую продолжительность.

6. При необходимости задайте категорию для записи.

7. Щелкните на кнопке Запись в дневнике → Действия → Сохранить и закрыть (Journal Entry → Actions → Save & Close).

8. Чтобы просмотреть внесенную запись дневника, перейдите в режим дневника, щелкнув на кнопке Дневник (Journal) в области переходов.

Записи дневника появятся в текущем представлении По типу (By Туре), если представление другое, то переключите его с помощью команды Вид → Текущее представление → По типу (View → Current View → By Type).

9. Щелкните на значке «плюс» в строке заголовка Тип записи: Телефонный звонок (Call). Вы увидите значок, символизирующий разговор с Петровым, занесенный в дневник.

10. Щелкните на значке правой кнопкой мыши, открыв контекстное меню со следующими командами (рис. 20.11):

• Открыть (Open) – открывает документ, представленный значком (в данном случае – запись дневника).

• Печать (Print) – печатает запись дневника на стандартном принтере.

• Переслать (Forward) – формирует сообщение и отправляет запись дневника по электронной почте.

• Выбрать категорию (Categorize) – позволяет изменить категорию записи.

• Удалить (Delete) – удаляет запись дневника.

• Открыть запись в дневнике (Open Journal Entry) – открывает выбранную запись дневника.

• Открыть ссылку (Open Item Referred То) – открывает ссылку, сопоставленную с выбранной записью дневника (в нашем случае, например, будет открыт контакт Александра Петрова).

11. Выберите требуемую команду.

Упражнение 6. Телефон

Вы помните, что в начале занятия при создании контактов вы заносили в них номера телефонов людей. Если в компьютере установлен модем, подключенный к телефонной линии, наличие этой информации позволяет автоматически набирать номер телефона человека, с которым вы хотите связаться. Конечно, на первый взгляд, проще снять трубку телефона и позвонить в ручном режиме, но представьте, что вы часто звоните в другие города и вам хочется знать, сколько времени длился тот или иной междугородный разговор. Outlook позволяет автоматически хронометрировать телефонные звонки, сохраняя записи о них в дневнике.

1. Вернитесь в режим просмотра контактов щелчком на соответствующей кнопке в области переходов.

Рис. 20.11. Дневник

2. Выделите контакт, относящийся к Александру Петрову.

3. Наведите указатель мыши на кнопку Набрать номер (Dial) стандартной панели инструментов и щелкните на треугольнике в ее правой части. В появившемся меню будут указаны все телефоны данного контакта, выберите нужный. (Кроме того, с помощью этого меню можно осуществить повторный набор номера, быстрый набор или сделать новый звонок.) Откроется диалоговое окно нового звонка (рис. 20.12).

Рис. 20.12. Окно телефонного звонка

4. Щелкните на кнопке Свойства соединения (Dialing Properties).

5. Проверьте, все ли свойства соединения соответствуют реальному состоянию дел, затем щелкните на кнопке ОК.

6. Чтобы телефонный звонок фиксировался в дневнике, установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call).

7. Щелкните на кнопке Параметры соединения (Dialing Options).

Открывшееся диалоговое окно (рис. 20.13) позволяет указать параметры для быстрого набора номера и настроить свойства телефонной линии (а при наличии нескольких модемов выбрать тот, через который подключен телефонный аппарат).

Рис. 20.13. Параметры соединения

Примечание

Чтобы иметь возможность набора телефонного номера с помощью компьютера, к телефонной розетке нужно подключить разъем Line модема, а телефонный аппарат включить в разъем Phone того же модема.

8. Введя необходимые параметры, щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно Новый звонок (New Call).

9. Щелкните на кнопке Позвонить (Start Call). Outlook наберет телефонный номер.

10. После соединения с абонентом снимите телефонную трубку и щелкните в окне соединения на кнопке Разговор.

11. Окончив разговор, щелкните на кнопке Конец связи (End Call).

Откроется новая запись дневника, в которой будет указан контакт и продолжительность разговора. При необходимости скорректируйте параметры контакта и добавьте комментарии.

12. Щелкните на кнопке Запись в дневнике → Действия → Сохранить и закрыть (Journal Entry → Actions → Save & Close). Запись с параметрами телефонного разговора будет добавлена в дневник.

Упражнение 7. Назначение задачи для контакта

В Outlook вы можете вводить задачи не только для себя, но и назначить задачу какому-нибудь сотруднику вашей организации и при этом отправить ему об этом сообщение. После назначения задачи вы можете отслеживать ее состояние.

Чтобы назначить задачу, нужно сначала создать ее, а затем отправить другому пользователю как поручение. Этот пользователь может отклонить, принять или назначить задачу кому-нибудь другому.

1. Переключитесь в представление Задачи (Tasks), щелкнув на одноименной кнопке в области переходов.

2. Щелкните два раза на задаче Продумать дополнительные скидки для клиентов.

3. В открывшемся диалоговом окне Задача (Task) щелкните на кнопке Задача → Управление задачей → Назначить задачу (Task → Manage Task → Assign Task).

Рис. 20.14. Назначение задачи

4. Появится дополнительное поле Кому (То), кнопки Кому (То) и Отправить (Send), флажка Держать обновленную копию этой задачи в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи (Send me a status report when this task is complete), как показано на рис. 20.14.

5. Щелкните на кнопке Кому (То). В открывшемся диалоговом окне вы можете выбрать контакт, которому будет назначена задача.

6. После заполнения поля Кому (То) отправьте сообщение щелчком на кнопке Отправить (Send).

Если получатель прмет эту задачу, то он станет ее владельцем. Изменять задачу может только владелец, ответственный за нее. При обновлении задачи владельцем обновляются все копии задачи – копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев задачи.