Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Контрольное упражнение

Чтобы попрактиковаться в работе с контактами и закрепить навыки, полученные на этом занятии, выполните самостоятельно следующие шаги.

1. Добавьте в список контактов имена, адреса и телефоны своих родных, друзей и знакомых.

2. Назначьте всем этим контактам категорию Личные данные (Personal).

3. Добавьте несколько списков рассылки, сгруппировав людей по их интересам.

4. Сформируйте приглашение на совещание и отправьте его по электронной почте, добавив в качестве адресатов некоторые из новых контактов.

5. Назначьте задачу вашему сотруднику, уведомив его об этом.

Как добавить задачу, связанную с определенным контактом?

6. Позвоните своему другу с помощью инструмента автоматического набора номера. Зафиксируйте продолжительность разговора в дневнике.

7. Просмотрите дневник и найдите в нем запись о только что прошедшем телефонном разговоре.

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились со структурой контактов – записей с информацией о людях и организациях. Вы научились приглашать людей на совещания, звонить с помощью компьютера и выполнять с контактами некоторые другие действия, попутно протоколируя их в дневнике.

На следующем занятии вы изучите те представления Outlook, которые относятся к системе поддержки электронной почты, узнаете, как настраивать почтовые службы и учетные записи, научитесь отправлять, получать и сортировать сообщения.

Занятие 21
Электронная почта

Тема занятия

Outlook предлагает пользователю систему электронной почты, полностью интегрированную с другими приложениями Office. На этом занятии вы научитесь настраивать ее, отправлять сообщения и просматривать входящую почту. В упражнениях рассматриваются следующие темы:

• настройка учетной записи;

• отправка сообщения;

• управление рассылкой;

• присоединение файлов;

• чтение входящей почты;

• ответ на сообщение;

• добавление дополнительных папок Outlook.

Программа электронной почты позволяет обмениваться различной информацией с коллегами по работе, друзьями, семьей, даже если они находятся на другом конце света. С помощью Outlook вы можете выполнять основные действия по обработке электронной корреспонденции.

Настройка

Для выполнения упражнений этого занятия необходимо иметь зарегистрированный почтовый ящик у одного из поставщиков услуг электронной почты, связь с которым осуществляется через локальную сеть или модем. Для правильной настройки почтовой системы Outlook вам необходимо знать имя почтового сервера, входное имя и пароль регистрации. При модемном соединении нужно также знать телефонный номер для связи с компьютером поставщика услуг. Соответствующую информацию можно получить в службе технической поддержки поставщика услуг или у администратора локальной сети.

Упражнение 1. Создание учетной записи электронной почты

Чтобы иметь возможность получать и отправлять электронные сообщения с помощью Outlook, необходимо настроить параметры связи с поставщиком услуг. Для добавления службы электронной почты выполните следующие действия.

1. Запустите Outlook.

2. Выберите команду Сервис → Настройка учетных записей (Tools → Account Settings).

3. В появившемся диалоговом окне Настройка учетных записей (Account Settings) перейдите на вкладку Электронная почта (E-mail) и щелкните на кнопке Создать (New), как показано на рис. 21.1. Тем самым вы запустите мастер создания учетных записей.

Рис. 21.1. Диалоговое окно настройки учетных записей

4. В первом окне мастера Добавление новой учетной записи электронной почты (Add New E-mail Account) требуется выбрать службу электронной почты для учетной записи (рис. 21.2). Доступно два варианта: Сервер Microsoft Exchange, POP3, IMAP или HTTP (Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP) и Другая (Other). Установите первый переключатель.

5. Щелкните на кнопке Далее (Next) и в следующем окне мастера (рис. 21.3) заполните поле Ваше имя (Your Name), введите ваш адрес электронной почты и пароль вашей учетной записи электронной почты, полученный у вашего поставщика услуг.

Рис. 21.2. Выбор службы электронной почты для учетной записи

Рис. 21.3. Ввод параметров учетной записи электронной почты

6. Щелкните на кнопке Далее (Next). Outlook автоматически настроит параметры вашей учетной записи.

7. После успешной настройки учетной записи щелкните на кнопке Готово (Finish).

Новое в Office

Microsoft Office Outlook 2007 обеспечивает автоматическую настройку учетной записи электронной почты. Таким образом, вам не нужно запоминать имя сервера и другую дополнительную информацию, настраивать порты и т. п.

Совет

Если учетная запись электронной почты не настраивается автоматически, то вы можете сделать это вручную. Для этого во втором окне мастера добавления новой учетной записи электронной почты установите флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов (Manually configure server settings or additional server types), щелкните на кнопке Далее (Next) и настройте параметры вручную.

Упражнение 2. Настройка параметров доставки почты

Чтобы получать входящую почту и отправлять свои электронные сообщения, нужно связаться с сервером поставщика услуг, указанным в предыдущем упражнении.

1. Чтобы определить, какие сообщения следует отправить, выберите команду Сервис → Отправить/Получить → Параметры отправки и получения → Определить группы отправки и получения (Tools → Send/Receive → Send/Receive Settings → Define Send/ Receive Groups).

2. В открывшемся диалоговом окне (рис. 21.4) выделите название группы и щелкните на кнопке Изменить (Edit).

Рис. 21.4. Группы отправки и получения почты

3. В следующем диалоговом окне в левом поле будут представлены имеющиеся учетные записи, а в правом – параметры отправки и доставки почты (рис. 21.5). Чтобы не отправлять сообщения, созданные в предыдущих упражнениях в учебных целях, для всех учетных записей сбросьте флажок Отправка почты (Send mail items) и установите переключатель Загружать только заголовки (Download headers only).

Рис. 21.5. Выбор режима доступа

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close).

Отправка почты

Outlook предлагает удобный интерфейс для отправки исходящих сообщений. Для задания адресов можно пользоваться адресной книгой или списком контактов. Список рассылки позволяет настроить расписание отправки писем. К любому электронному сообщению можно присоединить один или несколько файлов данных, которые дойдут до адресата вместе с самим сообщением.

Упражнение 3. Новое сообщение

Чтобы создать новое электронное сообщение и отправить его по назначению, достаточно заполнить несколько полей специальной формы Outlook и ввести текст.

1. Выберите команду Файл → Создать → Сообщение (File→ New → Mail Message). Откроется окно, показанное на рис. 21.6.

2. Чтобы указать адрес получателя, щелкните на кнопке Кому (То).

Рис. 21.6. Новое сообщение

3. В раскрывающемся списке Адресная книга (Address Book) открывшегося диалогового окна выберите источник, в котором хранится адрес получателя (рис. 21.7). Электронный адрес можно выбрать в адресной книге Outlook или в списке контактов.

4. В списке выделите имя адресата или настроенный ранее список рассылки, с помощью которого можно адресовать сообщение сразу нескольким получателям.

5. Щелкните на кнопке Кому (То).

6. Чтобы копия сообщения была отправлена по второму адресу, выберите его и щелкните на кнопке Копия (Сс).

7. Добавив адреса всех получателей, щелкните на кнопке ОК.

Адресная часть любого сообщения имеет три поля: Кому (То), Копия (Сс) и СК (Bcc). В каждое из них можно ввести несколько адресов, разделенных точкой с запятой. Сообщение будет отправлено всем людям, адреса которых перечислены в трех этих полях. При этом получатели увидят в заголовке сообщения все адреса, введенные в поля Кому (То), Копия (Сс), а адреса, введенные в поле СК (Вес), будут скрыты от них.

Рис. 21.7. Выбор адреса

Совет

Чтобы включить отображение поля СК (Вес), перейдите на вкладку Параметры (Options) и в группе Поля (Fields) щелкните на кнопке Показать получателей скрытой копии (Show Вес).

Совет

Чтобы отправить сообщение получателю, отсутствующему в адресных книгах, достаточно ввести его адрес в поле Кому (То) окна сообщения. Нет необходимости сначала добавлять запись в адресную книгу, а затем выбирать ее оттуда с помощью кнопки Кому (То).

8. Щелкните в поле Тема (Subject) и введите тему сообщения, которая появится в окне почтовой программы получателя в списке пришедших сообщений. Это поле заполнять не обязательно, но наличие темы помогает получателю разбираться в многочисленных сообщениях, пришедших на его адрес.

Примечание

Указывать в электронных сообщениях тему сообщения считается хорошим тоном.

9. В основное окно сообщения введите текст сообщения.

10. Если вы считаете, что отправляемое сообщение достаточно важно, щелкните на кнопке Сообщение → Параметры → Высокая важность (Message → Options → High Importance). Такие сообщения помечаются в почтовой программе получателя специальным значком, говорящим о необходимости немедленной реакции.

Примечание

Вы также можете задать для сообщения низкую важность, щелкнув в окне сообщения на кнопке Сообщение → Параметры → Низкая важность (Message → Options → Low Importance).

11. Щелкните на кнопке Сообщение → Параметры → К исполнению (Message → Options → Follow Up). В появившемся меню вы можете выбрать один из подходящих вариантов или щелкнуть на команде Другой (Custom), чтобы выбрать другой вариант.

12. Выберите команду Другой (Custom).

В открывшемся диалоговом окне вы можете задать пометку для сообщения (рис. 21.8).

Рис. 21.8. Настройка пометки

Новое в Office

В Microsoft Office Outlook 2007 пометку можно поставить как для себя, так и для получателя сообщения.

13. Чтобы создать пометку для себя (при этом создается соответствующая задача), оставьте установленный по умолчанию флажок Пометка для меня (Flag for Me).

14. В списке Пометка (Flag to) выберите пункт Прочесть (Read).

15. Чтобы создать пометку для получателей сообщения, установите флажок Пометка для получателей (Flag for Recipients), который по умолчанию сброшен.

16. В списке Пометка (Flag to) выберите пункт Ответить (Reply), чтобы получатель знал о необходимости обязательного ответа на это сообщение.

17. При желании установите флажок Напоминание (Reminder) и задайте дату и время напоминания.

18. Щелкните на кнопке ОК. В списке писем почтовой программы получателя в строке такого помеченного сообщения пользователь увидит флажок, указывающий на необходимость определенной реакции на сообщение. В самом сообщении будет указан тип и срок ожидаемой реакции.

19. Чтобы отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Send) в диалоговом окне нового сообщения (см. рис. 21.6). Если активно подключение к Интернету, то сообщение будет отправлено. Если подключение не активно, то сообщение будет помещено в папку Исходящие (Outbox). При очередном соединении с почтовым сервером поставщика услуг все сообщения этой папки отправятся адресатам.

Упражнение 4. Управление рассылкой

Помимо адресов, содержания и флагов, каждое сообщение имеет набор дополнительных параметров, управляющих шифрованием, алгоритмом рассылки и правилами подтверждения сообщений. Чтобы получить доступ к параметрам электронного сообщения, созданного в предыдущем упражнении, выполните следующие шаги.

1. В области переходов щелкните на кнопке Почта (Mail).

2. Выберите папку Исходящие (Outbox).

3. В списке сообщений дважды щелкните на строке сообщения с темой Приглашение на семинар.

4. В открывшемся окне Сообщение (Message) щелкните на кнопке, расположенной в нижнем углу группы Параметры (Options) вкладки Сообщение (Message). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 21.9.

Рис. 21.9. Параметры сообщения

В этом окне есть набор флажков и полей, задающих следующие режимы рассылки:

• списки Важность (Importance) и Пометка (Sensitivity) позволяют указать уровень важности сообщения и степень официальности сообщения;

• параметры безопасности настраиваются после щелчка на кнопке Параметры безопасности (Security Settings) в разделе Безопасность (Security) – в появившемся диалоговом окне находятся флажки, которые позволяют включить режимы шифрования сообщения и добавления к нему электронной подписи, однозначно идентифицирующей отправителя;

• флажок и список Кнопки голосования (Use voting buttons) помещают в тело сообщения набор стандартных кнопок, с помощью которых получатель может быстро возвратить отправителю сообщения свое мнение относительно содержания сообщения;

• флажки Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery receipt for this message) и Уведомить о прочтении этого сообщения (Request a read receipt for this message) обеспечивают автоматическую генерацию компьютером адресата ответного сообщения, уведомляющего отправителя соответственно о получении сообщения почтовой системой и о прочтении этого сообщения пользователем;

• флажок Отправлять ответы (Have replies sent to), одноименное поле и кнопка Выбор имен (Select Names) позволяют указать адрес, на который должны приходить ответы на данное сообщение;

• флажок Не доставлять до (Do not deliver before) и одноименное поле с календарем позволяют отложить отправку сообщения до указанного времени;

• флажок Не действительно после (Expires after) и поле с календарем дают возможность задать дату, после которой данное сообщение станет недоступным (то есть будет удалено из Outlook);

• раскрывающиеся списки Формат вложения (Attachment format) и Кодировка (Encoding) позволяют выбрать формат и кодировку сообщения;

• с помощью кнопок Контакты (Contacts) и Категории (Categories) можно связать с сообщением некоторый контакт и причислить сообщение к определенной категории.

5. Задав нужные режимы, щелкните на кнопке Закрыть (Close).

6. Закройте окно сообщения.

7. Щелчком на кнопке Да (Yes) подтвердите необходимость сохранения сделанных изменений.

Модификацию сообщения и его параметров необходимо выполнять до момента передачи сообщения на сервер поставщика услуг. После того как сообщение уйдет, изменить его будет уже невозможно.

Упражнение 5. Формат сообщения

Outlook предлагает для отправки и чтения сообщений три формата – обычный текст, HTML и RTF. В обычном формате сообщение представляет собой простой текст, подобный тому, который набирается в программе Блокнот (Notepad). Такой текст не может содержать элементов оформления. То есть этот режим не дает возможности выбрать шрифт или назначить определенным фрагментам особенное начертание (курсив, полужирный текст).

Вариант HTML предлагает пользователю достаточно широкие оформительские возможности, в частности можно настраивать шрифт и начертание, формировать маркированные списки, изменять цвет и отступы фрагментов. Однако формат HTML воспринимается не всеми почтовыми системами. Кроме того, файлы сообщений в этом формате оказываются существенно больше, чем файлы обычных сообщений. По этой причине формат HTML следует выбирать только в том случае, если точно известно, что получатель сможет его воспроизвести.

Формат RTF предоставляет пользователю широкие возможности по оформлению сообщений. Этот формат поддерживает форматирование текста, а также связанные объекты.

Примечание

В Outlook используется специальный формат Microsoft Outlook RTF, который поддерживается только почтовыми программами Microsoft Exchange Client версий 5.0 и 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook 2000, Outlook 98 и Outlook 97. Поэтому сообщения в таком формате рекомендуется отправлять только внутри организации, в которой используется сервер Microsoft Exchange Server.

По умолчанию для вновь создаваемых сообщений задается формат HTML. При ответе на какое-либо сообщение Outlook задает для ответа такой же формат, как и для исходного сообщения.

Чтобы изменить формат сообщения, при создании сообщения в диалоговом окне Сообщение (Message) выполните следующие действия.

1. Перейдите на вкладку Формат (Format) и в группе Формат (Format) щелкните на кнопке Обычный текст (Plain text), Формат HTML (HTML) или Формат RTF (Rich Text).

В современной почтовой системе для представления символов национальных алфавитов используется множество различных кодировок. Для кириллицы в Интернете обычно используется две основных кодировки: Windows и KOI8-R. Если большинство получателей не может прочесть ваши сообщения, посоветуйтесь с поставщиком услуг, какую кодировку следует выбирать при отправке электронных писем.

2. Чтобы сменить кодировку, перейдите в диалоговое окна Параметры сообщения (Message Options), о котором говорилось в предыдущем упражнении, и выберите нужный вариант в раскрывающемся списке Кодировка (Encoding).

Примечание

Выбирать нестандартную кодировку обычно приходится при чтении тех писем, которые из-за сбоев в почтовой системе или из-за ошибок при настройке почтовой программы отправителя в стандартном режиме не читаются.

Вы можете изменить формат, применяемый по умолчанию ко всем создаваемым сообщениям электронной почты.

3. В меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options).

4. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Сообщение (Mail Format).

5. В списке Создать сообщение в формате (Compose in this message format) выберите нужный формат.

Упражнение 6. Присоединение файлов

Несмотря на возможности формата HTML в отношении форматирования текста, все же достаточно трудно (точнее, невозможно) передать в виде сообщения многостраничный документ, содержащий сложное форматирование. Тем более нельзя превратить в текст двоичный файл или изображение. К счастью, Outlook предлагает простой механизм присоединения к сообщению любого файла. Такой файл передается через Интернет вместе с сообщением. Получатель может извлечь его из сообщения и сохранить на жестком диске своего компьютера.

1. Создайте новое сообщение, выполнив последовательность действий, описанную в упражнении 3 (или можете использовать то же сообщение). Введите адрес назначения и тему сообщения.

2. В основном поле сообщения введите пояснительный текст (рис. 21.10).

Рис. 21.10. Сообщение с присоединенным файлом

3. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и в группе Включить (Include) щелкните на кнопке Вложить файл (Attach File).

4. В открывшемся диалоговом окне найдите нужный файл на локальном или сетевом диске (мы для примера используем документ с именем Геркулес, созданный на первом занятии) и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Значок файла появится в поле Вложение (Attached).

5. Чтобы отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Send).

При необходимости в одно сообщение можно вставить несколько разных файлов. Но не забывайте, что отправка больших файлов с помощью модема может занять много времени. Поэтому перед присоединением большого файла, например изображения, выполненного с высоким разрешением, полезно уменьшить его размер с помощью программы сжатия файлов, согласовав с получателем формат данных.

Чтение почты

С помощью Outlook вы можете быстро прочитать пришедшие вам сообщения электронной почты и ответить на них.

Упражнение 7. Входящие сообщения

В папку Входящие (Inbox) попадают сообщения, приходящие по электронной почте. Чтобы перейти к этой папке в процессе работы с Outlook и просмотреть новые сообщения, пришедшие на ваш адрес, выполните следующие шаги.

1. В области переходов щелкните на кнопке Почта (Mail), как показано на рис. 21.11.

2. Щелкните на значке папки Входящие (Inbox).

3. Чтобы связаться с сервером и обменяться с ним почтовыми сообщениями, выполните команду Сервис → Отправить/получить → Доставить почту (Tools → Send/ Receive → Send/Receive All) или Сервис → Отправить/получить → Отправить все (Tools → Send/Receive → Send All). Можно также щелкнуть на кнопке Отправить и получить (Send/Receive) стандартной панели инструментов.

После этого вам, вероятно, придется подождать несколько минут, пока ваш компьютер и сервер поставщика услуг обмениваются информацией. По окончании сеанса связи заголовки новых писем появятся в списке папки Входящие (Inbox). При этом непрочитанные сообщения отмечаются значком запечатанного конверта, прочитанные – значком открытого. Дата получения сообщения выводится справа от названия темы, а сообщения с присоединенными файлами помечаются значком канцелярской скрепки.

4. Чтобы прочитать сообщение, щелкните на его заголовке в списке папки Входящие (Inbox). Содержимое сообщения появится в области чтения.

5. Если вы хотите вывести содержимое сообщения в отдельное окно, щелкните на том же заголовке дважды.

6. Чтобы извлечь из сообщения присоединенный к нему файл, щелкните на значке этого файла правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сохранить как (Save As).

7. В появившемся диалоговом окне откройте папку жесткого диска, выбранную для хранения присоединенного файла, введите имя, под которым нужно записать этот файл, и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Outlook автоматически декодирует информацию и сохранит ее в виде указанного файла.

Рис. 21.11. Папка входящих сообщений

Примечание

Контекстное меню значков присоединенных файлов содержит несколько команд. С их помощью можно скопировать файл, открыть его в окне инструмента быстрого просмотра, открыть файл в породившем его приложении, распечатать информацию или просмотреть свойства присоединенного файла.

8. Outlook автоматически отслеживает прочитанные сообщения и помечает их соответствующим значком. Если вы хотите в будущем ознакомиться с текстом более внимательно, имеет смысл пометить сообщение как непрочитанное. Для этого следует щелкнуть на заголовке сообщения правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Пометить как непрочтенные (Mark as Unread).

Вы можете изменить соотношение размеров списка входящих сообщений и области чтения. Для этого подведите указатель мыши к полосе, разделяющей эти две области, и когда указатель изменит свою форму на двунаправленную стрелку, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, установите соотношение размеров областей нужным вам образом. Область чтения можно вообще скрыть. Для этого используется команда Вид → Область чтения → Отключена (View → Reading Pane → Off). Чтобы вернуть область чтения обратно, достаточно выполнить команду Вид → Область чтения → Снизу (View → Reading Pane → Bottom) или Вид → Область чтения → Справа (View → Reading Pane → Right). Режим вывода области чтения задается отдельно для каждой почтовой папки.

В списке входящих сообщений вы можете отсортировать сообщения по различным критериям, например по теме, дате получения, важности и т. п. Чтобы выполнить сортировку по тому или иному критерию, щелкните на заголовке нужного столбца. Возможны два режима сортировки: по возрастанию и по убыванию. Повторный щелчок на заголовке столбца переключает режим сортировки на противоположный. Режим сортировки можно также задать, щелкнув на заголовке столбца правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

9. Для сортировки по теме щелкните на заголовке столбца Тема (Subject). Сообщения будут отсортированы по этому критерию.

10. Чтобы отсортировать сообщения дополнительно по категории, нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, щелкните на заголовке столбца Категории (Categories). Сообщения будут отсортированы одновременно по двум критериям.

11. Чтобы удалить сообщение из списка сообщений, щелкните на нем и нажмите клавишу Delete. В результате сообщение будет перемещено в папку Удаленные (Deleted Items).

Совет

Удалить сообщение (или другой элемент Outlook) можно также, щелкнув на сообщении правой кнопкой мыши и выбрав в появившемся контекстном меню команду Удалить (Delete). Кроме того, для удаления сообщения можно использовать кнопку Удалить (Delete) на стандартной панели инструментов или команду Удалить (Delete) в меню Правка (Edit).

Упражнение 8. Ответ на сообщение

В упражнении 3 этого занятия было показано, как отправить сообщение любому адресату. Однако для формирования ответов на пришедшие сообщения следует пользоваться специальными инструментами, значительно ускоряющими процедуру формирования сообщения.

1. Чтобы ответить на пришедшее сообщение, дважды щелкните на сообщении в списке сообщений папки Входящие (Inbox).

2. В появившемся окне сообщения щелкните на кнопке Ответить (Reply), как показано на рис. 21.12.

Примечание

Чтобы ответить на сообщение, можно просто выделить его в списке сообщений папки Входящие (Inbox) и щелкнуть на кнопке Ответить (Reply) стандартной панели инструментов.

Рис. 21.12. Формирование ответа

На вкладке Сообщение (Message) в группе Ответить (Respond) окна входящего сообщения есть еще две важные кнопки. Кнопка Ответить всем (Reply to АН) генерирует такое же сообщение, как и кнопка Ответить (Reply), однако в поле Кому (То) добавляется не только адрес отправителя исходного сообщения, но и адреса всех его получателей (исключая ваш). Это позволяет быстро ознакомить с ответом всех лиц, заинтересованных в получении информации по данному вопросу. Кнопка Переслать (Forward) генерирует копию пришедшего сообщения, оставляя строку Кому (То) пустой. Вы сами должны ввести в нее нужный адрес. Эта кнопка используется в тех случаях, когда полученное сообщение нужно просто переслать другому человеку.

3. После щелчка на кнопке Ответить (Reply) откроется окно нового исходящего сообщения. В его адресное поле автоматически будет введен электронный адрес отправителя исходного сообщения, а в поле Тема (Subject) появится копия темы сообщения, на которое вы отвечаете, но с предшествующими символами Re (от английского слова reply – ответить). В основное поле сообщения будет вставлена копия пришедшего сообщения. Отвечая на электронные сообщения, всегда оставляйте такую копию входящего сообщения (возможно, немного урезав ее). Она помогает адресату понять, на какое из его писем пришел ответ. Это особенно актуально для тех, кто любит писать лаконичные ответы типа «Да, я согласен».

4. Щелкните на кнопке Отправить (Send). Ответ будет записан в папку Исходящие (Outbox) и отправлен по назначению при очередном сеансе связи с сервером. Если соединение с Интернетом активно, то сообщение будет отправлено немедленно.

Упражнение 9. Папки писем

В предыдущих упражнениях были рассмотрены папки Исходящие (Outbox) и Входящие (Inbox) почтовой системы Outlook. Но этим список папок группы Почта (Mail) не ограничивается. По умолчанию Outlook создает в ней еще две специальные папки.

• Папка Удаленные (Deleted Items) хранит все сообщения, удаленные пользователем. Она подобна корзине Windows и позволяет восстанавливать сообщения, удаленные по невнимательности. Чтобы эта папка автоматически очищалась при каждом завершении работы Outlook, выберите команду Сервис → Параметры (Tools → Options), в открывшемся окне перейдите на вкладку Дополнительно (Other) и установите флажок Очищать папку Удаленные при выходе (Empty the Deleted Items folder upon exiting);

• Папка Отправленные (Sent Items) содержит копии сообщений, отправленных из папки Исходящие (Outbox) на почтовый сервер поставщика услуг. Обратите внимание, что в самой папке Исходящие (Outbox) хранятся только те сообщения, которые не были отправлены.

Помимо стандартных папок, в группе Почта (Mail) можно разместить любое число дополнительных папок, предназначенных для хранения прочитанных писем или черновиков. Наличие нескольких папок позволяет делить входящие сообщения по темам. Чтобы добавить новую почтовую папку, выполните следующие шаги.

1. Выберите команду Файл → Создать → Папка (File → New → Folder).

2. В поле Имя папки (Name) открывшегося диалогового окна введите название новой папки (рис. 21.13).

Рис. 21.13. Создание новой папки

3. В раскрывающемся списке Содержимое папки (Folder contains) выберите пункт Элементы типа Почта (Mail and Post Items).

4. В списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выделите пункт Входящие (Inbox).

5. Щелкните на кнопке ОК. Будет создана новая папка.

Чтобы в процессе работы с Outlook переместить сообщение из одной папки в другую, выполните следующие действия.

6. Откройте папку, содержащую сообщение, которое нужно переместить.

7. В списке писем щелкните на перемещаемом сообщении правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку (Move to Folder).

8. В диалоговом окне Перемещение элементов (Move Items), показанном на рис. 21.14, дважды щелкните на той папке, в которую нужно поместить сообщение.

Рис. 21.14. Перемещение сообщений

Совет

С помощью описанной последовательности шагов можно перемещать не только почтовые сообщения, но и элементы любых других папок Outlook.