Текст книги "Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса"

Иногда бывает полезно следить за бухгалтером не только на рабочем месте, но и во время отлучек – например, когда он отправляется в банк, либо в налоговую инспекцию, либо по еще каким-то делам. Подобное слежение целесообразно, как правило, на средних и крупных предприятиях: во-первых, недобросовестность бухгалтера может дорого обойтись не только компании, но и некоторым деловым партнерам, а во-вторых, подобная слежка – удовольствие не из дешевых, и в небольших фирмах результат слежки может оказаться несопоставим с затратами на ее проведение.

Каким же образом организовать наблюдение за бухгалтером?

Наиболее простой и дешевый способ – поручить слежку кому-либо из своих сотрудников (например, водителю или курьеру). Некоторые руководители нанимают специального сотрудника со своей машиной для слежки за бухгалтером (разумеется, официальная должность сотрудника совсем другая – тот же водитель или курьер). Например, если бухгалтер говорит, что он едет в банк, то сотрудник, наблюдающий за ним, отправляется к банку другой дорогой и старается прибыть на место первым. После этого он просто сидит в своей машине возле банка и смотрит, приедет ли туда бухгалтер. Кстати, даже если бухгалтер приехал первым – это нестрашно: можно с таким же успехом ждать его выхода из банка. Если же бухгалтер в банке так и не появился, то в следующий раз, когда бухгалтер соберется ехать в банк, следящему сотруднику будет дано поручение поехать за ним и посмотреть, куда на самом деле направляется бухгалтер.

Кстати, если бухгалтер куда-то отлучается «по делам фирмы», то руководителю желательно поинтересоваться, куда конкретно и с какими целями он направляется. Например, если в компании используется система электронных платежей типа «Банк – Клиент», то ехать в банк, чтобы отвезти платежку, совершенно необязательно. Конечно, периодически бухгалтеру нужно появляться в банке (например, чтобы представить документы по сделке, забрать выписки с копиями проведенных документов и т. д.), но это можно делать в соответствии с установленным заранее и согласованным с руководством расписанием – например, дважды в неделю. Если же бухгалтеру потребовалось сделать внеочередную поездку в банк, а видимых оснований для этого нет (новые сделки не заключались, срочности в получении того или иного проведенного документа нет), то руководителю следует конкретно уточнить, зачем именно бухгалтеру нужно ехать в банк.

То же самое касается поездок в налоговую инспекцию. Законодательно установлены сроки, когда бухгалтер предприятия должен предоставлять отчетность в налоговые органы. Кстати, отчеты необязательно привозить лично: во-первых, для их сдачи главный бухгалтер может отправить подчиненного, во-вторых, отчетность можно послать заказным письмом по почте, в-третьих, некоторые налоговые инспекции уже принимают отчетность по электронной почте.

Ну а если бухгалтер говорит, что ему нужно съездить в налоговую инспекцию по каким-то другим вопросам, не связанным с предоставлением отчетности, нужно потребовать подробных объяснений, что это за вопросы и чем они вызваны. Среди уважительных причин можно назвать, например, следующие: предоставление по требованию налоговой инспекции документов для проведения встречной проверки (это может быть довольно внезапно – из налоговой инспекции позвонили и попросили подвезти те либо иные документы, касающиеся отношений с какой-либо организацией); выполнение сверки по налогам; консультация (хотя вопросы сотрудникам налоговой инспекции лучше задавать в письменном виде и требовать письменные ответы) и др.

Если ответ бухгалтера вас не удовлетворил, можно послать штатного «агента», чтобы он проследил путь следования бухгалтера. Не исключено, что ваш бухгалтер использует рабочее время не по назначению: решает личные проблемы, подрабатывает на стороне, ездит на переговоры, где рассматривает сомнительные предложения касательно работы бухгалтером на вашем предприятии, и т. д. Поэтому после того как ваш «агент» вернулся и принес не самые хорошие новости, можно учинить бухгалтеру «допрос с пристрастием».

Однако при этом не стоит выдавать себя и говорить, что «проверенный человек проследил за вами и все видел, поэтому рассказывайте – что вы делали там-то и там-то». Не стоит раскрывать свои карты и доводить до сведения бухгалтера, что за ним ведется слежка: во-первых, это никому не понравится, во-вторых, бухгалтер станет более осторожным и впоследствии вам его будет труднее уличить, а в-третьих, у него сложится весьма негативное мнение о вас лично и о предприятии в целом. Поэтому лучше сказать, что кто-то (например, вы) совершенно случайно (проезжая мимо) лично видел бухгалтера в рабочее время выходящим из супермаркета с полными сумками покупок или мирно беседующим в летнем кафе с одним из основных конкурентов (или крупных должников) компании. Причем это происходило в то время, когда бухгалтер, по его словам, должен был решать вопросы в банке или находиться в налоговой инспекции.

Если бухгалтер затрудняется сразу дать конкретный ответ и начинает путано что-то объяснять, неловко оправдываться – дальнейшие расспросы можно прекратить. Правду он все равно не скажет, а самое главное вы уже и так узнали: бухгалтер вас обманывает. Причем еще полбеды, если он просто крадет рабочее время фирмы, посещая магазины, рынки, парикмахерские, автосервисы и т. п. Самое неприятное, если он тратит это время на сомнительные переговоры с конкурентами, крупными неплательщиками или рассматривает какие-либо мошеннические предложения.

После того как вы уличили бухгалтера в обмане, дальнейшие действия будут зависеть от конкретной ситуации, в которой он был замечен. Если выяснилось, что бухгалтер в рабочее время посещает супермаркет – вероятнее всего, его достаточно будет наказать финансово (например, снять 30 % с заработка за текущий месяц). Если же бухгалтер был уличен, например, в том, что он в рабочее время ведет сомнительные переговоры с представителем крупного должника вашего предприятия (например, «агент» видел, как бухгалтер заходил в офис должника или вел беседу на улице возле соответствующего офиса), то можно поступить жестко, поскольку не исключено, что такие переговоры могут привести к финансовым потерям компании.

В таком случае нужно объявить бухгалтеру о том, что вы берете погашение задолженности контрагента, с которым беседовал бухгалтер, под личный контроль и что за каждый день просрочки платежа из заработной платы бухгалтера будут удерживаться штрафные санкции, например 0,5 % от суммы задолженности. Санкции будут сняты либо после полного погашения задолженности, либо после того, как бухгалтер предпримет со своей стороны все возможные меры для уплаты этого долга.

К основным мерам, которые бухгалтер должен предпринять для погашения задолженности, можно отнести следующие:

– устное требование погасить задолженность (желательно сделать это в присутствии руководителя предприятия);

– выставление через банк платежного требования на полную сумму задолженности;

– если указанные выше способы не возымели действия – подача заявления в Хозяйственный суд для взыскания полной суммы задолженности в судебном порядке.

Если у компании-должника отсутствуют денежные средства, то при положительном решении Хозяйственного суда у него будет изъято имущество на сумму, необходимую для погашения задолженности. Поэтому если бухгалтер подал документы в Хозяйственный суд, то можно считать, что он предпринял все меры для погашения задолженности, и снимать наложенные на него финансовые санкции.

Для слежки за бухгалтером можно не только привлечь сотрудников компании, но и обратиться в специализированные фирмы либо просто нанять частного детектива. В этом случае можно гарантировать полноту и достоверность информации: специалисты знают свое дело. Однако такая слежка за бухгалтером обойдется вам намного дороже.

Следим за бухгалтерским компьютером

Получить интересную и полезную информацию и существенно прояснить ситуацию с вашим бухгалтером поможет слежка за его рабочим компьютером. Причем имеется в виду не техническое состояние компьютера и сохранность его комплектующих, а именно то, чем занимается бухгалтер в рабочее время.

Может возникнуть вопрос: что же интересного можно узнать с помощью слежки за бухгалтерским компьютером? Работает себе – ну и пусть работает. Если сидит в Интернете в рабочее время или игрушками забавляется – так за всем же не уследишь… Главное, чтобы работу успевал делать, и со стороны налоговых органов претензий не возникало.

Однако такое мнение ошибочно. Во-первых, не исключено, что подробности каких-то нелицеприятных предложений бухгалтер обсуждает со своими «деловыми партнерами» не по телефону и не при личной встрече, а по электронной почте либо с помощью ICQ. Во-вторых, возможно, он в рабочее время на рабочем компьютере занимается посторонними делами (например, ведет небольшую фирму). В-третьих, если бухгалтер, решив спрятать «концы в воду» и уничтожить часть информации, запустит на свой компьютер какой-нибудь вирус, то в результате такой слежки это может быть обнаружено. Кроме того, в зависимости от конкретной ситуации слежка за компьютером бухгалтера может быть целесообразна по многим другим причинам.

Каким же образом можно следить за чужим компьютером, в нашем случае – за компьютером бухгалтера?

В принципе, наладить слежку можно и самостоятельно, но для этого необходимо обладать соответствующими знаниями. Если же таких знаний нет, то для решения этой задачи вам придется обратиться к системному администратору или другому сотруднику, который занимается на вашем предприятии обслуживанием компьютеров. При отсутствии такого работника можно найти специалиста по объявлению в газете, через Интернет, знакомых и т. д. Кстати, иногда даже при наличии собственного системного администратора для решения этой задачи целесообразно обратиться «на сторону»: кто знает, вдруг администратор случайно или специально расскажет бухгалтеру о том, что за его компьютером ведется наблюдение.

Для слежки за компьютером (не только бухгалтерским, но и любым другим) предназначены специальные программные (иногда – аппаратные, например некоторые виды клавиатурных шпионов) средства контроля. Такой «контролер» (правильнее сказать – шпионский модуль) внедряется на компьютер бухгалтера и следит за всем, что там происходит, периодически отсылая полученную информацию на указанный в настройках компьютер локальной сети либо электронный адрес. Именно для внедрения шпионской программы на бухгалтерский компьютер и ее настройки и требуется помощь системного администратора или другого специалиста, если вы не можете сделать это самостоятельно.

Подробнее познакомимся со шпионскими программами и их предназначением.

Иногда слежка за тем, что и как делает бухгалтер в Интернете, бывает более полезной, чем прослушивание его телефонных переговоров, помещения бухгалтерии, использование видеокамер и наблюдение за бухгалтером за пределами офиса.

Контроль интернет-трафика очень важен с точки зрения утечки информации. Ведь в настоящее время именно через Интернет (чаще всего с помощью электронной почты или FTP) крадутся многие корпоративные секреты. Кроме этого, контроль интернет-трафика позволяет решать следующие задачи.

– Проверка электронной почты бухгалтера: кому, когда и какого объема письма он пересылал и от кого получал. При наличии писем большого объема или с вложениями можно поинтересоваться у бухгалтера, кому и с какой целью они отправлялись.

– Контроль FTP-соединений. С помощью FTP-протокола удобно отправлять и принимать большие объемы информации. Нередко именно таким способом ценная информация пересылается конкурентам.

– Проверка использования бухгалтером Интернета. В частности, всегда можно узнать, когда и какой интернет-ресурс посещал бухгалтер, сколько времени он там провел. Не секрет, что многие сотрудники грешат блужданием в Интернете в рабочее время. Поэтому, когда бухгалтер в очередной раз пожалуется на свою чрезмерную загруженность, можете жестко посоветовать ему не сидеть полдня на посторонних сайтах.

Обычно подсчет интернет-трафика выполняет системный администратор, периодически (например, раз в день или месяц) предоставляя результаты руководителю. Однако можно сделать так, чтобы информация об использовании Интернета была доступна вам в любое время. Например, для подсчета интернет-трафика можно использовать специальные утилиты, которые в настоящее время в большом количестве представлены в Интернете. Довольно популярная утилита – TimeMb, предназначенная для контроля интернет-трафика на локальном компьютере; ее можно скачать по адресу www.bikart.narod.ru. Данная программа показывает количество исходящего и входящего трафика, а также стоимость проведенного в Интернете времени.

Можно также рекомендовать программу Lan2Net, позволяющую подсчитать интернет-трафик, а также ограничить доступ в локальную сеть и Интернет (что во многих случаях бывает нелишним). Данную программу можно скачать по адресу www.lan2net.ru/l2n_download.shtml.

Отмечу, что нового или недавно принятого на работу бухгалтера рекомендуется контролировать ежедневно.

Шпионский модуль – это программа, которая внедряется на компьютер пользователя без его ведома, собирает на нем определенную информацию и отправляет ее по заранее заданному адресу. Основное отличие шпионских модулей (их общее название – Spyware) от компьютерных вирусов заключается в том, что они, как правило, не наносят вреда программному обеспечению и данным, хранящимся в компьютере (если не считать того, что они используют определенное количество ресурсов оперативной памяти и места на жестком диске). При этом человек даже не подозревает, что за его компьютером ведется своего рода тайное наблюдение.

Чтобы найти нужную шпионскую программу, особых усилий прилагать не нужно: достаточно в любой поисковой системе Интернета ввести соответствующий запрос: например, «шпионская программа скачать», либо «шпионский модуль», либо «клавиатурный шпион». Однако гораздо проще обратиться за помощью к своему системному администратору – у него наверняка найдется несколько таких программ, а если нет, то он без проблем сможет подыскать их.

Для удаленного наблюдения за действиями, которые выполняет бухгалтер на своем компьютере, целесообразно использовать перечисленные ниже виды шпионских модулей.

– Клавиатурный шпион. Подобные программы (их также называют «кейлоггерами») постоянно наблюдают за клавиатурой и запоминают каждое нажатие клавиши, после чего отправляют полученные данные по указанному адресу. В результате вся набранная информация попадает к наблюдателю. Такие программы очень удобны – всегда можно узнать, чем занимается бухгалтер на работе: готовит сложный отчет, переписывается с кем-то по ICQ, выполняет какие-либо работы «на сторону», используя служебный компьютер, или «сливает» кому-то конфиденциальную информацию о предприятии. Подробнее о клавиатурных шпионах рассказано ниже, в соответствующем разделе.

– Сканер жесткого диска. Шпионские программы этого типа изучают содержимое жесткого диска компьютера и отправляют информацию по заданному адресу. С помощью такой программы можно узнать, не установил ли бухгалтер на компьютер чего-нибудь лишнего и ненужного (личные программы, разнообразные игрушки и т. д.).

– Почтовый шпион. Эти программы, наряду с другими функциями, передают по указанному адресу содержимое адресной книги – благодаря этому можно определить круг общения бухгалтера. Если в адресной книге содержатся данные о представителях конкурирующих организаций либо давних должников, есть повод задуматься о честности своего бухгалтера.

– Интернет-монитор. Подобные шпионы собирают информацию о работе пользователя в Интернете – в частности, о посещаемых страницах, сделанных заказах и т. п. Такие программы очень полезны – благодаря им всегда можно узнать, чем занимался бухгалтер в Интернете: искал, например, полезную информацию по работе, либо делал покупки в интернет-магазине, либо читал анекдоты или посещал развлекательные сайты «пикантной» направленности.

– Экранный шпион. Смысл программ данного вида заключается в том, что они регулярно, через определенные промежутки времени (в зависимости от настроек эти промежутки могут быть любыми – 1 или 10 минут, час, 3 часа и т. д.) делают снимки экрана и отсылают их по заданному адресу (разумеется, незаметно для пользователя). Такие программы также очень удобны – всегда можно получить достаточно полную и наглядную картину того, чем занимается бухгалтер в рабочее время. Кроме этого, с помощью такой программы вы можете неожиданно получить важную информацию: не исключено, что программа пришлет вам снимок экрана, на котором будет запечатлен текст электронного письма с нелицеприятным предложением вашему бухгалтеру.

Помимо перечисленных программ-шпионов, могут применяться также «комбинированные» шпионские модули – в частности, сканер жесткого диска, совмещенный с почтовым шпионом, или клавиатурный шпион – с экранным.

Однако следует учитывать, что бухгалтер, более-менее владеющий компьютером (не только бухгалтерской программой), может обнаружить установленную шпионскую программу. Для борьбы со шпионскими модулями существует множество специально предназначенных утилит, многие из которых можно бесплатно скачать в Интернете. Порядок использования таких утилит прост и понятен, и бухгалтер сможет легко освободить свой компьютер от нежелательных программ.

На клавиатурных шпионах имеет смысл остановиться подробнее. В первую очередь это обусловлено тем, что такие шпионы являются наиболее распространенными из всего многообразия подобных модулей и программ.

Зачем использовать клавиатурные шпионы? Ответ на данный вопрос у каждого руководителя свой: одному нужно перехватывать почтовые сообщения сотрудников, другому – следить за деятельностью бухгалтера, третьему – просматривать все набираемые тексты, а четвертому – все вместе взятое и еще что-нибудь.

Характерной особенностью клавиатурных шпионов является то, что они могут выступать не только в виде внедренного в компьютер вредоносного программного обеспечения, но и в виде отдельных устройств. Такие устройства обычно устанавливаются между клавиатурой и системным блоком и могут долго оставаться незамеченными вследствие своих небольших размеров. Однако чтобы установить такое устройство, необходим доступ к компьютеру в отсутствие пользователя.

Достаточно широко распространены в настоящее время так называемые перехватывающие клавиатурные шпионы. Такие шпионы в большинстве случаев представляют собой программу, состоящую из исполняемого файла с расширением ЕХЕ и DLL-библиотеки, с помощью которой осуществляется управление процессами записи информации. Перехватывающий клавиатурный шпион без проблем запоминает практически любой набранный текст: документы, письма, пароли (в том числе самозаполняющиеся) и т. д.

Возможности клавиатурного шпиона позволяют вести подробное наблюдение за компьютером бухгалтера и своевременно получать всю необходимую информацию о набранных текстах.

Аудиторская проверка

Если руководитель предприятия сомневается в профессионализме или честности своего бухгалтера, а проверки, выполненные своими силами, не помогли прояснить ситуацию, то можно воспользоваться услугами независимых аудиторов. Такой способ проверки деятельности бухгалтера является одним из самых надежных: ведь делом займутся профессионалы, которые, возможно, имеют опыт работы не только бухгалтером, но и, например, налоговым инспектором, ревизором и т. д. Отмечу, что аудиторская проверка касается только «белого» учета; неофициальная деятельность предприятия (например, расчеты за «черный нал») останется за пределами внимания аудиторов.

Однако проведение аудиторской проверки имеет один недостаток: услуги аудиторов должны оплачиваться, и в настоящее время они совсем не дешевы. Правда, стоимость работ в разных аудиторских компаниях может определяться по-разному: в одних компаниях существуют твердые расценки на проведение проверок, в других стоимость работ рассчитывается в зависимости от вида деятельности предприятия, в третьих – в зависимости от документооборота. Например, при расчете стоимости работ в зависимости от документооборота может применяться «плавающая» ставка: если в компании оформляется не более 10 первичных документов (в первую очередь имеются в виду банковские, кассовые документы и товарно-сопроводительные документы) в день – стоимость проверки будет наиболее низкой. Если же количество первичных документов, оформляемых в день, находится в пределах 10–30, то цена проверки будет выше. При этом стоимость работ указывается за единицу времени: например, при документообороте от 10 до 30 первичных документов в день цена работ будет равняться такой-то сумме за один проверенный год, соответственно за два года – в два раза больше. Однако при заказе крупных проверок аудиторские компании могут предоставлять скидки (также скидками пользуются постоянные клиенты).

Перед тем как обращаться в аудиторскую компанию, нужно четко представить себе, что именно вы хотите проверить. Если поводом для аудиторской проверки послужили ваши сомнения относительно профессионализма бухгалтера, то целесообразно провести комплексную проверку хотя бы за последний год (а лучше – за все время работы бухгалтера). Можно заказать проверку только тех участков учета, в которых, как вы полагаете, могут быть найдены следы злоупотреблений либо мошенничества (например, проверить только кассовые операции и ведение расчетов с контрагентами или только учет товарно-материальных ценностей).

Кстати, некоторые аудиторские компании выполняют только комплексную проверку правильности ведения учета и составления отчетности, а от проведения выборочных, тематических и иных «неполных» проверок отказываются, поскольку не хотят заниматься «мелкими» заказами. Если же вы твердо решили проверить только определенный участок учета и не желаете заказывать полную комплексную проверку, то можно обратиться к тому или иному сотруднику аудиторской компании неофициально. Вполне возможно, что он не откажется подработать в свободное время. Правда, и результаты он вам предоставит неофициально: не от имени аудиторской компании, а в частном порядке.

Если выборочная либо тематическая аудиторская проверка выявила наличие нарушений, злоупотреблений и мошенничества, то после ее окончания рекомендуется провести комплексную проверку. Дело в том, что многие виды нарушений не существуют сами по себе, а оказывают влияние на другие участки, тем самым накладывая отпечаток на состояние учета в целом. Например, если бухгалтер похитил наличные деньги из кассы предприятия и списал их на хозяйственные расходы, не подтвердив это соответствующими оправдательными документами (или эти документы явно «притянуты за уши»), то такое нарушение повлечет за собой увеличение суммы расходов предприятия, а следовательно, и уменьшение налогооблагаемой прибыли. Отсюда, в свою очередь, вытекают неполный расчет и уплата налогов. То же самое касается неправомерного списания сырья, материалов и товарно-материальных ценностей, завышения норм амортизации и др.

По окончании аудиторской проверки нужно внимательно ознакомиться с ее результатами. Акт о проведении проверки может содержать в себе массу специфических, а потому во многом непонятных для руководителя терминов, понятий, выводов, заключений и т. п. Поэтому рекомендуется изучать результаты проверки не в одиночку, а с помощью проводившего проверку аудитора, расшифровывая для себя все непонятные моменты. Отмечу, что если проверка выявила серьезные нарушения и тем более факты злоупотреблений служебным положением и мошенничества, то привлекать своего бухгалтера для оказания помощи в изучении результатов проверки нецелесообразно.

А вот привлечь бухгалтера для дачи объяснений в таком случае нужно обязательно. При этом сразу сообщите ему, что если вы не будете удовлетворены его ответами, то не исключено, что ему придется давать не объяснения, а показания, и не вам, а представителям соответствующих органов, куда вы непременно обратитесь. Независимо от того, планируете вы обращаться в эти органы или нет, такая фраза подействует на бухгалтера самым благотворным образом. Желание врать и изворачиваться у него, вероятнее всего, исчезнет: расскажет все, что он делал незаконно, кто ему помогал и с кем он делился.

Некоторые недобросовестные бухгалтеры, зная, что за ними есть серьезные прегрешения, могут попытаться выйти на контакт с представителями аудиторской компании, проводящей проверку, и предложить им за соответствующее вознаграждение скрыть те либо иные факты.

Однако в большинстве случаев опасаться этого не стоит: аудиторы, как правило, дорожат своей работой (не секрет, что работа аудитора оплачивается весьма неплохо), а также репутацией компании и не захотят наживать себе неприятности ради сомнительного предложения. Кроме этого, если после аудитора предприятие будет проверять налоговая инспекция и обнаружит нарушения, которые не были выявлены до нее, то это будет серьезным ударом по репутации аудиторской компании. Не исключено, что подобным предложением бухгалтер только усугубит свое положение: обычно аудиторы докладывают обо всем руководителям проверяемых предприятий.