Текст книги "Не дай себя надуть бухгалтеру! Книга для руководителя и владельца бизнеса"

Предположим, что на предприятии сложилась следующая ситуация: на станке, с помощью которого можно было выполнять три операции по обработке древесины, вышла из строя какая-то деталь, и теперь он может делать только две операции. В таком случае проблема обычно решается либо путем частичной ликвидации объекта основных средств, либо, что гораздо проще и практичнее, путем его ремонта.

Первый способ используется, если ремонт оборудования невозможен (например, по причине отсутствия требуемых запчастей) либо экономически нецелесообразен (в частности, если операция, которую не может выполнять станок после поломки, раньше не применялась и в будущем ее применение не планируется). Однако следует отметить, что процесс частичной ликвидации объекта основных средств недостаточно четко освещен в соответствующих нормативных актах, поэтому при проведении проверки возможно возникновение спорных ситуаций с соответствующими органами. Некоторые организации для решения проблемы частичной ликвидации основных средств прибегают к помощи независимых экспертов, но опять же – в законодательстве на этот счет нет конкретной информации.

Поэтому при поломке основного оборудования предприятие предпочитает ремонт. Нередко для этого привлекается сторонняя организация, особенно когда ремонт достаточно сложен и требует специальных знаний и подготовки.

Как известно, стоимость ремонта объекта основных средств можно списывать единовременно. И здесь есть тонкий нюанс, который позволяет бухгалтеру, вступив в сговор с представителями предприятия – исполнителя работ, неплохо «нагреть руки».

Поскольку, как упоминалось, стоимость такого ремонта можно списывать единовременно, то запасная деталь, которая устанавливается вместо поломанной, не приходуется, и ее стоимость не отражается в балансе предприятия. В акте выполненных работ, конечно, указывается реальная стоимость детали, а также стоимость работ по ее замене. Как раз на сумме акта и может заработать бухгалтер: представитель предприятия-исполнителя предлагает ему определенное вознаграждение за то, что он согласится с искусственным завышением суммы. Акт подписывается, деньги списываются, а бухгалтер фактически ни за что получает обещанное вознаграждение.

Кстати, рабочий компьютер бухгалтера тоже относится к основным средствам. Если в штате компании отсутствует сотрудник, который занимается ремонтом и обслуживанием компьютеров (некоторые предприятия предпочитают обращаться в специализированные фирмы), то бухгалтер вполне может вступить в сговор с представителем фирмы, которая занимается ремонтом и обслуживанием оргтехники. Суть этого сговора заключается в том, что бухгалтер время от времени придумывает те либо иные недостатки, поломки или неисправности компьютера («сгорела оперативная память», «сгорел блок питания», «нужно менять монитор», «необходимо оптимизировать операционную систему» и т. п.), которые, само собой, необходимо устранять. Для этого вызывается представитель специализированной фирмы, который «устраняет все проблемы», затем подписывается акт о выполнении работ, оплачивается сумма по акту, и в заключение бухгалтер получает денежное вознаграждение, которое рассчитывается как определенный процент от стоимости оплаченных работ.

Кстати, во многих случаях подобные работы специализированные фирмы выполняют за «черный нал» – это удобнее и им, и заказчику. В таком случае ситуация предельно упрощается: представитель предприятия – исполнителя работ, получив наличные деньги, тут же «отстегивает» причитающееся «вознаграждение» бухгалтеру. В проигрыше остается лишь директор, который периодически из-за нечестности бухгалтера несет лишние расходы.

Часто главный бухгалтер, который недавно устроился на работу, заранее пытается свалить вину за свои возможные прегрешения на своего предшественника.

Вообще, после увольнения главного бухгалтера последствия его недобросовестной работы могут «аукаться» еще долго: ведь ведение бухгалтерского учета – это непрерывный процесс, одним из принципов которого является использование переходящих остатков. Даже ошибка, совершенная несколько лет назад, может проявиться в любой момент.

При поступлении на работу бухгалтер старается как бы обезопасить себя от последствий возможных пробелов и ошибок, которые он по тем либо иным причинам не заметил в процессе приемки-передачи дел. Обычно это выглядит следующим образом.

Новый главный бухгалтер уже через несколько дней работы перечисляет руководителю обнаруженные им на данный момент недостатки в ведении учета и отчетности, которые допустил его предшественник. Руководитель, конечно, старается найти предыдущего бухгалтера и пригласить его в офис для объяснений. Однако не секрет, что часто бухгалтер, получив на руки расчет и трудовую книжку, не имеет ни малейшего желания возвращаться к «делам давно минувших дней». Если он и появляется в офисе, то эмоционально заявляет, что «у него все в полном порядке, работал он хорошо, есть же подписанный акт приемки-передачи дел, и вообще непонятно, чего от него хотят». Разумеется, вникать в суть проблем прежний бухгалтер не желает, и разговор заканчивается ничем.

Новый бухгалтер пишет на имя руководителя предприятия служебную записку, в которой перечисляет обнаруженные недостатки, при этом щедро сгущая краски и указывая то, чего и в помине не было, и заканчивает ее словами: «Учитывая все изложенное выше, я, как главный бухгалтер, не могу гарантировать достоверность и точность ведения бухгалтерского учета».

Руководитель предприятия может, конечно, возмутиться: как же, мол, так, вы пришли работать главным бухгалтером и самоустраняетесь от ответственности? А бухгалтер в ответ говорит: «Я же не виноват. Любой более-менее грамотный бухгалтер в моем положении напишет такую служебную записку. Вы только посмотрите…» И дальше начнет сыпать непонятными для директора бухгалтерскими терминами, определениями, формулировками и т. д. В конечном итоге руководителю предприятия не остается ничего другого, как согласиться с бухгалтером. Иной директор еще и подумает: «Какой, однако, грамотный у меня бухгалтер – столько недостатков сразу увидел! Хорошо, что я взял его на работу». Директору невдомек, что бухгалтер у него – самый обычный, просто он заранее страхуется от возможных неприятностей в будущем, причем не исключено, что их возникновение будет связано именно с работой нынешнего бухгалтера.

При увольнении главного бухгалтера руководитель компании должен проявлять максимальную бдительность. Перед тем как уволить такого сотрудника, рекомендуется лично позвонить в банк, в налоговую инспекцию, в Фонд социального страхования, а возможно, и в иные организации (в зависимости от вида деятельности предприятия) и навести справки, нет ли у этих организаций каких-то вопросов к увольняющемуся главному бухгалтеру. При наличии таких вопросов нельзя отпускать бухгалтера до тех пор, пока он их не решит.

Перед увольнением главного бухгалтера рекомендуется провести независимую аудиторскую проверку предприятия за какой-то период деятельности (например, за последний год или, как минимум, квартал). Конечно, это потребует дополнительных расходов (услуги аудиторов нынче недешевы), но, возможно, избавит вас от серьезных проблем в будущем: ведь если прежний бухгалтер оставил после себя какие-то недоработки или, хуже того, следы злоупотреблений, то это нужно выявлять своевременно.

Если же по тем либо иным причинам вы не можете перед увольнением бухгалтера провести аудиторскую проверку, то стоит хотя бы выборочно проверить его работу. В частности, можно обратиться в банк с просьбой провести проверку соблюдения кассовой дисциплины на вашем предприятии (у банка есть такие полномочия). Кроме этого, рекомендуется сделать инвентаризацию кассы, а также товарно-материальных ценностей на складе.

Особое внимание рекомендуется уделить безналичным платежам, которые осуществляет главный бухгалтер в преддверии увольнения. В настоящее время распространен такой вид мошенничества: в один из последних дней работы (или даже в последний день) бухгалтер переводит определенную сумму безналичных денежных средств по каким-нибудь одному ему известным реквизитам, проще говоря – ворует деньги перед увольнением. Конечно, для осуществления такой аферы ему требуется сообщник, который поможет ему потом получить эти деньги в виде «черного нала».

Особо наглый бухгалтер может поступить еще хитрее. Не секрет, что новому главному бухгалтеру в первый день работы придется непросто – надо и платежи провести, и текучку не упустить, а все новое – как бы не забыть чего. Тут на помощь приходит увольняющийся бухгалтер. В последний день своей работы он говорит новому бухгалтеру примерно следующее: «Я тут вам помог немного: исправил ведомость, внес в программу последние данные, а также подготовил платежи. Все они согласованы с руководством, поэтому вам останется лишь оплатить их. Так что завтра вам будет чуть проще».

Новый бухгалтер, конечно, благодарит своего увольняющегося коллегу, не подозревая о том, что его подставили. А «подстава» заключается в том, что среди подготовленных платежей есть один, который является воровством: прежний бухгалтер подготовил его, чтобы не самому воровать деньги, а толкнуть на это нового сотрудника. Если на предприятии используется система электронных платежей типа «Банк – Клиент», то, как известно, подготовленные заранее платежи отправляются буквально нажатием нескольких клавиш. В этом случае доказать причастность прежнего бухгалтера к воровству будет очень сложно.

Если же система типа «Банк – Клиент» на предприятии не используется, то прежний бухгалтер может предварительно подписать все платежные поручения у директора, а на «воровском» платежном поручении просто подделать его подпись. Однако в этом случае после того, как обман раскроется, виновного можно привлечь к ответственности: графологическая экспертиза покажет, что подпись директора на «воровском» платежном поручении подделал именно уволившийся бухгалтер. Ситуация предельно упрощается, если подпись директора на документах ставится с помощью его факсимиле (это нередко практикуется на предприятиях, руководитель которых часто бывает в отъезде и не может своевременно подписывать документы): в этом случае доказать что-либо будет трудно.

Ситуация может быть совсем неприятной, если «воровской» платеж был отправлен на фирму, которая занимается так называемым «обналичиванием» денежных средств. Если в этом случае вы напишете заявление в милицию о хищении у вас денежных средств, то милиция (или налоговая полиция) может заинтересоваться, не пользовалось ли ваше предприятие ранее услугами подобных фирм. Не исключено, что в конечном итоге вы, кроме потери украденных денег, получите еще и внеплановую налоговую проверку.

В данном разделе рассмотрим ситуацию, в которую могут попасть предприятия, пользующиеся услугами бухгалтера, работающего по совместительству или на дому. К таким предприятиям обычно относятся фирмы, которые только начинают свою деятельность и поэтому пока не могут позволить себе нанять бухгалтера на полный рабочий день, а также небольшие фирмы или индивидуальные предприниматели.

Бухгалтер, который работает по совместительству, обычно выполняет свои служебные обязанности дома: зачем ходить на работу в офис, если работы немного и ее можно сделать за пару часов? Все документы бухгалтер забирает домой. Редко руководитель предприятия догадывается взять с бухгалтера соответствующую расписку (кстати, о заключении договора речь также в большинстве случаев не идет). Работающему по совместительству бухгалтеру обычно не предоставляется право подписи документов, и его подпись отсутствует на банковской карточке.

Фактически получается, что работающий на дому бухгалтер отвечает за взятые им документы и за исполнение своих обязанностей только своим честным словом и человеческой порядочностью. И если он по каким-то причинам становится чем-то недоволен (например, уровнем заработной платы), то отомстить своему работодателю несложно – бухгалтер просто скрывается со всеми документами компании. Причем это делается таким образом, что найти пропавшего бухгалтера трудно: на телефонные звонки он не отвечает, дверь не открывает, родственники не знают (или делают вид, что не знают), где он. А ведь на руках у этого человека все документы предприятия!

Как же правильно поступить в таком случае? Ведь, помимо текущей работы, нужно сдавать отчетность в налоговые органы, а непредставление в установленные сроки налоговой отчетности, как известно, может повлечь за собой определенные санкции.

В подобной ситуации первое, что нужно сделать, – это обратиться с соответствующим заявлением в милицию. Причин для написания заявления в данном случае будет две: пропажа документов предприятия и исчезновение человека. В милиции необходимо взять справку о приеме вашего заявления и доставить эту справку в налоговую инспекцию, приложив к справке соответствующее заявление. Это позволит избежать санкций за непредставление в установленные сроки необходимой отчетности.

После этого нужно постараться найти нового бухгалтера для временного исполнения обязанностей до выяснения всех обстоятельств происшедшего. Следует отметить, что сделать это будет довольно непросто: какой же бухгалтер захочет работать в компании, когда украдены все документы, а следовательно, невозможно найти никаких концов? Поэтому не исключено, что целесообразнее будет договориться о выполнении бухгалтерских работ со специализированной фирмой, которая оказывает такие услуги.

В данном разделе рассмотрим вид мошенничества, который часто встречается на предприятиях, занимающихся розничной торговлей и имеющих собственные торговые точки.

Представим такую ситуацию. Бухгалтер получает со склада накладные, согласно которым товар отпускается торговым точкам. С другой стороны, к нему поступают из торговой точки наличные денежные средства, полученные от реализации товаров. В каждой накладной, как известно, рассчитана итоговая сумма товара. Очевидно, что поступающие бухгалтеру наличные денежные средства должны соответствовать сумме отпущенного товара.

В данном случае у бухгалтера есть возможность заниматься мошенничеством и присваивать наличные деньги. Каким же образом? А очень просто. Для этого достаточно либо незаметно исправить итоговую сумму в накладной, либо просто заменить накладную поддельным документом. Иногда для решения этой задачи бухгалтер вступает в сговор с работником склада или иным сотрудником предприятия, который отвечает за выписку накладных. В конечном итоге получается, что поскольку сумма по накладной уменьшилась, то и сумма наличных денежных средств, поступающих от реализации товаров, тоже должна быть меньше. Разница поступает напрямую в карманы недобросовестного бухгалтера и его сообщника (если бухгалтер сам занимается выпиской накладных, то он вполне может обойтись без посторонней помощи).

Возможности для такого мошенничества расширяются при реализации больших объемов товаров за наличный расчет, значительном количестве розничных торговых точек, принадлежащих предприятию, и большом документообороте. В таких случаях своевременно выявить мошенничество бывает сложно.

Как известно, если предприятие по результатам финансово-хозяйственной деятельности получает прибыль, то после уплаты всех причитающихся налогов учредители предприятия могут частично или полностью распределять прибыль между собой. Порядок распределения прибыли регламентируется уставными документами компании.

Если учредителями предприятия являются физические лица, то во многих случаях они предпочитают получать дивиденды в виде наличных денег. Выглядит это довольно просто: бухгалтер получает по чеку в банке сумму распределяемых дивидендов наличными, учредители делят ее между собой в соответствии с долями, определенными в соответствующих документах, и каждый учредитель из своей доли уплачивает налог на доходы по ставке, установленной действующим законодательством. На этом операция закончена. Особо подчеркну, что больше никакими налогами сумма дивидендов не облагается (не забывайте, что дивиденды берутся из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты всех налогов и неналоговых платежей).

Однако бывают случаи, когда недобросовестный бухгалтер обманывает учредителей, утверждая, что, помимо налога на доходы, из суммы получаемых дивидендов нужно уплатить еще и взнос в Пенсионный фонд по ставке 1 %, проводя аналогию с заработной платой. Нетрудно посчитать, что если сумма дивидендов составляет, например, 200 000 руб. (далеко не самая большая сумма), то такое «удержание» составит 2000 руб. Разумеется, эта сумма будет направлена не в Пенсионный фонд, а в карман недобросовестного бухгалтера.

Глава 3
Как проверить бухгалтера

Итак, в предыдущей главе вы познакомились с наиболее распространенными видами мошенничества, которые может применять бухгалтер как самостоятельно, так и в сговоре с другими работниками предприятия либо посторонними лицами. В связи с этим возникает вопрос: можно ли каким-то образом контролировать работу своего бухгалтера, чтобы выявлять возможные злоупотребления и нарушения своевременно?

Проверять и контролировать своего бухгалтера можно и нужно. Причем делать это в большинстве случаев несложно, в чем вы и убедитесь, ознакомившись с содержимым данной главы.

Строгий контроль банковской выписки

Одним из основных условий, обеспечивающих сохранность безналичных денежных средств и защиту их от воровства, является строгий контроль банковской выписки руководителем предприятия.

С самого начала работы предприятия настоятельно рекомендуется завести строгий порядок: каждый рабочий день главный бухгалтер должен начинать с предоставления руководителю копии банковской выписки (оригинал должен храниться в бухгалтерии) с расшифровкой каждой суммы. Причем не обязательно прикладывать к выписке копии всех платежных документов: вполне достаточно, если бухгалтер рядом с каждой суммой сам напишет ее расшифровку.

Если на предприятии используется система электронных платежей типа «Банк – Клиент», то очень неплохо, если у руководителя предприятия будет возможность самостоятельно получать банковскую выписку, находясь на своем рабочем месте (с бухгалтерии эта обязанность также не снимается).

По каждой сумме, расходной или приходной, бухгалтер в случае необходимости должен быстро дать соответствующие понятные разъяснения. Если он начинает путаться, отвечать что-то странное, сыпать специальными терминами – возможно, здесь что-то нечисто.

Если в расходной части банковской выписки отображается снятие определенной суммы наличных денежных средств, то нужно подробно расспросить бухгалтера, для чего они предназначены. По возможности суммы снятых наличных денег рекомендуется проверить. Например, если бухгалтер говорит, что такая-то сумма снимаемых наличных денег предназначена для выплаты заработной платы, то нужно попросить его показать вам ведомость на выплату заработной платы; в большинстве случаев сумма снятых на заработную плату денежных средств совпадает с итоговой суммой по этой ведомости. Однако бывают исключения: например, сумма по ведомости может быть больше суммы снимаемых наличных денег, если в кассе предприятия уже есть какая-то наличность. Аналогичным образом выполняется проверка суммы, снимаемой на командировочные расходы: пусть бухгалтер покажет вам соответствующий расчет.

Особое внимание следует уделять наличным суммам, которые снимаются на хозяйственные нужды. Помимо объяснений бухгалтера, расходование таких сумм рекомендуется брать под личный контроль.

Не исключено, что в процессе изучения банковской выписки вы увидите такую картину: в течение одного дня на счете предприятия наблюдается приход и расход одной и той же суммы. Иногда это просто банковская ошибка: работник банка по ошибке зачислил на счет вашей компании сумму, которая предназначалась другому получателю; после обнаружения ошибки работник банка исправил ее, списав чужие деньги с вашего счета и отправив их по назначению. Однако иногда подобное явление может происходить вследствие недобросовестности вашего бухгалтера. Казалось бы, в чем смысл такой операции: приход и расход одной и той же суммы?

Все дело в том, куда отправляется расходная сумма. Если на тот же счет, откуда она поступила, – это тоже может быть ошибкой: кто-то случайно перевел на счет вашей фирмы деньги, затем спохватился, позвонил вашему бухгалтеру и попросил вернуть средства, что ваш бухгалтер и сделал. А если на другой – то не исключено, что представители какой-то организации, которой необходимо обналичить деньги, не захотели отправлять их напрямую на счет компании, занимающейся обналичиванием, чтобы не попасть в поле зрения правоохранительных органов: не секрет, что с такими фирмами, а также с их клиентами у налоговых органов разговор особый. Поэтому представители этой организации связались с вашим бухгалтером и попросили его за определенное вознаграждение использовать счет вашей компании для «транзитного» перевода денег. С помощью такого нехитрого приема они отвели внимание налоговых органов от себя как от клиента, пользующегося услугами фирм по обналичиванию денег, поставив на свое место (и тем самым подставив) вашу организацию.

Если какая-то сумма в банковской выписке вызывает у вас сомнения, следует потребовать у бухгалтера весь пакет документов, которыми она оформлялась (договор, товарно-сопроводительные документы, счет-фактура и т. д.). При этом не стоит забывать, что иногда на момент совершения платежа могут быть готовы не все документы: например, если вносится предоплата за товарно-материальные ценности либо работы (услуги), то, разумеется, товарно-сопроводительные документы (акты выполненных работ/оказанных услуг) будут готовы только при закрытии сделки.

При проверке документов особое внимание следует уделить своим подписям: во-первых, подписывали ли вы вообще тот или иной документ, а во-вторых – действительно ли ваша, а не поддельная подпись стоит на конкретном документе.

Многие руководители ошибочно полагают, что в банковской выписке внимание следует уделять только расходным суммам. Это далеко не так: приходные суммы, поступления которых вы не ожидали, также могут быть интересны, и их происхождение следует уточнить у бухгалтера. Например, не исключено, что ваш бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от нее безналичные деньги, чтобы затем вернуть их в наличном виде. Возникает вопрос: как он их обналичит? Все просто: бухгалтер снимет эти деньги наличными в банке, заберет свое вознаграждение и оставшуюся сумму передаст по назначению. Наверняка документальное оформление такой «сделки» либо будет вообще отсутствовать, либо будет чисто символическим – какой-нибудь стандартный договор и акт выполненных работ или что-то в этом роде. А вот как будут списаны снятые наличные деньги – это уже другой вопрос, и здесь многое зависит от суммы. Относительно небольшие средства могут быть списаны на хозяйственные или командировочные расходы, а вот более-менее крупную сумму списать сложнее. Не исключено, что бухгалтер просто оставит ее как есть, без оформления, и поспешит уволиться. В таком случае при проведении налоговой проверки предприятие будут ждать серьезные неприятности.

Директору рекомендуется вести на своем компьютере хотя бы самый простой учет безналичных денежных средств, например по такой системе: «остаток на начало дня – общая сумма прихода – общая сумма расхода – остаток на конец дня». Для такого несложного учета удобно использовать редактор электронных таблиц Microsoft Excel.

Не стоит забывать, что в банковской выписке остаток денежных средств на начало дня обязательно должен равняться остатку денежных средств на конец предыдущего дня.