Текст книги "Международный деловой этикет на примере 22 стран мира"

Структура и языковые модели делового письма

Для написания деловых писем довольно часто используются определенные языковые модели (приложение 2), которые помогут четко выявить цель, мотив и причины создания данного документа.

После того как вы определились с типом письма, необходимо выбрать его стиль.

Если говорить кратко, стиль – это то, как написано письмо. Он включает в себя основную тематику письма, используемую лексику, структуру предложений, внешний вид текста и его объем. Стиль выбирается на основе целей вашего сообщения и ориентированности на получателя.

Правильно составленное письмо состоит из ряда внутренне связанных пунктов, которые должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Самые важные мысли необходимо указывать в первом и последнем абзацах основной части. При этом каждая законченная мысль должна отделяться красной строкой или новым параграфом (то есть должна быть написана с «красной строки»).

Для начала нужно определиться с темой, адресатом и целями. Лишь ответив для себя на эти вопросы, следует начинать работу над письмом. Но перед этим стоит еще подумать о правильности выбора средства связи, не удобнее ли будет использовать что-нибудь другое. Ведь подготовка письма требует времени и усилий.

Любые деловые письма имеют четкую структуру, элементы которой должны присутствовать в любом сообщении. К обязательным элементам внутренней части письма относятся вступление, главная часть и заключение.

Вступление – важный элемент любого письменного сообщения. Вступление содержит в себе краткую информацию о теме сообщения, благодаря чему адресат узнает, о чем именно будет говориться дальше и стоит ли на это тратить время.

Каким бы ни было письмо, важно помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. В этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

Типы речевых действий письменного делового общения

• Сообщение: сообщаем, ставим в известность, извещаем, уведомляем.

• Предложение: предлагаем.

• Просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю.

• Подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем.

• Обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем.

• Напоминание, предупреждение: напоминаем, предупреждаем.

• Отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить вашу просьбу.

• Выражение отношения: с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.

Правильно составленное вступление начинается с краткого заголовка и обязательно содержит тему письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель сообщения. Заголовок можно набирать полужирным шрифтом, чтобы получатель первым делом обратил внимание на эту информацию, например:

Длина самой длинной строки заголовка

• при продольном расположении – не более 12 см

• при угловом расположении – не более 7,5 см

При оформлении заголовка к письму не следует писать «касательно» или «касаемо». И если мы обратимся к толковым словарям русского языка Ожегова, Ефремова и Ушакова, то увидим следующие толкование этих слов:

• касательно – относительно кого-либо или чего-либо (устаревший разговорный предлог); причастность к чему-нибудь, отношение к кому-чему-нибудь (устаревший канцелярский предлог);

• касаемо – относительно кого-либо или чего-либо, разговорно-сниженный[19]19
  Разговорно-сниженный предлог – предлог, который используется в разговорном стиле, придавая речи непринужденный, неофициальный характер.


[Закрыть] предлог.

Всегда важно помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части. Любому человеку это будет приятно.

Степень вашей близости с адресатом выражается в форме обращения

В теле письма слова «господин», «госпожа», «уважаемый», «начальник отдела», «заместитель директора» всегда нужно писать в полной форме и не допускать неуместных сокращений, таких как «Ув. г-н директор!». Иначе адресат вполне справедливо может усомниться в искренности ваших слов.

Комментарий

Многие считают, что если в начале письма стоит обращение «Уважаемый…», то заканчивать письмо словами «С уважением…» не следует, так как получается тавтология. НО! Мы не может написать в деловом письме «Добрый день» и «До свидания», как мы делаем это, когда общаемся с человеком лично или по телефону.

И здесь наше приветствие выражается в формулировке «Уважаемый…», а прощание – во фразе «С уважением…»

Согласно п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97 фраза «С уважением…» указана как заключительная этикетная фраза, которой следует заканчивать свое письмо.

Начинать деловое письмо лучше всего со ссылки на последний контакт с адресатом. Делать это нужно и в тех случаях, когда тема письма совершенно не связана с упоминаемым контактом.

Пример: «Благодарим Вас за предложение от 22 апреля…»

Интересный факт

По словам Раисы Розиной, ведущего научного сотрудника Института русского языка РАН, профессора кафедры европейских языков РГГУ[20]20
  РГГУ – Российский государственный гуманитарный университет.


[Закрыть], «…слово «касаемо» употреблялось в XIX веке, но редко. Я нашла всего трех авторов, которые его употребляли. Последний раз оно употреблялось в 1894 году Лесковым. Потом сто лет это слово где-то спало, а в 1994 году оно воскресло и стало попадаться. Но оно никогда не употреблялось в устной речи. Это архаическая форма, все словари ее вообще квалифицируют как просторечную и диалектную».

Любое деловое письмо необходимо писать на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Причем чем более официальный бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Официальный бланк можно сравнить с визитной карточкой, но не какого-то одного человека, а целой компании. Оформлять его следует внимательно и тщательно.

Тон делового письма всегда должен быть корректным, вне зависимости от его темы и цели. Необходимо совместить тщательно отобранную лексику и простое в понимании изложение. Профессиональные термины, излишние сокращения, неточность и двусмысленность следует исключить из делового письма.

Важно соблюдать логичность структуры делового письма. Необходимо отдельные мысли выделять в абзацы, которые, в свою очередь, не должны быть слишком большими. Для того чтобы упростить процесс, можно следовать правилу: первый и последний абзацы должны содержать не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми. Если абзац небольшой (менее 4 строк), его не стоит переносить на следующую страницу. Также в деловом письме стоит избегать переносов.

Языковые конструкции в тексте делового письма

Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи до сих пор остается ее строгая функциональность, так называемый «телеграфный стиль». Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «МЫ-ПОДХОД» (глаголы во множественном числе).

В западной школе делового письма к оформлению деловой корреспонденции предъявляют те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В зарубежной школе делового письма наряду с «МЫ-ПОДХОДОМ» чаще наблюдается «Я-ПОДХОД». Он проявляется в использовании личного местоимения «Я» – глаголов в единственном числе в форме первого лица.

Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам в деловой переписке

• Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях и личных письмах: «Прошу Вас… (Сообщаем Вам…)».

• При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: «Уважаемые господа, ваше письмо…»

• С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: «Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи».

Из копилки «Справочного бюро» портала Грамота. ру[21]21
  Портал «Грамота. ру» был создан в 2000 году по рекомендации Комиссии «Русский язык в СМИ» Совета по русскому языку при Правительстве Российской Федерации. Портал создавался при финансовой поддержке Министерства Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций и получил дальнейшую поддержку Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям. (Прим. автора.)


[Закрыть]

Можно ли при обращении к одному человеку писать вы, ваш с маленькой буквы?

Употребление местоимения «вы» вместо «ты» при обращении к одному лицу само по себе уже представляет проявление уважительного отношения к этому лицу. Окончательное решение о написании «Вы» с прописной (для подчеркивания этого уважительного отношения) принимает автор текста.

Как писать местоимения «вы», «ваш» в интервью, в анкете?

Этот вопрос правилами правописания не регламентирован, однако на практике в средствах массовой информации местоимения «вы», «ваш» в интервью пишут строчными буквами.

На письменный запрос получатель должен ответить в течение 10 дней после получения. Если же послание получено по факсу или электронной почте, следует ответить на него в течение 48 часов, не считая выходных.

Юридическая справка

Правила применения стандартов установлены в п. 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации: «Применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации».

То есть если ваша организация прошла сертификацию в системе ГОСТ Р и на вашей продукции стоит значок, то для вас применение ГОСТ Р 7.0.97–2016 будет носить обязательный характер

Знак РСТ – российский стандарт качества

Российские правила оформления деловых писем

Перед тем как перейти к характеристике особенностей делового письма в других государствах, следует сказать несколько слов об оформлении официальных писем в России.

Оформление официальных бланков регламентируется различными нормативными документами, среди которых основным в нашей стране с 01.07.2018 является ГОСТ Р 7.0.97–2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

По ГОСТ Р 7.0.97–2016 официально существует три стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм) и А6 (105 × 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

• левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм;

• правое – не менее 10 мм.

Допускает создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов и текста документа являются:

• Times New Roman № 13, 14;

• Arial № 12, 13;

• Verdana № 12, 13;

• Calibri № 14.

и приближенные к ним[22]22
  Для государственных организаций и органов власти согласно п. 3.3. ГОСТ Р 7.0.97–2016 необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.


[Закрыть].

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Письмо начинается с красной строки, абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочного интервала, а многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Бланк письма должен содержать следующие реквизиты компании-отправителя:

• эмблему (логотип) организации;

• наименование организации (как прописано в уставных документах) – автора документа;

• адрес организации;

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылку на номер и дату входящего документа.

Эти данные упрощают процесс регистрации и обработки письма в компании, которая его получит.

Помимо реквизитов, составитель письма должен указать:

• должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью);

• фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо);

• перечень приложений (если есть);

• помимо собственных реквизитов отправитель письма должен указать реквизиты получателя.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. Вначале пишется фамилия респондента, и только после этого его инициалы.

Примеры:

Генеральному директору

ОАО «АльфаБизнес»

г-ну Звереву А.В.

или

АО «ГаммаТехнологии»

Руководителю отдела рекламы

Степанову И.В.

Нельзя, чтобы документ содержал более четырех адресатов. Слово «копия» не ставится перед вторым, третьим и другими адресатами. Если адресатов много, необходимо составить список рассылки доку– мента.

Если письмо направляется физическому лицу, нужно указывать фамилию и инициалы получателя, потом почтовый адрес.

Пример:

Никонорову В.В.

ул. Каменщиков, д. 23, кв. 16,

г. Барабинск, Барабинский р-н,

Новосибирская обл., 302632

Если адресатом письма является организация, указывается ее наименование и почтовый адрес.

Пример:

ООО «БетаБизнес»

ул. Ленина, д. 32, Краснодар, 254630

Подпись является одним из важных реквизитов любого документа. В этот реквизит входит:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на официальном бланке компании);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ подписан электронной подписью, то отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает в себя:

• фразу «Документ подписан электронной подписью»;

• номер сертификата ключа электронной подписи;

• фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Варианты оформления подписей

Оформление отметки об исполнителе

Отметка об электронной подписи может включать в себя изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Письмо, так же как любой другой документ, может включать в себя отметку об исполнителе, которая содержит:

• фамилию, имя и отчество исполнителя;

• номер его телефона.

Отметка об исполнителе может дополняться:

• наименованием должности, структурного подразделения;

• электронным адресом исполнителя.

Сокращение «Исп.» перед отметкой об исполнителе не ставится.

Общий вид делового письма можно представить в следующем виде:

Общий вид делового письма

Правила оформления почтовых конвертов

Почта России предъявляет свои правила оформления адреса на почтовых конвертах: адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления, адрес отправителя – в левом верхнем.

Оформление почтового конверта по российским стандартам

Образец заполнения почтового индекса

В адресе указывают[23]23
  Как правильно писать почтовый адрес? [электронный ресурс] //Почта России. 2018. URL: https://www.pochta.ru/support/post-rules/write-address.


[Закрыть]:

1. полное имя получателя (в формате «фамилия имя отчество») или название организации (краткое или полное);

2. название улицы;

3. номер дома, номер строения;

4. номер квартиры или офиса;

5. название населенного пункта;

6. название района, области, края или республики;

7. название страны;

8. номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);

9. почтовый индекс по образцу.

Это были правила оформления деловых писем в российской официальной среде. Многие из них актуальны и в случае составления сообщений для иностранных партнеров. Теперь же мы рассмотрим особенности и нормы деловой международной переписки.

Обратите внимание

В каких случая перед названием городов ставится сокращение «г.» и когда не ставится?

В теории делопроизводства принятно правило, которое содержится только в учебниках, – буква «г.» не ставится:

• перед городами федерального значения: Москва, Санкт-Петербург, Севастополь;

• перед городами, в наименования которых входят слова «город» (Великий Новгород), «град» (Волгоград) и «бург» (Екатеринбург)[24]24
  Каменева Е.М. Ответы на вопросы: [электронный ресурс] //Делопроизводство и документооборот на предприятии. 01.09.2008. URL: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/advice/4588.


[Закрыть].

Сокращение г. (город), как и полное слово, рекомендуется употреблять ограниченно, главным образом перед названиями городов, образованными от фамилий (г. Калинин, г. Киров, г. Пушкин). Остальные сокращения принято употреблять без таких ограничений[25]25
  Мильчин А.Э., Чельцова Л. К. Справочник издателя и автора. Редакционно-техническое оформление издания. М.: ОЛМА-Пресс, 2003.


[Закрыть].

Международные правила оформления деловых писем

В последнее время деловые отношения с зарубежными компаниями стали привычным делом. Поэтому знание одного или даже двух иностранных языков сотрудниками крупных фирм является обязательным требованием.

Как известно, общепризнанным языком делового общения является английский. На нем общаются друг с другом и француз с китайцем, и немец с итальянцем. Необходимым навыком в деловой сфере является умение грамотно составлять письма на английском языке.

Именно с деловых писем обычно начинается установление деловых связей. В связи с чем к ним предъявляются высокие требования. Причем они относятся не только к знанию языка, но и к умению писать легко, понятно и просто.

Переписываясь с иностранным партнером, необходимо обращать внимание на следующие моменты.

• В письменной речи следует использовать простые и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.

• Если вы владеете языком той страны, в которую отправляете письмо, текст сообщения будет предпочтительнее составить именно на нем.

• Важно убедиться в том, что вы правильно употребляете обращения. В некоторых странах это имеет очень большое значение.

• На конверте необходимо указать код страны, в которую вы посылаете письмо. Название страны лучше выделить прописными буквами.

• Важно не перепутать адрес получателя. Бывает, вместо него указывают телефонный номер. От этой информации зависит, дойдет ли письмо в итоге. Поэтому писать адрес нужно особенно внимательно.

• Не стоит ждать, что вам ответят на следующий день. У получателя могут быть важные дела. Поэтому ожидать ответное письмо нужно терпеливо.

• Если с ответом затянули, лучше напомнить о письме по телефону.

• Важное и срочное письмо следует отправлять по факсу или электронной почте.

Стандартное деловое письмо на английском языке в самом полном виде выглядит так, как показано на странице 81.

Рассмотрим более подробно правила оформления делового письма, принятые в международной практике. Следует отметить, что составление письма для американских и европейских коллег имеет некоторые отличия, с которыми мы познакомимся ниже.

Структура стандартного делового письма на английском языке:

1. Шапка на фирменном банке. 2. Указание на ссылку (Reference line). 3. Дата отправления (Date). 4. Адрес получателя (inside Address). 5. Ссылка на конкретное лицо (Attention Line). 6. Обращение (Salutation Line). 7. Ссылка на содержание (Subject Line). 8. Текст письма (Body or Massage). 9. Заключительная форма вежливости и подпись (Complimentary Close). 10. Указание на приложение (Enclosure). 11. Указание на рассылку копий (CC Notation). 12. Адрес отправителя (Return Address)

Адрес отправителя

Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то печатается в правом верхнем углу письма.

Международные правила написания почтового адреса:

1) номер дома;

2) название улицы;

3) номер офиса;

4) название города;

5) почтовый индекс;

6) наименование страны.

Дата письма

В случае когда адрес отправителя не отпечатан типографским способом, дата приводится сразу после адреса отправителя.

Если письмо составляется на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.

Адрес получателя

Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты. В деловом письме на основе международных правил реквизиты должны содержать следующие данные адресата:

1) название компании;

2) номер дома;

3) название улицы;

4) название города;

5) название штата (графства);

6) почтовый индекс;

7) название страны.

Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.

20 May 2018

Messrs, Waterson and Sons

Sales Department

106 Knightsbridge

London SWL 96C

England

Если имя адресата неизвестно, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line». В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной службы».

106 Knightsbridge

London SWL 96C

England

For the attention of the project manager

Тема письма

После указания адресата можно добавить уточнение относительно содержания письма. Эта строка информирует получателя о содержании самого письма. Например,

Re. (или Ref.): your letter 21.10.2017 – относительно вашего письма от 21.10.2017

Для того чтобы послать личное сообщение, после фамилии нужно указать «Лично» (Personal – США, Private – Англия).

Dear Mr. Salivan,

Ref: Your Contract 0873/123

Текст письма и обращения

Обратите внимание, что в отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков: каждый новый абзац начинается в край левого поля листа и отделяется от следующего межстрочными интервалами. Красная строка в начале абзацев отсутствует.

Thank you for letter of 10 May…

I have pleasure in sending you new catalogue with details of our new services.

I look forward to hearing from you soon.

Всем известно, что в России после обращения употребляют восклицательный знак. В Европе же в этом месте ставится запятая, а в США – двоеточие.

При адресации письма фирме и необходимости в том, чтобы оно было прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию…» – Attention of или сокращенная форма Attn.

Если известна занимаемая адресатом должность в компании, вежливо будет указать ее после имени.

Attn. Mr. Brown, Head of Department – Вниманию мистера Брауна, начальника отдела

Окончание письма и подпись

Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению. При этом в ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.

Подпись автора письма должна сопровождаться его полным именем, указанием занимаемой должности либо имеющегося звания.

Tom Brown, Head of Department (Том Браун, директор департамента)

Sir Smith, Editor-in-Chief (господин Смит, главный редактор)

В том случае, если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – per pro) либо «По поручению».

Jackson and Co pp B. Salivan – по поручению Джексон и Ко подписал Б. Саливан

Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и за время переписки у вас установились отношения более чем просто формальные, в конце допустимо писать Best regards… (C наилучшими пожеланиями…)

Приложение (Encl.)

Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта и т. п., то в последней строчке должно быть указано Encl.

Кроме того, можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце Encl. или как Encls. Приложения располагаются ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма.

Best regards,

Frank Anderson

Manager

Encl. Current Price List

Отправить копию (Сс):

Сообщение Сс: Ms. Ann Brown после строчки приложение Encl. означает, что копия письма будет послана Ms. Ann Brown.

Encl. Current Price List

Cc: Ms. Ann Brown

Оформление почтового конверта

Кроме содержания письма, международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта.

1. На первой строчке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту, варианты которой были рассмотрены ранее. После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все необходимые титулы.

2. На второй строчке пишут название компании.

3. На третьей строке пишется номер дома, наименование улицы, номер офиса.

4. На четвертой строчке указывается наименование города, штата (графства, региона и т. д.) и почтовый индекс.

5. На пятой строке – название страны.

В некоторых странах приведенный порядок написания адреса может незначительно различаться. Примеры оформления почтовых конвертов можно посмотреть в приложении.

Обратите внимание

• По рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые.

• Наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата необязательно.

• По требованию Royal Mail название города необходимо писать заглавными буквами: LONDON.

• В британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры.

• При отправлении письма из России название страны необходимо также указывать на русском языке.

В западноевропейских странах считается невежливым опускать титулы как в устной, так и в письменной речи. Однако писать и говорить все вместе: сначала «господин», потом называть титул, а после – фамилию принято только в Германии. Поэтому вместо обращения Mr. («господин»), отправляя письмо партнеру из Европы, предпочтительнее будет указать его звание и титул, если таковые имеются.

Хотя в большинстве стран принято писать сначала имя, потом фамилию, есть и исключения. Например, в Китае на первом месте стоит фамилия, а затем имя.

Оформление почтовых конвертов в Великобританию и США

Несколько полезных советов при подготовке и редактировании делового письма

1. Четко обозначьте цель своего письма.

2. Соберите информацию о получателях данного письма.

3. Продумайте и запишите основные идеи письма.

4. Соберите необходимый фактический материал.

5. Перепроверьте все основные факты.

6. Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.

7. Напишите черновик письма.

8. Убедитесь, что каждая тема была освящена в отдельном абзаце.

9. Проверьте связность предложений в каждом абзаце.

10. Выполните редакторскую правку[26]26
  Редакторская правка – проверка стиля и логики изложения письма, соответствующих целям и задачам составления документа. (Прим. автора.)


[Закрыть] письма.

11. Подготовьте окончательный вариант письма.