Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Совет

Назначение одинаковых правил сортировки для писем и наклеек на конверты позволяет при отправке писем не тратить время на поиск нужного конверта. Конверты с наклейками будут лежать на вашем столе в том же порядке, что и письма.

22. Щелчком на кнопке ОК закройте диалоговое окно Получатели слияния (Mail Merge Recipients) и сохраните новую версию главного документа.

Рис. 8.16. Правила сортировки записей

Упражнение 6. Печать результата слияния

Теперь у вас есть главный документ и связанный с ним источник данных, который отфильтрован и рассортирован с помощью запроса. Казалось бы, можно выполнить слияние и распечатать результат. Однако перед этим полезно проверить правильность слияния.

1. Продолжая работать с документом предыдущего упражнения, щелкните на кнопке Автопоиск ошибок (Auto Check For Errors) в группе Просмотр результатов (Preview Results) вкладки Рассылки (Mailing). Откроется диалоговое окно с группой из трех переключателей (рис. 8.17). Первый позволяет получить сообщения обо всех обнаруженных ошибках без выполнения слияния. Установив второй, вы выполните слияние, получая сообщения обо всех ошибках в последовательно появляющихся диалоговых окнах. Третий переключатель инициирует генерацию слияния и в отдельном документе сохраняет отчет об ошибках.

Рис. 8.17. Проверка корректности параметров слияния

2. Установите переключатель Создать только отчет об ошибках (Simulate The Merge And Report Errors In A New Document).

3. Щелкните на кнопке ОК.

Примечание

При правильном выполнении всех операций в ходе слияния не обнаружится никаких ошибок, но если, к примеру, в главном документе встретится неверное поле данных, появится сообщение, подобное показанному на рис. 8.18.

Рис. 8.18. Обнаружена ошибка слияния

4. Щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results). Вы увидите, что поля главного документа заменятся данными одной из записей источника данных.

5. С помощью кнопок Следующая запись (Next Record) и Предыдущая запись (Previous Record) на вкладке Рассылки (Mailing) или соответствующих кнопок в области задач просмотрите все экземпляры документа, соответствующие конкретным записям источника данных. Обратите внимание, что записи адресатов Василий Решетников и Роман Бобров отсутствуют, так как они отфильтрованы запросом из-за несоответствия названия компании значению Фантом (см. табл. 8.1). Тем не менее в этом режиме предварительного просмотра вы увидите запись адресата Михаил Петров, которая при окончательном слиянии будет пропущена из-за наличия в главном документе поля SKIPIF (Пропустить запись, если) с соответствующим условием.

6. Снова щелкните на кнопке Просмотр результатов (Preview Results), чтобы опять включить режим отображение полей.

7. Наконец пришло время выполнить слияние. Щелкните на команде Далее: Завершение слияния (Next: Complete the Merge), чтобы перейти к последнему окну мастера.

8. Вы можете выбрать один из режимов слияния, воспользовавшись командами, доступ к которым обеспечивает щелчок на кнопке Найти и объединить (Finish & Merge) вкладки Рассылки (Mailing), или соответствующими кнопками в области задач:

• Изменить отдельные документы (Edit Individual Documents) – создание документа Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;

• Печать документов (Print Documents) – отправка результата слияния на принтер;

• Отправить электронные сообщения (Send E-Mail Messages) – отправка каждого экземпляра результата слияния нужному адресату по электронной почте. Чтобы указать, какое поле источника данных содержит адреса электронной почты, щелкните на этой кнопке и выберите нужное поле в списке Кому (То) открывшегося диалогового окна Составные электронные письма (Merge to E-Mail), затем щелкните на кнопке ОК. В этом же диалоговом окне можно ввести содержимое поля Тема (Subject) электронных сообщений, а также выбрать, какие именно записи вы хотите отправить.

9. После выбора режима слияния в появившемся диалоговом окне вы можете указать, какие именно записи нужно объединить. Щелкните на кнопке ОК. Результат слияния будет отправлен в новый документ, на принтер или по электронной почте. В первом случае вновь созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске.

Контрольное упражнение

В качестве контрольного упражнения попробуйте распечатать наклейки на конверты для писем, созданных на этом занятии путем слияния.

1. Откройте документ Письмо. doc.

2. Перейдите на вкладку Рассылки (Mailing), щелкните на кнопке Начать слияние (Start Mail Merge) и выберите пункт Наклейки (Labels).

3. В диалоговом окне Параметры наклейки (Labels Options) настройте формат наклеек на конверты.

4. Вызовите мастер слияния. Воспользуйтесь в качестве источника данных существующим файлом Гости.

Как указать в качестве источника данных существующий файл?

5. Добавьте в текст наклеек поля Имя (FirstName), Фамилия (LastName), Индекс (Postal Code) и Адрес 1 (Address 1), снабдив их соответствующими подписями.

6. Щелкните на кнопке Обновить все наклейки (Update All Labels), чтобы скопировать макет первой созданной наклейки на все остальные.

7. Перейдите к следующему этапу и просмотрите созданные наклейки.

Как перейти к нужной записи?

8. Проверьте слияние на отсутствие ошибок.

9. Выполните слияние в новый документ.

Как быстро выполнить слияние в новый документ?

10. Проверьте правописание и грамматику полученного документа. При этом не забывайте пропускать все собственные имена (но не вносите их в словарь Word).

11. Распечатайте слияние.

Подведение итогов

Вы научились пользоваться двумя дополнительными модулями Word – модулями проверки правописания и слияния. В Word имеются множество других не менее интересных вспомогательных инструментов. Попробуйте изучить их самостоятельно.

Это занятие было заключительным разделом части книги, посвященной приложению Word. На следующем занятии вы перейдете к изучению электронных таблиц Excel.

Часть III
Excel

Программа Microsoft Office Excel 2007 обладает эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.

Занятие 9
Электронная таблица

Тема занятия

На этом занятии вы познакомитесь со структурой электронных таблиц Excel и научитесь выполнять следующие операции:

• вводить данные;

• копировать и перемещать листы Excel;

• выделять ячейки таблицы;

• форматировать текст;

• настраивать ячейки;

• форматировать числа;

• добавлять строки и столбцы.

Электронные таблицы предназначены для ввода и обработки табличных данных. С помощью Excel можно выполнять сложные вычисления с большими массивами чисел, строить диаграммы и печатать финансовые отчеты.

Понятие электронной таблицы

Документ приложения Excel называется рабочей книгой (workbook), или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов (worksheet), которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.

Упражнение 1. Книга Excel

Давайте создадим пустую книгу Excel, введем в нее числа и формулы и потренируемся манипулировать с ее листами.

1. Запустите Excel с помощью команды Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007 (Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007). В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга с тремя листами (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Лист Excel

2. Щелкните в ячейке А1 первого листа и введите текст Клиенты.

3. Щелкните в ячейке В1 и введите текст Январь.

4. Перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш со стрелками, клавиш Enter и Tab или с помощью мыши, сформируйте таблицу, показанную на рис. 9.1.

5. Щелкните в ячейке А9 и введите слово Итого (рис. 9.2).

6. Нажмите клавишу Tab и введите формулу =СУММ (В3:В7) (=SUM (B3:B7))

Эта формула автоматически подсчитывает сумму ячеек столбца Январь.

7. Снова нажмите клавишу Tab и введите формулу =СУММ (С3:С7) (=SUM (C3:C7))

8. Добавьте подобные формулы во все ячейки строки 9, указывая в скобках букву текущего столбца. После этого Excel автоматически просуммирует числа в столбцах и выведет результат в строку 9.

Рис. 9.2. Таблица с формулами

9. Щелкните на ячейке D9. Обратите внимание, что в выделенной ячейке с формулой выводится результат расчета, а сама формула видна в строке формулы в верхней части окна Excel. Попробуйте щелкнуть в любой ячейке верхних пяти строк таблицы и изменить находящееся в ней число. Excel автоматически скорректирует сумму столбца в строке Итого.

Таким образом, вам теперь не нужно по несколько раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения. Конечно, Excel умеет выполнять над содержимым ячеек таблицы и более сложные математические операции. По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами. Трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их назначение. Давайте научимся добавлять листы и назначать им более понятные имена.

Совет

Чтобы по умолчанию в книге появлялось другое количество листов, щелкните сначала на кнопке Office, затем в появившемся меню – на кнопке Параметры Excel (Excel Options), в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Популярные (Popular) и измените величину в счетчике Листов в новой книге (Include this many sheets).

10. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист1 (Sheetl).

11. Выберите в контекстном меню команду Переименовать (Rename).

12. Введите новое имя Клиенты.

13. Дважды щелкните на ярлычке Лист2 (Sheet2) и введите имя Расходы.

14. Щелкните на ярлычке листа Расходы правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move Or Copy).

15. В открывшемся диалоговом окне (рис. 9.3) установите флажок Создать копию (Create А Сору), чтобы выбранный лист копировался, а не перемещался.

Рис. 9.3. Копирование листа

16. В списке Перед листом (Before Sheet) щелкните на пункте Переместить в конец (Move То End), чтобы скопировать лист в конец рабочей книги.

17. Щелкните на кнопке ОК.

Совет

Чтобы скопировать выбранный лист в новую рабочую книгу с одним листом, выберите в раскрывающемся списке В книгу (То Book) пункт Новая книга (New book).

18. Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Расходы и выберите команду Вставить (Insert).

19. На вкладке Общие (General) открывшегося диалогового окна Вставка (Insert) щелкните на значке Лист (Worksheet). Затем щелкните на кнопке ОК. В рабочей книге появится пятый лист.

20. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить (Save).

21. В появившемся диалоговом окне сохранения документа щелкните на кнопке Мои документы (My Documents).

22. В поле со списком Имя файла (File Name) введите название Электронная таблица. Затем щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить созданную книгу Excel. Обратите внимание, что теперь документы Excel имеют расширение xlsx.

Упражнение 2. Ввод данных

Электронные таблицы обрабатывают числовые данные, которые размещаются в ячейках листа Excel. Столбцы и строки таблицы могут иметь текстовые названия. На листе Excel могут также располагаться заголовки, подписи и дополнительные ячейки данных с пояснительным текстом. Ввод информации – это один из первых шагов построения электронной таблицы. В этом упражнении вы изучите некоторые приемы ввода данных.

1. Откройте файл, созданный в предыдущем упражнении, и щелкните на ярлычке листа Расходы.

2. Щелкните в ячейке B3 и введите в нее текст Январь (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Заполнение ячеек последовательными значениями

3. Excel позволяет автоматически заполнять ячейки листа последовательными логически связанными значениями. Наведите указатель на квадратный маркер в правом нижнем углу активной ячейки.

4. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель вправо, чтобы рамка охватила ячейки с B3 по H3, как показано на рис. 9.4, и отпустите кнопку мыши. Семь ячеек строки заполнятся последовательными названиями месяцев года.

Совет

Если шаг 4 привел к заполнению всех семи ячеек словом Январь, значит, в Excel не задан список последовательных названий месяцев на русском языке. Чтобы добавить список значений для автоматического ввода, щелкните сначала на кнопке Office, затем в появившемся меню – на кнопке Параметры Excel (Excel Options) и в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Основные (Popular). На этой вкладке щелкните на кнопке Изменить списки (Edit Custom Lists), в следующем диалоговом окне введите последовательные элементы списка (Январь, Февраль, Март и т. д.) по одному на каждую строку и щелкните на кнопке Добавить (Add).

5. Введите в ячейку А4 число 2004, а в ячейку А5 число 2007, как показано на рис. 9.5.

6. Щелкните в ячейке А4.

7. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке А5, чтобы выделить сразу две ячейки. Для выделения ячеек листа Excel можно пользоваться следующими приемами:

• щелчок в ячейке выделяет ее;

• чтобы выделить прямоугольную область, щелкните в ее угловой ячейке, нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке противоположного угла области либо перетащите мышь по диагонали от первого угла области до второго;

Рис. 9.5. Автозаполнение ячеек

• строка или столбец выделяются щелчком на кнопке заголовка строки или столбца;

• чтобы выделить несколько строк или столбцов, перетащите мышь по их заголовкам или щелкните на первом заголовке, нажмите клавишу Shift и щелкните на последнем заголовке группы;

• нажав клавишу Ctrl и щелкая в ячейках листа, можно выделить несколько разрозненных ячеек;

• чтобы выделить весь лист, щелкните на кнопке листа, расположенной на пересечении заголовков строк и столбцов.

8. Перетащите угловой маркер рамки выделения вниз, чтобы рамка охватила ячейки с А4 по А12. Указанная группа ячеек будет заполнена последовательными числами с шагом 3, который определяется разницей чисел, введенных в две первые ячейки группы.

9. Введите 1 в ячейку В4 и 3 в ячейку С4. Выделите эти две ячейки и перетащите маркер рамки вправо, чтобы охватить все ячейки строки вплоть до Н4.

10. Перетащите маркер полученной рамки шириной в 7 ячеек вниз, чтобы охватить все строки вплоть до 12. После этого таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 9.5. С помощью подобных приемов таблица быстро заполняется исходными значениями, которые позже можно корректировать по мере надобности. Чтобы таблица стала более понятной, ее нужно снабдить заголовком. Ниже таблицы полезно добавить несколько итоговых значений, рассчитанных на основе данных таблицы.

Примечание

Обратите внимание на значок параметров автозаполнения, который появляется после завершения операции заполнения рядом с угловым маркером последней заполненной ячейки. Раскрывающийся список содержит возможные параметры заполнения.

11. Введите в ячейку В1 текст Расходы компании по месяцам. Текст заголовка не влезает в одну ячейку, поэтому следует объединить несколько ячеек.

12. Выделите ячейки с B1 по G1.

Рис. 9.6. Вычисление среднего значения

13. Щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре (Merge & Center), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Выравнивание (Alignment).

14. Выделите ячейки с В14 по Е14 и щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре (Merge & Center).

15. Введите текст Среднее значение таблицы. По окончании ввода текста или числа ячейка находится в режиме редактирования содержимого. Многие команды для работы с ячейками в этом режиме недоступны.

16. Чтобы выйти из режима редактирования, щелкните на кнопке Ввод (Enter), расположенной слева от строки формулы (рис. 9.6).

Совет

Чтобы переключиться в режим редактирования и изменить содержимое ячейки, дважды щелкните в ней. Щелчок на кнопке Отмена (Cancel), расположенной левее кнопки Ввод (Enter), выключает режим редактирования с отменой всех изменений, выполненных с момента последнего входа в этот режим.

17. Щелчком на кнопке Выровнять текст по левому краю (Align Text Left), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Выравнивание (Alignment), выровняйте содержимое объединенной ячейки по левому краю.

18. Щелкните в ячейке F14.

19. В строке формул щелкните на кнопке Вставить функцию (Insert Function). Откроется окно мастера, помогающее строить корректные формулы.

20. В раскрывающемся списке Категория (Or select a category) выберите пункт Статистические (Statistical).

21. В списке Выберите функцию (Select a function) укажите функцию СРЗНАЧ (AVERAGE) и щелкните на кнопке ОК.

22. В появившемся диалоговом окне в поле Число1 (Numberl) введите в качестве аргумента функции группу ячеек В4:Н12, как показано на рис. 9.6.

Примечание

В формулах Excel прямоугольная область ячеек задается идентификаторами левой верхней и правой нижней ячеек, соединенными двоеточием, например A3:Н14. В упражнениях третьей части книги для обозначения группы ячеек (или диапазона) используется аналогичный синтаксис.

23. Щелкните на кнопке ОК. После этого в ячейке F14 будет автоматически подсчитываться среднее значение всех чисел прямоугольной области от ячейки В4 до ячейки Н12. В данной ситуации эта величина равна 7.

24. Щелкните в ячейке В4 и введите число 500. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы сразу же изменится.

Форматирование листа Excel

Вы уже умеете вводить числа, заголовки и подписи, вычислять сумму и среднее значение группы ячеек. Однако работать с таблицей намного приятнее, когда ее строки и столбцы окрашены в разные цвета и выделены рамками.

Упражнение 3. Оформление ячеек

Грамотное оформление ячеек помогает быстрее отыскивать числа, которые необходимо изменить, а также ячейки с результатами вычислений.

1. Чтобы раскрасить таблицу листа Расходы, выделите прямоугольную область A3:Н14 и щелкните на кнопке Форматировать как таблицу (Format as Table), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Стили (Styles).

Новое в Office

В предыдущих версиях Office, чтобы раскрасить таблицу, можно было использовать команду Формат → Автоформат (Format → AutoFormat). В Office 2007 для этого служит кнопка Форматировать как таблицу (Format as Table), расположенная на вкладке Главная (Home) в группе Стили (Styles).

2. В открывшейся коллекции (рис. 9.7) щелкните на образце Темный 10 (Table Style Dark 10).

Рис. 9.7. Коллекция со стилями таблиц

3. Программа Excel сама оформит таблицу выбранным стилем.

4. Обратите внимание, что в ячейке А2 появилось слово Столбец1 (Columnl), то есть программа сама присваивает имя данному столбцу. Чтобы таблица была более наглядной, введите в ячейку А2 слово Год.

5. Чтобы привести вид заголовков строк в соответствие заголовкам столбцов, выделите ячейки А4:А12 и щелкните на кнопке Формат (Format), расположенной на вкладке Главная (Home) в группе Ячейки (Cells).

6. В появившемся меню выберите команду Формат ячеек (Format Cells).

7. Появится диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells) с открытой вкладкой Заливка (Fill), как показано на рис. 9.8.

Рис. 9.8. Вкладка Заливка диалогового окна Формат ячеек

Совет

Чтобы задать заливку для ячеек, можно также воспользоваться коллекцией, вызываемой щелчком на кнопке Заливка (Fill) вкладки Главная (Home) в группе Шрифт (Font).

8. Щелкните на квадратном образце лилового цвета сходного с цветом фона заголовков столбцов.

9. Перейдите на вкладку Граница (Border), показанную на рис. 9.9, и в списке Тип линии (Style) выберите линию подходящей толщины.

10. Щелкните на кнопке Внешние (Outline), чтобы обвести выделенные ячейки рамкой.

Совет

Чтобы задать цвет границы, воспользуйтесь списком Цвет (Color).

11. Щелчком на кнопке верхней границы уберите линию между ячейками A3 и А4.

12. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 9.9. Настройка границ ячеек

Рис. 9.10. Оформленная таблица

13. После этого цвет ячеек заголовков строк станет лиловым, и черный текст в них будет плохо виден. Не отменяя выделения ячеек, перейдите на вкладку Главная (Home) и щелкните на кнопке Цвет текста (Font Color) в группе Шрифт (Font), как показано на рис. 9.10.

14. Выберите в раскрывшейся палитре белый цвет.

В результате таблица должна выглядеть так, как показано на рис. 9.10.

Упражнение 4. Стиль

Разумеется, Excel позволяет форматировать не только цвет и рамку ячеек, но и расположение их содержимого и шрифт.

1. Снова выделите ячейки А4:А12, затем щелкните в них правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек (Format Cells).

2. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Выравнивание (Alignment), показанную на рис. 9.11.

3. В раскрывающемся списке По горизонтали (Horizontal) выберите пункт По левому краю (отступ) (Left (Indent)).

4. С помощью кнопок со стрелками введите в счетчик Отступ (Indent) величину 1, чтобы задать небольшой отступ чисел от левого края ячеек.

5. Щелкните на кнопке ОК.

6. Щелкните на кнопках Полужирный (Bold) и Курсив (Italic) в группе Шрифт (Font) на вкладке Главная (Home).

Рис. 9.11. Выравнивание текста

На занятии 6 обсуждались стили документов Word. Электронные таблицы Excel тоже можно форматировать с помощью стилей. Применение стилей позволяет быстро назначать ячейкам определенное, заранее заданное оформление. Изменение стиля приводит к моментальному обновлению форматов всех ячеек, которым назначен этот стиль. Давайте настроим стиль для заголовков и подписей и назначим его двум группам объединенных ячеек листа Расходы.

7. За основу вновь создаваемого стиля всегда выбирается формат активной ячейки. Щелкните на объединенной ячейке B1:G1, чтобы выбрать формат ее стиля в качестве исходного.

8. Щелкните на кнопке Главная → Стили → Стили ячеек (Home → Styles → Cell Style) и в появившемся меню выберите команду Создать стиль ячейки (New Cell Style).

9. Введите слово Надпись в поле Имя стиля (Style name) открывшегося диалогового окна (рис. 9.12). Это будет имя нового стиля. В диалоговом окне появятся его исходные параметры (то есть режим форматирования диапазона B1:G1).

Рис. 9.12. Окно настройки стиля

10. Щелкните на кнопке Формат (Format).

11. В открывшемся диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) на вкладке Шрифт (Font) выберите полужирный шрифт размером 12 пунктов и щелкните на кнопке ОК.

12. В диалоговом окне Стиль (Style) сбросьте все флажки, кроме флажка Шрифт (Font), как показано на рис. 9.12, чтобы новый стиль влиял только на шрифт ячейки и не изменял другие параметры оформления.

13. Щелкните на кнопке ОК. Заголовок Расходы компании по месяцам увеличится в соответствии с новым размером шрифта.

14. Чтобы изменить шрифт подписи Среднее значение таблицы, как показано на рис. 9.13, выделите ячейки B14:F14.

Рис. 9.13. Форматирование текста

15. Выполните команду Главная → Стили → Стили ячеек (Home → Styles → Cell Style) и в раскрывшейся коллекции выберите стиль Надпись.

Совет

Чтобы создать новый документ на основе шаблона с дополнительными стилями и оформлением, щелкните на кнопке Office, в появившемся меню выберите команду Создать (New) и в разделе Шаблоны (Tempaltes) открывшегося диалогового окна Создание книги (New Workbook) выберите пункт Установленные шаблоны (Installed Templates). После этого в списке Установленные шаблоны (Installed Templates) выберите нужный шаблон и дважды щелкните на его значке. Любую книгу Excel можно использовать в качестве шаблона, предварительно сохранив ее в файле формата XLTX.

Хотя наш текущий документ был создан без использования шаблона, в нем есть несколько стандартных стилей Excel:

• Обычный (Normal) – стандартный стиль ячеек;

• Процентный (Percentage) – стиль ячеек, содержащих процентные величины;

• Финансовый (Comma) – денежные значения (рубли и копейки);

• Финансовый [0] (Comma [0]) – денежные значения (только рубли);

• Денежный (Currency) – денежные значения (рубли, копейки и знак денежной единицы);

• Денежный [0] (Currency [0]) – денежные значения (только рубли и знак денежной единицы).

16. Чтобы задать ячейкам таблицы денежный стиль представления чисел, выделите ячейки В4:Н12.

17. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ячейке F14. Эта ячейка будет присоединена к выделению.

18. Выберите команду Главная → Стили → Стили ячеек (Home → Styles → Cell Styles) и в появившейся коллекции выберите стиль Денежный (Currency). Таблица станет такой, как показано на рис. 9.13.

Упражнение 5. Формат чисел

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 – это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент текста «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:

• Общий (General) – текст и числовые значения произвольного типа;

• Числовой (Number) – наиболее общий вариант представления чисел;

• Денежный (Currency) – денежные величины;

• Финансовый (Accounting) – денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;

• Дата (Date) – дата или дата и время;

• Время (Time) – время или дата и время;

• Процентный (Percentage) – значение ячейки, умноженное на 100 с символом % в конце;

• Дробный (Fraction) – рациональные дроби с числителем и знаменателем;

• Экспоненциальный (Scientific) – десятичные дробные числа;

• Текстовый (Text) – текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;

• Дополнительный (Special) – форматы для работы с базами данных и списками адресов;

• Все форматы (Custom) – формат, настраиваемый пользователем.

Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью элементов управления группы Число (Number) вкладки Главная (Home).

1. Щелкните сначала в ячейке С4, затем – на кнопке Процентный формат (Percent Style). Величина ячейки С4 будет умножена на 100 и к ней добавится знак процента (%).

2. Щелкните сначала в ячейке Сб, затем – на кнопке Формат с разделителями (Comma Style). Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.

3. Выделите ячейку С7.

4. Щелкните на кнопке Увеличить разрядность (Increase Decimal). Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.

5. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность (Decrease Decimal). Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число.

В результате ячейки с С4 по С9 будут выглядеть совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены одинаковые числа. Другие форматы назначаются с помощью следующих действий.

6. Щелкните в ячейке СЮ.

7. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Число (Number). Откроется диалоговое окно с открытой вкладкой Число (Number), как показано на рис. 9.14.

Рис. 9.14. Вкладка выбора формата данных

8. В списке Числовые форматы (Category) щелкните на пункте Дата (Date).

9. В появившемся списке Тип (Туре) щелкните на строке 14 мар 01 (14-Маг-01). Затем щелкните на кнопке ОК.

10. Аналогичным образом назначьте ячейке СП формат Экспоненциальный (Scientific), а ячейке С12 – формат Числовой (Number). После этого таблица должна выглядеть так, как показано на рис. 9.15.

Рис. 9.15. Различные форматы чисел

Обратите внимание, что среднее значение таблицы не изменилось, то есть при смене формата изменяется только способ отображения, а сами числовые значения остаются неизменными. Для проверки этого факта выполните следующие шаги.

11. Дважды щелкните в ячейке СЮ и измените величину 03.01.1900 на 03.02.1900.

12. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы (которое выводится в денежном формате) моментально изменится на 7.49р. Как видите, можно суммировать даты с процентами и в результате получать рубли. Это типичный пример неверного назначения форматов данных.

Упражнение 6. Размеры ячеек и их закрепление

Чтобы таблица помещалась на экран компьютера или на страницу принтера, можно подрегулировать ширину и высоту ячеек.

1. Поместите указатель на границу между заголовками столбцов А и В, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки.

2. Нажмите кнопку мыши и перетащите границу столбцов влево, уменьшив этим ширину первого столбца.

3. Выделите строки 13 и 14 (рис. 9.16).

4. Щелкните на кнопке Главная → Ячейки → Формат (Home → Cells → Format) и в появившейся коллекции выберите пункт Высота строки (Row Height).

5. В открывшемся диалоговом окне введите число 17 и щелкните на кнопке ОК. Выделенные строки станут выше.

6. Чтобы максимально сузить таблицу, перетащите мышь по кнопкам строк с 1 по 14, выделив тем самым все ячейки данных.

7. Щелкните на кнопке Главная → Ячейки → Формат (Home → Cells → Format) и в появившейся коллекции выберите пункт Автоподбор ширины столбца (AutoFit Row Height). Эта операция максимально сузит столбцы, но лишь до такого размера, чтобы все данные свободно помещались в ячейках таблицы.

Иногда при редактировании таблицы приходится копировать или переносить данные между ячейками, далеко отстоящими друг от друга. В этом случае можно закрепить часть строк и столбцов на экране. Работая с большими таблицами, бывает удобно закрепить строку и столбец заголовков, чтобы не запутаться в ячейках. Для закрепления заголовков выполните следующие шаги.

Рис. 9.16. Таблица с закрепленными ячейками

8. Щелкните в ячейке В4. Щелкните на кнопке Вид → Окно → Закрепить области (View → Window → Freeze Panes) и в появившейся коллекции выберите пункт Закрепить области (Freeze Panes). Ячейки, расположенные выше или левее выделенной, окажутся закрепленными и отгороженными от остальной таблицы тонкими черными линиями.

9. Щелкните три раза на кнопке прокрутки вниз.

10. Теперь два раза щелкните на кнопке прокрутки вправо. Лист Excel прокручивается как обычно, но закрепленные ячейки остаются на экране, как показано на рис. 9.16. Создается впечатление, что столбцы В и С, а также строки 4, 5 и 6 временно исчезли с экрана.

11. Чтобы отменить закрепление, щелкните на кнопке Вид → Окно → Закрепить области (View → Window → Freeze Panes) и в появившейся коллекции выберите пункт Снять закрепление областей (Unfreeze Panes). Лист будет выглядеть так, как прежде.