Текст книги "Office 2007: самоучитель"

Рис. 14.12. Диалоговое окно Формат фона

7. На вкладке Заливка (Fill) диалогового окна Формат фона (Format Background) установите переключатель Градиентная заливка (Gradient fill).

8. В раскрывающемся списке Тип (Туре) в качестве типа градиентной заливки выберите, например, пункт Радиальный (Radial).

9. В коллекции, появляющейся при щелчке на кнопке Направление (Direction), выберите элемент Из угла (From Corner) – он второй слева.

10. С помощью элементов управления в разделе Точки градиента (Gradient stops) вы можете выбирать, добавлять и удалять точки градиента. Добавьте несколько точек.

11. При щелчке на кнопке Цвет (Color) появляется коллекция с цветовыми образцами. Задайте для каждой точки градиента соответствующий цвет.

12. Чтобы применить новые параметры фона ко всем образцам, щелкните на кнопке Применить ко всем (Apply to All).

13. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Формат фона (Format Background).

14. Щелкните на кнопке Вставка → Текст → Колонтитулы (Insert → Text → Header & Footer), чтобы открыть диалоговое окно Колонтитулы (Header & Footer).

15. Перейдите на вкладку Слайд (Slide).

16. Чтобы вывести дату, установите флажок Дату и время (Date and Time), как показано на рис. 14.13.

Рис. 14.13. Диалоговое окно Колонтитулы

17. Чтобы выводимой датой была дата последнего обновления презентации, установите переключатель Автообновление (Update automatically).

18. В списке Язык (Language) выберите пункт Русский (Russian).

19. Установите флажок Номер слайда (Slide number), чтобы добавить в правый нижний угол порядковый номер слайда.

Рис. 14.14. Новый фон и подписи на нижнем краю слайда

20. Установите флажок Нижний колонтитул (Footer) и в расположенное ниже поле введите текст Средства связи. Этот текст будет присутствовать на каждом слайде.

21. Щелкните на кнопке Применить ко всем (Apply То АН).

22. С помощью кнопки Закрыть режим образца (Close Master View) вкладки Образец слайдов (Slide Master) вернитесь к просмотру слайдов.

Обновленный третий слайд показан на рис. 14.14. Остальные слайды будут выглядеть аналогично.

Упражнение 5. Графические объекты

Графические объекты PowerPoint ничем не отличаются от рисунков и автофигур Word, о которых рассказывалось на занятии 6. Их можно вставлять как в сами слайды, так и в образцы. Для форматирования графических объектов используются элементы управления вкладки Формат (Format). Попробуем с помощью образца добавить на каждый слайд логотип компании и гиперссылки на следующий и предыдущий слайды.

1. С помощью команды Вид → Режимы просмотра презентации → Образец слайдов (View → Presentation View → Slide Master) снова перейдите в режим образца слайда.

2. Щелкните на местозаполнителе Образец заголовка (Click to edit Master title style), как показано на рис. 14.15.

3. Перетащите влево серединный маркер правой границы появившейся рамки, чтобы уменьшить область заголовка и освободить место под логотип.

4. Щелкните на кнопке Вставка → Иллюстрации → Клип (Insert → Illustrations → Clip Art).

5. В поле Искать (Serch for) появившейся области задач Клип (Clip Art) введите ключевое слово животные.

6. Щелкните на кнопке Начать (Go). В средней части области задач появятся образцы картинок.

7. Перетащите мышью рисунок тигра в верхнюю часть слайда, как показано на рис. 14.15. При необходимости уменьшите размер рисунка, перетащив один из угловых маркеров.

8. Перетащите вверх серединный маркер нижней границы рамки Образец текста (Click to edit Master text styles), чтобы уменьшить область текста и освободить место под стрелки.

9. Щелкните на кнопке Фигуры (Shapes), расположенной на вкладке Вставка (Insert) в группе Иллюстрации (Illustrations).

10. В появившейся коллекции в разделе Фигурные стрелки (Block Arrows) щелкните на образце кнопки со стрелкой вправо.

11. В правом нижнем углу слайда растяните мышью диагональ габаритного контейнера стрелки.

12. Щелкните на стрелке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Гиперссылка (Hyperlink).

Рис. 14.15. Добавление логотипа и гиперссылок

13. В левой части открывшегося диалогового окна щелкните на кнопке Местом в документе (Place In This Document), затем в списке слайдов назначения выберите пункт Следующий слайд (Next Slide) и щелкните на кнопке ОК.

14. Нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте стрелку со ссылкой. Затем нажмите клавишу Page Down, а вслед за ней клавиатурную комбинацию Ctrl+V, чтобы вставить скопированный объект в образец заголовка. Нажатием клавиши Page Up вернитесь к образцу слайда.

15. Повторив шаги 9-14, добавьте между областью объекта и областью даты стрелку влево, выбрав в качестве цели гиперссылки пункт Предыдущий слайд (Previous Slide).

16. Щелкните на кнопке Закрыть режим образца (Close Master View) вкладки Образец слайдов (Slide Master).

Давайте проверим, как работают настроенные гиперссылки. Для этого нажмите клавишу F5. PowerPoint откроет первый слайд в режиме полноэкранного просмотра слайд-шоу. Щелкните на стрелке ссылки на следующий слайд, откроется второй слайд (рис. 14.16). Точно так же можно перейти и к третьему слайду.

Обратите внимание, что на каждом слайде есть ссылки на предыдущий и следующий слайды. Чтобы выйти из режима демонстрации презентации, нажмите клавишу Esc.

Рис. 14.16. Слайд с гиперссылками и рисунком

Можете не сохранять эту презентацию, она нам не пригодится в дальнейших упражнениях.

Рисунки SmartArt

На слайдах PowerPoint можно размещать таблицы, диаграммы и другие объекты, разъясняющие содержание презентации. Иногда хорошо построенный график намного красноречивее нескольких десятков слов. В PowerPoint доступны также таблицы, аналогичные таблицам Word (с ними вы встречались на занятии 7). Диаграммы и графики были рассмотрены при изучении Word и Excel.

В следующих упражнениях вы познакомитесь с еще одним типом объектов Microsoft Office – рисунками SmatrArt. Рисунки SmartArt включают в себя такие объекты, как списки, блок-схемы для отображения процессов, циклов, иерархий, связей, матриц и пирамид. Мы рассмотрим рисунки SmartArt на примере организационной диаграммы, которая входит в группу иерархий.

Упражнение 6. Добавление организационной диаграммы

Организационная диаграмма представляет собой блок-схему из связанных прямоугольников и может описывать, например, структуру организации или генеалогическое древо семьи.

1. Откройте презентацию План.

2. С помощью клавиш Page Up и Page Down перейдите к слайду, имеющему заголовок Структура подразделения.

3. Щелкните на кнопке Вставка → Иллюстрации → Вставить рисунок SmartArt (Insert → Illustrations → Insert SmartArt Graphic).

Совет

Вставить рисунок SmartArt можно также, щелкнув в пустом слайде на специальном значке Вставить русунок SmartArt (Insert SmartArt Graphic).

4. Появится диалоговое окно Выбор рисунка SmartArt (Choose a SmartArt Graphic), показанное на рис. 14.17. В этом окне перейдите в раздел Иерархия (Hierarchy).

Рис. 14.17. Диалоговое окно Выбор рисунка SmartArt

5. В средней части диалогового окна Выбор рисунка SmartArt (Choose a SmartArt Graphic) выберите элемент Организационная диаграмма (Organization Chart).

6. Щелкните на кнопке ОК.

На слайде появится организационная диаграмма, в которую нам надо теперь ввести соответствующий текст. Вводить текст можно непосредственно в блоки организационной диаграммы или в область Введите текст (Type your text here), расположенную рядом с организационной диаграммой. Организационная диаграмма сразу после создания содержит три блока для подчиненных и один блок для помощника.

Обратите также внимание на две дополнительные вкладки для работы с рисунками SmartArt: Конструктор (Design) и Формат (Format). В следующих упражнениях мы воспользуемся некоторыми инструментами, предоставляемыми этими вкладками.

7. Щелкните на блоке верхнего уровня и введите текст: Суворов. Нажмите клавишу Enter и введите текст: Директор, как показано на рис. 14.18.

Рис. 14.18. Организационная диаграмма

8. Щелкните на блоке первого подчиненного и введите его фамилию и должность.

9. Аналогичным образом введите текст для второго и третьего подчиненных, а также помощника (блок помощника располагается сбоку от вертикальной линии).

10. Чтобы изменить уже введенный текст, щелкните на блоке и внесите исправления. Исправив ошибки, щелкните за пределами блока.

11. Чтобы закончить редактирование организационной диаграммы, щелкните на слайде за ее пределами.

Упражнение 7. Добавление и перемещение блоков

Любой объект презентации можно изменять. Добавим дополнительные блоки в организационную диаграмму, созданную в предыдущем упражнении.

1. В слайде с организационной диаграммой щелкните на организационной диаграмме, чтобы сделать ее доступной редактированию. В организационной диаграмме различаются несколько типов блоков. Они представлены командами меню Добавить фигуру (Add Shape), появляющегося при щелчке на нижней части кнопки Конструктор → Создать рисунок → Добавить фигуру (Design → Create Graphic → Add Shape). Это меню содержит следующие команды:

• Добавить фигуру после (Add Shape After) – добавляет фигуру на том же уровне, что и текущая фигура, но после нее.

• Добавить фигуру до (Add Shape Before) – добавляет фигуру на том же уровне, что и текущая фигура, но до нее.

• Добавить фигуру выше (Add Shape Above) – добавляет фигуру на уровень выше, чем текущая фигура. Добавленная фигура займет уровень выделенной фигуры.

Рис. 4.19. Добавление блоков в организационную диаграмму

• Добавить фигуру ниже (Add Shape Below) – добавляет фигуру на уровень ниже, чем текущая фигура.

• Добавить помощника (Add Assistant) – добавляет фигуру помощника. Фигура помощника появляется над остальными фигурами того же уровня сбоку от линии. Однако в области ввода текста она будет располагаться после других фигур того же уровня.

Давайте добавим еще одного помощника директора и двух подчиненных в производственный отдел.

2. Выделите блок директора, щелкнув на нем (рис. 14.19).

3. Щелкните на нижней части кнопки Конструктор → Создать рисунок → Добавить фигуру (Design → Create Graphic → Add Shape).

4. В появившемся меню выберите команду Добавить помощника (Add Assistant).

5. Щелкните на блоке начальника производственного отдела.

6. В меню Добавить фигуру (Add Shape) выберите команду Добавить фигуру ниже (Add Shape Below). Повторите шаги 5 и 6, чтобы добавить в производственный отдел второго подчиненного.

7. Щелкая на вновь добавленных блоках, введите необходимую информацию о работниках компании.

Совет

Чтобы удалить ненужный блок, следует выделить его щелчком, а затем нажать клавишу Delete.

Блоки организационной диаграммы можно не только добавлять и удалять, но и перемещать, изменяя схему подчиненности. Пусть, например, отдел сбыта переподчинили производственному отделу. Давайте соответствующим образом изменим схему.

8. Поместите указатель на блок начальника отдела сбыта и щелкните на кнопке Конструктор → Создать рисунок → Понизить уровень (Design → Create Graphic → Demote Selection).

Обратите внимание, что блоки самого нижнего уровня располагаются вертикально и в результате площадь слайда расходуется неоптимальным образом. Чтобы изменить расположение блоков, воспользуемся показанным на рис. 14.20 меню, которое появляется при щелчке на кнопке Конструктор → Создать рисунок → Макет (Design → Create Graphic → Layout).

Команды этого меню позволяют расположить блоки одним из следующих образов:

• Стандартный (Standard) – подчиненные блоки выравниваются по центру относительно выделенного блока;

• Все (Both) – подчиненные блоки выравниваются по центру относительно выделенного блока в два ряда;

• Левосторонний (Left Hanging) – подчиненные блоки располагаются слева от выделенного блока;

Рис. 14.20. Команды меню Макет

• Правосторонний (Right Hanging) – подчиненные блоки располагаются справа от выделенного блока.

9. Чтобы расположить подчиненные блоки блока Производственный отдел по центру, выберем вариант Стандартный (Standard).

Измененная организационная диаграмма показана на рис. 14.21. В случае необходимости попробуйте с помощью мыши перетащить блоки диаграммы, расположив их по своему вкусу.

Упражнение 8. Форматирование блоков

Организационную диаграмму, как и другие объекты, можно форматировать, изменяя фон и рамки блоков, толщину соединительных линий и другие параметры с помощью кнопок вкладки Формат (Format), появляющейся при работе с рисунками SmartArt (рис. 14.22).

1. Щелчком мыши выделите блок с фамилией Николаев.

2. Нажмите клавишу Shift и щелкните на блоках Курочкин и Неспешный, чтобы они тоже были выделены.

3. Перейдите на вкладку Формат (Format).

4. Щелкните на кнопке Контур фигуры (Shape Outline), расположенной в группе Стили фигур (Shape Styles), и в появившейся коллекции выберите черный цвет.

Рис. 14.21. Организационная диаграмма

Рис. 14.22. Использование вкладки Формат при работе с рисунками SmartArt

5. Давайте сделаем контур выделенных фигур немного потолще. Для этого опять щелкните на кнопке Контур фигуры (Shape Outline), в появившейся коллекции раскройте подменю Толщина (Weight) и выберите линию толщиной 4,5 пт.

Совет

Вы можете задать параметры оформления фигур рисунков SmartArt и другим способом, просто выбрав один из подходящих вариантов в коллекции Дополнительные параметры (More), которая вызывается щелчком на кнопке Формат → Стили фигур → Дополнительные параметры (Format → Shape Styles → More).

Примечание

В группе Стили WordArt (WordArt Styles) вкладки Формат (Format) находятся инструменты, с помощью которых можно задавать различные параметры текста внутри блоков.

С помощью инструментов группы Фигуры (Shapes) можно изменить размер выделенных блоков диаграммы, а также их форму.

6. Выделите блок диаграммы, находящийся в самом верху иерархии.

7. Чтобы увеличить его размер, трижды щелкните на кнопке Формат→ Фигуры→ Крупнее (Format → Shapes → Larger).

8. Щелкните на кнопке Формат→ Фигуры→ Изменитьфигуру (Format → Shapes → Change Shape) и в разделе Прямоугольники (Rectangles) появившейся коллекции выберите вариант Скругленныйпрямоугольник (Rounded Rectangle).

Полученная организационная диаграмма должна выглядеть примерно так, как показано на рис. 14.23.

Рис. 14.23. Слайд с организационной диаграммой

Контрольное упражнение

Попробуйте самостоятельно повторить некоторые приемы форматирования презентаций, рассмотренные на этом занятии.

1. Создайте новую пустую презентацию.

2. Добавьте титульный слайд и введите в него заголовок и подзаголовок.

3. Добавьте два слайда, один с двумя списками, а второй с организационной диаграммой. Заполните местозаполнители каким-либо текстом.

4. Сделайте первый список первого слайда нумерованным.

5. Второму списку того же слайда задайте маркеры из библиотеки клипов.

6. Откройте образец слайда и добавьте на каждый слайд рисунок с гиперссылкой на первый слайд презентации.

Какая гиперссылка обеспечивает переход на первый слайд?

7. В поле даты образца слайда выведите дату и время последнего обновления презентации.

Как настраивается формат даты?

8. Залейте фон образца каким-нибудь узором.

9. Добавьте на третий слайд презентации организационную диаграмму из пяти стандартных блоков (начальник, помощник и три подчиненных).

10. Расположите блоки подчиненных друг под другом.

Как изменить способ размещения блоков?

11. Закройте презентацию, не сохраняя ее.

Подведение итогов

На этом занятии вы изучили приемы форматирования текста и объектов слайдов презентации. Последние три упражнения были посвящены рисункам SmartArt на примере организационных диаграмм.

На следующем занятии рассматриваются вопросы настройки и демонстрации электронного слайд-шоу, а также публикации презентаций в виде бумажных оттисков и фотографических слайдов.

Занятие 15
Публикация презентации

Тема занятия

Упражнения этого занятия научат вас печатать слайды презентации на бумаге и прозрачных пленках, сохранять их в формате HTML, представлять в виде электронного слайд-шоу. Ниже перечислены операции, с которыми вы здесь познакомитесь:

• настройка параметров страниц;

• экспорт слайдов в другие приложения;

• преобразование в формат HTML;

• настройка переходов;

• анимация объектов;

• запись звукового сопровождения;

• демонстрация слайд-шоу.

Завершив процесс создания презентационной последовательности, следует подумать о том, в каком виде слайды должны быть представлены на суд общественности. PowerPoint позволяет печатать со слайдов прозрачные пленки (прозрачки) или страницы доклада, содержащие до шести слайдов с комментариями на одном листе. Можно вывести презентацию на 35-миллиметровые слайды или преобразовать в формат HTML и разместить на веб-узле. Наконец, можно показать их в виде интерактивного слайд-шоу, в котором слайды сопровождаются привлекательными переходами, записанным звуком и другими эффектами.

Публикация презентации

Достоинством печатного варианта представления презентации является его независимость от компьютеров. Прозрачные пленки со слайдами презентации можно показать в любом конференц-зале на большом экране, а страницы с комментариями просто раздать коллегам для ознакомления. Однако для печатной копии недоступны разнообразные электронные эффекты.

Упражнение 1. Параметры страницы

Перед выводом слайдов на печать следует проверить установленные параметры страницы. Стандартные величины, выбираемые в PowerPoint по умолчанию, обычно подходят для электронного слайд-шоу и печати прозрачных пленок. Менять их имеет смысл при выводе презентации на 35-миллиметровые слайды или на бумагу специального формата.

1. Чтобы проверить параметры страницы, щелкните на кнопке Дизайн → Параметры страницы → Параметры страницы (Design → Page Setup → Page Setup). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.1.

Рис. 15.1. Параметры страницы

2. В раскрывающемся списке Размер слайдов (Slides sized for) выберите один из стандартных размеров. Например, для печати прозрачных пленок следует указать пункт Прозрачка (Overhead).

Примечание

При выборе пункта Произвольный (Custom) с помощью счетчиков Ширина (Width) и Высота (Height) можно задать произвольные размеры страницы. По умолчанию при выборе этого пункта устанавливаются размеры полей для текущего принтера.

3. Если создаваемая презентация является продолжением предыдущей, измените нумерацию слайдов, задав номер первого из них с помощью счетчика Нумеровать слайды с (Number slides from).

PowerPoint позволяет выбирать разную ориентацию страницы для вывода слайдов и для печати заметок, раздаточных материалов и структуры.

4. В группе Ориентация (Orientation) задайте ориентацию страницы. Обычно для слайдов устанавливается переключатель Альбомная (Landscape), а для остальных документов – Книжная (Portrait).

Совет

Если предполагается печатать презентацию на прозрачных пленках, можете выбрать для слайдов книжную ориентацию, но это лучше сделать перед разработкой содержания слайдов, так как в противном случае придется корректировать компоновку объектов презентации.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Упражнение 2. Печать слайдов, заметок и структуры

Чтобы распечатать презентацию на бумагу или прозрачные пленки, выполните следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать → Печать (Print → Print). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.2.

Рис. 15.2. Настройка параметров печати

2. В раскрывающемся списке Печатать (Print What) выберите тип печатаемого документа. Здесь доступны следующие варианты:

• Слайды (Slides) – печать слайдов по одному на каждой странице;

• Выдачи (Handouts) – вывод материалов для раздачи слушателям. В этом варианте на одной странице печатается несколько слайдов. Для указания количества и расположения слайдов на страницах пользуйтесь элементами управления раздела Выдачи (Handouts). Для конфигурирования выдач можно также воспользоваться образцом выдач, который вызывается командой Вид → Режим просмотра презентации → Образец выдач (View → Presentation Views → Handout Master);

• Заметки (Notes Pages) – печать страниц заметок, на каждой из которых размещаются один слайд и текст заметок к слайду, в обычном режиме просмотра располагающиеся под текущим слайдом. Формат страниц заметок можно настроить с помощью соответствующего образца, который становится доступным после щелчка на кнопке Вид → Режим просмотра презентации → Образец заметок (View → Presentation Views → Notes Master);

• Структуру (Outline View) – вывод на принтер только структуры презентации, идентичной той, которая отображается в режиме просмотра структуры.

3. В разделе Диапазон печати (Print Range) установите переключатель Все (АН), чтобы напечатать все слайды, Текущий слайд (Current Slide), чтобы напечатать только текущий слайд, или Слайды (Slides), чтобы напечатать несколько слайдов. В последнем случае введите в одноименное поле номера тех слайдов, которые нужно напечатать. В раскрывающемся списке Цвет или оттенки серого (Color/Greyscale) выберите один из следующих вариантов:

• Цветная печать (Color) – печать в цвете;

• Оттенки серого (Grayscale) – улучшает вид цветных областей при печати на черно-белом принтере;

• Черно-белый без серого (Pure Black and White) – все объекты и тона выводятся черным цветом на белом фоне без промежуточных градаций серого.

В диалоговом окне настройки параметров печати есть дополнительные флажки, которые включают специальные режимы:

• Масштабировать по листу (Scale to fit paper) – масштабирование слайдов так, чтобы они максимально использовали полезную площадь листа;

• Обрамление слайдов (Frame slides) – по краям всех слайдов добавляется рамка;

• Печатать примечания и рукописные примечаниями (Print comments and ink markup) – печатаются страницы комментариев для всех слайдов, содержащих комментарии.

4. С помощью счетчика Число копий (Numbers of copies) задайте количество печатаемых копий.

5. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер.

Если вы хотите распечатать слайды на прозрачных пленках, необходимо настроить параметры принтера.

6. Щелкните на кнопке Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно для настройки принтера. Его вид может быть разным в зависимости от типа принтера. Например, окно для настройки принтера HP DeskJet 120 °C показано на рис. 15.3.

7. Выберите в этом окне необходимый размер и ориентацию листов прозрачной пленки, а также способ ее подачи.

8. Щелкните на кнопке ОК.

9. Чтобы распечатать указанную последовательность слайдов, выдач или заметок, щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Печать (Print).

Упражнение 3. Преобразование в другие форматы

Встроенные инструменты PowerPoint дают возможность рассылать слайды презентации по электронной почте, помещать их в общие папки Outlook, вставлять презентации в документы Word или преобразовывать в веб-страницы, которые можно опубликовать в интрасети или Интернете.

Рис. 15.3. Окно настройки принтера

Команды подменю Отправить (Send), которое появляется после щелчка на кнопке Office, позволяют переслать слайды PowerPoint в следующие места назначения:

• Электронная почта (E-mail) – отправка презентации PowerPoint в виде вложения в электронное письмо Outlook;

• Факс через Интернет (Internet Fax) – отправка презентации в виде факса через Интернет с помощью специальных служб Интернета.

Команды подменю Опубликовать (Publish), которое также появляется после щелчка на кнопке Office, позволяют выполнять следующие действия:

• Подготовить для компакт-диска (Package for CD) – дает возможность скопировать презентацию на компакт-диск, который можно будет воспроизвести на компьютере под управлением ОС Windows 2000 или более поздней версии даже при отсутствии в системе установленного приложения Office PowerPoint;

• Опубликовать слайды (Publish Slides) – сохранение слайдов в библиотеке слайдов или другом месте для последующего использования;

• Создать выдачи в Microsoft Office Word (Create Handouts in Microsoft Office Word) – позволяет открыть презентацию в Word и подготовить настраиваемые страницы выдач;

• Сервер управления документами (Document Management Server) – сохранение презентации на сервере управления документами для совместного использования;

• Создать рабочую область для документов (Create Document Workspace) – создание веб-узла для презентации и синхронизации с локальной копией.

Для начала попробуем добавить презентацию в файл Microsoft Word.

1. Откройте презентацию План.

2. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Опубликовать → Создать выдачи в Microsoft Office Word (Publish → Create Handouts in Microsoft Office Word). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.4.

Рис. 15.4. Разметка страницы презентации

3. С помощью переключателей группы Разметка страницы в Microsoft Office Word (Page layout In Microsoft Office Word) выберите вариант размещения слайдов и заметок на страницах документа Word.

4. С помощью переключателей группы Добавить слайды в документ Microsoft Office Word (Add slides to Microsoft Office Word document) выберите один из двух режимов вставки презентации:

• Вставить (Paste) – вставка в документ Word копии презентации;

• Связать (Paste link) – связывание документа Word с презентацией, при этом вы видите содержание презентации в окне Word, но исходная информация остается в файле данных PowerPoint.

Внимание!

При связывании документа Word с презентацией обновление презентации влечет за собой одновременное обновление документа Word, однако для переноса такого документа, например, на другой компьютер, необходимо копировать не только документ Word, но и саму презентацию, связанную с этим документом.

5. Щелкните на кнопке ОК. В результате автоматически запустится приложение Word, откроется новый документ, в который будет вставлена презентация. Таким образом, пользуясь широкими возможностями текстового процессора, вы сможете снабдить слайды необходимыми пояснениями и распечатать их на принтере.

Промежуточным вариантом между распечаткой прозрачных пленок и электронным слайд-шоу является презентация, сохраненная в формате HTML. Полученные таким образом веб-страницы можно опубликовать на веб-узле, предоставив к ним доступ через интрасеть или Интернет. Презентацией в виде веб-страниц нельзя управлять, пользователь сам перемещается по слайдам. Но вы можете разместить на слайдах гиперссылки, подобные тем, которые были добавлены в файл План. ррг. х на предыдущем занятии. Гиперссылки помогают пользователю ориентироваться в презентации. Давайте сохраним презентацию План. pptx в формате HTML.

6. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Сохранить как → Другие форматы (Save As → Other Formats).

7. В списке Тип файла (Save as type) открывшегося диалогового окна Сохранение документа (Save As) выберите вариант Веб-страница (Web Page). В качестве имени введите название главного HTML-файла, с помощью которого будет инициирован просмотр презентации.

8. Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 15.5.

Рис. 15.5. Настройка параметров публикации

9. Установите переключатель Все перечисленные обозреватели (будут созданы большие файлы) (All Browsers Listed Above (create larger files)) в группе Поддержка обозревателя (Browser support), чтобы презентация одинаково хорошо смотрелась КЭ.К в Internet Explorer, так и в Netscape Navigator.

10. При необходимости в группе Объект для публикации (Publish what?) установите переключатель Слайды (Slide number) и введите в счетчики номера первого и последнего слайдов публикуемой последовательности.

11. Щелкните на кнопке Веб-параметры (Web Options). В открывшемся диалоговом окне есть шесть вкладок, обеспечивающих доступ к следующим параметрам:

• Общие (General) – режимы отображения инструментов навигации и анимационных переходов, цвет фона браузера;

• Обозреватели (Browsers) – выбор типа браузера для просмотра веб-страниц и некоторых его дополнительных параметров;

• Файлы (Files) – правила расположения и генерации имен файлов веб-страниц;

• Картинки (Pictures) – формат графических объектов и предполагаемое разрешение экрана компьютера;

• Кодировка (Encoding) – кодировка текста;

• Шрифты (Fonts) – выбор языка, шрифта и его размера.

12. Щелкните на кнопке Опубликовать (Publish). PowerPoint создаст в указанной папке индексный файл с заданным именем и расширением htm и добавит в эту папку вложенную папку, в которой разместятся остальные файлы веб-страниц презентации.

13. Откройте проводник Windows, найдите в нем новый индексный файл (он будет называться План. htm, если вы не изменили имя, выбираемое по умолчанию) и дважды щелкните на нем.

Первый слайд презентации откроется в окне стандартного браузера Windows, как показано на рис. 15.6. Если вы не изменяли веб-параметры, то в левую часть окна браузера будет выведена структура презентации, а снизу появятся кнопки навигации, позволяющие перемещаться по слайдам.

Рис. 15.6. Презентация в окне браузера