Текст книги "Практика обучения англоязычной письменной речи студентов университета"

2 Практика овладения навыками англоязычной письменной речи

2.1 Этикет, стиль, нормы политкорректности при написании письменных документов

Современную жизнь невозможно представить себе без письменных документов. Это могут быть письма, докладные, памятные записки, отчеты, доклады, контракты, рекламации и другие документы. В большинстве англоязычных стран форме и содержанию документа придается чрезвычайно большое значение. Профессионалу достаточно беглого взгляда, чтобы понять, какой документ находится перед глазами. Поэтому важно научиться быстро оценивать назначение полученного документа и также быстро готовить ответ, адекватный ситуации.

Задержка ответа, особенно на корреспонденцию (письмо, факс, электронное сообщение), расценивается в лучшем случае как невежливость, а в худшем как молчаливый отказ от сотрудничества. Поэтому нужно отвечать на все письма и запросы своевременно. Бывает вполне достаточно краткого ответа, чтобы у вашего иностранного партнера сохранилось хорошее мнение и желание продолжить знакомствоили сотрудничество.

Прежде всего следует обратить внимание на освоение стилистиче¬ских особенностей деловой корреспонденции и письменной разговорной речи. То, что естест¬венно для разговорной речи: 1) избыточная детализация, 2) сложные аргументы, 3) эмоциональность, 4) личное отношение, 5) жаргон – черты неофициальной речи, неприемлемы для деловой переписки. Деловой стиль письменной речи это: 1) ясность, 2) простота, 3) краткость в изложении информации, содержащейся в тексте ( информативность).

В зависимости от типа документа и отношений между адресатами различают официальный (характерен для всех документов компании), нейтральный (отчеты) и неофициальный (записки) стили. Особенностью английского делового языка признается, например, преимущественное использование пассивного залога (Passive Voice), т.к. позволяет привлечь больше внимания к событию, ситуации, документу или предмету, а не к персоналиям.

Политкорректность (прил. политкорректный, политически корректный, англ. абрв. РC) – термин, применимый по отношению к языку, выражает стремление уменьшить предвзятое отношение к каким-либо группам людей, отличающимся по этническим, гендерным, социальным, религиозным признакам или по признакам возраста, здоровья, внешности и др. [19, 26 ].

В качестве примера нарушения подобных норм на письме рассматривается употребление перед именем и фамилией женщины формы обращения Mrs. (с буквой “r” между согласными ”М” и “s”) или местоимения «he» по отношению к идивидуму любого пола в третьем лице. В корреспонденции вместо неполиткорректной формы Mrs. следует писать форму Ms. [miz/s]. Форма Ms. является языковым эквивалентом формы Mr, употребляемой перед именем и фамилией мужчины, безотносительно к его семейному положению. Соответственно, Ms. употребляется по отношению к женщине безотносительно к факту ее замужества.

Данная форма была рекомендована ООН в 1974 году в результате кампаний различных организаций за равноправие женщин. Coвременная официальная и полуофициальная корреспонденция строго использует форму Ms.: Ms. Lucy Long – госпоже/ миссис Луси Лонг; Ms. S. Park – госпоже С. Парк.

Гендерно-нейтральное местоимение – это местоимение, которое не ассоциирует в речи грамматический род с полом человека или к. – л. живого существа. В английском языке до недавнего времени, а именно до 70-х, 80-х гг прошлого столетия, гендерно-нейтральные личные местоимения третьего лица не употреблялись. Mестоимения he, his, him использовались по отношению к человеку, чей пол нам неизвестен, как в следующем предложении: «If someone calls for me from the doctor's office, tell him that I need to reschedule». Вплоть до конца двадцатого века использование «him» в последнем примере соответствовало нормам языка и не истолкововалось как некая провокация. В настоящее время политкорректным в этом случае является использование сингулярного them (косв. от «they»): «If someone calls for me from the doctor's office, tell them that I need to reschedule» [20].

Активные сторонники гендерно-нейтрального языка утверждают, что основная его цель –устранение предпочтения одного пола по отношению к другому в тех контекстах, где пол человека или группы не назван или не выражен средствами языка.

Использование авторами местоимения «he» (him, his) по отношению к идивидуму любого пола в третьем лице, вызывало протест и критику в рядах борцов за равноправие. Лингвосообщества, чьи языки не содержали гендерно-нейтральных местоимений, попытались создать их в интересах большего равенства.

Феминистское движение США движение внесло определённое равноправие между полами в плане их выражения в языке и определило их победу в так называемой «сексистской войне местоимений» (the sexist pronoun war”). Положительным резонансом данных реформ считается привлечение к проблеме неравенства в языке широкой – в том числе академической – общественности [ 21].

Нормативное использование гендерно-нейтральных личных местоимений третьего лица, как в англоязычных социумах, так и за их пределами подтверждают современные словари английского языка, в качестве примера приведем выписки из статей Словаря английского языка и культуры Лонгмана:

they pron. used in order to avoid saying she or he after a singular noun or pronoun when one wants to include people of either sex: If anyone has any information on this subject , will they please let me know afterwards.

– everyone / n. every person. Usage I Everyone, every, anyone, no one, and someone ( also everybody etc.) always take a singular verb, but they are followed by a plural pronoun,: Has everyone finished their drinks? | Someone’s left the door open, haven’t they? (in very formal writing e.g. his or her drinks).

– He Usage. Instead he in general meaning pron-s they, he or she, she or he, or s / he (especially in Am. E.) are used. Everyone should do what they consider best [26].

Таким образом, наиболее употребительным и рекомендуемым вариантом замены гендерных местоимений на гендерно-нейтральные местоимения с точки зрения политкорректности и требований современного английского языка является вариант с местоимениями: they”, притяжат. “their”, косв. them:

Every person must do their duty.

We greeted each guest as they entered.

Nobody likes to be told what they must do.

Everyone knows it, don’t they?

Anybody can say if they really want to.

It’s very easy to love someone when they are on your side.

If someone wants to spend their money here, it isn’t up to me to stop them.

School started today. Everybody was flashing their new calculators around.

Nobody wants to get old, do they?

Everybody is here, aren’t they ?

Следовательно, для правильного составления деловых документов необходимо запомнить следующие правила: избегать многословия, отдавать предпочтение пассивному залогу и словам с нейтральной эмоциональной окраской, не сокращать произвольно слова, соблюдать нормы политкорректности.

Следует подчеркнуть, что все деловые документы составляются по стандартной форме, поэтому, имея под рукой образцы написания писем и прочих документов, можно значительно сэкономить время и уделить основное внимание содержанию.

В пособии для лучшего понимания терминов после основных раз¬делов приводится перечень наиболее важных и часто встречающихся в письменных документах слов и словосочетаний(Useful phrases and vocabulary).

Официальные письма должны быть отпечатаны на компьютере. Личные письма, т.е. письма родственникам или близким друзьям, могут быть написаны от руки, хотя этот способ написания в европейском обществе используется все реже.

2.2 Основные правила пунктуации английского языка

При составлении деловых документов и других текстовых материалов общепринятые знаки препинания помогают уточнить и подчеркнуть значение слова или фразы. Вместе с тем составитель может осознанно отойти от правил и сохранить в документе авторский стиль. Однако в этом случае нужно быть уверенным, что текст будет понят правильно. Кроме того существуют и различия в употреблении тех или иных пунктуационных знаков в английском и в русском языках , хотя в целом правила пунктуации в английском языке в значительной степени совпадают с аналогичными правилами в русском языке.

Апостроф

1 Апостроф используется при образовании притяжательного паде жа существительных и неопределенных местоимений.

Week's wages, boss's instruction, Elizabeth's letter, managers' reports, everyone's word, anybody's computer, someone's CV.

2 Апостроф указывает на пропуск одной или более букв или цифр. We can Ч deliver the goods in time due to the hurricane, so you won 'tget the newest models. It's our fault.

The product was launched in '99.

3 Апостроф употребляется для образования множественного числа букв, цифр и знаков.

Не was mistaken having written one t instead of two t's. There are five 7's in his home number.

Скобки квадратные

Квадратные скобки в большинстве случаев используются для интерполяции, вставления слов или фраз в предложения. She [the Manageress] has presented an persuasive speech. Our previous trade mark [ABB] was supported by Business Bank.

Скобки круглые

Круглые скобки используются для выделения определений, комментариев, дополнительной информации и подробностей, которые помогают уточнить смысл, но не являются существенной частью предложения.

This itinerary (of cause they knew it was preliminary) covered only two destinations.

В деловых документах круглые скобки также употребляются для повторения сумм, предварительно написанных словом.

You will find enclosed a cheque for five hundred dollars ($ 500).

Двоеточие

Двоеточие употребляется в следующих случаях:

– перед цитатой:

The President said: «The nation is proud of its heroes…»;

– перед перечислением однородных членов предложения:

The delivery included the following: spare parts, instruction manuals, etc.

– для разделения часов от минут, заголовка от подзаголовка:

20:24 Flying to the Moon: a research paper.

Запятая

Запятая, наиболее часто используемый знак препинания, ставится в предложении в случаях, когда нужно:

– разделить два независимых предложения, объединенных союзами and, but, for, or, nor:

We arrived at 14:15, but the train had already left;

– отделить придаточное предложение обстоятельства от главного предложения:

Since the contract was signed, the company will send the technical docu ments in the near future;

– выделить определительное придаточное предложение, если оно содержит описание или дополнительную информацию об отдельной части предложения:

Foreign partners were greeted by CEO, who was a man in his 40s, and

invited

to a conference room;

– использовать вводные слова, фразы и вводные предложения, без которых грамматическая структура предложения не пострадает:

Our bank, it is important to underscore, was the first commercial bank in the branch for that moment,

– разделить однородные члены предложения, в том числе перед последним в перечне.

Если несколько однородных членов связаны бессоюзно, а последний присоединен посредством союза and/ or, то все однородные члены разделяются запятыми, причем запятая, в отличие от правил русского языка, ставится и перед союзом (We are sending you bicycles, cars, motorcycles, and motorscooters). Это правило относится и к тем случаям, когда последний из однородных членов выражен словом etc. (et cetera) (Forks, knives, spoons, etc.).

Запятая выделяет приложение с пояснительными словами, стоящее после определяемого существительного (St. Petersburg, the second capital of Russia, is a wonderful city).

Запятая выделяет причастный оборот (Seeing the dog approaching, he ran off down the sreet).

Запятая выделяет обращение (Friends, Romans, countrymen, lend me your ears). Обращение в начале письма выделяется запятой, в отличие от русского языка, где в подобном случае ставится восклицательный знак.

His presentation was so informative, persuasive, and inspiring!;

– отделить прямую речь от остального предложения:

«I would also like to take the opportunity, "she continued, "to thank all of you»;

– обозначить даты, части адреса, географические названия:

On April 16, 1982; they moved to 31, James Street, Ohio, the USA;

– выделить обращение:

Thank you, Mr. Chairman;

– отделить заключительную фразу в письме от подписи:

Yours sincerely, William Baker.

Точка

Точка ставится в следующих случаях:

– в конце утвердительных предложений:

I think you will agree this position is suitable for him;

– после сокращений:

Mr. President, Dr. Newton, a.m., Ph.D., e.g.;

– для отделения целого от дроби:

The turnover increased by 10. 7per cent

Точка с запятой

Точка с запятой ставится для разделения двух независимых предло¬жений, не объединенных союзами and, but, for, or, nor.

They went downstairs; the door was locked.

Однако, если одно из независимых предложений содержит запятые, точка с запятой используется перед указанными союзами.

They went, it was better to say they rushed, downstairs; but the door was locked.

Многоточие

Многоточие указывает на пропуск слова или словосочетания, кото¬рое должно закончить предложение, или на пропуск части цитаты.

Doyoumindifl…

Dr. Chester Karrass said that «…in business, you don 'tget what you deserve, you get what you negotiate».

Вопросительный знак

Вопросительный знак ставится в конце прямого вопроса или в лю¬бой части предложения для выражения сомнения, юмора, иронии. Is this business expanding these years? The item delivered two weeks ago (?) was an odd one.

Восклицательный знак

Восклицательный знак ставится в конце предложения для выраже¬ния сильного чувства или эмоции. Восклицательный знак наиболее часто используется в неофициальных текстах (письмах, открытках, за¬писках и т.д.).

Hold the glass! It is very fragile! Oh, dear! What a pity!

Кавычки

Кавычки используются для обозначения начала и конца прямой речи и цитаты, а также в тех случаях, когда значение слова не совсем совпа¬дает с контекстом, в русском языке перед таким словом мы используем фразу «так называемый».

«Don’t let them go!» they shouted.

He started reading «…To be or not to be…» but suddenly stopped.

Тире

Тире употребляется в случае, когда нужно особенно выделить какую-то часть предложения, подчеркнуть неожиданное изменение конструкции или отразить сомнение.

Кроме того, тире используется в неофициальных текстах вместо точек, запятых и скобок, а в официальных – для разделения частей в списке.

Не has graduated from the university – I know he is really happy – and got a degree.

She sounded so shy: «I'm – I'd like – to take – well – a day off – if you don't mind».

Дефис

Дефис ставится при переносе слова на новую строку, в составных словах (числительных от 20 до 100, существительных с предлогами, в словах с префиксами self– и ех-, в именах собственных с префиксами) и при разделении слова на буквы или слоги.

Thirty-seven; ninety-nine; sister-in-law; eye-to-eye; self-respect; ex-President

Always is spelled a-l-w-a-y-s.

2.3 Задание

1 Перечислите основные правила пунктуации английского языка.

2 Назовите особенности употребления апострофа, запятой, двоеточия, тире, дефиса, точки с запятой, кавычек, многоточия, восклицательного и вопросительного знаков, тире, круглых и квадратных скобок в английском языке.

3 Сравните англоязычные знаки препинания с русскими знаками препинания, отметьте различия в их употреблении в соответствующих ситуациях письменной речи.

4 Перечислите правила этикета, требования стиля, нормы политкорректности, которые необходимо соблюдать при составлении письменных документов на английском языке.

2.4 Правила написания записок. Простая и памятная записки

Простая записка (note) носит полуофициальный характер и может быть написана от руки. Вместе с тем это документ, в котором дается краткая информация о событиях, планах или действиях, например, сообщается о чьем-нибудь звонке, оперативном совещании или изменениях в планах. Простая записка отличается краткостью и отсутствием лингвистических изысков, поскольку ее назначение – поставить в известность. Но в отличие от других документов, например, электронного сообщения, записка может быть написана эмоциональным языком.

Если это важно, записку следует начать с указания времени, дня недели или даты. Для того чтобы усилить значение наиболее важных фактов, можно использовать заглавные буквы, подчеркивание или знаки пунктуации, например, тире вместо точек, запятых. Допускается также исключение ненужных слов.

ОБРАЗЕЦ

John

Boss asked to bring him the report as soon as you finish with the figures.

Ann

ОБРАЗЕЦ 2

Sam

Call Emma Dell to confirm meeting time with Coca-Cola representative next

Monday at 11 am. Phone number 533 26 17.

Памятная записка (memo) относится к одной из наиболее распространенных форм деловой переписки внутри одной организации. Записка печатается на чистом листе бумаги или на специальных бланках внутреннего обращения и имеет постоянные разделы:

• дата (date);

• фамилия и имя человека, кому направляется записка (to whom), или должности группы людей;

• фамилия и имя отправителя (from whom) или его должность;

о чем записка или тема (subject);

• краткое введение, в котором излагается наиоблее важная информация;

• основное содержание записки;

• заключительная часть, которая обычно включает рекомендации по предлагаемым действиям.

Объем записки – не более одной страницы, язык записки – простой и краткий, при этом соблюдаются все грамматические и лексические правила.

MEMO

Т о: Heads of Departments

From : PR Director

Date: 14 February

Subject : New company logo

As you know, the Public Relations Department has been looking into ways to make our company logo more attractive and easily recognizable by customers. Could you please take the following actions in your departments:

1. Encourage staff to share their personal vision of a new logo, which will be used on all our products and in ads.

2. Ask staff to put their drawings or descriptions in the box placed in the lobby downstairs.

3. Inform staff that the best drafts will get special gifts.

Please contact the PR Department if you or anyone in your department has any further suggestions.

2.5 Написание объявлений. Написание открыток

Объявление (advertisement) составляется для информирования о купле/ продаже, событии, бизнесе и пр. Первое слово, часто выступающее в качестве ключевого, должно быть выбрано с особенной тщательностью, т.к. именно оно будет содержать главную цель объявления. Для сокращения расходов, если объявление платное, допускается использование укороченных предложений и сокращений. Внимание читателя может быть привлечено к подчеркнутым фразам и печатным буквам. Объявление должно содержать ответы на вопросы: что? где? когда? кто?

ОБРАЗЕЦ

ANNOUNCEMENT

IT, the Information Technology Company,

Time for English Company,

The Local authorities are calling fоr the submission of joint scientific research projects.

Открыткa

Назначение открытки (card) может быть самым различным, и практически всегда она носит личный характер, это может быть сообщение о поездке или отпуске, новом адресе или телефоне или простое напоминание о себе. Но чаще всего открытки пишут, чтобы поздравить с праздником, Новым годом, Рождеством, каким-либо национальным или личным праздником. Отличительная особенность открытки – эмоциональный язык. Даже если приобретается открытка с отпечатанным текстом, всегда нужно написать несколько лаконичных и содержательных фраз от руки.

ОБРАЗЕЦ 5

Dear Sophie,

Haven't heard from you since May.

When are you coming next time?

My new phone number is xxxxxxx.

Sincerely,

Emily

ОБРАЗЕЦ 6

Dear Emily,

Thanks a lot for the card. I'm so pleased to hear from you and so sorry for the silence. I'm going to come to your place this autumn. See you then.

Sincerely,

Sophie

2.6 Факсимильные сообщения (fax messagе). Электронные сообщения (e-mail message)

Формат факсимильного сообщения (fax message) не носит специальных ограничений и может быть представлен как в виде письма, так и в виде простой или памятной записки. В структуре факса следует обозначить такие разделы, как «кому» (to), «от кого» (from), «дата» (date), «количество страниц» (pages), «относительно» (regarding (re)), «номера факсов» (fax numbers). В зависимости от адресата и затрагиваемой темы стиль факса может быть официальным, неофициальным или нейтральным. Официальный факс – это, по сути, письмо, которое оперативно попадает к адресату.

ОБРАЗЕЦ

Х– COUNCIL

Secretariat General

Please quote:

EED

Bern, 28 July, 2000

Dear Sir, Madam,

I have the pleasure to inform you that X-Council is organizing in Warsaw, on 19 and 20 September 2000, the fourth colloquy in its series of European events. This meeting follows the previous three colloquies organized in 1997, 1998 and 1999.

The Warsaw colloquy is organized in co-operation with the National Institute. It will be followed by a two-day study tour.

I should be grateful if you could attend this event personally or be represented. I must however state that travel and subsistence expenses incurred by attendance at this event will not be borne by the X-Council.

The colloquy's provisional programme together with a registration and hotel booking form are enclosed.

Yours faithfully, Director

ОБРАЗЕЦ

UNIVERSITY OF CAMBRIDGE

From William X

To Dr. Alex Z

Facsimile number

Date 9/5/99

Alex,

It looks as if the Foundation will fund your attendance at the Conference. Have you still enough time to acquire a visa? If there is anything I can do to help, please let me know.

With best wishes, William

PS. I have your fax. It arrived after your phone call.

PPS. Do you have an e-mail address? If so, please let me know, I can be contacted on [email protected]

ОБРАЗЕЦ

SEVEN STARS HOTEL

To Denny F.

Fax No *******

From Stella J.

Fax No

Date 19 February

No of pages (including this one) 1

Dear Mr. F

This is to confirm your booking for a double room from 1 March to 9 March inclusive at the rate of $ 300.00 per night.

We look forward to meeting you soon.

Yours sincerely,

Manager

Электронные сообщения (e-mail message)

В деловом мире электронные сообщения (e-mail message) рассматриваются как полуофициальные документы, которые служат в первую очередь для краткого и оперативного информирования, например, о времени и месте совещания. Кроме того, электронное сообщение уместно использовать, когда необходимо проинформировать о чем-либо большое число адресатов, а также когда требуется срочный ответ. Не следует пользоваться этой формой документа, если нужно сообщить частную или официальную информацию. Наиболее активно такая форма переписки используется внутри компании, а также между компаниями.

По стилю электронные сообщения аналогичны запискам, по форме приближаются к факсимильным сообщениям. В отличие от записок они содержат обязательные разделы: «от кого» (from), «отправлено» (sent), «кому» (to), «тема» (subject), а также дополнительные – «копия» (ее), «скрытая копия» (Ьсс).

В разделе «от кого» указываются имя, фамилия и электронный адрес отправителя, в следующем разделе приводятся дата и время отправления сообщения, далее указываются имя и фамилия получателя. Строку «тема» достаточно раскрыть короткой фразой, излагающей суть послания. Строки «копия» и «скрытая копия» заполняются при необходимости.

ОБРАЗЕЦ

From: Nethekin Gales ([email protected]) 21 October 2004 20:20

Sent: Council members

То:

Subject: Help community make cultural development a priority

Сс:

Вес:

Dear friends,

With the Organization becoming a larger family, and new Council members coming into power, the cultural strategy is being reconsidered. Either it can fade, or if public interest pushes them, the Organization could become a truly significant driver for cultural development. Whether or not you are a member, the Organization seeks your opinions. The more feedback they get, the more seriously they will take cultural development. The questionnaire for voicing your opinion is at the site http//2h.org.

Other languages are available too.

Please fill at least the short version of the questionnaire. Make your opinion count and invite others to participate.

Warmest regards, Nethekin Gales

Tel/