Текст книги "Office 2007: самоучитель"

В последнее время все большую популярность получают слайд-шоу – скомпонованные последовательности слайдов со специальными эффектами, которые демонстрируются на большом экране с помощью компьютерного проектора или в интрасети. Если вы собираетесь воспроизводить презентацию в виде слайд-шоу, можете воспользоваться дополнительными оформительскими возможностями PowerPoint.

Упражнение 4. Организация переходов

В обычном режиме слайды презентационной последовательности просто сменяют друг друга. Настроив переходы между слайдами, можно приукрасить этот процесс, заставив слайды плавно перетекать друг в друга.

1. Откройте презентацию План.

2. Перейдите на вкладку Анимация (Animations) и в группе Переход к этому слайду (Transition to This Slide) щелкните на кнопке Дополнительные параметры (More).

3. В появившейся коллекции выберите один из доступных эффектов перехода, например эффект Наплыв вправо-вниз (Cover Right-Down), как показано на рис. 15.7.

Рис. 15.7. Настройка переходов слайдов

4. После выбора варианта перехода он будет воспроизведен. Если вы не успели рассмотреть переход, щелкните на кнопке Анимация → Просмотр → Просмотр (Animations → Preview → Preview), чтобы повторно воспроизвести эффект перехода.

5. Чтобы применить это эффект для всех слайдов презентации, щелкните на кнопке Анимация → Переход к этому слайду → Применить ко всем (Animations → Transition to This Slide → Apply To All).

6. В списке Анимация → Переход к этому слайду → Скорость (Animations → Transition to This Slide →Transition Speed) выберите вариант Средне (Medium), чтобы задать среднюю скорость наплыва слайда.

7. В разделе Смена слайда (Advance Slide) группы Переход к этому слайду (Transition to This Slide) установите флажок Автоматически после (Automatically After). Установленный флажок По щелчку (On Mouse Click) разрешает смену слайда щелчком мыши до истечения установленного срока демонстрации.

8. Введите в одноименное поле число 6. В результате каждый слайд презентации будет демонстрироваться ровно 6 секунд, после чего автоматически появится следующий слайд.

9. Чтобы озвучить процесс перехода между слайдами, выберите в списке Звук перехода (Transition Sound) один из предлагаемых звуков.

Совет

Если разным слайдам необходимо назначить различные переходы или неодинаковое время демонстрации, то, не трогая кнопку Применить ко всем (Apply То АН), переходите последовательно от слайда к слайду и настраивайте переход для каждого. Продолжайте этот процесс, пока не переберете все слайды.

10. Выберите команду Показ слайдов → Начать показ слайдов → С начала (Slide Show → Start Slide Show → From Beginnig) и понаблюдайте за автоматической сменой слайдов и анимационными эффектами, прослушайте звуки, сопровождающие переходы.

Упражнение 5. Анимация объектов

В дополнение к переходам между слайдами PowerPoint позволяет настроить анимацию объектов слайдов. Давайте изучим возможности анимации на примере пунктов маркированного списка.

1. Перейдите ко второму слайду презентации, который называется Направления развития.

2. Щелкните на кнопке Анимация → Анимация → Настройка анимации (Animations → Animations → Custom Animation).

Откроется область задач Настройка анимации (Custom Animation), показанная на рис. 15.8.

3. Щелкните на заголовке слайда и в области задач Настройка анимации (Custom Animation) щелкните на кнопке Добавить эффект (Add Effect). В появившемся меню раскройте подменю Вход (Entrance) и выберите команду Жалюзи (Blinds).

Рис. 15.8. Область задач для настройки анимации

Примечание

После назначения анимации тому или иному объекту слайда при выборе этого объекта в списке кнопка Добавить эффект (Add Effect) в области задач Настройка анимации (Custom Animation) меняет название на Изменить (Change).

4. Щелкните на направленной вниз стрелке рядом с выделенным элементом.

5. В появившемся меню выберите команду Параметры эффектов (Effect Options), открыв диалоговое окно Жалюзи (Blinds) с тремя вкладками, позволяющими уточнить параметры выбранной анимации, а также задать интервалы времени, определяющие скорость автоматического появления объекта и анимацию текста. Кроме того, параметры выбранной анимации (в данном случае направление и скорость) можно уточнить в разделе Изменение (Modify) области задач Настройка анимации (Custom Animation).

6. Аналогичным образом назначьте анимацию элементам маркированного списка.

В центре области задач Настройка анимации (Custom Animation) перечислены объекты слайда, в том числе заголовок Заголовок 3 (Title 3) и элементы маркированного списка. Ниже находятся две стрелки, направленные вниз и вверх, позволяющие менять очередность анимации выделенного элемента.

7. Нажатием клавиши F5 запустите показ презентации.

Примечание

С помощью кнопки Просмотр (Play), расположенной в нижней части области задач Настройка анимации (Custom Animation), можно наблюдать эффект анимации текущего слайда на всех этапах настройки.

Упражнение 6. Скрытие слайда

Некоторые слайды презентации могут играть вспомогательную роль и демонстрироваться слушателям только при необходимости детального разъяснения конкретного вопроса. Такие слайды можно скрыть, и они не будут появляться в презентационной последовательности, однако докладчик в любой момент сможет вызвать их на экран с помощью специальных команд. Слайд 6 презентации План не содержит никакой информации, давайте скроем его.

1. С помощью команды Вид → Режимы просмотра презентации → Сортировщик слайдов (View → Presentation Views → Slide Sorter) переключитесь в режим сортировщика.

2. Щелчком выделите слайд 6, как показано на рис. 15.9.

Рис. 15.9. Скрытие слайдов в режиме сортировщика

3. Чтобы скрыть выделенный слайд, щелкните на кнопке Скрыть слайд (Hide Slide), расположенной на вкладке Показ слайдов (Slide Show) в группе Настройка (Set Up). В результате номер слайда 6 будет перечеркнут, что указывает на его скрытый статус.

Совет

Чтобы вернуть слайд в презентационную последовательность, выделите его и повторно щелкните на кнопке Скрыть слайд (Hide Slide).

Примечание

В режиме сортировщика под слайдами выводится не только порядковый номер, но и значок перехода.

4. Щелкните на значке перехода под вторым слайдом, и вы увидите в окне сортировщика анимацию перехода от первого ко второму слайду и затем всю анимационную последовательность слайда.

Правее значка перехода указано время демонстрации слайда, после которого выполняется автоматический переход к следующему слайду. Как видите, режим сортировщика дает возможность быстро просмотреть все назначенные эффекты и хронометраж презентации.

Режимы просмотра слайдов и сортировщика позволяют настраивать и просматривать все анимационные эффекты. Однако чтобы увидеть их на полном экране, протестировать гиперссылки слайдов, настроить время демонстрации и записать сопроводительную речь диктора, следует воспользоваться режимом полноэкранного просмотра, который применяется и при окончательной демонстрации презентационной последовательности.

Упражнение 7. Хронометраж

Если время доклада лимитировано, а ваша речь хорошо подготовлена, не имеет смысла тратить время на ручную смену слайдов. Эту задачу можно возложить на PowerPoint. В упражнении 4 вы уже назначили каждому слайду интервал демонстрации, равный 6 секундам. Но вручную выставлять время показа неудобно, проще воспользоваться инструментом настройки времени.

1. Щелкните на кнопке Показ слайдов → Настройка → Настройка времени (Slide Show → Set Up → Rehearse Timing). PowerPoint начнет полноэкранную демонстрацию слайд-шоу и отобразит панель инструментов Репетиция (Rehearsal), которая показана на рис. 15.10.

Рис. 15.10. Настройка времени

2. Проговорите ту часть доклада, которая должна завершиться на фоне титульного слайда, и щелкните на кнопке Далее (Next). Произойдет смена слайда.

3. Объясните содержание нового слайда и снова щелкните на кнопке Далее (Next).

4. Продолжайте репетицию доклада в том же духе, пока не закончится презентационная последовательность.

Примечание

Во время показа второго слайда вам придется щелкать на кнопке Далее (Next) несколько раз, выполняя каждый шаг настроенной анимации объектов.

В процессе записи временных интервалов в поле Время слайда (Slide Time) выводится время показа текущего слайда, а в правой части панели инструментов Репетиция (Rehearse Timing) – общее время от начала презентации. Если вы сбились и хотите повторить репетицию речи для текущего слайда, щелкните на кнопке Повторить (Repeat). PowerPoint обнулит значение в поле Время слайда (Slide Time) и начнет новый отсчет времени показа текущего слайда. Кнопка Пауза (Pause) позволяет временно приостановить хронометраж. Повторный щелчок на этой кнопке даст возможность продолжить репетицию доклада.

Щелчок на кнопке Далее (Next) во время показа последнего слайда приведет к остановке хронометража и появлению диалогового окна с запросом о необходимости обновления временных интервалов.

5. Чтобы подтвердить выбранную длительность показа слайдов, щелкните на кнопке Да (Yes). Новые интервалы демонстрации появятся под слайдами в режиме сортировщика.

Упражнение 8. Запись речи диктора

Чтобы включить в презентацию звуковую дорожку, сопровождающую демонстрацию слайдов, необходимо иметь установленную звуковую карту и подключенный к ней микрофон. Презентацию со звуковой дорожкой можно использовать в качестве рекламного ролика. Чтобы записать звуковое сопровождение, выполните следующие шаги.

1. Выберите команду Показ слайдов → Настройка → Звукозапись (Slide Show → Set Up → Record Narration).

2. В открывшемся диалоговом окне (рис. 15.11) щелкните на кнопке Громкость микрофона (Set Microphone Level).

Рис. 15.11. Настройка звукозаписи

3. Скажите в микрофон какую-нибудь фразу, проверяя, чтобы на экране появилась полоска, показывающая уровень сигнала. При необходимости настройте уровень записи с помощью ползунка. Затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Запись речевого сопровождения (Record Narration). В этом окне отображается выбранный режим записи, включая интенсивность использования диска, свободное пространство диска и соответствующее ему максимально возможное время записи. Щелкнув на кнопке Изменить качество (Change Quality), вы можете открыть диалоговое окно, позволяющее изменить параметры качества записи. Но не забывайте, что при повышении качества запись занимает больше места на диске.

4. Если предполагается записывать длинный доклад, установите флажок Связать речевое сопровождение с (Link narrations in), щелкните на кнопке Обзор (Browse) и укажите папку для записи сообщения. В таком варианте сообщение записывается в отдельный файл. В результате, выезжая в командировку, вы сможете показывать презентацию без текстового сопровождения, файл которого оказался слишком велик, чтобы сохранить его на гибком диске. Если указанный флажок сброшен, звук записывается непосредственно в файл презентации.

5. Щелкните на кнопке ОК.

6. Чтобы начать запись с первого слайда, в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Первый слайд (First Slide).

7. Проговорите текст доклада. Для примера можете просто повторить текст слайдов. В нужных местах сменяйте слайды презентации щелчком мыши в любой точке экрана.

8. По завершении презентации появится диалоговое окно, запрашивающее о необходимости обновления ранее настроенного хронометража. Если сообщения были короткими и при их записи вы сменяли слайды быстрее, чем это необходимо, щелкните на кнопке Не сохранять (Don't Save). Чтобы изменить прежний хронометраж, щелкните на кнопке Сохранить (Save).

Примечание

После записи доклада в каждый слайд презентации дополнительно включается записанный звук. Он представлен значком громкоговорителя. С помощью команды Анимация →Анимация → Настройка анимации (Animations → Animations → Custom Animations), которая вызывает область задач Настройка анимации (Custom Animations), можно настроить режим воспроизведения звука. Чтобы удалить звук со слайда, просто выделите его значок и нажмите клавишу Delete.

Не всегда удается с первого раза без ошибок записать всю звуковую дорожку, но PowerPoint позволяет изменить сообщение для любого слайда.

9. Перейдите к нужному слайду в обычном режиме или выделите этот слайд в режиме сортировщика.

10. Выберите команду Показ слайдов → Настройка → Звукозапись (Slide Show → Set Up → Record Narration), настройте параметры звукозаписи в появившемся диалоговом окне и щелкните на кнопке ОК.

11. Щелкните на кнопке Текущего слайда (Current Slide). Во время демонстрации слайда проговорите в микрофон нужный текст.

12. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Завершить показ слайдов (End Show).

Примечание

При повторной записи звукового фрагмента не завершайте демонстрацию нажатием клавиши Esc. Это приведет к отмене записи звука.

13. Щелкните на одной из кнопок открывшегося диалогового окна в соответствии с инструкциями шага 8.

Упражнение 9. Запуск слайд-шоу

Вы уже, наверное, догадались, что запустить демонстрацию слайд-шоу можно выбором команды Показ слайдов → Начать показ слайдов → С начала (Slide Show → Start Slide Show → From Beginning) или нажатием клавиши F5. Однако готовясь показать презентацию перед большой аудиторией, следует настроить параметры демонстрации и научиться манипулировать слайдами.

1. Выберите команду Показслайдов→ Настройка→ Настройкадемонстрации (Slide Show → Set Up → Set Up Slide Show).

Переключатели и флажки в разделе Показ слайдов (Show Туре) открывшегося диалогового окна позволяют задать следующие режимы (рис. 15.12):

• Управляемыйдокладчиком (полныйэкран) (Presented by a speaker (full screen)) – полноэкранный режим демонстрации;

• Управляемыйпользователем (окно) (Browsed by an individual (window)) – демонстрация в окне;

• С полосой прокрутки (Show Scrollbar) – добавление полосы прокрутки в оконном режиме просмотра;

• Автоматический (полный экран) (Browsed At A Kiosk (full screen)) – автоматически повторяющаяся бесконечное число раз демонстрация всей последовательности;

• Непрерывный цикл до нажатия клавиши «Esc» (Loop continuously until «Esc») – переход к первому слайду после показа последнего;

• Без речевого сопровождения (Show without narration) – отключение всех записанных звуковых сообщений;

• Без анимации (Show without animation) – отключение анимации объектов слайдов.

2. Чтобы демонстрировались только некоторые слайды, введите номера первого и последнего слайдов последовательности в счетчики С (From) и По (То), предварительно установив соответствующий переключатель.

3. Для отмены автоматической смены слайдов установите переключатель Вручную (Manually). В результате презентация будет полностью находиться под вашим контролем.

4. Завершив настройку, щелкните на кнопке ОК.

Рис. 15.12. Параметры слайд-шоу

5. Нажатием клавиши F5 начните показ презентации.

Управление слайд-шоу производится с помощью контекстного меню, показанного на рис. 15.13.

Рис. 15.13. Контекстное меню показа слайдов

6. Для вызова меню щелкните на специальной кнопке его открытия в нижнем левом углу слайда или щелкните правой кнопкой мыши в произвольной точке экрана.

Совет

Чтобы во время демонстрации контекстное меню не появлялось на экране, щелкните на кнопке в Office, в появившемся меню щелкните на кнопке Параметры PowerPoint (PowerPoint Options) и на вкладке Дополнительно (Advanced) в разделе Показ слайдов (Slide Show) сбросьте флажок Контекстное меню при щелчке правой кнопкой (Show menu on right mouse click).

7. Команды Далее (Next) и Назад (Previous) контекстного меню позволяют переходить на один слайд вперед и назад. Чтобы перейти к конкретному слайду (в том числе скрытому), раскройте подменю Переход → Выбор слайда по имени (Go to → Slide) и выберите слайд в появившемся списке.

8. Щелкая левой кнопкой мыши, пролистайте все слайды презентации, прослушав записанную звуковую дорожку. Если понадобится сделать перерыв, не стоит оставлять на экране текущий слайд (особенно при показе презентации с помощью проектора в большом зале). Команда контекстного меню Экран → Черный экран (Screen → Black Screen) отключает показ, заменяя слайд черным полем. Чтобы возобновить презентацию, просто щелкните мышью. Презентацией можно управлять и с помощью клавиатуры, пользуясь комбинациями, перечисленными в табл. 15.1.

Таблица 15.1. Клавиши управления показом презентации

Чтобы закрепить знания и попрактиковаться в построении слайд-шоу с переходами и анимационными эффектами, выполните следующее задание.

1. Откройте презентацию Викторина, созданную на занятии 13 с помощью шаблона.

2. Распечатайте второй слайд презентации.

3. Отправьте презентацию по электронной почте своему коллеге.

Как присоединить презентацию к электронному сообщению?

4. Переключитесь в режим сортировщика.

5. Назначьте первым трем слайдам переход Жалюзи (Blinds) и задайте направление анимации По горизонтали (Horizontal), а остальным слайдам переход Жалюзи (Blinds) и направление перехода По вертикали (Vertical).

6. Текстовым объектам четвертого и пятого слайдов назначьте анимацию Прямоугольник (Box) и задайте направление Внутрь (In) для четвертого слайда и Наружу (Out) для пятого.

7. Скройте первый и второй слайды.

8. Запишите речь диктора для нескольких слайдов с качеством Радиотрансляция.

Как изменить качество записи?

9. Настройте параметры просмотра слайд-шоу, чтобы он демонстрировался в окне браузера без полосы прокрутки, без анимации, а после последнего слайда выполнялся переход на первый слайд.

Какие режимы следует выбрать в окне параметров слайд-шоу?

10. Запустите презентацию.

Это занятие завершает серию упражнений, в которых изучалась программа PowerPoint. Теперь вы умеете не только создавать слайды, но и строить из них последовательность плавно перетекающих друг в друга кадров с анимацией и звуковым сопровождением. Вы можете отправить презентацию по почте, переслать ее в документ Word, преобразовать в набор веб-страниц или продемонстрировать на экране компьютера в виде интерактивного слайд-шоу.

Три следующих занятия книги посвящены приложению Microsoft Office Access 2007, которое позволяет помещать информацию в базу данных, извлекать ее в соответствии с определенными условиями отбора, печатать отчеты и выполнять многие другие операции с большими массивами информации.

Часть V
Access

Microsoft Access 2007 – профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.

Занятие 16
Базы данных

На этом занятии вы познакомитесь со структурой баз данных, научитесь конструировать и изменять таблицы данных – основные хранилища информации в Access. В упражнениях занятия рассматриваются следующие темы:

• режим таблицы;

• конструктор таблиц;

• типы данных;

• список подстановки;

• связь таблиц;

• значение по умолчанию;

• ограничение на значение поля;

• индекс.

База данных – это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Записи представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такая взаимозависимость таблиц называется связью.

Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы служат для форматированного ввода и вывода информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.