Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Если, изучая упражнения этого занятия, вы были достаточно внимательны, то без труда сможете выполнить проверочное задание.

1. Откройте файл Электронная таблица. xls.

2. Разверните лист Расходы.

3. Задайте книжную ориентацию страницы.

4. Установите поля сверху и снизу по 5 см, а справа и слева по 3 см.

5. Отведите 2 см под верхний колонтитул и 3 см под нижний.

Как установить высоту верхнего колонтитула 2 см, а нижнего – 3 см?

6. В верхний колонтитул добавьте название файла, название листа и номер страницы.

7. Настройте параметры листа так, чтобы нумерация страниц начиналась с 20.

Где устанавливается номер первой страницы?

8. В нижний колонтитул вставьте дату и время печати документа.

9. Рассортируйте строки по убыванию чисел в столбце А.

10. Скройте столбцы Е и F, являющиеся дубликатами столбцов В и С.

Как распечатать лист без столбцов Е и F, не скрывая их?

11. Задайте такое разбиение на страницы, чтобы на первой из них печатались данные с января по апрель, а на второй – оставшиеся столбцы.

12. Задайте режим повторения заголовков строк на всех страницах.

13. Скройте строку 1, так как теперь введенный в ней заголовок делится между двумя страницами.

14. Добавьте в верхний колонтитул текст заголовка таблицы, скрытого на предыдущем шаге.

15. Проверьте правильность форматирования страниц в режиме предварительного просмотра.

16. Настройте параметры печати листа Календарь по своему усмотрению.

17. Выделите листы Расходы и Календарь.

18. Распечатайте оба листа в двух экземплярах.

В упражнениях этого занятия были рассмотрены вопросы выбора диапазона печатаемых ячеек, настройки параметров страницы и формирования схемы разбиения листа Excel на страницы. Вы научились фильтровать и сортировать строки, скрывать ячейки, дублировать заголовки таблиц. Наконец, теперь вы умеете подгонять размеры выводимой области под формат страницы, печатать одновременно несколько листов в нескольких экземплярах.

Это занятие завершает серию упражнений, посвященных второму приложению комплекта Microsoft Office 2007 – программы Excel. Три следующих занятия описывают программу PowerPoint, предназначенную для организации презентаций.

Часть IV
PowerPoint

Microsoft Office PowerPoint 2007 – приложение для подготовки презентаций, слайды которых выносятся на суд общественности в виде распечатанных графических материалов или электронного слайд-фильма. Создав или импортировав содержание доклада, вы сможете быстро украсить его рисунками, дополнить диаграммами и анимационными эффектами. Элементы навигации дают возможность генерировать интерактивные презентации, управляемые самим зрителем.

Занятие 13
Структура презентации

Приложение PowerPoint – лидер среди систем организации презентаций. С его помощью текстовая и числовая информация легко превращается в красочно оформленные слайды и диаграммы. На этом занятии вы научитесь создавать презентацию, разрабатывать ее общую компоновку и наполнять слайды содержанием. Вы узнаете о принципах построения презентации и о режимах программы, ускоряющих разработку документа. В упражнениях занятия рассматриваются следующие темы:

• создание презентации на основе шаблона;

• добавление слайдов;

• обычный режим;

• структура презентации;

• сортировщик слайдов;

• тема презентации.

Приложение PowerPoint для многих крупных организаций стала стандартным средством создания презентаций, поскольку она направляет действия пользователя с момента своего запуска и вплоть до завершения процесса разработки презентации.

Этот раздел посвящен описанию основных понятий и инструментов PowerPoint. Освоив их, вы научитесь быстро строить красочные презентации и модифицировать их.

Упражнение 1. Создание презентации

В основе любой презентации лежит набор слайдов, на которых размещаются текст, графики, рисунки и другие объекты. Электронные слайды подобны обычным фотографическим, но создаются гораздо проще. Ранее рассмотренные нами приложения, такие как Word и Excel, работали с объектами, интуитивно понятными большинству из нас. Каждый со школы знает, что такое текст и как он располагается на странице, каждый знает, что такое абзац или таблица. В Excel тоже все достаточно прозрачно – есть рабочая книга, разбитая на листы, которые, в свою очередь, разбиты на столбцы и строки.

В PowerPoint все немного сложнее. Многие из нас встречали обычные фотографические слайды, но в отличие от них слайды в PowerPoint имеют достаточно сложную структуру. В ходе выполнения упражнений этого и следующего занятий вы познакомитесь со структурой презентации и слайдов PowerPoint.

В PowerPoint 2007 презентация содержит один или несколько образцов слайдов. В свою очередь, каждый образец слайдов содержит один или несколько макетов, вместе образующих шаблон. Этот шаблон, называемый шаблоном оформления, представляет собой файл, содержащий стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы, образец слайдов и дополнительный образец заголовков.

Каждый шаблон оформления содержит сведения для темы, такие как цвета, спецэффекты, шрифты, фоновый стиль слайда, а также сведения по умолчанию, описывающие способ применения данной темы и форматирования к содержимому слайдов.

Рис. 13.1. Окно PowerPoint

Тема – это набор унифицированных элементов, определяющих внешний вид документа с помощью цветов, шрифтов и графических объектов.

На занятии 3 вы уже пробовали создать презентацию с помощью шаблона. Давайте теперь создадим презентацию, не используя шаблон.

Предположим, у вас уже есть тезисы презентации и нужно лишь разместить готовый текст на слайдах и оформить его надлежащим образом. Сделаем это самым простым способом – с применением темы.

1. После запуска PowerPoint появится окно PowerPoint, содержащее презентацию с одним слайдом (рис. 13.1).

2. Чтобы выбрать для слайда тему, перейдите на вкладку Дизайн (Design), как показано на рис. 13.2.

Рис. 13.2. Выбор темы

3. В группе Темы (Themes) щелкните на кнопке, открывающей коллекцию Дополнительные параметры (More).

4. Выберите в появившейся коллекции вариант Аспект (Aspect). Тема будет применена к вашей презентации.

Примечание

Если щелкнуть на одном из элементов коллекции правой кнопкой мыши, то появится контекстное меню (см. рис. 13.2). В этом меню вы можете указать, ко всем слайдам презентации будет применена тема или нет с помощью соответственно команд Применить ко всем слайдам (Apply to All Slides) или Применить к выделенным слайдам Apply to Selected Slides). По умолчанию тема применяется ко всем слайдам презентации.

В результате в поле презентации у нас появится титульный слайд с примененной к нему темой.

5. Щелкните в поле с надписью Заголовок слайда (Click to add title) и введите заголовок презентации. В нашем примере это будет текст План развития.

6. Чтобы добавить к основному названию небольшое пояснение, щелкните в поле Подзаголовок слайда (Click to add subtitle) и введите текст Отдел информационных технологий. На рис. 13.3 показан сформированный титульный слайд в окне презентации PowerPoint.

Рис. 13.3. Титульный слайд в обычном режиме просмотра

7. Щелкните на кнопке Сохранить (Save) панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно сохранения презентации.

8. В левой части окна щелкните на значке папки Мои документы (My Documents). В поле Имя файла (File Name) введите имя План и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Презентация будет сохранена.

Создать презентацию можно также и другим способом.

9. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New). Появится диалоговое окно Создание презентации (New Presentation), показанное на рис. 13.4.

Рис. 13.4. Диалоговое окно создания презентации

В этом диалоговом окне можно выбрать один из вариантов создания презентации:

• Пустые и последние (Blank and recent) – позволяет создать пустую презентацию с одним пустым слайдом или выбрать один из последних использовавшихся шаблонов.

• Установленные шаблоны (Installed Templates) – создание презентации на основе одного из установленных вместе с Office шаблонов. Презентация, созданная на основе шаблона, обычно содержит несколько слайдов с некоторым уже заданным содержимым.

• Установленные темы (Installed Themes) – дает возможность выбрать тему для создаваемой презентации. Создается презентация, содержащая один слайд с примененной темой.

• Мои шаблоны (My Templates) – создание презентации на основе вашего шаблона.

• Из существующего документа (New from existing) – создание презентации на основе уже существующей презентации. В результате создается копия презентации, которая выбрана в качестве основы.

10. После выбора одного из вариантов щелкните на кнопке Создать (Create).

Упражнение 2. Обычный режим просмотра

PowerPoint позволяет создавать презентации с очень большим количеством слайдов. Чтобы управлять этим огромным объемом информации, программа предлагает четыре основных режима просмотра.

• Обычный (Normal) – этот режим просмотра презентации является основным и используется для записи и создания презентации. Окно PowerPoint в обычном режиме делится на три рабочие области. (На самом деле рабочих областей четыре, но одновременно может отображаться только три из них.) Перечислим эти области:

– Вкладка Структура (Outline). Эта область располагается в левой части окна PowerPoint. С помощью вкладки Структура (Outline) удобно готовить основное содержимое презентации, такое как заголовки слайдов и текст. Текст слайда в этой области отображается в виде структуры. Обычный режим с активной вкладкой Структура (Outline) называется режимом структуры.

– Вкладка Слайды (Slides). Эта область также располагается в левой части окна PowerPoint. На вкладке Слайды (Slides) слайды презентации представляются в виде эскизов, что позволяет легко перемещаться по презентации и видеть результаты изменений. В этом режиме также удобно добавлять и удалять слайды и изменять их порядок.

Примечание

Переключение между вкладками Структура (Outline) и Слайды (Slides) происходит аналогично переключению между вкладками ленты приложений Office – щелчком на ярлычке вкладки.

– Область слайдов находится в правой верхней части окна PowerPoint и обычно занимает самую большую часть окна. В области слайдов отображается текущий слайд в достаточно большом масштабе, что удобно для добавления текста, рисунков, объектов SmartArt, диаграмм, других графических объектов, видеофрагментов, звукового сопровождения, гиперссылок и анимации.

– Область заметок располагается в правой нижней части окна PowerPoint (под областью слайдов). В области заметок вы можете ввести заметки к текущему слайду. Введенные заметки можно напечатать на бумаге в качестве подсказки ведущему презентацию или раздать заметки зрителям. Заметки также можно включить в презентацию, рассылаемую по электронной почте или размещенную на веб-странице.

• Сортировщик слайдов (Slide Sorter View) – режим, демонстрирующий эскизы всех слайдов, равномерно расположенные в окне PowerPoint.

• Показ слайдов (Slide Show) – режим, в котором презентация отображается так, как ее будет видеть аудитория.

• Страницы заметок (Notes Page View) – режим, предназначенный для создания заметок, которые помогают докладчику ориентироваться в материале во время ведения презентации. Хотя вы можете вводить заметки и в обычном режиме, в режиме страницы заметок делать это удобнее.

Переключение из одного режима в другой в случае первых двух режимов, а также включения режима просмотра слайдов осуществляется простым щелчком на одной из трех кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна презентации (рис. 13.5). Ярлычки вкладок Структура (Outline) и Слайды (Slides) вверху окна в обычном режиме просмотра позволяют переключаться между этими вкладками. Переключиться в режим страниц заметок можно на вкладке Вид (View) ленты с помощью кнопки Страницы заметок (Notes Page View), расположенной в группе Режимы просмотра презентации (Presentation Views).

Рис. 13.5. Выбор режима просмотра презентации

1. Попробуйте по очереди щелкать на указанных кнопках, наблюдая за презентацией в одном из режимов просмотра.

2. Чтобы вернуться в обычный режим, щелкните на кнопке Вид → Режимы просмотра презентации → Обычный (View → Presentation Views → Normal).

В обычном режиме, который автоматически включается при создании пустой презентации или презентации на основе шаблона дизайна, окно документа поделено на три области: область слайдов, область структуры или область эскизов слайдов (в каждый момент времени доступна только одна из этих областей, между этими областями можно переключаться с помощью соответствующих вкладок) и область заметок. В первой из перечисленных областей всегда представлен общий вид текущего слайда. В область заметок, которая находится в правой нижней части окна презентации, можно ввести пояснительный текст. Этот текст не появляется на самом слайде, но его можно вывести на экран в режиме заметок или, готовя заметки докладчика, распечатать рядом с соответствующим слайдом.

3. Соотношение размеров областей обычного режима просмотра можно изменить. Для этого наведите указатель мыши на границу между областями, чтобы значок указателя сменился на двунаправленную стрелку, нажмите кнопку мыши и перетащите линию границы. Подобрав нужный размер, отпустите кнопку мыши.

Упражнение 3. Добавление нового слайда

Сформировав титульный слайд, можно перейти к добавлению других слайдов.

1. Найдите на вкладке Главная (Home) в группе Слайды (Slides) кнопку Создать слайд (New Slide).

Кнопка Создать слайд (New Slide) состоит из двух частей, верхней и нижней. При щелчке на верхней части добавляется слайд с таким же макетом, как и выделенный в области эскизов слайдов или области структуры, кроме случая, когда создается второй слайд презентации – в этом случае создается слайд с макетом Заголовок и объект (Title and Content). При щелчке на нижней части кнопки Создать слайд (New Slide) появится коллекция, в которой можно выбрать один из макетов, входящих в выбранную тему.

2. Щелкните в верхней части кнопки Создать слайд (New Slide), как показано на рис. 13.6. В окне презентации появится незаполненный второй слайд. На нем располагаются две рамки (также называемые местозаполнителями), заменяющие будущий объект. Внутри рамки содержится текст, предлагающий щелкнуть в области рамки для ввода данных. К примеру, макет маркированного списка содержит два местозаполнителя – один для заголовка и второй для самого списка.

3. Чтобы добавить заголовок нового слайда, щелкните на рамке Заголовок слайда (Click to add title). Текст в рамке исчезнет, и вы сможете сразу ввести заголовок. Введите слова Направления развития.

Рис. 13.6. Слайд с маркированным списком

4. Щелкните на местозаполнителе маркированного списка Текст слайда (Click to add text) и введите первый пункт списка: Спутниковая связь. Нажмите клавишу Enter. В списке появится маркер второго пункта. Не огорчайтесь, если форма маркера вас не устраивает. Позже его можно будет изменить или даже совсем убрать. Введите текст Цифровая телефония. Снова нажмите клавишу Enter и введите слово Интернет.

Упражнение 4. Заметки докладчика

Второй слайд презентации практически готов. Осталось добавить заметки, которые помогут докладчику не растеряться в момент представления планов отдела на суд начальства. Каждый слайд презентации имеет особый вид внешнего представления, называемый заметками докладчика. На странице заметок всегда присутствуют два объекта: сам слайд в верхней части страницы и заметки в ее нижней части. Эти заметки не видны на экране в режиме просмотра презентации, они не выводятся на печать вместе со слайдом. Однако проводя электронную презентацию в локальной сети, докладчик может читать заметки на экране своего компьютера. Кроме того, страницы заметок можно распечатать и пользоваться ими во время доклада.

Чтобы добавить текст заметок, выполните следующие шаги.

1. В правой нижней области окна презентации найдите область заметок, в которой имеется текст Заметки к слайду (Click to add notes), и щелкните на ней. Введите текст Сделать акцент на применении цифровых технологий связи.

2. Чтобы увидеть страницу заметок целиком, выполните команду Вид → Режимы просмотра презентации → Страницы заметок (View → Presentation Views → Notes Page View). Включится режим страниц заметок (рис. 13.7).

Рис. 13.7. Слайд в режиме просмотра страниц заметок

3. Щелкнув на кнопке Вид → Режимы просмотра презентации → Обычный (View → Presentation Views → Normal), вернитесь в обычный режим просмотра.

Обратите внимание, что новый слайд появляется не только в области слайдов, но и в области эскизов слайдов. Здесь можно отыскать значок слайда под номером 2, заголовок слайда и все три пункта маркированного списка.

4. Щелчком на кнопке Сохранить (Save) панели быстрого доступа сохраните текущий вариант презентации.

5. Щелкните на кнопке с косым крестом в правом верхнем углу окна презентации, чтобы закрыть ее.

Упражнение 5. Работа со слайдами

При работе в обычном режиме просмотра презентации вы можете скрыть вкладки Слайды (Slides) и Структура (Outline). Это удобно при редактировании отдельных объектов, добавлении рисунков и текстовых комментариев. Давайте продолжим построение презентации, созданной в предыдущих упражнениях.

1. Щелкните на кнопке Office, как показано на рис. 13.8, и в появившемся меню выберите команду Открыть (Open).

Рис. 13.8. Второй слайд в обычном режиме со скрытыми вкладками Слайды и Структура

2. В диалоговом окне открытия файла щелкните на папке Мои документы (My Documents), найдите значок презентации План и дважды щелкните на нем.

3. Щелкните на кнопке Следующий слайд (Next Slide), расположенной в нижней части вертикальной полосы прокрутки слайдов. На экране появится второй слайд (см. рис. 13.8).

4. Щелкните на нижней части кнопки Создать слайд (New Slide), расположенной в группе Слайды (Slides) вкладки Главная (Home), чтобы открыть коллекцию макетов слайдов, как показано на рис. 13.9.

Рис. 13.9. Выбор макета второго слайда

5. В появившейся коллекции щелкните на макете Заголовок и объект (Title and Content).

6. Введите заголовок слайда Выставки и конференции. Щелкните на местозаполнителе маркированного списка и введите пункты:

• Спутниковая связь 2004;

• Офисные АТС;

• Интернет будущего;

• Охрана информации.

Хорошо бы разделить названия выставок и конференций и разместить их в отдельных списках, но дополнительный слайд кажется вам лишним, а на текущем слайде все место занято имеющимся списком. Что делать?

PowerPoint позволяет оперативно изменять разметку любого слайда. Если вы решили добавить на слайд еще один список или дополнительный рисунок, обычно достаточно просто сменить макет, хотя иногда приходится добавлять недостающие объекты вручную.

7. Щелкните на нижней части кнопки Создать слайд (New Slide), расположенной в группе Слайды (Slides) вкладки Главная (Home).

8. В появившейся коллекции щелкните на макете Два объекта (Two Content).

9. Введите в появившийся справа дополнительный маркированный список следующие пункты:

• История телефонной связи;

• Опыт зарубежных филиалов;

• Исследования отечественного рынка.

10. Щелкните на кнопке Вставка → Текст → Надпись (Insert → Text → Text Box), как показано на рис. 13.10.

Рис. 13.10. Третий слайд презентации

11. Ниже маркированных списков растяните мышью рамку текстового поля и введите текст Сроки проведения: с мая по ноябрь.

12. Чтобы отцентрировать текст, щелкните на кнопке Главная → Абзац → По центру (Home → Paragraph → Center). Окончательный вид третьего слайда показан на рис. 13.10.

Совет

Для перехода от слайда к слайду в режиме показа слайдов пользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Если выбранный масштаб не позволяет увидеть весь слайд целиком, кнопки и бегунок полосы прокрутки обеспечивают возможность перемещений как по слайду, так и между слайдами вперед и назад в пределах всей последовательности слайдов данной презентации. При перетаскивании мышью бегунка полосы прокрутки рядом с ним появляется номер и заголовок текущего слайда. Для быстрого перехода к предыдущему и последующему слайдам пользуйтесь кнопками Следующий слайд (Next Slide) и Предыдущий слайд (Previous Slide) или клавишами Page Down и Page Up. Этими же приемами перехода по слайдам можно пользоваться и во всех остальных режимах просмотра, однако вкладки Структура (Outline) и Слайды (Slides) предлагают другие, более удобные средства смены слайдов.