Текст книги "Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса"

Контроль «белой» наличности

Помимо того что время от времени проверку соблюдения кассовой дисциплины может проводить обслуживающий банк (такое право предоставлено ему законодательно), руководителю предприятия также рекомендуется контролировать наличные денежные средства компании.

Предположим, что вы решили проверить, каким образом поступали и расходовались наличные деньги вашего предприятия в прошлом месяце. Первое, что для этого нужно сделать, – это спросить у вашего бухгалтера, сколько раз, когда и какие суммы наличных денег он получал в банке, из каких других источников поступали наличные деньги и какой остаток был в кассе на начало и на конец месяца.

Суммы, полученные бухгалтером в банке, можно проверить путем просмотра банковских выписок за прошлый месяц (как отмечалось выше, желательно, чтобы каждый день бухгалтер предоставлял руководителю копию банковской выписки). При этом нужно обращать внимание на то, какие суммы комиссионного вознаграждения за кассовое обслуживание банк списывает со счета предприятия при получении каждой суммы. Обычно сумма полученных наличных денег и сумма комиссионного вознаграждения находятся в банковской выписке рядом.

После этого нужно попросить у бухгалтера, чтобы он представил вам приходный кассовый ордер на каждую полученную в банке сумму. Причем отрывной корешок приходного кассового ордера в данном случае должен храниться в папке с банковскими документами (а именно – с платежными поручениями), поскольку он является документом, подтверждающим факт списания денежных средств со счета в банке. Сам приходный ордер – это документ, подтверждающий факт поступления в кассу предприятия наличных денежных средств.

Печать на приходном кассовом ордере и на отрывном корешке приходного кассового ордера должна совпадать. Суммы, указанные в приходном кассовом ордере и на отрывном корешке, должны также быть идентичными и совпадать с соответствующими позициями банковской выписки и кассовой книги. Рекомендуется проверить правильность написания этих сумм прописью.

Затем следует проверить поступления денежных средств из других источников (при наличии таковых). Подобными источниками могут являться: выручка от реализации товаров, работ и услуг за наличный расчет, возврат неизрасходованных подотчетных сумм, поступление наличных денег от контрагентов в счет погашения задолженности и др. Во всех случаях следует проверить правильность оформления приходных кассовых ордеров, а также отражение соответствующих сумм в кассовой книге.

После того как вы закончили проверять поступление наличных денежных средств, нужно посчитать итоговую сумму прихода за проверяемый месяц, а затем попросить бухгалтера принести вам ведомость или журнал-ордер по кассе и сверить полученную сумму прихода с суммой, указанной в ведомости (журнале-ордере).

Далее можно приступать к проверке расходования наличных денежных средств. Документом, подтверждающим выдачу наличных денежных средств из кассы предприятия, является только расходный кассовый ордер. Некоторые руководители в силу недостаточности знаний ошибочно полагают, что выдачу наличных денег из кассы может подтвердить, например, копия чека из магазина или платежная ведомость на выдачу заработной платы. Это заблуждение: указанные документы являются подтверждением факта расходования наличных денег, но не выдачи их из кассы. На итоговую сумму, которая указана в платежной ведомости по заработной плате, выписывается отдельный расходный кассовый ордер; в нем в качестве получателя денег выступает бухгалтер или кассир, который будет выплачивать деньги сотрудникам предприятия.

Итак, попросите бухгалтера принести вам все расходные кассовые ордера за проверяемый период времени. Если бухгалтер по каким-то причинам не может этого сделать, знайте: здесь что-то не так. Расходный кассовый ордер должен обязательно оформляться в момент выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Любые отклонения от этого правила с точки зрения действующего законодательства рассматриваются как нарушение кассовой дисциплины, а за это предусмотрены достаточно суровые санкции, которые могут быть наложены не только на работников бухгалтерии, но и на руководителя, а также на само предприятие.

Все расходные ордера должны быть сложены в хронологическом порядке. В первую очередь следует обратить внимание на дату выдачи денежных средств, указанную в ордере: соответствует ли она проверяемому периоду.

Затем посмотрите, кто указан в качестве получателя денежных средств по расходному кассовому ордеру. Является ли этот человек сотрудником предприятия? Если нет, уточните у бухгалтера, кому и на каком основании были выплачены денежные средства по данному документу. В расходном кассовом ордере должны бытьы обязательно указаны паспортные данные получателя. В принципе, при наличии желания и возможности их можно проверить. Если у вас есть хороший знакомый в органах внутренних дел, то можно попросить у него уточнить, действительно ли владельцем такого-то паспорта является такой-то человек; правда, официально такую информацию вам никто не предоставит. При отсутствии нужного знакомства можно попытаться самостоятельно найти данные об этом человеке или его паспорте.

Сумма денежных средств, выданная по расходному кассовому ордеру, должна быть написана цифрами и прописью, четко и разборчиво. Сумму прописью должен написать получатель наличных денежных средств, после чего поставить дату получения денег (кстати, обратите внимание на дату – число, месяц и год) и расписаться.

Один из важнейших реквизитов расходного кассового ордера – это цель выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия. Следует сопоставить получателя денежных средств, указанного в документе, и цель, для которой выданы денежные средства: не исключено, что вы обнаружите интересные факты. Например, довольно странной выглядит ситуация, когда наличные деньги для приобретения оперативной памяти для компьютера выдаются грузчику со склада, а деньги для покупки тяжелого аккумулятора для грузовика – обаятельной хрупкой девушке, которая работает офис-менеджером в отделе продаж. В данных случаях налицо несоответствие получателя денежных средств и цели, на которые эти средства выдаются, поэтому следует подробно расспросить бухгалтера, чем вызвана такая ситуация.

Если определенный расходный кассовый ордер вызвал у вас какие-либо вопросы, следует пригласить бухгалтера и попросить его представить оправдательные документы на указанную сумму. В качестве таких документов могут выступать кассовые чеки или копии чеков, платежная ведомость на выдачу заработной платы, авансовый отчет командированного сотрудника и т. д.

Сумма, указанная в каждом расходном кассовом ордере, должна быть отражена в кассовой книге. При сверке ордеров с кассовой книгой следует также обращать внимание на соответствие дат.

После того как вы проверили расход наличных денежных средств, следует самостоятельно посчитать общую сумму расхода за месяц и сверить ее с отраженной в ведомости либо журнале-ордере по кассе. Разумеется, эти суммы должны совпадать; в противном случае нужно потребовать у бухгалтера подробных объяснений.

В заключение проверки нужно взять сумму остатка наличных денежных средств на начало месяца, добавить к ней сумму прихода наличных денежных средств за проверяемый месяц, которую вы рассчитали и сверили с бухгалтером раньше, вычесть сумму расхода наличных денег за месяц и результат сверить с остатком по кассе на конец проверяемого месяца (сумму остатка можно увидеть в кассовой книге, а также в ведомости или журнале-ордере по кассе). Если суммы сошлись – все в порядке. В противном случае у вас должны возникнуть серьезные претензии к бухгалтеру.

Кстати, не стоит забывать, что отрицательного остатка наличных денежных средств в кассе быть не может в принципе. Бывает так, что некоторые особо наглые бухгалтеры пытаются доказать директору, что «в современной бухгалтерии все возможно, в том числе и отрицательное сальдо по кассе». Мол, остаток отрицательный потому, что такой-то контрагент не заплатил вовремя или какой-то сотрудник не отчитался за некоторые суммы. Помните: для фиксирования непогашенной задолженности или чего-то подобного в бухгалтерском учете предназначены совершенно другие счета, а в кассе отражается исключительно присутствие (или нулевой остаток) наличных денежных средств. Поэтому от бухгалтера, который пытается доказать руководителю, что отрицательный остаток по кассе – это нормально, нужно избавляться как можно скорее.

Помимо комплексной проверки кассы, рекомендуется периодически устраивать внезапные, тематические или выборочные проверки соблюдения кассовой дисциплины и правил учета наличных денежных средств. Особенности проведения таких проверок могут зависеть от специфики конкретного предприятия. Рассмотрим несколько примеров.

Для проведения внезапной проверки можно, например, неожиданно прийти в бухгалтерию и спросить у бухгалтера, сколько наличных денег на данный момент числится в кассе предприятия по данным бухгалтерского учета, а затем попросить показать реальный остаток (разумеется, если он не является нулевым). Увидеть учетные данные по остатку наличных денег в кассе можно в кассовой книге.

Если учетные и фактические данные не совпадают, следует потребовать у бухгалтера подробных и немедленных объяснений. Помните: если бы данную проверку проводили не вы, а налоговые органы, на ваше предприятие был бы, скорее всего, наложен денежный штраф. В подобных случаях штраф накладывается также на бухгалтера и директора.

Излишек денежных средств в кассе – это тоже плохо: налоговые органы имеют полное право изъять обнаруженную сумму в бюджет, наложив, помимо этого, штрафные санкции на директора, бухгалтера и само предприятие. Кстати, не исключено, что обнаружение подобного нарушения может послужить толчком к проведению внеплановой комплексной проверки вашей компании на предмет соблюдения действующего налогового законодательства.

Можно также самостоятельно провести проверку того, насколько честно и правильно ваш бухгалтер выплачивает заработную плату сотрудникам предприятия; это один из видов тематических проверок. При этом сидеть во время выплаты заработной платы в бухгалтерии и лично контролировать процесс вовсе не обязательно, даже бесполезно: люди приходят, получают деньги, расписываются и уходят. Ничего нового и интересного вы не увидите.

Но вот после выплаты заработной платы можно попросить у главного бухгалтера ведомость и посмотреть, кому и сколько было выплачено. При этом рекомендуется проверить, нет ли среди получивших заработную плату уволенных работников или даже посторонних людей (так называемых «мертвых душ»). При возникновении сомнений можно воспользоваться утвержденным штатным расписанием и полным списком работающих сотрудников. Особое внимание рекомендуется обратить на лиц, работающих по совместительству (именно так бухгалтеры нередко оформляют подставных).

Общую сумму к выдаче, указанную в ведомости по заработной плате, следует сверить с суммой по расходному кассовому ордеру, который был выписан на бухгалтера (кассира), осуществляющего выплату. Эти суммы обязательно должны совпадать; в противном случае вам надлежит вызвать бухгалтера и потребовать объяснений. Конечно, все дело может быть в обычной человеческой ошибке; но не исключено, что она была допущена преднамеренно, с целью мошенничества и присвоения казенных средств.

В некоторых случаях бывает целесообразно провести выборочную проверку соблюдения кассовой дисциплины. Например, вам известно, что в вашей компании работает близкий родственник или хороший товарищ бухгалтера, причем его работа связана с командировками (следовательно, он получает в бухгалтерии деньги на командировочные расходы). В таком случае можно попросить бухгалтера предоставить вам на проверку все документы, касающиеся командировок данного сотрудника, а также выдачи ему денежных средств под отчет. Следует внимательно просмотреть все авансовые отчеты и оправдательные документы, а также печати, стоящие на этих документах. Не исключено, что бухгалтер принимал в качестве оправдательных любые документы, примерно подходящие по смыслу и имеющие печать.

Теперь рассмотрим пример выборочной проверки правильности оприходования денежных средств, поступающих от розничной реализации товаров.

Предположим, что ваше предприятие занимается розничной торговлей и имеет несколько торговых точек. С каждой торговой точки ежедневно в бухгалтерию поступает выручка. Разумеется, что на каждую поступившую сумму бухгалтер должен выписать отдельный приходный ордер (подчеркну – не на общую сумму выручки от реализации, а отдельно на каждую сумму, поступившую от каждой торговой точки). Все эти суммы должны быть зафиксированы в кассовой книге.

Попросите бухгалтера предоставить вам информацию о выручке от реализации товаров за наличный расчет, например за предыдущую неделю. Для проверки попросите принести кассовую книгу и приходные ордера. У сотрудников, которые работают на торговых точках и сдают наличные деньги в бухгалтерию, попросите отрывные корешки приходных кассовых ордеров, которые они получили в бухгалтерии при сдаче наличных денег за тот же период времени. Кстати, на предприятии рекомендуется завести такой порядок: отрывные корешки приходных кассовых ордеров должны храниться либо в розничных торговых точках, либо у сотрудников, которым они были выданы. Если в розничных торговых точках ведутся книги кассира-операциониста, то следует попросить эти книги с данными за этот же промежуток времени.

Теперь у вас есть все необходимые документы для проведения выборочной проверки правильности ведения кассовых операций.

В первую очередь следует сверить приходные ордера с соответствующими им отрывными корешками. При этом не забывайте обращать внимание на то, чтобы печать на ордерах и корешках совпадала. Все данные, указанные в ордерах и на корешках, также должны совпадать: сумма цифрами и прописью, фамилия лица, сдавшего денежные средства, название организации, дата и др. Нередко именно на этом этапе бухгалтер может сфальсифицировать данные: например, в приходном кассовом ордере указывается сумма меньшая, чем на соответствующем ему корешке. Разница, само собой, прямиком направляется в карман бухгалтера. Если вы обнаружили подобное несоответствие – можете на 90 % быть уверенным в том, что ваш бухгалтер злоупотребляет служебным положением, попросту говоря – ворует деньги у родного предприятия.

Затем нужно сверить данные приходных ордеров с соответствующими им данными кассовой книги. Разумеется, они должны полностью совпадать, причем следует обращать внимание не только на сумму, но и на дату оприходования наличных денежных средств.

После этого следует проверить соответствие данных книги кассира-операциониста с соответствующими отрывными корешками приходных кассовых ордеров. Не исключено, что в книге кассира-операциониста будет указана одна сумма выручки от реализации, а в отрывном корешке – совсем другая, намного меньшая. Разница направляется в карман недобросовестных работников (это может быть как бухгалтер, так и сотрудник торговой точки, сдающий выручку в бухгалтерию, а возможно, они действовали в сговоре и делили «навар» пополам).

Контроль «черного нала»

Не секрет, что в условиях отечественной экономики многие субъекты хозяйствования функционируют с использованием так называемого «черного нала», то есть наличных денежных средств, не проходящих по учету и невидимых для налоговых органов. С помощью такой «налички» выплачивается заработная плата «в конвертах», осуществляется оплата товаров, работ и услуг, приобретаются подарки «нужным людям» и т. д.

Если на предприятии используется «черный нал», то перед руководителем возникает серьезный вопрос: как обеспечить контроль за поступлением и расходованием «налички»? Ведь по сравнению с «белыми» наличными деньгами здесь ситуация намного сложнее: если «белые» должны оформляться бухгалтерией, то с «черным налом» все по-другому: приходный ордер не выпишешь, в кассовую книгу информацию не занесешь, в сейф остаток не положишь.

Кстати, в некоторых случаях имеет смысл не поручать ведение «черного нала» бухгалтеру – в бухгалтерии и без того работы достаточно. Можно доверить эти функции другому сотруднику – например, начальнику отдела продаж.

Отчетность по поступлению и расходованию «черного нала» должна составляться ежедневно. В конце каждого дня сотрудник, который работает с «черным налом», приносит руководителю подробный отчет, который должен включать в себя следующие данные: остаток «налички» на начало дня, приход денег за день, расход денег за день и остаток денег на конец дня. Данные по приходу и расходу должны предоставляться в разрезе каждой операции: от кого, за что и сколько поступило, кому, за что и сколько уплачено. Остаток денег должен быть предъявлен руководителю для пересчета.

Многие руководители для контроля «черного нала» практикуют несложный прием – внезапную проверку. Для этого следует вызвать к себе сотрудника, работающего с «черной кассой», и попросить его показать остаток по кассе, а также подробно рассказать, какой с начала дня был приход и расход. Если сотрудник не дал вам вразумительного ответа, у вас есть все основания сомневаться в его честности.

Проверка складского учета

Складской учет и движение товарно-материальных ценностей – это сфера, где часто совершается большое количество злоупотреблений. В немалой степени это обусловлено тем, что наладить здесь надежный контроль бывает намного сложнее, чем проверку иных сфер деятельности предприятия. В большинстве случаев склад находится на удаленном расстоянии от офиса, и если, например, кассу предприятия, «черный нал» или безналичные деньги руководитель может в любой момент проверить, вызвав к себе бухгалтера, то со складом ситуация сложнее: вызов в офис заведующего складом вряд ли даст ответы на все интересующие вопросы. Для прояснения ситуации нужно посетить склад и провести там некоторое время.

Среди злоупотреблений, встречающихся на складе, в первую очередь нужно отметить следующие: прямое хищение товарно-материальных ценностей; необоснованное (без наличия уважительных причин) списание их по акту; «липовая» усушка, утряска и естественная убыль; неполное оприходование или излишнее списание товарно-материальных ценностей, несоответствие учетных и отпускных единиц измерения и др. Наиболее распространенные виды мошенничества рассмотрены выше, в разделе «Операции с материальными ценностями».

Какие же проверки может проводить на складе руководитель предприятия, если учесть, что ему нужно сделать это как можно быстрее, чтобы оперативно получить нужную информацию?

В первую очередь это должны быть выборочные и тематические проверки. Очевидно, что проведение комплексной проверки складского учета или полной инвентаризации товарно-материальных ценностей – это не та работа, которую должен выполнять руководитель предприятия. Но если, например, в результате выборочной или тематической проверки выяснилось, что на складе далеко не все в порядке, то директор может назначить проведение внеплановой полной инвентаризации.

Выборочная проверка складского хозяйства – это проверка, при которой отслеживаются движение и остатки лишь некоторых, выбранных в произвольном порядке товарно-материальных ценностей за определенный период времени. Желательно, чтобы этот период заканчивался днем проведения проверки: в таком случае появляется возможность сверить реальные остатки проверяемых товарно-материальных ценностей с остатками, которые числятся по данным бухгалтерского учета.

Основная цель выборочной проверки – в первую очередь проследить движение и остатки следующих категорий товарно-материальных ценностей:

– наиболее ходовые и востребованные у покупателей;

– являющиеся в настоящее время дефицитными товарами на рынке;

– эксклюзивные;

– сырье, материалы и товары, в состав которых входят драгоценные металлы и камни или которые сами по себе являются драгоценными металлами и камнями.

Допустим, вы определились, движение и остатки каких именно товарно-материальных ценностей вы хотите оперативно проверить и какой период времени должна охватывать эта проверка. В первую очередь вам нужно запросить в бухгалтерии все документы, имеющие отношение к выбранным ценностям: договоры на их поставку и отгрузку (хотя это и не обязательно), накладные на поступление товарно-материальных ценностей, накладные на отгрузку этих ценностей покупателям, накладные на их внутреннее перемещение, акты на списание товарно-материальных ценностей, а также копии приходных и расходных складских ордеров. Как отмечалось в разделе «Неполное оприходование», копии складских ордеров должны передаваться в бухгалтерию вместе с соответствующими товарно-сопроводительными документами (приходными и расходными накладными, накладными на внутреннее перемещение, актами на списание товарно-материальных ценностей), но это правило соблюдается далеко не всегда, что создает благоприятные условия для мошенничества.

В первую очередь нужно проверить соответствие данных первичных документов. Самое основное – это чтобы количество в накладной (или в акте на списание товарно-материальных ценностей) соответствовало количеству, указанному в складском ордере, а также чтобы единицы измерения в этих документах были идентичными: не исключено, что в накладной указано, например, семь «десятков» товара, а оприходовано согласно складскому ордеру семь «штук». При обнаружении расхождений немедленно вызывайте бухгалтера и требуйте от него простых и понятных объяснений.

Далее нужно сверить соответствие дат в накладных (актах на списание) и складских ордерах. Если дата, указанная в складском ордере, не соответствует дате накладной, то следует уточнить у бухгалтера, чем это обусловлено. Кроме этого, нужно проверить соответствие наименований организации.

Подписывать накладную (акт на списание) и складской ордер должен один и тот же сотрудник, а именно тот, кто осуществляет прием (отпуск) товарно-материальных ценностей. Поэтому особое внимание следует уделить соответствию подписей.

После того как вы убедились в том, что с первичной документацией все в порядке, попросите бухгалтера предоставить вам заверенную его подписью ведомость, отражающую движение и остатки проверяемых товарно-материальных ценностей. В этой ведомости должны быть указаны остаток по каждой товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода, каждый приход, каждый расход и остаток на конец проверяемого периода. В ведомости обязательно должна быть уточнена единица измерения каждой товарно-материальной ценности. Как вы знаете, несоответствие единиц измерения в ведомости и в документе создает благоприятную почву для мошенничества.

Каждую приходную и расходную операцию следует скрупулезно сверить с соответствующими первичными документами (накладной или актом на списание) на предмет совпадения количества товарно-материальных ценностей, цены за одну единицу измерения и суммы операции. В некоторых случаях бухгалтеры изменяют количество товарно-материальных ценностей, но итоговая сумма прихода (расхода) при этом остается прежней, поскольку отклонение корректируется ценой. Рассмотрим пример. На предприятие поступило 20 единиц товарно-материальной ценности по цене 5 руб. за штуку. Несложный подсчет показывает, что итоговая сумма прихода – 100 руб. Однако бухгалтер может оприходовать 10 единиц товарно-материальной ценности по цене 10 руб. – и итоговая сумма операции не изменится: как и прежде, сумма прихода составит 100 руб. В то же время 10 единиц останутся неучтенными – следовательно, их можно легко присвоить.

При обнаружении несовпадения нужно посмотреть, что указано в складском ордере, и после этого вызывать бухгалтера для дачи соответствующих объяснений.

После того как вы проверили данные первичных документов, копий складских ордеров и ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, рекомендуется проверить итоговые данные: остаток товарно-материальной ценности на начало проверяемого периода плюс приход за период по документам и минус расход по документам. Получившийся остаток должен равняться остатку, указанному в ведомости, а также остатку в карточке складского учета (это вы проверите по прибытии на склад).

Теперь для продолжения проверки нужно отправляться на склад. При этом не рекомендуется ставить в известность заведующего складом либо иного складского работника – иначе проверка потеряет свою внезапность. Следует учитывать, что если бухгалтер состоит в сговоре со складским работником, то он может предупредить его о предстоящей проверке. Однако если злоупотребления имели место, за короткий срок привести все в порядок очень сложно, а иногда и невозможно.

На складе нужно потребовать у заведующего все документы по проверяемым товарно-материальным ценностям за конкретный период. К этим документам относятся приходные и расходные складские ордера, а также карточки складского учета.

Отправляясь на склад, не забудьте взять с собой все документы, которые вам предоставил бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что для проверки будет вполне достаточно копий складских ордеров – ведь они уже сверены и с первичными документами (накладными и актами на списание), и с ведомостью движения и остатков товарно-материальных ценностей. Но это не всегда так: иногда в процессе проверки могут возникать вопросы, для решения которых необходимо обратиться к первичным документам либо к бухгалтерской ведомости.

В первую очередь вам предстоит сверить данные копий складских ордеров, полученных вами в бухгалтерии, с данными соответствующих им оригиналов. Выше уже отмечалось, что несоответствие количества товарно-материальной ценности в оригинале складского ордера и его копии с высокой долей вероятности свидетельствует о хищении товарно-материальных ценностей. При обнаружении расхождений немедленно требуйте разъяснений у заведующего складом; сразу после этого рекомендуется позвонить в бухгалтерию и выслушать объяснения бухгалтера.

Следующий этап – сверка данных складских ордеров с соответствующими записями в карточках складского учета. Нужно внимательно проследить соответствие следующих реквизитов: количество товарно-материальной ценности, дата прихода (расхода), от кого получено (или кому отпущено). Любое несоответствие перечисленных реквизитов требует отдельного разбирательства.

После этого можно переходить к заключительному этапу проверки – пересчету остатков, указанных в карточках складского учета. Эта операция достаточно проста: в карточке отражен остаток на начало проверяемого периода, к нему нужно добавить количество поступивших товарно-материальных ценностей и вычесть количество отпущенных. Полученный остаток должен совпасть с остатком, который указан в карточке.

Следует отметить, что пересчитывать каждую карточку необязательно: поскольку все данные вы уже сверили, достаточно проверить соответствие остатка товарно-материальной ценности на конец проверяемого периода в карточке складского учета и в ведомости движения и остатков товарно-материальных ценностей, которую вам предоставил бухгалтер.

В заключение вместе с заведующим складом пересчитайте реальные остатки проверяемых товаров и сверьте их с учетными данными. Если все сошлось, то вас можно поздравить: вероятнее всего (стопроцентной гарантии нет, потому что проверка производилась выборочно, а не по всем товарно-материальным ценностям), на вашем предприятии учет товарно-материальных ценностей в бухгалтерии и на складе налажен должным образом.